CRM gesucht, Unternehmenslösung gefunden.

Transkript

1 Customer Relationship Managementsysteme für KMU 12. Mai :30 bis 18:00 Uhr IHK Köln Die CRM-Einführung bei einem kleineren Unternehmen aus Köln: CRM gesucht, Unternehmenslösung gefunden. Qualitus GmbH Widdersdorfer Str Köln Tel.: Fax.: Marion Götte-Schuld poin.t GmbH software and electronic media GmbH Bachstraße Köln Tel.: Fax.: Toni Schmitz T.Schmitz@work4all.de

2 Teil 1: Ausgangslage und Problemdarstellung Die Qualitus GmbH ist ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern aus Köln im Bereich E-Learning. Hier die unterschiedlichen Geschäftsfelder: Qualitus wuchs in den letzten drei Jahren überdurchschnittlich (von 7 auf 20 MA), das Wachstum brachte die naheliegenden Organisationsprobleme mit sich. Von der Geschäftsführung wurde parallel zur Einführung des CRM eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung konzipiert.

3 Zu viele Datenquellen Ausgangsbasis ist ein gewachsenes System mit unterschiedlichen Datenquellen und teilweisen Redundanzen: Das Marketing arbeitet mit Outlook-Adressen, zusätzlich existieren Excel-Listen für Kampagnen/Aktionen/Messerückläufer. Der Vertrieb bedient sich ebenfalls Outlook, schreibt Angebote in Microsoft Word. Die Fakturierung und Auftragsbearbeitung geschieht in Lexware, auch die vorbereitende Fibu. Das Controlling wird wiederum in Excel gemacht, leider muss man die Zahlen manuell aus der Fakturierung übertragen. Auch planerische Zahlen (Verkaufschancen, Fore-Cast etc.) werden weitestgehend über Excel gepflegt. Eine Software fürs Projektmanagement fehlt noch. Die externe Fibu (Datev) ist für die Kundenseite über Schnittstelle angebunden. Weitere Programme mit Datenhaltung: Banking

4 Die Suche nach einer CRM Software Die Einführung des CRM geschah zweimal, ein erster Anlauf mit einem Browser-basierenden System scheiterte. Im Herbst 2010 wurde dann eine Anforderungsliste ( Pflichtenheft ) erstellt und die Suche nach einem System gestartet. In Kurzform: Angebote Rechnungen Zahlungsverkehr Mahnwesen Artikelverwaltung Bestellungen bei Lieferanten Kundendatenbank Umsatzstatistiken Liquiditätsplanung Fazit: Allround-Software im kaufmännischen Bereich. Hinweis: Sie haben Recht! Das ist ja eigentlich nicht CRM, das ist eine Komplettlösung. Aber unsere Erfahrung in diesem Bereich deckt sich mit diesem konkreten Fall: Suchen Sie die integrierte Unternehmenslösung, CRM ist zu wenig!

5 Teil 2: work for all! Die poin.t GmbH ist ein Softwarehaus aus dem Kölner Westen, wie Qualitus etwa 20 festangestellte Mitarbeiter. Wir kümmern uns seit 1991 bereits um unser einziges Produkt: work for all! Im Laufe der Zeit wurden über 600 Firmenkunden gefunden: viele Dienstleister (Agenturen, Messebauer), aber auch Firmen unterschiedlichster Branchen des Handels (Medizintechnik, Investitionsgüter) und der Fertigung. Das Spektrum bewegt sich zwischen der Einzelplatzlösung und Unternehmen mit über 300 Anwendern im Netzbetrieb. Jörg Krauthäuser, Geschäftsführender Gesellschafter der facts + fiction GmbH in Köln, ca. 100 Anwender "Wir arbeiten seit 1998 mit work... for all!. Schon damals hat uns die Möglichkeit des integrierten Arbeitens fasziniert. Als Full-Service-Agentur benötigen wir schnell Projekt- und Kundeninformationen. work... for all! liefert diese auf Knopfdruck. Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden." value!netzwerk GmbH in Düsseldorf, 5 Anwender "Mit dem Umstieg auf work...for all Version 10 tut sich selbst für unsere kleines Unternehmen großes Potenzial auf. Viele Abläufe, die wir uns selbst mühselig und manuell in Outlook abgebildet hatten, werden jetzt automatisierbar und sicher. Der gravierende Vorteil ist jedoch: Die Einarbeitung neuer freier Mitarbeiter wird sich auf ein Minimum reduzieren." work for all! verbindet nahtlos CRM, ERP und PROJEKTMANAGEMENT

6 Der Einführungsprozess Eine Software alleine macht noch keinen schönen Sommer, die richtige Einführungsstrategie ist wichtig. Aus unserer Sicht: Die Akzeptanz der Mitarbeiter muss vorhanden sein. Binden Sie bereits in die Entscheidungsphase Ihre Kollegen ein. Ein Workshop im Vorfeld dient dem gleichen Zweck und erlaubt dem Software-Partner, sich an die wichtigen Facts anzupassen. Hierzu gehören etwa die Planung der Schulungen, das Tempo des Einführungsprozesses oder die Tiefe der Datenmigration. Die Migration und Überarbeitung der Altdaten muss bis ins Detail geplant werden. Natürlich kann man auch zum Schluss gelangen: Wir möchten uns von den Altdaten trennen und lieber neu beginnen. Basis-Technik: Mit einem neuen System müssen eventuell auch die Server und Arbeitsplatz- Komponenten ausgetauscht werden. Lautlose Technik ist gut, aber zu viel an Technik kann störend sein. Die Telefonanlage ist nicht der Mittelpunkt des CRM! Die Integration in die Office-Welt ist essentiell. Eine unkomfortable -Maske kann das ganze Projekt gefährden. Der Anwender muss die neue Software mögen. Also: einfache Bedienung und schnelles Handling der gewohnten Prozesse. Schnittstellen: Jede Schnittstelle ist zunächst eine zu viel! Zwei oder drei Kunden- Datenstämme (im CRM, im ERP und in der Fibu) sind durch keine Schnittstelle zu rechtfertigen. Support und Einführungsunterstützung Tempo der Einführung: verlangen Sie nicht zu viel von den Anwendern. Sie müssen das Tempo der Anwender gehen, nicht das des Softwarehauses oder des internen Projektleiters. Wir haben eine detaillierte Checkliste erstellt, die all diese Dinge gut erklärt und abfragt. Auf der nächsten Seiten ein Beispiel (eine Seite aus der Checkliste).

7 Die Checkliste zur Unterstützung der Einführung

8 Zufriedene Anwender sind die beste Referenz: work... for all! mit erstklassiger Bewertung (pressebox) Aachen, Die mehr als Teilnehmer der Studie Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software Deutschland 2010/2011 sind sich einig: Guter Service in Verbindung mit Flexibilität, Praktikabilität und Bedienerfreundlichkeit sind Trumpf und das bieten vor allem die kleineren und/oder auf bestimmte Branchen spezialisierten Lösungen. Das Management Summary der wichtigsten Ergebnisse steht kostenlos unter zum Download zur Verfügung. Bereits in den Jahren 2004 und 2008 gehörte work for all! zu den am besten bewerteten Systemen. In der aktuellen Umfrage 2010 unter Anwendern liegt work... for all! auf dem 1. Platz der Bewertungen für Unternehmensgrößen bis 100 Mitarbeiter.:

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