Übung zur Arbeits- und Organisationspsychologie. Moderatorentraining für Gruppensprecher

Transkript

1 Moderatorentraining für Gruppensprecher 1

2 Inhaltsübersicht 1.1 Was sind die Aufgaben eines? 1.2 Warum ist es notwendig ein Moderatorentraining für Gruppensprecher abzuhalten? 1.3 Was bedeutet überhaupt? 2

3 Inhaltsübersicht für eine für eine in der 3

4 1.1 Allgemeine Aufgaben des Der Gruppensprecher fungiert als Mittler zwischen Meister und Arbeitsgruppe und übernimmt Aufgaben die früher der Meister übernommen hat. Diese werden heute von der Gruppe in Abstimmung mit dem Gruppensprecher getroffen Einbindung und Abstimmung der teilautonomen Arbeitsgruppe in die Organisation Koordination der Gruppe bei dem übertragenen Verantwortungsbereich Sicherstellung, dass die Gruppe ihren Verantwortungsbereich wahrnimmt Vorbildfunktion für die Gruppe Zusammenhalt fördern und neue Mitarbeiter integrieren 4

5 Tägliche Aufgaben des Vor- und Nachbereitung des Arbeitstages inkl. Koordination des Personaleinsatzes Visualisierung der An-/Abwesenheit An-/Abschaltung der Gesamtanlage (Maschinen etc.) Besprechung mit den Gruppenmitgliedern zu Schichtbeginn über Evt. Probleme der abgelaufenen Schicht Maßnahmen um dies zu Vermeiden Informationen zu bevorstehenden Ereignissen Führen des Schichtbuches und Schichtübergabe Koordination des Personaleinsatzes 5

6 Gruppengespräche und Kommunikation Aufgaben des sind der Gruppensitzungen Vorbereitung der Gruppengespräche Themenauswahl Leitung der der Gespräche Protokollführung Evtl. Teilnehmer aus anderen Abteilungen einladen Gestaltung der Gruppenarbeitstafel Interessenvertretung der Gruppe nach außen 6

7 Qualität und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Die Verantwortung Qualität zu produzieren lieg bei jedem Gruppenmitglied Der Gruppensprecher hat dafür Sorge zu tragen, dass Die Qualitätsziele der Gruppe erreicht werden Er ist verantwortlich in Verbindung mit den Gruppenmitgliedern Den Verbesserungsprozess kontinuierlich durchzuführen, z.b durch Standardisierung der Arbeitsprozesse und Arbeitsgänge Verbesserungsprozesse ausarbeiten und umsetzen 7

8 Entlohnung Der Gruppensprecher macht Vorschläge für die Entgeldeinstufung seiner Gruppenmitglieder 8

9 1.2 Warum ist es notwendig ein Moderatorentraining zu entwickeln? Befragungen von Führungskräften nach dem Sinn von Gruppengesprächen ergaben selten positive Ergebnisse Als Kritikpunkte wurden z.b. genannt Besprechungen finden zu häufig statt Sie dauern zu lange Die Kommunikation ist selten offen und ehrlich Es wird oft am Thema vorbei diskutiert Besprechungen werden oft zur Selbstdarstellung missbrauch Beschlüsse werden selten umgesetzt 9

10 Eine Analyse zu Gruppenbesprechungen nach HIRZEL ergab: Rund ein Drittel der Teilnehmer sind überflüssig! Sie haben weder Fach- noch Sachkompetenz Geringe Zufriedenheit der Teilnehmer bei längeren Besprechung Keine regelmäßige Protokollierung Die vorgegebene Zeit wurde bei ca. 45% aller Besprechungen überschritten Fazit: Gruppenbesprechungen sind oft überflüssig und ineffizient! 10

11 1.3 Was bedeutet überhaupt? Früher eher aus Rundfunk und TV bekannt, hat dieser Begriff und die zugehörige Methode Einzug in den betrieblichen Alltag gefunden. Die Ansicht über die Frage wie zu führen ist und wie man geführt werden möchte hat sich in den letzen Jahren stark geändert! Von einem Leiter wird heute mehr erwartet als nur auf eigene Faust Entscheidungen zu treffen Er muss das Wissen der Gruppe und ihre Vorstellungen mit in seine Entscheidungen einbeziehen. Die Methode, die dem Leiter einer Gruppe zur Verfügung steht um dieses durchzusetzen ist die smethode. 11

12 steht für: Eine spezielle Grundhaltung des Moderators Die Arbeit nach einer bestimmten Methodik Die Verwendung bestimmter Hilfsmittel und Materialien wird heute verwendet für: Qualitätszirkel Mitarbeitergruppen (Arbeitsgruppen) Workshops Projektgruppensitzungen Dauer : Einige Stunden aber auch mehrere Wochen 12

13 Der Moderator ist der Leiter oder Führer der Gruppe Er versteht sich als Helfer oder Diener Er sagt nicht was richtig oder falsch ist, sondern hilft der Gruppe eigenverantwortlich zu arbeiten, und so die Lösungen für ihre Fragen oder Probleme selbst zu erarbeiten Der Moderator ist Methodenspezialist nicht aber inhaltlicher Experte. Er trägt dafür Sorge, dass die Gruppe arbeitsfähig bleibt und ein Ergebnis erarbeiten kann.für die inhaltliche Qualität ist er jedoch nicht verantwortlich 13

14 Die Vorbereitung ist mitentscheidend für ihren Erfolg! Folgende Aspekte sollten berücksichtigt werden: Inhaltliche Vorbereitung Klären der Zielsetzung Vorbereitung auf die Teilnehmer Methodische Vorbereitung Organisatorische Vorbereitung Persönliche Vorbereitung 14

15 Inhaltliche Vorbereitung Da der Moderator sich neutral verhält und die vor allem durch Fragen leitet, ist es wichtig das er etwas von der Sache um die es in der Besprechung geht versteht. Er muss kein inhaltlicher Experte sein, muss sich aber in die Sache hineindenken können.je mehr er über das Thema weis, desto besser für seine. Klären der Zielsetzung Er muss das Gesamtthema und die Gesamt/Grobzielsetzung formulieren 15

16 Vorbereitung auf die Teilnehmer Die Teilnehmer sind das zentrale Element der.daher sollte der Moderator schon im Vorfeld folgende Punkte klären: Wer nimmt am Gespräch teil? Welche Einstellung hat er zum Thema? Welche Einstellung hat er zu mir als Moderator? Welche Schwierigkeiten oder Konflikte können auftreten? Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer mit der Methode? 16

17 Methodische Vorbereitung Jedes Vorplanen bedeutet das Planen des Unplanbaren, da man nie wissen kann was im Verlauf der in der Gruppe geschieht! Daher sollte jeder einzelne sschritt genau geplant sein: Was ist das Ziel des einzelnen Schrittes? Welche Methode wird eingesetzt? Welche Hilfsmittel werden gebraucht? Wie lange soll die Besprechung ungefähr dauern? 17

18 Organisatorische Vorbereitung Abhängig von der Gruppe, dem Thema und der Zielsetzung sowie der Dauer. Zeitpunkt/Zeitrahmen Wann soll es stattfinden? Wie lange soll das Gespräch dauern? Wie viele Pausen sollen eingelegt werden? Ort und Raum Wo? Wie viele Räume? Wie groß sollen die Räume sein? Sind die benötigten Hilfsmittel vorhanden? Ist Verpflegung nötig? Sitzordnung um etwaige Konflikte im Vorfeld zu vermeiden Einladungen aussprechen 18

19 Persönliche Vorbereitung Der Gruppensprecher soll seine körperlichen und geistigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt nutzen. Er sollte sich wenn möglich vorab mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut machen um sich eine Art Heimvorteil zu schaffen. 19

20 Leiter soll zu Kritik ermutigen Regeln für den Ablauf von Gruppenbesprechungen Der Leiter soll seine eigene Meinung nicht zu früh preisgeben. Es soll ein advocatus diaboli bestimmt werden, der bewusst und kompromisslos eine Gegenmeinung vertritt sobald sich Einigkeit in der Gruppe abzeichnet Es sollte immer nur einer reden Zum Schluss soll das Ergebnis noch mal bewusst in Frage gestellt werden 20

21 1) Einstieg 2) Themen sammeln 3) Thema auswählen 4) Thema bearbeiten 5) Maßnahmen planen 6) Abschluss Abschluss Maßnahmen planen 5 Thema bearbeiten Einstieg 2 Thema auswählen Themen sammeln 21

22 1) Einstieg Sitzung eröffnen Positives Arbeitsklima schaffen Orientierung für gemeinsames Arbeiten geben Möglicher Ablauf: Eröffnung der Sitzung Abklären der Erwartungen Abstimmen/Formulieren der Zielsetzung Abstimmen/Festlegen der Methodik Klären der Protokollfrage 22

23 2) Themen sammeln Erster inhaltlicher Arbeitsschritt Festlegung der zu bearbeitenden Themen Möglicher Ablauf: Formulierung einer Fragestellung und Visualisierung der Frage Verteilung der skarten an die Teilnehmer mit schriftlicher Beantwortung der Fragestellung Karten einsammeln und an der Pinnwand ordnen / strukturieren 23

24 3) Thema auswählen Festlegung des Themas und der Reihenfolge, wie es bearbeitet werden soll = Prioritäten setzen Möglicher Ablauf: Erstellen eines Themenspeichers Formulierung und Visualisierung einer zielgerichteten Fragestellung Themen mittels Punkten gewichten lassen 24

25 4) Thema bearbeiten Themen werden entsprechend der festgelegten Rangordnung bearbeitet Die Zielsetzung kann sein: Infosammlung/-austausch, Problemanalyse/-lösung, Entscheidungsvorbereitung, Entscheidung Möglicher Ablauf: Geeignete Methodik zur Themenbearbeitung vorschlagen Bearbeiten des Themas anhand der gewählten Methodik 25

26 5) Maßnahmen planen Hier wird festgelegt, welche Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse aus der Themenbearbeitung durchgeführt werden sollen Möglicher Ablauf: Matrix des Maßnahmenplans visualisieren Notwendige Aktivitäten in der Matrix eintragen Für jede Maßnahme Verantwortlichkeiten, Terminierung und Kontrollen vereinbaren 26

27 6) Abschluss Gruppenprozess reflektieren: Erfüllung der Erwartungen, Effektivität meiner Arbeit, Zufriedenheit mit dem Ergebnis, Wohlfühlen in der Gruppe Reflexion auch zu einem früheren Zeitpunkt: wenn Unzufriedenheit herrscht, die Arbeit ins stocken gerät, längere Unterbrechungen der Arbeit Beendigung der Veranstaltung mit Dank an die Teilnehmer 27

28 für eine Standardausrüstung in einem Moderatorenkoffer Klebestifte Nadeln und Nadelkissen Klebeband Karten (Kreise, Rechtecke, Ovale) Schere Klebepunkte Filzstifte (verschiedene Farben) Medien Flipchart Pinnwand 28

29 für eine Der Moderator muss dafür sorgen, dass die Gruppe arbeitsfähig ist / bleibt und ein Ergebnis erarbeiten kann Idealerweise arbeiten immer zwei Moderatoren mit einer Gruppe Die Kunst des Fragens gehört zu den Grundausstattungen eines Moderators 29

30 Die Frage in der 1/2 Die Aufgabe des Moderators muss aus einer Frage-Haltung heraus bewältigt werden. Fragen ermöglichen es: Alle Teilnehmer einzubeziehen Wissen der Gruppenmitglieder offen zulegen Arbeitsschritte abzustimmen Stimmungen transparent zu machen Gruppenkonsens herzustellen Der Moderator muss die wichtigsten Fragearten beherrschen Um selbst fragen zu können Um mit Fragen aus der Gruppe sicher umgehen zu können 30

31 Die Frage in der 2/2 Eine Frage besteht aus 2 Teilen: dem Inhalt und der Form Die wichtigsten Frageformen: Offene Frage Geschlossene Frage Alternativfrage Rhetorische Frage Suggestivfrage Gegenfrage Zurückgegebene Frage 31

32 Methodenkatalog Methoden sind konkrete Vorgehensweisen, bezogen auf einen sschritt Alles ist erlaubt, was dem Geist der entspricht 32

33 1) Kennenlern-matrix 2) Steckbrief 3) Erwartungs-Abfrage Die Methoden 1/6 1 33

34 Die Methoden 2/6 4) Karten-Abfrage : Sammlung von Themen, Fragen, Ideen, Lösungsansätzen => wichtigste Methode 5) Abfrage auf Zuruf 6) Themenspeicher : Erleichtert den Überblick über die gefundenen Schwerpunkte und bildet die Grundlage zur Weiterarbeit (Evtl. Punktbewertung) => teilw. Phase

35 Die Methoden 3/6 7) Ein-Punkt-Abfrage : Transparenz schaffen / Entscheidungen treffen; Durch Punktekleben vorformulierte Frage beantworten =>in jedem Schritt 8) Mehr-Punkt-Abfrage => 3) 3 35

36 Die Methoden 4/6 9) Problem-Analyse-Schema (PAS): Intensive Bearbeitung eines Themas; Beantwortung der Fragen im PAS durch Zuruf 10) Vier-Felder-Tafel / Fadenkreuz : Für Kleingruppen; Entwicklung erster Lösungsansätze etc. 11) Zwei-Felder-Tafel 4 36

37 Die Methoden 5/6 12) Ursachen-Wirkungs-Diagramm : Systematische Analyse der Problemursachen; Flussdiagramm wird durch Zurufe gefüllt, um die Problemursachen zu beleuchten 13) Netzbild : Mind-Map ähnlich; Zur Vertiefung eines Themas 14) Ablaufplan : Bearbeitung eines Themas, wenn sich eine Ablauf zur Strukturierung der Arbeit anbietet 15) Matrix : Daten zueinander in Beziehung setzen 16) Brainstorming 4 37

38 Die Methoden 6/6 17) Maßnahmenplan : Gruppensitzung mit konkretem Vorhaben abschließen => Schritt 5 18) Stimmungsbarometer : durch Klebepunkte momentane Stimmung visualisieren => Schritt 6 19) Blitzlicht : Augenblickliche Stimmung als Momentaufnahme fixieren => Schritt

39 in Das Miteinander in der Gruppe steuern und die Mitglieder arbeitsfähig machen und halten Er muss sauber arbeiten und den emotionalen Prozess der Gruppe steuern Er orientiert sich an dem szyklus und den Methoden Er muss die emotionale und die sachliche Phase in Einklang bringen 39

40 Sachphasen 1) Einstieg 2) Sammeln 3) Auswählen 4) Bearbeiten 5) Planen 6) Abschluss Sach- und emotionale Phasen 1/2 Emotionale Phasen 1) Orientierungsphase 2) Arbeitsphase 3) Abschlussphase 40

41 Sach- und emotionale Phasen 2/ Einstieg Sammeln Auswählen Bearbeiten Planen Abschluss Orientieren Arbeiten Abschließen 41

42 Phase 1: Orientieren Unsicherheit der Teilnehmer => welche Regeln gelten in der Gruppe Hackordnung entsteht => Struktur gibt ersten Halt, kann sich aber noch ändern Moderator sollte diese Phase aktiv mit gestalten: Den Anfang vor dem Anfang nutzen Alles formal Klärbare klären Positives Arbeitsklima schaffen 42

43 Phase 2: Arbeiten 1/2 Neben dem Abarbeiten des szyklus muss er psychologische Aufgaben erfüllen. Kommunikations-/Interaktionshilfen geben: Störungen haben Vorrang (Meta-Kommunikation) Sprich per ich und nicht per man Sprich für dich nicht für andere Schwierige Situationen meistern: Gruppe macht nicht mit Gruppe akzeptiert die vorgeschlagene Methodik nicht Methodik funktioniert nicht Es entsteht Zeitdruck 43

44 Visuelle Diskussion: Phase 2: Arbeiten 2/2 Konsequente Mitvisualisierung aller in der Gruppe geäußerten Gedanken Mittels Visualisierung wird miteinander diskutiert Die Diskussion wird auf einen konkreten Punkt fokussiert und gestrafft => Konzentration auf das Wesentliche Am besten geeignet ist das Netzbild Der Moderator erklärt die Methodik und prüft jede Nennung sofort auf ihren Bezug zum Thema Mögliche Probleme: Umgang mit persönlichen Angriffen Vielredner dominiert die Gruppe 44

45 Phase 3: Abschließen Geprägt durch: den Wunsch, keine offenen Enden zu hinterlassen; Zweifel an Praxisnähe; zukünftige Aufg. Teilnehmer sollten beim Verlassen positiver Stimmung sein und entschlossen sein, die beschlossenen Maßnahmen umzusetzen Der Moderator sollte: Dafür sorgen, dass inhaltlich nichts offen bleibt Mit der Gruppe den Prozess reflektieren Den Teilnehmern danken Die Teilnehmer positiv verabschieden => immer möglich 45

46 Leitung einer Besprechung ist ähnlich wie das moderieren einer Gruppe Unterschied: Medien werden nicht eingesetzt; die Methoden der können kaum für die Besprechung genutzt werden Hilfsmittel müssen beschafft werden Es ist sehr gut möglich, und auch von Vorteil, die oder Teile daraus für die Besprechung zu nutzen 46

47 Besprechungsmoderation: Durchführung Der Leiter sollte die von Anfang bis Ende methodisch durchplanen Zu Beginn der Gruppe die Methodik vorstellen und durchhalten Falls Vorbereitungszeit fehlt, mit den Teilnehmern Zielsetzung und Vorgehensweise vereinbaren Tagesordnungspunkte sammeln Prioritätenfestlegung durch Mehr-Punkt-Abfrage Bei Problemlösungsbesprechungen Lösungsalternativen entwerfen Entscheidung durch Konsens oder M-P-A herbeiführen Am Ende klare Vereinbarungen treffen (Maßnahmenplan) 47

48 Reflexion Sich fragen was nun zu tun ist und wie es weitergehen soll Rückblick Ist das Ziel erreicht worden? Bin ich selbst zufrieden? War ich gut genug vorbereitet? Hausaufgaben Evtl. Protokoll auf Fordermann bringen organisatorische und prozessuale Maßnahmen erledigen Weitere Entwicklung einleiten Organisatorische Nachbereitung Raum in Ordnung bringen Rückgabe geliehener Materialien 48

49 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! 49

50 Literaturverzeichnis Antoni, C. (1994). Gruppenarbeit in Unternehmen: Beltz (S ) Hofmann, L.M. (1993). Besprechungsmanagement. In L. Rosenstiel, E. Regnet und M. Domsch (Hrsg.), Führung von Mitarbeitern (S ). Stuttgart: Schäffer-Poeschel Seifert, J.W. (2000). Visualisieren, Präsentieren, Moderieren. Offenbach: Gabal (S ). 50