WISSENSTRANSFER ALS PROZESS

Transkript

1 WISSENSTRANSFER ALS PROZESS Strukturiert Moderiert Kontrolliert Alina J. Klug

2 Agenda "Merck - Wer wir sind" "Wissenstransfer tut Not" "Wissenstransfer ist ein Prozess" "Wissenstransfer ist ein Katalysator" 2 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

3 HEALTHCARE, LIFE SCIENCE & PERFORMANCE MATERIALS 1668 gegründet 66 Länder Mitarbeiter 1,7 Mrd. für Forschung und Entwicklung ,8 Mrd. Umsatzerlöse Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

4 Was wir tun Healthcare Verschreibungspflichtige Medikamente, etwa gegen Krebs, Unfruchtbarkeit oder Multiple Sklerose, rezeptfreie Produkte bei Erkältung und Schmerzen, sowie Innovationen im Bereich Allergien und Biosimilars. Life Science Innovative Instrumente und Labormaterialen für die Life-Science- Industrie, die Forschung und Biotech-Produktion einfacher, schneller und erfolgreicher machen. Performance Materials Spezialchemikalien für besondere Ansprüche wie Flüssigkristalle für Displays, Effektpigmente für Lacke und Kosmetik oder Hightech- Materialien für die Elektronik- Industrie. 4 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

5 Wissenstransfer tut Not Bekannte Herausforderung Mitarbeiter sind die Grundlage jeder Prozessoptimierung Jede Organisationen lebt und verändert sich Bei Wissensübergaben kämpfen die Fachabteilungen auf allen Ebenen mit: Vergessen von Teilaufgaben häufig in Bezug auf Spezialfälle Verlust von Hintergrundwissen zu Prozessen und Organisationen Orientierungsschwierigkeiten des einzuarbeitenden Mitarbeiters aufgrund großer Informationsmengen Missverständnissen zwischen den betroffenen Mitarbeitern: erklärt heißt nicht zwangsläufig verstanden und anwendbar Vernachlässigen zeitlicher Vorgaben 5 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

6 Wissenstransfer ist ein Prozess Unser Moderierter Wissenstransfer Wissen identifizieren Wissen zusammenfassen Wissen übergeben Fortschritt dokumentieren Sorgfältige Vorbereitung: Mehrseitiger Ansatz zur Erfassung des gesamten Wissens Priorisierung des notwendigen Wissens mit allen Beteiligten Formlose Darstellung als Wissenslandkarte bietet Raum für informelle Informationen Kontrollierter Prozess: Moderator führt durch die einzelnen Schritte Kontinuierliches Monitoring des Fortschritts Wissensnehmer nicht Wissensgeber beurteilt den Bearbeitungsgrad 6 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

7 Wissenstransfer ist ein Prozess Praktische Randbedingungen Verwendung einer erprobten Methodik Dokumentation des Einarbeitungsfortschritts mittels Wissenslandkarte Verständliche Struktur durch definierter Rollen und einfache Regeln Sammeln von zu klärenden Punkten während des gesamten Projekts Projekte nur auf Anfrage, individuell zugeschnitten auf den anfragenden Bereich Projekte in Deutsch und Englisch Interne Kostenverrechnung nach Aufwand Berücksichtigung Tagesgeschäft 7 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

8 Wissenstransfer ist ein Prozess Das Herzstück: Die Wissenslandkarte Wichtigste Voraussetzung für eine strukturierte Übergabe ist die vollständige Erfassung und Darstellung des Wissens. Aufgabenwissen Erfahrungswissen Effizienzwissen Befähigung des neuen Mitarbeiters Gedächtnis der Organisation Abkürzung der Lernkurve für den Neuen Die Landkarte entstammt einem konkreten Beispiel, wurde aber anonymisiert und stark vereinfacht. 8 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

9 Wissenstransfer ist ein Prozess Praxis-Beispiele Leitung Stichprobensystem zur Überprüfung technischer Dienstleistung Hintergrundwissen zu Lieferanten und Systemen im Fokus, Reibungsarmer kontinuierlicher Betrieb bei Nachfolgeregelung Vorarbeiter in der Abfüllung eines chemischen Betriebs Mehrere Wissensgeber mit unterschiedlichem Fokus, Abgleich unterschiedlicher Wissensstatus, Hintergrundwissen zu Anlagen und Planung, reibungsarmer kontinuierlicher Betrieb bei Urlaubsvertretung, später Nachfolgeregelung Dokumentation und Planung von Anlagen Sehr knappe Übergabezeit, Übergabe der Arbeitsmittel war im Fokus, Kontinuierlicher Betrieb bei Nachfolgeregelung 9 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

10 Wissenstransfer ist ein Katalysator Weiterentwicklung Mein Team braucht einen einheitlichen Wissensstand Transfer in Teams mit mehreren Funktionen und/oder Standorten Bezug zu Produkten statt Tätigkeiten Gleiches Verständnis von Randbedingungen und Aufgaben Größerer Moderationsanteil und Transfermeetings mit dem ganzen Team Good guided communication 10 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

11 Wissenstransfer ist ein Katalysator Teamtransfer = Teameffekt Dynamischer Impuls für neue Aufgaben Spürbares Teambuilding und gemeinsamer Verhaltenscodex Überwinden organisatorischer Schranken, z.b. mehrere Standorte/unterschiedliche Bereiche Gemeinsam vereinbarte ToDos für das weitere Vorgehen 11 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

12 Wissenstransfer ist ein Katalysator Praxis-Beispiele Markt, Kunden- und Technikwissen zu einer Produktgruppe Acht Teilnehmer von vier Standorten aus drei Bereichen Technisches und kaufmännisches Wissen zum Produkt im Fokus Transferphase: Eine Woche, jeden Tag drei Stunden Produktions- und Analytik-Wissen zu einem Produkt Zehn Teilnehmer aus zwei Organisationsbereichen Praktisches Wissen zu Produktionsprozess und Analytikverfahren Transferphase: Sechs Meetings je zwei Stunden Teilweise nur Telepräsenz möglich Wissen ist der einzige Rohstoff, der auf unserer Erde unbegrenzt zur Verfügung steht und der sich durch Gebrauch vermehrt. Horst Köhler, Bundespräsident Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug

13 Wissenstransfer ist ein Erfolg Kundenfeedback Rückmeldungen Auftraggeber direkt nach Projektabschluss: Mit der systematischen Herangehensweise wurde der Wissenstransferprozess sehr erleichtert, und durch die Visualisierung konnten hier überhaupt erst bestimmte Details offen gelegt werden, die sonst nicht unbedingt auf dem Radar wären. Die Übergabe hat nahezu reibungslos geklappt, und alle Teammitglieder konnten unmittelbar nach dem Wissenstransfer-Projekt direkt mit ihren neuen Aufgaben starten. I think the format was very helpful and worth the invested time and effort. Erst durch die Moderation ist es möglich geworden, auch das nicht niedergeschriebene Wissen sichtbar zu machen. Rückmeldungen Wissensnehmer ca. 3 Monate nach Projektende: Das Projekt hat geholfen und für eine bessere Orientierung gesorgt. It helped me quite a lot. We captured almost all the knowledge that we have at hand. I could start with my job quite easily. Die Darstellung eignet sich sehr gut für komplexen Strukturen im Arbeitsalltag. Uns steht jetzt eine gut einsetzbare Arbeitsgrundlage zu Verfügung 13 Wissenstransfer als Prozess l Merck, Alina Klug