Bericht des Vorstandes. Liebe Mitglieder,

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1 Bericht des Vorstandes Liebe Mitglieder, als ich im März letzten Jahres das Amt des 1.Vorsitzenden übernommen habe, war mir zwar bewusst welche verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgabe ich übernehmen werde, aber der Umfang, die eine solche Position in dieser finanziell angespannten Situation mit sich bringt, überstiegt doch meine Vorstellungen. Auch wenn einige meiner Vorstandskollegen bereits Amtsperioden erfüllt hatten, so mussten wir uns erst einmal in die zum Teil neuen Materien einarbeiten und uns zu einem Team zusammenschweißen. Die Teambildung und Einarbeitung ging sehr schnell vonstatten und wurde von gegenseitiger Sympathie und vorbildlichem Engagement getragen. Nicht nur der Vorstand hat sich neu gefunden und strukturiert, sondern auch die neuen Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle mussten sich erst mit ihren neuen Aufgabe vertraut machen und ihren Weg in der Zusammenarbeit mit dem Vorstand finden. Zwar hatte die temporäre Einarbeitung den Einstieg ein wenig erleichtert, aber ohne überdurchschnittliche Eigeninitiative und Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten, wäre die Belastung nicht zu schaffen gewesen. Herzlich möchte ich mich an dieser Stelle für die vielen positiven Bekundungen unserer Mitglieder, der Politik, der Gemeindeverwaltung und Freunde des TV-Meckelfeld bedanken, die uns immer wieder motiviert haben, mit dem gleichen Elan weiter an unseren Zielen zu arbeiten. Unser vorrangiges Ziel ist spätestens nach der letzten Jahreshauptversammlung jedem Mitglied bewusst geworden. Das Ziel hieß und heißt auch weiterhin, den Verein aus der finanziellen Misere herauszuholen. Um das Ziel realisieren zu können, mussten erst einmal elementare Voraussetzungen geschaffen werden. Auch wenn wir gute Bedingungen vorgefunden haben, so entsprachen diese nicht den heutigen Gegebenheiten, die nötig sind, um einen Verein dieser Größenordnung wirtschaftlich zu führen. Wie in einem kleinen Unternehmen müssen Strukturen geschaffen und Strategien entwickelt werden, die den Fortbestand unseres Vereines gewährleisten. Das ist kein einmaliger, sondern ein ständiger Prozess, der einen immer wieder vor neue Herausforderungen stellt. Eines unserer schwierigsten Aufgaben am Anfang war es, einen Überblick über die finanzielle Situation des Vereins zu erlangen. Zwar hatten wir ein Buchhaltungsprogramm, welches aber eine detaillierte, betriebswirtschaftliche Auswertung nicht zugelassen hat. Somit wurde in ein neues, professionelles Finanzbuchhaltungsprogramm investiert, welches durch unsere Mitarbeiterin aus der Geschäftsstelle, mit Hilfe eines externen Buchhalters und zeitweiliger Unterstützung unseres Steuerberaters, zum Jahresende endgültig in Betrieb genommen wurde. Parallel dazu wurde das Inventar erfasst und ebenfalls in die Finanzbuchhaltung/Anlagebuchhaltung integriert. Da leider das Anlagevermögen in der Vergangenheit nicht korrekt ermittelt wurde, waren wir gezwungen, alle bisherigen Güter mit einem 1,00 Wert auch weiterhin zu bewerten. Eine nachträgliche, höhere Bewertung - die zum Teil aber zutreffen würde - hätte in der Bilanz fälschlicherweise einen außerordentlichen Ertrag ausgewiesen. 1

2 Neben der Einführung der neuen Finanzbuchhaltung wurde auch in ein neues Mitgliederverwaltungsprogramm investiert, welches nun eine detaillierte und aktuelle Darstellung aller einzelnen Mitglieder erlaubt. Die bisherigen Daten konnten nicht 1:1 in das neue System übertragen werden, sondern setzten eine Überprüfung aller Mitgliederdaten voraus. Die Überprüfung ist nun fast abgeschlossen und nur noch wenige offene Positionen müssen überprüft werden. Um auch weiterhin einen aktuellen Datenbestand zu gewährleisten, werden zukünftig in regelmäßigen Abständen Überprüfungen in den einzelnen Sparten durchgeführt. Im Jahre 2009 hatten wir 357 Austritte 243 Eintritte und sind somit aktuell Mitglieder. Um Spekulationen vorzugreifen: Ja, wir haben einige Austritte aufgrund von Unzufriedenheit über die finanzielle Situation und die damit verbundenen Probleme im Verein. Aber der größte Anteil an Austritten ist darauf zurückzuführen, dass altersbedingt aktiv kein Sport mehr betrieben wird; Mannschaften aufgelöst worden sind; sich die Interessen verändert haben und berufsbedingt keine Zeit mehr bleibt, um aktiv Sport zu treiben. Auch sollte nicht unerwähnt bleiben, dass wir durch die Überprüfung der Mitglieder und Einsatz der neuen Software, auch generell eine Bereinigung der Mitgliederzahlen durchführen konnten. Die jetzige Altersstruktur sieht wie folgt aus: Mitglieder im Alter von Jahren Ł 26% Mitglieder im Alter von Jahren Ł 24% Mitglieder im Alter von Jahren Ł 14% Mitglieder im Alter von Jahren Ł 8% Mitglieder im Alter von Jahren Ł 6% Mitglieder im Alter von 7-14 Jahren Ł 15% Mitglieder im Alter von 0-6 Jahren Ł 6% Der demografische Wandel spiegelt sich auch in unserem Sportverein wider. Ein Phänomen, was nicht nur bei uns zu finden, sondern leider Realität in vielen Vereinen ist. Um dem entgegen zu wirken, werden wir auch zukünftig alle Anstrengungen walten lassen, einen attraktiven, sportlichen Rahmen zu entwickeln, anzubieten, um neue und bisherige Mitglieder für unseren Verein zu begeistern. Im Zuge der neuen Mitgliederverwaltung werden zurzeit auch Überlegungen angestellt, zukünftig Mitgliedsausweise auszugeben. Eine entsprechende Unterstützung bietet das neue Mitgliederverwaltungsprogramm bereits. 2

3 Auch wird es in Zukunft wesentlich leichter für die Geschäftsstelle sein, Zahlungseingänge unserer Mitglieder zu überprüfen. Das ist insbesondere wichtig, da wir nachwievor 237 Mitglieder haben, die uns keine Einzugsermächtigung erteilt haben und die Mitarbeiterinnen entsprechende Quartalsrechnungen schreiben müssen. Bei Neueintritten wollen wir diesen aufwendigen Prozess Rechnung tragen. Leider gibt es auch einige wenige Mitglieder, bei denen fällige Beitragszahlungen in Vergessenheit geraten sind. In 2009 hatten wir fast 4.500,00 offene Forderungen, von denen wir sicherlich einen nicht unerheblichen Teil abschreiben müssen, da diese nicht mehr eingefordert werden können. Diese Tatsache hat uns dazu bewegt, ein vereinsinternes Mahnwesen einzuführen, was auch ab sofort restriktiv durchgeführt wird. Gerade bei unverschuldeten, finanziellen Engpässen werden wir auch weiterhin Verständnis aufbringen und gemeinsam Möglichkeiten finden, damit dieses Mitglied am Sportbetrieb befristet teilnehmen kann. Daher stoßen wir auf Unverständnis, dass Zahlungserinnerungen zum Teil sogar einfach ignoriert werden. Die schwierige finanzielle Situation des Vereins hat sich entspannt. Einige Einsparungspotentiale konnten zum Teil schon realisiert und erste Verbindlichkeiten beglichen werden. Dazu beigetragen hatte unter anderem auch die bei der letzten JHV verabschiedete Umlage in Höhe von 20,00. Ich möchte mich herzlich im Namen aller Mitglieder des TV-Meckelfeld für diesen Beitrag bedanken. Weitere Einsparungspotentiale wurden realisiert bei: Helbachhaus: Neue Einstellung der Verbraucher, wie zum Beispiel der Umluftanlage in der Tennishalle und den Nasszellen. Diese war bisher 24 Stunden im Betrieb und wurde in der zweiten Jahreshälfte entsprechend gedrosselt. Sportplatz Am Anger: Die in 2008 eingebauten elektronischen Heizregler haben in 2009 die zuvor sehr hohen Heizkosten für die Anlage Am Anger wesentlich reduziert und eine Rückzahlung zur Folge gehabt. Geschäftsstelle: Durch Einführung der neuen IT-Programme (Finanzbuchhaltung/ Mitgliederverwaltung) entfallen die extrem hohen Gebühren des Service-Anbieters. Den Mitarbeitern der Geschäftsstelle: Durch die Altersteilzeitregelung von unserer bisherigen Mitarbeiterin, bekamen wir einen nicht unerheblichen Zuschuss für die Neueinstellung der beiden neuen Mitarbeiterinnen. Auch wurden die Gehälter der Tätigkeit entsprechend angepasst. Offene Forderungen an einzelne Mitglieder sind ermittelt worden, in der Mahnung und wurden zum Teil schon beglichen. Alle Versicherungen wurden überprüft, angepasst und werden durch kostengünstigere, mit zum Teil besseren Leistungen, ersetzt. Übungsleiter: Teilweise Rückstufungen von Vergütungen. Gesteigertes Kostenbewusstsein einzelner Mitglieder, die einfach einmal den Lichtschalter betätigen, wenn die Halle oder die Umkleidekabine verlassen wird. 3

4 Das waren nur einige Punkte. Weitere Möglichkeiten sind zurzeit in der Prüfung. Um in Zukunft den monetären Fluss unserer finanziellen Mittel zu steuern, wurde durch den Vorstand eine sogenannte Finanzordnung erarbeitet. Diese wurde mit dem erweiterten Vorstand diskutiert und zum Jahresende durch den Vorstand verabschiedet. Einsicht erhalten alle Mitglieder über die Geschäftsstelle. Des Weiteren sind mit allen Übungsleitern und Honorarkräften entsprechende Verträge abgeschlossen, bzw. überprüft worden. Mit der Gemeindeverwaltung wurde ein Rückzahlungsvertrag der Verbindlichkeiten abgeschlossen. Und mit unserer Hausbank, der Kreissparkasse Harburg-Buxtehude, wurde eine Verlängerung des Kontokorrentkredites bis April 2010 vereinbart, der selbstverständlich weitergeführt, aber sicherlich nicht mehr in der bisherigen Höhe benötigt wird. Mittlerweile werden dort auch alle Abteilungskonten des TV-Meckelfeld geführt. Eine besondere Herausforderung in 2009 war für alle Mitglieder, die temporäre Schließung der Realschulhalle, deren Renovierung sich bis Anfang Februar 2010 hinauszog. Durch das zusammenrücken, gegenseitiges Verständnis und organisatorisches Geschick, konnte der Sportbetrieb, wenn auch mit kleinen Unannehmlichkeiten, aufrecht erhalten werden. Nochmals auch hier meinen herzlichen Dank für das Verständnis. Bewusst kommen im diesjährigen Vorstandsbericht die sportlichen Aktivitäten ein wenig zu kurz, da andere Themen vorrangig waren. Daher möchte ich sie anhalten, mal einen Blick auf unsere Website, unsere Aushänge etc. zu werfen. Ein Gespräch mit anderen Mitglieder oder den Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle zu führen, um weitere Informationen über das umfangreiche Sport- und Kursprogramm des TV-Meckelfeld zu bekommen. Wir haben bereits viele Mitglieder, die zum Teil über Jahre in unterschiedlichen Abteilungen sportlich aktiv sind. Nutzen auch sie die Möglichkeiten, die sie als Mitglied des TV-Meckelfeld haben. Sport dient nicht nur der körperlichen Fitness, sondern fördert auch das gemeinsame Erleben und die damit verbundene Kommunikation. Allen Mitgliedern, Übungsleiter/innen, Trainer/innen, Abteilungsverantwortlichen und allen ehrenamtlichen Helfern unseren herzlichen Dank, dass sie trotz der schwierigen Situation, dem Verein die Treue gehalten haben. Besonders möchten wir uns auch bei den Sponsoren, den Fördervereinen und den vielen Eltern bedanken, die im Hintergrund viel für den Verein getan haben und somit einen wesentlichen Beitrag zum Vereinsleben leisten. Aus heutiger Sicht verfügt der Verein über eine sehr gute Substanz, die wir in Zukunft wieder auf ein sicheres Fundament stellen und ausbauen werden. Vielen Dank. Ihr Vorstand Thomas Schmidt 4

5 1.Vorsitzender 5