Wissenstransfer professionell

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1 Wissenstransfer professionell Hilfe zur Selbsthilfe: Kurzvorstellung einer Vorgehensweise Berlin, 16. Mai

2 Spezialisiert auf den Umgang mit Wissen in Unternehmen, realisieren wir Personal- und Organisationsentwicklung aus zwei Perspektiven Rechtsform IWO Keller GmbH Marken Alleinstellungsmerkmal und Lernfeld 2

3 Wir müssen die Komplexität einer Organisation verstehen, um erfolgreiche Weiterbildung zu betreiben unsere Lösungen gehen dabei weit über ein Seminarangebot hinaus 3

4 Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 4

5 Die Vorgehensweise für den Wissenstransfer bei Personalwechsel muss auf eine Vielzahl von Szenarien eingehen Neben der demografischen Entwicklung führt auch die allgemeinen Fluktuation bei Mitarbeitern zum Verlust von Wissen Altersstruktur der Belegschaft Fluktuation der Mitarbeiter Unternehmernachfolge Vorruhestand älterer Fachund Führungskräfte Erreichen des Pensionsalters Kündigung Reorganisation Expansion Beförderung Krankheit Elternzeit Ob vorübergehend oder auf Dauer: Verlassen Fach- und Führungskräfte die Organisation, bleibt oft nicht mehr als ein leerer Stuhl zurück. 5

6 Wenn wir über Wissenstransfer reden, sind die zwei Zustände des Wissens zu beachten Explizites Wissen 10%* Dokumentiertes, beschriebenes, ausgesprochenes und konkretisiertes Wissen. Explizites Wissen ist mit seiner Dokumentation nicht mehr an den Menschen gebunden.** Implizites Wissen 90%* Implizites Wissen ist in der Regel nicht dokumentiert und lässt sich häufig nur verbal oder bildhaft beschreiben. Implizites Wissen, auch Erfahrungswissen genannt, ist an Menschen gebunden.** * Quelle: Wuppertaler Kreis, 2000 ** Quelle: Knowman.it 6

7 Der Wissenstransfer gelingt nur, wenn die Mitarbeiter die Informationen auch in ihre Erfahrungskontexte einbauen können Information Erfahrungskontext Wissen Welche Erfahrungskontexte liegen vor? Passen die Informationen zu den Erfahrungskontexten? Wie kann überprüft werden, ob sich das richtige Wissen gebildet hat? 7

8 Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 8

9 Firmenspez. Erfahrungswissen (Produkte, Prozesse etc.) Methoden, Verfahren Techniken Informationsquellen Wissen sollte nicht als schwarzer Monolith gesehen, sondern in logische Wissenskategorien unterteilt werden Projekthistorie und -dokumentation Lessons Learned Projektteam 9

10 Ein strukturiertes Vorgehen auf zwei Ebenen ermöglicht die umfassende Sicherung von Erfahrungswissen Das Vorgehen lässt sich sowohl für den geplanten als auch ungeplanten Fach- und Führungskräftewechsel anwenden Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivitäten implementieren Vorbereitung Erfassung Wissensübergabe Evaluation Konkreter Transferfall 10

11 Mittels Wissenslandkarte wird innerhalb kurzer Zeit ein Transferplan erzeugen, der priorisiert und nichts vergisst Relevanz Konkreter Transferfall Transferplan Wissenslandkarte Wissensübergabe Das Wissen ist allgemein oder das Wissen ist bei vielen Mitarbeitern vorhanden oder grün das Wissen ist nicht relevant oder das Wissen lässt sich schnell wiederaufbauen. Ein Wissenstransfer ist nicht erforderlich In manchen Teilbereichen ist das Wissen spezifisch,, selten, hochrelevant und schwer wiederaufzubauen gelb Der Wissenstransfer ist für einzelne Wissensaspekte erforderlich Das Wissen ist hochspezifisch und rot Name Alter Ampel A 55 Rot B 48 Gelb C 50 Rot D 58 Rot E 37 Grün F 47 Gelb G 42 Gelb H 47 Grün I 40 Gelb J 55 Grün K 27 Grün L 50 Gelb M 58 Gelb N 45 Grün O 49 Grün P 53 Gelb Q 46 Grün R 40 Grün S 54 Grün T 45 Grün U 58 Grün V 44 Gelb W 33 Grün X 40 Grün das Wissen ist sehr selten und das Wissen ist hochrelevant für das Unternehmen und das Wissen lässt sich sehr schwer wiederaufbauen. Ein umfangreicher Wissenstransfer ist erforderlich 11

12 Der Transferplan enthält üblicherweise Maßnahmen, die konkretes Wissen transferieren aber auch die Organisation entwickeln helfen Arbeitsorganisation Projektwissen Initiierung Planung Ausführung Monitoring & Controlling Abschluss Persönliches Netzwerk Fachwissen 12

13 dabei ist zu beachten, dass sowohl die Wissensempfänger als auch die verwendeten Methoden sehr unterschiedlich sein können Individueller Transfer (ggf. moderiert) Mitarbeiter schulen Mitarbeiter Team- Transfer (ggf. moderiert) Lerntandems Wir von der Geschäftsleitung waren natürlich gespannt, wie sich der Prozess einer effizienten Wissensübergabe gestalten lässt. Unser Fazit ist durchweg positiv. Die neue Führungskraft hat sich toll eingearbeitet. B. Klaß, CONTA-CLIP 13

14 Für die Wissensübergabe kommen eine Vielzahl von Transfermethoden in Betracht: eine strukturierte Auswahl 5.1. Schwerpunkt: Mensch zu Mensch Individueller Transfer (ggf. moderiert) Team-Transfer (ggf. moderiert) Mitarbeiter schulen Mitarbeiter Lerntandems Mentoring (Coaching) 5.2. Schwerpunkt: Organisation Projekt- und Prozessmanagement Checklisten (To Dos, Termine) Steckbriefe (Projekte, Personen) Erfahrungsaustausch über Arbeitskreise ( Community of Practice ) 5.3. Schwerpunkt: Technologie Zentrale Laufwerke/Ablagestruktur Datenbanken/Wikis Zentrale Adressverwaltung (CRM) Screencast Bild- und Tonaufnahme (Video und Audio) 14

15 Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 15

16 Unser favorisiertes Vorgehen befähigt die Organisation, den Wissenstransferprozess eigenständig zu realisieren 1. Schritt: Pilotprojekt(e) durchführen Ziel1: Unmittelbaren Wissenstransfer durchführen Ziel 2: Authentische Fallbeispiele für den Leitfaden erzeugen 2. Schritt: Leitfaden für den Wissenstransfer erstellen Empfänger: Führungskräfte und Prozessbegleiter Inhalt: Vorgehen, Motivation, Fragenkatalog, Transfermethoden 3. Schritt: Schulung(en) zum Leitfaden Wissenstransfer durchführen Zielgruppen: Führungskräfte und Prozessbegleiter Ziel: Hilfe zur Selbsthilfe 16

17 Ausblick Aus den realisierten Transferfällen (Pilotprojekte) lässt sich sehr schnell (Aufwand ca. 3-4 Personentage) ein Leitfaden erstellen Unter Nutzung von bestehenden Leitfäden (Anpassung und Spezifizierung) Leitfaden bietet die Grundlage für die Schulungen Einführung des neuen Instruments in die Organisation Kommunikation Durchführung von Schulungen (Führungskräfte, Prozessbegleiter) Begleitung der ersten eigenständigen Transferprojekte 17

18 Haben Sie noch Fragen? Dann sprechen Sie uns an! ck2 Beratung für Wissensmanagement Dipl.-Ing. (FH) Christian Keller Thorsten Pfeiffer (Standort Berlin) Ritterstr Bielefeld Web: 18

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