Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry. Zugriff auf Kundendaten von unterwegs

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1 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Zugriff auf Kundendaten von unterwegs 1

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: August 2014

3 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Gut zu wissen Neuigkeiten Installieren und einrichten der mobilen CRM-Lösung Schritte für Anwender Schritte für den Administrator Zusätzliche Felder Vorbereitungen Mögliche Datensatz-Typen Mögliche Datentypen Automatiken und Eingabehilfen Vorgehen Aufbau der XML-Datei Beispiel mit Kontakten Als Anwender starten Standardfunktionen Navigation Datensätze anzeigen und suchen Datensätze anlegen Weitere Funktionen - mobil Verknüpfungen und Akte Teilnehmer und Rechte Cockpit Rubriken Kontakte Kalender und Termine Einladungen zu Terminen Serientermine Telefonate Aufgaben Dokumente s Verkaufschancen Erweiterungen bieten Fragebögen, Reports, Fragebögen mit Survey Reports

4 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Inhalt Belege mit ERP connect Exchange sync/exchange connect Endgeräte und Apps mit Mobile Device Management (MDM) verwalten

5 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Grundsätzliches 1 Grundsätzliches Mit Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry bearbeiten Sie Ihre CAS genesis- World-Daten mit einer mobilen CRM-Lösung. Durch eine komfortable Bedienung haben Sie die Funktionen schnell im Griff. Das Cockpit zeigt Ihre aktuellen Daten - beispielsweise Kontakte, Termine, Verkaufschancen, Aufgaben und durch Erfassen wesentlicher Informationen auch unterwegs sichern Sie eine nahtlose Zusammenarbeit von Innendienst und mobilem Außendienst. Im Leitfaden werden die Funktionen folgender mobilen CRM-Lösungen beschrieben: Mobile CRM for ipad Mobile CRM for iphone Mobile CRM for Android Mobile CRM for Blackberry Da sich die Bedienung dieser mobilen CRM-Lösungen nur geringfügig unterscheidet, sind die einzelnen Funktionen anhand der mobilen CRM-Lösung für ipad beschrieben. Mobile CRM for Blackberry entspricht dem Funktionsumfang von Mobile CRM for Android. 1.1 Gut zu wissen Beim Einsatz der mobilen CRM-Lösung sind einige Besonderheiten zu beachten. Außerdem haben Sie zusätzliche Möglichkeiten, wenn Sie Erweiterungen bzw. Module von CAS genesisworld einsetzen, siehe Kapitel "Erweiterungen bieten Fragebögen, Reports, " auf Seite 25. Datensätze löschen Datensätze können in der App nicht gelöscht werden. Diese Einschränkung gilt nicht für Termine. Termine können auch in der App gelöscht werden. Notizen Die Notizen von Datensätzen sind in CAS genesisworld im HTML-Format gespeichert und können so neben zahlreichen Formatierungen auch Bilder enthalten. Das Feld Notizen in der App zeigt reinen Text, d. h., die Notizen sind nicht formatiert und Bilder werden nicht angezeigt. 5

6 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Installieren und einrichten der mobilen CRM-Lösung Formatierte Notizen können daher in der App nicht geändert werden, da sonst die Formatierungen oder Bilder verloren gehen. Sind die Notizen nicht formatiert und enthalten ausschließlich reinen Text, können die Notizen bei bestehenden Datensätzen auch in der App geändert werden. Beim Anlegen von Datensätzen ist das Feld Notizen leer, Einträge sind möglich. Einsatz von Blackberry-Geräten Die mobile CRM-Lösung kann für BlackBerry OS 10 in der BlackBerry App World heruntergeladen werden. Bitte beachten Sie, dass die beiden Endgeräte PlayBook und Porsche Design from BlackBerry nicht unterstützt werden. Voraussetzung für den Einsatz ist BlackBerry OS oder höher. 1.2 Neuigkeiten August 2014 Juni 2013 Das Einbinden zusätzlicher Felder in der mobilen CRM-Lösung ist für den Administrator möglich. Die Funktionen wurden erweitert, beispielsweise Produktpositionen für Verkaufschancen. Die Unterstützung beim Einsatz von Exchange sync bzw. Exchange connect wurde erweitert. Der Leitfaden wurde neu gegliedert: Im Kapitel Standardfunktionen sind die Funktionen beschrieben, die für alle Rubriken analog sind. Zusätzliche Felder sind für alle Datensatz-Typen in der Standard Edition, für Datensatz-Typen aus Modulen und für eigene Datensatz-Typen möglich. Dezember 2012 Allgemeine Überarbeitung des Inhalts Neue Funktionen und Unterstützung weiterer Datensatz-Typen 2 Installieren und einrichten der mobilen CRM-Lösung Damit Sie Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry verwenden können, sind folgende Schritte notwendig: Der Anwender lädt die mobile CRM-Lösung kostenlos vom entsprechenden Store auf das mobile Endgerät. 6

7 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Zusätzliche Felder Der Administrator trägt die Lizenz in der Management Konsole ein und legt die Rechte für Benutzer fest. Der Administrator richtet den WebService und den Server Manager für diese mobile CRM-Lösung ein. 2.1 Schritte für Anwender Die mobile CRM-Lösung erhalten Sie kostenlos. Laden Sie die CRM-Lösung herunter und installieren sie diese auf Ihrem mobilen Endgerät. 2.2 Schritte für den Administrator Informationen für das Einrichten des WebServices finden Sie als Administrator in der Online-Hilfe des Server Managers auf der Seite Register Dienste. Lizenz eintragen und Erweiterung freischalten Für diese mobilen CRM-Lösungen ist eine Lizenz notwendig. Die entsprechende Lizenz ist wie üblich in der Management Konsole im Bereich Lizenzen einzutragen und für die entsprechenden Benutzer freizuschalten. Beim Eintragen der Lizenz werden die Module Mobile Apps und weitere mobile Anwendungen freigeschaltet, wie z. B. Mobile sync. Den Zugriff auf einzelne Module steuern Sie als Administrator in der Management Konsole im Fenster Eigenschaften eines Benutzers im Register Weitere Rechte. Die Premium Edition enthält die Lizenz für Mobile Apps. Benutzer mit einer Lizenz der Premium Edition benötigen keine weitere Lizenz. 3 Zusätzliche Felder In der mobilen CRM-Lösung werden bei jedem Datensatz ausgewählte wichtige Felder angezeigt und nicht alle Felder, die bei diesem Datensatz-Typ vorhanden sind. Außer diesen Standardfeldern ist die Anzeige zusätzlicher Felder möglich. Zusätzliche Felder werden immer unterhalb der Standardfelder angezeigt. Das Einrichten zusätzlicher Felder erfolgt durch den Administrator. Je nach der eingestellten Sprache im Betriebssystem wird der Feldname auch in anderen Sprachen außer deutsch angezeigt, wenn dies so eingerichtet wurde. Dabei sind alle Sprachen möglich, die auch im Windows-Client von CAS genesisworld eingestellt werden können. 7

8 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Zusätzliche Felder Wird auf dem mobilen Endgerät eine Sprache im Betriebssystem eingestellt, für die CAS genesisworld nicht verfügbar ist, wird die mobile CRM-Lösung in Englisch angezeigt. 3.1 Vorbereitungen Zusätzliche Felder für die mobile CRM-Lösung werden über XML-Dateien festgelegt. Diese zusätzlichen Felder müssen in der Datenbank bereits vorhanden sein. Pro Datenbank und pro Datensatz-Typ muss je eine XML-Datei angelegt werden. Öffnen Sie auf dem CAS genesisworld-applikationsserver mit dem WebService den Ordner..\Server, also beispielsweise C:\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\Server\ Legen Sie parallel zum Ordner..\DotNet\ folgenden Ordner an:..\dotnetdata\typedefinitions Erstellen Sie eine XML-Datei für jeden Datensatz-Typ, für den Sie zusätzliche Felder festlegen möchten. Der Name der XML-Datei entspricht dem Namen des Datensatz-Typs in der Datenbank. Eine Datei für zusätzliche Felder bei Aufgaben, heißt also TODO.xml, eine Datei für Termine heißt APPOINTMENT.xml, eine Datei für Kontakte heißt ADDRESS.xml usw. Zusätzliche Felder sind auch für mehrere Mandanten, also mehrere Datenbanken möglich. Ergänzen Sie dann den Namen der XML-Datei durch den Mandant und einen Unterstrich vor dem Datensatz-Typ. Die XLM-Datei für Kontakte in einer Beispieldatenbank heißt dann beispielsweise: GWExampleDB_ADDRESS.xml Wenn Sie keinen Namen für die Datenbank angeben, gilt die XML-Datei für die Standard-Datenbank Mögliche Datensatz-Typen Zusätzliche Felder sind für alle Datensatz-Typen in der Standard Edition, für Datensatz-Typen aus Modulen und für eigene Datensatz-Typen möglich: Ist eine Rubrik vorhanden, lassen sich Datensätze für den entsprechenden Datensatz-Typ mit Standardfeldern und zusätzlichen Feldern einsehen, anlegen und bearbeiten. Ist keine Rubrik vorhanden, werden über die Akte etwa von Kontakten oder Projekten alle Datensätze angezeigt. Über die Akte kann also prinzipiell jeder Datensatz jedes Datensatz-Typs geöffnet werden. 8

9 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Zusätzliche Felder Damit sehen Sie beispielsweise Anmeldungen, Kampagnen, Tickets oder Zeiterfassungen und haben so Zugriff auf alle Datensatz-Typen, je nach den eingesetzten Erweiterungen und Zusatzmodulen. Sind spezielle Datensatz-Typen für Ihr Unternehmen vorhanden, können auch diese Datensätze aus der Akte geöffnet werden. Standardmäßig werden bei Datensatz-Typen ohne Rubrik die Felder Stichwort und Notizen angezeigt, sofern diese Felder beim entsprechenden Datensatz-Typ vorhanden sind. Außer diesen beiden Standardfeldern lassen sich zusätzliche Felder für jeden Datensatz-Typ ergänzen Mögliche Datentypen Folgende Datentypen sind möglich: varchar, datetime, bit Folgende Datentypen sind nicht möglich: integer, float, text Automatiken und Eingabehilfen Mit einer Reihe von Feldern in CAS genesisworld sind Funktionen verbunden, beispielsweise das Synchron halten bei Feldern von Firmen und Ansprechpartnern, Alarmieren oder Pflichtfelder. Werden solche Felder als zusätzliche Felder verwendet, sind entsprechende Funktionen unter Umständen nicht möglich. Folgende Eingabehilfen werden auch in der mobilen CRM-Lösung unterstützt: Auswahlliste, Auswahlliste mit Eingabemöglichkeit, Mehrfachauswahl Folgende Eingabehilfen werden nicht unterstützt: Mehrfachauswahl mit Eingabemöglichkeit, Auswahlbaum Funktionen sowie spezielle Eingabehilfen sind beispielsweise auch bei Feldern wie Typ, Status oder Kategorie im Windows-Client verfügbar und werden in der mobilen CRM-Lösung nur eingeschränkt unterstützt. Prüfen Sie bei Feldern mit Funktionen, ob Sie diese Felder einsetzen müssen und testen Sie ggf. sorgfältig, ob Ihre Anforderungen erfüllt werden. 3.2 Vorgehen Zusätzliche Felder werden bei den Datensätzen auf den mobilen Endgeräten immer nach den Standardfeldern angezeigt. Dies lässt sich nicht ändern. 9

10 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Zusätzliche Felder Falls Ihre Änderungen für die zusätzlichen Felder abgeschlossen sind, müssen sich Anwender an der mobilen CRM-Lösung einmal ab- und dann wieder anmelden Aufbau der XML-Datei <fieldgroup> Geben Sie zunächst die Feldgruppe an, um die Felder mit Überschriften zu gruppieren. Die Lokalisierung der Feldgruppe erfolgt mit dem Element displayname. Legen Sie Für jede Sprache ein Element displayname fest. Tragen Sie die übersetzte Bezeichnung mit dem Attribut lang ein. Beispiel <displayname cas:lang="de" cas:name="weitere Felder"/> <displayname cas:lang="en" cas:name="additional fields"/> Die Abkürzungen für das Länderkürzel entsprechen der ISO-Norm, die Sie beispielsweise bei Wikipedia nachschlagen können. <condition> Beim Datensatz-Typ Adressen werden Firmen und Einzelkontakt unterschieden: Company Contact Zusätzliche Felder für Einzelkontakte werden auch bei Ansprechpartner angezeigt. <field> Mit diesem Tag wird das Feld definiert, das in der Feldgruppe angezeigt werden soll. Beispiel <field cas:name="town" cas:writeable="false"/>. Das Attribut writeable gibt an, ob Eingaben im Bearbeitungsmodus möglich sind Beispiel mit Kontakten <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="yes"?> <TypeDefinitions xmlns:xsi=" 10

11 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Als Anwender starten xmlns:cas=" xmlns=" xsi:schemalocation=" <AdditionalFields> <fieldgroup> <condition> <type>company</type> </condition> <displayname cas:lang="de" cas:name="weitere Felder"/> <displayname cas:lang="en" cas:name="additional fields"/> <field cas:name="town" cas:writeable="true"/> <field cas:name="street" cas:writeable="true"/> </fieldgroup> </AdditionalFields> </TypeDefinitions> 4 Als Anwender starten Beim ersten Start der mobilen CRM-Lösung tragen Sie die Anmeldedaten ein. Außerdem legen Sie verschiedene Einstellungen fest. Entsprechende Dialoge öffnen sich automatisch. Die Einstellungen können Sie jederzeit in der mobilen CRM-Lösung prüfen und ggf. ändern. Geben Sie zunächst die Anmeldedaten ein. Diese Daten werden gespeichert. Benutzer ist Ihr Benutzername für CAS genesisworld. Das Kennwort geben Sie nur beim ersten Start ein. Bei weiteren Aufrufen der mobilen CRM-Lösung ist die Eingabe nicht mehr notwendig. Das Kennwort können Sie nicht über die Einstellungen einsehen oder ändern. Nur wenn Sie die Einstellungen ändern, werden die Anmeldedaten wieder angezeigt und Sie müssen das Kennwort erneut eingeben. Mit dieser Schaltfläche im Fenster für die Anmeldung öffnen Sie weitere Einstellungen, die für die Anmeldung notwendig sein können. Die auf einem Endgerät installierte mobile CRM-Lösung muss für die entsprechende Version von CAS genesisworld bzw. den Applikationsserver von CAS genesisworld freigegeben sein. Server ist der Name bzw. die IP-Adresse des Servers, über den die mobile CRM-Lösung erreichbar ist. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator. Mandant ist der Name der Datenbank, wenn Sie in CAS genesisworld mit mehreren Datenbanken arbeiten. 11

12 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Als Anwender starten In CAS genesisworld ist eine Datenbank immer als Standard-Datenbank festgelegt. Wenn Sie keinen Mandanten und damit keine Datenbank angeben, melden Sie sich automatisch an der Standard-Datenbank an. Der Port wird vom Administrator beim Einrichten der mobilen CRM-Lösung festgelegt, siehe Kapitel "Installieren und einrichten der mobilen CRM-Lösung" auf Seite 11. Hier ist nur dann ein Eintrag notwendig, wenn der Port von den Standards 8080, 80, 81 oder 82 abweicht. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator. SSL legt fest, ob die Verbindung zum Server über SSL hergestellt werden soll. Hier ist nur dann ein Eintrag notwendig, wenn der Port von den Standards 8443 oder 443 abweicht. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator. Einstellungen Bei den Einstellungen legen Sie allgemeine Vorgaben fest. Je nach der eingestellten Sprache im Betriebssystem wird die mobile CRM-Lösung auch in anderen Sprachen außer deutsch angezeigt. Dabei sind alle Sprachen möglich, die auch im Windows-Client von CAS genesisworld eingestellt werden können. Wird auf dem mobilen Endgerät eine Sprache im Betriebssystem eingestellt, für die CAS genesis- World nicht verfügbar ist, wird die mobile CRM-Lösung in Englisch angezeigt. Im Cockpit werden immer Termine für den heutigen Tag und die mit diesen Terminen verknüpften Kontakte angezeigt. Aktivieren Sie bei Datensätze im Cockpit anzeigen, welche relevanten Datensatz-Typen ebenfalls im Cockpit angezeigt werden sollen. 12

13 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Als Anwender starten Aktivieren Sie Auto-Login, dann wird das Kennwort gespeichert und Sie werden automatisch angemeldet. Wenn Sie sich abmelden oder die mobile CRM-Lösung komplett beenden, müssen Sie Kennwort aus Sicherheitsgründen wieder eingeben. Protokoll anzeigen beim ipad und iphone bietet mehrere wichtige Informationen, die beispielsweise bei einer Anfrage an den Support von CAS genesisworld hilfreich sein können. Wählen Sie Zwischengespeicherte Daten löschen beim ipad und iphone, dann werden die Daten im Zwischenspeicher (Cache) gelöscht. Server-Info zeigt, an welchem Server und an welcher Datenbank mit welchem Port Sie angemeldet sind und ob Sie SSL verwenden. App-Info zeigt die Version der mobilen CRM-Lösung, die Sie verwenden. Zwischengespeicherte Daten bei Android Nur wenn Sie als Benutzer die erforderlichen Rechte erhalten haben, haben Sie Zugriff auf diese Funktionen. Der Administrator muss das erforderliche Recht Mobile Apps: Daten offline verfügbar machen in der Management Konsole für Ihr Benutzerkonto im Register Weitere Rechte aktiviert haben. Für die vergangenen zwei sowie die zukünftigen sechs Wochen können folgende Daten auf dem Endgerät lokal gespeichert werden: Termine, Telefonate sowie verknüpfte Kontakte. Damit haben Sie Zugriff auf diese Daten, auch wenn keine Online-Verbindung besteht. Die Daten werden im Cockpit angezeigt und Sie können etwa den verknüpften Kontakt eines Termins anrufen. Aktivieren Sie die Option Lokal gespeicherte Daten (Cache). Aktivieren Sie Offline-Login, damit Sie sich an der mobilen CRM-Lösung auch ohne Online-Verbindung anmelden können. Ist diese Option aktiv, wird Ihr Kennwort in einem verschlüsselten Bereich des Geräts lokal gespeichert. Aktivieren Sie Synchronisation nur über WLAN zulassen, damit die Aktualisierung der lokal gespeicherten Daten nicht mit einer mobilen Breitband- Verbindung, sondern nur bei aktiver WLAN-Verbindung erfolgt. Wählen Sie Zwischengespeicherte Daten löschen bei Android, dann werden auch die Daten der vergangenen zwei sowie zukünftigen sechs Wochen im Zwischenspeicher (Cache) gelöscht. 13

14 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Standardfunktionen 5 Standardfunktionen Bei fast allen Rubriken sind Standardfunktionen vorhanden, die für jeden Datensatz-Typ gleich oder sehr ähnlich sind. 5.1 Navigation Die zentrale Navigation erfolgt das Cockpit, über das Sie die Rubriken Kontakte, Kalender, Dokumente usw. öffnen. Geöffnete Rubriken, Listen und Datensätze werden über die Register im oberen Teil der mobilen CRM-Lösung angezeigt. Beim ipad und beim Tablet für Android öffnen Sie über das Plus-Zeichen mehrere Register und in jedem Register können Sie einen anderen Bereich anzeigen. Wenn Sie den Bereich wechseln, bleibt die aktuelle Ansicht des vorherigen Bereichs erhalten. Wechseln Sie beispielsweise von der Detailansicht eines Termins zur Karte für einen Kontakt. Kehren Sie dann zum Bereich Termine zurück, wird wieder die Detailansicht des Termins angezeigt. 14

15 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Standardfunktionen 5.2 Datensätze anzeigen und suchen In der mobilen CRM-Lösung können Sie prinzipiell - je nach Ihren Rechten - auf alle Datensatz-Typen von CAS genesisworld zugreifen. Der Zugriff auf Datensätze unterscheidet sich allerdings danach, ob eine Rubrik für einen Datensatz-Typ vorhanden ist oder nicht. Ist bei Rubriken für einen Datensatz-Typ keine Rubrik vorhanden, werden entsprechende Datensätze nur in Akten angezeigt. Ist bei Rubriken eine Rubrik vorhanden, öffnen Sie entsprechende Datensätze über Listen. In jeder Rubrik für einen Datensatz-Typ werden alle Listenansichten angezeigt, die in Ihrem Navigator im Windows-Client von CAS genesisworld verfügbar sind. Suchen in Listen Wählen Sie eine Liste, dann wird diese Liste geöffnet. Mit der Suche über den Listen durchsuchen Sie alle Datensätze dieses Datensatz-Typs. Mit der Suche über einer bestimmten Liste durchsuchen Sie die Datensätze der geöffneten Liste. Die Suche über einer bestimmten Liste wirkt als Filter für die angezeigten Datensätze. Suchmuster In jedem Suchfeld werden die durchsuchten Felder angezeigt. Welche Felder dies sind, legen Sie im Fenster Einstellungen des Windows-Clients im Register Suche fest. Das erste Suchmuster in der obersten Zeile des Windows-Clients wird bei den mobilen Lösungen verwendet. Haben Sie als Anwender keine eigenen Einstellungen festgelegt, werden die Einstellungen des Administrators verwendet. 5.3 Datensätze anlegen Mit dem Plus-Symbol links oben über einer Liste legen Sie einen neuen Datensatz an. Mit Bearbeiten ändern Sie einen geöffneten Datensatz. 15

16 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Standardfunktionen 5.4 Weitere Funktionen - mobil In einem geöffneten Datensatz sind über diese Schaltfläche weitere Funktionen verfügbar. Anzahl und Art der weiteren Funktionen unterscheiden sich je nach Datensatz-Typ. Damit legen Sie beispielsweise im geöffneten Kontakt einen Termin, eine Aufgabe, eine Kurznotiz oder eine Verkaufschance an. Bei den meisten Datensatz-Typen sind Kurznotizen und Aufgaben möglich. Mit einem Kontakt, einem Projekt und einem Termin können Fotos verknüpft werden, entweder ein bereits vorhandenes Foto oder eine Aufnahme mit der Kamera. Ein so neu angelegter Datensatz ist nach dem Speichern automatisch mit dem Datensatz verknüpft, aus dem der neue Datensatz angelegt wurde. Bei einem neuen Bericht wird nur dann eine Verknüpfung eingetragen, wenn dies in der Vorlage von Chrystal Reports so eingestellt ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Bericht erstellt und als PDF-Datei angezeigt. 5.5 Verknüpfungen und Akte Um einen geöffneten Datensatz mit einem neuen Datensatz zu verknüpfen, verwenden Sie die Schaltfläche Weitere Funktionen. Wenn Sie die Premium Edition und Primärverknüpfungen einsetzen, werden diese im Windows-Client automatisch vorgeschlagen. Die vorgeschlagenen Primärverknüpfungen werden bei einem neuen Datensatz in der mobilen CRM-Lösung automatisch eingetragen. 16

17 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Standardfunktionen Akte Geöffnete Datensätze enthalten eine Akte, wenn für den Datensatz-Typ eine Rubrik vorhanden ist. In der Akte werden verknüpfte Datensätze in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Alle verknüpften Datensätze in der Akte können Sie öffnen. Bei Datensatz-Typen ohne Rubrik werden die wichtigsten Informationen sowie die Akte angezeigt. Mit dem Filter über der Akte lassen Sie nur bestimmte Datensatz-Typen anzeigen. Wechseln Sie zu einer anderen Ansicht oder zu einem Datensatz, wird beim erneuten Öffnen wieder die komplette Akte angezeigt. 5.6 Teilnehmer und Rechte Beim Anlegen oder Ändern eines Datensatzes fügen Sie Benutzer mit der Schaltfläche Teilnehmer hinzu oder entfernen Teilnehmer. Da Sie mit der Datenbank von CAS genesisworld arbeiten, sehen Sie die gleichen Teilnehmer wie in CAS genesisworld. Tragen Sie sich selbst als Teilnehmer am Datensatz aus, dann haben Sie den Datensatz an die weiteren Teilnehmer delegiert. 17

18 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Cockpit In der Liste der Teilnehmer werden Sie ebenfalls angezeigt. So können Sie sich als Teilnehmer bei Datensätzen eintragen, auf die Sie nur Fremdzugriffsrechte haben oder das Delegieren eines Datensatzes rückgängig machen. 6 Cockpit Das Cockpit zeigt Informationen zum heutigen Tag. Termine des heutigen Tages sowie die verknüpften Kontakte dieser Termine werden immer angezeigt. Ob weitere Datensatz-Typen wie etwa Verkaufschancen, Aufgaben oder Telefonate angezeigt werden, legen Sie in den Einstellungen fest, siehe Kapitel "Einstellungen" auf Seite 12. Durch Wischen über die Anzeige des Datums blättern Sie durch die einzelnen Tage. 7 Rubriken Außer dem Cockpit werden im linken Teil die Rubriken wie Kontakte, Kalender, Dokumente usw. angezeigt. Wählen Sie eine Rubrik, um sie zu öffnen. Das Öffnen einer Rubrik, einer Liste oder eines einzelnen Datensatzes ist bei jeder Rubrik gleich. Daher werden nur besondere Eigenschaften von Rubriken beschrieben. 18

19 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Bei Datensatz-Typen ohne Rubrik werden beim Datensatz standardmäßig die Felder Stichwort und Notizen angezeigt, allerdings können auch zusätzliche Felder angezeigt werden, siehe Kapitel "Zusätzliche Felder" auf Seite 6. Hinweise Je nach Lizenz und Rechten auf Datensatz-Typen kann sich die Anzahl der Rubriken unterscheiden. Prinzipiell werden Ihre Rechte bei allen Datensatz-Typen berücksichtigt. Beispielsweise sehen Sie Belege, wenn die Lizenz für ERP connect für Sie freigeschaltet ist und Sie die erforderlichen Rechte haben. Daher sehen Sie immer die Datensätze bzw. können nur die Datensätze bearbeiten, auf die Sie die erforderlichen Rechte haben. 7.1 Kontakte Kontakte werden im Cockpit angezeigt, wenn sie mit Terminen verknüpft sind. Durch Wählen einer -Adresse in einem geöffneten Kontakt erstellen Sie eine . Jeder Kontakt lässt sich über Anschrift in Karte anzeigen in einer Karte anzeigen. Allerdings muss eine gültige Anschrift vorhanden sein. Kontakte werden nicht angezeigt, wenn beispielsweise die angegebene Straße nicht gefunden wird. 19

20 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Firma und Ansprechpartner Im Datensatz einer Firma werden Ansprechpartner angezeigt. Neue Ansprechpartner zu einer Firma legen Sie im Datensatz der Firma an. Wenn in CAS genesisworld ist die Funktion Synchrone Feldwerte aktiv ist, werden die Felder Firma und die Felder für die Anschrift aus dem Datensatz der Firma übernommen. Dann lassen sich mit der mobilen CRM-Lösung die Felder Firma und die Felder für die Anschrift bei Ansprechpartnern nicht ändern. Einzelkontakte in Ansprechpartner umwandeln Öffnen Sie einen Einzelkontakt und suchen Sie über das Feld Firma nach Firmen. Anschließend ordnen Sie den Einzelkontakt einer Firma zu und ändern damit den Einzelkontakt in einen Ansprechpartner. Oder legen Sie über das Feld Firma eine neue Firma an. Der vorherige Einzelkontakt wird dann ebenfalls in einen Ansprechpartner der neuen Firma umgewandelt. 20

21 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken 7.2 Kalender und Termine Im Kalender werden Termine, Urlaube und ggf. Telefonate in einer Wochen- oder Tagesansicht angezeigt. Mit dem Symbol links oben öffnet sich eine Datumsauswahl, mit der Sie schnell zu einem beliebigen Datum springen. Termine von anderen Die Schaltfläche Teamkalender öffnet eine Ansicht, in der Sie Benutzer, Gruppen oder Ressourcen wählen. 21

22 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Im Kalender werden Termine oder Urlaub von bis zu fünf Benutzern, Gruppen oder Ressourcen angezeigt. Vertrauliche und persönliche Termine werden - je nach Ihren Rechten - wie im Windows-Client angezeigt. Namen und Bilder von Kolleginnen und Kollegen werden in der Titelzeile des Kalenders angezeigt. An der Farbe der Umrandung eines Bildes erkennen Sie die entsprechenden Termine. Wenn Sie mit dem ipad einen Benutzer, eine Gruppe oder Ressource markieren, werden die entsprechenden Einträge hervorgehoben. 22

23 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Auf dem ipad und auf dem iphone ist eine Tagesansicht vorhanden, in der ebenfalls Termine von bis zu fünf Benutzern, Gruppen oder Ressourcen angezeigt werden. Das Hervorheben der Termine mehrere Benutzer ist nur auf dem ipad möglich. Bei Android ist ebenfalls eine Tagesansicht vorhanden. Für eine Wochenansicht muss das Endgerät gedreht werden. Die Anzeige von bis zu fünf Benutzern, Gruppen oder Ressourcen ist nur auf Tablets möglich Einladungen zu Terminen Beachten Sie bei Einladungen zu Terminen folgende Besonderheiten: Sind Sie zu einem Termin eingeladen, wird dieser Termin in der mobilen CRM-Lösung wie ein üblicher Termin angezeigt. Wenn Sie zu einem Termin eingeladen sind und noch nicht zugesagt haben, haben Sie auf den Termin im Windows-Client nur lesende Rechte. In der mobilen CRM-Lösung können Sie den Termin daher nur lesen, jedoch nicht ändern und auch nicht zusagen Serientermine Wenn Sie Serientermine im Windows-Client anlegen, werden diese Termine in der mobilen CRM-Lösung ebenfalls angezeigt. Ändern Sie einen Termin einer Serie, wird nur dieser eine Termin geändert. Das Verhalten ist dabei analog zum Verschieben eines Termins mit Drag & Drop in einer Kalenderansicht im Windows-Client. 7.3 Telefonate Telefonate können Sie im Kalender anzeigen lassen. Ein neues Telefonat können Sie über eine Folgeaktion aus einem Kontakt anlegen. Dann werden Felder aus dem Kontakt und die Telefonnummer in das Telefonat übernommen, die im Kontakt als Standard eingestellt ist. 7.4 Aufgaben Aufgaben lassen sich im Cockpit anzeigen. Aufgaben können Sie an Kolleginnen oder Kollegen delegieren. Wählen Sie im Feld Bearbeiter den Benutzer, der die Aufgabe bearbeiten soll. Der eingetragene Bearbeiter wird automatisch als Teilnehmer mit vollständigen Rechten hinzugefügt, falls dies noch nicht der Fall ist. 23

24 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken 7.5 Dokumente In einer Liste mit Dokumenten zeigen die Symbole vor jedem Datensatz den Dateityp bei Archivdokumenten. Bei Dokumentdatensätzen mit Archivdatei öffnet Dokument anzeigen eine Vorschau, falls dies für den Dateityp möglich ist. Anschließend können Sie die Archivdatei mit einer entsprechenden App zum Bearbeiten öffnen. Dokumente mit Archivdatei lassen sich in der mobilen CRM-Lösung nicht anlegen - eine Ausnahme sind Fotos. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, ist dies eine CAS genesisworld-kurznotiz. Wenn Sie ein Foto importieren, legen Sie einen Dokumentdatensatz in CAS genesis- World an, der das Foto als Archivdatei enthält. Zusätzlich kann ein Foto als Dokumentdatensatz erstellt werden - entweder aus einem bestehenden Foto oder direkt über die Kamera des mobilen Endgeräts s Archivierte s werden ebenfalls in der Akte angezeigt, einschließlich der -Anhänge. Diese können heruntergeladen und je nach Datei über eine entsprechende App geöffnet werden. 24

25 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Wenn Sie mit dem iphone/ipad eine GBT-Datei aus dem Anhang einer öffnen, wird der enthaltene Datensatz oder die enthaltene Liste der Datensätze geöffnet. 7.7 Verkaufschancen Für Verkaufschancen lassen sich Produktpositionen anlegen, bearbeiten und löschen. Anlegen der Produktpositionen ist ohne oder mit vorhandenen Produkten möglich. Produktpositionen einer Verkaufschance gliedern Sie mit einer oder mehreren Gruppen. Die Gliederung ist beliebig. Wenn Sie Sales pro einsetzen, werden bei der Kalkulation der Gesamtsumme vorhandene Preislisten und Rabattlisten berücksichtigt. 7.8 Erweiterungen bieten Fragebögen, Reports, Wenn Sie Erweiterungen von CAS genesisworld einsetzen, können Sie weitere Datensätze erfassen oder einsehen, beispielsweise Fragebögen für Besuchsberichte, Reports für Auswertungen oder Belege. Üblicherweise wird für jedes Modul von CAS genesisworld eine Lizenz benötigt. Entsprechende Daten werden in der mobilen CRM-Lösung nur angezeigt, wenn Sie die erforderlichen Rechte erhalten haben. Sowohl die Lizenz als auch die Rechte werden vom Administrator eingetragen Fragebögen mit Survey Fragebögen können mit der mobilen CRM-Lösung angelegt und bearbeitet werden. Somit werden alle Vorteile von Fragebögen einschließlich Feldanbindungen von den mobilen CRM-Lösungen unterstützt. Hinweise für den Administrator Damit Fragebögen in einer mobilen CRM-Lösung angezeigt und bearbeitet werden können, ist zusätzlich zum CAS WebService eine Installation von Survey online auf einem CAS genesisworld-applikationsserver notwendig. Voraussetzung für Survey online ist das Modul Survey. Der Zugriff von Survey online auf den CAS WebService erfolgt über COM+. Der Zugriff ist auf zwei Arten möglich: Entweder werden Survey online und CAS WebService auf dem gleichen CAS genesisworld-applikationsserver betrieben. Oder der für Survey online verwendete Applikationsserver kann über das Netzwerk mit COM+ auf den Applikationsserver mit dem CAS WebService zugreifen, siehe Online-Hilfe des Server Managers auf der Seite Register Dienste. 25

26 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Fragebogenvorlage, Datensatz für Fragebogen und Fragebogen Wenn Sie Fragebogen auf einem mobilen Endgerät anlegen oder ändern, sind 3 Dinge wichtig: Ausgangspunkt eines Fragebogens ist eine Fragebogenvorlage. Fragebogenvorlagen gelten immer für einen bestimmten Datensatz-Typ. Beispielsweise kann eine Fragebogenvorlage bei einem Kontakt für einen Besuchsbericht gelten. Fragebogenvorlagen müssen im Windows-Client angelegt werden. Fragebogenvorlagen lassen sich in mobilen CRM-Lösungen nicht anlegen oder bearbeiten. Für einen bestimmten Datensatz - den Ausgangsdatensatz - wird mit der Fragebogenvorlage ein Fragebogen angelegt. Dabei wird zunächst ein Datensatz für den Fragebogen angelegt, der automatisch mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft ist. Beispielsweise legen Sie für einen Kontakt mit der Fragebogenvorlage für einen Besuchsbericht einen Fragebogen an. Der Datensatz für den Fragebogen wird automatisch mit dem Kontakt verknüpft. Fragebögen können Sie in einer mobilen CRM-Lösung anlegen, wenn entsprechende Fragebogenvorlagen für einen Datensatz-Typ vorhanden sind. Im Datensatz des Fragebogens werden die Felder Stichwort und Teilnehmer automatisch vom Ausgangsdatensatz übernommen. Der Datensatz für den Fragebogen wird in der mobilen CRM-Lösung lesend angezeigt. Die Felder wie Stichwort oder Teilnehmer können nicht geändert werden. Mit Fragebogen öffnen werden in der mobilen CRM-Lösung die Fragen des Fragebogens angezeigt, so dass Sie Antworten eingeben oder ändern können. Beispielsweise geben Sie die wichtigsten Daten für den Besuchsbericht bei einem Kontakt sofort ein. Weitere Daten ergänzen Sie zu einem späteren Zeitpunkt. Fragebögen anlegen und ändern Öffnen Sie den Datensatz, zu dem Sie einen Fragebogen anlegen möchten. Um etwa einen Besuchsbericht für einen Kunden zu erfassen, öffnen Sie den Kontakt. Die Fragebogenvorlage für einen Besuchsbericht muss vorhanden sein. Weitere Funktionen Klicken Sie auf die Schaltfläche für weitere Funktionen. 26

27 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Wählen Sie die Schaltfläche Fragebogen und dann die gewünschte Vorlage. Ein Fragebogen mit dieser Vorlage wird angelegt und automatisch mit dem Ausgangsdatensatz verknüpft. Um einen Fragebogen zu ändern, öffnen Sie die Akte des Datensatzes und wählen dann den verknüpften Fragebogen. Die Fragen des Fragebogens werden angezeigt. 27

28 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Änderungen in Fragebögen müssen mit der Funktion Fragebogen speichern in der mobilen CRM-Lösung gespeichert werden. Ansonsten verwerfen Sie die Änderungen mit Zurücksetzen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Fertig klicken, wird die Ansicht geschlossen. Dann wird der Fragebogen nicht gespeichert Reports Mit dem Modul Report analysieren Sie Ihre Kundenbeziehungen, indem Sie die Daten aus CAS genesisworld auswerten. Reportansichten Reports können in der mobilen CRM-Lösung geöffnet, jedoch nicht geändert werden. Abhängig von den Eigenschaften der Reportansicht werden die Reports als Tabelle oder direkt als PDF-Dokument angezeigt. 28

29 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Über die Schaltflächen öffnen Sie den Bericht in Office, versenden ihn mit verschicken, drucken oder kopieren den Bericht. Die möglichen Funktionen sind von Ihren installierten Apps abhängig. Wählen Sie Fertig, um den Bericht wieder zu schließen. 29

30 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Berichte in Datensätzen Bereits erstellte Berichtsvorlagen in CAS genesisworld werden in der mobilen CRM-Lösung angezeigt. Erstellte Berichte können Sie auch in Datensatzfenstern öffnen, beispielsweise bei einem Kontakt. Mit den Berichtsvorlagen erstellen Sie einen Bericht für einen Kontakt, Aufgabe, Telefonat usw. Im Standard von CAS genesisworld sind Berichtsvorlagen vorhanden. Mit diesen Berichtsvorlagen erzeugen Sie neue Berichte. Je nach Einstellung der Berichtsvorlage wird entweder ein Crystal Report-Bericht erstellt oder ein CAS genesisworld-dokument. Ist bei der Berichtsvorlage auch die Option Dokument in CAS genesisworld archivieren aktiv, wird der Bericht automatisch mit dem Datensatz verknüpft. Weitere Informationen zu Berichtsvorlagen finden Sie in der Online-Hilfe von CAS genesisworld. Wählen Sie beispielsweise bei einem Kontakt Bericht erzeugen und die Liste mit den Berichtsvorlagen wird angezeigt. Wählen Sie eine Berichtsvorlage und der Bericht wird geöffnet. Beim Erstellen wird der Bericht auf dem mobilen Endgerät lokal gespeichert, damit der Bericht auch bei einer instabilen Netzverbindung angezeigt werden kann. Wählen Sie Fertig, um den Bericht wieder zu schließen Belege mit ERP connect Belege und Positionen der Belege aus CAS genesisworld werden in der mobilen CRM-Lösung angezeigt, können jedoch nicht geändert werden Exchange sync/exchange connect Beim Einsatz von Exchange sync ist möglicherweise Microsoft Outlook das führende System für Termine. Beim Einsatz von Exchange connect ist möglicherweise Microsoft Outlook das führende System für Termine und Aufgaben. Wird Exchange sync bzw. Exchange connect in Ihrem Unternehmen für den Abgleich von Aufgaben eingesetzt, dann werden Aufgaben mit der mobilen CRM-Lösung nur lesend angezeigt. Neue Aufgaben können nicht angelegt werden. Wird Exchange sync bzw. Exchange connect in Ihrem Unternehmen für den Abgleich von Terminen eingesetzt, dann sind folgende Funktionen in der mobilen CRM-Lösung möglich: 30

31 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Termine bearbeiten Als Teilnehmer eines Termins ändern Sie in der mobilen CRM-Lösung Ihren eigenen Termin. Sind Sie der Organisator eines Termins, dann werden nach dem Ändern Ihres Termins auch die Termine der anderen Teilnehmer aktualisiert. Termin löschen Löschen Sie als Teilnehmer in der mobilen CRM-Lösung einen Termin, dann werden Sie als Teilnehmer aus dem Termin ausgetragen. Löschen Sie als Organisator einen Termin, dann wird der Termin für alle Teilnehmer gelöscht. Termin anlegen Eigene Termine können Sie in der mobilen CRM-Lösung anlegen. Andere Teilnehmer können Sie allerdings nicht einladen. 7.9 Endgeräte und Apps mit Mobile Device Management (MDM) verwalten Mit einer Mobile Device Management (MDM)-Lösung können Sie die Verteilung und Konfiguration von CAS genesisworld oder anderen Apps verwalten. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung. Bitte beachten Sie dabei, dass der konkrete Funktionsumfang von der MDM-Lösung abhängig ist. Einrichten der Software auf mobilen Endgeräten Das Verteilen von CAS genesisworld auf verschiedenen mobilen Endgeräte wird durch MDM-Lösungen vereinfacht. Sollen mehrere Geräte verwaltet werden, empfiehlt sich eine MDM-Lösung, mit der sich die Endgeräte und CAS genesisworld over-the-air (OTA) verwalten lassen. Updates für CAS genesisworld auf mobilen Endgeräten Updates beziehen Anwender über den Store des Endgeräts. Wurde die App über den unternehmenseigenen Store des MDM-Servers installiert, werden Updates über diesen bereitgestellt. Auf diese Weise lassen sich auch die installierten Versionen auf den Endgeräten kontrollieren. Einstellungen und Gerätefunktionen In der Regel lassen sich die meisten Einstellungen eines mobilen Endgerätes verwalten, d. h. Verwaltung von Kennwörtern und Codes, z. B. für das Verwalten der Zugangsdaten der mobilen CRM-Lösung von CAS genesisworld (individuelle Anpassungen nötig), Zugriff auf Gerätefunktionen wie Kamera und Roaming oder Finden und Fernlöschen verlorener Endgeräte. Authentifizierung bei Single Sign-on über Active Directory Vermeiden von Fremdzugriff durch Dritte 31

32 Mobile CRM for ipad/iphone/android/blackberry Rubriken Der Zugriff auf den Applikationsserver wird mit CAS genesisworld durch die Authentifizierung von Benutzern gesteuert. Um den Zugriff zu unterbinden, muss das entsprechende Benutzerkonto deaktiviert werden. Orten und Fernlöschen verlorener Endgeräte Mithilfe von ActiveSync können Geräte gelöscht werden. Ein MDM-Server kann Geräte zusätzlich auch orten. Diese Informationen wurden gemeinsam mit unserem Mobile Device Management-Partner magic support* erstellt. magic support* GmbH Schanzenstrasse Hamburg Tel Technischer Ansprechpartner: Frank Dietrich 32