Innere Kündigung schon am ersten Arbeitstag?

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1 Innere Kündigung schon am ersten Arbeitstag? Integration / Rationalisierung und Zeitdruck führen oft dazu, dass die Einführung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen stiefmütterlich behandelt wird. Für ihre rasche Einarbeitung und soziale Integration sind unterstützende Massnahmen aber sehr wichtig. Dr. Robert Zaugg * Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor? Der erste Arbeitstag: Sie haben sich schon seit längerer Zeit in Gedanken mit diesem Tag beschäftigt und treten nun voller Erwartung Ihre neue Arbeitsstelle an. Obwohl Sie topmotiviert sind, verspüren Sie eine gewisse Unsicherheit. Sie wissen nicht genau, was Sie erwartet. Sie stellen sich unter anderem die folgenden Fragen: Was genau werden meine künftigen Aufgaben sein? Kann ich den an mich gestellten Anforderungen genügen? Was für Menschen sind meine zukünftigen Kolleginnen und Kollegen? Enttäuschung am ersten Arbeitstag Voller Erwartungen betreten Sie das Unternehmen und erleben schon beim Empfang eine erste Enttäuschung. Niemand ist über Ihr Kommen informiert. Anschliessend werden Sie in Ihre Abteilung begleitet und müssen zuerst einmal einige Minuten warten. Ihr zukünftiger Chef ist leider auslandsabwesend und der mit Ihrer Einführung betraute Mitarbeiter in ein längeres Telefongespräch verwickelt. Nach einiger Zeit werden Sie dann in einem Sitzungszimmer mit Organigrammen und dem Hinweis konfrontiert, dass Ihr Vorgesetzter übermorgen die richtige Einführung vornehmen werde. Anschliessend beginnt die Suche nach einem Platz, an dem Sie arbeiten können. Schliesslich sitzen Sie vor einem Stapel alter Geschäftsberichte und fragen sich mit Recht: Was tue ich hier? Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters muss nicht zwangsläufig so verlaufen. Wissenschaft und Praxis haben schon seit längerem Konzepte entwickelt, die Menschen helfen sollen, sich möglichst schnell im Unternehmen und ihrem Aufgabenbereich zurechtzufinden. Die Einführung neuer Mitarbeiter lässt sich grob in vier Phasen einteilen: 1) die Bewerbungsphase, 2) die Phase zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsantritt, 3) der erste Arbeitstag und schliesslich 4) die Probezeit und Integration. * Dr. Robert Zaugg ist Wirtschaftswissenschafter und Lehrbeauftragter der Universität Bern. Adresse des Autors: Institut für Organisation und Personal der Universität Bern, Engehaldenstrasse 4, 3012 Bern, robert.zaugg@iop.unibe.ch Dr. Robert Zaugg, Universität Bern 1

2 Phase 1: Bewerbung Die Einführung eines potentiellen Mitarbeiters beginnt bereits vor dem ersten Vorstellungsgespräch. Der Bewerber nimmt die Unternehmung über das Inserat, den Briefwechsel und die Medien bewusst oder unbewusst wahr. Möglicherweise kommuniziert er mit Freunden und Kollegen und versucht auf diesem Weg, an zusätzliche Informationen zu kommen. Das Image der Unternehmung spielt zu diesem Zeitpunkt eine bedeutende Rolle. In den Vorstellungsgesprächen mit Personalverantwortlichen oder Linienvorgesetzten können dann Informationen zur Unternehmung, dem Aufgabengebiet, der Abteilung sowie den Arbeits- und Vertragsbedingungen erfragt bzw. mitgeteilt werden. Leider werden Interviews als Möglichkeit einer Ersteinführung selten genutzt. Die Selbstdarstellung von Unternehmung und Bewerber stehen häufig im Vordergrund. Phase 2: Wartezeit Zwischen dem Vertragsabschluss und dem Stellenantritt setzt sich der neue Mitarbeiter intensiv mit seinem künftigen Arbeitgeber und seiner Arbeitsstelle auseinander. Er stellt sich Fragen nach den Arbeitsbedingungen, den Anforderungen der Stelle, dem Arbeitsklima, den Karriereaussichten und der Akzeptanz im Team. Eine vom Institut für Organisation und Personal der Universität Bern bei Personalverantwortlichen der 100 grössten Unternehmungen der Schweiz durchgeführte Umfrage zeigt, dass die Mehrheit der Unternehmungen zwischen Vertragsabschluss und dem ersten Arbeitstag auf irgend eine Weise Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufnehmen. Dieser Kontakt wird häufig über den Versand von Informationsmaterial (Broschüren, Mitarbeiterzeitung, Einführungshandbuch etc.) hergestellt. Etwas seltener besteht die Möglichkeit zum persönlichen Kontakt zu vorherigen Stelleninhabern bzw. zukünftigen Kollegen. Auf die Frage nach der Bedeutung von Massnahmen in der Vorbereitungsphase bewerten Personalverantwortliche die Erstellung eines Einführungsplanes und die Information der Mitarbeiter (Arbeitsgruppe, Vorgesetzte, Empfang etc.) über den Neueintritt als sehr wichtig. Zusätzlich wird die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und des Einführungsgesprächs hervorgehoben. Dr. Robert Zaugg, Universität Bern 2

3 Massnahmen in der Vorbereitungsphase Erstellung Einführungsplan 3.83 Mitarbeiterinformation 3.83 Vorbereitung Arbeitsplatz 3.73 Vorbereitung Einführungsgespräch 3.58 Bereitstellung 1. Aufgabe 3.52 Bestimmung Pate/Patin 3.51 Erstellung Aufgabenkatalog 3.47 Ausführung Mutationen 3.34 Erstellung Ausbildungsplan 3.07 Organisation 1. Mittagessen 3.03 Besorgung Geschenk Skala: 4=sehr wichtig, 3=eher wichtig, 2=eher unwichtig, 1= völlig unwichtig IOP-Universität Bern Ein schriftlich festgelegter Einführungsplan hat gegenüber einer weniger formalisierten Einführung den Vorteil, dass dessen Massnahmen planbar, transparent und kontrollierbar sind. Da eindeutig bestimmt werden kann, wer wann was zu tun hat, ist sichergestellt, dass wichtige Massnahmen wie etwa die Vorbereitung des Arbeitsplatzes nicht in Vergessenheit geraten. In der Praxis kommen häufig standardisierte Checklisten zum Einsatz. Phase 3: Erster Arbeitstag Am ersten Arbeitstag kommen die Vorbereitungen in Phase 2 zum tragen. Der neue Mitarbeiter wird begrüsst, seinen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt, über seine Funktion informiert und mit den Räumlichkeiten vertraut gemacht. In dieser Phase geht es vor allem darum, dem Neuen Orientierungshilfen an die Hand zu geben, die es ihm erlauben sich zurechtzufinden. Neben den aufgeführten Massnahmen sind noch das Einführungsgespräch und die Bekanntmachung mit dem zugeteilten Paten speziell zu erwähnen. Dr. Robert Zaugg, Universität Bern 3

4 Willkommen heissen Vorstellungsrunde Über Funktion orientieren 1. Erfolgserlebnis verschaffen Räumlichkeiten zeigen Unterlagen übergeben Gemeinsam zu Mittag essen Über Arbeitszeit informieren Allgemeine Aufgaben erklären Nach persönlicher Situation fragen Information über Sicherheitsvorschriften Verhaltensregeln erklären Organigramm vorstellen Aministratives erledigen Auf interne Informationsmittel hinweisen Soziale Institutionen vorstellen Mitarbeitervergünstigungen erklären Vorschlagswesen vorstellen Massnahmen am ersten Arbeitstag Skala: 4=sehr wichtig, 3=eher wichtig, 2=eher unwichtig, 1= völlig unwichtig IOP-Universität Bern Das Einführungsgespräch findet in der Regel mit dem Vorgesetzten statt. Es sind aber auch Gespräche im Arbeitsteam denkbar. In diesen Gesprächen wird der neue Mitarbeiter über aktuelle Aufgaben und Projekte, Abteilungsinternes (Sitzungen, Termine etc.) und seine erste konkrete Aufgabe informiert. Diese Aufgabe muss so angelegt sein, dass sie im Laufe des ersten Arbeitstages zu bewältigen ist und dem neuen Mitarbeiter ein erstes Erfolgserlebnis vermittelt. Phase 4: Probezeit und Integration Nach dem ersten Arbeitstag beginnt sich der neue Mitarbeiter in sein neues Tätigkeitsfeld einzuarbeiten. Feedback erleichtert ihm die Einarbeitungsphase und signalisiert ihm, ob er die Sache richtig anpackt. In einem Feedbackgespräch können beispielsweise die folgenden Punkte besprochen werden: Allgemeines Wohlbefinden, Probleme bei der Einarbeitung, Beurteilung des bisher Geleisteten, Verfügbarkeit von Informationen, Kompetenzordnung und Weisungsbefugnisse. Die Probezeit wird in der Regel mit einer systematischen Probezeitbeurteilung abgeschlossen. Auch nach der Probezeit ist der neue Mitarbeiter meistens noch nicht vollständig integriert. Die soziale Einbindung in das Team und in das Unternehmen benötigt viel Zeit. Die letzte Phase des Einführungsprozesses ist dann abgeschlossen, wenn eine innere Bindung zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Unternehmen besteht. Er versteht und akzeptiert die Unternehmensziele, ist motiviert, einen Beitrag zur Erfüllung der Ziele zu leisten und hat Interesse an einer längeren Beschäftigungsdauer. Wie Unternehmen mit ihren neuen Mitarbeitern umgehen, ist vor allem eine Frage der Unternehmungskultur. Es genügt nicht, Konzepte zu entwerfen und Dr. Robert Zaugg, Universität Bern 4

5 Hochglanzbroschüren zu drucken. Die Vorgesetzen müssen erkennen, dass die Einführung neuer Mitarbeiter eine wichtige Führungsaufgabe ist, und sich entsprechend Zeit nehmen. Die Neuen müssen Fehler machen dürfen und sollten laufend ein Feedback erhalten. Eine offene Kommunikationskultur ermöglicht ein rasches Lernen und Integrieren. Tips für den Stellenwechsel Bereiten Sie sich gut auf die Vorstellungsgespräche vor und überlegen Sie, was Sie über Ihren neuen Arbeitgeber wissen möchten. Sammeln Sie bereits vor dem Stellenantritt aktiv Informationen zum neuen Arbeitgeber. Fragen Sie nach dem Vertragsabschluss nach einem Ansprechperson, die Sie in der Zeit bis zum Stellenantritt jederzeit kontaktieren können. Lassen Sie sich vor dem Stellenantritt Unterlagen zur Unternehmung (z. B. Geschäftsberichte) und zu Ihren Arbeitsbedingungen (z. B. Pensionskassen- Reglement) zusenden. Sie haben dann genügend Zeit, diese Dokumente in Ruhe zu studieren. Erkundigen Sie sich, wer Ihnen als Pate/Patin zur Seite steht und Ihnen hilft, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden. Prüfen Sie nach dem Stellenantritt regelmässig, ob Ihre Erwartungen an die Stelle mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen. Wenn Diskrepanzen bestehen, sollten Sie das Gespräch mit Ihren Vorgesetzten suchen. Verlangen Sie die Durchführung eines Probezeitgesprächs und bereiten Sie sich gut auf dieses Gespräch vor. Hören Sie aufmerksam zu, stellen Sie viele Fragen und zeigen Sie Interesse, ohne sich jedoch anzubiedern. Dr. Robert Zaugg, Universität Bern 5