Öffentliche Ausschreibung Auftrag zur Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen eines Projektes

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1 Öffentliche Ausschreibung Auftrag zur Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen eines Projektes Auftraggeber: pro familia Bundesverband e.v., Stresemannallee 3, Frankfurt am Main Jutta Güldenpfennig, Bundesgeschäftsführerin Kontakt für fachliche Auskünfte und formale Fragen: pro familia Bundesverband, Stresemannallee 3, Frankfurt am Main Projektleitung Zugang zu verschreibungspflichtigen Verhütungsmitteln Alexandra Ommert, Tel Art des Unternehmens: Fachverband, gemeinnütziger Verein, Vereinsregister VR 5685 Art und Umfang der Leistungen: Der pro familia Bundesverband beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung die Vergabe eines Auftrags zur Konzeption und Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des dreijährigen Projektes Zugang zu verschreibungspflichtigen Verhütungsmitteln. Kostenübernahme, Informationen und Beratung für Frauen mit Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragsdauer bzw. Fristen zur Durchführung des Auftrags Beginn: Ende: Aufteilung in Lose: Keine Aufteilung in Lose Ablauf der Angebotsfrist: Das Angebot muss bis zum bei pro familia eingegangen sein. Der geschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot Öffentlichkeitsarbeit pro familia Bundesverband e.v. Projektleitung Zugang zu verschreibungspflichtigen Verhütungsmitteln Stresemannallee Frankfurt am Main Mit dem Angebot sind alle geforderten Unterlagen unterschrieben einzureichen. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind hiermit vollständig veröffentlicht. Weitere Unterlagen werden nicht verschickt. Die Bindefrist endet am Vergabe- und Vertragsunterlagen: Anlage 1: Leistungsbeschreibung Anlage 2: Auftragsbedingungen pro familia Anlage 3: Ehrenwörtliche Erklärung Veröffentlicht am: unter Hessische Ausschreibungsdatenbank und 1

2 Anlage 1: Leistungsbeschreibung A) Auftragsgegenstand und allgemeiner Hintergrund der Ausschreibung pro familia engagiert sich für sexuelle und reproduktive Gesundheit und Rechte. Unter dem Dach des pro familia Bundesverbands befinden sich 16 selbstständige Landesverbände mit 180 Beratungsstellen. Der pro familia Bundesverband bereitet ein 3-jähriges Projekt Zugang zu verschreibungspflichtigen Verhütungsmitteln. Kostenübernahme, Informationen und Beratung für Frauen mit Anspruch auf Sozialleistungen vor, an dem sieben lokale pro familia Beratungsstellen beteiligt sein werden. Sie werden Zugänge zu Kostenübernahmen für berechtigte Frauen ermöglichen, Beratungen durchführen und mit Arztpraxen und Apotheken zusammenarbeiten. Die Projektleitung veröffentlicht Fachinformationen, führt Fachveranstaltungen durch und betreut eine Internetseite. Alle Angebote sollen mit Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht und erklärt werden. Die Agentur für Öffentlichkeitsarbeit berät und entwickelt in enger Kooperation mit der Projektleitung das Konzept und die wesentlichen Bestandteile für die Kommunikation. Es sind hierbei unterschiedliche Zielgruppen anzusprechen: Klientinnen, Arztpraxen, Apotheken und Institutionen, die Frauen mit wenig Geld und im Alter zwischen 20 und 50 Jahren erreichen (Multiplikatoren). Die Bestandteile der Öffentlichkeitsarbeit müssen teils mehrsprachig gestaltet sein. Sie müssen die Sensibilität und Intimität der Themen Sexualität, Familienplanung und Armut berücksichtigen. Sie sollen die Rechte der Klientinnen achten und stärken. Es sind das Corporate Design von pro familia, Anforderungen der leichten Verstehbarkeit und Diskriminierungs-, Migrations- und Kultursensibilität zu berücksichtigen. Ggfs. können weitere Bestandteile notwendig werden, wenn evaluierende Maßnahmen zeigen, dass mit diesen Bestandteilen die Projektziele nicht erreicht werden können. Es wird im Folgenden angegeben, wann die Bestandteile verfügbar sein müssen. Die Öffentlichkeitsarbeit begleitet das Projekt über die gesamte Projektlaufzeit. B) Umfang der Arbeiten Im Einzelnen besteht diese Aufgabe aus folgenden Bestandteilen: 1. Beratung zu und Konzeption der Öffentlichkeitsarbeit für die Kommunikation des Projektes an verschiedene Zielgruppen. 2. Leitung eines eintägigen Workshops zur Konzeption der Öffentlichkeitsarbeit (Oktober 2016) 3. Entwicklung von Projektname und Logo (November 2016) 4. Entwicklung von Kontaktkärtchen mit Kontaktdaten [Zielgruppen: Arztpraxen und Apotheken, Ratsuchende] (November 2016) 5. Werbeschreiben an institutionelle Kooperationspartner [für Arztpraxen, Apotheken, Sozialämter, Jobcenter etc., ggfs. mit Flowchart] (November 2016) 6. PowerPoint zur Präsentation des Angebotes bei Multiplikatoren mit Grafiken zu relevanten Projektbausteinen [bspw. Flowchart zum Ablauf Kostenübernahme, Übersichtsgrafik zur Illustration notwendiger Papiere] (November 2016) 7. Pressemeldungen [lokal und überregional einsetzbar] (Dezember 2016) 8. Plakat deutsch [zur Bewerbung des Angebots] (Dezember 2016) 9. Plakat Mehrsprachenversion [zur Bewerbung des Angebots] (Dezember 2016) 10. Faltblatt: mehrsprachige Informationen in ca. 10 Sprachen [z.b. 6-seitiges Faltblatt] (Februar 2017) 11. Leitfaden für Projektmitarbeiterinnen [z.b. 10-seitige Broschüre mit 5 Grafiken zur Illustration der Inhalte] (2017) 2

3 12. Leitfaden für Multiplikatoren/-innen für die Bewerbung des Angebotes [z.b. 6-seitiges Faltblatt mit 3 Grafiken] (2017) 13. Rollup zur Bewerbung des Angebotes mit Logo und Motiv des Angebots (2017) 14. Projektleitung zur Konzeption einer Internetseite [in deutscher und englischer Sprache], (Dezember 2016) 15. Programmierung einer Internetseite (Dezember 2016) 16. Kurzer Informationsfilm, leicht verstehbar (Dezember 2016) Bei Druckerzeugnissen gehört zur Aufgabe, die Druckdaten zu erstellen und die Abwicklung mit der Druckerei durchzuführen. pro familia erhält das pdf-dokument (Web), Cover-Abbildungen in 300 dpi sowie 70 dpi sowie das offene Indesign-Dokument mit allen Links und Einstellungen. (Nutzungsrecht siehe Auftragsbedingungen.) C) Zeitlicher Ablauf Die Öffentlichkeitsarbeit startet am und endet am Ein großer Teil der Aufgaben muss in den ersten Monaten und teils noch 2016 erbracht werden (siehe Leistungsbeschreibung). D) Zahlungsmodalitäten Die Zahlung erfolgt nach Rechnungsstellung des Auftragnehmers. E) Qualitätskontrolle Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Zusammenarbeit mit der Projektleitung beim pro familia Bundesverband. pro familia behält sich das Recht vor, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst zu prüfen oder durch von ihr benannte Einrichtungen / Firmen prüfen zu lassen. F) Vertraglicher Rahmen Das Angebot des Bieters entsprechend der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) ist vollwertiger Vertragsbestandteil. Die Leistungsbeschreibung geht dem Angebot vor. Die Auftragsbedingungen des pro familia Bundesverbands sind integraler Bestandteil der Auftragserteilung. Der Auftragnehmer haftet in jeder Hinsicht (technisch, wirtschaftlich, finanziell und rechtlich) für den mit dem pro familia Bundesverband abgeschlossenen Vertrag. G) Fachliche Leistungsfähigkeit / Angebot Das Angebot muss Folgendes enthalten: Beschreibung der Arbeiten wie unter B) ausgeführt mit Hinweisen auf das geplante Vorgehen und ggfs. Identifizierung möglicher Schwierigkeiten Arbeits- und Terminplanung mit geschätztem Arbeitsumfang Vollständige Kostenschätzung der Honorare, Arbeitsmittel und Hard- und Software, die im Zusammenhang mit den einzelnen Arbeiten anfallen. Wenn möglich fügen Sie bitte Informationen bei, wie die Kostenschätzungen von Ihnen berechnet werden. Referenzen und Kundenerfahrungen (z.b. Referenzen mit Aufträgen mit sensiblen Themen oder Referenzen mit Aufträgen in sozialen bzw. sozialpolitischen Nonprofit-Bereichen) Bitte geben Sie an, ob Sie Kunden haben, die gewerbsmäßig Verhütungsmittel vertreiben. Angaben zum Zeitraum der Gültigkeit des Angebots Informationen über das Projektteam bzw. Projektmitarbeitende Kontaktdaten der Ansprechpartner mit Firmensitz, Kontoverbindung und ggfs. USt- Identifikationsnummer 3

4 H) Ausschlusskriterien 1. Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, wenn Ausschlussgründe nach 6 Abs. 5 VOL/A bzw. 6 Abs. 4 EG VOL/A und 6 Abs. 6 EG VOL/A vorliegen. 2. Die Bieter müssen nachweisen, dass keiner dieser Ausschlussgründe zutrifft. Die Bieter reichen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und mit Datum versehene Ehrenwörtliche Erklärung ein, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der oben genannten Situationen befinden. (Siehe dazu Anlage 3 mit Erläuterungen der genannten Paragraphen.) I) Termine: Ende der Angebotsfrist: , Uhr Ende der Bindefrist: Beginn der Leistungsfrist: Ende der Leistungsfrist: J) Bewertungskriterien und Gewichtung 40% Preis 30% Referenzen und Erfahrungen 20% Zeitplanung (Leistungsfähigkeit im Hinblick auf Zeitrahmen) 10% Qualität der Beschreibung der Dienstleistungen K) Einzureichendes Angebot Das Angebot ist entsprechend der Leistungsbeschreibung aufzubauen und hat alle Leistungsmerkmale zu enthalten. Das Angebot ist in Deutsch zu verfassen, zu datieren und zu unterzeichnen. Der Bieter hat sich bei der Gestaltung seines Angebots an die in der Leistungsbeschreibung vorgegebene Struktur und geforderten Angaben zu halten. Zu jedem Punkt sind zweifelsfreie Angaben zu machen. Das Angebot muss eine Liste sämtlicher eingereichter Unterlagen enthalten. Das Angebot ist beim pro familia Bundesverband mit allen in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Elementen in schriftlicher Fassung einzureichen (auf dem Postweg oder persönlich). Das Angebot muss bis , Uhr beim pro familia Bundesverband eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot Öffentlichkeitsarbeit pro familia Bundesverband e.v. Projektleitung Zugang zu verschreibungspflichtigen Verhütungsmitteln Stresemannallee Frankfurt am Main Beachten Sie bitte, dass Ihr Angebot zu allen aufgeführten Punkten Angaben enthält. 4

5 Anlage 2 Auftragsbedingungen pro familia Bundesverband, Stresemannallee 3, Frankfurt am Main 1 Leistungen Der Auftraggeber ist berechtigt, sich jederzeit über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung zu unterrichten. Der Auftragnehmer wird die Arbeiten/Lieferung/Leistung unter Zugrundelegung des neuesten Erkenntnisstandes von Methoden, Technik etc. durchführen. Er gewährleistet die sachgerechte Sorgfalt. 2 Kosten Mögliche Fremdaufträge werden aus dem vereinbarten Preis gedeckt. Mit dem gezahlten Preis sind alle Ansprüche abgegolten. 3 Versteuerung/Sozialversicherung Die Pflicht zur Versteuerung sowie gegebenenfalls zur Sozialversicherung obliegt dem Auftragnehmer. 4 Sonderleistungen Nachträglich vom Auftraggeber geforderte Leistungen werden nach näherer Vereinbarung gesondert vergütet. 5 Kostenprüfung Kostenprüfungen können auch während der Laufzeit des Auftrages vorgenommen werden. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten alle Prüfungsrechte ein, die nach der VOPR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom in der jeweils gültigen Fassung zulässig sind. 6 VOL/B und VPÖA Soweit in diesen Auftragsbedingungen nichts anderes geregelt ist, gelten die "Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (Teil B der Verdingungsordnung für Leistungen -VOL-)" sowie die "VO PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom " in der jeweils gültigen Fassung. 7 Abnahme Die Arbeit/Lieferung/Leistung wird von einem Beauftragten, in der Regel ein/e Beschäftigte/r des Auftraggebers, abgenommen. Erst nach der Abnahme beginnt die Zahlungsfrist für die vereinbarte Vergütung. 8 Verschwiegenheitsverpflichtung und Nutzungsrechte 1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle ihm bekannt gewordenen oder bekannt werdenden geschäftlichen und internen Angelegenheiten auch über das Ende dieses Vertrags hinaus strengstes Stillschweigen zu bewahren. 2. Der Auftragnehmer wird die ihm übergebenen Geschäfts- und sonstigen Unterlagen sorgfältig verwahren, vor Einsichtnahme Dritter schützen und auf Verlangen nach Ende des Vertragsverhältnisses unverzüglich an den pro familia Bundesverband zurückgeben. Dem Auftragnehmer steht kein Zurückbehaltungsrecht zu. 3. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, räumlich, zeitlich sowie inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an allen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen ein. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere die in 15 und 88 UrhG 5

6 genannten Nutzungsarten sowie die Einwilligung in die Veröffentlichung und Verwertung von Bearbeitungen. Soweit er Dritte mit Arbeiten betraut, muss sich der Auftragnehmer von dem Dritten gleichfalls vertraglich das ausschließliche Nutzungsrecht in dem in den Sätzen 1 und 2 bezeichneten Sinne einräumen lassen. Der Auftragnehmer versichert, dass er allein berechtigt ist, über das Urheberrecht an seinen Arbeitsergebnissen zu verfügen und dass er bisher keine der Rechtseinräumung dieses Vertrages entgegenstehende Verfügung getroffen hat. Er stellt den Auftraggeber insoweit von Ansprüchen Dritter frei. 4. Mitteilungen an die Presse oder die Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder sonstige Einzelheiten der von dem Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenhang mit der Auftragserteilung sind allein dem Auftraggeber vorbehalten. 9 Kündigung 1. Auftraggeber und Auftragnehmer können den Vertrag auch aus wichtigem Grund kündigen. Als wichtige Gründe kommen insbesondere in Betracht: a) Erheblicher Dissens über Gestaltung und Durchführung des Auftrages, der eine weitere Zusammenarbeit unmöglich macht; b) Leistungsverzug von mehr als zwei Monaten. 2. Wird aus einem Grund gekündigt, den der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht ihm nur anteilige Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen zu, soweit diese Leistungen für den Auftraggeber verwertbar sind. 3. Wird aus einem Grund gekündigt, den weder der Auftraggeber noch der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht dem Auftragnehmer die Vergütung für die bis zur Kündigung geleistete Arbeit zuzüglich der Aufwendungen zu, die ihm aufgrund des Vertragsverhältnisses erwachsen. 4. Die bis zum Kündigungszeitpunkt vorliegenden Arbeitsergebnisse einschl. etwaiger Nutzungsrechte stehen dem Auftraggeber zu (vgl. 8 (3) ebenda). 5. Die Regelungen in 9 VOL/B bleiben hiervon unberührt. 10 Haftungsausschluss Der Auftraggeber darf aufgrund dieses Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet werden. Jede Haftung des Auftraggebers gegenüber Dritten für Schäden aller Art aus der Durchführung des Auftrages ist ausgeschlossen. 11 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Falls der Vertragsgegenstand auch die Bearbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, verpflichten Sie sich durch Annahme des Auftrages zur Wahrung des Datengeheimnisses nach 5 BDSG. Es ist Ihnen nach dieser Vorschrift untersagt, unbefugt personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit fort. Verstöße gegen das Datengeheimnis können nach 44, 43 Absatz 2 BDSG sowie nach anderen Strafvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. 12 Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Frankfurt am Main. 13 Schlussbestimmung Jegliche Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages werden nur wirksam, wenn sie schriftlich abgeschlossen oder schriftlich wechselseitig bestätigt worden ist. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam werden, soll hiervon die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht 6

7 berührt werden. Vielmehr werden beide Parteien bemüht sein, eine wirksame Bestimmung durch eine solche zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Ziel am nächsten kommt. 7

8 Anlage 3 Ehrenwörtliche Erklärung Firma/Unternehmen: Vor- und Zuname: Straße: PLZ, Ort: Telefon: Fax: I. Hiermit wird erklärt, dass die Ausschlussgründe nach 6 Abs. 5 VOL/A (siehe Anlage) bzw. 6 Abs. 4 EG VOL/A und 6 Abs. 6 EG VOL/A (siehe Anlage) zur Kenntnis genommen wurden und diese für den Bieter nicht vorliegen. II. Sollten Unterauftragnehmer zugelassen und beauftragt werden, so wird gewährleistet, dass auch bei diesen die unter I. genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen. Ort, Datum Vor- und Zuname Unterschrift 8

9 Anlage zur ehrenwörtlichen Erklärung nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A) Diese Seite muss nicht eingereicht werden. 6 Abs. 5 VOL/A Von der Teilnahme am Wettbewerb können Bewerber ausgeschlossen werden, a) über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, b) die sich in Liquidation befinden, c) die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber infrage stellt, d) die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben, e) die im Vergabeverfahren unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Eignung abgegeben haben. 6 EG Abs. 4 VOL/A Ein Unternehmen ist von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren wegen Unzuverlässigkeit auszuschließen, wenn der Auftraggeber Kenntnis davon hat, dass eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt ist wegen: a) 129 des Strafgesetzbuches (Bildung krimineller Vereinigungen), 129a des Strafgesetzbuches (Bildung terroristischer Vereinigungen), 129b des Strafgesetzbuches (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), b) 261 des Strafgesetzbuches (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), c) 263 des Strafgesetzbuches (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden, d) 264 des Strafgesetzbuches (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden, e) 334 des Strafgesetzbuches (Bestechung), auch in Verbindung mit Artikel 2 des EU-Bestechungsgesetzes, Artikel 2 1 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung, Artikel 7 Absatz 2 Nummer 10 des Vierten Strafrechtsänderungsgesetzes und 2 des Gesetzes über das Ruhen der Verfolgungsverjährung und die Gleichstellung der Richter und Bediensteten des Internationalen Strafgerichtshofes, f) Artikel 2 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder g) 370 Abgabenordnung, auch in Verbindung mit 12 des Gesetzes zur Durchführung der gemeinsamen Marktorganisationen und der Direktzahlungen (MOG), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Gemeinschaften oder gegen Haushalte richtet, die von den Europäischen Gemeinschaften oder in deren Auftrag verwaltet werden. Einem Verstoß gegen diese Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen entsprechende Strafnormen anderer Staaten. Ein Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist einem 9

10 Unternehmen zuzurechnen, wenn sie für dieses Unternehmen bei der Führung der Geschäfte selbst verantwortlich gehandelt hat oder ein Aufsichts- oder Organisationsverschulden gemäß 130 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) einer Person im Hinblick auf das Verhalten einer anderen für das Unternehmen handelnden, rechtskräftig verurteilten Person vorliegt. 6 EG Abs. 6 VOL/A Von der Teilnahme am Wettbewerb können Bewerber ausgeschlossen werden, a) über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, b) die sich in Liquidation befinden, c) die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber infrage stellt, d) die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben, e) die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Eignung abgegeben haben. 10