en. Arbeitsunterlage. Dokumentation. Internet Kurse. Versionsverzeichnis. Modul en

Transkript

1 Dokumentation en Arbeitsunterlage Versionsverzeichnis Version: Datum: Revisionsgrund: Version 1.0 März 2005 Erste Ausgabe Version 2.0 Jan 2011 Aktualisierte Ausgabe Internet 1/16

2 Inhaltsverzeichnis EINFÜHRUNG INS EN Programme... 3 Technischer Hintergrund... 3 Die Adresse und das Konto... 3 Der POP- und SMTP-Server... 4 Der POP-Server... 4 Der SMTP-Server... 4 Konfiguration Outlook Express Optionen... 8 Register Allgemein... 8 Register Sicherheit... 8 Register Signaturen... 9 Register Lesen... 9 Register Senden... 9 DAS ADRESSBUCH Adressgruppen SENDEN EMPFANGEN MIT ORDNER ARBEITEN DAS MENÜS IM OUTLOOK EXPRESS Datei Bearbeiten Ansicht /16

3 Einführung ins en ist eine moderne Form der Briefpost. Mit s kann man Bilder, Briefe und alle möglichen Dateien versenden und empfangen. -Programme Um mit s auf dem Computer arbeiten zu können braucht es ein -Programm. Mit einem Programm ist es uns möglich, unsere s vom Internet auf unseren Computer zu laden, um sie zu lesen und zu verwalten. Outlook Express ist das -Programm von Windows XP. Im neuen System Windows 7 wird Outlook Express von Windows Live Mail ersetzt. Ein anderes -Programm ist das Outlook, ein -Programm, das man kaufen muss. Es gibt noch diverse Produkte von verschiedenen Anbietern, wie Inkredit-Mail u.ä. Man kann s auch ohne ein -Programm verwalten, direkt im Internet beim eigenen Anbieter. Die Bedienung mit versenden und empfangen, ist überall etwa gleich. Die Microsoft-Produkte sind am weitesten verbreitet: Outlook Express ist ein ausgereiftes Produkt und hat alle Funktionen vereint, die es beim en braucht. Es enthält ein Adressbuch, mit welchem man -Adressen mit diversen Angaben zur Person verwalten kann. Dieses Produkt verschwindet langsam, zusammen mit Windows XP. Der Nachfolger von Outlook Express ist das neue Windows Live Mail Outlook, welches man mit dem Microsoft Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint) erhält, hat alle Funktionen die Outlook Express anbietet und darüber hinaus bietet es weitere Funktionen wie Terminkalender oder eine Notizzettelverwaltung an. Das sind allerdings Funktionen die mit dem nichts zu tun haben. Dieses Produkt wird vorwiegend in Firmen verwendet, findet aber auch im privaten Bereich seinen Platz. Technischer Hintergrund Um mit s arbeiten zu können, braucht man entweder, wie bei grösseren Firmen der Fall, einen eigenen Computer, der direkt am Internet angeschlossen ist oder man eröffnet bei einem Internetanbieter ein Konto. Der Internetanbieter wird auch Provider genannt. Ein Provider ist eine Firma, die mit einer speziellen Infrastruktur Internetdienste, wie Internetzugang, und die Verwaltung von einer Home-Page anbietet. Sie können bei jedem Provider ein E- Mail Konto einrichten. Bluewin beispielsweise, eine Abteilung von Swisscom, ist ein Provider. Die Adresse und das Konto Eine Adresse enthält zwei wichtige Informationen die notwendig sind, damit das System funktioniert. Beide Informationen werden mit getrennt. erhalten wir mit der Tastenkombination Alt Gr + die Zahl 2 oder wir drücken die Alt-Taste und geben auf dem Zahlenblock die Zahl 64 ein. Beim loslassen der Alt-Taste wird dann dargestellt. name.des_besitzers name.des_besitzers@bluewin.ch 3/16

4 Der erste Teil der Adresse ist ihr eigener Name und entspricht auch gleich Ihrem Kontonamen, den Sie beim Anbieter eingerichtet haben. Dieser Kontonamen, also ihr eigener Name, darf bei einem Anbieter nur einmal vorkommen. Deshalb kann es passieren, dass ihr Wunschname beim eröffnen eines Kontos bereits vergeben und für Sie gesperrt ist. Die Eindeutigkeit der Namen ist wichtig, damit der Anbieter selber die einzelnen Konten unterscheiden kann. Um Schwierigkeiten vorzubeugen ist es sinnvoll, den Kontonamen nur mit Kleinbuchstaben zu schreiben. Es gibt Anbieter, die unterscheiden zwischen Gross- und Kleinbuchstaben. Ein Konto bei einem Anbieter besteht aus einem Verzeichnis bzw. Ordner mit ihrem Namen. Diesen Ordner kann man nur öffnen, wenn man das entsprechende Passwort kennt. Eine Adresse ist also immer mit einem Passwort verbunden. bluewin.ch Der zweite Teil der Adresse ist eine eigentliche Internetadresse, wie wir sie im Internet kennen. Diese brauchen wir, damit das Mail im Internet den Weg zu ihrem Anbieter findet, wo es dann in ihrem Konto abgelegt wird. Wenn Sie im Internet nur den zweiten Teil der Adresse eingeben, dann kommen Sie auf die Internetseite des Anbieters. Bei einigen muss man noch www. vor die Adresse stellen. Bei Bluewin im speziellen reicht die Adresse bluewin.ch. Der POP- und SMTP-Server Im Zusammenhang mit dem finden wir immer wieder zwei Server die verlangt werden. Der eine ist der POP-Server und der andere der SMTP-Server. In den Unterlagen, die wir von unserem Provider, erhalten ist die Adresse vom POP- und vom SMTP-Server immer aufgeführt. Bei Swisscom heisst der POP-Server: pop.bluewin.ch und wie wir sehen, ist eine POP- Serveradresse eine normale Internetadresse. Ein Server ist auch nur ein Computer, der einen spezielle Dienst, wie den Internetdienst anbietet. Von der Technik und der Software unterscheidet sich aber ein Server nicht von einem normalen Computer. Es ist ein Computer mit viel Speicherplatz und speziellen Programmen. Der POP-Server Wenn wir vom POP-Server sprechen, dann meinen wir den Server oder Computer, auf dem unser Konto eingerichtet ist. Dieser Computer steht beim Provider und ist auch über eine Internetadresse direkt erreichbar. Wenn wir also im Outlook Express unsere s übers Internet von unserem Provider auf unseren Computer herunterladen wollen, dann muss Outlook Express die Adresse des POP-Servers kennen, denn dort befindet sich unser Konto und dort kann sich unser -Programm, zusammen mit unserem Passwort, Zugang zu unserem Konto verschaffen und unsere aktuellen E- Mails herunterladen. Der SMTP-Server Der SMTP-Server hat eine andere Funktion. Er ermöglicht uns, dass wir s versenden können. Wenn wir ein absenden, dann braucht es ein spezielles Programm, welches uns das an die richtige Adresse sendet. Dieses Programm befindet sich auf dem SMTP-Server. Wir versenden also ein nicht direkt zum Empfänger sondern zuerst zu unserem SMTP-Server und der schickt das zu unserem Empfänger. Unser -Programm weiss nicht, wo es das hinschicken muss, es kennt nur den Weg zum SMTP-Server und der kennt den Weg zum Empfänger. Als nächstes werde wir die Konfiguration (Einstellungen) anschauen, die ein -Programm braucht um arbeiten zu können. 4/16

5 Konfiguration Outlook Express Um ein -Konto mit Outlook Express oder einem anderen Programm betreiben zu können, müssen wir es konfigurieren. Das heisst wir müssen dem Programm die Einstellungen für den POP- und den SMTP-Server bekannt geben, mit -Adresse, Passwort und Port-Einstellung. Diese Einstellungen finden wir im Menü unter Extras Konten Neues Konto eröffnen Um ein neues Konto zu eröffnen klicken Sie hier auf Hinzufügen und lassen sich vom Assistent führen. Man kann mehrere adressen gleichzeitig verwalten. 5/16

6 Bestehende Konfiguration anschauen Hier im Register befinden sich die Informationen von adresse, Passwort und Server. Markieren Sie Ihren Kontoeintrag und klicken Sie auf Eigenschaften. Drei Register sind für die Konfiguration des wichtig: Allgemein, Server und Erweitert, hier dokumentiert am Beispiel von Bluewin. Register Allgemein Name der Kontoeintrags Name des Absenders der s Adresse selber 6/16

7 Register Server Pop-Server Eintrag SMTP-Server Eintrag Kontoname, erster Teil der -Adresse Kennwort = Passwort Beim Kontonamen muss manchmal die ganze -Adresse eingeben werden. Der SMTP-Server benötigt die Einstellung: Server erfordert Authentifizierung, das Bedeutet Kontonamen und Passwort werden überprüft. Unter Einstellung nichts ändern. Muss automatisch geschehen, ohne Proxy. Register Erweitert Hier geht es um die Server-Port-Nr. Der Port ist das Tor in den Server. Nicht für alle Anbieter sind hier Einstellungen nötig. Einstellung nach persönlichem Wunsch Die übrigen Register sind nicht so wichtig. Register Sicherheit Sicherheiten bei Übertragungen sollte man nur einschalten, wenn es einen Grund dafür gibt. Sicherheitseinstellungen verhindern in der Regel die Übertragung. 7/16

8 Optionen Im Unterschied zu Konfigurationen wo es um Anwenderspezifische Einstellungen geht, sind Optionen Grundeinstellungen die zum Programm gehören. Hier sind nur die wichtigste Einstellungen beschrieben. Die Register erklären sich eigentlich von selbst. Im Zweifelsfall oder wenn man etwas nicht versteht, nichts ändern. Um in die Optionen zu gelangen wählen Sie im Menu Extra Optionen Register Allgemein Im Register Allgemein ist die Einstellung: Beim Start direkt zum Ordner "Posteingang" wechseln standardmässig nicht aktiv. Mit dieser Einstellung sind Sie beim Starten von Outlook- Express direkt im Posteingang, wo sich ihre befinden Register Sicherheit Im Register Sicherheit gilt wiederum: Zuviel Sicherheit kann behindern. Falls sich Ihre Anhänge nicht anschauen lassen, ist die Option Speichern oder öffnen von Anlagen... aktiv Sie können auch unbesorgt die einfachere Internetzone wählen. Sicherheit muss ihnen sowieso der Virenschutz bieten. Diese Standard-Sicherheitsoptionen sind mit dem heutigen Internetumfeld nicht wirkungsvoll, nur hinderlich. 8/16

9 Register Signaturen Eine Signatur ist eine Funktion, die es uns ermöglicht, dass in jedem neuen direkt der Absender eingefügt wird. Man klickt auf Neu und dann wird sofort eine neue Signatur im Feld Signaturen eröffnet mit dem Namen Signatur #1. Den Namen können Sie später mit Umbenennen ändern. Man kann mehrer Signaturen speichern. Die erste Signatur die sie erstellen wird als Standardsignatur bezeichnet. Sie wird diejenige sein, die sich in jedem automatisch hinzufügt, wenn Sie die entsprechende Einstellung auswählen. Nachdem Sie auf Neu geklickt haben können Sie im Feld Text direkt den Absender eingeben. Alternativ zur Texteingaben könnten Sie eine Textdatei mit der Endung.txt verwenden. Register Lesen Beachten Sie diesen Eintrag im Register Lesen. Ein Neues Mail ist zuerst immer Fett formatiert und erst wenn es gelesen wurde erscheint es nicht mehr Fett sondern normal. Dieser Eintrag markiert ein bereits als gelesen wenn sie es mit der Maus 5 Sekunden berühren, bevor sie es geöffnet haben. Register Senden Mit diesem Eintrag übernimmt Outlook Express alle Adressen, an die sie eine Antwort senden. Oftmals sind aber Absender, an die man eine Antwort sendet nicht im Adressbuch erwünscht. 9/16

10 Das Adressbuch Bevor wir auf die eigentliche Funktion von s versenden und s empfangen eingehen schauen wir uns das Adressbuch näher an. Es wird sowohl beim Senden wie beim Empfangen von s verwendet. Im Adressbuch können Sie nicht nur Namen und adressen speichern, sie können unzählige Informationen zu einer Adresse hinzufügen und es als Adressdatenbank verwenden. Zum Öffnen des Adressbuchs klicken Sie im Menü auf Extra Adressbuch. Das Adressbuch ist ein kleines Programm, welches uns viele Möglichkeiten eröffnet. Der Hauptverwendungszweck des Adressbuchs ist die Speicherung einer -Adresse mit Namen und Vornamen. Das passiert automatisch wenn Sie bei einem geöffneten mit der rechten Maustaste auf den Absender klicken und im Kontextmenu Zum Adressbuch hinzufügen wählen. 10/16

11 Wenn Sie im oben dargestellten Dialog eine Adresse auswählen und auf Eigenschaft klicken, dann finden Sie die vielen Möglichkeiten um Zusätzliche Informationen zu einer Adresse zu speichern. Hier können Sie frei über die vorhandenen Felder verfügen. Auf der linken Seite sehen Sie Gemeinsame Kontakte und Kontakte von Swissonline. In Kontakte von Swissonline sind die Adressen gespeichert, die direkt aus dem -Konto abgespeichert werden. Bei mehreren Konten sind diese Adresse für die anderen Konten nicht sichtbar. Die Gemeinsamen Kontakte sind dafür gedacht, dass Sie alle Adressen, die in dieser Rubrik gespeichert sind, in allen Konten verfügbar haben. Allerdings muss man die Adressen manuell in diese Rubrik einfügen oder kopieren. Sie haben im Adressbuch zwei Möglichkeiten um Adressen zu gruppieren Sie können einen Ordner erstellen und spezielle Adressen in diesen Ordner verschieben oder kopieren. Beim Auswählen einer adresse für ein neues , können Sie diesen Ordner auswählen und es sind nur die Adressen sichtbar, die sich in diesem Ordner befinden. Das macht aber nur Sinn, bei sehr grossen Adressbüchern. Sie können allerdings nur eine Ordnereben aufbauen. Ordner in Ordner geht nicht Sie können bestimmte Adressen zu einer Gruppe zusammenführen. Siehe nächstes Kapitel Adressgruppen Eine Adressgruppen verwendet man, wenn man bestimmte s immer an die gleichen Personengruppen schicken will, man muss dann nur die Gruppe auswählen und alle Personen aus der Gruppe erhalten das . Bevor Sie eine Gruppe erstellen, müssen Sie bestimmen, wo die Gruppe erstellt werden soll, in Gemeinsame Kontakte oder in den Kontakte der aktuellen -Adresse oder in einem Ordner. Um eine Gruppe zu erstellen wählen Sie Neu Neue Gruppe Wenn der Dialog für eine neue Gruppe erscheint geben Sie der Gruppe einen Namen, klicken dann auf Mitglieder auswählen und fügen die gewünschten Mitglieder ein. Sie können einer Gruppe auch adressen hinzufügen, die nicht im Adressbuch sind, das können Sie im gleichen Gruppendialog hinzufügen. Wenn Sie dieser Gruppe dann ein schreiben wollen, wählen Sie anstelle aller adresse, nur noch diese Gruppe aus, und jedes Gruppenmitglied erhält das /16

12 senden Um eine neue zu erstellen klicken Sie auf: Für eine neues braucht es 4 Schritte: Senden Adressbuch öffnen Betreffzeile Nachricht verfassen Schritt 1: Empfängeradresse eingeben oder im Adressbuch auswählen. Schritt 2: In der Betreffzeile eine Kurzerklärung eintippen. Schritt 3: Nachricht schreiben und/oder eine Datei einfügen Schritt 4: senden Schritt 1, Adresse Der oder die Empfänger des Mails. Kopie an: Blindkopie. Im geöffneten Assistent Empfänger auswählen, können Sie eine Adresse oder eine Adress-Gruppe auswählen und mit Klick auf den Button, in der Mitte, nach rechts verschie schieben. Blindkopie Mit Blindkopie können Sie ein an Personen schicken, ohne dass es die oberen Empfänger erkennen können. Sichtbar aber im Code. 12/16

13 Schritt 2, Betreffzeile Geben Sie immer eine Betreffzeile mit, die möglichst etwas über den Inhalt des Mails aussagt. In der Mailansicht sehen Sie nur den Absender und die Betreffzeile. Um sich zu orientieren um welches Mail es sich handelt, ist die Betreffzeile wichtig. Schritt 3, Nachricht verfassen Wenn Sie nur einen Text eingeben wollen, dann können Sie das direkt im Textfenster tun. Wollen Sie eine Datei beifügen, dann klicken Sie auf das Symbol mit der Büroklammer. Text Einfügen kann auch Anlage einfügen heissen. Es erscheint dann das bekannte Dialogfeld um eine Datei auszuwählen, welche dann mit der versendet wird. Schritt 3, Nachricht senden Klicken Sie auf das Symbol Senden, dann wird das abgeschickt. Wollen Sie das Mail noch nicht versenden, dann wählen Sie Datei Speichern und die Nachricht wird im Ordner Entwürfe gespeichert, wo sie es jederzeit weiter bearbeiten können. empfangen Wenn Sie Ihre abrufen wollen, genügt es in der Regel, dass Sie Outlook Express starten oder sie Klicken auf den Button Senden/Empfangen. Die Internetverbindung muss offen sein. Die Mails werden heruntergeladen und im Ordner Posteingang abgelegt. In der Statuszeile ganz unten rechts wird angezeigt, ob überhaupt und wie viele neue s angekommen sind. Die neuen s, die noch nicht gelesen sind, werden mit Fetter Schrift angezeigt. 13/16

14 Ein öffnet man mit einem Doppelklick. Um eine Nachricht zu lesen, kann man das Vorschaufenster benützen. Siehe unten. Um den Absender dem Adressbuch hinzuzufügen oder den Anhang zu speichern oder zu lesen, müssen wir das , öffnen. Um den Anhang zu speichern öffnen Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenu den Speichern unter Dialog. Um den Absender dem Adressbuch hinzuzufügen verwenden Sie das Kontextmenu vom Absender. Anhang (Datei) speichern Zum Adressbuch hinzufügen. Mit Ordner arbeiten Wie Sie im linken Bild sehen, können Sie in jeder Gruppe, ausser in Gelöschte Objekte, Ordner erstellten und weitere Ordner in den Ordner Der Prozess ist immer der gleiche. Markieren Sie den Ordner oder die Gruppe, in welcher sie den neuen Ordner einfügen wollen. Gehen Sie auf Datei Neu Ordner. In diese Ordner können Sie jetzt ihre s verstauen, indem Sie sie von rechts nach links mit der Maus in den Ordner ziehen. 14/16

15 Das Menüs im Outlook Express Datei Drucken: Druckmenu um auszudrucken. Identitäten: Sind verschiedene Konten. Neu: Neue erstellen Neue Nachricht erstellen Neuer Adressbucheintrag erstellen Öffnen: öffnen Speichern unter: als *.eml-datei abspeichern Anlagen speichern: Eine Anhang-Datei aus einer , abspeichern. Als Briefpapier speichern: als HTM-Datei abspeichern. Ordner: erstellen Importieren/Exportieren: Menu für Datensicherung Eigenschaften: Bezieht sich auf die Eigenschaften des markierten s. Offline arbeiten: Hier muss man aufpassen, wenn es eingeschaltet ist, können keinen s mehr heruntergeladen werden. Bearbeiten Dieses Menü erklärt sich selber 15/16

16 Ansicht Im Menü Ansicht geht es wie in allen Programmen um die Darstellungsform des Produkts. Sie können alles ausprobieren ohne Schaden zu verursachen. Der wichtigste Menüpunkt ist Layout. Hier werden die einzelnen Fenster definiert. Wenn Sie den Menüpunkt anklicken, dann erscheint das unten dargestellte Eigenschaftsfenster. Es geht um Ein- oder Ausschalten Symbohlleiste Ordnerliste Ordnerleiste Kontakte Statusleiste Von Menu Extra haben wir bereits die wichtigsten Punkte angeschaut Das Menu Nachrichten wäre nur noch zu erwähnen, mit dem Punkt Neue Nachricht mit, kann man ein neues s mit einem Hintergrundbild erstellen. Diese Unterlagen wurden erstellt von: Babé-Informatik Bernhard Bausch 16/16