Exchange sync. CAS genesisworld und Microsoft Outlook zusammen arbeiten lassen

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1 Exchange sync CAS genesisworld und Microsoft Outlook zusammen arbeiten lassen 1

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: März 2015

3 Exchange sync Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Was kennzeichnet Anwendungsfälle von Exchange sync? Welche Auswirkungen hat Exchange sync? Welche Vorteile hat Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Freigegebene Versionen Einstellungen für Microsoft Exchange Server Benutzer mit erweiterten Rechten Die Rolle Impersonation Einstellungen für CAS genesisworld Ist die Datenbank von CAS genesisworld aktuell? Einsatz von Exchange sync vorbereiten Lizenz eintragen Exchange sync in der Management Konsole einrichten Bereich Allgemein Bereich Zuordnung Bereich Adressen Bereich Termine Weitere Einstellungen der Management Konsole anpassen Sichtbarkeit des Registers Journal für Termine Adressen synchronisieren für Benutzer erlauben Synchronisation im CAS Server Manager aktivieren Wissenswertes für den Administrator Adressen Adressen in CAS genesisworld Adressen in Microsoft Exchange Termine Termine in Microsoft Exchange Termine in CAS genesisworld Auf Exchange sync umsteigen CAS genesisworld statt Microsoft Outlook für Termine Microsoft Outlook statt CAS genesisworld für Termine Exchange connect ablösen Checklisten für die Einführung Bevor Sie anfangen Vorbereitungen Synchronisation für Termine aktivieren FAQs

4 Exchange sync Inhalt 6 Feldzuordnungen Adressen: Field Mapping Termine: Field Mapping Als Anwender mit Exchange sync arbeiten Adressen Persönlichen Adressabgleich einrichten Mit Adressen arbeiten Das Feld Notizen Termine Termin anlegen Mit Terminen arbeiten Das Register Einladungsstatus Private bzw. persönliche/vertrauliche Termine Termine automatisch mit Adressen verknüpfen Das Feld Notizen Weitere geänderte Funktionen von CAS genesisworld Aktuelle Grenzen Zusatzmodule von CAS genesisworld

5 Exchange sync Grundsätzliches 1 Grundsätzliches Gerade in der Einführungsphase oder in größeren Unternehmen verwenden nicht alle Abteilungen die gleichen Systeme. Um dennoch reibungslos zusammenarbeiten zu können, erlaubt das Zusatzmodul Exchange sync den gemeinsamen Einsatz von CAS genesisworld und Microsoft Exchange/Microsoft Outlook für Adressen und Termine. Exchange sync lässt sich entweder nur für Adressen, nur für Termine oder für beide Datensatz-Typen einsetzen. Daten zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange werden automatisch abgeglichen. Bei Adressen ist CAS genesisworld das führende System, bei Terminen ist Microsoft Exchange das führende System. Daraus ergeben sich Abweichungen vom Standard in CAS genesisworld, die in diesem Leitfaden beschrieben sind. Die Vorteile von CAS genesisworld werden mit den Vorteilen von Microsoft Exchange/ Microsoft Outlook kombiniert - für eine komfortable Zusammenarbeit. Für das Zusatzmodul Exchange sync ist eine eigene Lizenz notwendig. In den folgenden Abschnitten finden Sie eine Liste von Aktualisierungen des Leitfadens. März 2015 Der Link zur Hilfeseite zur Rolle Impersonation mit Microsoft Exchange 2007 wurde aktualisiert. Die gemeinsame Verwendung des SmartDesign Web-Clients und Exchange sync wird mit einigen Einschränkungen unterstützt. Die gemeinsame Verwendung von Event Management und Exchange sync wird unterstützt. März 2014 Empfohlen wird CAS genesisworld ab der Version x5.0.5 beim Einsatz von Exchange sync. Zu- und Absagen zu Terminen sind sowohl über das Fenster des Termins als auch über möglich. Ausnahme sind Serien, dabei ist die Zu- oder Absage nicht über s möglich. In teamworks angelegte Fehlzeiten werden nicht mit Microsoft Exchange abgeglichen. Mit Mobile CRM for iphone, Mobile CRM for ipad und Mobile CRM for Android wird das Anlegen und Bearbeiten von Terminen auch beim Einsatz von Exchange sync unterstützt. 5

6 Exchange sync Grundsätzliches Die Replikation ist in Verbindung mit Exchange sync für den Abgleich von Terminen freigegeben. August 2013 Das Protokoll in den Einstellungen für Exchange sync der Management Konsole speichert Informationen zu durchgeführten Synchronisationsaufträgen. Die Funktionen bei Protokoll kürzen und Benachrichtigung per werden berücksichtigt. Ist die Synchronisation von Datensätzen mehrmals hintereinander nicht möglich, werden diese Datensätze bis zur nächsten Änderung in einem der beiden Systeme nicht mehr synchronisiert. Zu und Absagen zu Terminen sind in CAS genesisworld möglich. In Microsoft Exchange kann der Tag festgelegt werden, der als Wochenbeginn gelten soll. Diese Information kann bei Microsoft Exchange 2007 nicht an CAS genesisworld übertragen werden. Das Übertragen ist erst ab Microsoft Exchange 2010 möglich. Wenn das Intervall der Serie größer als eine Woche ist - also zweiwöchig, dreiwöchig, usw., können bei einer Synchronisation mit Microsoft Exchange 2007 bei geändertem Wochenbeginn in CAS genesisworld von Microsoft Exchange abweichende Serien auftreten. Administratoren finden Hinweise für die Einführung bei den Checklisten für die Einführung auf Seite 37. April 2013 Der Abgleich der Termine erfolgt mit dem Standardkalender eines Benutzers in Microsoft Outlook. Aus zusätzlichen Kalendern in Microsoft Outlook werden Termine in beide Richtungen nicht abgeglichen. Für die Synchronisation ist der Zugriff über die Rolle Impersonation ausreichend. Weitere explizite Rechte auf Postfächer von Benutzern sind nicht notwendig. Die Standardfunktionen von CAS genesisworld für Termine ändern sich erst, wenn in der Management Konsole das Abgleichen von Terminen aktiviert wird. Damit lässt sich Exchange sync entweder nur für Adressen, nur für Termine oder für beide Datensatz-Typen einsetzen. Nur das Eintragen der Lizenz für Exchange sync führt nicht dazu, dass Standardfunktionen für CAS genesisworld geändert werden. Für den Administrator werden typische Anwendungsfälle beim Umstieg auf Exchange sync skizziert. 1.1 Was kennzeichnet Anwendungsfälle von Exchange sync? Wenn bisher alle oder viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Microsoft Outlook arbeiten, werden viele Arbeitsabläufe routiniert mit diesem Programm durchgeführt. Die 6

7 Exchange sync Grundsätzliches Einführung von CAS genesisworld führt zu einer Umstellung, die möglicherweise nicht für alle Abteilungen erforderlich ist oder zumindest nicht gleichzeitig erfolgen soll. Ein typischer Anwendungsfall für Exchange sync ist daher durch folgende Merkmale gekennzeichnet: Viele oder ein großer Teil von Benutzern arbeiten mit Microsoft Outlook. CAS genesisworld soll als CRM-System eingeführt werden. Allerdings sollen nicht alle Benutzer mit CAS genesisworld arbeiten, sondern beispielsweise nur bestimmte Abteilungen. Gewohnte Arbeitsabläufe mit Microsoft Outlook sollen soweit wie möglich erhalten bleiben, wenn bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit CAS genesis- World arbeiten werden. Trotzdem sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so mit Terminen und Adressen arbeiten, dass Daten nicht doppelt erfasst oder gepflegt werden müssen. Durch den Einsatz von Exchange sync wird dies möglich: Termine und Adressen werden zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange abgeglichen bzw. synchronisiert. 1.2 Welche Auswirkungen hat Exchange sync? Jede Software folgt bestimmten Prinzipien, wie Daten verwaltet werden und wie bestimmte Anforderungen gelöst werden. Unterschiedliche Software hat unterschiedliche Prinzipien. Durch Exchange sync werden die Prinzipien und damit die Arbeitsweise von CAS genesisworld so geändert, dass die Prinzipien für Adressen und Termine von Microsoft Exchange weitgehend mit der Vorgehensweise in CAS genesisworld kompatibel sind. Das Vorgehen bei Adressen in CAS genesisworld bleibt unverändert, weil CAS genesis- World das führende System für Adressen ist. Die Arbeitsweise für Termine ändert sich in CAS genesisworld hauptsächlich bei Automatiken und der Vergabe von Rechten für Termine. Pflichtfelder für Termine sind möglicherweise nicht immer ausgefüllt. Da Termine in Microsoft Outlook angelegt und geändert werden, sind nicht alle Änderungen eines Termins im Register Journal in CAS genesisworld wie bei anderen Datensatz-Typen aufgeführt. Regeln des Benachrichtigungs- und Aktionsdiensts müssen für Termine überprüft werden. Regeln sind nicht möglich, wenn dadurch die Teilnehmer bei Terminen geändert werden Aktionen für Termine müssen überprüft werden. Aktionen sind nicht möglich, wenn dadurch die Teilnehmer bei Terminen geändert werden. Die Vergabe von Rechten für Termine folgt den Prinzipien von Microsoft Exchange. 7

8 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Bei einigen weiteren Zusatzmodulen werden Funktionen für Termine eingeschränkt. Alle Benutzer müssen Microsoft Outlook als -Client verwenden. 1.3 Welche Vorteile hat Exchange sync Durch Exchange sync arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter trotz dem Einsatz unterschiedlicher Software komfortabel und reibungslos zusammen: Alle arbeiten mit einem einheitlichen Datenbestand. Alle können auf gemeinsame Kalender zugreifen. Eine vollständige Kundenakte entsteht, obwohl nicht alle mit CAS genesisworld arbeiten. Doppelte Datenpflege bei Adressen und Terminen entfällt. Das integrierte Arbeiten an einem Arbeitsplatz ist möglich. Das Arbeiten in gewohnter Umgebung bleibt erhalten. 2 Systemvoraussetzungen und Einstellungen Der Einsatz von Exchange sync ist ab bestimmten Versionen von CAS genesisworld, des Microsoft Exchange Servers und Microsoft Outlook möglich. Sowohl beim Microsoft Exchange Server als auch bei CAS genesisworld sind bestimmte Voraussetzungen und Einstellungen notwendig. 2.1 Freigegebene Versionen Hier finden Sie eine Auflistung aller unterstützten Systeme. Genaue Informationen zu benötigten oder freigegebenen Service Packs sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter -Systeme Microsoft Exchange Server 2007 Sp1/2010 bis einschl. SP 2/2013 Microsoft Outlook 2007/2010/2013 Der Austausch der Daten zwischen CAS genesisworld und Exchange sync erfolgt über die Microsoft Webservices. 8

9 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Bei einer Standardinstallation des Microsoft Exchange Servers müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die Microsoft Internet-Informationsdienste (IIS) sind in Betrieb. Zugriffe auf den Exchange Server sind möglich. Die Rolle Impersonation muss in Microsoft Exchange eingerichtet sein. CAS genesisworld CAS genesisworld empfohlene Version ab x5.0.5 Die -Adresse der Benutzer muss in CAS genesisworld und in Microsoft Exchange identisch sein. Aktuell wird Microsoft Outlook als -Client vorausgesetzt. Als Datenbanksystem wird der Microsoft SQL Server in CAS genesisworld vorausgesetzt. 2.2 Einstellungen für Microsoft Exchange Server Benutzer mit erweiterten Rechten Für den Microsoft Exchange Server wird ein Windows- bzw. Microsoft Exchange-Benutzer benötigt, der Rechte auf die Postfächer anderer Benutzer hat. Für die Synchronisation ist der Zugriff über die Rolle Impersonation ausreichend. Weitere explizite Rechte auf Postfächer von Benutzern sind nicht notwendig. Öffentliche Ordner sind von allen Benutzern abonnierbar. Hier benötigt der Benutzer mit der Rolle Impersonation die Rechte Ändern und Löschen. Um den Datenschutz zu gewährleisten, sollte für diesen Benutzer ein eigenes Benutzerkonto angelegt werden. Außerdem muss für diesen Benutzer ein -Konto vollständig eingerichtet und aktiviert sein, weil Zugrifftests mit diesem -Konto durchgeführt werden Die Rolle Impersonation Die Rolle Impersonation wird für die Synchronisation benötigt. Damit kann sich der Benutzer für die Synchronisation im Namen und mit den Rechten der entsprechenden Benutzer anmelden. Der Benutzer nimmt somit temporär die Identität der anderen Benutzer an. Die folgenden Beispiele zeigen einen möglichen Weg, diese Rolle einzurichten. 9

10 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Rolle Impersonation mit Microsoft Exchange 2007 anlegen Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungsshell. Führen Sie den Befehl Add-ADPermission aus. Weitere Informationen finden Sie unter Rolle Impersonation mit Microsoft Exchange 2010/2013 anlegen Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungsshell. Führen Sie den Befehl New-ManagementRoleAssignment aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für CAS genesisworld Lesen Sie den Leitfaden sorgfältig. Mit Exchange sync ändern sich viele Standardfunktionen von CAS genesisworld Ist die Datenbank von CAS genesisworld aktuell? Für die Datenbank von CAS genesisworld wird der Stand x5.0.5 oder höher empfohlen. Aktualisieren Sie die Datenbank - sofern notwendig - mit dem Datenbankassistent. Empfehlenswert ist eine Sicherung der Datenbank vor und nach der Aktualisierung. Aktualisieren Sie die Datenbank, bevor Sie die Lizenz für Exchange sync in der Management Konsole eintragen Einsatz von Exchange sync vorbereiten Bevor Sie mit den Einstellungen für Exchange sync beginnen, lohnt sich das Prüfen und ggf. Korrigieren mehrerer Einstellungen in CAS genesisworld. -Adresse von Benutzern Im Regelfall ist für jeden Benutzer in CAS genesisworld eine -Adresse eingetragen. Die -Adresse wird zwingend für das Synchronisieren und Zuordnen der Datensätze benötigt und muss in CAS genesisworld und in Microsoft Exchange identisch sein. 10

11 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Diese -Adresse kann in CAS genesisworld an drei Stellen eingetragen werden: durch den Administrator im Bereich Benutzerverwaltung der Management Konsole im Fenster Einstellungen/Register Allgemein durch den Anwender und beim Einrichten eines -Kontos mit -Adresse speichern. Wenn diese -Adresse an einer beliebigen Stelle geändert wird, wird diese Änderung an den anderen beiden Stellen übernommen. Informieren Sie Beutzer, dass sie die hinterlegte -Adresse nicht ändern sollen. Regeln für Termine beim Benachrichtigungs- und Aktionsdienst Microsoft Exchange ist das führende System für Termine, wenn Exchange sync auch für Termine eingesetzt wird, siehe Kapitel Bereich Termine auf Seite 17. In diesem Fall werden Benachrichtigungen für Termine auch von Microsoft Exchange versendet. Prüfen Sie daher die Regeln für Termine beim Benachrichtigungs- und Aktionsdienst von CAS genesisworld. Deaktivieren bzw. löschen Sie zuerst vorhandene Regeln für Benachrichtigungen für Termine, um doppelte Benachrichtigungen zu vermeiden. Wenn Sie Exchange sync einsetzen, werden s bei neuen oder geänderten Terminen von Microsoft Outlook versendet. Der Benachrichtigungs- und Aktionsdienst ist also dafür nicht notwendig. Nach dem Aktivieren von Exchange sync für Termine, können Sie bei Bedarf neue Regeln für die Benachrichtigungen bei Terminen erstellen, beispielsweise für spezielle Felder in CAS genesisworld oder beim Verknüpfen von Terminen. Deaktivieren bzw. löschen Sie vorhandene Regeln für Aktionen, mit denen Termine unter bestimmten Voraussetzungen automatisch geändert werden. Deaktivieren bzw. löschen Sie ebenfalls Regeln, mit denen neue Termine in Abhängigkeit von anderen Datensatz-Typen angelegt werden. Nach dem Aktivieren von Exchange sync für Termine darf kein neuer Termin mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst mehr angelegt werden. Außerdem dürfen bei bestehenden Terminen keine Teilnehmer mehr geändert werden. Bereits mit dem Aktivieren von Exchange sync für Termine können hier unbeabsichtigte Nebenwirkungen auftreten. Aktionen im Windows Client von CAS genesisworld Aktionen können ebenfalls im Windows-Client von Anwendern mit den erforderlichen Rechten angelegt oder angewendet werden. Da Microsoft Exchange das führende System für Termine ist, dürfen über diese Aktionen keine Teilnehmer mehr geändert werden. 11

12 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Prüfen Sie alle gespeicherten und öffentlichen Aktionen für Termine und passen Sie diese ggf. so an, dass keine Teilnehmer geändert werden. Bitten Sie die Kollegen mit dem entsprechenden Recht zum Anlegen von Aktionen ihre eigenen und nicht öffentlichen Aktionen ebenfalls zu prüfen und so anzupassen, dass keine Teilnehmer geändert werden. Werden mit Aktionen weiterhin Teilnehmer geändert, können inkonsistente Daten in CAS genesisworld auftreten Lizenz eintragen Nachdem Sie den Einsatz von Exchange sync vorbereitet haben - siehe vorheriges Kapitel - tragen Sie die Lizenz ein. Die entsprechende Lizenz ist wie üblich in der Management Konsole im Bereich Lizenzen einzutragen und für die entsprechenden Benutzer freizuschalten. Nachdem Sie die Lizenz eingetragen haben, ist der neue Bereich Exchange sync in der Management Konsole vorhanden. 2.4 Exchange sync in der Management Konsole einrichten Nach dem Eintragen der Lizenz richten Sie die Verbindung zum Microsoft Exchange Server ein. 12

13 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Bereich Allgemein Öffnen Sie in der Management Konsole den Bereich Exchange sync und dann den Abschnitt Allgemein. Liste aller verfügbaren Microsoft Exchange Server In diesem Bereich tragen Sie die jeweiligen Anmeldeinformationen ein. Diese werden von CAS genesisworld benötigt, um sich am Microsoft Exchange Server anzumelden und die Synchronisation durchzuführen Klicken Sie auf Neu bzw. Bearbeiten. Geben Sie bei Titel einen Namen für die Verbindung ein. Geben Sie bei Server den Namen des Microsoft Exchange Servers im Netzwerk ein. Abhängig von den Einstellungen im Netzwerk kann ein vom Standard abweichender Port benötigt werden. 13

14 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Bei Benutzername und Kennwort tragen Sie den Benutzer ein, dem Sie die Rolle Impersonation und Zugriffsrechte auf die unterschiedlichen Konten gewährt haben, siehe Die Rolle Impersonation auf Seite 9. Dieses Benutzerkonto wird von Exchange sync verwendet, um sich am Microsoft Exchange Server anzumelden. Aktivieren Sie, ob SSL für die Übertragung der Daten verwendet werden soll. Der Bereich Proxy-Einstellungen ist optional und muss nur dann ausgefüllt werden, wenn der Zugang zum Exchange-Server über einen Proxy-Server hergestellt werden soll. Schließen Sie das Fenster mit OK. Server wählen Legen Sie fest, welcher Microsoft Exchange Server und welcher Applikationsserver von CAS genesisworld für die Synchronisation verwendet werden soll. 14

15 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Protokoll kürzen Im Protokoll werden das Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Datensätzen bei der Synchronisation protokolliert. Das Protokoll kann sehr umfangreich werden. Legen Sie fest, ob und wie das Protokoll automatisch gekürzt werden soll. Die gewählte Einstellung wird bei der ersten Anmeldung und danach im täglichen Rhythmus durchgeführt. Benachrichtigung per Legen Sie fest, ob Benachrichtigungen bei Fehlern während der Synchronisation verwendet werden sollen. Dafür wird der Benachrichtigungsdienst von CAS genesisworld verwendet, der daher eingerichtet sein muss Bereich Zuordnung Damit Termine und Adressen zwischen beiden Systemen synchronisiert werden können, müssen die -Adressen von Benutzern vorhanden und in CAS genesisworld sowie Microsoft Exchange identisch sein. Im Bereich Benutzerverwaltung vergeben Sie -Adressen für mehrere markierte Benutzer gleichzeitig mit -Adressen festlegen in der Dropdown-Liste Weitere Optionen. Ob -Adressen in CAS genesisworld und Microsoft Exchange identisch sind, prüfen und korrigieren Sie im Bereich Zuordnung. Das Ergebnis der Prüfung wird über ein rotes bzw. grünes Smiley angezeigt. In den Spalten der Liste sehen Sie, welche Rechte bei einem Benutzer für die persönliche Adresssynchronisation eingestellt sind. Markieren Sie einen Benutzer. Nach dem Anklicken von Eigenschaften korrigieren Sie die in CAS genesisworld eingetragene -Adresse. 15

16 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Über die eingetragene -Adresse eines Benutzers erfolgt die Zuordnung des Microsoft Exchange-Kontos und CAS genesisworld-benutzers Bereich Adressen In diesem Bereich stellen Sie ein, ob auch Adressen in einen öffentlichen Ordner von Microsoft Exchange abgeglichen werden. Legen Sie einen neuen öffentlichen Ordner für Kontakte in Microsoft Exchange an. Bei Adressauswahl in CAS genesisworld legen Sie mit einem Filter fest, welche öffentlichen Adressen von CAS genesisworld abgeglichen werden sollen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bidirektionale Synchronisation aktivieren, dann lassen Sie nur die unidirektionale Synchronisation dieser Adressen zu. Bei Einstellungen zum Synchronisationsauftrag geben Sie an, in welchen Zeitabständen die Synchronisation dieser Adressen durchgeführt werden soll. CAS genesisworld ist als CRM-System das führende System für Adressen. Daher ist nur eine unidirektionale Synchronisation der Adressen von CAS genesisworld nach Microsoft Exchange empfehlenswert. 16

17 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Bereich Termine In diesem Bereich stellen Sie ein, ob Termine synchronisiert werden sollen und wenn ja, wie die Synchronisation durchgeführt werden soll. Grundsätzlich werden alle Termine ab einem bestimmten Zeitpunkt synchronisiert, daher kann kein Filter festgelegt werden. Aktivieren Sie Termine synchronisieren, wenn Exchange sync auch für Termine eingesetzt werden soll. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, ändern sich die jeweiligen Funktionen in CAS genesisworld für Termine wie in den Kapiteln Termine auf Seite 29 und Termine auf Seite 49 beschrieben. Sobald die Option aktiviert ist, ändern sich Standardfunktionen von CAS genesisworld. Ab diesem Zeitpunkt entsprechen neu angelegte oder konvertierte Termine bereits den Bedingungen von Microsoft Exchange. Die Änderungen lassen sich für diese Termine nicht rückgängig machen, auch wenn Sie die Option wieder deaktivieren. Legen Sie fest, ab welchem Tag Termine synchronisiert werden sollen. 17

18 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Damit sich bereits bestehende Termine in CAS genesisworld aus dem eingestellten Zeitraum synchronisieren lassen, werden diese konvertiert. Die Termine werden bidirektional abgeglichen. Legen Sie beim Synchronisationsintervall fest, in welchen Zeitabständen neue und geänderte Termine übertragen werden sollen. Im Bereich Einstellungen zu Serienterminen legen Sie fest, wie unendliche Serien aus Microsoft Exchange in CAS genesisworld übertragen werden sollen. In Microsoft Exchange können unendliche Terminserien angelegt werden, dies ist in CAS genesisworld nicht möglich. Für eine unendliche Terminserie werden daher in CAS genesisworld bei jedem Synchronisieren neue Termine dieser Serie angelegt. Die Serie wird also fortlaufend verlängert. Wie weit solche Terminserien verlängert werden, ist durch Anzahl Termine bzw. Anzahl Tage festgelegt. Wird einer dieser beiden Werte erreicht, werden keine weiteren Termine in CAS genesisworld mehr angelegt. Jede Terminserie in CAS genesisworld wird bei jeder Synchronisation in Abhängigkeit von den hier festgelegten Werten verlängert. Im Bereich Adressen automatisch verknüpfen aktivieren Sie Suche über -Adressen, um synchronisierte Termine automatisch mit den Beteiligten eines Termins zu verknüpfen. Bei der Suche über -Adressen werden alle Felder von -Adressen durchsucht, die im Standard ausgeliefert werden. Wurden im Datensatz-Typ Adresse zusätzliche -Felder beispielsweise mit dem Form & Database Designer eingefügt, dann werden diese zusätzlichen -Adressen nicht durchsucht. Bei Folgende -Adressen ignorieren legen Sie Ausnahmen fest, beispielsweise dass Termine nicht mit Mitarbeitern Ihres Unternehmens verknüpft werden sollen. Hinweise zum Konvertieren der Termine Sobald Sie das Synchronisieren von Terminen starten, wird automatisch das Konvertieren vorhandener Termine in CAS genesisworld gestartet. Dabei werden alle Termine berücksichtigt, die vor dem Einschalten der Synchronisation in CAS genesisworld angelegt wurden und nach Microsoft Exchange abgeglichen werden sollen. Beim Konvertieren werden verschiedene Aktionen durchgeführt, damit das Bearbeiten von Terminen in CAS genesisworld und in Microsoft Exchange konsistent ist. Sind Gruppen als Teilnehmer eines Termins in CAS genesisworld eingetragen, dann wird die Gruppe durch die jeweiligen Mitglieder der Gruppe ersetzt. Der Teilnehmer Alle (öffentlich) in einem Termin wird durch alle aktuellen CAS genesisworld-benutzer ersetzt. 18

19 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Unterschiedliche Teilnehmerrechte auf einen Termin werden angeglichen, jeder Teilnehmer eines Termins erhält vollständige Zugriffsrechte an diesem Termin. Ist das maximale Fremdzugriffsrecht bei Terminen größer als lesend, so wird dieses während der Konvertierung auf Lesen reduziert. Ist als maximales Fremdzugriffsrecht vertraulich eingetragen, so wird dies auf persönlich gesetzt. Persönliche Termine bleiben weiterhin persönlich. Termine in Microsoft Outlook benötigen zwingend einen Organisator (Organizer) des Termins. Beim Konvertieren wird der Organisator nach bestimmten Regeln festgelegt. Damit ein Teilnehmer Organisator des Termins werden kann, benötigt er vollständige Rechte an dem Termin und eine eingetragene -Adresse. Kann der Ersteller des Termins identifiziert werden, so wird dieser auch Organisator (Organizer) des Termins. Der Ersteller des Termins kann manchmal nicht identifiziert werden, beispielsweise weil ein Benutzer geheiratet und seinen Namen geändert hat. Das hier betrachtete Feld Erzeugt von hat aber keine Verbindung zum Benutzernamen in CAS genesisworld. In solchen Fällen wird derjenige Benutzer der Organisator, der den Termin zuletzt geändert hat. Lassen sich die bisherigen beiden Bedingungen nicht erfüllen, dann wird ein beliebiger Teilnehmer der Organisator des Termins. Dabei werden Teilnehmer mit vollständigen Rechten bevorzugt. Auch in diesem Fall benötigt der Benutzer eine eingetragene -Adresse. Beim Konvertieren wird nur der Organisator (Organizer) des Termins festgelegt. Nach dem Konvertieren haben daher alle Termine den Organisator als einzigen Teilnehmer. Bei der ersten Synchronisation werden die weiteren Teilnehmer des Termins aus CAS genesisworld in den Termin übernommen. Alle Teilnehmer eines konvertierten Termins sind anschließend erneut eingeladen, ihr Status wird also auf eingeladen zurückgesetzt. Die Anzahl der Teilnehmer am Termin ändert sich nicht Nach der Konvertierung sowie nach der ersten Synchronisation sind also außer dem Organisator nur eingeladene Teilnehmer in den konvertierten Terminen eingetragen. Mögliche Fehlerfälle Ein Termin wird nicht konvertiert und daher auch nicht synchronisiert, wenn nur Teilnehmer eingetragen sind, für die in CAS genesisworld keine -Adresse eingetragen ist. Enthält ein Termin als Teilnehmer nur Gruppen, die keine Benutzer mehr enthalten, so wird dieser Termin ebenfalls nicht konvertiert und somit auch nicht synchronisiert. Enthält ein Termin als Teilnehmer nur Ressourcen, so wird dieser Termin ebenfalls nicht konvertiert und somit auch nicht synchronisiert. 19

20 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Beachten Sie, dass die Konvertierung für die betroffenen Termine nicht rückgängig gemacht werden kann. 2.5 Weitere Einstellungen der Management Konsole anpassen Prüfen und korrigieren Sie die weiteren Einstellungen für Termine und Adressen in der Management Konsole. Diese Einstellungen sind erst nach dem Eintragen der Lizenz möglich Sichtbarkeit des Registers Journal für Termine Im Register Journal im Datensatzfenster werden alle Änderungen an einem Datensatz protokolliert. Beim Einsatz von Exchange sync können auch systembedingte Änderungen protokolliert werden. Außerdem ist das Journal des Organisators (Organizers) eines Termins führend, daher werden Änderungen der Teilnehmer (Attendee) nicht oder nur zeitweise im Journal protokolliert. Da das Journal des Organisators führend ist, finden Teilnehmer unter Umständen vertrauliche Eingaben des Organisators im Journal, wenn sie z. B. später zu einem Termin eingeladen werden. Aus diesen Gründen empfehlen wir das Ausblenden des Journals. Öffnen Sie den Bereich Sonstiges in der Management Konsole und dann den Eintrag Sichtbarkeit der Register. 20

21 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Wählen Sie Termine als Datensatz-Typ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Register Journal bei allen Typen von Terminen. In Web access und teamworks deaktivieren Sie die Anzeige des Registers Journal bei Terminen im Bereich Portalverwaltung. 21

22 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Öffnen Sie das Formular Termin und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Journal in den Eigenschaften des Formulars Adressen synchronisieren für Benutzer erlauben Damit Anwender in CAS genesisworld das Synchronisieren persönlicher Adressen einrichten können, benötigen sie die erforderlichen Rechte. Öffnen Sie in der Management Konsole den Bereich Benutzerverwaltung. Markieren Sie einen oder mehrere Benutzer und öffnen Sie das Fenster Eigenschaften. Im Register Weitere Rechte legen Sie fest, ob ein Anwender keinen persönlichen Abgleich einrichten darf, Adressen nur unidirektional von CAS genesisworld nach Microsoft Exchange oder auch bidirektional abgleichen darf. Sobald Sie mindestens eines der beiden Rechte aktivieren, wird das Register Exchange sync im Fenster Eigenschaften dieser Benutzer angezeigt 22

23 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Wenn Sie zunächst mehrere Benutzer markieren und dann das Fenster Einstellungen mit dem Register Weitere Rechte öffnen, ändern Sie gleichzeitig die Einstellungen für mehrere Benutzer. Das gleiche Prinzip gilt auch für Gruppen. Öffnen Sie das Register Exchange sync. 23

24 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Wählen Sie einen Navigator des Benutzers. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste eine Ansicht mit Adressen. Die Adressen dieser Ansicht werden nach Exchange sync übertragen bzw. beim bidirektionalen Abgleich synchronisiert. Besonderheiten beim Synchronisieren von Adressen sind in Kapitel Persönlichen Adressabgleich einrichten auf Seite 44 beschrieben. 24

25 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Der bidirektionale Abgleich ist möglich, wenn Sie Änderungen von Microsoft Exchange nach CAS genesisworld übernehmen aktivieren. 25

26 Exchange sync Systemvoraussetzungen und Einstellungen Hinweise Die entsprechenden Anwender sollten sich einen eigenen persönlichen Ordner für Kontakte in ihrem Microsoft Exchange-Konto anlegen. Bei jedem Anwender muss in CAS genesisworld im Navigator eine Ansicht für Adressen vorhanden sein, damit persönliche Adressen synchronisiert werden können. Die Einstellungen im Register Exchange sync der Management Konsole und entsprechende Einstellungen der Benutzer im Fenster Einstellungen des Windows-Clients überschreiben sich wechselseitig - gültig ist immer die letzte Einstellung. 2.6 Synchronisation im CAS Server Manager aktivieren Die Synchronisation muss im CAS Server Manager aktiviert werden. Öffnen Sie das Register Dienste im CAS Server Manager. Die Dienste CAS Java Services und CAS WebService müssen gestartet sein. Das Kontrollkästchen Exchange sync muss aktiv sein. 26

27 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator 3 Wissenswertes für den Administrator Wird Exchange sync für Adressen bzw. Termine aktiviert, so ergeben sich verschiedene Verhaltensänderungen in CAS genesisworld und Microsoft Exchange. Ist die Synchronisation von Datensätzen mehrmals hintereinander nicht möglich, werden diese Datensätze bis zur nächste Änderung in einem der beiden Systeme nicht mehr synchronisiert. 3.1 Adressen Bei Adressen ist CAS genesisworld als CRM-System das führende System Adressen in CAS genesisworld Da CAS genesisworld für Adressen das führende System ist, gibt es keine Verhaltensänderungen in CAS genesisworld. Aufgrund der serverseitigen Synchronisation können jedoch Verletzungen der Oberflächenlogik auftreten - beispielsweise in folgenden Fällen: Pflichtfelder Das Prüfen von Pflichtfeldern findet über die Oberfläche von CAS genesisworld statt. Wird eine Adresse nun durch die Synchronisation geändert bzw. neu angelegt, so kann dies dem Anwender durch die serverseitige Durchführung nicht transparent gemacht werden. Die Änderungen werden somit trotz Verletzung in CAS genesis- World gespeichert. Automatisches Vervollständigen postalischer Daten Dazu gehört z. B. das Setzen des Ortes, wenn die Postleitzahl bekannt ist, wie auch das Eintragen der Briefanrede. Durch CAS genesisworld werden Werte vorgeschlagen, die eine Prüfung durch den Anwender erfordern. Dies kann bei einem Abgleich im Hintergrund nicht unterstützt werden. Setzen der erlaubten und bevorzugten Kontaktart Wird eine Adresse in Microsoft Outlook angelegt oder geändert, können diese Werte durch CAS genesisworld bei der Synchronisation nicht immer korrekt im Hintergrund gesetzt werden. 27

28 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Adressen in Microsoft Exchange Da CAS genesisworld für Adressen das führende System ist, gelten bei synchronisierten Adressen die in CAS genesisworld hinterlegten Rechte bzw. Einstellungen und wirken sich somit auf die Adressen in Microsoft Exchange aus. Verhalten bei einer unidirektionalen Synchronisation Ändert ein Anwender in Microsoft Outlook einen Kontakt, der nur unidirektional von CAS genesisworld nach Microsoft Exchange abgeglichen wird, so setzt CAS genesisworld bei der nächsten Synchronisation diese Änderungen zurück. Änderungen an einem Kontakt sind somit nur in CAS genesisworld möglich. Wird bei einer unidirektionalen Synchronisation in Microsoft Outlook ein Kontakt in dem entsprechenden Ordner angelegt, so wird dieser Kontakt durch die Synchronisation wieder gelöscht. Das Anlegen von Kontakten in den entsprechenden Ordnern ist somit nur in CAS genesisworld möglich. Die Ansicht mit Adressen in CAS genesisworld Um die Adressen in der Ansicht von CAS genesisworld und im Ordner von Microsoft Exchange synchron zu halten, werden die in CAS genesisworld festgelegten Filterbedingungen berücksichtigt. Dabei können folgende Besonderheiten auftreten: Eine Adresse wird in Microsoft Outlook geändert: Die Änderungen werden nach CAS genesisworld übertragen. Entspricht die geänderte Adresse nicht mehr den Filterbedingungen der Ansicht, wird die Adresse natürlich nicht mehr in der Ansicht in CAS genesisworld angezeigt. Bei der nächsten Synchronisation wird die Adresse aus dem Ordner von Microsoft Exchange gelöscht. In CAS genesisworld ist die Adresse natürlich weiterhin vorhanden. Das gleiche Prinzip gilt auch beim Anlegen von neuen Adressen. In Microsoft Outlook wird ein neuer Kontakt angelegt, der nicht den Filterbedingungen der Ansicht in CAS genesisworld entspricht. Bei der nächsten Synchronisation wird der Kontakt aus dem Ordner nach CAS genesis- World übertragen. Weil die Adresse nicht den Filterbedingungen der Ansicht in CAS genesisworld entspricht, wird die Adresse bei der nächsten Synchronisation aus dem Ordner von Microsoft Exchange gelöscht. In CAS genesisworld ist die Adresse ebenfalls weiterhin vorhanden, nur wird sie in der Ansicht für die Synchronisation nicht angezeigt. 28

29 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Rechteeinschränkungen auf Adressen Besitzt ein Anwender in CAS genesisworld keine Änderungsrechte auf die entsprechende Adresse bzw. auf einen Teil der Felder und ändert diese Adresse/Felder in Microsoft Outlook, so werden von CAS genesisworld bei der nächsten Synchronisation die nicht erlaubten Änderungen zurückgesetzt. Das Rechtesystem von CAS genesisworld wird somit berücksichtigt. Feld-Synchronisation zwischen Firmen und Ansprechpartnern Hat der Administrator in der Management Konsole von CAS genesisworld die Feld-Synchronisation im Bereich Sonstiges für Firmen und zugehörige Ansprechpartner aktiviert, so werden diese Einstellungen ebenfalls von der Synchronisation berücksichtigt. Ändert somit z. B. ein Anwender in Microsoft Outlook die Felder eines Ansprechpartners, die nur über die zugehörige Firma geändert werden dürfen, so setzt CAS genesisworld bei der Synchronisation die nicht erlaubten Änderungen zurück. Wird ein synchrongehaltener Wert in Microsoft Outlook bei einer Firmenadresse geändert, so übernimmt CAS genesisworld bei der nächsten Synchronisation den Wert sowohl für die Firma als auch für die Ansprechpartner. 3.2 Termine Bei Terminen ist Microsoft Exchange das führende System. CAS genesisworld passt sich somit beim Arbeiten mit Terminen dem Verhalten von Microsoft Exchange/Microsoft Outlook an. Für die Berücksichtigung der Geschäftslogik wird der Microsoft Exchange Server benötigt. Aufgrund der serverseitigen Synchronisation können Verletzungen der Oberflächenlogik in CAS genesisworld auftreten - beispielsweise in folgenden Fällen: Pflichtfelder Das Prüfen von Pflichtfeldern findet über die Oberfläche von CAS genesisworld statt. Wird ein Termin nun durch die Synchronisation geändert bzw. neu angelegt, so kann dies dem Anwender durch die serverseitige Durchführung nicht transparent gemacht werden, die Änderungen werden somit trotz Verletzung in CAS genesisworld gespeichert. Der Abgleich der Termine erfolgt mit dem Standardkalender eines Benutzers in Microsoft Outlook: Die Termine aus dem Standardkalender von Microsoft Outlook werden nach CAS genesisworld übertragen. Termine aus CAS genesisworld werden in den Standardkalender von Microsoft Outlook übertragen. Termine aus zusätzlichen Kalendern in Microsoft Outlook werden nicht nach CAS genesisworld übertragen und in zusätzliche Kalender werden keine Termine von CAS genesisworld übertragen. 29

30 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Termine in Microsoft Exchange In Microsoft Exchange werden Informationen zu einem Termin über s ausgetauscht. Durch den Einsatz von s benötigt jeder Teilnehmer zwingend eine -Adresse. Der Organisator sowie alle Teilnehmer (Attendee) eines Termins erhalten eine eigene Kopie des Termins. Diese Kopien sind im Besitz des jeweiligen Teilnehmers und können von diesem bearbeitet oder auch gelöscht werden. Für den Austausch der Daten zwischen diesen Teilnehmern wird eine sternförmige Wietergabe zugrunde gelegt. Ausgehend von dem Organisator (Organizer) des Termins werden die Informationen über Anlegen, Einladen, Ändern oder Löschen sternförmig an die verschiedenen Teilnehmer weitergegeben. Die Antwort der Teilnehmer beispielsweise eine Reaktion auf die Einladung oder der Vorschlag einer neuen Zeit wird wieder an den Organisator weitergegeben. Eine Weitergabe weiterer Informationen an den Organisator ist durch den Teilnehmer nicht möglich. 30

31 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Einladungen zu einem Termin Das Terminmanagement von Microsoft Exchange wurde für den unternehmensübergreifenden Einsatz ausgelegt, so dass Termineinladungen und ihre Reaktionen darauf über Unternehmensgrenzen versendet werden können. Dadurch können Teilnehmer nur zu Terminen eingeladen werden. Eine feste Hinzunahme durch den Organisator ist nicht möglich. Reagiert ein Teilnehmer auf diese Einladung durch eine Zusage, Absage oder den Vorschlag einer neuen Zeit, so wird dies dem Organisator mitgeteilt. Die weiteren Teilnehmer des Termins bleiben davon unberührt und werden nicht benachrichtigt. Der Organisator eines Termins kommuniziert immer mit allen Teilnehmern eines Termins. Jeder Teilnehmer eines Termins kommuniziert nur mit dem Organisator des Termins. Reaktionen der Teilnehmer werden nicht an weitere Teilnehmer kommuniziert. Informationen pro Termin Durch folgende Gründe können also für jeden Teilnehmer unterschiedliche Informationen in einem Termin vorhanden sein. Die Informationen zu einem Termin werden asynchron über versendet. 31

32 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Ein Termin gehört immer dem jeweiligen Teilnehmer, so dass jeder Teilnehmer seinen Termin ändern und speichern kann. Allerdings gewinnen Änderungen des Organisators, so dass vorherige manuelle Änderungen durch einen Teilnehmer verloren gehen können. Microsoft Exchange Server Durch den Microsoft Exchange Server werden die benötigten s erstellt und ausgewertet. Erhält somit ein Teilnehmer eine Einladung, wird automatisch ausgewertet und ein Termin in seinem Kalender angelegt. Reagiert der Teilnehmer auf eine Einladung oder wird der Termin durch den Organisator aktualisiert, so werden diese Informationen ebenfalls automatisch in dem entsprechenden Termin des Organisators bzw. die Termine der Teilnehmer übernommen. Verhaltensänderungen in Microsoft Exchange Durch den Einsatz des Moduls Exchange sync sind keine Verhaltensänderungen in Microsoft Exchange bekannt Termine in CAS genesisworld Da Microsoft Exchange das führende System für Termine ist und CAS genesisworld an das Verhalten von Microsoft Exchange angeglichen wird, weicht das Verhalten bei Terminen in CAS genesisworld vom Standardverhalten ab. 32

33 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Schattentermine Solange die Termine der Beteiligten identisch sind, wird in CAS genesisworld ein Termin für alle Teilnehmer angelegt, alle Benutzer einschließlich dem Organisator greifen somit auf den gleichen Termin zu. Ändern nun der Organisator oder ein Teilnehmer den Termin, dann wird für diesen Teilnehmer ein eigener Termin angelegt: ein so genannter Schattentermin. Sobald die Änderung des Organisators von den verschiedenen Teilnehmern zur Kenntnis genommen wurde bzw. eine Änderung des Teilnehmers durch eine Aktualisierung des Organisators überschrieben wurde, werden die Schattentermine wieder zusammengeführt. Anschließend greifen wieder alle Teilnehmer in CAS genesisworld auf den gleichen Termin zu. Zugriffsrechte auf Termine Jeder Teilnehmer hat vollständige Rechte auf den Termin und kann somit Änderungen in seinem Namen durchführen. Da Änderungen immer im Namen eines Teilnehmers oder des Organisators durchgeführt werden müssen, dürfen in CAS genesisworld Termine von anderen Benutzern nicht bearbeitet werden. Das maximale Fremdzugriffsrecht in CAS genesisworld beträgt somit bei einem Termin Lesen. Termine ändern Änderungen durch den Organisator Ändert ein Organisator den Termin, dann wird nach Microsoft Exchange synchronisiert. Nach der Synchronisation wird diese Änderung automatisch durch den Microsoft Exchange Server an die unterschiedlichen Teilnehmer weitergegeben. Änderungen durch einen Teilnehmer (Attendee) Ändert ein Teilnehmer einen Termin, wird ebenfalls nach Microsoft Exchange synchronisiert. Nach der Synchronisation ist der entsprechende Termin für diesen Teilnehmer in Microsoft Exchange aktuell. Nicht alle Felder von Terminen in CAS genesisworld werden bei der Synchronisation berücksichtigt. Ändert ein Teilnehmer in CAS genesisworld ein nicht synchronisiertes Feld, dann bleibt der Datensatz aus Sicht von Microsoft Exchange unverändert und wird nicht synchronisiert. Eine Tabelle der synchronisierten Felder finden Sie unter Adressen: Field Mapping auf Seite

34 Exchange sync Wissenswertes für den Administrator Teilnehmer einladen Einladungen in CAS genesisworld erfordern wie in Microsoft Outlook nur eine - Adresse. Teilnehmer können ebenfalls über Kontakte aus dem globalen Adressbuch von Microsoft Outlook sowie Adressen oder Benutzer aus CAS genesisworld gewählt werden. Reaktion auf eine Einladung In CAS genesisworld können eingeladene Benutzer zu Terminen ebenfalls zu- oder absagen. Durch eine Zu- oder Absage, wird in CAS genesisworld der Datensatz des Termins geändert. Diese Änderung wird mit der nächsten Synchronisation nach Microsoft Exchange übertragen. Das Zu- oder Absagen bei Serien ist in Kapitel Serien zu- und absagen beschrieben. Alle weiteren Schritte erfolgen dann durch Microsoft Exchange: Die Zu- bzw. Absage ist nach der Synchronisation des Termins in Microsoft Exchange vorhanden, eine wird an den Organisator (Organizer) versendet, nach dem Laden der durch den Organisator wird die Änderung in den Kalender übernommen. Und diese oder weitere Änderungen des Termins durch den Organisator (Organizer) werden mit der nächsten Synchronisation wieder nach CAS genesisworld übernommen. Synchronisierte und nicht synchronisierte Felder von Terminen Bei Terminen werden die Felder zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange synchronisiert, die in der Tabelle unter Termine: Field Mapping auf Seite 43 aufgeführt sind. Sowohl in CAS genesisworld als auch in Microsoft Outlook sind weitere Felder bei Terminen vorhanden, die Benutzer im entsprechenden Programm sehen und ändern können. Die Synchronisation eines Termins erfolgt jedoch immer nach dem gleichen Prinzip, egal welche Felder eines Termins in CAS genesisworld geändert werden. Ob ein Feld eines Termins nur in CAS genesisworld vorhanden ist, spielt also keine Rolle. Änderungen durch den Organisator Wird ein nicht synchronisiertes Feld in CAS genesisworld durch den Organisator geändert, so wird temporär ein Schattentermin für den Organisator angelegt. Nach der nächsten bidirektionalen Synchronisation werden die Termine der Teilnehmer durch den Termin des Organisators ersetzt. Anschließend sind die Daten aller Beteiligten wieder identisch. Änderungen durch einen Teilnehmer Wird ein nicht synchronisiertes Feld in CAS genesisworld durch einen Teilnehmer geändert, so wird für diesen Teilnehmer ein eigener Schattentermin angelegt. Die Ände- 34

35 Exchange sync Auf Exchange sync umsteigen rung erfolgt somit ebenfalls nur lokal für diesen Teilnehmer. Ändert nun der Organisator den Termin, so überschreibt der Termin des Organisators nach der nächsten Synchronisation alle lokalen Änderungen des Teilnehmers. Änderungen in einem nicht synchronisierten Feld in CAS genesisworld führen also zu keiner Änderung des entsprechenden Termins in Microsoft Outlook. Die Terminakte Alle Teilnehmer eines Termins greifen auf die gleiche Terminakte zu, unabhängig davon, ob Schattentermine erstellt wurden. Wird ein Termin mit einem anderen Datensatz in CAS genesisworld verknüpft, wird diese Verknüpfung auch allen anderen Teilnehmern und Anwendern mit den entsprechenden Fremdzugriffsrechten angezeigt. Auch alle vorhandenen Schattentermine eines Termins werden in entsprechenden Akten angezeigt. Das Verknüpfen mit Datensätzen funktioniert bei einem Termin wie üblich in CAS genesisworld: Der Organisator und die Teilnehmer am Termin können den Termin mit anderen Datensätzen verknüpfen. Jeder andere Benutzer mit lesenden Rechten beispielsweise über Fremdzugriffsrechte kann den Termin ebenfalls mit anderen Datensätzen verknüpfen. Eine Besonderheit kann bei einem Serientermin auftreten: Ein Teilnehmer eines Termins kann das Wiederholungsschema des Organisators ändern. Dann wird die Terminakte zwischen diesem Termin des Teilnehmers und dem Termin des Organisators nicht mehr synchron gehalten. Aktualisiert der Organisator anschließend die Serie, gewinnt bei der Zusammenführung der Termine die Akte des Organisators. 4 Auf Exchange sync umsteigen Je nach Ihrem Ausgangspunkt können sich Besonderheiten ergeben, wenn Sie Exchange sync einsetzen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie für das Verwalten von Terminen von einer auf die andere Software umstellen. CAS genesisworld und Exchange sync gleichzeitig einführen Dies ist der einfachste Fall. Wenn Sie die Inhalte des Leitfadens berücksichtigen, sind keine weiteren Besonderheiten zu beachten. CAS genesisworld statt Microsoft Outlook für Termine einsetzen Siehe Kapitel 4. auf Seite 36. Microsoft Outlook statt CAS genesisworld für Termine Siehe Kapitel 4.2 auf Seite 36. Exchange connect ablösen Siehe Kapitel 4.3 auf Seite

36 Exchange sync Auf Exchange sync umsteigen 4.1 CAS genesisworld statt Microsoft Outlook für Termine Wurden Termine bisher mit Microsoft Outlook verwaltet, ergeben sich beim Umstieg auf CAS genesisworld nur wenige Besonderheiten. Nach dem ersten Abgleich sind alle Termine aller Benutzer auch in CAS genesisworld eingetragen vorhanden. Alle Teilnehmer eines Termins in Microsoft Outlook sind auch als Teilnehmer in CAS genesisworld eingetragen. Erstellen Sie eine Sicherung der Datenbank, siehe auch Kapitel Ist die Datenbank von CAS genesisworld aktuell? auf Seite 10. Prüfen Sie, welche Regeln für Termine mit dem Benachrichtigungsdienst von CAS genesisworld eingerichtet bzw. aktiviert werden sollen. Der Benachrichtigungs- und Aktionsdienst ist in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Bereich Regeln und den untergeordneten Seiten beschrieben. 4.2 Microsoft Outlook statt CAS genesisworld für Termine Wurden Termine bisher mit CAS genesisworld verwaltet, ergeben sich beim Umstieg auf Microsoft Exchange mehrere Besonderheiten. Microsoft Exchange ist nach der Umstellung das führende System für Termine, daher ändern sich viele Standardfunktionen von CAS genesisworld. Beachten Sie als Administrator insbesondere Kapitel Systemvoraussetzungen und Einstellungen ab Seite 8 und Kapitel Termine ab Seite 29. Erstellen Sie eine Sicherung der Datenbank, siehe auch Kapitel Ist die Datenbank von CAS genesisworld aktuell? auf Seite 10. Aktivieren Sie das Synchronisieren von Terminen und legen Sie die entsprechenden Einstellungen fest, siehe Kapitel Bereich Termine auf Seite 17. Beim ersten Synchronisieren werden alle entsprechenden Termine von CAS genesisworld nach Microsoft Exchange übertragen. Dabei werden alle Teilnehmer dieser Termine durch Microsoft Exchange eingeladen. Diese Einladungen sind für Microsoft Exchange grundlegend, damit im Kalender der Benutzer die entsprechenden Termine angelegt werden können. Da für Einladungen grundsätzlich s versendet werden, erhalten Benutzer sehr viele s. Informieren Sie Ihre Anwender am Besten im Voraus über diese einmalige Folge der Umstellung. 36

37 Exchange sync Checklisten für die Einführung 4.3 Exchange connect ablösen Soll mit Exchange sync das bisherige Modul Exchange connect abgelöst werden, so müssen folgende Schritte durchgeführt werden: Erstellen Sie eine Sicherung der Datenbank, siehe auch Kapitel Ist die Datenbank von CAS genesisworld aktuell? auf Seite 10. Führen Sie die Umstellung mit einem Wartungsfenster durch, nicht im produktiven Betrieb. Führen Sie dann folgende Schritte durch: Entfernen Sie in der Management Konsole die entsprechende Lizenz für Exchange connect. Tragen Sie in der Management Konsole die neue Lizenz für Exchange sync ein. Die Migration startet, wenn Sie die Synchronisation von Terminen einschalten. Legen Sie daher zuerst alle Einstellungen fest und aktivieren Sie dann Termine synchronisieren. Ein Hinweis öffnet sich, den Sie mit OK bestätigen. Nach der erfolgreichen Migration öffnet sich erneut ein Hinweis. Dabei wird angezeigt, wie viele Termine migriert wurden. Hinweise Eine Migration von Adressen findet nicht statt. Um sicherzustellen, dass keine Dubletten entstehen, empfehlen wir in Microsoft Exchange das Anlegen eigener Kontakte-Ordner für Exchange sync. Der Aufgabenabgleich ist nur mit Exchange connect möglich und wird mit Exchange sync nicht unterstützt 5 Checklisten für die Einführung Folgende Checklisten unterstützen Sie bei der Einführung von Exchange sync im Unternehmen. Hintergrundinformationen finden Sie in den weiteren Kapiteln des Leitfadens. 5.1 Bevor Sie anfangen Prüfen Sie vor allen Änderungen, ob die technischen und organisatorischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen den Anforderungen von Exchange sync entsprechen. Sollten Fragen oder Unklarheiten auftreten, wenden Sie sich bitte Ihren CAS-Partner. 37

38 Exchange sync Checklisten für die Einführung Technische Voraussetzungen erfüllt Wird CAS genesisworld x5.0.5 oder höher eingesetzt? Der Dienst für Exchange sync benötigt Ressourcen. Bietet Ihre Hardware-Infrastruktur einen CAS genesisworld-applikationsserver für Hintergrunddienste? Setzen Sie Zusatzmodule von CAS genesisworld ein, die den gleichzeitigen Einsatz von Exchange sync verhindern oder einschränken? Sind individuelle Anpassungen für Termine vorhanden? Wird Microsoft Exchange 2007 Sp1 oder höher bzw. Microsoft Exchange 2010 oder Microsoft Exchange 2013 eingesetzt? Die WebServices von Microsoft Exchange müssen aktiv sein. Ist dies der Fall? Der Zugriff über Microsoft Outlook Web access muss möglich sein. Ist dies der Fall? Sind alle technischen Voraussetzungen erfüllt, prüfen Sie die folgende Liste. Organisatorische Voraussetzungen erfüllt Wurden Vorteile und Nachteile des Einsatzes von Exchange sync geprüft? Haben Sie den Leitfaden zu Exchange sync gelesen und alle Fragen oder Unklarheit mit Ihrem CAS-Partner geklärt? Haben alle Verantwortlichen im Unternehmen zugestimmt, der Rolle Impersonation von Microsoft Exchange die notwendigen umfangreichen Rechte zu gewähren? Wurden die Anwendungsszenarien der Terminverwaltung mit CAS genesis- World geprüft und ggf. neue Abläufe festgelegt? Sind alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt, können Sie mit den Vorbereitungen beginnen. 38

39 Exchange sync Checklisten für die Einführung 5.2 Vorbereitungen Damit Exchange sync aktiviert werden kann, müssen Vorbereitungen sowohl in Microsoft Exchange als auch in CAS genesisworld stattfinden. Microsoft Exchange - die Rolle Impersonation erfüllt Ist die Rolle Impersonation für die Synchronisation eingerichtet? Sind alle erforderlichen Rechte für die Rolle Impersonation auf alle Konten von CAS genesisworld-benutzern in Microsoft Exchange vergeben? Ist das Konto des Benutzers mit der Rolle Impersonation aktiv? Das Aktivieren erfolgt, wenn sich dieser Benutzer beispielsweise in Microsoft Outlook Web access anmeldet und den Ordner für Kalender oder Kontakte öffnet. Sind alle Benutzer auf die Verhaltensänderungen von Exchange sync vorbereitet, beispielsweise durch Informationen oder eine Schulung? Treffen Sie anschließend die Vorbereitungen in CAS genesisworld. -Adressen in CAS genesisworld erfüllt Ist bei allen aktiven und deaktivierten Benutzern eine gültige -Adresse eingetragen? Ist bei allen aktiven und deaktivierten Ressourcen eine gültige - Adresse eingetragen? Prüfen Sie anschließend, ob Dubletten auftreten können. Möglichkeit von Dubletten erfüllt Wurden Termine aus Microsoft Exchange über das CAS Add-In durch Benutzer nach CAS genesisworld übertragen Durch Exchange sync werden diese Termine erneut übertragen, so dass Dubletten auftreten können. Wurden Termine aus Microsoft Exchange über Info@Click durch Benutzer nach CAS genesisworld übertragen? Durch Exchange sync werden diese Termine erneut übertragen, so dass Dubletten auftreten können. 39

40 Exchange sync Checklisten für die Einführung 5.3 Synchronisation für Termine aktivieren Beim Aktivieren der Synchronisation werden betroffene Termine konvertiert, dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Konvertierung und die erste Synchronisation kann zusätzlich einige Zeit dauern. CAS genesisworld & Microsoft Exchange erfüllt Haben Sie eine aktuelle Sicherung der Datenbank von CAS genesisworld? Falls Termine aus CAS genesisworld nach Microsoft Exchange übertragen werden sollen: Ist eine Sicherung der Daten von Microsoft Exchange sinnvoll und ggf. eingeplant? Sind in der Management Konsole von CAS genesisworld die Anmeldedaten für Microsoft Exchange eingetragen? Ist in der Management Konsole der CAS genesisworld-applikationsserver eingetragen, durch den die Synchronisation durchgeführt wird? Haben Sie einen erfolgreichen Verbindungstest durchgeführt? Haben Sie geprüft, ob bei allen Benutzern und Ressourcen in CAS genesis- World eine -Adresse eingetragen ist? Sind die WebServices von CAS genesisworld im Server Manager einschließlich Exchange sync aktiv? Alle Termine der letzten Monate oder sogar Jahre zu konvertieren und erstmalig zu synchronisieren, ist aufgrund der möglicherweise großen Menge nicht empfehlenswert. Bevor Sie alle Termine ab einem bestimmten Zeitpunkt synchronisieren ist der Zeitpunkt relativ nah am aktuellen Datum? 5.4 FAQs Was ist die Rolle Impersonation und wie richte ich diese Rolle ein? Die Rolle Impersonation ist eine Verwaltungsrolle von Microsoft Exchange. Der Benutzer mit dieser Rolle meldet sich im Namen von anderen Benutzern an Microsoft Exchange an und kann dann Aktionen für andere Benutzer durchführen. Microsoft bietet Anleitungen auf seinen Hilfeseiten, wie diese Rolle für Benutzer, Gruppen oder sogar ganze Domänen vergeben werden kann. Obwohl ich in CAS genesisworld bei allen Benutzern eine -Adresse eingetragen habe, erhalte ich den Hinweis, dass manche Benutzer keine -Adresse haben. 40

41 Exchange sync Feldzuordnungen Bei der Replikation werden Benutzerkonten für Administratoren anderer Domänen berücksichtigt. Auch wenn diese Benutzer in der Management Konsole nicht mehr angezeigt werden, sind die Benutzerkonten noch in der Datenbank vorhanden. Wenden Sie sich bitte an Ihren Partner. Obwohl ich ein aktuelles Datum als Start eingetragen habe, werden mir mehrere tausend Termine abgeglichen. Warum? Sobald ein Termin einer Serie in den gewählten Zeitraum fällt, muss aufgrund der Datenkonsistenz die gesamte Serie abgeglichen werden. Nicht alle Termine bzw. Serien aus Microsoft Exchange werden nach CAS genesis- World abgeglichen. Warum? Daten in Microsoft Exchange können unter Umständen inkonsistent sein, z. B. wenn keine Enddatum oder keine Zeit eingetragen ist. Diese Daten werden von der Synchronisation nicht berücksichtigt. Falls solche Daten ebenfalls synchronisiert werden sollen, müssen in den Datensätzen alle notwendigen Informationen enthalten sein. Unter Umständen kann die CAS Software AG mit einem Analysetool unterstützen. 6 Feldzuordnungen Das Kapitel zeigt eine Übersicht über die Felder, die zwischen Microsoft Exchange und CAS genesisworld synchronisiert werden. Das Anpassen der synchronisierten Felder ist momentan nicht möglich. 6.1 Adressen: Field Mapping Die aufgeführten Namen sind die physikalischen Namen der Datenbankfelder. Als Administrator können Sie in der Management Konsole die entsprechenden Übersetzungen der Feldnamen für CAS genesisworld nachschlagen. CAS genesisworld ADDRESSTERM ADRNUMBER BIRTHDAY CASFUNCTION CHRISTIANNAME COMPNAME ContactImage COUNTRY1 Microsoft Exchange 0x3a45 0x3a4a Birthday JobTitle GivenName CompanyName ContactPicture Business;CountryOrRegion 41

42 Exchange sync Feldzuordnungen 42 COUNTRY2 Other;CountryOrRegion COUNTRY3 Home;CountryOrRegion DEPARTMENT Department FAXFIELDSTR1 BusinessFax FAXFIELDSTR2 OtherFax FAXFIELDSTR3 OtherTelephone FAXFIELDSTR4 HomeFax FAXFIELDSTR5 TtyTddPhone gwfunction2 Profession GWSTATE1 Business;State GWSTATE2 Other;State GWSTATE3 Home;State MAILFIELDSTR1 Address1 MAILFIELDSTR3 Address3 MAILFIELDSTR5 Address2 NAME Surname NOTES2 FormattedNotes PHONEFIELDSTR1 Pager PHONEFIELDSTR10 CompanyMainPhone PHONEFIELDSTR2 MobilePhone PHONEFIELDSTR3 CarPhone PHONEFIELDSTR4 BusinessPhone PHONEFIELDSTR5 BusinessPhone2 PHONEFIELDSTR6 Isdn PHONEFIELDSTR7 HomePhone PHONEFIELDSTR8 HomePhone2 PHONEFIELDSTR9 AssistantPhone POBOX1 0x3a2b POBOX2 0x3a5e STREET1 Business;Street STREET2 Other;Street STREET3 Home;Street TITLE Generation TOWN1 Business;City TOWN2 Other;City TOWN3 Home;City

43 Exchange sync Als Anwender mit Exchange sync arbeiten WWWFIELDSTR1 WWWFIELDSTR3 WWWFIELDSTR5 ZIP1 ZIP2 ZIP3 BusinessHomePage 0x3a4c 0x3a50 Business;PostalCode Other;PostalCode Home;PostalCode 6.2 Termine: Field Mapping Die aufgeführten Namen sind die physikalischen Namen der Datenbankfelder. Als Administrator können Sie in der Management Konsole die entsprechenden Übersetzungen der Feldnamen für CAS genesisworld nachschlagen. CAS genesisworld DURATION END_DT GISDESCRIPTION KEYWORD NOTES2 START_DT START_DT_ORIG WHOLEDAY Microsoft Exchange Duration End Location Subject FormattedNotes Start OriginalStart IsAllDayEvent 7 Als Anwender mit Exchange sync arbeiten Exchange sync kann nur für Adressen, nur für Termine oder sowohl für Adressen als auch Termine eingesetzt werden. Je nach dem Einsatzbereich ergeben sich durch Exchange sync mehrere Verhaltensänderungen im Windows-Client. Möglicherweise ändern zwei Anwender den gleichen Datensatz in CAS genesisworld und in Microsoft Outlook gleichzeitig. Dann "gewinnt" bei einer Adresse die Änderung in CAS genesisworld, weil CAS genesisworld das führende System für Adressen ist. Bei einem Termin "gewinnt" Microsoft Outlook, weil Microsoft Outlook das führende System für Termine ist. 43

44 Exchange sync Adressen 8 Adressen Anwender können einen persönlichen Adressabgleich einrichten. Diese Synchronisation durch Anwender erfolgt zusätzlich zur globalen Synchronisation, die durch den Administrator in der Management Konsole eingerichtet wird. Nur wenn Anwender die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie einen persönlichen Adressabgleich einrichten und haben Zugriff auf die entsprechenden Funktionen. 8.1 Persönlichen Adressabgleich einrichten Welche Adressen synchronisiert werden sollen, legen Sie als Anwender im Windows- Client von CAS genesisworld fest. Die Auswahl der Adressen erfolgt mithilfe einer Ansicht, damit Sie neue und geänderte Datensätze von Ihnen oder Kolleginnen und Kollegen automatisch mit berücksichtigen. Legen Sie also zuerst die gewünschte Listenansicht mit Adressen an. Klicken Sie dann im Menü Extras auf Einstellungen und wechseln Sie zum Register Exchange sync. Aktivieren Sie Adressen dieser Ansicht synchronisieren. Wählen Sie einen Navigator und die vorher angelegte Ansicht. Der Navigator muss in der Datenbank gespeichert sein. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zielordner in Microsoft Exchange einen Ordner für die Kontakte bzw. Adressen in Microsoft Outlook. Der Ordner muss in Microsoft Outlook bereits vorhanden sein. Deaktivieren Sie Änderung von Microsoft Exchange nach CAS genesisworld übernehmen. Damit haben Sie einen unidirektionalen Abgleich eingestellt. Dabei werden die Daten von CAS genesisworld nach Microsoft Exchange übertragen. Änderungen in Microsoft Exchange werden nicht nach CAS genesisworld zurück übertragen. Haben Sie einen Datensatz in Microsoft Exchange geändert, wird diese Änderung beim nächsten Abgleich mit dem Datensatz aus CAS genesisworld überschrieben. 44

45 Exchange sync Adressen Wird ein Datensatz in Microsoft Exchange in dem entsprechenden persönlichen Ordner für Kontakte neu angelegt, dann wird dieser beim nächsten Abgleich wieder entfernt. Haben Sie im persönlichen Ordner für Kontakte einen Kontakt gelöscht, wird dieser beim nächsten Abgleich wieder angelegt. Wenn Sie Änderung von Microsoft Exchange nach CAS genesisworld übernehmen aktivieren, stellen Sie einen bidirektionalen Abgleich ein. Die Daten von CAS genesisworld werden nach Microsoft Exchange übertragen und zusätzlich werden Ihre Änderungen und ggf. neu angelegte Datensätze aus Microsoft Exchange zurück nach CAS genesisworld übertragen. Besonderheiten beim bidirektionalen Abgleich Generell werden alle Adressen synchronisiert, die in der entsprechenden Listenansicht angezeigt werden. Diese Adressen werden in den Eigenschaften der Ansicht durch statische und dynamische Filter gewählt. Entspricht eine Adresse in CAS genesisworld nicht mehr den Filterbedingungen, dann wird sie in Microsoft Exchange entfernt. 45

46 Exchange sync Adressen In Microsoft Exchange können Sie ebenfalls Kontakte anlegen. Diese neuen Kontakte entsprechen möglicherweise nicht den Eigenschaften der Ansicht für den Abgleich. Dabei können folgende Besonderheiten auftreten: Eine Adresse wird in Microsoft Outlook geändert: Die Änderungen werden nach CAS genesisworld übertragen. Entspricht die geänderte Adresse nicht mehr den Filterbedingungen der Ansicht, wird die Adresse natürlich nicht mehr in der Ansicht in CAS genesisworld angezeigt. Bei der nächsten Synchronisation wird die Adresse aus dem Ordner von Microsoft Exchange gelöscht. In CAS genesisworld ist die Adresse natürlich weiterhin vorhanden. Das gleiche Prinzip gilt auch beim Anlegen von neuen Adressen. In Microsoft Outlook wird ein neuer Kontakt angelegt, der nicht den Filterbedingungen der Ansicht in CAS genesisworld entspricht. Bei der nächsten Synchronisation wird der Kontakt aus dem Ordner nach CAS genesisworld übertragen. Weil die Adresse nicht den Filterbedingungen der Ansicht in CAS genesisworld entspricht, wird die Adresse bei der nächsten Synchronisation aus dem Ordner von Microsoft Exchange gelöscht. In CAS genesisworld ist die Adresse weiterhin vorhanden, nur wird sie in der Ansicht für die Synchronisation nicht angezeigt. Adressen anlegen Adressen bzw. Kontakte können Sie als Anwender wie gewohnt in beiden Systemen anlegen. Da CAS genesisworld bei Adressen das führende System ist, können ggf. Feldwerte durch die Synchronisation geändert werden, wenn Sie als Anwender nicht die erforderlichen Rechte für diese Felder in CAS genesisworld haben. In Microsoft Outlook können Kontakte im öffentlichen Adressbuch vorhanden sein. Diese entsprechen öffentlichen Adressen in CAS genesisworld. Auf Kontakte in privaten Ordnern in Microsoft Outlook hat nur der entsprechende Benutzer Zugriff. Dieser Benutzer kann anderen Benutzern von Microsoft Outlook Zugriff auf diesen Ordner gewähren. In CAS genesisworld sind Rechte für Adressen auf eine andere Art und Weise organisiert: Adressen können benutzersensitiv sein, damit können Benutzer Zugriffsrechte für Adressen einstellen. Oder Adressen sind nicht-benutzersensitiv, dann sind alle Adressen öffentlich. Darüber hinaus können Adressen in CAS genesisworld auch privatisiert werden. 46

47 Exchange sync Adressen Verhalten bei nicht-benutzersensitiven Adressen Wird der Kontakt in einem persönlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so wird die Adresse mit dem Teilnehmer Alle (öffentlich) von dem jeweiligen Benutzer in CAS genesisworld angelegt. Wird der Kontakt im öffentlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so wird die Adresse mit dem Teilnehmer Alle (öffentlich) von dem Alias Exchange sync in CAS genesisworld angelegt. Verhalten bei benutzersensitiven Adressen Wird der Kontakt in einem persönlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so legt der jeweilige Benutzer diese Adresse in CAS genesisworld an und wird gleichzeitig Teilnehmer der Adresse. Wird der Kontakt in dem öffentlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so wird die Adresse mit dem Teilnehmer Alle (öffentlich) von dem Alias Exchange sync in CAS genesisworld angelegt. Verhalten bei privatisierbaren Adressen Wird der Kontakt in einem persönlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so wird die Adresse mit dem Teilnehmer Alle (öffentlich) von dem jeweiligen Benutzer in CAS genesisworld angelegt. Wird der Kontakt in dem öffentlichen Adressbuch von Microsoft Exchange angelegt, so wird die Adresse mit dem Teilnehmer Alle (öffentlich) von dem Alias Exchange sync in CAS genesisworld angelegt. 8.2 Mit Adressen arbeiten Adressen bzw. Kontakte können Sie als Anwender wie gewohnt in beiden Systemen anlegen. Da CAS genesisworld bei Adressen das führende System ist, können ggf. Feldwerte durch die Synchronisation geändert werden, wenn Sie als Anwender nicht die erforderlichen Rechte für diese Felder in CAS genesisworld haben. Deaktivierte Adressen in CAS genesisworld Vor einer Synchronisation wird nicht geprüft, ob eine Adresse deaktiviert ist. Ohne spezielle Einstellung werden auch deaktivierte Adressen zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange synchronisiert. Welche Adressen synchronisiert werden sollen, wird mit mehreren Einstellungen gesteuert: 47

48 Exchange sync Adressen Der Administrator stellt in der Management Konsole ein, welche öffentlichen Adressen in einen öffentlichen Ordner abgeglichen werden, siehe Kapitel Bereich Adressen auf Seite 16. Über einen Filter lässt sich festlegen, ob deaktivierte Adressen synchronisiert werden sollen oder nicht. Der Administrator kann in der Management Konsole für jeden Benutzer einen persönlichen Adressabgleich vorgeben. Bei dieser Vorgabe wird eine Ansicht mit Adressen aus dem Navigator gewählt und die Adressen dieser Ansicht werden für den jeweiligen Benutzer synchronisiert. Über die Filterbedingungen der Ansicht lässt sich festlegen, ob deaktivierte Adressen synchronisiert werden oder nicht. Möglicherweise dürfen Anwender den Navigator nicht ändern und damit auch Ansichten bzw. Filterbedingungen im Navigator nicht ändern. Ein Anwender darf aber immer eine andere Ansicht aus den verfügbaren Navigatoren für den persönlichen Adressabgleich wählen. Als Anwender mit den erforderlichen Rechten für Navigatoren können Sie auch die Filterbedingungen der Ansicht für den persönlichen Adressabgleich ändern, siehe Kapitel Persönlichen Adressabgleich einrichten auf Seite 44. Über die Filterbedingungen der Ansicht lässt sich festlegen, ob deaktivierte Adressen synchronisiert werden oder nicht. Die Einstellungen des Administrators und eines Benutzers beim persönlichen Adressabgleich überschreiben sich wechselseitig, gültig ist immer die letzte Einstellung. Adresse in CAS genesisworld löschen Wird eine Adresse in CAS genesisworld gelöscht, dann wird die Adresse in Microsoft Exchange auch gelöscht. Adresse in CAS genesisworld als private Adresse setzen Wenn Sie als Anwender eine Adresse in CAS genesisworld privatisieren, so ist die Adresse nur noch für Sie sichtbar. Wurde die Adresse zuvor durch die globale Synchronisation abgeglichen, dann wird sie nach dem Privatisieren von den entsprechenden Filterbedingungen nicht mehr erfasst und aus dem öffentlichen Adressbuch von Microsoft Exchange gelöscht. Wurde die Adresse von anderen Anwendern synchronisiert, dann wird die Adresse nach dem Privatisieren ab der folgenden Synchronisation nicht mehr in Microsoft Exchange angezeigt. 48

49 Exchange sync Termine Wird ein Kontakt in Microsoft Exchange als privater Kontakt markiert, so hat dies keine Auswirkungen auf die Rechte für diese Adresse in CAS genesisworld. Kontakte in Microsoft Exchange löschen CAS genesisworld ist das führende System für Adressen. Daher können Adressen nur in CAS genesisworld gelöscht werden, egal ob diese Adressen mit Microsoft Exchange synchronisiert werden oder nicht. Wird in Microsoft Exchange eine Adresse durch einen Benutzer gelöscht, ist diese Adresse nach der nächsten Synchronisation in Microsoft Exchange wieder vorhanden. Kontakte in Microsoft Exchange auf privat setzen Wird ein Kontakt in Microsoft Exchange als privater Kontakt markiert, so hat dies keine Auswirkungen auf die Rechte für diese Adresse in CAS genesisworld. 8.3 Das Feld Notizen Der Inhalt des Felds Notizen wird zwischen beiden Systemen abgeglichen. Weil Notizen in CAS genesisworld und in Microsoft Exchange unterschiedlich formatiert werden, können aber Informationen verloren gehen, z. B. wenn Bilder in Notizen kopiert werden. Damit alle Informationen erhalten bleiben, sollten Inhalte im Feld Notizen nur im Text-Format eingegeben werden. 9 Termine Für den Abgleich von Terminen sind keine Einstellungen durch Benutzer notwendig. Der Administrator legt in der Management Konsole den Zeitpunkt fest, ab dem die Termine zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange synchron gehalten werden sollen. Dabei werden alle Termine der CAS genesisworld-benutzer berücksichtigt und der Abgleich ist immer bidirektional. Der Abgleich der Termine erfolgt mit dem Standardkalender eines Benutzers in Microsoft Outlook: Die Termine aus dem Standardkalender von Microsoft Outlook werden nach CAS genesisworld übertragen. Termine aus CAS genesisworld werden in den Standardkalender von Microsoft Outlook übertragen. Termine aus zusätzlichen Kalendern in Microsoft Outlook werden nicht nach CAS genesisworld übertragen und in zusätzliche Kalender werden keine Termine von CAS genesisworld übertragen. 49

50 Exchange sync Termine 9.1 Termin anlegen Legen Sie als Anwender in CAS genesisworld einen neuen Termin an, dann sind Sie automatisch auch der Organisator (Organizer) des Termins. Zu dem Termin können Sie Kontakte aus Microsoft Outlook, Adressen aus CAS genesis- World, Benutzer von CAS genesisworld oder beliebige Personen einladen, wenn Sie die -Adresse eingeben. Im Register Einladungsstatus sehen Sie als Organisator die Zu- und Absagen der Eingeladenen - analog zu Microsoft Outlook. In CAS genesisworld eingeladene Personen werden in Microsoft Outlook immer als erforderlicher Teilnehmer in den Termin aufgenommen. Eine Einladung als optionaler Teilnehmer ist in CAS genesisworld nicht möglich. Optionale Teilnehmer aus Microsoft Outlook werden in CAS genesisworld ebenso angezeigt wie erforderliche Teilnehmer. 9.2 Mit Terminen arbeiten Alle Beteiligten haben vollständige Rechte an "ihrem" Termin und können diesen somit bearbeiten oder auch löschen. Als Organisator (Organizer) einen Termin bearbeiten Ändern Sie als Organisator den Termin, so werden die Termine der anderen Beteiligten durch die Synchronisation gleichfalls geändert. Der Einladungsstatus wird zurückgesetzt. Löschen Sie als Organisator einen Termin, so wird der Termin nach der Synchronisation bei den anderen Beteiligten mit dem Zusatz abgesagt im Stichwort angezeigt. Als Teilnehmer (Attendee) einen Termin bearbeiten Ändern Sie als Teilnehmer ihren Termin, dann gelten die Änderungen nur für "ihren" Termin. Diese Änderungen können überschrieben werden, sofern der Organisator den Termin zu einem späteren Zeitpunkt ändert. Löschen Sie als Teilnehmer Ihren Termin, dann wird eine Absage zum Termin an den Organisator gesendet. Zusagen und Absagen Sowohl in CAS genesisworld als auch in Microsoft Outlook können eingeladene Teilnehmer zu einem Termin zu- oder absagen. 50

51 Exchange sync Termine In CAS genesisworld öffnen Sie als eingeladener Teilnehmer beispielsweise im Kalender das Fenster des Termins. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Zusagen oder Absagen. Wenn Sie absagen, schließt sich das Fenster des Termins und der Termin wird nicht mehr in Ihren Ansichten angezeigt. Nach der nächsten Synchronisation erhält der Organisator (Organizer) eine über Ihre Zu- oder Absage und sieht Zu- oder Absagen im Register Einladungsstatus. Im -Client von CAS genesisworld erhalten Sie bei einer Einladung eine vom Organisator (Organizer) und die enthält eine Anlage mit dem Termin als ICS-Datei. Doppelklick auf die Anlage öffnet ein Fenster, in dem Sie zu- oder absagen. Wenn Sie Abbrechen wählen, entscheiden Sie sich nicht für eine Zu- oder Absage und bleiben weiterhin eingeladen. Nach einer Zusage sehen Sie den Termin in Ihrem Kalender in Microsoft Outlook und in CAS genesisworld. Nach der nächsten Synchronisation erhält der Organisator (Organizer) eine , dass Sie entweder zu- oder abgesagt haben und sieht Zu- oder Absagen in CAS genesisworld im Register Einladungsstatus. Die Änderungen des Termins werden beim Organisator (Organizer) in den Kalender übernommen, wenn der Organisator (Organizer) die entsprechenden s lädt. In Microsoft Outlook wählen Sie nach einer Zu- oder Absage, ob der Organisator (Organizer) eine erhalten soll oder nicht. Diese Wahl haben Sie in CAS genesisworld nicht: Wenn Sie zu- oder absagen, erhält der Organisator (Organizer) immer eine . Serien zu- und absagen Bei Serien ist Zu- oder Absagen in CAS genesisworld dann möglich, wenn die Termine einer Serie nach einer Synchronisation in CAS genesisworld vorhanden sind. Daher ist eine Zu- oder Absage zu einer Serie im -Client von CAS genesisworld nicht möglich, weil Sie eine vermutlich vor der nächsten Synchronisation erhalten. Sobald Termine einer Serie in Ihrem Kalender von CAS genesisworld angezeigt werden, ist die Zu- oder Absage möglich. Öffnen Sie daher einen beliebigen Termin der Serie im Kalender von CAS genesis- World. Klicken Sie in der Symbolleiste des Termins auf Zusagen oder Absagen. 51

52 Exchange sync Termine Ein Fenster öffnet sich, ob Sie nur für diesen Datensatz zusagen bzw. absagen möchten oder für alle Datensätze der Serie. 9.3 Das Register Einladungsstatus Im Register Einladungsstatus werden alle Teilnehmer des Termins angezeigt, auch externe Teilnehmer. Bei externen Teilnehmern wird die -Adresse angezeigt, wenn diese keine CAS genesisworld-benutzer sind. Als Teilnehmer eines Termins sehen Sie alle eingeladenen Personen, aber nicht, ob die betreffende Person zu- bzw. abgesagt hat. Als Organisator eines Termins sehen Sie alle eingeladenen Personen sowie Zu- bzw. Absagen der Personen. Als Organisator des Termins können Sie mit den Schaltflächen bei Weitere Teilnehmer über der Liste sowohl Kontakte aus Microsoft Outlook als auch Adressen aus CAS genesisworld einladen. Klicken Sie in der Liste auf das Symbol in der letzten leeren Zeile, öffnet sich das Fenster Teilnehmer wählen von CAS genesisworld. Im Fenster wählen Sie Benutzer oder Gruppen von CAS genesisworld als Teilnehmer des Termins. 52