Personalabteilung. Leitfaden: Führung in reduzierter Vollzeit

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1 Personalabteilung Leitfaden: Führung in reduzierter Vollzeit

2 Beruf und Familie vereinbaren eine Herausforderung für Führungskräfte Eine Familie haben ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Genauso wie Ihr Beruf. Wir helfen Ihnen dabei, beides zu schaffen. Auch für Führungskräfte ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie eine Herausforderung: im Hinblick auf ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch im Hinblick auf sich selbst. Dazu gehört als wichtiger Punkt auch die Frage nach dem Umfang der eigenen Arbeitszeit als Gruppenleiterin oder Gruppenleiter. Bisher galt in der HUK-COBURG: Führung geht nur in Vollzeit. Um Führungskräften einen flexibleren Arbeitszeitumfang zu ermöglichen, ist jetzt auch für Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter Führung in reduzierter Vollzeit machbar. Wir möchten damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ansprechen, die heute schon eine Führungsfunktion als Gruppenleiterin oder Gruppenleiter ausüben und Familie und Beruf noch besser vereinbaren wollen bereits Führungsfunktion hatten, aber z. B. auf Grund von familiären Verpflichtungen die Arbeitszeit reduzieren wollten und deshalb ihre Führungsaufgabe abgegeben haben zukünftig Verantwortung als Gruppenleiterin oder Gruppenleiter übernehmen wollen und gleichzeitig Beruf und Familie auch zeitlich besser vereinbaren möchten Die HUK-COBURG möchte damit ganz aktiv die eigenen Führungskräfte bei der Übernahme von zwei verantwortungsvollen Aufgaben unterstützen: Führung und Familie.

3 Gemeinsam flexible Lösungen finden, Kompetenzen und Aufgaben mit anderen teilen Gleichzeitig gilt jedoch weiterhin: Führung ist nicht teilbar, die Gruppenleiterin/der Gruppenleiter bleibt der zentrale Anlaufpunkt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Alle zentralen Aufgaben also die Personalinstrumente, die (disziplinarische) Steuerung der Gruppe, das Coaching der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben in den Händen der Führungskraft. Einzelne Aufgaben allerdings können an die Abwesenheitsvertreterin/den Abwesenheitsvertreter abgegeben werden, er oder sie erhält dafür eine individuelle Zulage. Die Abwesenheitsvertreterin/der Abwesenheitsvertreter (AWV) wiederum kann ihrerbzw. seinerseits dafür entsprechend die Bestandsbearbeitung verringern und die Gruppe erhält im Gegenzug insgesamt eine entsprechend höhere Kapazität als Ausgleich. Das bedeutet: Verschiebung der Tätigkeit in Richtung AWV und Verschiebung der Stunden in Richtung Gruppe. Und das bedeutet auch: Eine gute Zusammenarbeit mit dem/der AWV ist ganz wichtig! Konkret heißt das: Führungskräfte auf Gruppenleiterebene können ihre wöchentliche Arbeitszeit bis zu einer Untergrenze von mindestens 25 Arbeitsstunden (65 %) reduzieren wobei die Arbeitszeit an vier oder fünf Tagen erbracht werden kann Die Möglichkeit zur Führung in reduzierter Vollzeit für Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter besteht grundsätzlich in den Betriebs-/Leistungsabteilungen nach Einzelfallentscheidung durch die Abteilungsleitung und den jeweiligen Ressortvorstand in den Vertriebsgruppen, den Stabsabteilungen sowie den Abteilungsorganisationen innerhalb der Betriebs-/Leistungsabteilungen Auch Abwesenheitsvertreterinnen/Abwesenheitsvertreter können insofern ihre Arbeitszeit reduzieren wobei eine Reduktion von Abwesenheitsvertretung und Gruppenleitung gleichzeitig nicht möglich ist. In solchen Situationen gilt es, gemeinsam kreative Möglichkeiten zu finden. Der folgende Leitfaden soll Ihnen als Führungskraft die wichtigsten Rahmenbedingungen verdeutlichen und als praktische Orientierungshilfe bei der Umsetzung dienen.

4 Und so funktioniert s: 1. Suchen Sie rechtzeitig das gemeinsame Gespräch nur gemeinsam können Sie als Gruppenleiter/in, Bereichsleiter/in und Abwesenheitsvertreter/in eine gute Lösung finden. In diesem Gespräch sind folgende Punkte zu klären: Ab wann möchten Sie die Arbeitszeit reduzieren? Wie lange möchten Sie voraussichtlich die Arbeitszeit reduzieren? Auf wie viele Stunden möchten Sie reduzieren? Hierbei sind vor allem betriebliche Belange zu berücksichtigen. Die Untergrenze liegt bei 25 Wochenstunden. Wie soll die Arbeitszeit verteilt werden? Welche praktischen Fragen stellen sich hinsichtlich der Kunden der Schnittstellen in der Abteilung und im Haus der Organisation der Gruppe (Gruppenbesprechungen...) des eigenen Arbeitsablaufs Wir empfehlen, dass zunächst zur Regelung der praktischen Fragen auch ein Gespräch zwischen Ihnen, Ihrem FV, Ihrem AWV und evtl. Abt. PA stattfindet. 2. Überlegen Sie, was und wie ein Teil der bisherigen GL-Aufgaben entsprechend der Arbeitszeitreduzierung insbesondere an den Abwesenheitsvertreter abgegeben werden kann. In erster Linie wird die Abwesenheitsvertreterin/der Abwesenheitsvertreter diese Aufgaben übernehmen, in der weiteren Folge gehen u.u. Aufgaben des/der AWV an die Gruppe über (v. a. Tagesgeschäft). Überlegen Sie sich auch gemeinsam, welche Ihrer Aufgaben in welchem Umfang abgegeben werden können/sollen. Die Tabelle in dieser Broschüre kann Ihnen konkrete Anhaltspunkte liefern. 3. Klären Sie, welche Vorkehrungen für die Übergabe und die Übernahme der Aufgabe durch die entsprechende Person zu treffen sind. Gemeint ist dabei unter anderem die frühzeitige Übergabe von Arbeitsunterlagen/ Vorgängen Einrichtung technischer Zugriffsrechte Klärung möglicher Weiterbildungsmaßnahmen angemessene Kommunikation des Vorhabens an die Gruppe und den Bereich Die Abteilungen Personal und Personalentwicklung unterstützen Sie gern bei sämtlichen Fragen zu Führung in reduzierter Vollzeit sowie der praktischen Umsetzung. Wir werden auch nach einiger Zeit auf Sie zukommen und nach ersten praktischen Erfahrungen fragen: Denn Führung in reduzierter Vollzeit kann nur gelingen, wenn alle Seiten offen sind und im Gespräch bleiben. Gute Kommunikation ist wichtig. Sprechen Sie daher rechtzeitig mit allen Beteiligten. Wir unterstützen Sie dabei.

5 Welche Aufgaben können Sie sinnvoll abgeben? Aufgabe Tätigkeit/ möglicher Vertreter Steuerung speziell: Arbeitsmenge Erläuterung: technische Steuerung der Arbeitsverteilung (z.b. Korb, Vorgänge) sowie die Gestaltung der Arbeitsabläufe. Mitarbeit im Tagesgeschäft Erläuterung: Reduzierung der eigenen Mitarbeit im Tagesgeschäft. Aber: Um nicht ganz den Draht zum Tagesgeschäft zu verlieren, ist es wichtig, dass Sie einen Teil des bisherigen Tagesgeschäfts nach Möglichkeit weiterhin im Aufgabenbereich des GL belassen. Fachliche Rücksprachen und Entscheidungen Konzeptionelle Aufgaben Erläuterung: Abgabe oder Unterstützung bei der Projektarbeit, Mitarbeit in Arbeitskreisen, Erarbeiten von Vorlagen und sonstigen Ausarbeitungen, kontinuierliche Sonderaufgaben (wie externe Kontakte)... Controlling/Berichtswesen Erläuterung: Zuarbeit bei der Erstellung von Statistiken Sonstiges Eigene Erläuterungen/Vorschläge: Nicht abgegeben werden können: die zentralen Personalinstrumente wie Zielverfahren und Bonussystem, Fördergespräch, Einstellungen, arbeitsrechtliche Vorgänge, individuelle Gehaltserhöhungen, Beurteilungen... Coaching von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Teamentwicklung, Weiterentwicklung der Gruppe... Information und Kommunikation von zentralen Angelegenheiten in die Gruppe hinein und nach außen Weitere Unterstützung erhalten Sie bei Bedarf durch die Abteilung PA oder PE.

6 HUK-COBURG Coburg PA162 Stand: FIE 0,5M