Übertragung von Verantwortung in komplexen Organisationen - Erfahrungen mit hessischen Kommunen

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Kerstin Hanna Vogt
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1 Übertragung von Verantwortung in komplexen Organisationen - Erfahrungen mit hessischen Kommunen Hans Günter Abt Unfallkasse Hessen Prävention h.abt@ukh.de

2 Aufbau einer Kommune [Magistrat] Bürgermeister/in 1. Stadtrat/-rätin Dezernent/in Fachkraft für Arbeitssicherheit (extern) Betriebsarzt/- ärztin (extern) Haupt- & Personalamt Stadtkämmerei Amt für Liegenschaften Verkehrs- & Ordnungsamt Jugend- & Sozialamt Hochbau- & Umweltamt Tiefbau- & Gartenamt Sport- & Kulturamt Eigenbetrieb Stadtwerke Stadtkasse Städtische Grundstücke Bürgerbüros Kindertageseinrichtungen Hochbaustellen Friedhof Stadthalle Bauhof mit Werkstätten Revierförsterei Kfz-Zulassung Jugendeinrichtungen Spielplätze Stadtbibliothek Wasserwerk Sozialwohnungen Ordnungspolizei Schülerbetreuungseinrichtungen Straßenreinigung Sporthallen Klärwerk Freiwillige Feuerwehr Senioreneinrichtungen Grünflächen & Feldwege Museum Schwimmbad Straßen- & Tiefbaustellen Archiv 2

Unternehmen Kommune Unternehmer ist von Bürgern frei gewählt direkter Einfluss von Politik und Öffentlichkeit vielfältige gesetzliche Kernaufgaben Tarifbeschäftigte (Versicherte) und Beamte

3 Unternehmen Kommune Unternehmer ist von Bürgern frei gewählt direkter Einfluss von Politik und Öffentlichkeit vielfältige gesetzliche Kernaufgaben Tarifbeschäftigte (Versicherte) und Beamte Verteilte Betriebsstätten Finanzierungsengpässe erhebliche Bandbreite an Gefährdungen und erforderlichen Schutzmaßnahmen unterschiedliche Sicherheitskulturen heterogenes Verantwortungsbewusstsein 3

4 Erfassung der Arbeitsschutzorganisation (vor GDA) Abfrage der Arbeitsschutzorganisation bei allen Kommunen 4

5 Übereilte Pflichtenübertragungen Keine Hilfe: GUV-I 508! Und hiermit trete ich unter Beibehaltung meiner Bezüge all meine Verantwortung ab Ihr oberster Chef 5

6 Probleme über Probleme in der Praxis Ich will auf keinen Fall in die Verantwortung genommen werden. Lieber alles übertragen als zu wenig! Ohne meine Zustimmung geht hier gar nichts! Ich unterschreibe nichts. Ich habe keine Ahnung, wann und wie ich das alles tun soll. 6

7 Projekt zur Arbeitsschutzorganisation Unfallkasse Hessen Projektleitung Organisationsberatung Hessischer Städteund Gemeindebund Fachberatung Arbeitsrecht 5 kleine und mittlere Städte + 2 Gemeinden Beispielhafte Arbeitsschutzorganisation & Pflichtenübertragung 7

8 Ablauf des Projekts 1. Projektvereinbarung - UKH & Kommune (Bestätigung des Bürgermeisters, Verwertungszusage für Ergebnisse) 2. Aufgabensammlung - UKH (Auswertung von Vorschriften, Sortierung von Aufgaben) 3. Individuelle IST-Analyse - UKH & Kommune (Aktuelle Aufgabenverteilung, Defizite, Unklarheiten, Ziele für die Organisationsanpassung) 4. Entwurf einer Dienstanweisung UKH & Kommune/n (Module für Aufgabenzuweisungen) 8

9 Organisationsmöglichkeiten mit Dienstanweisung geregelt Zuweisung von Aufgaben 1. an Personen 2. an Positionen 3. an Organisationsbereiche 4. an Funktionen im Prozess 9

10 Inhalt der Dienstanweisung Teil I Positions- / funktionsgebundene Pflichten Arbeitgeber Führungskräfte Beschäftigte Teil II Besondere Pflichten für spezielle Themen und Bereiche 10

11 Schwierige Phase im Projekt 1. Projektvereinbarung 2. Aufgabensammlung 3. Individuelle IST-Analyse 4. Entwurf einer Dienstanweisung 5. Anpassung der Aufgabenverteilung Kommune (Entscheidung über Führungsaufgaben, dezentrale vs. zentrale Zuweisung, Konkretisierungsgrad) 11

12 Aufgaben in der Linie Unternehmeraufgaben Aufgaben der Stabstellen Aufgaben der oberen Führungsebene Aufgaben der direkten Führungsebene Aufgaben für Leitungskräfte von Einrichtungen Verantwortliche Bürgermeister/in Amtsleitung / Betriebsleitung Sachgebietsleitung Leitung einer Einrichtung Stabstellen Betriebsarzt/-ärztin Fachkraft für Arbeitssicherheit Arbeitsschutzkoordinator/in Weitere Funktionen Sicherheitsbeauftragte Vertretungsorgane (Personalrat, SBV, Frauenbeauftragte) 12

Aufgaben in der Fläche Querschnittsaufgaben von Personen, Fachdiensten, Bereichen Anpassung der Arbeitsschutzorganisation spezielle / individuelle Personalbetreuung (Schwangere, Jugendliche, )

13 Aufgaben in der Fläche Querschnittsaufgaben von Personen, Fachdiensten, Bereichen Anpassung der Arbeitsschutzorganisation spezielle / individuelle Personalbetreuung (Schwangere, Jugendliche, ) Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge Bauen, Beschaffung und Arbeitsplatzgestaltung übergreifende oder lokale Verkehrssicherung Organisation sicherheitstechnischer Prüfungen Zusammenarbeit mit Fremdfirmen 13

14 Hindernisse, Widerstände fehlende disponible Zeit für übergreifende Aufgaben bei zuständigen Personen unzureichende Ressourcen Ausfall zuständiger Personen / Vertretungsaufgaben Verzögerung ohne Erklärung der zuständigen Personen fehlende Akzeptanz für Arbeitsschutzaufgaben offene Widerstände auf oberen Führungsebenen 14

15 Direktive oder Partizipation? Vorteile Nachteile direktives Vorgehen zügige Umsetzung klare Willensbekundung eher resignative Akzeptanz mögliche Fehler bei der Zuweisung partizipatives Vorgehen höhere Akzeptanz besseres Verständnis für Verantwortung und Mitwirkung Einforderung von Unterstützung mehr Abstimmungsschritte mehr Zeit für Erarbeitung frühe Widerstände 15

16 Endspurt der Organisation 1. Projektvereinbarung 2. Aufgabensammlung 3. Individuelle IST-Analyse 4. Entwurf einer Dienstanweisung 5. Anpassung der Aufgabenverteilung 6. Implementierung im Unternehmen - Kommune & UKH (Form der Übertragung, Begleitung, Inkraftsetzen) 16

17 Führungskräfteinformation 1 Unternehmerverantwortung Organisation Auswahl Kontrolle / Aufsicht Meldung 2 Sanktionen präventiv bei Defiziten: Organisationsverantwortung reaktiv bei Ereignissen: Schuldfrage 3 Führungsverantwortung Garantenstellung Hauptaufgaben (Beurteilung, Maßnahmen, Unterweisung) 4 Zusammenarbeit zentrale Organisation Zuarbeit der Ämter und Einrichtungen 17

18 Vernetzt denken (Beispiele) Aufgabe zentral dezentral Arbeitsmedizinische Vorsorge Arbeitsmittel (AM) prüfen Arbeitsbedingungen beurteilen Termine Betriebsarzt organisieren einladen Teilnahme dokumentieren elektrische AM, Aufzüge, Feuerlöscher, Leitern & Tritte prüfen lassen übergreifende Gefährdungen beurteilen (z.b. Arbeitsstätte, einheitliche Ausstattung, Dienstfahrzeuge), Konzept für GB vorgeben Unterstützung durch Fachkraft und Betriebsarzt organisieren Anlässe erkennen (Tätigkeiten!) Bedarf festlegen und anmelden Beschäftigte unterweisen Geräte anmelden / Inventar pflegen Prüffrist vorschlagen Ergebnisse bewerten weitere AM prüfen Maßnahmen aus allen Beurteilungen beachten bereichsspezifische Gefährdungen beurteilen bei Bedarf Spezialisten einbeziehen 18

Wirkungsvolle Einzelbeauftragung 1. Person Eignung prüfen (fachlich, persönlich) 2. Aufgabe Aufgabe/n definieren Angemessene Befugnisse einräumen Erforderliche Mittel bereitstellen 3.

19 Wirkungsvolle Einzelbeauftragung 1. Person Eignung prüfen (fachlich, persönlich) 2. Aufgabe Aufgabe/n definieren Angemessene Befugnisse einräumen Erforderliche Mittel bereitstellen 3. Überwachung Bericht erstatten lassen Auffälligkeiten hinterfragen 4. Schriftlichkeit als Beleg für Beauftragung für besondere Befugnisse (z.b. Eingriffsrechte) für besondere Eigenverantwortung (keine Einzelaufgabe, sondern eigenständige Organisations- und Durchführungsverantwortung) 19

20 Perspektiven 1. Im Projekt Unternehmerverantwortung besser wahrnehmen Ausübung von Überwachung und Steuerung durch Bürgermeister/innen Praxis des ASA verbessern Koordinierung der Aktivitäten mit Arbeitsschutzexperten (Diensten) Sachstandsanalysen Zieldiskussionen Berichterstattung 2. Für Mitgliedsbetriebe Projekt dokumentieren Grundlagen Vorgehensweise Beispiele Materialien anbieten Vorlagen Vordrucke Qualifizierung anbieten für oberste Leitungskräfte für Arbeitsschutzkoordination 20

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