R E G I S T R I E R K A S S E N - verschärfte Anforderungen ab 2017 Handeln Sie jetzt!

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1 Die Handwerkskammer lädt in Zusammenarbeit mit Schmidt & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbh in Dessau zur kostenfreien Informationsveranstaltung R E G I S T R I E R K A S S E N - verschärfte Anforderungen ab 2017 Handeln Sie jetzt! Eröffnung der Veranstaltung durch Andreas Baer & Karl-Heinz Grimm Registrierkassen verschärfte Anforderungen ab 2017 Handeln Sie jetzt! Die Anforderungen an die elektronische Kassenführung wurden neu definiert. Bis spätestens zum müssen diese Anforderung erfüllt werden. Erfahren Sie in unserem Vortrag, was es dabei zu beachten gilt, was Sie zum Thema Registrierkassen in jedem Fall wissen müssen und mit welchen Reaktionen vom Finanzamt zu rechnen ist, wenn Sie die Vorschriften nicht umsetzen. Sie erhalten u.a. Antworten auf die nachfolgenden Fragen: - Kassenführung als Einfallstor in die Betriebsprüfung? - Was genau bedeutet eigentlich eine Registrierkasse? - Gibt es eine Pflicht, eine Registrierkasse einzusetzen? - Ist auch eine PC-gestützte Kasse ausreichend? - Welche Augzeichnungspflichten bestehen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung? - Wie reagiert die Finanzverwaltung bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung?

2 Registrierkassen verschärfte Anforderungen ab 2017 Handeln Sie jetzt! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 1 Simone Dieckow Beruf: Steuerberaterin Kanzleisitz: Dessau-Roßlau Spezialisierungen: GmbH, Personengesellschaften Gesundheitswesen Torsten Lenk Beruf: Steuerberater, Betriebswirt Kanzleisitz: Dessau-Roßlau + Berlin Spezialisierungen: Strategie, Prozesse, Unternehmensnachfolge Lohnkostenoptimierung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 2

3 Gliederung Einleitung Kassensysteme Warum? Kassenführungspflicht Rechtliche Grundlagen der Kassenbuchführung Anforderungen an die Kassenführung Der Beleg Kontrollsystem Verfahrensdokumentation Aufbewahrungspflichten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 3 Eine Gute Nachricht für Sie! Es gibt heute keine Registrierkassenpflicht in Deutschland StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 4

4 Blick auf die Nachbarländer Österreich Pflicht zu einem elektronischen Kassensystem seit Belegabgabepflicht Italien Belegmitnahmepflicht Dänemark Ab 2017 keine Pflicht mehr zur Bargeldannahme für kleinere Betriebe Tschechien Strenges Zulassungsverfahren für Registrierkassen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 5 Grundbücher Verantwortlichkeit liegt bei: Erfassung Verarbeitung Fakturierung Taxameter Geldspielgeräte Zahlungsverkehrssysteme Belege/Geschäftsvorfälle Elektronische Waage Mandant Kassensysteme Materialwirtschaften Archivsystem/DMS Zeiterfassung Warenwirtschaftssysteme B a n k K a s s e R E Finanzbuchhaltung R A Prüfung je nach Auftrag Lohnbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Bilanz EÜR Steuerberater STEUER ERKLÄRUNG StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 6

5 Taxameter Anlagenbuchhaltung (dem StB bekannt) Aktiva Registrierkasse (im Fokus der Finanzverwaltung) A. Anlagevermögen I. Immateriell VG II. Sachanlagen III. Finanzanlagen B. Umlaufvermögen I. Vorräte II. Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände III. Wertpapiere IV. Kassenbestand und Bankguthaben Hauptsystem Bilanz A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital II. Kapitalrücklagen III. Gewinnrücklagen IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag V. Jahresüberschuss B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten Geldspielgeräte Passiva Zahlungsverkehrssystem Archivsystem (im Fokus der Finanzverwaltung) Schnittstellen C. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten D. Passive Rechnungsabgrenzungsposten Fakturierung Materialwirtschaft Elektr. Waagen Lohnbuchhaltung (dem StB bekannt) Elektronische Bücher sowie Vor- und Nebensysteme StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 7 Grundlagen Misstrauen bei bargeldintensiven Betrieben Digitalisierung: schnellere und einfachere Prüfung Anlage EÜR E-Bilanz BFH: Standard-Vorlagen sind Pflicht Ziel der Finanzverwaltung: Steuern zeitnah und periodengerecht festzusetzen notfalls Steuern nachzufordern zukünftige Steuerhinterziehungen weiter zu minimieren StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 8

6 Bargeldintensive Betriebe FA prüft genau StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 9 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 10

7 Zwecke moderner Kassensysteme / Warum richtige Kassenführung? Überwachungsfunktion Überwachung der Transaktionen, um Betrugsfällen und Kassendiebstählen vozubeugen Betriebswirtschaftliche Funktion Auswertungen für betriebswirtschaftliche Zwecke Z. B.: Umsatz/Artikel oder Umsatz/Mitarbeiter Fiskalfunktion Erfassung der Einnahmen zur Besteuerung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 11 Warum richtige Kassenführung? Zum genauen Überblick über Vermögenslage gehört auch die Aussagekraft der Kasse zum guten Unternehmensmanagement fehlerhafte Kasse: Berechtigung der Verwerfung der Kassenbuchführung Hinzuschätzungsbefugnis bis 10% des Jahresumsatzes + Sicherheitszuschlag Zusätzlich Steuerstrafverfahren möglich Rufschädigung des Unternehmens Konzessions- & gewerberechtliche Sanktionen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften daher besonders beachten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 12

8 Wer muss ein Kassenbuch führen? Kassenbuch ist Teil der Buchführungspflichten, aber wer ist buchführungspflichtig? Faustregel: Pflicht für: Alle im Handelsregister Alle, die die Betriebsgrößen des 141 AO überschreiten Keine Pflicht für Einnahmen-Überschussrechner ABER: Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen (bspw. 22 UStG) Problem: PC-Kasse ist keine freiwillige Kassenführung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 13 Bestandteile der Kassenführung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 14

9 Wie sollte die tägliche Kassenführung ablaufen? Aushändigung Kasse / Wechselgelder Tägliche Erfassung aller Geschäftsvorfälle Einnahmen (keine Rundungen!!!) Barausgaben (Beleg!) Entnahmen für die Bank Privatentnahmen / Privateinlagen Belege sind fortlaufend nummeriert Rücknahme der Kasse / Wechselgelder Ausdruck des Z-Bon (optional, nach Ladenschluss) Kassenendbestand täglich ermitteln, z.b. mit Zählprotokoll (optional) (Kassensturzfähigkeit) Sicherung aller Daten und Belege (Unveränderbarkeit) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 15 Wie sollte die tägliche Kassenführung ablaufen? Trennung von Bar und Unbarem Bargeld EC-Kartenzahlung als Einnahme und Ausgabe (Problem Doppelbesteuerung) Kreditkarten Debitor ( Auf Rechnung, auf das Zimmer ) Gutscheine Trennung nach Rabattarten Geschenkgutschein Marketing (Rabattgutschein) Bruch (ungewollt; z.b. nicht verkaufte Ware, aber Abgang im Lager) Eigenverbrauch (des Unternehmers / dessen Mitarbeiter) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 16

10 Wie sollte die tägliche Kassenführung ablaufen? Verkauf von Geschenk-Gutscheinen Separate Erfassung der Gutscheine unter Beachtung des Charakters Wertgutschein und Warengutschein Einlösung der verkauften Gutscheine 1. Der Gast zahlt mit Gutschein. Dieser wird in der Kasse über die Abrechnungsart Gutschein erfasst. 2. Im Kassenbuch ist daher ein Austrag, wie bei der Kartenzahlung in Höhe des Gutscheinbetrages zu erfassen. Der Kassenbetrag stimmt mit dem, was in der Kasse ist, wieder überein. 3. Der Gutschein wird in der Regel bis zu drei Jahre gültig sein, daher sollte eine Art Überwachungsliste vorhanden sein, die mit der Buchhaltung abgestimmt werden kann. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 17 Wie sollte die tägliche Kassenführung ablaufen? StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 18

11 Weitere Aufzeichnungspflichten Einzelaufzeichnungen je Kasse Wert Menge Steuersatz Angaben zum Gast Einsatzzeit je Kasse Einsatzort je Kasse Bei Diebstahl / Unterschlagung müssen weitere Konsequenzen folgen (z.b. Anzeige, Abmahnung, ) Warengruppen Mindestmaß an Unterteilung nach Warengruppen ist wichtig, weil: Erzielung unterschiedlicher Aufschlagssätze (Aufschlagskalkulation) Unterschiedliche Besteuerung Zeitreihenvergleich StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 19 Keine Buchung ohne Beleg! Jede Buchung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen (BFH, Urteil vom ) Ggf. Eigenbeleg bei Einlage in Tresor, Einzahlung in Bank, Bargeldzahlungen zwischen mehreren Kassen Papierbeleg: auf Beleg Kontierung Ordnungskriterium Fortlaufende Nummerierung Buchungsdatum Aufbewahrung: Wahlrecht in Papier oder digital E-Beleg: Verknüpfung mit Buchung automatisch vergebene Nummerierung Aufbewahrung: Nur digital Maschinell auswertbar unveränderbar StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 20

12 Wann ist ein Beleg ein Beleg? Eindeutige Belegnummer auf Eingangsbeleg (Index, Dokumenten-ID, Barcode, ) Ggf. Belegaussteller und empfänger Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Ggf. Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Auszahldatum bei verauslagten Kosten Verantwortlicher Aussteller Eigenbeleg zusätzlich unterschreiben! Briefe: Kontierungsvermerk StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 21 Der Beleg fehlt Eine Zuschätzung ist vorzunehmen, wenn die Kassenbelegführung fehlt und die Kassenaufzeichnungen nicht ordnungsgemäß sind. (FG Nürnberg, Urteil vom 28. März K 26/11) Kassenführung formell fehlerhaft Hinzuschätzung Rettung durch eigene Schätzung? StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 22

13 Finanzgericht Bremen, Urteil vom / K In Fällen, in denen Aufzeichnungen unrichtig geführt und insbesondere die notwendigen Belege nicht vorgelegt werden können, sind eigene, erst lange nach den streitigen Zeiträumen gefertigte Kalkulationen des Steuerpflichtigen ungeeignet, auch grobe Schätzungen des Finanzamts zu entkräften. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 23 Anforderungen an die Kassenführung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 24

14 Richtig bedeutet Ein Geschäftsvorfall muss In Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und Im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften Inhaltlich zutreffend Durch Belege abgebildet werden StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 25 Vollständig bedeutet Sämtliche Daten im ursprünglichen Format Digital auswertbar Keine Verdichtung Daten aus vor- und nachgelagerten Systemen, , Warenwirtschaft, Reservierungssysteme, etc. Datenhistorisierung bei Änderungen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 26

15 Zeitnah bedeutet Geschäftsvorfall -> Erfassung -> Verbuchung Bei Geschäftsvorfällen mit Bargeld Weniger als 1 Tag ist in Ordnung Mehr als 1 Tag ist im Einzelfall zu prüfen Bei Geschäftsvorfällen mit unbarer Zahlungsart Weniger als 10 Tage sind in Ordnung Mehr als 10 Tage sind im Einzelfall zu prüfen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 27 Woraus ergeben sich die Anforderungen an die Kassenführung? Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 28

16 Anforderungen an die Kassenführung - Vollständig GoB: Aufzeichnungspflicht jedes Geschäftsvorfalls Geldleistung Inhalt des Geschäfts mit Zahlungsweg Name des Vertragspartners Bezeichnung des Geschäftsvorfalls (soweit zumutbar) Ausnahme: Einzelhandel und branchenähnliche Betriebe GoBD: BMF-Schreiben vom Einzelaufzeichnungspflicht Konkretisierung der GoB zur Buchführung in elektronischer Form Gelten für datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystemen, z.b. elektronische PC-Kasse, Registrierkasse, StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 29 Ausnahme: Einzelhandel und branchenähnliche Betriebe (BMF IV D 2 S /04) vollständige Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen ist unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden (BFH vom 12. Mai 1966) Keine Aufzeichnungserleichterungen bei: Einzelnes Barumsatzgeschäft > Euro Aber Vereinfachungsregelung < 150 Restaurants / Gaststätten: Betriebsveranstaltung, Familienfeier, Seminaren, Tagungen (Termin- bzw. Reservierungsbuch) Hotel und Beherbergungsgewerbe Autoreparaturwerkstätten GoBD: Bei elektronischer Kasse läuft Ausnahme leer Einzeldaten sind aufzubewahren StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 30

17 So sollte es nicht sein StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 31 Weitere Anforderungen an die Kassenführung 1.Kassensturzfähigkeit 2.Unveränderbarkeit 3.Selbst erstellt (nicht vom Steuerberater) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 32

18 Problem: Änderungen in Buchungen / Stammdaten Unveränderbar Ursprünglicher Inhalt muss erkennbar bleiben Änderungen protokollieren bzw. erklärbarer Storno Unveränderbarkeit durch Software/Hardware/Organisation Kein Excel oder andere Tabellen!!! Keine Vertiffung / verdichtung Problem: Änderung in Vorsystem & Warenwirtschaft Historisierung der Stammdatenänderungen, wie z.b. Anschrift des Kunden Artikelpreis StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 33 Kassenjournal als Grundbuchaufzeichnung Eindeutige Belegnummer Buchungsbetrag Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Buchungsdatum Autorisierung soweit vorhanden Buchungsperiode/ Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/ Umsatzsteuer) Kassenjournale sind nur aufbewahrungspflichtig!!! Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Steuernummer Konto und Gegenkonto Buchungsschlüssel soweit vorhanden Soll- und Haben-Betrag Eindeutige Identifikationsnummer StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 34

19 Welche Kassenarten gibt es? Schubladenkasse Keine Registrierkassenpflicht!!! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 35 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 36

20 Welche Kassenarten gibt es? Offene Ladenkasse: Einzelaufzeichnungspflicht ist nicht realisierbar; Kassenzählprotokoll StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 37 Welche Kassenarten gibt es? Registrierkassen Typ I-IV Typ I: zwei Papierrolle für Kundenbon und Journalaufzeichnungen keine elektronische Speicherung Typ II: eine Papierrolle für Kundenbon und begrenzter Speicher keine Datenexportmöglichkeit (meist mit Z-Bon Datenspeicher gelöscht) Neuanschaffung bis Typ III: eine Papierrolle für Kundenbon elektronisches Journal mit integrierter Speicherkarte Schnittstelle für Datenexport Ev. Aufrüstung bis StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 38

21 Welche Kassenarten gibt es? Registrierkassen Typ I-IV Typ IV: POS Kassen Integriertes Betriebssystem Einzeldatenaufzeichnung Schnittstelle für Datenexport Speicherkapazität für 10 Jahre fraglich PC-Kassen und PC-Kassensysteme entsprechen i.d.r. den Anforderungen GoB Ev. Aufrüstung bis Andere Geräte Z.B. Bestellterminal des Kellner StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 39 Erfüllt Ihre Kasse die Voraussetzungen des BMF- Schreibens vom ? Inhalt des BMF-Schreiben vom : Alle elektronisch erfassten Daten von Barkassen sind unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist: zu speichern vorzuhalten und für Prüfungen lesbar / nutzbar zu halten Kassen mit internen / externen Speicher aufrüsten oder Neukauf Unzureichende Kasse: bis verwendbar, aber BMF Schreiben vom : Aufbewahrung von: Z-Bons (Geschäftsname, Datum, Tagesendsumme) Organisationsunterlagen Ab Kasse nicht mehr verwendbar StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 40

22 Erfüllt Ihre Kasse die Voraussetzungen des BMF- Schreibens vom ? Inhalt des BMF-Schreiben vom : Einzeldatenspeicherung aller steuerlich relevanten Daten je Gerät Bei Registrierkassen insbesondere: Journaldaten Auswertungsdaten Programmierdaten Stammdatenänderungsdaten Keine Verdichtung / Komprimierung Kein Ausdruck Ist dies nicht möglich unveränderbar und maschinell auswertbar auf externen Datenträger speichern StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 41 Der Tagesabschluss; Z-Berichte Nutzen Sie bis noch ein altes System, dann sollte der aufzubewahrende Bon folgende Angaben enthalten: Name des Geschäfts Tagesdatum und Uhrzeit Tagesumsatz sortiert nach 7% und 19% USt Zahlungsarten Entnahmen von Bargeld Stornierungen Fortlaufende Nummerierung Achtung: Thermopapier Sie brauchen keine Z-Bons mehr, wenn Sie ein Kassensystem haben, dass alle Einzeldaten manipulationsgeschützt gespeichert. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 42

23 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 43 Checkliste für Ihr System Digitaler Speicher Journal speichert buchungsgenau Unveränderbar Aufbewahrung 10 Jahre Export kann unmittelbar erfolgen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 44

24 Mythen von gestern sind heute widerlegt! Das merkt ja keiner? Nachvollziehbarkeit von Manipulation: Verstecktes Journal (z.b. Stornobuchungen) Zapper (Datenbankmanipulationsprogramme) können nachgewiesen werden Strom, Gas, Müllabfuhr, Wasser, bekommen Sie nicht auf Bargeld Die klassischen, finanzamtsbekannten Dummheiten: Trainingskellner, die nicht im Z-Bericht erscheinen Angeblicher Bruch, Freigetränke Alle arbeiten auf einem Schlüssel Storno in Maßen / Massen Abbruch von Buchungen Verdichtete Aufzeichnungen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 45 Sind Ihre Stornobuchungen sichtbar? Die Führung eines PC-Kassensystems verstößt gegen die Ordnungsprinzipien des 146 Abs. 4 AO, wenn bei den Kassenabschlüssen keine Stornobuchungen erfasst sind. Es widerspricht der Lebenserfahrung und ist nicht glaubhaft, dass in einem Lokal über einen ganzen Tag oder Monat die Eingaben in das Kassensystem ohne Fehler erfolgen und keine Stornobuchungen erforderlich werden. Niedersächsisches Finanzgericht, Beschluss vom V 52/04 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 46

25 Einzelaufzeichnungspflicht im Taxigewerbe Mindestanforderungen: aus sog. Schichtzettel i.v.m. den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen BFH vom XI R 25/02, BStBl 2004 II S.599 für die Prüfung des Ansatzes des ermäßigten Steuersatzes (innerhalb der Gemeinde oder < 50km) sind die Daten des einzelnen Fahrauftrags aufzubewahren StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 47 Einzelaufzeichnungspflicht im Taxigewerbe Praxishinweis 1 für Schichtzettel (mit Personal) Praxishinweis 2 für Schichtzettel (Alleinfahrer, d.h. ohne Personal) Mindestinhalte: Name und Vorname des Fahrers/der Fahrerin Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende) Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter Anzahl der Touren lt. Taxameter Summe der Einnahmen lt. Taxameter Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und ende) Einnahmen für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters Zahlungsart (z.b. bar, EC-Cash, ELV Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte) Summe der Gesamteinnahmen Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer Angaben von sonstigen Abzügen (z.b. Verrechnungsfahrten) Summer der verbleibenden Resteinnahmen Summe der an Unternehmer abgelieferten Beträge Kennzeichen der Taxe Keine formale Führung von Schichtzetteln erforderlich, aber Einzelaufzeichnungspflicht. Mindestinhalte: Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter Anzahl der Touren lt. Taxameter Summe der Einnahmen lt. Taxameter Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und ende) Einnahmen für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters Summe der Gesamteinnahmen StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 48

26 Diskusionsentwurf - Internes Kontrollsystem (IKS) Entwurf: Vorliegen eines innerbetrieblichen Kontrollsystems kann ein Indiz für das Fehlen eines Vorsatzes darstellen Technische und Organisatorische Kontrolle einrichten, ausüben und protokollieren, wie z.b.: Zugangs- und Zugriffskontrollen (Wer hat Zugang zu welchen Daten?) Festlegung Kassenverantwortlicher Festlegung Stornoverantwortlicher Erfassungskontrollen (Wer hat wann was getan?) Fehlerhinweise Plausibilitätsprüfungen Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen Prüfsoftware Finanzverwaltung Verarbeitungskontrollen (Wurde das System richtig angewendet?) Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 49 Verfahrensdokumentation / Was ist insbesondere zu dokumentieren? Pflicht umfasst alle Bereiche der Buchführung zur Sicherung der elektronischen Datenerfassung, Speicherung und Archivierung Zweck: Information Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse von Verfahrensabläufen Aktuelle und frühere Verfahrensabläufe Abläufe und Inhalte von Kontrollen (IKS) Umgang mit: E-Beleg Datensicherung Handels- und Geschäftsbriefe Scanvorgänge (wer, was, wohin) Arbeitsanweisung z.b. für Kassenführung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 50

27 Arbeitsanweisung Kassenführung - Inhalte (sachlich und personell) Ablauf Kassenübergabe Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenkassen, Finanzbuchhaltung Aufbewahrung der vorgeschriebenen Kassenbelege Bereitstellung von Falschgeldprüfgeräten an den Kassen Festlegung Begrenzung der Geldscheinhöhe Kassenverantwortlichkeit Kassenabschluss / Storno Verwahrung Kassenbestand Verwahrung Kassenschlüssel Umgang mit Fehlern StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 51 Mögliche Inhalte der Verfahrensdokumentation Inhalt Beispiele Arbeits- und Organisationsunterlagen Grundeinstellungen und betriebsspezifische Anpassungen (Customizing) Dokumentation im Berichtswesen Dokumentation der eingesetzten Systemarchitektur Bedienungsanleitungen, Programmierhinweise, Programmierprotokolle, Programmabrufe, Anweisungen zum Ausdruck oder zum Unterdrücken gewisser Daten, Änderungsprotokolle. Bediener, Artikel, Waren- und Hauptgruppen, Kellnerund Trainingsspeicher. Dokumentation von Stornierungen, Warenrücknahmen, Retouren, Rechnungsnummern. Stand-Alone-System, Netzwerk. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 52

28 Fehlende / mangelhafte Verfahrensdokumentation Beim Einsatz programmierbarer Kassensysteme stellt bereits das Fehlen der hierfür aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Betriebsanleitung, Programmierprotokolle) einen formellen Mangel der Buchführung dar. Dieser Mangel berechtigt für sich genommen grundsätzlich schon zu einer Hinzuschätzung. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. GoBD Rz. 155 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 53 Welche Unterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren? Alle steuerlich relevanten Daten Stammdaten und Bewegungsdaten, Grund- und Systemeinstellungen (ggf. Historisierung) Kassenbücher und Einzeldaten aus allen Transaktionen Buchungsbelege und Tagesendsummenbons (des alten Systems!) Verträge Organisationsunterlagen wie Bedienungsanleitung und Programmieranleitung je Gerät Kalkulationsgrundlagen (Speisekarten) Art der Aufbewahrung: maßgeblich ist Entstehungsform der Unterlagen! Keine Löschung / Veränderung von Einzeldaten! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 54

29 Datenverlust Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. Hinzuschätzung! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 55 Finanzgericht Bremen; 2-K-229/04-5; Urteil vom Wegen der erheblichen Manipulationsmöglichkeiten bei Registrierkassen gehören zu den gemäß 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahrenden Organisationsunterlagen auch die Bedienungsanleitung und die Dokumentation der Programmierung von Registrierkassen. Problem: Änderung Software, Arbeitsanweisung, Verfahrensdokumentation anpassen Alle Versionen aufbewahren StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 56

30 Systemwechsel und Datenauslagerung Wenn: Quantitative und qualitative Überführung der Daten in das neue System (keine inhaltliche Änderung) Neues System besitzt quantitativ und qualitativ die gleichen Auswertungsmöglichkeiten Nur dann: Altes System kann weg Ansonsten: Anpassung der Verfahrensdokumentation Altes System muss aufbewahrt werden, Risiko der jederzeitigen Verfügbarkeit StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 57 Zu Guter Letzt: Beweis für Manipulationen Es obliegt dem Finanzamt, den Nachweis zu erbringen, dass das von dem geprüften Steuerpflichtigen eingesetzte Kassenprogramm Manipulationen oder Veränderungen ohne erkennbare Stornobuchungen ermöglicht; es ist dagegen nicht Sache des Steuerpflichtigen darzulegen bzw. zu dokumentieren, dass sein Kassenprogramm Manipulationen und Änderungen nicht zulässt. FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom K 1277/10??? Im Zweifel für den Angeklagten???? StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 58

31 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 59 Sie stehen nicht allein Ordnungsmäßige Aufzeichnungen von Bargeschäften Arbeitshilfen im ETLnet StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 60

32 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 61 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 62

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. ETL Schmidt & Partner ETL ADVITAX Steuerberatungsgesellschaft mbh Niederlassung Dessau Albrechtstraße Dessau Telefon: (0340) und StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk 21. April 2016 Folie 63