Lenkungsausschuss Hochschul-IT

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1 Protokoll Nummer: 21 Termin: , Uhr Ort: Linden, Raum 1462 Protokoll HF Teilnehmende: Name Kürzel anwesend Vorsitz Manfred Krause MF L H-IT Carsten Hellmich CH L Z-IT Jürgen Rosemeyer JR L Bibl. Horst Ferber HF IT K F I Sönke Schoof SF IT K F II Martin Reuter MR IT K F III IT K F III IT K F IV Oliver Bott Henning Cohrs Arne Schulze OB HC AS IT K F V Gerhard Becker GB Harald Bietendüwel HB Seite 1 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

2 Tagesordnung: 1. Begrüßung und Protokoll 2. Berichte 2.1. Leiter H-IT 2.2. Fakultät V 3. SAP TOP Beschreibung Typ Verantwortlich 1 Begrüßung und Protokoll Manfred Krause begrüßt die alten und neuen Mitglieder I alle des Lenkungsausschusses. Es wird erinnert an den Beschluss der letzten Sitzung, die Berichte möglichst vor der Sitzung schriftlich vorzulegen 2 Berichte 2.1 Leiter H-IT Personalien Die derzeitige Freistellung von Frau Henning (20%) und B Herrn Kai-Uwe Kriewald (80%) für Personalratstätigkeit verschiebt sich zu einer vollständigen Freistellung von Herrn Kriewald. Vom Präsidium wurde signalisiert, dass für die Dauer der Freistellung eine Besetzung der Stelle durch die vorgenommen werden kann. Herr Haeder wird die Betreuung der Systeme von Herrn Kriewald übernehmen. Die Beantragung der drei Auszubildendenstellen ist bisher noch nicht vorangekommen. Mit Abschluss des Tarifvertrages sind neue Fragen, insbesondere zur Weiterbeschäftigung aufgekommen, die geklärt werden müssen. Termin Druckdienstleistung Die neuen Kopierer der Firma Ricoh sollen in Kürze ausgeliefert werden. Mit Ricoh hat bis zuletzt Gespräche über die Anbindung der Geräte an PCounter gegeben. Seite 2 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

3 Ricoh wird für die Hochschule Anpassungen an der PCounter embedded Software vornehmen. Die PCounter embedded Software ist auf allen d Kopieren mit Kartenleser installiert. Die Anpassungen betreffen neben der Sprache auch die Anzeige eines weiteren Kontos. In unserem Fall wird dies das Konto für die Studienbeitragsmittel sein. Eine weitere Anpassung betrifft die Möglichkeit, sich einfacher aus dem Kopierer ausbuchen zu können. Die bisherige Möglichkeit wurde gerade im öffentlichen Bereich als sehr kritisch und fehleranfällig angesehen. Die e-directory-anbindung wurde von Ricoh mit angeboten und nicht beauftragt. Die zukünftige Speicherung der Kontostände über eine Datenbank und das Active Directory führt zwangsläufig dazu, dass hochschulweit nur ein Konto pro PCounter-Server existieren darf. Von der wird vorgeschlagen, dass die Druckpreise über die Hochschule hinweg angepasst werden. In einem zweiten Schritt könnte über eine Abrechnung der eingezahlten und verdruckten Beträge nachgedacht werden. Im Augenblick fließen die Einzahlungen den Betreibern der Automaten zu. Der Lenkungsausschluss befürwortet hochschuleinheitliche Preise für Kopien und Ausdrucke. Über die Höhe der Preise wird von der ein begründeter Vorschlag erstellt. Anwendungen Für Dez. I betreut die H-IT die Systeme SVA (Personal) und ZEB (Zeiterfassung). Herr Haeder wird die Systeme von Herrn Kriewald übernehmen und sich um die Lösung der technischen Fragen kümmern. Es wurde mit Dez. I vereinbart, dass Beratungsleistungen der HIS AG für die Lösung von technischen und inhaltlichen Fragestellungen in Anspruch genommen werden. Beschaffungen und Verträge Die Firma Adobe hat die Wartungsverträge zum Seite 3 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

4 Jahresende nicht weiter verlängert. Es befinden sich neue Verträge in Vorbereitung, derzeit gibt es keine klare Aussage zu den neuen Vertragsmodellen. Es kann vermutet werden, dass es zukünftig vermehrt Mietverträge geben wird. Mit Vmware gibt es Verhandlungen über Hochschulkonditionen. Bisher gestalten sich die Verhandlungen sehr schwierig. In Kürze wird der Microsoft Dreamspark (MSDN-AA) Vertrag verlängert. Es sind Änderungen der Nutzungsbedingungen angekündigt. Die prüft, ob ein Umstieg vom Microsoft- Landesvertrag auf den Bundesvertrag von Vorteil ist. Der Bundesvertrag enthält eine leicht höhere Rabattierung, führt aber im Serverbereich zu fast doppelt so hohen Kosten. Ein Umstieg ist spätestens zum Jahresende mit Auslauf des Landesvertrages notwendig. Der Abschluss der Studierendenoption wird in Erwägung gezogen. Grund ist die notwendige Lizenzierung der Serverzugriffe (Server Client Access Licence) für die Verwaltung der Studierenden im Active Directory und bei servergestützten Dateizugriffen. Dateiservice und Backup Als knappe Ressource gilt immer noch Speicherplatz. Insbesondere im Bereich Backup werden in diesem Jahr noch weitere Ressourcen aufgebaut. Für die Studierenden wird 1 GB Platz durch eine aus Studienbeitragsmittel finanzierten Maßnahme bereitgestellt. Der bisher mit dem Mailsystem geteilte Platz wird mit der Erneuerung des Studierenden-Mail-Systems dann ausschließlich für Dateiablage und Desktops zur Verfügung stehen. Der Antrag Nds. Storage-Cloud wurde als weitere Phase der DFG zur Begutachtung übergeben. Die Fragen zur Finanzierung des Landesanteils sind derzeit offen. Das Produkt owncloud wurde als verteilte Speicherressource untersucht. Die Art der Anbindung externer Bereiche über unverschlüsselte Passwörter und die Stabilität haben zu der Meinung geführt, dass dieses Seite 4 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

5 Produkt noch weiter reifen kann. Alternativ dazu soll Alfrecso evaluiert werden. Alfresco bietet eine Reihe von Dokumentenmanagementfunktionen und ist als Open Source basiertes Produkt bei einigen Hochschulen im Einsatz. Bei beiden freien Produkten ist anzumerken, dass Enterprise-Versionen der beiden Produkte im Bereich von liegen. Arbeitsplätze und Poolräume Weitere Organisationseinheiten wurden aus dem Netzbereich der Verwaltung herausgezogen. Dabei wurde auf dem Einsatz des Novell-Clients verzichtet. Die Umstellung wird in den nächsten Schritten die übrigen OEs erfassen und mit den Dezernaten fortgesetzt. Die Teststellung des Desktopmanagement-Tools empirum von Matrix42 wurde abgeschlossen. Das Produkt hat einen guten Eindruck hinterlassen und kann im Gegensatz zu anderen Produkten im Ansatz MacOS und Linux-Systemen in die Inventarisierung aufnehmen. Die Planungen für die Umstellung der Studierenden-E- Mail auf MS Exchange werden vorangetrieben. In den nächsten zwei Monaten soll ein Testserver in Betrieb genommen werden. Zu klären ist die Lizenzsituation, die sich aber mit Abschluss des Microsoft Bundesvertrages verbessern könnte. Zu prüfen sind die Kosten für die Serverprodukte. Die Abschaltung der fh-hannover Mail-Domain wird in Erinnerung gebracht. Zum Jahresende ist geplant, die Adressen mit fh.hannover.de nicht mehr anzunehmen. Die Fälschung von Absendeadressen hat zugenommen. Um zu mindestens einige Fälle ausschließen zu können, wird die SMTP-Authentifizierung erzwungen, daher der Versand ist nur mit der richtigen -Adresse möglich. Eine Nachfrage beim Justitiariat hat bestätigt, dass wir durch die fehlende Regelung der -Nutzung verpflichtet sind, die aufzubewahren. Die sieht dadurch die Einführung einer Seite 5 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

6 Archivierungslösung für notwendig an. IT-Sicherheit Zu zwei Vorfällen im Zeitraum bis April lagen von Ermittlungsbehörden Anfragen vor. In beiden Fällen wurden -Konten angelegt, um außerhalb der Hochschule liegende Betrugsversuche zu verschleiern. Der Wirtschaftsprüfer hat in diesem Jahr die Zugriffsrechte und Serverinstallation des Buchhaltungssystems geprüft. Es wurde angekündigt, dass im Prüfbericht auf die Passwortrichtlinien eingegangen wird. Es ist daher davon auszugehen, dass schärfere Richtlinien vorgegeben werden. Datenschutz / Regelungen Herr Hermeling hat sein Amt als Datenschutzbeauftragter mit Jahresende zur Verfügung gestellt. Es wird versucht, die Position zeitnah zu besetzten. Neben den Dienstvereinbarungen wird die Überarbeitung der IT-Sicherheitsrichtlinen für das SAP-Projekt erforderlich sein. Auch ohne die notwendigen Regelungen für SAP ist eine Anpassung notwendig. So liegen keine klaren Regeln für Vertretungen, Krankheit oder Ausscheiden vor, so dass auf Grund der gesetzlichen Regelungen Zugriffe auf Archive oder Mailboxen nur sehr eingeschränkt oder praktisch nicht möglich sind. Campuskarte und Zutritt Im Corporate Design Prozess gibt es keine Rückmeldung über das Fortschreiten. Für die Bestellung der Campuskarte wird weiterhin auf das bestehende Layout zugegriffen. Fehler in der Verwaltungssoftware des Schließsystems und der Firmware der Schließzylinder von Uhlmann & Zacher hat zu einem Krisengespräch mit der Firma Intrakey geführt. Bemängelt wurde der lange Zeitraum zwischen erstem Auftreten des Fehlers (Sommer 2012) und den Lösungsansätzen im Frühjahr. 2.2 Fakultät V Seite 6 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

7 Gerd Becker hatte seinen Bericht vorab eingereicht: Allgemeine Situation Das Tagesgeschäft rund um die neuen Studierenden dominiert naturgemäß zum Beginn des Sommersemesters. Alle Erst-Semester wurden mit der bewährten IT-Einführung über die IT-Dienste und Abläufe informiert, belehrt und haben gegen Unterschrift (Anerkennung der Benutzungsordnung) ihre Zugangsdaten erhalten. Diese benötigen sie noch häufiger gleich zu Beginn um sich zu Veranstaltungen anzumelden, Moodle oder natürlich WLAN zu nutzen. I IT-Konsolidierung als Jahresplanung 2013 In diesem Kalenderjahr sollen/müssen/werden einige Veränderungen am Standort Blumhardtstraße durchgeführt, die insgesamt unter die Überschrift IT- Konsolidierung fallen. Ich nenne diese hier nur stichwortartig: 1. Active Directory: Wechsel vom lokalen AD EFH- HANNOVER zum zentralen AD FH-H 2. Kopierer: Wechsel von Konica-Minolta mit lokaler Pcounter-DB auf print-server zur zentralen Pcounter-DB auf hsh-print mit Geräten von Ricoh 3. Wechsel von lokalen (Standort Blumhardtstraße) Server-basierten Benutzerprofilen und Home+Group-Laufwerken (mit Synchronisation beim AN- und Abmelden) auf zentral gespeicherte, hochschulweit verfügbare Benutzerprofile (auf \\store ) mit Ordnerumleitung 4. Ablösung der letzten verbliebenen Windows XP- PC durch Windows 7 5. Wechsel vom lokalen, veralteten (Office 2010) Citrix zum zentralen, aktuellen Citrix (auf VDC in Linden) 6. Reduzierung der Serverräume mit Klimagerät von zwei auf eins am Ende des Jahres Seite 7 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

8 Die Punkte sind sehr eng miteinander verzahnt, was das Vorgehen nicht gerade einfacher macht. 3 SAP Manfred Krause informiert, dass am die Einführung von SAP vom Präsidium beschlossen wurde. Der Vertrag ist bereits unterschrieben, erste Zahlungen sind erfolgt, Schulungen und Workshops haben begonnen, als Beginn des produktiven Einsatzes ist der geplant. Die Projektleitung wurde VP Schwarz übertragen, Harald Bietendüwel fungiert als stellvertretender Projektleiter, Teilprojekte leiten Frau Schaper für das Dez. 1 und Frau Huss für das Dez. 4. Manfred Krause begrüßt grundsätzlich die Einführung von SAP, kritisiert jedoch die fehlende Einbindung und Informationen der Fakultäten und äußert Zweifel, ob die organisatorischen Implikationen der Einführung ausreichend berücksichtigt wurden. I Harald Bietendüvel berichtete vom Stand des SAP- Projektes: In der 213. Präsidiumssitzung hat das Präsidium am einstimmig die Einführung von SAP beschlossen. Auszug 213. Präsidiumssitzung Das Präsidium bespricht auf Basis der Präsidiumsvorlage des Dez. IV die Möglichkeit der Einführung von SAP an der HsH. Das Präsidium ist einstimmig der Auffassung, dass die Einführung von SAP überfällig ist und für die zukunftsorientierte Verwaltungshandlung unabdingbar ist. Das Präsidium beschließt die Einführung von SAP zu Beginn des Jahres Damit wird die HsH ebenfalls dem Verbund der Hochschulen in Niedersachsen zum CCC beitreten. Mit dem Vertragsabschluss ist ein detaillierter Fahrplan mit dem Niedersächsische Hochschulkompetenzzentrum für SAP (C ustomer C ompetence C enter) vereinbart Seite 8 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom

9 worden. Hier profitiert die Hochschule von den Einführungsprojekten des CCC mit den übrigen Hochschulen. Die ersten Schulungen haben für den Bereich Personal stattgefunden und die ersten Workshops zur Ausarbeitung der Feinkonzepte finden in dieser Woche statt. Zur Koordinierung des Projektes innerhalb der Hochschule traf sich am die Projektgruppe SAP. Vom Präsidium wurde Frau Schwarz und Herr Bietendüwel in Vertretung als Projektleitung benannt. Dez. I berichtete über die ersten (guten) Erfahrungen bei den Einführungsschulungen. Als Ergebnis wurde festgehalten: Die Projektgruppe trifft sich in regelmäßigen Abständen von 4-6 Wochen. Die Kommunikation in die Hochschule ist zu verstärken. Die dezentralen Bereiche sind in den Gesamtprozess aktiv einzubinden. Das Gelingen der SAP-Umstellung setzt die Veränderung zusätzlicher Prozesse voraus. Legende: Beschreibung: Kurze Beschreibung des Sachverhaltes oder des Ergebnisses. A Aufgabe B Beschluss I Info * alle Teilnehmenden Verantwortlich: Namenskürzel der für Umsetzung des Beschlusses oder der Durchführung der Aufgabe verantwortlichen Person. Termin: Vereinbarter Erledigungstermin einer Aufgabe. Seite 9 von 9 H-IT Protokoll Lenkungsausschuss vom