WinZD im Verwaltungsnetz der LHSt München

Transkript

1 WinZD im Verwaltungsnetz der LHSt München Beim Umgang mit dem Zeugnisprogramm WinZD im Verwaltungsnetz der LHSt München sind einige Punkte zu beachten. Die vier wichtigsten stehen auf dieser Seite. Für den Ablauf der Tätigkeiten sind mehrere Merkblätter angehängt. 1) Im Gegensatz zu den anderen WinSV-Programmen (SD, LD, KD, ) wird das Programm WinZD in Laufwerk c:\winsv\zd (also lokal auf dem jeweiligen PC) installiert und zentral upgedatet. Sobald es ein Update gibt, wird dieses möglichst schnell auch im Verwaltungsnetz verfügbar sein. Eine eigene Information dazu gibt es nur bei grundlegenden Änderungen. Bereits vorhandene Daten werden durch ein Update nicht gelöscht. 2) Nach vollständiger Aufbereitung der Zeugnisdaten in WinSD werden die Daten aller Klassen in einem Arbeitsgang an WinZD übergeben. Damit kann ab diesem Zeitpunkt unabhängig von WinSD gearbeitet werden. Der Export einzelner Klassen ist ungeeignet und führt zu Fehlern bei der Datenübernahme auf die Rechner der Lehrkräfte. Der Exportvorgang schlägt im Pfad p:\nnnn\winsv\zd\ (nnnn=4-stellige Schulnummer) einen Ordner mit einem Namen nach folgender Struktur vor: Daten_Zeugnisart+Zeugnisjahr p:\nnnn\winsv\zd\daten_z14 oder Daten_J14. Dieser Vorschlag sollte übernommen werden, denn so sind die Daten sicher und alle Verwaltungs-PCs können auf die Daten zugreifen. 3) Bei der Übergabe der Zeugnisdaten von WinSD nach WinZD wird in den schulischen Daten nur das zuletzt eingetragene Zeugnisdatum mit übergeben. Für einzelne Klassen oder Schüler werden aber ein abweichendes Zeugnisdatum benötigt: - GS: Zwischenzeugnis und Zwischeninformation zum Leistungsstand in der 4. Jgst. - MS: Jahreszeugnis und Abschlusszeugnis/Entlasszeugnis. Abhilfe: Bereiten Sie alle Klassen in WinSD mit einem einheitlichen Zeugnisdatum vor (z. B. das Datum des Zwischenzeugnisses) und spielen Sie die Daten wie gewohnt für WinZD aus. In WinZD: Rufen Sie über Datei -> Klassen die Klassendaten für die Klassen auf, die ein abweichendes Zeugnisdatum erhalten sollen (z. B. die 4. Klassen für den Zwischenbericht) und tragen Sie dort jeweils im Feld Zeugnisdatum das gewünschte Datum ein. WinZD im Verwaltungsnetz Seite 1

2 In WinZD kann an drei verschiedenen Stellen ein Zeugnisdatum hinterlegt werden: bei den Schuldaten (Datei -> Schuldaten/Zeugnisdatum), bei den Klassendaten (Datei -> Klassen) und individuell beim Schüler (Datei -> Schüler). Beim Zeugnisdruck prüft WinZD nun auf vorhandene Eintragungen für das Zeugnisdatum in folgender Reihenfolge: beim Schülerdatensatz bei den Klassendaten zuletzt bei den schulischen Daten. 4) Werden nach der Ausspielung neue Schüler in eine Klasse aufgenommen, dann gehen Sie wie in Anhang S. 9 beschrieben vor. WinZD im Verwaltungsnetz Seite 2

3 WinZD im Verwaltungsnetz Seite 3

4 WinZD im Verwaltungsnetz Seite 4

5 Am Ende der Datenübergabe kommt noch die Meldung, dass das Programm WinZD nicht gefunden wird. Es erscheint folgendes Fenster Wo befindet sich WinZD.exe?. Hier wählen Sie folgenden Pfad aus: c:\winsv\zd und markieren die Datei WINZD.EXE. Dann klicken Sie auf Öffnen. Danach wird die Ausspielung der Daten für das Zeugnisprogramm abgeschlossen. An diesem Computer findet das Zeugnisprogramm jetzt die Zeugnisdaten automatisch. Achtung: Wenn Sie von anderen Verwaltungsrechnern (an denen die Datenausspielung nicht durchgeführt wurde) auf die Zeugnisdaten zugreifen wollen bzw. wenn das Zeugnisprogramm die Zeugnisdaten nicht findet, gibt es zwei Möglichkeiten. 1. Das Programm bietet im Fenster alte Datenausspielungen an. Eine davon wird ausgewählt und das Zeugnisprogramm ist funktionsbereit. Rufen Sie den Menüpunkt Datei Datendatei wechseln auf und wählen Sie im folgenden Fenster den entsprechenden Pfad aus, z.b. p:\nnnn\winsv\zd\daten_z14. (nnnn=schulnummer) Wurden aus der Schülerdatei mehrere Ausspielungen für den gleichen Zeugnistermin vorgenommen, so befinden sich in diesem Verzeichnis Ordner mit dem jeweiligen Datum der Ausspielung. Wechseln Sie dann in den aktuellsten Ordner. WinZD im Verwaltungsnetz Seite 5

6 Hier wählen Sie die Datei ALDATZ.DAT aus und klicken auf Öffnen. 2. Sind keine Zeugnisdaten vorhanden, erscheint folgendes Fenster. Hier klicken Sie auf Abbrechen, dann erscheint das gleiche Fenster wie bei Datendatei wechseln (weiteres Vorgehen s.o.). WinZD im Verwaltungsnetz Seite 6

7 Sie klicken in diesem Fenster auf Pfad ändern und wählen im nächsten Fenster den USB-Stick in Ressourcen\Wechseldatenträger\ Kingston aus WinZD im Verwaltungsnetz Seite 7

8 Sie klicken in diesem Fenster auf Pfad ändern und wählen dann den USB-Stick in Ressourcen\Wechseldatenträger\ Kingston aus. WinZD im Verwaltungsnetz Seite 8

9 Einen Schüler/eine Schülerin nachträglich in den Zeugnisdatenbestand von WinZD aufnehmen. Häufig muss für zugezogene Schüler/innen nach der Übergabe der Zeugnisdaten an die Lehrkräfte noch ein Zeugnis geschrieben werden. Es ist fehleranfällig und zeitaufwändig, in solchen Fällen den Datenbestand in WinSD neu zu erzeugen, einen neuen Datenbestand an WinZD und dann an die Lehrkräfte zu übergeben. Einfacher ist es, die Betroffenen in den Datenbeständen der Lehrkräfte und im zentralen Bestand der Schule vorläufig manuell zu erfassen. Damit Daten problemlos transportiert werden können, müssen nachträglich im häuslichen Bestand der Lehrkräfte erfasste Schüler/innen im zentralen Bestand der Schule bereits vor dem Datenimport existieren. Folgendes Vorgehen ist zu empfehlen: 1. Nachträgliches Erfassen im häuslichen Datenbestand der Lehrkraft - Schüler/in in WinZD neu erfassen unter DATEI Schüler betroffene Klasse auswählen geeigneten Schüler auswählen - Schaltfläche NEU leert Maske für Neueingabe - alle Daten erfassen und durch Anklicken der Schaltfläche schließen speichern Für die so nacherfassten Schüler/innen können wie gewohnt Zeugnisse erstellt werden. 2. Nachträgliches Erfassen im zentralen Datenbestand der Schule Vorgehen wie bei 1. Erst dann können die Daten der Lehrkraft in den zentralen Bestand der Schule übernommen werden. WinZD im Verwaltungsnetz Seite 9