Kompakt-Ausbildung zum Experten der Prozessoptimierung (eepk-methode)

Transkript

1 ! Kompakt-Ausbildung zum Experten der Prozessoptimierung (eepk-methode) Freigegebene (BANF) liegt vor Datenverarbeitung SAP-CO Programm xyz Programm / Datei / Maske Beleg Nr.: 1 Freigegebene Dokument / Formular / LIste Manuelle Tätigkeit Nr.: 1 Freigabe der im System erfassen BAZ: 5 DLZ: 5 Controlling ist freigegeben X Leiter Controlling Information Hauspost Art der Übermittlung : Manuelle Tätigkeit Nr.: 2 Weiterleiten der BAZ: 1 DLZ: 480 liegt beim Vorgesetzten Manuelle Tätigkeit Nr.: 3 Prüfen der BAZ: 2 DLZ: 960 Leiter Controlling X ist nicht korrekt ist korrekt Anforderer Information Hauspost Art der Übermittlung : Manuelle Tätigkeit Nr.: 5 Rücksenden BAZ: 1 DLZ: 480 Beleg Nr.: Genehmigte Dokument / Formular / LIste Manuelle Tätigkeit Nr.: 4 Genehmigen der BAZ: 1 DLZ: 1 Nicht korrekte liegt vor Einkauf Information Hauspost Art der Übermittlung : Manuelle Tätigkeit Nr.: 5 Weiterleiten BAZ: 1 DLZ: 480 Manuelle Tätigkeit Nr.: 6 Ändern bzw. ergänzen der BAZ: 11 DLZ: 240 Anforderer ist genehmigt ist geändert Prozess-Sprung Beschaffung Aus Vorgänger -Prozess Nach Folge -Prozess 3 Tage in - Hamburg (Seminarhotel): Mai Juni - München (Seminarhotel): Juni Preis: netto 1950,-- Ort: Kontakt zu Ihrem Trainer: Jörn Lommer j.lommer@change-partner.de ChangePartner AG Seite! 1/6

2 ! Detaillierte Inhalte: Ereignisgesteuerte Prozessketten- Analyse und optimierung Durchschnittlich 40% Blind- und Fehlleistung bezogen auf die Gesamtprozessleistung werden im Verlauf der 7 Phasen zur Prozessoptimierung identifiziert und beseitigt! Wertschöpfung Unterstützung Tätigkeiten, die Informationen oder Material verändern, so dass sie den Kundenanforderungen entsprechen und bezahlt werden Optimieren Wertschöpfung = werterhöhend Unterstützung = nicht werterhöhend Tätigkeiten, die nicht wertschöpfend, aber für die Leistungserbringung u. Kundenzufriedenheit unabdingbar sind Minimieren Verschwendung = wertmindernd Verschwendung Tätigkeiten, die überflüssig oder fehlerhaft sind und keinen bzw. sogar einen wertmindernden Beitrag leisten Eliminieren ChangePartner AG Seite! 2/6

3 ! Entscheidend für das Gesamtergebnis ist dabei die Qualität der Ist-Visualisierung, die - sehr präzise die vorhanden Potenziale sichtbar macht - den Blick auf den Gesamtprozess ermöglicht und die Akzeptanz sämtlicher Beteiligter findet - unter größtmöglicher Einbeziehung der Akteure erfolgt - eine gemeinsame "Sprache" für Fachbereiche und IT-Experten ist und - Spaß macht. Dieses Ziel wird durch moderierte Workshops erreicht, die schnittstellenübergreifend mit den handelnden Personen besetzt sind. Der Moderator verhilft der Gruppe dazu, den Prozess mittels farbiger Symbolkärtchen auf allen Gestaltungsebenen transparent darzustellen. Die Prozess-Berater erhalten zur erfolgreichen Bewältigung ihrer Aufgabe der Prozessoptimierung eine gesunde Mischung aus Know-how, Fach- und Methodenkompetenz (Prozessmanagement) sowie Sozial- und Persönlichkeits-Kompetenz (Moderation, Kommunikation). Allein dadurch und zusätzlich durch die eingesetzte Fragetechnik sind die Teilnehmer sensibilisiert dafür, Störungen im Prozess auch als solche wahrzunehmen, Schwachstellen und "lieb gewordene Arbeitsweisen" zu hinterfragen und bereits jetzt gemeinsam erste VerbesserungsMaßnahmen festzulegen. ChangePartner AG Seite 3! /6

4 ! Das Ausbildungskonzept orientiert sich an den 7 Schritten der Prozessoptimierung Fokus auf Schritt 2-4: Für jeden Schritt der vorgesehenen Vorgehensweise in der Prozessoptimierung gibt es abgestimmte Inhalte der Qualifizierung. Wir beschreiben die notwendigen Ausbildungsinhalte daher auch in der Reihenfolge der Prozessoptimierungsschritte. Fachliche Zielsetzung ist eine "Train the Organizer" (TTO)-Ausbildung für die Teilnehmer zu Prozessberatern durch die ChangePartner AG in der ereignisgesteuerten Prozess-Ketten-Analyse (eepk-methode), die in ihrem Inhalt zunächst die oben aufgeführten 7 Schritte der Prozessoptimierung umfasst. Das Ausbildungskonzept ist "tool-neutral" - d.h. unabhängig von ggf. im Unternehmen eingesetzter Software. Die Standardversion ist in Visio visualisiert, der Einsatz von Aris oder anderer etablierter Lösungen ist problemlos möglich. ChangePartner AG Seite! 4/6

5 ! Inhalte: Definition und Grundlogik des Prozessmanagements Methode der ereignisgesteuerten Prozess- Ketten-Analyse (eepk) Die notwendigen Gestaltungsebenen zur präzisen Prozess-Visualisierung Das Eisbergprinzip und dessen Bedeutung bei der Prozess-Visualisierung Die Rolle des Moderators und Fragetechnik zur Durchführung von Prozess-Workshops Anwendung der eepk-methoden mit einfachen und zunehmend komplexeren Beispielen; toolneutral mit Kärtchentechnik Darstellung von Verzweigungen, Schleifen und weiteren Besonderheiten inner- halb von Prozessen Die Ermittlung des Mengen- und Zeitgerüstes mit unterschiedlichen Methoden Fortschritts-Kontrollen durch Präsentationen und Feedback zu den Gruppen- und Einzelübungen Die Organisatorischen Grundprinzipien als Basis der Prozessgestaltung Bedeutung der Prozess-Hierarchie und Levelkonzept bei der Reflexion Der erforderliche Detaillierungsgrad ( Granularität ) der einzelnen Gestaltungsebenen zur Potenzialerkennung Der Reflexions-Navigator zur methodischen Suche nach Optimierungsmöglichkeiten Die vertiefende Fragetechnik und Denklogik des "kritischen Hinterfragens" Leistungs- und Verschwendungsarten ( muda ) im Bürobereich und deren Visualisierung am Prozess Was sind Sofort- und Verbesserungsmaßnahmen, wie werden sie erstellt und wie wird die Durchführung sichergestellt? Die Bedeutung und Notwendigkeit des Maßnahmen-Kataloges bei der Ermittlung des Nutzens und der Kosten Die Dinge auf den Punkt bringen: Die Vorbereitung und Durchführung einer Prozess- Präsentation Prüfen des Realisierungsstatus der vereinbarten Maßnahmen Durchführung diverser Reflexionen aus unterschiedlichen Perspektiven, wie z.b.: Verschwendungsarten, Kundenwirkung, Daten- und Kostensicht, Normkonformität, visueller Eindruck, Erarbeitung von Verbesserungen und Sofortmaßnahmen an Übungsbeispielen Option: Demonstration von konkreten Umsetzungsproblemen seitens der Teilnehmer a n h a n d i h r e r P r a x i s b e i s p i e l e ChangePartner AG Seite! 5/6

6 ! Vorteile der Ausbildung zum Prozessberater Im Zusammenhang mit Projekten zur Prozessoptimierung bietet die Ausbildung interner MitarbeiterInnen zu Prozessberatern viele Vorteile: Die Ausbildung erfolgt modular und synchronisiert mit dem Projektverlauf, sodass das erworbene Wissen unverzüglich zur Anwendung kommt es erfolgt eine nachhaltige Installation des spezifischen Know-hows in der Organisation, das für die Zukunft des Unternehmens im "normalen Praxisalltag" zur Verfügung steht und sowohl präventiv, als auch in aktuellen "knirschenden" Situationen - direkt verfügbar - eingesetzt werden kann die Unabhängigkeit von externen Beratern und Trainern wird Schritt für Schritt aufgebaut die Prozessberater erhalten nicht nur eine normale Schulung / Training. Vielmehr werden ihnen Know-how und praxiserprobte Tools vermittelt, die sie in die Lage versetzen, Workshops selbst und eigenverantwortlich durchzuführen die Prozessberater können schnell mit der Umsetzung anfangen ("plug and play") eine "Kaskadierung" in das Unternehmen hinein wird auch für größere Zielgruppen sehr budgetschonend möglich (je länger die Prozessberater existieren und je mehr sie eingesetzt werden, desto wirtschaftlicher ist ihre Ausbildung) es findet ein Know-how-Transfer im Sinne von "Hilfe zur Selbsthilfe" statt durch das gleichzeitig installierte gegenseitige Coaching der Prozessberater und die - zumindest in der Anfangsphase - nur gemeinsam in 2er-Teams durchgeführten Workshops gewinnen die Prozessberater schnell an Sicherheit und erzielen in kurzer Zeit wirklich bemerkenswerte Erfolge da die Prozessberater gleichzeitig Kollegen aus den eigenen Reihen sind, gibt es erfahrungsgemäß eine hohe Akzeptanz der Personen und Inhalte im Vergleich zu einem rein externen Ansatz darüber hinaus besteht erfahrungsgemäß eine hohe Motivation der Prozessberater, da es sich um eine neue Aufgabe mit neuen Herausforderungen, guter Ausbildung und Spaß, gepaart mit möglichem Persönlichkeitswachstum handelt die Vorgehensweise unterstützt die Entwicklung des Unternehmens hin zu einer lernenden Organisation. ChangePartner AG Seite! 6/6