Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für Buchbindearbeiten für die Bibliothek des DJI

Transkript

1 Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung für Buchbindearbeiten für die Bibliothek des DJI Auftraggeber: Deutsches Jugendinstitut e.v., Zentrale Verwaltung, Nockherstraße 2, München Frau Astrid Fischer, Verwaltungsdirektorin, stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Kontakt für fachliche Auskünfte: Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München Frau Iris Bieker, Tel , Fragen zum formalen Verfahren: Frau Silvia Kießling, Tel , Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung gem. UVgO Art des Unternehmens: Sozialwissenschaftliches Forschungsinstitut Art und Umfang der Leistung: Das Deutsche Jugendinstitut e.v. beabsichtigt im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für Buchbindearbeiten für die Bibliothek des DJI. Leistungszeitraum: bis Eine Option auf Verlängerung bis wird eingeräumt; beide Parteien müssen zustimmen. Aufteilung in Lose: Keine Aufteilung in Lose. Ablauf der Angebotsfrist: Das Angebot muss bis zum , Uhr beim Deutschen Jugendinstitut e.v. eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Buchbindearbeiten 2018 Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Mit dem Angebot sind alle geforderten Unterlagen unterschrieben einzureichen. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind hiermit vollständig veröffentlicht. Weitere Unterlagen werden nicht verschickt. Evtl. wettbewerbsrechtlich relevante Bieterfragen werden unter veröffentlicht. Die Bindefrist endet am: Vergabe- und Vertragsunterlagen: Anlage 1: Leistungsbeschreibung Anlage 2: Auftragsbedingungen DJI Anlage 3: Vorlage Kostenplan Anlage 4: Ehrenwörtliche Erklärung

2 Anlage 1 Leistungsbeschreibung A Allgemeiner Hintergrund der Ausschreibung Gegenstand der Ausschreibung sind die jährlich in der Bibliothek des Deutschen Jugendinstituts anfallenden Bindearbeiten von Zeitschriften. Eingebunden wurden jährlich ca. 100 Zeitschriften-Abonnements (ca. 120 Bände). Es ist beabsichtigt, ungebundene Zeitschriftenbestände (aktive und inaktive Zeitschriften-Abonnements) nachzubinden, wodurch sich das jährliche Auftragsvolumen während des Vertragszeitraumes ändern kann. Die Beauftragung bestimmter Mengen oder Auftragsvolumina wird nicht garantiert. Das Einbinden erfolgt in Teilmengen, ca. 2-3 Mal pro Jahr. Die erste Teilmenge von ca. 250 Bänden ist mit Auftragsbeginn im ersten Quartal 2019 vorgesehen und beinhaltet vornehmlich Zeitschriften der Jahrgänge 2016 und Es handelt sich überwiegend um Zeitschriften aus den Fachgebieten Soziologie, Sozialwissenschaften, Pädagogik, Erziehungswissenschaft und Bildung. B Allgemeine Binderichtlinien, Qualitätsansprüche und Bindevorgaben Die Bindearbeiten sind gemäß Gütebestimmungen nach RAL-RG 495 auszuführen. Bindeanweisungen des Auftraggebers sind strikt einzuhalten. Bei Unklarheiten zur Auftragsdurchführung sind diese zügig mit dem Auftraggeber abzuklären. Eigenmächtige Entscheidungen des Buchbinders sind nicht zulässig. Die Prägung muss in Bezug auf Schreibweise und Layout des Titels sowie der Jahrgangs- und/bzw. Bandzählung fehlerfrei sein. Die Prägung muss dauerhaft, klar, sauber und deutlich lesbar sein. Die Verarbeitung muss sauber und genau sein. Decken und Buchschnitte müssen frei von Klebstoff sein. Die herzustellenden Zeitschriftenbände müssen in Einbandart, Farbe und Prägung den bereits gebundenen Bänden derselben Zeitschrift entsprechen (Vorgabe durch Musterband). Bei erstmaliger Bindung einer Zeitschrift müssen in Bezug auf Einbandart, Farbe und Prägung die Vorgaben der Bibliothek eingehalten werden. Sonderleistungen (Anfertigen und Einkleben von Buchtaschen) erfolgen nur nach Vorgabe oder in Absprache der Bibliothek. Alle eingesetzten Materialien müssen alterungsbeständig sein. Keine Verwendung von Schmelzklebestoffe (s.g. Hotmelts) oder sonstigen Substanzen, die zu Schäden am Bindegut führen können. Verwendete Klebestoffe müssen grundsätzlich eine haltbare Bindung zwischen den zu verbindenden Oberflächen schaffen. Die Klebstoffe müssen haltbar und für die unterschiedlichsten Papiersorten verwendbar sein. Widerstandsfähigkeit gegen Schädlings- und Schimmelbefall ist ebenfalls erforderlich. Kollationieren der Zeitschriften. 2

3 Vorsatzpapier: Die flächenbezogene Masse des Vorsatzpapiers muss mindestens 120g/m 2 betragen und darf 160 g/m 2 nicht übersteigen. Die Alterungsbeständigkeitsanforderungen nach DIN ISO 9706:1995 müssen erfüllt werden. Bucheinbandpappe: mindestens 2,5 mm Buchbindergraupappe Einbandmaterial: English Buckram. Prägefolien müssen gut halten, dürfen nicht oxidieren und während der Lebensdauer der Bucheinbände klar lesbar bleiben. Die Kapitalbänder sollen aus Baumwolle oder Kunstseide sein. Die Abholung des Bindeguts sowie die Lieferung der angefertigten Zeitschriftenbände erfolgt nach Absprache in den Räumen der Bibliothek (Nockherstr. 2, München). Rücklieferung des fertigen Bindeguts 4 Wochen nach Auftragserteilung. Abholung des Bindeguts und Lieferung der angefertigten Zeitschriftenbände frei Haus beim Auftraggeber. C Leistungsbeschreibung im Einzelnen und Art der Aufgaben Die zu bindenden Zeitschriften weisen unterschiedliche Rückenstärken und -höhen auf. Der überwiegende Anteil der Zeitschriften wird in einem Band gebunden, mehrbändige Bindungswünsche sind ausgewiesen. In einem Einzelfall wird eine Einbanddecke mitgeliefert. Die herzustellenden Bände sollen in Farbe und Layout bereits gebundenen Bänden derselben Zeitschrift gleichen (d.h. Farbe des Einbands, Schrifttype und Farbe der Rückenprägung, Art der Zählung usw.). Dafür kann ein Musterband der Zeitschrift von der Bibliothek des Instituts mitgegeben werden. Für künftige Bindungen sind die Daten anzulegen oder Musterpappen anzufertigen (keine Musterpappenhaltung beim Auftraggeber). Kollationieren der Zeitschriften - Prüfung des Bindeguts auf Vollständigkeit (bei Unvollständigkeit ist vor dem Binden Rücksprache mit dem Auftraggeber zu halten und das Bindegut bis zur Komplettierung aufzubewahren). - Prüfung des Bindeguts auf Beschädigung. - Prüfung auf Titeländerungen, Änderungen im Aufbau der Zeitschrift und/oder der Jahrgangs-/Bandzählung (bei Änderungen ist vor dem Binden Rücksprache mit dem Auftraggeber zu halten). - Korrekte Platzierung von Titelblättern, Inhaltsverzeichnissen, Registern, Supplementen und anderen Beilagen (soweit vorhanden). - Entfernen von Klammern und dergleichen. - Entfernen von Werbung. Fächerklebebindung Buchblöcke müssen dreiseitig beschnitten, gerundet und abgeleimt werden. Buchblöcke sind so wenig wie möglich zu beschneiden. 3

4 Bei der Verarbeitung muss darauf geachtet werden, dass beim darauffolgenden Runden/Abpressen kein Qualitätsverlust entsteht. Vorsatzpapier mindestens 120g/m 2. Bucheinbandpappe: Buchbindergraupappe, mindestens 2,5 mm. Ganzgewebedecken. Als Einbandmaterial wird nur English Buckram akzeptiert. Einbandfarben nach Vorgabe des Auftraggebers. Kapitalband an Kopf- und Fußsteg jeden Buchrückens Prägung bis zu 10 Zeilen auf dem Buchrücken nach Vorgabe (Vorlage). Abholung und Lieferung frei Haus und Verwendungsort. Es steht dem Auftraggeber frei, Kontingente nach eigenem Ermessen in Aufträge unterschiedlicher Größe zu unterteilen. Aufwendige Einzelaufträge werden grundsätzlich vermieden. D Zeitlicher Ablauf der Arbeiten Der Leistungszeitraum der Rahmenvereinbarungen beginnt am und endet am Eine Option auf Verlängerung bis wird eingeräumt; beide Parteien müssen zustimmen. Die Aufträge werden innerhalb des Rahmenvertrages im Einzelnen vergeben. Die Fristen zur Erledigung der einzelnen Aufträge werden jeweils mit dem Auftragnehmer vereinbart und sind jeweils nach ca. vier Wochen zu liefern. Im Rahmen des angegebenen Leistungszeitraums erwarten wir Kontinuität. Gute Erreichbarkeit während der üblichen Bürozeiten setzen wir voraus. Die Terminierung erfolgt grundsätzlich mit der genannten Ansprechperson des jeweiligen Auftrags. E Preisangaben und Zahlungsmodalitäten Die Preise sind im Kostenplan (Anlage 3) je Band anzugeben und inklusive der bis zu 10 Zeilen betragenden Prägung sein. Mögliche Sonderleistungen, wie z. B. Einkleben von Taschen, müssen einzeln benannt und der Preis unter Angabe der Preiseinheit separat aufgeführt werden. Die jeweilige Mehrwertsteuer und die Konditionen (wie Skonti) sind in der Rechnung auszuweisen. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die erbrachte Leistung jeweils nach Abschluss eines jeden Auftrags in Rechnung. F Qualitätskontrolle Das DJI behält sich das Recht vor, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst zu prüfen oder durch von ihr benannte Einrichtungen/Firmen prüfen zu lassen. 4

5 G Vertraglicher Rahmen Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie das Angebot sind Vertragsbestandteile. Die Leistungsbeschreibung geht dem Angebot vor. Die Auftragsbedingungen des DJI sind Bestandteil der Auftragserteilung. Der Auftragnehmer haftet in jeder Hinsicht (technisch, wirtschaftlich, finanziell und rechtlich) für den mit dem Deutschen Jugendinstitut e. V. abgeschlossenen Vertrag. H Kündigung Die Rahmenvereinbarung kann jederzeit von einer der Parteien schriftlich zum Monatsende gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Bereits angenommene Aufträge sind fertigzustellen. I Fachliche Leistungsfähigkeit Das von dem Bieter (natürliche und juristische Personen) einzureichende Angebot muss Folgendes enthalten: a) Name bzw. Firmenname, Adresse (Sitz und Verwaltungsanschrift), Telefon- und Telefaxnummer, -Adresse; b) Nachweis einer Meisterqualifikation des Buchbinderhandwerks; ggf. Bestätigung der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach dem Recht des Mitgliedstaats, in dem der Bieter seinen Sitz hat; c) ggf. USt-Identifikationsnummer; d) Kontonummer, Name und Anschrift der Bank, BLZ, IBAN-Code; e) Ansprechpartner/in bei diesem Angebot (Name, Vorname, Funktion, Telefonnummer, Telefaxnummer, -Adresse, Dienstanschrift) sowie f) bei juristischen Personen außerdem: Rechtsform, Kopie des Handelsregisterauszugs, Name und Funktion der Mitglieder der Unternehmensleitung. J Ausschlusskriterien 1. Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, wenn Ausschlussgründe nach 123, 124 GWB vorliegen. 2. Die Bieter müssen nachweisen, dass keiner dieser Ausschlussgründe zutrifft. Die Bieter reichen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und mit Datum versehene Ehrenwörtliche Erklärung ein, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der oben genannten Situationen befinden. 5

6 K Termine: Ende der Angebotsfrist: , Uhr Ende der Bindefrist: Beginn der Leistungsfrist: Ende der Leistungsfrist: mit Verlängerungsoption L Bewertungskriterien und Gewichtung 1. 50% Qualität des Angebots 2. 50% Preis Gewichtung 1-10 Punkte M Einzureichendes Angebot Das Angebot ist unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung entsprechend aufzubauen und hat alle Leistungsmerkmale und die geforderten Ergänzungen/Alternativen zu enthalten. Der Bieter hat sich bei der Gestaltung seines Angebots an die in der Leistungsbeschreibung vorgegebene Struktur und geforderten Angaben zu halten. Zu jedem Punkt sind zweifelsfreie Angaben zu machen. Die Leistungsbeschreibung mit allen Detailanforderungen erkennen Sie mit Abgabe eines Angebotes an. Das Angebot ist in Deutsch zu verfassen, zu datieren und zu unterzeichnen. Das Angebot ist beim Deutschen Jugendinstitut mit allen in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Elementen in schriftlicher Fassung einzureichen (auf dem Postweg oder persönlich). Bevor Sie Ihr Angebot abschicken, kontrollieren Sie bitte, ob alle geforderten Angaben gemacht und Anlagen beigefügt wurden. Das Angebot muss bis , Uhr beim Deutschen Jugendinstitut eingegangen sein. Der verschlossene Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Nicht öffnen enthält Angebot: Buchbindearbeiten 2018 Deutsches Jugendinstitut e.v. Zentrale Verwaltung Nockherstraße München Die Bindefrist endet am

7 Anlage 2 AUFTRAGSBEDINGUNGEN Deutsches Jugendinstitut e.v., Nockherstraße 2, München 1 Leistung Der Auftraggeber ist berechtigt, sich jederzeit über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung zu unterrichten. Der Auftragnehmer wird die Arbeiten/Lieferung/Leistung unter Zugrundelegen des neuesten Erkenntnisstandes von Methoden, Technik etc. durchführen. Er gewährleistet die sachgerechte Sorgfalt. 2 Kosten Mögliche Fremdaufträge werden aus dem vereinbarten Preis gedeckt. Mit dem gezahlten Preis sind alle Ansprüche abgegolten. 3 Versteuerung/Sozialversicherung Die Pflicht zur Versteuerung sowie gegebenenfalls zur Sozialversicherung obliegt dem Auftragnehmer. 4 Sonderleistungen Nachträglich vom Auftraggeber geforderte Leistungen werden nach näherer Vereinbarung gesondert vergütet. 5 Kostenprüfung Kostenprüfungen können auch während der Laufzeit des Auftrages vorgenommen werden. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten alle Prüfungsrechte ein, die nach der VOPR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom in der jeweils gültigen Fassung zulässig sind. 6 VOL/B und VPÖA Soweit in diesen Auftragsbedingungen nichts anderes geregelt ist, gelten die "Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (Teil B der Verdingungsordnung für Leistungen -VOL-)" sowie die "VO PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VPÖA) vom " in der jeweils gültigen Fassung. 7 Abnahme Die Arbeit/Lieferung/Leistung wird von einem Beauftragten, in der Regel ein/e Beschäftigte/r des Auftraggebers, abgenommen. Erst nach der Abnahme beginnt die Zahlungsfrist für die vereinbarte Vergütung. 8 Nutzungsrechte (1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbare und räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an seinen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen ein. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere die in 15, 23, 87b) und 88 UrhG genannten Nutzungsarten sowie die Bearbeitung und Umgestaltung. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Nutzungsrecht Dritten zu übertragen oder ihnen ein einfaches Nutzungsrecht einzuräumen. Die Ausübung des Rückrufrechtes nach 41 UrhG wird für die Dauer von fünf Jahres ausgeschlossen. Soweit Dritte mit Arbeiten betraut werden, muss sich der Auftragnehmer von dem Dritten vertraglich das ausschließliche Nutzungsrecht einräumen lassen. Er stellt seinerseits den Auftraggeber von evtl. Ansprüchen Dritter frei. (2) Mitteilungen an die Presse oder Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder sonstigen Einzelheiten des vom Auftragnehmer zu erbringenden Werkes sowie jede sonstige Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit dem Werk sind allein dem DJI vorbehalten. Soweit der Auftragnehmer Dritte mit Arbeiten betraut, muss er sich von diesen entsprechende Rechte einräumen lassen und auf das DJI weiter übertragen. (3) Für den Fall der vorzeitigen Vertragsbeendigung gelten die Absätze (1) und (2) entsprechend für den bereits fertiggestellten Teil des Werkes. 7

8 9 Geheimhaltung (1) Der Auftragnehmer wird auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheit Verschwiegenheit bewahren. (2) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen und dergleichen, die dem Auftragnehmer in Ausführung dieses Auftrages zugänglich gemacht werden, dürfen ohne Zustimmung des Auftraggebers oder sonstiger Verfügungsberechtigter keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. (3) Veröffentlichungen über die im Rahmen des Vertrages gewonnen Erkenntnisse bedürfen der Genehmigung durch den Auftraggeber. 10 Kündigung (1) Auftraggeber und Auftragnehmer können den Vertrag auch aus wichtigem Grund kündigen. Als wichtige Gründe kommen insbesondere in Betracht: a) Erheblicher Dissens über Gestaltung und Durchführung des Auftrages, der eine weitere Zusammenarbeit unmöglich macht; b) Leistungsverzug von mehr als zwei Monaten. (2) Wird aus einem Grund gekündigt, den der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht ihm nur anteilige Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen zu, soweit diese Leistungen für den Auftraggeber verwertbar sind. (3) Wird aus einem Grund gekündigt, den weder der Auftraggeber noch der Auftragnehmer zu vertreten hat, so steht dem Auftragnehmer die Vergütung für die bis zur Kündigung geleistete Arbeit zuzüglich der Aufwendungen zu, die ihm aufgrund des Vertragsverhältnisses erwachsen. (4) Die bis zum Kündigungszeitpunkt vorliegenden Arbeitsergebnisse einschl. etwaiger Nutzungsrechte stehen dem Auftraggeber zu (vgl. 8 (3) ebenda). (5) Die Regelungen in 9 VOL/B bleiben hiervon unberührt. 11 Haftungsausschluss Der Auftraggeber darf aufgrund dieses Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet werden. Jede Haftung des Auftraggebers gegenüber Dritten für Schäden aller Art aus der Durchführung des Auftrages ist ausgeschlossen. 12 Datenschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Falls der Vertragsgegenstand auch die Bearbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, verpflichten Sie sich durch Annahme des Auftrages zur Wahrung des Datengeheimnisses nach 5 BDSG. Es ist Ihnen nach dieser Vorschrift untersagt, unbefugt personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit fort. Verstöße gegen das Datengeheimnis können nach 44, 43 Absatz 2 BDSG sowie nach anderen Strafvorschriften mit Freiheitsoder Geldstrafe geahndet werden. 13 Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. 14 Schlussbestimmungen Änderungen und/oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages/Auftrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen treten solche Regelungen, die in gesetzlich zulässiger Weise dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung am nächsten kommen. Entsprechendes gilt, wenn sich bei der Durchführung des Vertrages eine ergänzungsbedürftige Lücke ergeben sollte. Stand Heydrich/Freiberger 8

9 Anlage 3 Kostenplan Name, Vorname Firmenname des Bieters Firmenanschrift Name Ansprechperson Angebot: Telefon-Nr. Ansprechperson Angebot Leistung Preis in (netto) Preis in (brutto) Ganzleinenband mit Klebebindung (Preis pro Band) Bände in mitgelieferten Einbanddecken mit Klebebindung (Preis pro Band) Sonderleistung: - Preiseinheit: - Preiseinheit: Mehrwertsteuersatz Zahlungskonditionen (evtl. Skonti) Ort, Datum Unterschrift Bieter 9

10 Anlage 4 Ehrenwörtliche Erklärung Firma/Unternehmen: Vor- und Zuname: Straße: PLZ, Ort: Telefon: Fax: I. Hiermit wird erklärt, dass die Ausschlussgründe nach 123, 124 GWB zur Kenntnis genommen wurden und diese für den Bieter nicht vorliegen. II. Sollten Unterauftragnehmer zugelassen und beauftragt werden, so wird gewährleistet, dass auch bei diesen die unter I. genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen. Ort, Datum Vor- und Zuname Unterschrift 10