22. Fricktaler Gemeindeseminar / 8. Fricktalkonferenz 21. Januar 2016 GLOBALBUDGET SCHULE KÜTTIGEN - ROMBACH. Manfred Peier / Michaela Brühlmeier

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1 22. Fricktaler Gemeindeseminar / 8. Fricktalkonferenz 21. Januar 2016 GLOBALBUDGET SCHULE KÜTTIGEN - ROMBACH Manfred Peier / Michaela Brühlmeier

2 KENNZAHLEN SCHULE KÜTTIGEN-ROMBACH 2015/2016 o Anzahl Schüler/innen: 620 o Kindergartenkinder 130, Primarschule 360, Oberstufe 110 o Lehrpersonen: ca. 65 o Klassen: 32 in 2 Schulhäuser / Dorf und Stock mit SEREAL o 6 Kindergärten o Schulleitung: 195% o Schulsekretariat: 90% o Kanton Aargau - Schulpflege: 5 Personen (strategische Ebene) 2

3 ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN Struktur Kanton Aargau: o Schulpflege ist gegenüber der Gemeinde Küttigen für die zielorientierte, strategisch/politische Führung der Schule und der Kindergärten verantwortlich. Sie übt Arbeitgeber- und Aufsichtsfunktion aus. Die Schulpflege aus mit 5 Mitgliedern zusammengesetzt. (ohne Finanzkompetenz) o Der Gemeinderat ist Führungs- und Vollzugsorgan der Gemeinde Küttigen. Er verwaltet sowohl die Einwohnergemeinde als auch die Ortsbürgergemeinde. Er besteht aus fünf Mitgliedern. Jedes Gemeinderatsmitglied betreut einen bestimmten Verwaltungsbereich (Ressortsystem). Für die Finanzen der Schule ist der Gemeinderat zuständig. o Die Schulleitung ist der Schulpflege unterstellt. 3

4 WARUM HAT KÜTTIGEN MITGEMACHT? o 2007 suchte das Departement für Bildung, Kultur und Sport Gemeinden, die sich für das Projekt Führen mit Globalbudget interessieren. o Anfrage des Gemeinderates bei Schulpflege und Schulleitung, ob die Gemeinde Küttigen mitmachen solle. o Finanzielle Beteiligung und Unterstützung durch den Kanton o Interesse der Schule an Globalbudget war schon vor diesem Projekt vorhanden, obwohl, so glaube ich, niemand wusste, was alles dahintersteckt. 4

5 WARUM HAT KÜTTIGEN MITGEMACHT? Vorstellungen zum Globalbudget gab's folgende: o Das Geld einsetzen, wie man will. o Nicht jeder Kugelschreiber und Massstab durch alle Gremien bewilligen zu lassen. o Flexibilität für Lehrpersonen für das zur Verfügung stehende Geld haben o Statt budgetierte Bänke, halt lieber eine Maschine für den Werkunterricht anschaffen können. 5

6 VORAUSSETZUNGEN Sich einlassen auf etwas Neues: o Bereitschaft des Gemeinderates o Bereitschaft der Schulpflege o Bereitschaft der Schulleitung o Nach dem Entscheid der Behörden auch die Bereitschaft der Lehrpersonen o Erwartung: Als Führungsinstrument einsetzbar 6

7 AUFWAND FÜR DAS PROJEKT Vorlauf bis zur Einführung 1.5 Jahre Diese Zeitspanne ist empfehlenswert! Der Prozess soll durch möglichst viele Beteiligte mitgestaltet werden: o Gemeinderat o Schulpflege o Schulleitung o Lehrpersonen (aus jeder Stufe war jemand dabei) o Unterstützung durch externe Beratungsperson 7

8 INSTRUMENTE DES GLOBALBUDGETS Mit der Projektarbeit wurde klar, was alles hinter einem Globalbudget steckt: o Schulentwicklungs- und Ressourcenplan (SER) o Leistungsverzeichnis o Leistungsauftrag o Kontrakte: Leistungsvereinbarung und Rahmenkontrakt o Zwischenberichte (Quartalsberichte)und Schlussbericht 8

9 ZUM PROJEKTSTART o Erwähnte Unterlagen mussten erarbeitet werden o Leistungsziele formulieren in der Zusammenarbeit mit einer Gruppe von Lehrpersonen, einem Mitglied der Schulpflege, des Gemeinderates und der Schulleitung o Unterstützung durch die Beraterin war sehr wichtig. Wissen der Beraterin und Überzeugungskraft bei allen Beteiligten (auch Finanzverwalter) o Anliegen: Bestehende Grundlagen (z. Bsp. Leitbilder) sind mit neuen Instrumenten zu verbinden 9

10 BESTEHENDE RESSOURCEN EINBINDEN Folgende bereits an der Schule vorhandenen Dokumente/Ressourcen dienten als Grundlage: o Schulleitbild, CI Leitbild o Qualitätsleitbild o Strategische Ziele, QM Papiere o Mehrjahresplanungen, Schulprogramme o Statistische Daten aus Schulreports o Bestehende Finanzplanungen, Budgetvorgaben, Ansätze 10

11 AUFBAU UND GLIEDERUNG DES BUDGETS IN ÜBERSICHT Deckungsbeitrag I ca. 72 % Personal und Sachkosten exogen nicht beeinflussbar 90% Lehrerlöhne Beiträge an Gemeinden usw endogen beeinflussbar 10% z.b. Lehrmittel Reisen Lager Weiterbildung Deckungsbeitrag II ca 23 % Infrastrukturkosten exogen 100% endogen 0% Deckungsbeitrag III ca 5 % Verwaltungskosten exogen Sitzungsgelder Spfl. und Kommissionen 20% endogen Löhne SSA und Sekr 80% 11

12 GLOBALBUDGET ALS FÜHRUNGSINSTRUMENT "Volk" als Leistungsfinanzierer Schule als Leistungserbringer Schulpflege als Leistungskäufer Terminierung Zielorientierung Globalbudget OE/UE/Personalführung Mehrjährige Planung, ca. 4 Jahresrhythmus Mittelfristige, strategische Zielsetzungen Schulentwicklungs- und Ressourcenplan (SER) Definition von strategischen Zielen und deren Umsetzungsstandards Finanzplan Qualitätsmanagement Schulen Aargau über Q2E: Qualität durch Evaluation und Entwicklung Leitbilder, Schulprogramm 1 Jahres Planung Definition von Jahreszielen - Etappenziele Leistungsverzeichnis, Leistungsauftrag, Leistungsvereinbarung und Jahresbudget mit Kostenrechnung Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen, Weiterbildungen, individuelle und institutionelle Wärend des laufenden Jahres Standortbestimmungen Leistungsmessung und Rechenschaftslegung Quartalsberichte Schlussbericht Feedbackkultur, kollegiale Hospitationen, Unterrichtsbesuche 12

13 SCHNITTSTELLE : SER QUALITÄTSMANAGEMENT UND SCHULPROGRAMM DER SCHULE Schulentwicklungs- und Ressourcenplan QM - Schulprogramm Erweitertes Qualitätshandbuch - Struktur- und Organisationsbeschrieb, aktuelle Kennzahlen zum Geschäftsfeld - Darstellung der mittelfristigen strategischen Schulentwicklungsziele, operative Umsetzung - Analyse der Angebote, Stärken/Schwächen - Darstellung des Q-Managements, Spirit d. Schule, Leitgedanken, Weiterentwicklungen - Deklaration der Qualität anhand v. Leistungen - Ressourcendarstellung und Planung (personell, materiell und finanziell) Verknüpfung von Qualität mit zur Verfügung stehenden Ressourcen 13

14 Leitbild Q-Leitbild: In sozialen Übungsfeldern lernen die Schülerinnen und Schüler, Verantwortung für sich und die Gruppe zu übernehmen. 4 Jahre Strategisches Ziel: In den kommenden 4 Jahren wird ein Schülerrat im Schulzentrum Stock konzipiert und aufgebaut. 1 Jahr Operative Umsetzung: Eine Steuergruppe nimmt sich der Weiterentwicklung des Klassenrates auf allen Stufen an (Voraussetzung für Umsetzung Schülerrat) und plant entsprechende interne Weiterbildungsangebote. Leistung unter Jahr Leistung: Jede Klassenlehrperson führt mindestens alle 14 Tage einmal eine stufenspezifische Form eines Klassenrates durch. 14

15 "Volk" als Leistungsfinanzierer Schule als Leistungserbringer Schulpflege als Leistungskäufer Terminierung Zielorientierung Globalbudget OE/UE/Personalführung Mehrjährige Planung, ca. 4 Jahresrhythmus Mittelfristige, strategische Zielsetzungen Schulentwicklungs- und Ressourcenplan (SER) Definition von strategischen Zielen und deren Umsetzungsstandards auf Ebene des Qualitätsleitbildes Qualitätsmanagement Schulen Aargau über Q2E: Qualität durch Evaluation und Entwicklung, Schulprogramme 1 Jahres Planung Definition von Jahreszielen - Etappenziele Leistungsverzeichnis, Leistungsauftrag, Leistungsvereinbarung und Jahresbudget mit Kostenrechnung Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen, Weiterbildungen individuelle und institutionelle Wärend des laufenden Jahres Standortbestimmung en Leistungsmessung und Rechenschaftslegung Quartalsberichte Schlussbericht Feedbackkultur, kollegiale Hospitationen, Unterrichtsbesuche 15

16 DAS LEISTUNGSVERZEICHNIS o Das Leistungsverzeichnis ist unterteilt in 5 Leistungsgruppen: Kindergarten, Primarstufe, Oberstufe, ausserschulische Betreuung und schulergänzende Angebote o Zu jeder Leistungsgruppe werden Leistungen ausgewiesen. Diese sind definiert durch eine übergeordnete Zielsetzung, einen Qualitätsanspruch und einen smarten Indikator/Standard 16

17 AUFBAU DES LEISTUNGSVERZEICHNISSES 5 Leistungsgruppen Kindergraten Primarstufe Oberstufe Ausserschulische Betreuung Unterricht I - Struktur und Organisation Unterricht II - Inhaltliche Ausrichtung Integrative Schulung Personalführung und Förderung Unterricht I - Struktur und Organisation Unterricht II - Inhaltliche Ausrichtung Integrative Schulung Personalführung und Förderung Unterricht I - Struktur und Organisation Unterricht II - Inhaltliche Ausrichtung Integrative Schulung Verkehrsinstruktionen Öffentlichkeitsarbeit Öffentlichkeitsarbeit Öffentlichkeitsarbeit Personalführung und Förderung Aufgabenhilfe Freizeit Schulergänzende Angebote Musikschule Schulgesundheit Schulsozialarbeit Schulsekretariat 17

18 1. Beispiel für die Kindergarten- Primar- und Oberstufe Leistung Unterricht II: Inhaltliche Ausrichtung Leistungsgruppe Unterricht II: Inhaltliche Ausrichtung Strategie: Unterrichtsentwicklung als steter Prozess Ziel Feedbackprozesse fördern als wichtiges Element der Qualitätssicherung der Schule vor Ort Q- Anspruch Indikator An unserer Schule führen wir regelmässig Schülerfeedbacks durch. Jede LP führt mindestens eine stufengerechte Schülerfeedbackform pro Semester in einer Klasse durch. 18

19 2. Beispiel für die Kindergarten- Primar- und Oberstufe Leistung Personalführung und Förderung Leistungsgruppe Personalführung und Förderung Strategie: Erhaltung von Arbeitsqualität und Zufriedenheit Ziel Mitarbeiter in ihrer Weiterentwicklung fördern Q- Anspruch Offenheit und die Bereitschaft für eine aktive, persönliche und professionelle Weiterentwicklung sind für uns selbstverständlich. Leistung Jede Lehrperson ist zur Teilnahme an institutionellen Weiterbildungen verpflichtet. Anstellung unter 25%: Nach Absprache mit der SL Anstellung 25%-50%: 2 Halbtage pro Schuljahr Anstellung über 50%: 4 Halbtage pro Schuljahr 19

20 SCHNITTSTELLE LEISTUNGEN PERSONALFÜHRUNG Leistung Jede LP führt mindestens eine stufengerechte Schülerfeedbackform pro Semester in einer Klasse durch. Jede Lehrperson ist zur Teilnahme an institutionellen Weiterbildungen verpflichtet. MAG mit Zielvereinbarung Leistungserreichung wird regelmässig überprüft, Verbindlichkeit hergestellt Abfrage als Teil des Mitarbeitergesprächs Vorlegen von Nachweisen möglich Steuerung über Zielvereinbarungen Einschätzung zu bestimmten Bereichen erfolgt auch über Unterrichtsbesuche und neu entwickelte Kompetenzkarten zum Q- Leitbild 20

21 "Volk" als Leistungsfinanzierer Schule als Leistungserbringer Schulpflege als Leistungskäufer Terminierung Zielorientierung Globalbudget OE/UE/Personalführung Mehrjährige Planung, ca. 4 Jahresrhythmus Mittelfristige, strategische Zielsetzungen Schulentwicklungs- und Ressourcenplan (SER) Definition von strategischen Zielen und deren Umsetzungsstandards auf Ebene des Qualitätsleitbildes Qualitätsmanagement Schulen Aargau über Q2E: Qualität durch Evaluation und Entwicklung, Schulprogramme 1 Jahres Planung Definition von Jahreszielen - Etappenziele Leistungsverzeichnis, Leistungsauftrag, Leistungsvereinbarung und Jahresbudget mit Kostenrechnung Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen, Weiterbildungen individuelle und institutionelle Wärend des laufenden Jahres Standortbestimmung en Leistungsmessung und Rechenschaftslegung Quartalsberichte Schlussbericht Feedbackkultur, kollegiale Hospitationen, Unterrichtsbesuche 21

22 LEISTUNGS - CONTROLLING Quartalsberichte jeweils im Juni, September und Dezember o Leistungserfüllung: Einschätzung durch Lehrpersonen oder durch Schulleitung je nach Leistung o IST Zustand wird erhoben. o IST SOLL Vergleich auf Ebene Leistungserfüllung, wie auch auf Ebene Kostenrechnung o Kommentare zu Abweichungen werden angefügt. 22

23 GLOBALBUDGET - ZYKLUS Rahmenkontrakt Juni SER, neues Budget und Leistungsauftrag gehen an SPF, erster Q-Bericht laufendes Budget wird erstellt April /Mai Erstellung des neuen Budgets des kommenden Jahres Juli/August Übergabe des neuen Budgets an Gemeinderat für Budgetdebatte, Quartalsbericht II im Sept Januar Freigabe neues Budget und Erstellen der Vereinbarung aufgrund des Nettokredits, Schlussbericht altes Budget Dezember Genehmigung neues Budget mit allen Unterlagen an der Gemeindeversammlung Quartalsbericht III altes Budget 23

24 ERHEBUNG BEI DEN LEHRPERSONEN 24

25 TOOL SCHULLEITUNG 25

26 QUARTALSBERICHTE 26

27 POSITIVE VERÄNDERUNGEN IN DER ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN o Projektarbeit mit allen Beteiligten zeigte bei den Gemeinderäten mehr Verständnis für die schulischen Anliegen. o Z. Bsp. wurde ganz klar, dass die Schule am meisten Personal beschäftigt. o Führen von bis zu 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Geld für Weiterbildungen) o Einführung der Schulsozialarbeit o Kosten pro Schüler sind ersichtlich o Zusammenarbeit ist offener geworden o Ein jährlicher Austausch mit Gemeinderat, Schulpflege und Schulleitung ist eingeplant. 27

28 VERÄNDERUNGEN IN DER ZUSAMMENARBEIT MIT DEN BEHÖRDEN Vor Einführung Globalbudget: o Das Budget der Schule wurde vor Einführung des Globalkredites von beiden Gremien im Detail geprüft. ( z. B. Müssen diese Tische wirklich angeschafft werden, usw.). o Gemeinderat schlug oft andere Sparmassnahmen als die Schulpflege vor. o Zusammenarbeit war erschwert. Nach Einführung Globalbudget: o Die Diskussionen werden nicht mehr im Detail geführt. o Globalkredit soll sich im Rahmen des Vorjahres bewegen. Erhöhungen werden im Budget begründet (z. B. Lehrmittelpreise usw.). 28

29 EINFLUSS AUF SCHULFÜHRUNG Nach Einführung: o Auseinandersetzung mit allen Konten o Vernetzteres Denken gefördert Kostenbewusstsein gefördert: o Externe Kosten für Schüler, die nicht in der Gemeinde beschult werden o Bewusstsein für die Höhe von exogenen Kosten o Zusammenhang: Ganzes Gemeindebudget und Schulbudget o Mehr Einblick in die betrieblichen Kosten (Bau und Unterhalt der Liegenschaften) 29

30 CHANCEN UND NUTZEN o Über Leistungsziele wird die Entwicklung der Schule/des Unterrichtes zielgerichtet und verbindlich unterstützt. Sie ist dadurch auch wirksamer! (Output-Controlling) Voraussetzung ist deren Akzeptanz. Partizipative, breit abgestützte Erarbeitung über Steuer- oder Projektgruppen ist ausschlaggebend. o Standards sind verbindlich und können überprüft werden. Wiederkehrende Aushandlungsdiskussionen im Team erübrigen sich (bspw. müssen wir wirklich zwei Exkursionen im Jahr machen). Schulführung wird gestärkt! o Globalbudget - Gewinn ist beliebig einsetzbar (bspw. Nachtessen begleichen, Teamausflug zahlen, div. spezielle Anschaffungen tätigen) o Transparenz und Verantwortung gegenüber Leistungsfinanzierer (Gemeinde, Volk) 30