Kommunikation mit dem Team

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1 Lösung Kommunikation mit dem Team Es wird 27 % profitabler gearbeitet, wenn die Kommunikation stimmt. Kommunikation mit dem Team bezieht sich auf den laufenden Austausch zwischen der Führungskraft und deren Mitarbeitern/innen. Es können dabei alle Themen besprochen werden, die innerhalb des Teams auftreten können: z. B. Arbeitszeitveränderungen, Urlaubsplanung oder individuelle Wünsche einzelner Teammitglieder. Auch Unternehmensbelange bzw. veränderungen können z.b. im Hinblick auf die Auswirkungen auf die Arbeitszeitorganisation im Team diskutiert werden. Aufgabe der Führungskraft ist es, durch das eigene Kommunikationsverhalten einen offenen, klaren und lösungsorientierten Dialog im Team zu fördern. Betriebliche Belange und hohe Leistungsorientierung sind dabei ebenso wichtig, wie die Integration des einzelnen Teammitglieds und dessen besonderer Bedürfnisse. Gegenseitige Rücksichtnahme wird kultiviert und so auch die Synergie in der gemeinsamen Tätigkeit erhöht. So wird die Sinnhaftigkeit der Arbeit vermittelt, der Teamgedanke mit Leben erfüllt und die Qualität und Produktivität positiv beeinflusst. ERST JETZT VERSTEHE ICH MEINE KOLLEGINNEN UND KOLLEGEN! Seite 1 von 6

2 Überblick Kommunikation mit dem Team Was haben Sie in ihrer Rolle als Führungskraft davon, wenn Sie eine regelmäßige Kommunikation mit ihrem Team kultivieren? Nutzen Flexibler interessengerechter Personaleinsatz, da familiäre Verpflichtungen der Mitarbeiter im Team bekannt sind und dadurch besser berücksichtigt werden können Verbessertes Arbeitsklima und Förderung des Verständnisses für einander Sensibilisierung für Vereinbarkeitsthemen im Team als Grundlage für eine verbesserte Zusammenarbeit Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und auch Mitarbeiterbindung Verringerung von Stresspotentialen Schnellere Integration von Rückkehrern aus der Elternzeit/Pflegezeit in Arbeitsabläufe Höhere Identifikation mit dem Unternehmen durch Transparenz Weniger Reibungsverluste, Produktivitätssteigerung Entlastung der Führungskraft durch bessere Zusammenarbeit im Team (z.b. weg vom Streit schlichten, hin zu Lösungen im Team entwickeln) Wichtige Aspekte Regelmäßigkeit und Klarheit, Respekt und Offenheit sind Grundbausteine bei der Kommunikation Dem Team Möglichkeiten zur Vorbereitung geben, z.b. Ziele, Inhalte, Ablauf Inhalte, z.b. Unternehmensentscheidungen und -zielen klar transportieren, zum besseren Verständnis der Mitarbeiter/innen Auch Themen der familiären Verpflichtungen, wie Pflege eines Angehörigen, Kinder oder Partnerschaft besprechen, u.a., um Arbeitszeitwünsche herauszufiltern und Möglichkeiten für eine Anpassung der Arbeitsorganisation im Team zu erarbeiten. Bei kritischen oder sehr persönlichen Anliegen eines einzelnen Beschäftigten abwägen, ob es sinnvoller ist, dies in einem persönlichen Gespräch zu klären Zeitkontingent für Besprechungen einplanen Seite 2 von 6

3 Von Kommunikation profitieren! Regelmäßige und offene Team- oder Mitarbeitergespräche (siehe Lösung Mitarbeitergespräche), fördern das Bewusstsein für Situationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit familiären Verpflichtungen, da fachliche, betriebliche aber auch private Themen angesprochen werden können. Moderierte Teambesprechung / Teamrunden Bei der Teambesprechung selbst fachlichen Input geben, Moderation übernehmen und den Teilnehmer/innen genügend Raum zur Diskussion und Entwicklung von Lösungen geben. Andererseits: Machen Sie die Grundlagen und Grenzen für die Mitwirkungsmöglichkeiten des Teams klar. Eine Hilfe ist es, Teamverhaltensregeln zu entwickeln, wie z.b. Ausreden lassen, eine Atmosphäre der Gleichberechtigung schaffen, Konfliktverhalten, Feedback-Kultur. Jede Personalzeit sowohl von den Führungskräften als auch von den Beschäftigten ist kostbar. Aus diesem Grund sollten Besprechungen, wie Teammeetings vorbereitet werden, so dass sie strukturiert sind. Folgende Themen sind für Teamrunden typisch: Unternehmensziele und -veränderungen Arbeitssituation, Aufgaben und Ziele Arbeitsumfeld und -organisation Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Work-Life-Balance) oder Beruf und Pflege Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven Zusammenarbeit und Führung Wann ist Kommunikation mit dem Team wichtig? Bei Umstrukturierungen in der Abteilung Bei Auszeit eines Beschäftigten durch Inanspruchnahme von z. B. Elternzeit, Sabbatical oder Pflegezeit Bei Veränderungen der Arbeitsabläufe, wenn z. B. Teilzeit in Anspruch genommen oder teilweise von zu Hause aus gearbeitet wird Bei allgemeinen Neuerungen in dem Unternehmen um Transparenz und Aktualität für die Beschäftigten zu erzeugen Für die Urlaubsplanung und Personaleinsatzplanung Um Konflikte und Verstimmungen im Team zu vermeiden, frühzeitig zu erkennen und ggf. zu lösen und so eine dauerhaft gute Zusammenarbeit zu gewährleisten Eigenverantwortung stärken Um Potentiale im Team zu erkennen und zu aktivieren Effektive Arbeitsmethodik Seite 3 von 6

4 Es sollte immer abgewogen werden, welche Themen wann besonders wichtig sind. Um eine moderierte Teampräsentation durchzuführen sollten Grundregeln der Gesprächsführung (siehe Tool Grundsätzliches/Gesprächsgrundregeln/Feedbackregeln) angewendet werden. Techniken der Gesprächsführung anwenden Oftmals denkt die Führungskraft, sie muss alles alleine lösen. Die Lösung muss nicht unbedingt von Ihnen als Führungskraft kommen. Ermutigen Sie Ihr Team, selbst Lösungen zu entwickeln und geben Sie dafür Unterstützung und Wertschätzung. Delegieren Sie die Urlaubsplanung an das Team, nutzen Sie die Teamkreativität. Wenden Sie die Techniken der Gesprächsführung an, z.b. Fragen stellen, um die Ziele/Motive darzustellen, Wie weit sind wir voneinander entfernt? Unterstützen Sie Ihr Team bei der Lösung von Konflikten. Bei Auseinandersetzung über konkurrierende Lösungswünsche kann es z.b. hilfreich sein, die Ziele und die berechtigten Interessen der Beteiligten herauszuarbeiten. Dann geht es nicht mehr darum, wer Recht hat, sondern darum, wie am ehesten ein Ausgleich der verschiedenen Interessen gelingen kann. Weiterführende Kommunikationskultur Austauschmöglichkeiten initiieren wie z.b. Marktplatz, Stammtisch, Netzwerke Motivationssteigerung anstatt Demotivation Durch das von der Führungskraft entgegengebrachte Vertrauen zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihres Teams fühlen sich die Beschäftigten geachtet, wertgeschätzt und gehen motiviert an ihre Aufgaben. Sie sind laut einer Gallup-Studie zufolge um 27% profitabler als der Durchschnitt. Erleichterte Umstrukturierungen der Arbeitsorganisation bei Veränderungen im Team Je regelmäßiger und offener Sie mit Ihrem Team kommunizieren, desto engagierter arbeiten die Teammitglieder mit an einer passenden Arbeitsorganisation, die z. B. die Reduzierung der Arbeitszeit oder die Wiedereingliederung von Rückkehrern aus der Elternzeit erleichtert. Je besser Sie Ihr Team kennen, desto effizienter lassen sich auch flexiblere Einsatzplanungen ermöglichen. So gelingt es auch sich kurzfristig an veränderte Kundenanforderungen anzupassen. Seite 4 von 6

5 Umsetzungsfragen: Wie oft führen Sie Gespräche mit Ihrem Team? Was sind die Themen? Werden alle neuen Informationen ausgetauscht? Können auch schwierige Themen offen angesprochen werden? Werden auch abwesende Mitarbeiter/innen, die z. B. in der Elternzeit oder im Sabbatical sind, über für sie relevante Inhalte der Besprechungen benachrichtigt? Erkennen Sie wiederkehrende Verhaltensmuster bei Teambesprechungen? Wenn ähnliche Störungen öfter auftreten, ist es gut, der Sache auf den Grund zu gehen. Ggf. mit Hilfe eines Coachs oder geschulten Moderators. Wie kann eine familienbewusste Organisation von Arbeit und Zeit mit und ggf. durch das Team gelingen (z.b. Personaleinsatzplanung an das Team mit Zielen und Zeitplan)? Können Sie bei speziellen inhaltlichen Fragen z.b. des Arbeitszeitmanagements einen Experten aus dem Haus/Personalabteilung hinzuziehen? Seite 5 von 6

6 Ihre Aufgabe: Ausgleich zwischen Interessen der Beschäftigten und des Unternehmens zu finden Seite 6 von 6