a) Erläutern Sie drei Möglichkeiten, wie Sie als Abteilungsleiter die Kommunikationsfähigkeit

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1 Fragen IKP Kommunikation Aufgabe 1: Sie haben in einem mittelständischen Unternehmen eine Stelle als Abteilungsleiter angetreten. Bereits nach kurzer Einarbeitungszeit stellen Sie fest, dass in der Abteilung Defizite in der Kommunikationsfähigkeit und Kommunikationsbereitschaft vorliegen. a) Erläutern Sie drei Möglichkeiten, wie Sie als Abteilungsleiter die Kommunikationsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter verbessern können. b) Stellen Sie drei Möglichkeiten dar, wie Sie als Abteilungsleiter die Kommunikationsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter verbessern können. Aufgabe 2: In Ihrem Unternehmen stehen in der nächsten Zeit wichtige Veränderungen an. Nach mehreren Teilnahmen an den Gruppenbesprechungen stellt die Geschäftsführung fest, dass die Kommunikations- und Besprechungskultur verbessert werden muss. Dabei werden besonders die ungeregelte Protokollführung, die schlechte Vorbereitung auf die Besprechungen und die unzureichende Moderation bemängelt. a) Sie erhalten den Auftrag, drei Vorschläge zu unterbreiten, die zu einer nachhaltigen Verbesserung dieser Situation führen. Beschreiben Sie zu jedem der drei Kritikpunkte einen möglichen Lösungsweg. (9 Punkte) b) Nennen Sie zwei Arten von Protokollen und eine typische Anlage eines Protokolls. (3 Punkte) Aufgabe 3: Sie werden als Gruppenleiter in einen Ausschuss berufen. Zwei Wochen vor der nächsten Sitzung bittet Sie der Leiter des Ausschusses, in Zukunft auch die Protokollführung zu übernehmen. a) Als Protokollart kommt ein Verlaufsprotokoll oder ein Ergebnisprotokoll infrage. Erläutern Sie die beiden Protokollarten und beschreiben Sie jeweils einen Anwendungsfall. b) Nennen Sie vier Vorbereitungsarbeiten, die Sie vor der Sitzung des Ausschusses in Bezug auf die Protokollerstellung erledigen müssen. (8 Punkte) (4 Punkte) c) Erläutern Sie zwei Anforderungen an das Protokoll der Ausschusssitzung. (4 Punkte) Aufgabe 4: Ein Mitarbeiter aus dem neuen Betriebsteil im Ausland hat Ihnen Fragen zur Bedienung einer Maschine übermittelt. Er wünscht, dass Sie sich mit ihm in Verbindung setzen. Sie müssen sich nun entscheiden, ob Sie mit ihm schriftlich oder mündlich in Kontakt treten. a) Ergänzen Sie die Tabelle in Anlage 2 um vier Kommunikationsmöglichkeiten, die Sie von Ihrem Arbeitsort aus anwenden könnten. Nennen Sie für jede Kommunikationsart je einen Vor- und einen Nachteil. b) Entscheiden Sie sich für eine Kommunikationsmöglichkeit, die Sie in dieser Situation anwenden. Begründen Sie Ihre Entscheidung. (12 Punkte) (4 Punkte)

2 Aufgabe 5: In Ihrem Medienbetrieb ist das Betriebsklima schlechter geworden, weil Gerüchte über Entlassungen im Umlauf sind. Als Vorgesetzter wollen Sie deshalb eine Besprechung mit Ihren Teamleitern durchführen. a) Erläutern Sie vier Maßnahmen zur organisatorischen Vorbereitung dieser Besprechung. (8 Punkte) b) Stellen Sie den Ablauf der Besprechung in vier Phasen dar. (8 Punkte) Aufgabe 6: Als Vorgesetzter arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen täglich mit schriftlichen Unterlagen. Beschreiben Sie je zwei Anwendungsbeispiele aus der betrieblichen Praxis für a) Protokoll, (4 Punkte) b) Bericht, (4 Punkte) c) Aktennotiz. (4 Punkte)

3 Lösungen: Aufgabe 1: a) Gründe für die mangelnde Kommunikationsfähigkeit (z. B. sprachliche Barrieren, Hemmnisse usw.) ermitteln und entsprechende Hilfe anbieten Vorbildfunktion als Abteilungsleiter wahrnehmen durch die Bereitschaft, auf Mitarbeiter zuzugehen, das Gespräch zu suchen, sich gerne mitzuteilen auf Mitarbeiter eingehen im Gespräch, Fragen stellen, Gesprächspartner erzählen lassen im Gespräch mit dem Mitarbeiter sich auf das Wesentliche beschränken, klare und gut verständliche Inhalte vermitteln b) Stärkung der Selbstsicherheit der Mitarbeiter, z. B. durch Delegation entsprechender Aufgaben Vertrauensbildung beim Mitarbeiter, z. B. durch Motivation und richtiges Führungsverhalten Verbesserung der Kontaktfreude und des mitmenschlichen Interesses beim Mitarbeiter sowie seiner Natürlichkeit, z. B. durch Übernahme besonderer Aufgaben wie Sicherheitsbeauftragter, Patentätigkeit usw. Verbesserung des Einfühlungsvermögens und Verständnisses, der Fähigkeit, aus sich herauszugehen, z. B. durch Gruppenbildung Aufgabe 2: a) verbindliche Regelungen zur Protokollführung standardisiertes Protokollformat kurze, knappe, eindeutige Formulierungen offenes Protokoll (Beamer, Flipchart) rechtzeitige und vollständige Vorinformation der Teilnehmer Einladung der Teilnehmer mit Angabe der Tagesordnungspunkte Verteilung von Aufgaben an die Teilnehmer (entsprechend den Tagesordnungspunkten) Durchführung von Moderationstrainings verbindliche Anweisung zur Durchführung von Besprechungen Regeln innerhalb der nächsten Besprechung definieren und durchsetzen (9 Punkte) b) Arten: Verlaufsprotokoll Ergebnisprotokoll Anlagen, z. B.: Anwesenheitsliste Einladung (3 Punkte) Aufgabe 3: a) Das Verlaufsprotokoll gibt den Verlauf einer Zusammenkunft wieder. Im Kopf des Protokolls werden Beginn und Ende, Ort und Teilnehmer aufgeführt. Das Protokoll enthält alle Tagesordnungspunkte, zusammengefasste Wortbeiträge und die Ergebnisse von Abstimmungen. Es wird z. B. verwendet, wenn die Sitzung relativ kontrovers verläuft. Das Ergebnisprotokoll enthält ausschließlich die Resultate der Sitzung. Der Weg zu diesen Resultaten wird nicht aufgezeichnet. Es wird verwendet, wenn es nur auf die Ergebnisse ankommt und wenn in der Sitzung weitgehend Einigkeit herrschte. (8 Punkte) b) Z. B.: Formularvorlage für die Protokolle des Ausschusses erstellen Entscheidung über eine offene (visualisierte) oder geschlossene Protokollführung Verteilerkreis des Protokolls und Termin der Verteilung abstimmen Anwesenheitsliste bzw. Unterschriftenliste vorbereiten Vorbereitung des Raumes mit einem geeigneten Platz für den Protokollführer (4 Punkte) c) Z. B.: Klarheit und Verständlichkeit: Der Stil des Protokolls ist an die Zielgruppe angepasst und der Situation angemes-sen (sachlicher Ausdruck, geeignete Formulierungen). Exaktheit: Protokollierung der Tagesordnungspunkte (objektiv, knapp, präzise) und in der rich-tigen Reihenfolge; korrekte Wiedergabe der Beschlüsse Erfüllung der formellen Anforderungen: Unterzeichnung des Protokolls gemäß der Unterschriftenregelung (4 Punkte)

4 Aufgabe 4: a) lfd. Nr. Kommunikationsmöglichkeit Vorteile Nachteile 1 schnell Dateianhänge möglich Abhängigkeit vom Netz und vom PC Sicherheit usw. 2 Telefonat schnell direkte Reaktionsmöglichkeit Abhängigkeit von der Anwesenheit des Teilnehmers keine Beweismöglichkeit 3 Brief ausführlich unterschiedliche Formate möglich Kosten Geschwindigkeit 4 Telefax Skizzen möglich Rückmeldung (Protokoll) Qualität (12 Punkte) Hinweis: Es können auch weitere Kommunikationsmöglichkeiten genannt werden. b) Hinweis: Die Entscheidung muss begründet werden. (4 Punkte) Aufgabe 5: 16 Punkte a) Z. B.: Raum organisieren zur Besprechung einladen und die Agenda mitteilen Technik überprüfen persönliche Vorbereitung Unterlagen über die Geschäftszahlen für Teilnehmer bereitstellen (8 Punkte) b) Z. B.: Begrüßung und Eröffnung Einführung in das Thema, Information über die Situation des Unternehmens Diskussion, Antworten auf die Fragen der Teamleiter Vereinbarung von Maßnahmen gegen die Gerüchte; Beschlussfassung und Ergebnisprotokoll (8 Punkte) Aufgabe 6: 12 Punkte a) In diesem Zusammenhang können beschrieben werden, z. B.: Dokumentation der Ergebnisse einer Sitzung des betrieblichen Arbeitsschutzausschusses Dokumentation der Ergebnisse einer Verhandlung mit einem Kunden (4 Punkte) b) In diesem Zusammenhang können beschrieben werden, z. B.: schriftliche Zusammenstellung der Fakten zu einem Arbeitsunfall Bericht an den Geschäftsführer über einen Kundenkontakt Abschlussbericht eines Projektes (4 Punkte)

5 c) In diesem Zusammenhang können beschrieben werden, z. B.: Aktennotiz zu einem Mitarbeitergespräch (Zielvereinbarung) Aktennotiz zu einem Telefongespräch mit einem Kunden (4 Punkte) Hinweis: Auch andere Anwendungsbeispiele können beschrieben werden.