Elektronisches Gefahrgut Management in Kiel und Lübeck

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1 Elektronisches Gefahrgut Management in Kiel und Lübeck Travemünder Datenverbund GmbH (TraDaV) Seelandstraße D Lübeck Tel.: 0451/ Fax: 0451/ Web:

2 Welche Meldeverpflichtungen und Meldesysteme gibt es? Zentrales Meldesystem für Gefährliche Güter auf See (ZMGS) Das Zentrale Meldesystem für Gefährliche Güter auf See ist ein von der Bundesanstalt für Wasserbau entwickeltes System zur elektronischen Anmeldung aller Gefahrguttransporte in deutschen Gewässern. Die Reedereien sind verpflichtet, in deutsche Seehäfen ein- und auslaufende Schiffe mit ihrer gesamten Gefahrgutladung elektronisch anzumelden. Diese Anmeldung erfolgt in der Regel über Schnittstellen, kann aber in Einzelfällen auch manuell über eine im Internet zur Verfügung gestellte Eingabemaske erfolgen ( Es wurden zwei Standardschnittstellen definiert, eine Edifact-Schnittstelle und eine XML- Schnittstelle, deren jeweils aktuelle Definition im Internet veröffentlicht ist. Die Kommunikation erfolgt nicht direkt mit der zentralen Meldestelle sondern über Kommunikationsknoten (Point of Contacts), die die Daten der Reedereien entgegen nehmen und an die Zentrale Meldestelle verschlüsselt weiterleiten. Für die Schleswig-Holsteinischen Häfen hat TraDaV die Rolle des Point of Contact oder Kommunikationsknotens übernommen. Gefahrgut Management System in Kiel und Lübeck Das Gefahrgut Management System ist ein für alle am Gefahrguttransport beteiligten Firmen und Behörden zur Verfügung stehendes System zur Online-Anmeldung und -Bearbeitung von Gefahrgutanmeldungen und transporten bei den jeweiligen Hafenbehörden. Berücksichtigt sind in diesem System sowohl die Akteure wie Versender, Spediteure, Reedereien, Umschlagbetriebe als auch die Kontrollorgane wie Hafenbehörde und Wasserschutzpolizei. Dabei wurde ein besonderes Augenmerk auf die zwischen den Akteuren ablaufenden Prozesse und deren Allgemeingültigkeit und damit universelle Einsetzbarkeit gelegt. Durch die Integration einer Gefahrgutdatenbank und die intelligente Steuerung des Systems wurde ein hocheffizientes, ständig aktuelles Gefahrgut Management System geschaffen. Das System bietet sowohl komfortable Masken für die manuelle Bearbeitung als auch Schnittstellen zur Anbindung an die Inhouse-Systeme der Beteiligten. TraDaV GmbH 2007 Seite 2 von 10

3 Meldeverpflichtungen in der Übersicht In der folgenden Tabelle sind die Meldeverpflichtungen einmal ganz kurz zusammengefasst. Die in der Hafensicherheitsverordnung des Landes Schleswig-Holstein enthaltenen Anmeldefristen wurden weggelassen, da sie bei der Nutzung des Gefahrgut Management Systems für die meisten Gefahrgüter entfallen, d.h. es kann On Gate angemeldet werden. Wer Wann Bei wem System Spediteur Vor Einbringen in den Hafen Hafenamt Gefahrgut Management System Reederei Vor Einlaufen in deutsche Gewässer ZMGS ZMGS Reederei Vor Einlaufen in den Hafen Hafenamt Gefahrgut Management System Reederei Bei Auslaufen aus dem deutschen Hafen ZMGS ZMGS Anmeldung von landseitig in den Hafen eingebrachten Gefahrgütern Für die Anmeldung von landseitig in den Hafen eingebrachten Gefahrgütern mit dem Gefahrgut Management System gilt derzeit folgende Prozeßablauf: 1) Die Versender/Frachtführer des Gefahrgutes erfassen eine entsprechende Gefahrgutanmeldung bzw. stellen die Daten aus ihrem Inhouse-System zu Verfügung. 2) Die Gefahrgutanmeldung wird dann einem vor Ort in diesem Fall Lübeck oder Travemünde ansässigen Spediteur zur Prüfung zugeleitet. Diese Prüfung ist oftmals notwendig, da die Reedereien ab Lübeck nach unterschiedlichen Vorschriften (ADR, IMDG, Memorandum of Understanding) fahren. 3) Ist die Prüfung erfolgreich, erfolgt die Weiterleitung an die Reederei 4) Die Reederei prüft, ob sie dieses Gefahrgut bei der gewünschten Abfahrt transportieren kann. Dies wurde auf Wunsch der Anwender eingeführt, um dem Spediteur Informationen über die möglichen Schiffspassagen zu liefern und somit eventuell die Verweildauer im Hafen zu verkürzen. 5) Im Falle der positiven Bestätigung erfolgt die Anmeldung an das Hafenamt. TraDaV GmbH 2007 Seite 3 von 10

4 Reederei Spediteur Versender Prüfung Änderung Erfassung Änderung Normalfall Ablehnung 2 5 Erfassung Prüfung Weiterleitung Änderung Hafenamt Prüfung Entlang der geschilderten Kommunikationskette sind, je nach Berechtigung, auch Korrekturen, Stornierungen und Ablehnungen möglich. Die Steuerung der Kommunikationskette erfolgt, neben Absender und Adressat, durch unterschiedliche Stati, die den jeweiligen Bearbeitungszustand darstellen. Die genannten Daten regeln auch die Zugriffsberechtigung und die Möglichkeiten der Datenkorrektur bzw. Änderung. So ist z.b. ein Spediteur nicht in der Lage die Anmeldung nach Weitergabe an das Hafenamt einfach unbemerkt zu ändern. Wenn er eine Anmeldung modifizieren muss, werden die Reederei und Hafenamt automatisch von der Änderung benachrichtigt. Zusätzlich zu den oben genannten aktiv an der Kommunikationskette Beteiligten gibt es auch noch passive Teilnehmer, wie die Wasserschutzpolizei und die Lübecker Hafen-Gesellschaft. Diese Teilnehmer erhalten einen rein lesenden Zugriff eingeschränkt auf die wesentlichen Gefahrgutdaten. Nach der Anmeldung am System kommt man auf diese Such- und Übersichtsmaske: TraDaV GmbH 2007 Seite 4 von 10

5 In dieser Maske kann man sich einen Überblick über die für den jeweiligen Anwender im System enthaltenen Gefahrgutanmeldungen und deren Bearbeitungszustand (Status) verschaffen. Durch die Eingabe von Suchbegriffen können gezielt bestimmte Anmeldungen aufgelistet werden, z.b. alle Anmeldungen für eine bestimmte Verschiffung. In der Trefferliste werden die gefundenen Anmeldungen übersichtlich angezeigt, die Farben verdeutlichen den Bearbeitungszustand der Anmeldungen. Die Maske ist für jede Firmenart hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Suchbedingungen und Suchbegriffe und der in der Trefferliste dargestellten Informationen spezifisch angepasst. Außerdem sind für jede Firmenart Anmeldungen, die gerade für die Bearbeitung relevant sind, gelb bzw. orange dargestellt, positiv geprüfte grün, abgelehnte rot usw. Aus der Liste werden Gefahrgutanmeldungen zur Bearbeitung aufgerufen. Es wird auf die zweite Maske geblättert, in der die Detaildaten angezeigt werden. TraDaV GmbH 2007 Seite 5 von 10

6 In dieser Maske werden die Daten zum Gefahrgut, zur Unit, auf der das Gut transportiert wird und zur geplanten Schiffsreise eingegeben bzw. angezeigt. Die Erfassung wird durch die integrierte Gefahrgutdatenbank wesentlich vereinfacht. Nach der Eingabe der UN-Nr. werden alle zugehörigen Daten aus der Gefahrgutdatenbank gelesen und in die Maske eingetragen. Anhand des gewählten Gefahrguts werden Pflichtfelder definiert, die dann gelb hinterlegt sind. Das Programm prüft dann vor dem Versand der Anmeldung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und gibt auch Hinweise, welche Daten fehlen. Ein Änderungsmanagement erlaubt allen Beteiligten bei modifizierten Anmeldungen schnell festzustellen, welche Daten wie geändert wurden. Zusätzlich ist es möglich, Kommentare für den Kommunikationspartner zu hinterlegen. Natürlich stehen dem Nutzer auch eine Reihe von Druckfunktionen zur Verfügung. Die Bedienung ist so intuitiv, dass aufwendige Schulungen oder Einarbeitungen überflüssig sind. Sollten doch einmal Probleme auftreten, gibt die integrierte Online-Hilfe Auskunft. TraDaV GmbH 2007 Seite 6 von 10

7 Kombinierte ZMGS- und Hafenamts-Meldung für die seeseitige Einbringung Anmeldepflichtig für seeseitig in den Hafen eingebrachte Gefahrgüter sind die Reedereien, so dass eine Kombination von ZMGS-Meldung und Gefahrgutmeldung an das Hafenamt mit nur einer Meldung möglich ist. Die Meldung erfolgt im ausgewählten ZMGS-Format (Edifact oder XML) und wird von TraDaV sowohl an ZMGS weitergeleitet als auch in die Datenbank des Gefahrgut Management Systems als Anmeldung an das Hafenamt integriert. 1. Die Mitarbeiter der Reederei erfassen die Buchungen inklusive der Gefahrgutdaten in ihrem Inhouse-Buchungssystem. 2. Nach Abfahrt des Schiffes erfolgt eine Datenübertragung des Gefahrgut-Manifestes im ZMGS-Format (Protect-Edifact- oder XML-Format) 3. Die ZMGS-Daten werden von TraDaV an das ZMGS weitergeleitet und in das Gefahrgut Management System mit dem Status angemeldet integriert. 4. Die Mitarbeiter im Hafenamt können diese Daten nun sichten und prüfen. ZMGS-Gefahrgutmeldung bei Auslaufen des Schiffes aus dem ausländischen Hafen Weiterleitung der ZMGS- Gefahrgutmeldung Reederei TraDaV Auslesen der ZMGS- Meldung und Integration der Daten in das Gefahrgut- Management-System als Anmeldung für das Hafenamt Hafenamt Im Gefahrgut Management System können die integrierten Gefahrgutmanifeste gesichtet und deren Ladungen aufgelistet werden. TraDaV GmbH 2007 Seite 7 von 10

8 Durch die Eingabe von Suchbegriffen können gezielt bestimmte Manifeste aufgelistet werden, z.b. alle Manifeste einer Reederei. In der oberen Trefferliste werden die gefundenen Manifeste angezeigt. Nach Doppelklick auf ein Manifest werden in der unteren Liste die darin enthalten Gefahrgutladungen angezeigt, die Farben verdeutlichen den Bearbeitungszustand der einzelnen Anmeldungen. Die Detailansicht ist identisch zu der für landseitige Anmeldungen. ZMGS-Meldung von auslaufenden Schiffen mit Gefahrgütern In diesem Fall ist bisher noch keine Kombination mit der Meldung an das Hafenamt möglich, da die ZMGS-Meldung erst bei Auslaufen aus dem Hafen gesendet werden muss, während die Gefahrgutmeldung an das Hafenamt bereits vor Einbringung in den Hafen erfolgen muss. (siehe Anmeldung von landseitig eingebrachten Gefahrgütern) Eine Kombination wäre jedoch zukünftig möglich, wenn die Reedereien die Gefahrgutanmeldung im Auftrag für die Spediteure über die ZMGS-Schnittstelle senden würden. Diese Vorgehensweise würde allen Beteiligten den größtmöglichen Nutzen des Systems ermöglichen. TraDaV GmbH 2007 Seite 8 von 10

9 Vorteile des elektronischen Gefahrgut Managements Es besteht keine Anmeldungsfrist mehr! Bei Nutzung des Gefahrgut Management Systems reicht es, die Gefahrgüter on Gate anzumelden, also kurz bevor sie in den Hafen eingebracht werden. Schnelle und einfache Erfassungsmöglichkeit durch Vorbelegungen vieler Felder aus der Gefahrgutdatenbank und die Anzeige der jeweils benötigten Pflichtfelder. Keine Doppelerfassungen durch Schnittstellen zu Inhouse-Systemen. Kombination von ZMGS-Meldung und Hafenamtsanmeldung mit nur einer Schnittstelle. Schneller Zugriff auf die relevanten Daten rund um die Uhr für alle Beteiligten. Eine intelligente Workflowsteuerung sorgt für einen reibungsfreien Ablauf auch bei Modifizierungen und Korrekturen. Es ist für alle Beteiligten leicht zugänglich (internetfähig). Hohe Datensicherheit und Verfügbarkeit. Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Der Kommunikationsknoten zum ZMGS und das Gefahrgut Management System stehen 7 Tage/24 Stunden zur Verfügung. Alle eingehenden Daten, egal ob manuell erfasst oder über eine Schnittstelle übertragen, werden täglich gesichert und archiviert. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt. Die Daten des Gefahrgut Management Systems sind vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Neben den üblichen Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz, Firewalls usw. bietet die System-Architektur des Gefahrgut Management Systems einen besonderen Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Gefahrgutserver Anmeldung 1. Überprüfung von Name und Passwort Client A Registrierung 2. Zuweisung eines persönlichen Servers TraDaV DB Kommunikation nur über den persönlichen Server. Keine Direktverbindung zur Datenbank. Server kennt Identität des Clients. Server A Server B Gefahrgut DB Client B TraDaV GmbH 2007 Seite 9 von 10

10 Bei der Anmeldung am System werden für jeden Anwender die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) geprüft, die Zugehörigkeit zur Firma und zur Firmenart aus der Benutzerverwaltung ausgelesen und ein persönlicher Gefahrgutserver erzeugt, der die gesamte Kommunikation mit dem Client durchführt. Dieser Server weiß, welche Zugriffe wann für welchen Anwender erlaubt sind und lässt nur diese zu. Das Client-Programm kann niemals direkt auf die Daten zugreifen, sondern nur über seinen zugeordneten Server. Was muss ich tun, um teilzunehmen? Bevor eine Firma am Gefahrgut Management System teilnehmen oder den Kommunikationsknoten für ZMGS nutzen kann, muss sie von der TraDaV GmbH als Nutzer registriert werden. Alle dazu benötigten Informationen und Unterlagen stehen im Internet unter folgenden Adressen: Das Gefahrgut Management System ist in die Internetplattform Logistik Portal Lübeck integriert und ist dort für die Teilnehmer aufrufbar. ( Ausserdem ist das Gefahrgut Management System natürlich über unsere Homepage erreichbar. Oder wenden Sie einfach per an TraDaV GmbH 2007 Seite 10 von 10