Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für Korrektorat/Lektorat für Pulbikationen Auftraggeber: Deutsches Jugendinstitut e.v.

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1 Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für Korrektorat/Lektorat für Pulbikationen Auftraggeber: Deutsches Jugendinstitut e.v., Zentrale Verwaltung, Nockherstraße 2, München Frau Astrid Fischer, Verwaltungsdirektorin, stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Kontakt für fachliche Auskünfte: Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München Frau Daniela Schäfer, Tel , Fragen zum formalen Verfahren: Frau Silvia Kießling, Tel , Art des Unternehmens: Sozialwissenschaftliches Forschungsinstitut Art und Umfang der Leistung: Das Deutsche Jugendinstitut e.v. beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung die Vergabe von Rahmenvereinbarungen für Lektorats- und Korrektoratsdienstleistungen für die im Institut erstellten Materialien und Bücher. Auftragsdauer: Leistungszeitraum: ab bis Eine Option auf Verlängerung bis wird eingeräumt; beide Parteien müssen zustimmen. Ablauf der Angebotsfrist: Das Angebot muss bis zum , Uhr beim Deutschen Jugendinstitut e.v. eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Korrektorat/Lektorat Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Mit dem Angebot sind alle geforderten Unterlagen unterschrieben einzureichen. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind hiermit vollständig veröffentlicht. Weitere Unterlagen werden nicht verschickt. Evtl. wettbewerbsrechtlich relevante Bieterfragen werden unter veröffentlicht. Die Bindefrist endet am: Vergabe- und Vertragsunterlagen: Anlage 1: Leistungsbeschreibung Anlage 2 Auftragsbedingungen DJI Anlage 3: Produkttypenbeschreibung Anlage 4: Vorlage Kostenplan Anlage 5: Ehrenwörtliche Erklärung

2 Anlage 1 Leistungsbeschreibung Allgemeiner Hintergrund der Ausschreibung Eine zentrale Aufgabe des Instituts besteht darin, Fachwissen zu den Forschungsthemen zu generieren und dieses in Form von Publikationen zur Verfügung zu stellen. Die Publikationen des DJI werden teils gedruckt, teils werden sie nur als PDF zum Download vorliegen und können über das Internetportal bezogen werden. Das Textlektorat sowie die Satzkorrektur dieser Publikationen sollen vergeben werden. A Art der Aufgaben/Grundsätze der Zusammenarbeit Der Auftragnehmer garantiert einen Ansprechpartner zur Abwicklung der gesamten anfallenden Kommunikation mit dem Auftraggeber. Alle Leistungen erfolgen in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und ggf. weiteren vom Projekt beauftragten Dienstleistern. Nach Auftragserteilung findet ein ausführliches Briefing zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur inhaltlichen und organisatorischen Koordinierung. Die Kalkulation der Kosten erfolgt im Kostenplan Korrektorat/Lektorat (Anlage 4). Die Produktion der Publikationen erfolgt in einem mitunter eng terminierten Prozess, der das Korrektorat/Lektorat, den Satz/die Gestaltung sowie ggf. den Druck umfasst. Alle Leistungen erfolgen in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und ggf. der Dienstleister untereinander. Nach Auftragserteilung findet ein ausführliches Briefing zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur inhaltlichen und organisatorischen Koordinierung der Dienstleistung statt. Dazu gehört die Versorgung des Auftragsnehmers mit diversen Dokumenten zur DJIspezifischen Manuskriptgestaltung und zu formalen Richtlinen, Schreibweisen etc. 1. Korrektorat 1.1. Begutachtung sowie kurze Kommentierung des erhaltenen Manuskripts hinsichtlich: Vollständigkeit (gefordert sind: Text inkl. Literaturverzeichnis, separate Abbildungsdokumente, Vita); formaler Übersichtlichkeit (gefordert sind z.b. Gliederung durch hierarchisierte Überschriften in mind. Abstract, Einleitung, Fazit) sowie 1.2. Bearbeitung des Manuskripts hinsichtlich: korrekter Grammatik, Orthografie und Zeichensetzung nach Duden, 26. Auflage; korrekter Umsetzung der formalen DJI-Richtlinien (z.b. bei Zitation, Abkürzungen, Genderschreibweisen, Literaturangaben etc.); korrekter und übersichtlicher Integration von Tabellen und Abbildungen sowie korrekter Literaturverweise (Einheitlichkeit von Zitaten und Quellenangaben), nicht jedoch hinsichtlich der inhaltlichen Richtigkeit der Quellenangaben Gegenlesen des von der Autorin/des Autors nach diesen Vorschlägen ggf. verbesserten, nun endgültigen Manuskripts 1.4. Schlusskorrektur Seite 2 von 11

3 2. Korrektorat als bloßes Satzkorrektorat Tätigkeiten des Satzkorrektorats im Einzelnen sind: 2.1. Abgleich von Manuskript und Satzdokument, besonders hinsichtlich der Tabellen und Abbildungen Prüfung des Satzdokuments auf korrekte Umbrüche, Silbentrennungen, Satzüberhänge etc Prüfung des Satzdokuments auf korrekte Nummerierung von Fußnoten, Überschriften, Bildunterschriften, Paginierungen etc Prüfung des Impressums. 3. Lektorat Tätigkeiten des Lektorats im Einzelnen sind: 1.1. Begutachtung sowie kurze Kommentierung des erhaltenen Manuskripts hinsichtlich: Vollständigkeit (gefordert sind: Text inkl. Literaturverzeichnis, separate Abbildungsdokumente, Vita); formaler Übersichtlichkeit (gefordert sind z.b. Gliederung durch hierarchisierte Überschriften in mind. Abstract, Einleitung, Fazit) sowie sprachlichen Stils (gefordert sind: Klarheit, Leserfreundlichkeit und Verständlichkeit für ein inhaltlich informiertes und interessiertes, jedoch nicht notwendig akademisch ausgebildetes Fachpublikum) Bearbeitung des Manuskripts hinsichtlich: korrekter Grammatik, Orthografie und Zeichensetzung nach Duden, 26. Auflage; korrekter Umsetzung der formalen DJI-Richtlinien (z.b. bei Zitation, Abkürzungen, Genderschreibweisen, Literaturangaben etc.); eines klaren und leserfreundlichen Textaufbaus (Korrekturen werden im Korrekturmodus vorgeschlagen; bei umfangreicheren Änderungsvorschlägen kurze Erläuterung mittels Kommentarfunktion ); eines klaren und verständlichen Schreibstils (Korrekturen werden im Korrekturmodus vorgeschlagen; bei umfangreicheren Änderungsvorschlägen kurze Erläuterung mittels Kommentarfunktion ); korrekter und übersichtlicher Integration von Tabellen und Abbildungen sowie korrekter Literaturverweise (Einheitlichkeit von Zitaten und Quellenangaben), nicht jedoch hinsichtlich der inhaltlichen Richtigkeit der Quellenangaben Gegenlesen des von der Autorin/des Autors nach diesen Vorschlägen ggf. verbesserten, nun endgültigen Manuskripts. Seite 3 von 11

4 3. Arbeitsproben Der Bieter weist seine fachliche Kompetenz mittels drei Arbeitsproben nach. Es soll sich hierbei um drei von ihm lektorierte Sach- bzw. Fachtexte im Umfang von ca Zeichen mit Leerzeichen handeln. Wichtig hierbei ist, dass der Bieter sowohl die unbearbeitete also auch die bearbeitete Fassung einreicht. Diese sollen idealerweise für Kunden angefertigt worden sein, deren Größe oder Ausrichtung derjenigen des Auftragsgebers vergleichbar sind. Hierbei kommen zum Beispiel Institutionen, Stiftungen, Verbände, Forschungsinstitute und sonstige Träger eines öffentlichen Anliegens idealerweise aus dem Bereich Bildung und Soziales in Frage. Mindestens einer der eingereichten lektorierten Texte soll auch Abbildungen (z.b. Tabellen, Diagramme, Grafiken und Fotos) enthalten. B Zeitlicher Ablauf der Arbeiten Der Leistungszeitraum der Rahmenvereinbarungen beginnt am und endet am Eine Option auf Verlängerung bis wird eingeräumt; beide Parteien müssen zustimmen. Die Aufträge werden innerhalb des Rahmenvertrages im Einzelnen vergeben. Die Fristen zur Erledigung der einzelnen Aufträge werden jeweils mit dem Auftragnehmer vereinbart. Im Rahmen des angegebenen Leistungszeitraums erwarten wir Kontinuität. Gute Erreichbarkeit während der üblichen Bürozeiten setzen wir voraus. Die Terminierung erfolgt grundsätzlich mit der genannten Ansprechperson des jeweiligen Auftrags. C Preisangaben und Zahlungsmodalitäten Die Preise sind im Kostenplan (Anlage 4) anzugeben. Die jeweilige Mehrwertsteuer und die Konditionen (wie Skonti) sind in der Rechnung auszuweisen. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die erbrachte Leistung jeweils nach Abschluss der Arbeiten an einer Publikation in Rechnung. Für die Rechnungsstellung ist das jeweils pro Auftrag eingereichte Angebot des Auftragnehmers bindend, das auf den eingereichten Kostenplan aufbaut. D Qualitätskontrolle Das DJI behält sich das Recht vor, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst zu prüfen oder durch von ihr benannte Einrichtungen/Firmen prüfen zu lassen. E Vertraglicher Rahmen Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie das Angebot sind Vertragsbestandteile. Die Leistungsbeschreibung geht dem Angebot vor. Die Auftragsbedingungen des DJI sind ebenfalls integraler Bestandteil der Auftragserteilung. Der Auftragnehmer haftet in jeder Hinsicht (technisch, wirtschaftlich, finanziell und rechtlich) für den mit dem Deutschen Jugendinstitut e. V. abgeschlossenen Vertrag. Seite 4 von 11

5 F Kündigung Die Rahmenvereinbarungen können jederzeit von einer der Parteien schriftlich zum Monatsende gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Bereits angenommene Aufträge sind fertigzustellen. G Fachliche Leistungsfähigkeit Das von dem Bieter (natürliche und juristische Personen) einzureichende Angebot muss Folgendes enthalten: a) Name bzw. Firmenname, Adresse (Sitz und Verwaltungsanschrift), Telefon- und Telefaxnummer, -Adresse; b) Unternehmensprofil (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen, Auftragsvolumen pro Jahr in Euro, InHouse-Dienstleistungen etc.) c) Angaben über Erfahrung mit den gewünschten Satz- und Grafikdienstleistungen: drei Kunden-Referenzen mit deren Kontaktdaten und kurzer Beschreibung der jeweis erbrachten Dienstleistung in einer formlosen Liste; d) ggf. USt-Identifikationsnummer; e) Kontonummer, Name und Anschrift der Bank, BLZ, IBAN-Code; f) ggf. Bestätigung der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach dem Recht des Mitgliedstaats, in dem der Bieter seinen Sitz hat; g) Ansprechpartner/in bei diesem Angebot (Name, Vorname, Funktion, Telefonnummer, Telefaxnummer, -Adresse, Dienstanschrift) sowie h) bei juristischen Personen außerdem: Rechtsform, Kopie des Handelsregisterauszugs, Name und Funktion der Mitglieder der Unternehmensleitung. H Ausschlusskriterien 1. Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, wenn Ausschlussgründe nach 6 Abs. 5 VOL/A vorliegen. 2. Die Bieter müssen nachweisen, dass keiner dieser Ausschlussgründe zutrifft. Die Bieter reichen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und mit Datum versehene Ehrenwörtliche Erklärung ein, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der oben genannten Situationen befinden. I Termine: Ende der Angebotsfrist: , Uhr Ende der Bindefrist: Beginn der Leistungsfrist: Ende der Leistungsfrist: mit Verlängerungsoption J Bewertungskriterien und Gewichtung 1. 50% Qualität des Angebots und Erfahrungen des Bieters 2. 50% Preis Seite 5 von 11

6 K Einzureichendes Angebot Das Angebot ist unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung entsprechend aufzubauen und hat alle Leistungsmerkmale und die geforderten Ergänzungen/Alternativen zu enthalten. Das Angebot ist in Deutsch zu verfassen, zu datieren und zu unterzeichnen. Der Bieter hat sich bei der Gestaltung seines Angebots an die in der Leistungsbeschreibung vorgegebene Struktur und geforderten Angaben zu halten. Zu jedem Punkt sind zweifelsfreie Angaben zu machen. Das Angebot ist beim Deutschen Jugendinstitut mit allen in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Elementen in schriftlicher Fassung einzureichen (auf dem Postweg oder persönlich). Bevor Sie Ihr Angebot abschicken, kontrollieren Sie bitte, ob alle geforderten Angaben gemacht und Anlagen beigefügt wurden: Ausgefüllter, mit Datum und Unterschrift versehenener Kostenplan Satz/Koordination des Herstellungsprozesses (Anlage 4) Unternehmensprofil Unterlagen zu Referenzen: formlose Liste mit 3 Kunden-Referenzen Alle geforderter Nachweise, sofern zutreffend (wie z.b. Handelsregisterauszug) Ausgefüllte, mit Datum und Unterschrift versehene Ehrenwörtliche Erklärung (Anlage 5) Das Angebot muss bis , Uhr beim Deutschen Jugendinstitut eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Rahmenv. Korrektorat/Lektorat Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Die Bindefrist endet am Seite 6 von 11

7 Anlage 2 AUFTRAGSBEDINGUNGEN Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München 1 Leistung Der Auftraggeber ist berechtigt, sich jederzeit über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung zu unterrichten. Der Auftragnehmer wird die Arbeiten/Lieferung/Leistung unter Zugrundelegen des neuesten Erkenntnisstandes von Methoden, Technik etc. durchführen. Er gewährleistet die sachgerechte Sorgfalt. 2 Kosten Mögliche Fremdaufträge werden aus dem vereinbarten Preis gedeckt. Mit dem gezahlten Preis sind alle Ansprüche abgegolten. 3 Versteuerung/Sozialversicherung Die Pflicht zur Versteuerung sowie gegebenenfalls zur Sozialversicherung obliegt dem Auftragnehmer. 4 Sonderleistungen Nachträglich vom Auftraggeber geforderte Leistungen werden nach näherer Vereinbarung gesondert vergütet. 5 Kostenprüfung Kostenprüfungen können auch während der Laufzeit des Auftrages vorgenommen werden. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten alle Prüfungsrechte ein, die nach der VOPR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom in der jeweils gültigen Fassung zulässig sind. 6 VOL/B und VPÖA Soweit in diesen Auftragsbedingungen nichts anderes geregelt ist, gelten die "Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (Teil B der Verdingungsordnung für Leistungen -VOL- )" sowie die "VO PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom " in der jeweils gültigen Fassung. 7 Abnahme Die Arbeit/Lieferung/Leistung wird von einem Beauftragten, in der Regel ein/e Beschäftigte/r des Auftraggebers, abgenommen. Erst nach der Abnahme beginnt die Zahlungsfrist für die vereinbarte Vergütung. 8 Nutzungsrechte (1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbare und räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an seinen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen ein. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere die in 15, 23, 87b) und 88 UrhG genannten Nutzungsarten sowie die Bearbeitung und Umgestaltung. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Nutzungsrecht Dritten zu übertragen oder ihnen ein einfaches Nutzungsrecht einzuräumen. Die Ausübung des Rückrufrechtes nach 41 UrhG wird für die Dauer von fünf Jahres ausgeschlossen. Soweit Dritte mit Arbeiten betraut werden, muss sich der Auftragnehmer von dem Dritten vertraglich das ausschließliche Nutzungsrecht einräumen lassen. Er stellt seinerseits den Auftraggeber von evtl. Ansprüchen Dritter frei. (2) Mitteilungen an die Presse oder Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder sonstigen Einzelheiten des vom Auftragnehmer zu erbringenden Werkes sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit dem Werk sind allein dem DJI vorbehalten. Soweit der Auftragnehmer Dritte mit Arbeiten betraut, muss er sich von diesen entsprechende Rechte einräumen lassen und auf das DJI weiter übertragen. (3) Für den Fall der vorzeitigen Vertragsbeendigung gelten die Absätze (1) und (2) entsprechend für den bereits fertiggestellten Teil des Werkes. Seite 7 von 11

8 9 Geheimhaltung (1) Der Auftragnehmer wird auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheit Verschwiegenheit bewahren. (2) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen und dergleichen, die dem Auftragnehmer in Ausführung dieses Auftrages zugänglich gemacht werden, dürfen ohne Zustimmung des Auftraggebers oder sonstiger Verfügungsberechtigter keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. (3) Veröffentlichungen über die im Rahmen des Vertrages gewonnen Erkenntnisse bedürfen der Genehmigung durch den Auftraggeber. 10 Kündigung (1) Auftraggeber und Auftragnehmer können den Vertrag auch aus wichtigem Grund kündigen. Als wichtige Gründe kommen insbesondere in Betracht: a) Erheblicher Dissens über Gestaltung und Durchführung des Auftrages, der eine weitere Zusammenarbeit unmöglich macht; b) Leistungsverzug von mehr als zwei Monaten. (2) Wird aus einem Grund gekündigt, den der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht ihm nur anteilige Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen zu, soweit diese Leistungen für den Auftraggeber verwertbar sind. (3) Wird aus einem Grund gekündigt, den weder der Auftraggeber noch der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht dem Auftragnehmer die Vergütung für die bis zur Kündigung geleistete Arbeit zuzüglich der Aufwendungen zu, die ihm aufgrund des Vertragsverhältnisses erwachsen. (4) Die bis zum Kündigungszeitpunkt vorliegenden Arbeitsergebnisse einschl. etwaiger Nutzungsrechte stehen dem Auftraggeber zu (vgl. 8 (3) ebenda). (5) Die Regelungen in 9 VOL/B bleiben hiervon unberührt. 11 Haftungsausschluss Der Auftraggeber darf aufgrund dieses Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet werden. Jede Haftung des Auftraggebers gegenüber Dritten für Schäden aller Art aus der Durchführung des Auftrages ist ausgeschlossen. 12 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Falls der Vertragsgegenstand auch die Bearbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, verpflichten Sie sich durch Annahme des Auftrages zur Wahrung des Datengeheimnisses nach 5 BDSG. Es ist Ihnen nach dieser Vorschrift untersagt, unbefugt personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit fort. Verstöße gegen das Datengeheimnis können nach 44, 43 Absatz 2 BDSG sowie nach anderen Strafvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. 13 Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. 14 Schlussbestimmungen Änderungen und/oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages/Auftrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen treten solche Regelungen, die in gesetzlich zulässiger Weise dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung am nächsten kommen. Entsprechendes gilt, wenn sich bei der Durchführung des Vertrages eine ergänzungsbedürftige Lücke ergeben sollte. Stand Heydrich/Freiberger Seite 8 von 11

9 Anlage 3 Produkttypenbeschreibung Die angegebenen Daten verstehen sich als Richtwerte der jeweils geplanten Publikationen. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder absolute Präzision und dienen allein der Information des Bewerbers. 1. DJI kompakt Format: 21 cm x 29,7 cm Seitenstruktur: Umschläge 1 bis 4 Innenteil (farbig): 30 bis 60 Seiten Infokästen Text: Ca. 80 Normseiten (1 NS = Anschläge = Zeichen mit Leerzeichen) Abbildungen: Ca. 15 Fotos (vierfarbig), ca. 10 Grafiken und Tabellen, 2. Expertise/Bericht Format: Seitenstruktur: Text: Leerzeichen) Abbildungen: 21 cm x 29,7 cm Umschläge 1 bis 4; Rücken Innenteil (s/w): 30 bis 140 Seiten ca. 40 bis 100 Normseiten (1 NS = Anschläge = Zeichen mit 5-20 Tabellen und Grafiken, ggf. mehr Seite 9 von 11

10 Anlage 4 Kostenplan Korrektorat/Lektorat Name, Vorname Firmenname des Bieters Firmenanschrift Name Ansprechperson Angebot: Telefon-Nr. Ansprechperson Angebot Leistung Preis in (netto) Preis in (brutto) Korrektorat pro Normseite Satzkorrektorat (Stundensatz) Lektorat pro Normseite (1 NS* = 1800 Anschläge/Zeichen inkl. Leerzeichen) Lektorat (Stundensatz) Mehrwertsteuersatz Kapazität Anzahl Normseiten/Quartal Zahlungskonditionen (evtl. Skonti) Ort, Datum Unterschrift Bieter * NS = Normseite Seite 10 von 11

11 Anlage 5 Ehrenwörtliche Erklärung Firma/Unternehmen: Vor- und Zuname: Straße: PLZ, Ort: Telefon: Fax: I. Hiermit wird erklärt, dass die Ausschlussgründe nach 6 Abs. 5 VOL/A zur Kenntnis genommen wurden und diese für den Bieter nicht vorliegen. II. Sollten Unterauftragnehmer zugelassen und beauftragt werden, so wird gewährleistet, dass auch bei diesen die unter I. genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen. Ort, Datum Vor- und Zuname Unterschrift Seite 11 von 11