Seminararbeit. Moderation & Problemlösungstechnik. ausgeführt von: XYZ Musterstraße 2, 1200 Wien. Begutachter/in: XYZ. Wien, XY. XY.

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1 Seminararbeit Moderation & Problemlösungstechnik ausgeführt von: XYZ Musterstraße 2, 1200 Wien Begutachter/in: XYZ Wien, XY. XY. 200X Ausgeführt an der Fachhochschule Technikum-Wien, Studiengang XYZ

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Allgemeine Grundlagen Moderation Der Moderator Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops Begrüßung und Vorstellung Orientierung Zeitplan Spielregeln Zielsetzung Einführung in die Aufgabe Erwartungshaltung der Teilnehmer Der Moderations-Zyklus Sammeln von Ideen Auswahl und Bearbeitung Maßnahmenplanung/Aktionsplan Abschluss und Stimmungsabfrage Reflexion und Abschluss der Moderation Fallbeispiel Ist die Erhöhung der Produktion um 1/3 logistisch durchführbar? Mehrkosten oder Kostenersparnis? Können die Liefertermine eingehalten werden? Literaturverzeichnis FH Technikum Wien 1

3 Einleitung 1. Einleitung In der folgenden Seminararbeit sollen die in der Vorlesung Moderation & Problemlösungstechnik vom April 2007 erlernten Methoden vorgestellt und interpretiert werden. Ich werde die erlernten Methoden und Techniken anhand eines praxisnahen Beispiels erläutern und auf diesem Wege einen möglichen Ablauf eines moderierten Workshops aufzeigen. In dem von mir gewählten Beispiel handelt es sich um ein Presswerk, welches als Zulieferunternehmen für einen Automobilkonzern fungiert. Im Konkreten beschäftigt sich das Unternehmen mit der Herstellung und Produktion von Türplatinen aus Rohblechen. In meinem Fallbeispiel erhält dieses Zulieferunternehmen eine Anfrage von diesem Automobilkonzern, in dem die Produktion einer bestimmten Türplatine während der laufenden Serienproduktion um ein Drittel erhöht werden soll. Gleichzeitig sollen jedoch die bestehenden Liefertermine eingehalten werden. Mit Hilfe eines moderierten Workshops sollen nun folgende Fragen beantwortet und die Ergebnisse der Geschäftsleitung vorgelegt werden: Ist die Erhöhung der Produktion um ein Drittel logistisch durchführbar? Entstehen durch die Erhöhung der Produktionsmenge Mehrkosten oder lassen sich dadurch Kosten einsparen? Können die bestehenden Liefertermine eingehalten werden? Zur Klärung der oben genannten Fragen werden 3 Besprechungstage mit den jeweils verantwortlichen und relevanten Bereichsleitern angesetzt. Die einzelnen Besprechungen sollen sich jeweils nur mit einer der 3 Fragen befassen und als Ergebnis einen konstruktiven Lösungsvorschlag ergeben. Nach Abschluss der Arbeitssitzungen sollen die Ergebnisse der Geschäfts- Führung vorgelegt werden, welche anhand dieser eine Entscheidung trifft. Ich werde mich in dieser Seminararbeit mit den allg. Grundlagen der Moderationstechniken beschäftigen, einen möglichen Ablauf eines moderierten Workshops aufzeigen und anhand der 3 oben genannten Fragen geeignete Methoden zur Problemlösung erläutern. FH Technikum Wien 2

4 Allgemeine Grundlagen 2. Allgemeine Grundlagen 2.1. Moderation Bei der Moderation handelt es sich um die Steuerung einer Gruppe oder Gruppenarbeit mit dem Ziel, gemeinsam eine Aufgabe zu lösen oder einen Lösungsweg für ein bestehendes Problem zu finden. Wichtige Voraussetzungen für einen erfolgreichen Abschluss sind sowohl die fachliche Kompetenz der teilnehmenden Personen, als auch das Vorhanden sein von konstruktiver Kommunikation der einzelnen Teilnehmer untereinander und zwischen Teilnehmer und Moderator Der Moderator Die Aufgabe des Moderators in einer Arbeitssitzung besteht darin, die Teilnehmer auf dem Weg zur Problemlösung zu führen, jedoch ohne selbst inhaltlich in das Geschehen einzugreifen oder Einfluss auf das Ergebnis zu nehmen. Der Begriff Moderator leitet sich vom lateinischen Verb moderare ab, welches soviel wie gemäßigt heißt. Ein Moderator sollte daher auch eine moderate, neutrale und gemäßigte Haltung einnehmen. Er ist Experte für den Ablauf und Prozess der Besprechung, jedoch inhaltlich sollte er stets neutral bleiben. Ein guter Moderator zeichnet sich durch verschieden Fähigkeiten aus. Diese sollen den Teilnehmern helfen, einen möglichst guten Lösungsweg für ein bestehendes Problem zu finden. Zu den Aufgaben des Moderators gehört das steuern von Diskussionen mit Hilfe zielorientierter Fragen an die Teilnehmer. Hierdurch wird auch sichergestellt, dass sich die Teilnehmer sowohl aktiv am Geschehen beteiligen als auch das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Ein Moderator sollte dafür sorgen, dass eingebrachte Beiträge begründet werden und diese auch von allen Teilnehmern verstanden wurden. Er sollte stets den Überblick bewahren und mögliche Zusammenhänge aufzeigen. Des Weiteren ist es Aufgabe des Moderators die äußeren Rahmenbedingungen der Arbeitssitzung festzulegen und dafür zu sorgen, dass diese, wenn auch in einem flexiblen Rahmen, eingehalten werden. FH Technikum Wien 3

5 Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops 3. Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops 3.1. Begrüßung und Vorstellung Ein moderierter Workshop beginnt mit der Begrüßung durch den Moderator und einer anschließenden kleinen Vorstellungsrunde der teilnehmenden Personen. Hierbei ist es oft hilfreich, wenn die Teilnehmer neben der Nennung ihres Namens auch noch einen kurzen Überblick über ihr Aufgabengebiet innerhalb des Unternehmens geben. In kleinen Betrieben oder Unternehmen ist dies jedoch nicht von Nöten, da sich die teilnehmenden Personen in der Regel aus dem Täglichen Arbeitsalltag bereits kennen und über die jeweiligen Tätigkeiten informiert sind. In diesem Fall kann der Moderator, nachdem er sich vorgestellt hat, direkt fortfahren Orientierung Der Moderator erläutert den Grund des Workshops, erklärt die Zielsetzung und beantwortet auch Fragen der teilnehmenden Personen. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass sich alle Teilnehmer darüber im Klaren sind, weshalb sie am Workshop teilnehmen und welche Ziele die Arbeitssitzung verfolgt. Des Weiteren erläutert der Moderator die Rolle, welche er im Laufe der Arbeitssitzung einnehmen wird. Er stellt klar, dass er keinen Einfluss auf den Inhalt nimmt und erklärt die Methoden und Techniken, die er anzuwenden gedenkt. Im Anschluss daran empfiehlt sich zu klären, ob die Gruppe mit den vom Moderator vorgeschlagenen Techniken und Methoden einverstanden ist und den Moderator selbst in seiner Rolle akzeptiert. Eine negative Haltung der Gruppe diesbezüglich würde zwangsläufig zu keinem oder einem negativen Ergebnis führen. Sollte in der Gruppe Unsicherheit herrschen ist es die Aufgabe des Moderators seine vorgeschlagenen Methoden ausführlich zu erläutern und etwaige Vor- und Nachteile darzulegen. Sobald diese Punkte geklärt wurden, kann der Moderator zum nächsten Punkt übergehen. FH Technikum Wien 4

6 Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops 3.3. Zeitplan Vor Beginn der eigentlichen Arbeit sollte vom Moderator gemeinsam mit den Teilnehmern ein Zeitplan für den Workshop erstellt werden. Es sollte sowohl der Rahmen für den gesamten Ablauf, als auch für die einzelnen Punkte und Bereiche abgesteckt werden. Eine Darstellung in visualisierter Form (Plakat/Flipchart) ist hier ratsam Spielregeln Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten ist es ratsam sich auf gewisse Spiel-/Verhaltensregeln (Rauchen ja/nein, Pünktlichkeit, Benutzung von Mobiltelefonen, etc) zu einigen. Nachdem man sich geeinigt hat, sollten diese Regeln auch vom Moderator durchgesetzt werden Zielsetzung Um sicher zu gehen, dass sich alle Teilnehmer bewusst sind, welches Ziel der Workshop verfolgt, sollte dieses zu Beginn vom Moderator noch einmal klar dargelegt werden. Hier durch wird verhindert, dass sich die Gruppe von Anfang an mit falschen Ansätzen befasst oder eine falsche Richtung einschlägt Einführung in die Aufgabe Damit es Möglich ist, dass alle Teilnehmer fundiert Arbeit können, ist es wichtig alle wichtigen Fakten und Daten zu sammeln und diese zu visualisieren. So wird auch sichergestellt, dass sich alle Teilnehmer auf dem selben Wissensstand befinden und keine grundlegenden Informationen fehlen Erwartungshaltung der Teilnehmer Der Moderator sollte versuchen, die Erwartungen eines jeden Teilnehmers im Bezug auf die Arbeitssitzung herauszufinden. Da es sich meist um Teilnehmer aus verschiedenen Fachbereichen oder Abteilungen handelt können sich diese Erwartungen sehr von einander unterscheiden. Aufgabe des Moderators ist es, diese soweit anzugleichen, dass sie dem gewünschten Ziel nicht entgegen wirken. FH Technikum Wien 5

7 Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops 3.8. Der Moderations-Zyklus Sammeln von Ideen Hierbei handelt es sich um den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden dies zu bewerkstelligen. Unabhängig davon, welche Methode vom Moderator angewandt wird, muss er dafür sorgen, dass alle Teilnehmer mit der Methode vertraut sind und diese auch Anwenden können. Methoden, welche zur Sammlung von Ideen geeignet sind: Karten-Abfrage: Jeder Teilnehmer schreibt seine Ideen oder Vorschläge auf Karten (Moderationskarten). Diese werden für alle Teilnehmer gut sichtbar an einer Tafel oder Ähnlichem befestigt. Sollten Unklarheiten bei einzelnen Karten auftauchen, ist es Aufgabe des Moderators diese durch Nachfragen zu klären. Diese Methode ist ratsam, wenn große oder schwer überschaubare Mengen an Informationen zu erwarten sind. Zuruf-Abfrage: Die Teilnehmer werden aufgefordert, dem Moderator ihre Vorschläge oder Ideen zuzurufen. Dieser notiert sie. Zuruf-Abfragen eignen sich, wenn überschaubare Mengen an Informationen zu erwarten sind. Brainstorming: Brainstorming ist eine Abfrage auf Zuruf nach ganz speziellen Regeln und dient dem Generieren neuer Ideen zu einem bestimmten Thema oder einer vorgegebenen Zielsetzung. (Seifert 2003, S.62) Der Moderator sollte die Regeln des Brainstormings vor Beginn visualisieren und für ihre Einhaltung sorgen Auswahl und Bearbeitung Nachdem genügend Ideen und Vorschläge gesammelt wurden, sollten diese geordnet werden um eine Bearbeitung bzw. Ausarbeitung zu vereinfachen. Eine geeignete Technik hierfür wäre z.b. eine Mehrpunkt-Abfrage. Dazu listet man die gesammelten Vorschläge in beliebiger Reihenfolge auf und bittet die Teilnehmer durch Punkte zu markieren in welcher Abfolge diese bearbeitet werden sollen. Hieraus lässt sich dann ein Aktionsplan erstellen. FH Technikum Wien 6

8 Möglicher Ablauf eines moderierten Workshops Maßnahmenplanung/Aktionsplan Nachdem die Auswahl und Bearbeitung erfolgte werden die Ergebnisse in einem Aktions- / Maßnamenplan festgehalten und dargestellt. Es wird festgelegt, wer für die Durchführung oder Umsetzung der einzelnen Punkte verantwortlich ist, bis wann diese erledigt werden sollen und wir das Ergebnis überprüft Abschluss und Stimmungsabfrage Im Anschluss an den Maßnahmenplan empfiehlt sich eine sog. Stimmungsabfrage der Teilnehmer. Hier sollen alle erlebten Erfahrungen offen diskutiert werden 3.9. Reflexion und Abschluss der Moderation In diesem Schritt soll das Ergebnis mit den zu beginn festgehaltenen Erwartungen abgeglichen werden. Wurden alle erfüllt? Was blieb offen? Wurden sie zum Teil erfüllt? Anschließend gibt der Moderator den Teilnehmern ein Feedback über den Ablauf des Workshops. Hierbei kann z.b. angesprochen werden, wie die Gruppe miteinander umging oder wie an Fragen und Probleme herangegangen wurde. Im Anschluss daran wird der Workshop für beendet erklärt. FH Technikum Wien 7

9 Fallbeispiel 4. Fallbeispiel 4.1. Ist die Erhöhung der Produktion um 1/3 logistisch durchführbar? Für diese Fragestellung müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, da es mehrere Bereiche des Unternehmens gleichzeitig betrifft. Es muss geklärt werden, ob es personell, finanziell, technisch und logistisch möglich ist. Da es sich um ein breites Feld handelt und viele Ideen zu erwarten sind ist eine Karten-Abfrage eine geeignete Methode. Nachdem alle Karten gut sichtbar platziert wurden und etwaige Unklarheiten ausgeräumt wurden werden diese in Themenbereiche/Sinneinheiten gegliedert. Die Priorität der einzelnen Themenbereiche wird über eine Mehrpunktabfrage geklärt. Anschließend werden anhand eines Fadenkreuzes die einzelnen Themen bearbeitet um zu einer Lösung zu gelangen. Kartenabfrage: Siehe Punkt Sammeln von Ideen Fadenkreuz: Hier wird auf einer Tafel einer der Themenpunkte als Überschrift festgehalten. Danach wird die Tafel unterteilt wobei jeder Teil eine weiter Überschrift erhält (Bsp.: Zwei-Felder Tafel: Vorteil Nachteil). Nun können Informationen über z.b. Zuruf-Abfrage zusammengetragen werden. Diese werden in den jeweiligen Feldern notiert Mehrkosten oder Kostenersparnis? Hier handelt es sich, wie bei der Frage nach der logistischen Durchführbarkeit, um ein breites Gebiet in dem viele Faktoren und Indikatoren berücksichtigt werden müssen. Aus diesem Grund ist hierfür wieder eine Kartenabfrage ratsam. Nachdem alle Karten gesammelt und gegliedert wurden wird ein Netzbild der jeweiligen Themen erstellt um Zusammenhänge deutlich sichtbar zu machen und auf diesem Weg eine Möglichkeit von Lösungsansätzen zu visualisieren. Kartenabfrage: Siehe Punkt Sammeln von Ideen Netzbild: Das Netzbild besitzt die Struktur eines Moleküls, wobei sich die Hauptüberschrift im Zentrum des Bildes befindet. Davon ausgehend werden Unterpunkte angeordnet und über Linien mit den jeweiligen zugehörigen Punkten verbunden (vernetzt). Auf diese weise ergibt sich ein immer feiner werdendes Netz aus dem die einzelnen zusammenhänge deutlich hervor gehen. Von Vorteil ist auch die Möglichkeit der Benennung der Verbindungslinien. (Seifert 2003, S.63) FH Technikum Wien 8

10 Fallbeispiel 4.3. Können die Liefertermine eingehalten werden? Da es sich hier um ein kleineres Feld innerhalb des Unternehmens handelt als die Bereiche, die an der Lösung der beiden ersten Fragen beteiligt waren, kann man hier mit einer Zuruf-Abfrage beginnen. Nachdem alle Ideen notiert wurden, werden auch diese wieder in Themenpunkte geordnet. Durch die Abhängigkeit von der Produktion wird an dieser Stelle wieder ein Netzbild verwendet, um die genauen Zusammenhänge darzustellen und die Auswirkungen der einzelnen Bereiche aufeinander zu verdeutlichen. Für die Beantwortung dieser Frage wäre es von großem Vorteil, wenn bereits ein Lösungsansatz/-vorschlag zu Frage 1 (Ist die Erhöhung der Produktion um 1/3 logistisch durchführbar?) vorhanden wäre. Dadurch ließen sich die Zusammenhänge und Abhängigkeiten noch deutlicher zeigen und würden so den Prozess der Antwortenfindung beschleunigen. Zuruf-Abfrage: Siehe Punkt Sammeln von Ideen Netzbild: Siehe Punkt 4.2. Mehrkosten oder Kostenersparnis? FH Technikum Wien 9

11 Literaturverzeichnis 5. Literaturverzeichnis Seifert, Josef, 2003, Besprechungen erfolgreich moderieren. 8.Ed., Offenbach: Gabal FH Technikum Wien 10