Eine Moderation vorbereiten 17

Transkript

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2 2 Inhalt Worauf es bei der Moderation ankommt 5 Was Moderation bringt 6 Wann Sie Moderation einsetzen sollten 8 Welche Rahmenbedingungen Moderation braucht 10 Welche Rolle Sie als Moderator haben 12 Was Moderation nicht ist 15 Eine Moderation vorbereiten 17 Warum die Vorbereitung so wichtig ist 18 Wer nimmt teil? Die Adressatenanalyse 19 Worum geht es in der Sitzung? 22 Wie wird eine Arbeitssitzung gestaltet? 24 Organisation und Logistik sorgfältig planen 25 Worauf Sie bei der Einladung achten sollten 27 Die Moderation durchführen 29 Mit der Einleitung die richtige Atmosphäre schaffen 31 In der Arbeitsphase zu Ergebnissen kommen 34 Zum Abschluss den Erfolg sichtbar machen 35

3 3 Wie strukturiert man die Arbeitsphase? 37 Intensiv arbeiten inkleingruppen 38 Jeder Moderationsauftrag stellt andere Anforderungen 38 Typische Arbeitsphasen 44 Das Handwerkszeug des Moderators 57 Moderationstechniken 58 Die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen 94 Wie Sie schwierige Situationen meistern können 103 Die Moderation nachbereiten 113 Die Ergebnisse im Protokoll festhalten 114 Erfolge sichern, aus Fehlern lernen 119 Literatur 124 Stichwortverzeichnis 125

4 Was Moderation nicht ist 17 Eine Moderation vorbereiten Alle Dingegelingen, wenn sievorbereitetsind, und misslingen, wenn sie nichtvorbereitetsind. (Konfuzius) Wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Arbeitssitzung (Workshop, Besprechung, Meeting, Qualitätszirkel, Teamsitzung etc.) ist eine gründliche Vorbereitung. Davon handelt das folgende Kapitel. Sie erfahren wie Sie die geeigneten Teilnehmer auswählen (S. 19) wie Sie Anlass und Ziel der Sitzung korrekt ermitteln (S. 22) wie Sie alle zur Gestaltung erforderlichen Mittel organisieren (S. 25) wie eine korrekte Einladung aussieht (S. 27)

5 18 Eine Moderation vorbereiten Warum die Vorbereitung so wichtig ist Eine effiziente Arbeitssitzung beginnt mit der optimalen Vorbereitung. Diese erste Phase ist wichtig, weil sie unverzichtbare Informationen zum Hintergrund, zuden Teilnehmern und für die Planung der Arbeitssitzung liefert. Als Moderator sollten Sie sich deshalb schon vor Ihrem Einsatz über folgende Aspekte Gedanken machen: Wer nimmt teil, und worauf muss ich besonders aufpassen? (Adressatenanalyse) Worum geht es, und welches Ergebnis wollen wir erarbeiten? (Anlass, Auftrag, Ziele und Inhalte der Arbeitssitzung) Welche Schritte führen uns zum Ziel der Sitzung, zum angestrebten Ergebnis? (Gestaltung der Arbeitssitzung) Welche Arbeitsmittel brauchen wir? Müssen Räume, Übernachtungsmöglichkeiten etc. bestellt werden? (Organisation und Logistik) Wer sollte teilnehmen, und wie informiere ich die Teilnehmer? (Einladung) Im Idealfall setzen Sie sich in der Vorbereitungsphase in Einzelgesprächen mit dem Auftraggeber und einigen repräsentativen Mitgliedern der Arbeitsgruppe zusammen. Ist das nicht möglich, müssen die wichtigsten Fragen gleich zu Beginn der Arbeitssitzung gemeinsam gestellt und beantwortet werden.

6 Wer nimmt teil? Die Adressatenanalyse 19 Die folgenden Fragelisten zeigen Ihnen, wonach es sich im Rahmen der Vorbereitung zu fragen lohnt. Im Einzelfall kann es natürlich sein, dass einige Fragen wegfallen, dafür aber andere wichtig werden, die zusätzlich gestellt werden müssen. Wer nimmt teil? Die Adressatenanalyse Je mehr Sie über die Teilnehmer und deren Hintergrund wissen, desto besser können Sie Ihre Moderation auf die Gruppe abstimmen. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie keine Wertungen aus den Informationen ableiten, die Sie bei Ihrer Arbeit als neutraler Moderator nur behindern würden. Mit der folgenden Checkliste können Sie die wichtigsten Informationen zu den Teilnehmern zusammentragen: Checkliste: Adressatenanalyse Wer sind die Teilnehmer? Wie gut kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welchen beruflichen/fachlichen Hintergrund haben sie?

7 20 Eine Moderation vorbereiten Welches Vorwissen/Fachkenntnisse bringen die einzelnen Teilnehmer mit? Welche Hierarchieverhältnisse herrschen in der Gruppe? Welche Stellung nimmt die Gruppe im Gesamtunternehmen ein? Welche Erfahrungen zur gemeinsamen Arbeit/Moderation bringen die Teilnehmer mit? Wie ist der Informationsstand der Teilnehmer? Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Arbeitsauftrag/zur Arbeitssitzung? Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Moderator und zur moderierten Arbeitsweise? Im folgenden Beispiel können Sie sehen, welche Auswirkungen es haben kann, wenn die Adressatenanalyse nur lückenhaft durchgeführt wurde.

8 Wer nimmt teil? Die Adressatenanalyse 21 Beispiel Die Situation: Frau Simon wird von Abteilungsleiter Winter gebeten, ein Konfliktgespräch zwischen ihm und seinem Stellvertreter, Herrn Huber, zu moderieren. Frau Simon wird in ihrem Unternehmensbereich gerne als Moderatorin für Konflikte herangezogen. Es gelingt ihr meistens sehr schnell, Vertrauen zu den Konfliktparteien aufzubauen und diese bei der Lösungsfindung zu unterstützen. In der Vorbereitungsphase erkennt Frau Simon in Gesprächen mit Herrn Winter und Herrn Huber, dass die Situation keineswegs aussichtslos ist und sieht schon mehrere realistische Lösungsmöglichkeiten. Ihren Optimismus teilt Sie beiden Gesprächspartnern mit, natürlich ohne konkret zu werden. Im Konfliktgespräch selbst aber verhält sich Herr Huber sehr verschlossen und unkooperativ und leistet nur minimale Beiträge zur Lösungsfindung. Das Gespräch endet ohne greifbare Ergebnisse, die Fronten scheinen sich sogar noch verhärtet zu haben. Frau Simon ist frustriert. Sie kann sich nicht erklären, wie esdazu kam. Was ist schief gelaufen? Herr Huber hat bei seinem letzten Arbeitgeber sehr schlechte Erfahrungen mit Moderatoren gemacht. Moderatoren wurden dort als Disziplinierungs- und Durchsetzungskommando eingesetzt. Herr Huber hatte deshalb im Konfliktgespräch Angst, dass Offenheit und Kooperation zu seinem Nachteil ausschlagen könnten. Aus seinem Erfahrungshintergrund heraus hat er das Gespräch mehr oder minder bewusst als Finte des Abteilungsleiters verstanden, der seine Vorstellungen durchsetzen will. Er sah für sich dabei also keine aktive Rolle. Frau Simon hat sich bei der Adressatenanalyse offenbar stark auf ihren guten Ruf und ihre Vertrauensstellung im Unternehmen verlassen und darauf, dass moderierte Sitzungen allgemein positiv eingeschätzt werden. Hätte sie daran gedacht, die beiden letzten Fragen der Checkliste zur Adressatenanalyse zu stellen, hätte das Gespräch wahrscheinlich einen konstruktiven Verlauf genommen.

9 125 Stichwortverzeichnis Abwicklungsprobleme 88 Adressatenanalyse 19 Arbeitsatmosphäre 108 Arbeitsphase 34, 37ff., 44, 46, 48 ff., 53 Arbeitsplan 32, 35 Arbeitstechniken 57 Aufgaben des Moderators 13, 37 Auftragsklärung 41 Auswertung der Arbeitssitzung 113, 119 Begrüßung 31 Bewertungsbogen 122 Blitzlicht 81 Blockaden 101 f. Brainstorming 58 Disziplin 104 Einladung 2, 27 f. Einleitung 31 Ergebnisprotokoll 115 Ergebnissicherung 36, 113, f. Feedback 52 Flipchartprotokoll 115 Fragearten 39, 94 Fragetechniken 99 Geschlossene Fragen 95 Gruppenkonflikt 107 Handlungsplan 35, 83 Handwerkszeug 57 Ideensammlung 58, 89 Kartenabfrage 62 Kleingruppen 38 Konflikte 107 Konfliktlösung 54 Leitfragen 42 Logistik 25 Matrixdiagramm 77 f. Mehrpunktabfrage 75 Mind-Map 67 Moderationsauftrag 38 Moderationstechniken 58, 88 Momentaufnahme 81 Motivation 8 Nachbereitung 113 Nachfragetechnik 101 Netzbildmethode 67 Offene Fragen 95 Organisation 25 Pinwandprotokoll 115 Planungsprobleme 88 Problem-Analyse-Schema 69 Probleme 46 Protokoll 114 Rahmenbedingungen 10 Rolle des Moderators 12 Rückfragetechnik 99 Schwierige Situationen 103 Selbst-Check 119 Spielregeln 33 Sterndiagramm 79 Störungen 110 Tafelprotokoll 115 Teilziele 86 Unsachlichkeit 107 Unternehmenskultur 7 Unübersichtlichkeit 106 Ursache-Wirkungs-Diagramm 73 Vielredner 108 Vorbereitung 18 Zeitplan 34, 109 Ziele 86 Zielscheibe 64 Zusammenarbeit 36, 92, 121