Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Kopierpapier und Buntpapier

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1 Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Kopierpapier und Buntpapier Auftraggeber: Deutsches Jugendinstitut e.v., Zentrale Verwaltung, Nockherstraße 2, München Frau Astrid Fischer, stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Verwaltungsdirektorin, Kontakt für fachliche Auskünfte: Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München Frau Silvia Kießling, Tel , Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung gem. UVgO Art des Unternehmens: Sozialwissenschaftliches Forschungsinstitut Art und Umfang der Leistung: Das Deutsche Jugendinstitut e.v. beabsichtigt im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Kopierpapier und Buntpapier. Leistungszeitraum: bis mit Option der Verlängerung bis Aufteilung in Lose: Los 1: Hochweißes Kopierpapier Los 2: Buntpapier Angebote können jeweils auf ein Los oder alle Lose abgegeben werden. Ablauf der Angebotsfrist: Das Angebot muss bis zum beim Deutschen Jugendinstitut e.v. eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Kopierpapier Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Mit dem Angebot sind alle geforderten Unterlagen unterschrieben einzureichen. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind hiermit vollständig veröffentlicht. Weitere Unterlagen werden nicht verschickt. Evtl. wettbewerbsrechtlich relevante Bieterfragen werden unter veröffentlicht. Eine elektronische Einreichung Ihres Angebotes ist möglich über die Vergabeplattform Eine einfache Registrierung ist ausreichend. Die Musterpapiere sind postalisch einzureichen. Die Bindefrist endet am:

2 Vergabe- und Vertragsunterlagen: Anlage 1: Leistungsbeschreibung Anlage 2: Auftragsbedingungen DJI Anlage 3: Kostenpläne Los 1, Los 2 Anlage 4: Ehrenwörtliche Erklärung 2

3 Anlage 1 Leistungsbeschreibung A Allgemeiner Hintergrund der Ausschreibung Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Kopierpapier und Buntpapier für unsere Betriebsstätten München, Halle und Leipzig. Wir erwarten ein hochwertiges, hochweißes Multifunktionspapier für Kopierer, Laserund Inkjetdrucker für Geschäftsdokumente, Briefe, Berichte, Publikationen und Präsentationen (DIN A4, 210x297, 80g und DIN A3, 420x297, 80g) (Los 1). In geringeren Mengen benötigen wir hochwertiges Buntpapier für Kopierer, Laser- und Inkjetdrucker (DIN A4, 210x297, 80g und DIN A3, 420x297, 80g) (Los 2). Das Liefervolumen wird jährlich etwa Blatt (A4) und rund Blatt (A3) bei weißem Kopierpapier verteilt auf die Betriebsstätten betragen (Los 1). Der Bedarf an Buntpapier (DIN A4, 210x297, 80g und DIN A3, 420x297, 80g und DIN A4, 210x297, 160g und DIN A3, 420x297, 160g) beträgt jährlich rund Blatt (Los 2) Für die Drucktests an unseren Multifunktionsgeräten bitten wir um postalische Einreichung in Originalverpackung 500 Blatt (A4) des angebotenen Papiers (Los 1). Für Buntpapier ca. 50 Blatt (A4), (Los 2). B Geforderte Qualitätsanforderungen Los 1 Hochweißes Kopierpapier Für A4 und A3 Papiere: Flächengewicht ISO 536 g/m 2 (+/-) 2 80 Dicke ISO 534 µm (+/-) Spezifisches Volumen ISO 534 cm 3 /g 1,41 CIE-Weiße ISO % (+/-) ISO Helligkeit D65 ISO % (+/-) Opazität ISO 2471 % (+/-) 2 92 Rauheit (Bendtsen) ISO ml/min (+/-) (Richtwerte) Los 2 Buntpapier Für A4 und A3 Papiere: Flächengewicht ISO 536 g/m 2 (+/-) Dicke µm (+/-) Spezifisches Volumen cm 3 /g 1,31 1,34 Rauheit (Bendtsen) ml/min (+/-) (Richtwerte) 3

4 Zertifizierung des Papiers gem. (DIN/EN 12281) Bitte weisen Sie entsprechend dieser Tabelle die angebotene Papierqualität durch geeignete Unterlagen (Produktblätter, Herstellernachweis) nach. C Geforderte technische Produktzertifikate für Los 1 und Los 2 Alterungsbeständigkeit (DIN/ISO 9706) D Geforderte umweltrelevante Produktzertifikate für Los 1 und Los 2 FSC Europäisches Umweltzertifikat (EU Ecolabel) Elementarchlorfrei gebleicht (ECF) E Geforderte Hersteller-Zertifikate für Los 1 und Los 2 Umweltmanagementsystem (ISO ) Qualitätsmanagementsystem (ISO 9001) Arbeitssicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem (OHSAS ) F Leistungsbeschreibung im Einzelnen und Art der Aufgaben Das Deutsche Jugendinstitut soll mit Kopierpapier in Teilmengen von Blatt oder Blatt (A4) = 1-2 Paletten beliefert werden. Bei A3-Papier soll die Teilmenge ab Blatt möglich sein (Los 1) und bei Buntpapier in Teilmengen ab Blatt (A4 und A3) beliefert werden (Los 2). Wir erwarten die Lieferung innerhalb von 1-3 Werktagen zu jeder unserer Betriebsstätten. G Preisangaben, Lieferkonditionen, Zahlungsmodalitäten Die Preise sind in Anlage 3, Kostenplan Los 1, je Blatt (A4) und Blatt (A3) bei weißem Kopierpapier anzugeben sowie in Anlage 3, Kostenplan Los 2, bei Buntpapier je Blatt (A4 und A3). Die jeweilige Mehrwertsteuer und die Konditionen (wie Skonti) sind in der Rechnung auszuweisen. Geben die Ihre Mindestbestellmengen und -preise an sowie evtl. Logistikpauschalen und sonstige Kosten, die Sie ggf. erheben. Die Papierbranche ist starken Preisschwankungen unterlegen. Daraus resultierende Preiserhöhungen müssen jeweils verhandelt und anhand geeigneter Nachweise (Statistisches Bundesamt, Erzeugerpreisindex für Papier, Karton und Pappe, Laufende Nummer 130) belegt werden. 4

5 Die Vertragsparteien vereinbaren eine Preisgleitklausel, die sich am genannten Erzeugerpreisindex orientiert. Index 01/2019: 111,0 = Basiswert. Die Erhöhung des Indexes vom Basiswert zum Wert zum Zeitpunkt der jeweiligen Preisanpassung ist der Faktor, um den die verhandelten Preise entsprechend erhöht werden können. Die Preise können jährlich jeweils zum angepasst werden. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die erbrachte Leistung jeweils nach Abschluss eines jeden Auftrags in Rechnung. Wir erwarten die Lieferung in München auf Palette mit Hubgerät bis Lager 1.OG. In Halle, Franckesche Stiftungen erwarten wir die Anlieferung frei Haus bis Eingangstür EG sowie in Leipzig frei Haus bis Eingangstür. H Zahlungsmodalitäten Die Rechnungsstellung erfolgt nach jeder Einzellieferung. I Qualitätskontrolle Das DJI behält sich das Recht vor, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst zu prüfen oder durch von ihr benannte Einrichtungen/Firmen prüfen zu lassen. J Vertraglicher Rahmen Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie das Angebot sind Vertragsbestandteile. Die Leistungsbeschreibung geht dem Angebot vor. Die Auftragsbedingungen des DJI sind Bestandteil der Auftragserteilung. Der Auftragnehmer haftet in jeder Hinsicht (technisch, wirtschaftlich, finanziell und rechtlich) für den mit dem Deutschen Jugendinstitut e. V. abgeschlossenen Vertrag. K Kündigung Die Rahmenvereinbarung kann jederzeit von einer der Parteien schriftlich zum Monatsende gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Bereits angenommene Aufträge sind fertigzustellen. L Fachliche Leistungsfähigkeit Das von dem Bieter (natürliche und juristische Personen) einzureichende Angebot muss Folgendes enthalten: a) Name bzw. Firmenname, Adresse (Sitz und Verwaltungsanschrift), Telefon- und Telefaxnummer, -Adresse; b) Angabe der letzten drei Jahresumsätze; 5

6 c) ggf. USt-Identifikationsnummer; d) Kontonummer, Name und Anschrift der Bank, BLZ, IBAN-Code; e) Ansprechpartner/in bei diesem Angebot (Name, Vorname, Funktion, Telefonnummer, Telefaxnummer, -Adresse, Dienstanschrift) sowie f) bei juristischen Personen außerdem: Rechtsform, Kopie des Handelsregisterauszugs, Name und Funktion der Mitglieder der Unternehmensleitung. M Ausschlusskriterien 1. Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, wenn Ausschlussgründe nach 123, 124 GWB vorliegen. 2. Die Bieter müssen nachweisen, dass keiner dieser Ausschlussgründe zutrifft. Die Bieter reichen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und mit Datum versehene Ehrenwörtliche Erklärung ein, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der oben genannten Situationen befinden. N Termine: Ende der Angebotsfrist: Ende der Bindefrist: Beginn der Leistungsfrist: Ende der Leistungsfrist: mit Verlängerungsoption bis O Bewertungskriterien und Gewichtung Kriterien: Gewichtung: Punkte möglich: Preise, Liefer- und Zahlungskonditionen 35% 1-10 Grad der Übereinstimmung des Angebots mit den beschriebenen Vorstellungen des Auftraggebers in Bezug auf Produkt- und 15% 1-10 Herstellerzertifikate Erfüllung der vorgegenen Parameter zur Papierqualität 15% 1-10 Teilmengenangebot/Mindestbestellwert 5% 1-10 Drucktests an unseren Multifunktionsgeräten 30% 1-10 P Einzureichendes Angebot Das Angebot ist unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung entsprechend aufzubauen und hat alle Leistungsmerkmale und die geforderten Ergänzungen/Alternativen zu enthalten. Der Bieter hat sich bei der Gestaltung seines Angebots an die in der Leistungsbeschreibung vorgegebene Struktur und geforderten Angaben zu halten. Zu jedem Punkt sind zweifelsfreie Angaben zu machen. 6

7 Die Leistungsbeschreibung mit allen Detailanforderungen erkennen Sie mit Abgabe eines Angebotes an. Das Angebot ist in Deutsch zu verfassen, zu datieren und zu unterzeichnen. Das Angebot ist beim Deutschen Jugendinstitut mit allen in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Elementen in schriftlicher Fassung einzureichen (auf dem Postweg oder persönlich). Eine elektronische Einreichung Ihres Angebotes ist möglich über die Vergabeplattform Eine einfache Registrierung ist ausreichend. Die Musterpapiere sind postalisch einzureichen. Das Angebot muss bis beim Deutschen Jugendinstitut eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Kopierpapier Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Die Bindefrist endet am

8 Anlage 2 AUFTRAGSBEDINGUNGEN Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München 1 Leistung Der Auftraggeber ist berechtigt, sich jederzeit über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung zu unterrichten. Der Auftragnehmer wird die Arbeiten / Lieferung / Leistung unter Zugrundelegen des neuesten Erkenntnisstandes von Methoden, Technik etc. durchführen. Er gewährleistet die sachgerechte Sorgfalt. 2 Kosten Mögliche Fremdaufträge werden aus dem vereinbarten Preis gedeckt. Mit dem gezahlten Preis sind alle Ansprüche abgegolten. 3 Versteuerung/Sozialversicherung Die Pflicht zur Versteuerung sowie gegebenenfalls zur Sozialversicherung obliegt dem Auftragnehmer. 4 Sonderleistungen Nachträglich vom Auftraggeber geforderte Leistungen werden nach näherer Vereinbarung gesondert vergütet. 5 Kostenprüfung Kostenprüfungen können auch während der Laufzeit des Auftrages vorgenommen werden. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten alle Prüfungsrechte ein, die nach der VOPR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom in der jeweils gültigen Fassung zulässig sind. 6 VOL/B und VPÖA Soweit in diesen Auftragsbedingungen nichts anderes geregelt ist, gelten die "Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (Teil B der Verdingungsordnung für Leistungen -VOL- )" sowie die "VO PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom " in der jeweils gültigen Fassung. 7 Abnahme Die Arbeit/Lieferung/Leistung wird von einem Beauftragten, in der Regel ein/e Beschäftigte/r des Auftraggebers, abgenommen. Erst nach der Abnahme beginnt die Zahlungsfrist für die vereinbarte Vergütung. 8 Nutzungsrechte (1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbare und räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an seinen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen ein. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere die in 15, 23, 87b) und 88 UrhG genannten Nutzungsarten sowie die Bearbeitung und Umgestaltung. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Nutzungsrecht Dritten zu übertragen oder ihnen ein einfaches Nutzungsrecht einzuräumen. Die Ausübung des Rückrufrechtes nach 41 UrhG wird für die Dauer von fünf Jahren ausgeschlossen. Soweit Dritte mit Arbeiten betraut werden, muss sich der Auftragnehmer von dem Dritten vertraglich das ausschließliche Nutzungsrecht einräumen lassen. Er stellt seinerseits den Auftraggeber von evtl. Ansprüchen Dritter frei. (2) Mitteilungen an die Presse oder Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder sonstigen Einzelheiten des vom Auftragnehmer zu erbringenden Werkes sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit dem Werk sind allein dem DJI vorbehalten. Soweit der Auftragnehmer Dritte mit Arbeiten betraut, muss er sich von diesen entsprechende Rechte einräumen lassen und auf das DJI weiter übertragen. (3) Für den Fall der vorzeitigen Vertragsbeendigung gelten die Absätze (1) und (2) entsprechend für den bereits fertiggestellten Teil des Werkes. 8

9 9 Geheimhaltung (1) Der Auftragnehmer wird - auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses - über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheit Verschwiegenheit bewahren. (2) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen und dergleichen, die dem Auftragnehmer in Ausführung dieses Auftrages zugänglich gemacht werden, dürfen ohne Zustimmung des Auftraggebers oder sonstiger Verfügungsberechtigter keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. (3) Veröffentlichungen über die im Rahmen des Vertrages gewonnen Erkenntnisse bedürfen der Genehmigung durch den Auftraggeber. 10 Kündigung (1) Auftraggeber und Auftragnehmer können den Vertrag auch aus wichtigem Grund kündigen. Als wichtige Gründe kommen insbesondere in Betracht: a) Erheblicher Dissens über Gestaltung und Durchführung des Auftrages, der eine weitere Zusammenarbeit unmöglich macht; b) Leistungsverzug von mehr als zwei Monaten. (2) Wird aus einem Grund gekündigt, den der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht ihm nur anteilige Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen zu, soweit diese Leistungen für den Auftraggeber verwertbar sind. (3) Wird aus einem Grund gekündigt, den weder der Auftraggeber noch der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht dem Auftragnehmer die Vergütung für die bis zur Kündigung geleistete Arbeit zuzüglich der Aufwendungen zu, die ihm aufgrund des Vertragsverhältnisses erwachsen. (4) Die bis zum Kündigungszeitpunkt vorliegenden Arbeitsergebnisse einschl. etwaiger Nutzungsrechte stehen dem Auftraggeber zu (vgl. 8 (3) dieser Auftragsbedingungen). (5) Die Regelungen in 9 VOL/B bleiben hiervon unberührt. 11 Haftungsausschluss Der Auftraggeber darf aufgrund dieses Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet werden. Jede Haftung des Auftraggebers gegenüber Dritten für Schäden aller Art aus der Durchführung des Auftrages ist ausgeschlossen. 12 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Falls der Vertragsgegenstand auch die Bearbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, verpflichten Sie sich durch Annahme des Auftrages zur Wahrung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Es ist Ihnen insbesondere untersagt, unbefugt personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit fort. Verstöße können mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. 13 Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort - und Gerichtsstand - ist München. 14 Schlussbestimmungen Änderungen und/oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages/Auftrages ganz oder teilweise unwirksam sein o- der werden, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen treten solche Regelungen, die in gesetzlich zulässiger Weise dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung am nächsten kommen. Entsprechendes gilt, wenn sich bei der Durchführung des Vertrages eine ergänzungsbedürftige Lücke ergeben sollte. Stand:

10 Anlage 3 Kostenplan Los 1 Name, Vorname Firmenname des Bieters Firmenanschrift Name Ansprechperson Angebot: Telefon-Nr. Ansprechperson Angebot Leistung Preis in (netto) Preis in (brutto) Preis je Blatt DIN A4 Preis je Blatt DIN A3 Ggf. Logistikpauschale je Lieferung in Abhängigkeit der Liefermenge (falls Staffelpreise erhoben werden, bitte angeben) Mindestbestellmenge A4 (Blatt) Mindestbestellmenge A3 (Blatt) Mindestbestellwert in Lieferkonditionen: München: bis Lager 1.OG ja nein Halle, Franckesche Stiftungen und Leipzig frei Haus bis Eingangstür EG ja nein Mehrwertsteuersatz Zahlungskonditionen (evtl. Skonti) Ort, Datum Unterschrift Bieter 10

11 Anlage 3 Kostenplan Los 2 Name, Vorname Firmenname des Bieters Firmenanschrift Name Ansprechperson Angebot: Telefon-Nr. Ansprechperson Angebot Leistung Preis in (netto) Preis in (brutto) Preis je Blatt DIN A4 Preis je Blatt DIN A3 Ggf. Logistikpauschale je Lieferung in Abhängigkeit der Liefermenge (falls Staffelpreise erhoben werden, bitte angeben) Mindestbestellmenge A4 (Blatt) Mindestbestellmenge A3 (Blatt) Mindestbestellwert in Lieferkonditionen: München: frei Haus ja nein Halle, Leipzig: frei Haus ja nein Mehrwertsteuersatz Zahlungskonditionen (evtl. Skonti) Ort, Datum Unterschrift Bieter 11

12 Anlage 4 Ehrenwörtliche Erklärung Firma/Unternehmen: Vor- und Zuname: Straße: PLZ, Ort: Telefon: Fax: I. Hiermit wird erklärt, dass die Ausschlussgründe nach 123, 124 GWB zur Kenntnis genommen wurden und diese für den Bieter nicht vorliegen. II. Sollten Unterauftragnehmer zugelassen und beauftragt werden, so wird gewährleistet, dass auch bei diesen die unter I. genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen. Ort, Datum Vor- und Zuname Unterschrift 12