IT als Grundlage innovativen Know-how-Transfers (KMU)

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1 IT als Grundlage innovativen Know-how-Transfers (KMU) Wiki in der Projekt-Kollaboration (Vortrag auf dem GfWM-Forum auf der CeBIT 2007) Anja Flicker, Referentin Wissensmanagement

2 Agenda reinisch AG Ausgangslage / Aufgabe Lösung / Konzeption und Einführung Wiki erste Erfahrungen 2

3 Unsere Standorte 3

4 Dienstleistungsfelder 4

5 Dienstleistungsfeld Wissenslogistik Wissen dorthin bringen, wo und wann Sie es brauchen. - zur richtigen Zeit - - am richtigen Ort - - in der richtigen Form - Strategie: Analyse und Ausrichtung Ihres Intellektuellen Kapitals bis zum Intellectual Capital Report Wissenslogistik Integrierte Planung, Organisation, Steuerung, Abwicklung und Kontrolle des Wissensflusses. Operatives Geschäft: Wissenstransfer zur Streuung, Entwicklung und Sicherung von Wissen, und zur Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter

6 Agenda reinisch AG Ausgangslage / Aufgabe Lösung / Konzeption und Einführung Wiki erste Erfahrungen 6

7 Ausgangslage neuer Kunde, sehr großes Auftragsvolumen erforderliches Team (Soll): ca. 40 Personen verteilt auf mehrere Standorte (Berlin, Mönchengladbach, Stuttgart und externe Dienstleister) unterschiedliche Funktionen (Projektmanager, Projektleiter, Redakteure, Lektoren etc.) Komplexe Projektabwicklung Auf Kundenseite nur zwei Hauptansprechpartner Obwohl intern heterogen, muss reinisch beim Kunden wie aus einem Guss (=homogen) ankommen! 7

8 Die Aufgabe Aufbau des Teams und der Projektstrukturen Schnelle und umfassende Einarbeitung aller Teammitglieder in die komplexe Projektabwicklung Umfassende Versorgung aller Beteiligten mit den relevanten Projekt-Informationen Gute Zusammenarbeit aller Beteiligten 8

9 Die WM-Ziele (Emotionale) Vernetzung des Teams unterstützen Gemeinsame Problemlösung und Nutzen von Synergien fördern Für einheitliches Verständnis der Projektprozesse sorgen Informations- und Wissensfluss innerhalb des Projektteams organisieren Ständigen Zugang zu relevanten Informationen gewährleisten Schnelle Einarbeitung neuer Teammitglieder ermöglichen Effiziente Bearbeiten der Aufträge zur vollen Zufriedenheit des Kunden unterstützen 9

10 Agenda reinisch AG Ausgangslage / Aufgabe Lösung / Konzeption und Einführung Wiki erste Erfahrungen 10

11 Die WM-Lösung Quelle:WM-Forum Graz Kommunikation & Reflexion Dokumentation Kommunikation Regelkommunikation Standortmeetings Telefonkonferenzen gezielter Informations- und Wissenstransfer besondere Anlässe besondere Zielgruppen Dokumentation im Wiki Informationen und Anweisungen zur Projektbearbeitung relevantes Kunden- / Branchen-Wissen Projektmanagement-Informationen Reflexion Sichern von Lernerfahrungen 11

12 Konzeption Wiki Erarbeiten von Auswahlkriterien und Identifizieren in Frage kommender Tools Toolauswahl und Entscheidung für Microsoft Sharepoint Services

13 Auswahlmatrix Hilfreicher Link: 13

14 Konzeption Wiki Erarbeiten von Auswahlkriterien und Identifizieren in Frage kommender Tools Toolauswahl und Entscheidung für Microsoft Sharepoint Services 3.0 Zusammenstellen und Strukturieren von Inhalten 14

15 Ablage der Informationen 15

16 Ablage der Informationen (2) Intranet Wiki Wiki Wiki Wiki Wiki Wiki Fileserver/ Mediaserver Kunde Wiki Wiki Wiki Fileserver Wiki Wiki Wiki 16

17 Sammlung der Inhalte 17

18 Konzeption Wiki Erarbeiten von Auswahlkriterien und Identifizieren in Frage kommender Tools Toolauswahl und Entscheidung für Microsoft Sharepoint Services 3.0 Zusammenstellen und Strukturieren von Inhalten Einrichten und Anpassen des Tools innerhalb der IT-Landschaft Erstes Einarbeiten in die Handhabung Einfügen erster Inhalte 18

19 Wiki-Screenshot 1 19

20 Wiki-Screenshot 2 20

21 Wiki-Screenshot 3 21

22 Wiki-Screenshot 4 22

23 Agenda reinisch AG Ausgangslage / Aufgabe Lösung / Konzeption und Einführung Wiki erste Erfahrungen 23

24 Einführung Wiki Einführung des Begriffs und gemeinsame Entscheidung für Wiki als Informationsplattform kein Weihnachtsmann-Effekt ständige Wiederholung und Ankündigung Erwartung steigern Abstimmung der ersten Inhalte und Strukturen mit Einzelnen den ersten Eindruck steuern persönliche Vorstellung an den Standorten, erste Änderungswünsche sofort umsetzen Barrieren vorbeugen Einführungs-Mail mit grundsätzlichen Informationen Erwartung des Teams und an das Team steuern Multiplikatoren aufbauen Meinungsmacher nutzen 24

25 erste Erfahrungen Sorgfalt in der Kommunikation mit der IT beugt Missverständnissen vor Vorgegebene Inhalte sorgen für Attraktivität von Anfang an Persönliche Anleitung erleichtert den Einstieg Bilder machen Spaß WYSIWYG zu Recht KO-Kriterium Regelmäßiges ins-gedächtnis-rufen festigt den Stellenwert Zugriff von außen zunächst nicht möglich (Sicherheit) Konzeptarbeit und Kümmern ist weiterhin nötig (z. B. Benachrichtigungen, Strukturierung) Schnelle Akzeptanz, auch als Ersatz für Mail-Verteiler Sehr positives Feedback - auch vom Kunden! 25

26 Die Wikis sind ein großartiges Zeichen dafür, wie Menschen kreativ werden wollen. Tim Berners-Lee

27 Kontakt Anja Flicker reinisch AG Referentin Wissensmanagement Albert-Nestler-Straße Karlsruhe +49 (0)

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