Steuerung im Team. Lösung TEAM: TOLL, EIN ANDERER MACHT S! IST DAS BEI UNS AUCH SO? Steuerung im Team erfolgt:

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1 Lösung Steuerung im Team Steuerung im Team erfolgt: Zum einen durch die Teammitglieder selbst: Die Beschäftigten kommunizieren regelmäßig miteinander, finden gemeinsam Lösungen bei Problemen und unterstützen sich gegenseitig. Zum anderen durch die Führungskraft: Ihre Aufgabe liegt in der Informationsweiterleitung, im Transparentmachen der Unternehmens- und der daraus resultierenden Aufgabenziele und in der Unterstützung bei der Durchführung. Bei Abweichungen von Aufgabenzielen erarbeitet die Führungskraft gemeinsam mit den Beschäftigten mögliche Lösungswege. Eine effiziente und konstruktive Teamarbeit kann nur mit einem gut funktionierenden Team erreicht werden. TEAM: TOLL, EIN ANDERER MACHT S! IST DAS BEI UNS AUCH SO? Seite 1 von 6

2 Überblick Steuerung im Team Nutzen Teammitglieder erzielen eine hohe Aufgaben- und Leistungsorientierung Ergänzendes Wissen wird genutzt Lösung von komplexen Aufgaben Motivationssteigerung durch Übernahme von Verantwortung Kostensenkung durch ein gutes Zusammenspiel des Teams Wichtiges Know-how bleibt dem Unternehmen erhalten Wichtige Aspekte Teamentwicklung braucht Zeit Teamentwicklung ist a) sach- und zielorientiert b) emotional und beziehungsorientiert c) und braucht Zeit Hoher selbst auferlegter Leistungsdruck Auf Grund von Konflikten kann es zu Kompromisslösungen kommen, so dass Leistungsfähigkeit verloren geht Transparenz für die Unternehmensziele und -bedingungen beim Team schaffen Gute Einzelkämpfer werden ausgebremst Die Leistungsfähigkeit eines Teams wird durch einen dynamischen Gruppen- bzw. Team-Prozess beeinflusst Seite 2 von 6

3 Steuern lassen, ohne das Ziel zu verlieren Die Basis einer funktionierenden Steuerung im Team hängt von unterschiedlichen Einflussfaktoren ab. Regelmäßige und transparente Kommunikation über die Unternehmensund daraus abgeleiteten Arbeitsziele, Veränderungen sowie die bisherigen Ergebnisse. Erst wenn die Anforderungen klar sind, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Chance, den Einsatz steuern zu können. Durch geeignete Arbeitszeitmodelle und Methoden der Arbeitsorganisation werden die Beschäftigten erst in die Lage versetzt gezielt steuern zu können. Engen Flexibilitätsspielräume oder z. B. niedrige Grenzen von Arbeitszeitkonten den Handlungsspielraum ein, kann eine Steuerung im Team nur begrenzt gelebt werden. Wann und warum sollte eine Steuerung im Team stattfinden? Wenn einzelne Teammitglieder ihre Arbeitszeit verlagern oder verkürzen wollen Wenn einzelne Teammitglieder aufgrund familiärer Situationen ausfallen Bei der Urlaubs- und Personaleinsatzplanung Bei der täglichen Pausenabstimmung Zur frühzeitigen Konfliktlösung Um die Motivation sowie die Identifikation der Beschäftigten mit der Arbeit zu fördern Bei der Lösung von komplexen Aufgaben, sobald diese von einem Einzelnen nicht mehr gelöst werden können Voraussetzung ist: Transparenz für die Unternehmensziele und -bedingungen beim Team schaffen Damit das Team zueinander findet, gibt es einen Teamfindungsprozess, den die Mitglieder durchlaufen sollten und welcher durch die Führungskraft gesteuert werden muss. Damit ein Team seine volle Leistungsfähigkeit erreicht, ist ein Entwicklungsprozess erforderlich, der unterschiedlich viel Energie, Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Grundsätzlich ist es für die Führungskraft wichtig, Situationen zu schaffen, in denen ein offener, aber moderierter Austausch der Teammitglieder möglich ist. Aufkeimende Konflikte sollen möglichst früh erkannt und gelöst (nicht erstickt) werden. Auch hier ist die Führungskraft gefordert. Der Teamentwicklungsprozess führt wenn er gut gelingt, dazu, dass die Leistungsfähigkeit der einzelnen Beschäftigten im vollen Umfang zur Verfügung steht und darüber hinaus die Gruppe mehr leisten und erreichen kann, als nebeneinander her arbeitende Einzelkämpfer. Seite 3 von 6

4 Wie gelingt der Teamfindungsprozess? Entscheidend für den Prozess ist eine Begleitung und Moderation des Prozesses durch die Führungskraft und dass die Mitglieder des Teams sich ihre Positionen selbst erarbeiten. Zur Unterstützung des Prozesses gibt es unterschiedliche Werkzeuge, wie z. B. festgelegte Spielregeln, Moderationshilfen, Checklisten und Handlungsbeispiele. Führungskräfte haben die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten bei der Moderation des Kommunikationsprozesses weiter zu entwickeln. Hilfreiche Fertigkeiten sind: Ausdruck von Wertschätzung im Team, Aktives Zuhören, Akzeptanz unterschiedlicher Sichtweisen, Strukturieren von Teamgesprächen, Gesprächspartner dabei unterstützen, Anliegen und Ziele zu formulieren angemessenes Aufzeigen von Grenzen, Anforderungen und Zielen Vermittlung von Lösungen zum Ausgleich berechtigter Interessen. In manchen Situationen ist es hilfreich, auch externe Moderatoren oder Team-Coachs einzusetzen. Dabei ist es wichtig, die Rolle und Einbindung der Führungskraft selbst in den Entwicklungsprozess gut abzustimmen. Der Moderator darf nicht die Rolle der Führungskraft übernehmen, sondern unterstützt sie in der Weiterentwicklung ihrer Rolle im Team. Verliere ich meine Entscheidungsmacht? Durch Delegation von Steuerungsaufgaben an das Team unterstützen Sie die Motivation und schaffen eine Vertrauensbasis bei den Mitarbeitern/innen. Dadurch schaffen Sie auch mehr Akzeptanz für sich als Führungskraft, ohne dass dabei Ihre Autorität in Frage gestellt wird. In Verbindung mit Zielsetzungen behalten Sie den Überblick und sind für die endgültigen Entscheidungen verantwortlich. Es sollte möglichst klar sein, was die Spielräume der Beschäftigten sind und auch, welche Grenzen diese haben. So erreichen Sie eine gesteigerte Verantwortung der Beschäftigten und erzeugen eine hohe Teamproduktivität. Rahmen für die Steuerung schaffen! Geben Sie Ihren Beschäftigten den nötigen Handlungsspielraum, um das Team selbst zu steuern. Ein erster Einstieg, insbesondere unter dem Aspekt Beruf und Familie, ist die Personalensatz- und Urlausplanung. Hierbei helfen Flexi-Spielregeln (siehe Tool Flexi- Spielregeln), die im Team gemeinsam erarbeitet werden. Seite 4 von 6

5 Regelmäßige und offene Kommunikation Regelmäßige und offene Gespräche mit dem Team sensibilisieren Führungskräfte für die Bedürfnisse der Beschäftigten. Sie lernen, bestimmte Lebenssituationen, Weiterbildungsambitionen u.a., frühzeitig zu erkennen und dies gibt Ihnen die Möglichkeit, frühzeitig zu reagieren. Des Weiteren unterstützten diese Treffen den Zusammenhalt, fördert das Zugehörigkeitsgefühl der Teammitglieder und tragen damit zum Erhalt, sowie zur Steigerung der Leistungsfähigkeit bei. Nötigen Handlungsspielraum gewähren Ein in sich funktionierendes Team regelt untereinander z. B. Urlaubseinteilungen, Vertretungen an Brückentagen, Unterstützung bei auftretenden familiären Problemen. Durch die eigenständige Bearbeitung wird die Führungskraft entlastet ohne dabei den Führungsanspruch abzugeben. Zur Gestaltung der Handlungsspielräume gehört der Einsatz der passenden Instrumente, wie z. B. Teilzeit-, Jahresarbeitszeit- oder Gleitzeitmodelle, Flexi-Spielregeln. Auch die Personal-Einsatz-Planung ist ein Instrument um die Steuerung im Team zu gestalten. (siehe Lösungen Teilzeitarbeit, Jahresarbeitszeit, Gleitzeit und siehe Tools Flexi-Spielregeln, Personaleinsatzplanung) Umsetzungsfragen: Welche Spielregeln haben Sie mit Ihrem Team bereits aufgestellt? Wie haben sich diese bewährt? Was fehlt noch? Wie bemerken Sie die unterschiedlichen Charaktere in Ihrem Team? Bei welchen Gelegenheiten hatten Sie einen offenen, moderierten Austausch im Team, der über Fragen des Alltagsgeschäfts hinausging? Welche Auswirkungen könnte es haben, wenn Sie (wieder) eine solche Gelegenheit schaffen würden? Findet eine regelmäßige Kommunikation zwischen Team und Ihnen, als Führungskraft statt? Wie offen ist diese Kommunikation? Bezieht sich diese nur auf die unmittelbare Arbeit oder werden auch Themen der Zusammenarbeit angesprochen? Wie klärt das Team Schwierigkeiten untereinander? Können Sie die Ergebnisse und Ideen aus dem Team Dritten gegenüber vertreten? Haben die Beschäftigten selbst die Möglichkeit zur Steuerung der Einsatzplanung? Seite 5 von 6

6 Ihre Aufgabe: Ausgleich zwischen Interessen der Beschäftigten und des Unternehmens zu finden Seite 6 von 6