Erfahrungswissen sichern mit catch2keep

Transkript

1 Erfahrungswissen sichern mit catch2keep Damit das Wissen in Ihrem Unternehmen bleibt Präsentation bei der ZWH Bildungskonferenz am 18. November 2014

2 Wenn Führungskräfte oder Experten gehen nehmen sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit Ansprechpartner... Erfolgsstrategien Detailwissen Lessons learned - 2 -

3 Ausgangssituation Studien zeigen Es ist weitestgehend dem Vorgänger überlassen, was genau er an den Nachfolger weiter gibt. Eine Systematik gibt es in der Regel nicht. Wichtige Erkenntnisse, die dem Nachfolger seinen Job erleichtern, gehen häufig verloren. Einarbeitungsprozesse sind meist sehr standardisiert und nehmen wenig Bezug auf die Bedarfe der neuen Kollegen. Generell sind sich Unternehmen zwar der Bedeutung von Wissenstransfer bewusst, es fehlt aber eine systematische Umsetzung in die Praxis. Die Qualität von Übergaben ist meist heterogen, sie wird selten hinterfragt und hat kein gesichertes Niveau

4 Fehlender Wissenstransfer bedeutet verlängerte Einarbeitungszeiten mit größerer Unzufriedenheit unnötig hohe Belastungen bei Kollegen im Umfeld für Einarbeitung mehr Zeitinvest bei Störungen, Unvorhergesehenem, Besonderheiten aus Fehlern wird nicht gelernt, sie werden wiederholt Das Rad wird mehrfach neu erfunden, wenn nicht auf bekannte Lösungen zurück gegriffen werden kann Unzufriedenheit bei Wissensträgern über mangelnde Möglichkeiten, ihr Wissen zur Verfügung stellen zu können - 4 -

5 Darum geht`s beim Wissenstransfer: Wissen Bereich, in dem produktiv und fehlerarm gearbeitet wird Wissensstafette, Lessons learned Sessions, Team Wikis... Bisher dokumentiertes Wissen Zeit Zeitgewinn = Kostenersparnis + weniger unnötige Fehler - 5 -

6 Positionswechsel Was kann catch2keep leisten? - 6 -

7 Zielsetzung Das nicht dokumentierte Erfahrungswissen durch gezieltes Fragen in einer mindmap festzuhalten

8 Zielsetzung... und für die Einarbeitung des Nachfolgers zu nutzen

9 Ergebnis Das bislang unsichtbare Wissen wird sichtbar gemacht. Forderungen aus dem Business Management genau hinterfragen... Bei Fragen an die IT gut 2 Wochen mehr einplanen... Mails von Frau Dr. Winter bis 11 Uhr beantworten Mit Herrn Dr. Reichel aus der Rechtsabteilung regelmäßig essen gehen

10 Weitere Ergebnisse Überblick über das Aufgabengebiet und das relevante Netzwerk dokumentierte Erfahrungen des Vorgängers (Lessons learned) Tipps, für fachliche und persönliche Vorbereitung Übersicht über wichtige Dokumente und Ablagestrukturen Ideen, die der aktuelle Stelleninhaber nicht mehr realisieren konnte terminierte nächste Schritte im Übergabe-Prozess catch2keep management - Fokus auf strategische Aspekte, Führungserfahrung und Networking

11 Ablauf Phasen 1 Klärung der Rahmenbedingungen Voraussetzungen Garantierte Vertraulichkeit Interview Wissensgeber Interview Wissensnehmer Wissensübergabe Abschluss/Feedback Absolute Neutralität des Moderators Freiwilligkeit

12 Nutzen Sicherung, Dokumentation und Weitergabe von Erfahrungswissen Verkürzung und/oder Effektivierung der Übergabezeiten Minimierung des wechselbedingten Performance-Verlusts und Vermeidung unnötiger Fehler Wertschätzung des ausscheidenden und Motivation des neuen Mitarbeiters Unterstützung der Organisationsentwicklung: Transparenz von Aufgaben und Organisationseinheiten mit Möglichkeit zur Optimierung Zielgruppe: Alle Experten, Mitarbeiter mit relevantem Wissen und Führungskräfte

13 Erfahrungen: Wissensnehmer, Nachfolger Kosten wären viel höher, wenn bei der Übergabe etwas verloren gegangen wäre. Aspekte wurden berücksichtigt, an die man selbst nicht gedacht hätte. Zeitaufwand war effizient, die Zeit war sinnvoll genutzt. Die Fragen waren sehr hilfreich, die Dokumentation war gut strukturiert. Unnötige Fehler konnten vermieden werden

14 Erfahrungen: Wissensgeber, Vorgänger Die Kosten-Nutzen Relation war sehr stimmig. Das ist ein wichtiges und wertvolles Tool. Es wurde auch das nicht dokumentierte Wissen festgehalten! Es wurden mehr Themen zusammengestellt als alleine in Blick genommen worden wären. Ein gutes Gefühl, nichts Wichtiges vergessen zu haben seinen Bereich professionell übergeben zu haben

15 Beitrag der Moderatoren Einen verbindlichen Rahmen schaffen und halten Experten zu guten Wissensgebern machen Nachfolger zu guten Wissensnehmern machen Bedürfnisse und Interessen der Gesprächspartner übereinander bringen, ggfs. vermitteln Moderieren und dafür sorgen, dass Zeit optimal genutzt wird Strukturieren und fokussieren Dokumentieren ggf. Spielregeln für den weiteren Übergabeprozess vereinbaren

16 Varianten für verschiedene Anlässe catch2keep EXPERT catch2keep TEAM catch2keep ONBOARDING Expertenwissen erfassen und im Unternehmen verteilen Transfer von Erfahrungswissen für mehrere Personen & ganze Teams Neue Mitarbeiter schneller fit machen catch2keep CROSS-CULTURAL catch2keep CRITICAL catch2keep BASIC Transfer von Erfahrungswissen über verschiedene Kulturen hinweg Transfer von Erfahrungswissen bei konfliktbehafteten Situationen Die Standardvariante für den Transfer von Erfahrungswissen

17 Was wir sonst noch für Sie tun können

18 Unser Angebot im Überblick: Moderation beim Transfer von Erfahrungswissen in verschiedenen Situationen Beratung und Workshops zu den Themen: systematischer Wissenstransfer Sicherung/Multiplikation von Wissen Etablieren einer Wissenskultur Einführung von Knowledge Management Systemen Trainings zu den Themen Ausbildung von Führungskräften zu Wissensmanagern Vorbereiten von Experten auf Expertenkarriere Erstellen von Talentprofilen, wirkungsbezogenen Stellenausschreibungen und Vermittlungsprofilen, Firmentalentprofilen Beratung bei der systematischen Förderung von Talenten in Unternehmen Coachings für talentorientierte Laufbahnplanung

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit faktor4 Talent- und Wissensmanagement GmbH Rößlerstraße Darmstadt