KIV ekom21 KGRZ. Kommunale Informationsverarbeitung in Hessen. ekom21 GmbH. Kommunales Gebietsrechenzentrum Kassel

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1 Kommunale Informationsverarbeitung in Hessen ekom21 GmbH Kommunales Gebietsrechenzentrum Kassel KIV ekom21 KGRZ Geschäftsbericht 2003

2 Nicht nur mit ihren Kunden ist die ekom21 GmbH eng verbunden, sondern auch mit den Städten ihrer Geschäftstellen. Momentaufnahmen aus Darmstadt, Gießen und Kassel begleiten Sie durch diesen Geschäftsbericht. Rathaus, Kassel Stadtkirchenturm mit Burgmannenhäuser, Gießen Hochzeitsturm, Darmstadt Fridericianum, Kassel Ludwigssäule, Darmstadt Neues Schloss und Zeughaus, Gießen Jagdschloss Kranichstein, Darmstadt ekom21-geschäftsstelle, Darmstadt ekom21-geschäftsstelle, Gießen

3 Altes Schloss, Gießen Sonnenuhr am Hochzeitsturm, Darmstadt Botanischer Garten und Altes Schloss, Gießen Karlsaue und Orangerie, Kassel Hundertwasser-Haus Waldspirale, Darmstadt Russische Kapelle, Darmstadt Herkules, Kassel Rathaus, Kassel ekom21-geschäftsstelle, Kassel

4 Impressum Herausgeber: Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH Geschäftsstelle Darmstadt Bartningstraße Darmstadt Tel Fax Redaktion: Ulrike Umland, Stefan Thomas Design/Layout: Roman Dzwigaj, Claus Knobel Fotos: Roman Dzwigaj, Claus Knobel, Stefan Thomas Druck: ORDAT-TYPOGRAFIK, Gießen 2004 ekom21 GmbH

5 Inhalt Vorwort der Geschäftsführung Darstellung des Geschäftsverlaufes Organigramm Rückblick der Unternehmensbereiche Stab Zentrale Dienste IT-Systeme/IT-Print-Services IT-Services Softwareentwicklung/eGovernment Vertrieb/Marketing Kunden- und Produktmanagement Consulting Betriebliche Kennzahlen Erträge Aufwand Personal Gremien und Organe im Unternehmensverbund

6 Vorwort der Geschäftsführung Der Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH hat sich im zweiten Jahr nach seiner Gründung positiv auf dem Markt behaupten können. Waren in 2002 die durch die Neustrukturierung bedingten Synergieeffekte schon sichtbar, so haben sie im zweiten Jahr ihre volle Wirksamkeit entfaltet. Dies gilt es in den nächsten Jahren konsequent auszubauen. Bertram Hilgen Direktor des KGRZ Kassel Geschäftsführer der ekom21 GmbH So konnten wir im letzten Jahr eine Reihe von Projekten erfolgreich fortsetzen bzw. abschließen: Termingerechte Umstellung von HESPA auf LOGA zum 30. Juni 2003 Erfolgreiche Einführung des Verfahrens EWO-PAMELA in den Bereichen Gießen und Frankfurt (zum Jahreswechsel) Gelungene Überleitung der HESOWI- Datenbestände in das neue owi21- Verfahren bei einem Teil unserer Kunden zum 1. Januar 2004 Erfolgreiche Fortsetzung der zwei Pilotprojekte mit dem neuen Finanzwesen newsystem kommunal und Aufnahme der Produktion für acht weitere Kommunen zum 1. Januar Zur Verstärkung des kundenorientierten Verhaltens und Handelns haben wir im Unternehmensverbund selbst ein neues Kundeninformationssystem eingeführt, das in den kommenden Monaten auf alle 2

7 Manfred Mutz Direktor der KIV in Hessen Geschäftsführer der ekom21 GmbH Der Unternehmensverbund ist auf einem guten Weg. Dafür bedanken wir uns herzlich bei allen die dazu beigetragen haben bei unseren Kunden, die uns schon seit vielen, vielen Jahren die Treue halten,... bei unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, die uns tatkräftig unterstützen,... sowie bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die durch ihr Wissen und Engagement maßgeblich am Erfolg unseres Unternehmens beteiligt sind, und hoffen, dass sich die Zusammenarbeit weiterhin so erfolgreich und fruchtbar gestaltet. Bereiche ausgedehnt wird. Unser Ziel dabei ist, dass alle zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bedarfsfall auf alle notwendigen kundenbezogenen Informationen unmittelbaren Zugriff haben und dadurch die Reaktionszeit und die Bearbeitungsqualität von Kundenanfragen deutlich verbessert werden. Bertram Hilgen Manfred Mutz 3

8 Darstellung des Geschäftsverlaufes Der Markt für kommunale Datenverarbeitung befindet sich in einer Umbruchphase. Zunehmend drängen private Wettbewerber auf den traditionellen Markt der kommunalen Gebietsrechenzentren, bundesweit und auch in Hessen. Neben dieser verschärften Wettbewerbssituation haben sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der KGRZ durch den Wegfall der Landeszuweisungen von 1996 bis 2000 erheblich verändert. Um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen und die Wettbewerbsfähigkeit des KGRZ zu erhalten, haben die Verbandsversammlungen der KIV in Hessen und des KGRZ Kassel Ende 2001 eine verstärkte Zusammenarbeit beschlossen. Ziel dieser Kooperation ist die Erreichung und Gewährleistung eines Höchstmaßes an Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsfähigkeit, Kundenorientierung und Innovationsfähigkeit. Diese Ziele sollen durch die Gründung des Gemeinschaftsunternehmens ekom21 GmbH mit der Bündelung und gemeinsamen Nutzung vorhandener Ressourcen erreicht werden. Das Stammkapital der ekom21 GmbH beträgt Euro, von denen 60 % das KGRZ KIV in Hessen und 40 % das KGRZ Kassel halten. Die ekom21 GmbH übernimmt schrittweise die gewerblichen Tätigkeiten der KGRZ. Die KGRZ Kassel und KIV in Hessen erbringen weiterhin die hoheitlichen Beistandsleistungen gegenüber ihren Mitgliedern. Somit bietet der Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH für öffentliche Verwaltungen, insbesondere Kommunalverwaltungen und kommunale Unternehmen sowie artverwandte Einrichtungen, folgende Leistungen an: Bereitstellung von informationstechnischen Anlagen und Lösungen, 4

9 Entwicklung, Wartung und Vertrieb von Software, Betriebliche Abwicklung von Verfahren der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) sowie ( ,00 Euro), erheblich bessere Geschäftsverlauf ist im Wesentlichen auf höhere Umsatzerlöse und einen geringeren Aufwand zurückzuführen. Beratung, Schulung und Dienstleistungen aller Art auf dem IuK-Sektor. Vor diesem Hintergrund wurden die Wirtschaftspläne der ekom21 GmbH, des KGRZ Kassel und des KGRZ KIV in Hessen für das Jahr 2003 gemeinsam aufgestellt. Da die Unternehmen immer mehr verzahnt werden, ist eine Einzelbetrachtung nur beschränkt aussagekräftig. Bei einer wirtschaftlichen Betrachtung ist der Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH in seiner Gesamtheit zu bewerten. Der Unternehmensverbund weist ein positives Jahresergebnis im operativen Bereich in Höhe von ,58 Euro aus. Dieser, verglichen mit der Planung 5

10 Organigramm Das nachfolgend abgebildete Organigramm stellt die einheitliche Organisationsstruktur des Unternehmensverbundes KGRZ/ekom21 GmbH dar. Diese Organisationsstruktur ermöglicht u. a. durch die flachen Hierarchien, flexibel und umfassend auf die Wünsche unserer Kunden einzugehen. Zentrale Dienste 1 Dieter Sauer IT-Systeme/ IT-Print-Services 2 Klaus Engelhardt Koordination IT-CS/IT-Netze 20 Peter Schmid IT-Services 3 Armin Merle Verwaltung IT-Systeme Mainframe IT-Produkte 11 Helmut Alex 21 Frank Hoffmann 31 Hans-Jürgen Wieczorek Finanzwirtschaft IT-Systeme Client/Server IT-Dienstleistungen 12 Birgit Karl 22 Gabriele Büsse 32 Jürgen Siemon Personalwirtschaft Print Services IT-Netze 13 NN 23 Rüdiger Gärtner 33 Stefan Blahowetz 6

11 Geschäftsführer L Bertram Hilgen/Manfred Mutz Stab/Sekretariat LA Ulrike Umland SW-Entwicklung/ egovernment 4 Ulrich Künkel Vertrieb/Marketing 5 Gabi Göpfert Kunden- und Produktmanagement 6 Manfred Hendrich Consulting 7 Jens Kiefer Grundlagen/ eprodukte 41 Diethelm Ley Vertrieb 51 Detlef Broweleit Call Center 61 Wolfgang Werner IT-Beratung 71 Uwe Pott Backoffice/ eprodukte 42 Dieter Zinke Agentursoftware 52 NN Personalwesen 62 Hans-Ulrich Theiss Personalwesen 72 Detlev Folgmann Frontoffice/ eprodukte 43 Walter Lang Marketing 53 Gabi Göpfert Einwohnerwesen, Wahlen, Soziales 63 Richard Schramm Finanzwesen 73 NN Finanz- und Rechnungswesen 64 Rainer Conrad egovernment 74 Norbert Kluge Öffentliche Sicherheit und Ordnung 65 Thomas Kraft egovernment/ allgemeine Verwaltung 66 Volker Steinbeck 7

12 Rückblick des Unternehmensbereiches Stab Im Unternehmensverbund wurden bei der Weiterbildung neue Wege beschritten: elearning wurde eingeführt. Dabei handelt es sich um die Kombination von Weiterbildung mit den Möglichkeiten des Internets, die eine kostengünstige Ergänzung der Präsenzschulungen ermöglicht. Für unser neues Einwohnerwesen wurde ein Internetlehrgang mit integrierten praktischen Übungen erstellt. Die Stabstelle wurde mit der Koordination der entsprechenden Tätigkeiten und Aufgaben betraut. Ende Dezember war es dann soweit: Die Software wurde für unsere Kunden freigeschaltet. Auch im vergangenen Jahr hatte die Geschäftsleitung mit der ersten Führungsebene Zielvereinbarungen abgeschlossen, die Teil des strategischen Unternehmenscontrolling sind. Die Ziele wurden in Verhandlungen zwischen der ersten und zweiten Führungsebene auf die Fachbereiche übertragen und konkretisiert. Der Unternehmensbereich Stab hat die Aufgabe des strategischen Controllings inne und ist damit für die ergebnisorientierte Steuerung der Zielvereinbarungen und die Überwachung der Umsetzung verantwortlich. So galt es zum Beispiel bei der technischen Infrastruktur der neuen Außenstelle Wiesbaden, dass alle Belange des Datenschutz beachtet werden. Darüber hinaus wurde das große hausinterne Projekt Einführung eines Kundenbeziehungsmanagement-Tools (CRM) begleitet. Ein wichtiger weiterer Punkt stellte die Unterstützung der Prüfungen dar, die der Hessische Datenschutzbeauftragte im Berichtszeitraum im Unternehmensverbund vorgenommen hat. Die im Jahr 2002 eingerichtete Stelle Innenrevision hat ihre ersten Prüfungsaufträge erfolgreich durchgeführt. Dabei zeigte sich, wie wichtig die Einrichtung dieser Stelle als Stabsfunktion war. Nur so wurde die notwendige Distanz und Unabhängigkeit von den durch die Prüfung betroffenen Organisationseinheiten erreicht. Durch die Neubesetzung der Funktion des betrieblichen/behördlichen Datenschutzbeauftragten im Jahr 2002 und damit verbunden die Einrichtung einer hauptamtlichen Funktion Datenschutz konnten im Berichtszeitraum einige wichtige Themen aufgearbeitet bzw. große Projekte begleitet werden. 8

13 Rückblick des Unternehmensbereiches Zentrale Dienste Im Bereich der internen Verwaltung lag ein Schwerpunkt der Tätigkeit in der Erstellung von innerorganisatorischen Regelungen, die einheitlich für den gesamten Unternehmensverbund gelten. Hierzu gehören z. B. die Erstellung und Komplettierung eines Unternehmenshandbuches, die Erstellung von Allgemeinen und Besonderen Geschäftsbedingungen sowie der Aufbau einer unternehmensübergreifenden Struktur in der elektronischen Kommunikation zur Verbesserung des Informationsaustausches. Ein weiterer Schwerpunkt in diesem Bereich lag im Aufbau der Außenstelle Wiesbaden, in der 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig sind. Im Fachbereich Personalwirtschaft wurde die Umstellung auf das Personalabrechnungssystem LOGA abgeschlossen und mit der Einführung der HRMS-Module begonnen. Die Umsetzung der Kooperationsvereinbarung zwischen dem KGRZ Kassel und der KIV in Hessen stellte auch in 2003 hohe Anforderungen an den Fachbereich Finanzwirtschaft. In diesem Zusammenhang wurde das in 2002 eingesetzte integrierte Geschäftssystem um weitere Funktionalitäten, insbesondere im Bereich der Kosten-/Leistungsrechnung und des Controllings erweitert. Außerdem wurde mit dem Aufbau eines Risikofrüherkennungssystems begonnen. Damit sollen die Anforderungen, die sich aus dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ergeben, erfüllt werden. Die Gewinnung von Mitarbeitern aus dem ehemaligen KGRZ Wiesbaden für das Geschäftsgebiet Wiesbaden sowie für die Weiterentwicklung von KomFin beschäftigte die Personalwirtschaft in hohem Maße. Außerdem wurde mit der Erstellung eines Konzeptes zur Personalentwicklung begonnen. Im Bereich der Ausbildung engagierte sich der Unternehmensverbund erneut. Er stellte in 2003 bei der KIV in Hessen vier und beim KGRZ Kassel zwei Auszubildende ein. 9

14 Rückblick des Unternehmensbereiches IT-Systeme/IT-Print-Services Aus dem Bereich der Produktion, die für den gesamten Unternehmensverbund durchgeführt wird, sind die folgenden großen Projekte besonders hervorzuheben: Erfolgreiche Produktionsübernahme für die Kunden der Region Wiesbaden Start der Produktion für die ersten Kunden in dem neuen Finanzwesen newsystem kommunal Übernahme von 930 Mandanten in LOGA mit ca Abrechnungsfällen in die Produktion Übernahme des Gießener und Frankfurter Bestandes von EWO-Classic nach EWO-PAMELA Produktivsetzung von Net-Kim (kirchliches Meldewesen) für die ECKD (mit drei Landeskirchen) Im Berichtszeitraum wurde die Modernisierung der Druckzentren fortgesetzt. An den Standorten Kassel und Darmstadt stehen jeweils zwei neue leistungsfähige Systeme zur Verfügung. Darüber hinaus wurde am Standort Kassel eine neue Kuvertieranlage installiert. Die Leistungsfähigkeit des Unternehmensverbundes im Massendruckgeschäft belegen folgende Zahlen: Rund 3,9 Millionen Lohnsteuerkarten wurden gedruckt und kuvertiert, 4 Millionen Wahlbenachrichtigungskarten gedruckt und versandt. Die gesamte Druckleistung betrug im Jahr Millionen Seiten, 15 Millionen Aussendungen wurden kuvertiert. Weitere Konsolidierung der eingesetzten Hardware bzw. Erweiterung der bestehenden ONLINE Speichersysteme auf insgesamt 7 Terrabyte Kontinuierlicher Ausbau der CITRIX Serverfarm mit zur Zeit bis zu 800 Concurrent Usern Weiterer Ausbau der Datensicherungssysteme und Einführung von Werkzeugen zur automatisierten Überwachung und Steuerung der Server Zwei Neukunden im Bereich der SAP R/3 Produktion 10

15 Rückblick des Unternehmensbereiches IT-Services Als Dienstleister für Informations- und Kommunikationstechnologien steht der Unternehmensbereich IT-Services im direkten und harten Wettbewerb. Daher ist die Geschäftsentwicklung im Unternehmensbereich in hohem Maße von der Entwicklung der Branche insgesamt abhängig. Obwohl der IuK-Markt in 2003 zum Teil erhebliche Einbrüche zu verzeichnen hatte und sich damit die Wettbewerbssituation vor allem im Bereich der öffentlichen Auftraggeber verschärft hat, konnte sich der Unternehmensbereich entgegen dem allgemeinen Trend gut behaupten. Voraussetzung für die gute Geschäftsentwicklung waren insbesondere die verstärkten Marketingaktivitäten für die Produkt- und Dienstleistungspalette des Unternehmensbereiches. Drei zentrale Kundenveranstaltungen mit innovativen Themen und aktuellen Informationen zu IT-Technologien mit kommunalem Bezug bildeten den Schwerpunkt der Öffentlichkeitsarbeit. Im Bereich IT-Produkte wurden im Sinne unserer kommunalen Kunden zahlreiche Rahmenvereinbarungen mit strategisch wichtigen Herstellern und Partnern aus dem IT-Bereich erneuert bzw. neu verhandelt. Mit dem Abschluss eines Rahmenvertrages für Leasing-Konditionen wurde auf die angespannte Finanzlage der Kommunen reagiert. Bedingt durch das Gesamtvolumen kann die ekom21 Leasingverträge mit einem Zinssatz auf dem Niveau von Kommunalkrediten anbieten. Ein zentrales Thema war die Entwicklung des Leitungskonzeptes zur Ablösung der regional unterschiedlichen Subnetze. Die Erprobung der preiswerteren und leistungsfähigeren Basistechnologie ATM- DSL als Alternative zu bestehenden Festverbindungen wurde erfolgreich abgeschlossen und mit der Anbindung neuer Kundenlokationen in der Region Wiesbaden erstmals erfolgreich umgesetzt. Ausgelöst durch die zahlreichen Viren-Attacken im 2. Halbjahr 2003 war die Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen im Datennetz an neue Bedrohungen eine zentrale Herausforderung, die erfolgreich bewältigt wurde: Nennenswerte Ausfälle waren in den vom Unternehmensverbund zentral geschützten Bereich nicht zu verzeichnen. Mit dazu beigetragen haben zahlreiche neu konzipierte Services, die zum Beispiel im Anti-Viren- Bereich ein Komplettangebot zu sehr günstigen monatlichen Pauschalen bieten. Zur langfristigen Sicherung und zum Ausbau der Geschäftsentwicklung wurden weitere Vorbereitungen getroffen, um auch im Drittkundengeschäft IT-Services zu platzieren. Dazu wurde die technische Unterstützung der Evangelischen Kirche gemeinsam mit dem Partner ECKD auf zwei weitere Landeskirchen ausgedehnt und erste Projekte im privatwirtschaftlichen Mittelstand umgesetzt. 11

16 Rückblick des Unternehmensbereiches Softwareentwicklung/eGovernment Im Berichtszeitraum lag ein wesentlicher Schwerpunkt in der Erweiterung von Funktionalitäten des neuen Ordnungswidrigkeitenverfahrens owi21. Hier ist besonders die hervorragende Zusammenarbeit innerhalb der owi21-arbeitsgruppe, bestehend aus Fachkräften der Bußgeldstellen Frankfurt am Main und des Regierungspräsidiums Kassel, des Landkreises Kassel, der Landeshauptstadt Wiesbaden sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmensverbundes, zu erwähnen. Die fertiggestellten Programme sind durch die Arbeitsgruppe eingehend getestet und auch hinsichtlich Antwortzeitverhalten und Benutzerfreundlichkeit überprüft worden. Die daraus resultierenden Hinweise und zusätzlichen Anforderungen wurden von der Entwicklungsseite innerhalb kurzer Zeit umgesetzt und konnten zu einer Erhöhung des Automationsgrades und der Vereinfachung sowie Absicherung der Verfahrensschritte beitragen. Als Ziel stand hinter allen Aktivitäten die Einführung des Verfahrens bei nordhessischen Anwendern zum Jahresende Der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment leistete hierbei umfangreiche Administrationsund Installationsunterstützung und wird insoweit auch die weitere stufenweise Inbetriebnahme von owi21 in Hessen begleiten. Als besonders erfreulich ist auch der geplante Einsatz von owi21 im Bundesland Baden-Württemberg zu bewerten. Entsprechend den Anforderungen der Rechenzentren aus Baden-Württemberg und deren Kunden wurde die Funktionalität von owi21 angepasst und ausgebaut. Ein anderer Schwerpunkt des Unternehmensbereiches Softwareentwicklung/eGovernment lag in der weiteren Einführung des Einwohnerverfahrens EWO-PAMELA. Zusätzliche Anforderungen wurden umgesetzt und führten dadurch im Berichtszeitraum zu einer Erweiterung und Verbesserung der Funktionalität. Auch Wünsche von Großkunden mit Massenbeständen, wie beispielsweise der Stadt Frankfurt am Main, wurden realisiert. Im Oktober 2003 erfolgte die Umstellung im Gebiet des Standortes Gießen und im Dezember 2003 wurden die Datenbestände des ehemaligen Standortes Frankfurt am Main übergeleitet. Besonders positiv ist hierbei zu erwähnen, dass die gesamte Umstellung ohne nennenswerte Probleme erfolgte. Im Bereich des Einwohnerwesens wurde auch mit der Programmierung zur digitalen Passbeantragung begonnen. Durch die digitale Übertragung von Antragsdaten und Bildern an die Bundesdruckerei können Personalausweise und Reisepässe künftig wesentlich schneller ausgestellt werden. Die Entwicklungsarbeiten wurden im Berichtszeitraum forciert; eine Pilotanwendung mit interessierten Anwendern wird im 2. Quartal 2004 gestartet. Für rasche Auskünfte und statistische Auswertungen von Einwohnerdaten wurde mit der Entwicklung eines neuen, browser-basierenden Programms begonnen. Mit ewo21 ist ein Prototyp geschaffen worden, der auch komplexe und teils gebietsübergreifende Auskünfte ermöglicht. 12

17 Die konsequente Verwendung modernster Entwicklungswerkzeuge, Entwicklungsmethoden und Standards verkürzt die Entwicklungszeiten, spart Kosten, ermöglicht langlebige, leistungsstarke Lösungen und vermindert zusätzlich den Aufwand beim Betrieb und zur Pflege der Anwendungen. Im Geschäftsjahr wurde außerdem die neue egovernment-lösung Ausweisabholung entwickelt. Dieser Service ist für Bürgerinnen und Bürger gedacht, die auf ihrem Einwohnermeldeamt einen Personalausweis oder Reisepass beantragt haben und sich per Internet über den Abholungstermin informieren möchten. Die Antragsteller können sich mittels einer nur ihnen bekannten Zugriffsnummer direkt über die Homepage ihrer jeweiligen Kommune, aber auch ganz mobil per Handy über die Verfügbarkeit ihres Ausweises informieren. Dabei können auch die aktuellen Öffnungszeiten und die Anschrift des Einwohnermeldeamtes abgefragt werden. Daneben stand die Inbetriebnahme von ecity21 bei Pilotanwendern im Vordergrund. Die Stadt Spangenberg (Schwalm-Eder-Kreis) war der erste Anwender, der im Dezember 2003 den Echtbetrieb aufnahm. Als weiterer ecity21-anwender konnte der Hessische Städte- und Gemeindebund gewonnen werden. Im Berichtszeitraum hat sich der Unternehmensbereich Softwareentwicklung/eGovernment auch auf eine verstärkte Weiterqualifizierung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentriert. Die Aus- und Weiterbildung wurde zielgerichtet zur Vorbereitung von neuen, zukunftsträchtigen Entwicklungsprojekten durchgeführt. Um das jetzt schon hohe Niveau an Fachwissen halten und ausbauen zu können, wird auch in den kommenden Jahren auf die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonderer Wert gelegt. Darüber hinaus wurden die Aktivitäten für den Aufbau einer Clearingstelle in Hessen verstärkt, die u. a. durch die Bereitstellung von sicheren Kommunikationsdiensten den standardisierten landesinternen und länderübergreifenden Austausch von Meldedaten realisieren wird. Auch bei der egovernment-suite ecity21 wurden im Berichtszeitraum Erweiterungen und Verbesserungen der Funktionalität sowie die Integration der Neuentwicklungen ewo21 und Ausweisabholung vorgenommen. 13

18 Rückblick des Unternehmensbereiches Vertrieb/Marketing Das Geschäftsjahr 2003 stellte an den Fachbereich Vertrieb zwei wesentliche Aufgaben: Übernahme der Kunden aus dem Bereich Wiesbaden Vermarktung des neuen Finanzwesens newsystem kommunal. Nach ersten positiven Ergebnissen aus der Akquise bei den Kunden des KGRZ Wiesbaden im Geschäftsjahr 2002 konnte das Projekt Wiesbaden 2003 mit Erfolg abgeschlossen werden. 29 Städte und Gemeinden haben sich für eine Zusammenarbeit mit dem Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH entschieden und sind seit dem 1. Juli 2003 Kunden. Die Städte und Gemeinden des Wiesbadener KGRZ haben die Umstellung und Überleitung als gelungen bewertet. Einen weiteren Schwerpunkt stellte die Beratung und Akquise im Bereich des neuen Finanzwesens newsystem kommunal dar. Bei zahlreichen Präsentationen und verschiedenen Kundentagen wurden die Funktionen und Vorteile von newsystem kommunal vorgestellt. Derzeit haben 15 Kunden unser Angebot angenommen und sind bzw. werden im Jahr 2004 umgestellt. Die Anzahl der qualifizierten Angebote und die Nachfragen zum Produkt zeigen, dass unser neues Finanzwesen den hohen Anforderungen unserer Kunden entspricht. Die Mitwirkung als Anbieter im Geleitzug I des Hessischen Städte- und Gemeindebundes war ein weiterer, wichtiger Tätigkeitsschwerpunkt. In einem Auswahlprozess, an dem vier Softwarehäuser beteiligt waren, wurde newsystem kommunal allen Erwartungen hinsichtlich eines doppischen Systems gerecht. Es gilt nun, für die kommenden Jahre alle vertrieblichen Ressourcen auf die Vermarktung von newsystem kommunal zu konzentrieren. Im Fachbereich Agentursoftware war, nach erfolgter Produktbereinigung im Jahr 2002, eine Steigerung von Produkttagen und Präsentationen erforderlich, um die neuen Lösungen am Markt zu platzieren. Insgesamt konnten 65 Entscheidungen für unsere neuen Produkte herbeigeführt werden. Dies betraf insbesondere die Softwarelösungen für Kindergärten, Friedhofsverwaltungen und Gewerbeämter. Des Weiteren sind im Berichtszeitraum neue Lösungen in das Produktportfolio aufgenommen worden, so beispielsweise für das Facility Management. Aufgabenschwerpunkte des Fachbereiches Marketing lagen im Berichtszeitraum in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie in der Planung und Durchführung von Messen und Ausstellungen. Nachdem das erste Quartal 2003 ganz im Zeichen der CeBIT in Hannover (12. bis 19. März 2003) stand, schloss sich nahtlos die Planung der KOM- COM in Mannheim (20. bis 22. Mai 2003) an. Die gesamte Organisation, Planung, Vorbereitung sowie der Auf- und Abbau zählen zu den Aufgaben des Fachbereiches Marketing. 14

19 Gleiche Aufgabenstellungen ergaben sich für eine Reihe weiterer Informationsveranstaltungen wie IT-Anforderungen im öffentlichen Dienst (am 16. Juni in Kassel und am 24. Juni in Darmstadt), KommOn am 18. und 19. November in Wiesbaden und den Begleitausstellungen im Rahmen der Verbandsversammlungen. Des Weiteren wurde die Internetpräsentation der ekom21 weiter ausgebaut und um produktbezogene Fachinformationen ergänzt, die sich gezielt an Nutzer jeweiliger Verfahren richten. Dazu gehören unter anderem Download-Funktionen für Softwareupdates, automatisierter Versand von Newslettern sowie die Veröffentlichung von Kundenrundschreiben. Die wachsenden Zugriffszahlen zeigen, dass die Internetpräsentation von Kunden und Interessierten verstärkt genutzt wird, um sich über das Produktund Dienstleistungsangebot der ekom21 zu informieren. Darüber hinaus wurde eine eigenständige Webpräsentation für das Ordnungswidrigkeitenverfahren owi21 erstellt, in der erstmals im Unternehmensverbund eine geschlossene Benutzergruppe für Anwender sowie ein Diskussionsforum eingerichtet wurden. Weiterer Schwerpunkt im Marketing war die regelmäßige Herausgabe der Kundenzeitschrift e-info21, die quartalsmäßig erscheint, sowie die monatlich erscheinende Mitarbeiterzeitschrift e-team21. 15

20 Rückblick des Unternehmensbereiches Kunden- und Produktmanagement Der Schwerpunkt des Unternehmensbereiches liegt in der Unterstützung und Betreuung der Kunden bei den zentralen Verfahren, die in Hessen nahezu flächendeckend eingesetzt werden. Im Berichtszeitraum wurde die Ablösung bisheriger Verfahren durch neue bzw. fortentwickelte Software im Personalwesen und Einwohnerwesen fortgesetzt und im Finanzwesen und bei den Ordnungswidrigkeiten begonnen. Darüber hinaus war der Unternehmensbereich maßgeblich daran beteiligt, einen hohen Anteil der ehemaligen Kunden des KGRZ Wiesbaden für die Verfahren des Unternehmensverbundes zu gewinnen. Im Personalwesen bietet die ekom21 mit dem System LOGA ein integriertes Personalabrechnungsund Personalmanagement-System an. Schwerpunkte der LOGA -Fachadministration war die Konsolidierung und Produkterweiterung für LOGA -Payroll, u. a. Altersteilzeit, Bescheinigungswesen, Schnittstellen, Kaufmännische Buchung. Auch waren umfangreiche Rechtsänderungen zu bewältigen, wie beispielsweise die Umstellung des Zahltermines für Angestellte und Arbeiter, Altersvermögensgesetz, Tarif- und Besoldungserhöhungen, Kürzung Weihnachtszuwendung Beamte usw. Die Einführung von LOGA -Modulen im Bereich Human Resource Management wurde bei einigen Kunden für die Bereiche Auswertungen (LOGA Scout), Personalkostenbewirtschaftung (LOGA Etat) und Stellenbewirtschaftung (LOGA PersInf), Bewerbermanagement (LOGA Kandidat) und Seminarverwaltung (LOGA Educta) fortgesetzt. Durch den Abschluss des Rollouts von LOGA konnte die Produktion von HESPA bei den hessischen KGRZ wie geplant zum 30. Juni 2003 eingestellt werden. Mit der Lohnsachbearbeitung für die Personalabrechnung bietet die ekom21 GmbH eine ganzheitliche Dienstleistung im Bereich des Personalmanagements an, welche in Zukunft noch stärker nachgefragt werden dürfte. Im Oktober und Dezember 2003 wurden im Einwohnerwesen weitere Kunden von EWO-Classic nach EWO-PAMELA übergeleitet. Damit arbeiten seit Ende 2003 von den 426 hessischen Städten und Gemeinden 296 mit dem neuen Verfahren im Einwohnerwesen. Von den 6,04 Millionen Personen mit Erstwohnsitz in Hessen sind 3,7 Millionen mit ihren Meldedaten bereits im PAMELA-Verfahren gespeichert. Die Daten weiterer 1,5 Millionen Einwohner werden in 2004 hinzukommen. Das zentrale Einwohnerwesen bleibt damit eine der Hauptanwendungen im Unternehmensverbund und ermöglicht zum Beispiel auch der Polizeiverwaltung des Landes durch jederzeitigen Online-Zugriff eine effektive Arbeit. Die Landtagswahlen Anfang 2003 wurden in bewährter Weise auf Grundlage der gespeicherten Daten des Einwohnerregisters vorbereitet. Erstmalig hat der Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 im Auftrag des Landeswahlleiters auch für die hessischen Kommunen mit einem autonomen Einwohnerverfahren die Wahlbenachrichtigungskarten zentral gedruckt und bei der Post eingeliefert. 16

21 Im Finanzwesen newsystem kommunal wurde für zwei Pilotkunden die Produktion in der kameralen Variante aufgenommen. Weiterhin erfolgte für einen Pilotkunden die Einführung des Produkt- Haushaltsplans sowie für einen weiteren Kunden die Übernahme von Kostenrechnungsdaten. Die Vorbereitung für acht weitere kamerale Kunden sowie für den erstmaligen Einsatz der Module Kanalgebühren- und Wassergeld-Abrechnung sowie die Abrechnung von Müllwiegedaten wurde abgeschlossen. Durch die Einstellung des produktiven Betriebes des KGRZ Wiesbaden zum 30. Juni 2003 wurde die Verantwortung für die Software-Pflege des kommunalen Finanzwesen KomFin übernommen. Im Bereich der Verbrauchsabrechnung GiVIS erfolgte insbesondere unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen die Anpassung des Rechnungsformulars. Das Verfahren wird für die bestehenden Kunden weiterhin gepflegt. Erste Migrationen von GiVIS nach newsystem kommunal sind geplant. Zur Einführung des neuen Ordnungswidrigkeitenverfahrens owi21 begannen in der zweiten Jahreshälfte die Vorbereitungen für die Übernahme unserer Kunden sowie die Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ordnungsbehörden. Ebenfalls konnte der Parallelbetrieb mit Pilotkunden gestartet werden. Der Funktionsumfang des Verfahrens KFZ- Zulassung ist deutlich erweitert worden: So wurden weitere Verknüpfungen mit neuen Meldungen an die Oberfinanzdirektion zum Abbau von Steuerrückständen in das Verfahren integriert. Im Statistikbereich stehen den Zulassungsbehörden die Auswertungen jetzt online und damit papierlos zur Verfügung. Für Großkunden der Zulassungsbehörden ist eine browserbasierende Oberfläche zur Übermittlung von vorerfassten Datensätzen entwickelt worden. Ein modernes Bewohnerparksystem mit Prüfung der KFZ-Halterdaten und der gespeicherten Einwohnerdaten wurde entwickelt und erfolgreich zum Einsatz gebracht. Durch den Beschluss über die europaweit wirkende EU- Harmonisierung der Fahrzeugdokumente waren Fachkonzepte für die Umsetzung der Richtlinie erforderlich, die gemeinsam mit Vertretern von Zulassungsbehörden erarbeitet wurden. Die Weiterentwicklung in diesem Bereich dauert noch an. Im Verfahren Gefahrstoffe-NT wurde die Vorgabe des Umweltbundesamtes zur Umstellung von Gefahrstoff-Nummern nach bundeseinheitlichen Kennnummern umgesetzt. Die zentralrechnergestützte Version des Verfahrens wurde flächendeckend abgelöst. Bei zahlreichen Ausländerbehörden fanden Testinstallationen zur Vorbereitung auf die Migration in das neue Verfahren LaDiVA-NT statt. Weitere Anforderungen der Ausländerbehörden wurden programmtechnisch realisiert. 17

22 Rückblick des Unternehmensbereiches Consulting Im Berichtszeitraum war der Fachbereich IT- Beratung und Projektmanagement im Rahmen des Kundenprojektes Wiesbaden überwiegend mit der Steuerung der Überleitung von Großkunden befasst. Für die Neukunden Landeshauptstadt Wiesbaden, Main-Taunus-Kreis, Rheingau-Taunus-Kreis und Kreis Limburg-Weilburg wurden die Migrationsprojekte sowie die Überführung in das Routinegeschäft bei der ekom21 erfolgreich abgeschlossen. Das Jahr 2003 stand für die Akademie Hessen im Zeichen von Schulungen in den neu eingeführten Verfahren: newsystem kommunal, LOGA, owi21 und EWO-PAMELA. Im Zusammenhang mit diesen Produkteinführungen hat sich das Schulungszentrum mit seinen Seminarräumen in den drei Geschäftsstellen hervorragend bewährt. So wurden in 2003 insgesamt 176 Kurse mit Schulungstagen durchgeführt. Wie geplant, hat der Fachbereich Consulting Personalwesen im Jahr 2003 die Umstellung aller zu Beginn des Jahres noch mit dem Großrechnerverfahren HESPA arbeitenden Kunden nach LOGA bis zur Jahresmitte erfolgreich abgeschlossen. Insgesamt wurden fast User von über 930 Mandanten mit rund Abrechnungsfällen übergeleitet und nutzen seitdem das Payroll- Modul im Produktivbetrieb, ca davon im zentralen ASP-Betrieb. Seit dieser Umstellung liegt das Hauptaugenmerk in dem weiteren Ausbau des Payroll-Moduls und der Verbreitung der HRMS-Module wie z. B. LOGA -PersInf. Derzeit ist der Fachbereich 72, der nach Ende der Verfahrenseinführung personell reduziert wurde, überwiegend damit beschäftigt, den Produktstatus und die internen Prozesse weiter zu optimieren. Der Fachbereich Consulting Finanzwesen war im Jahr 2003 mit der Einführung des neuen Finanzwesens newsystem kommunal betraut. Im Rahmen dieser Tätigkeit wurden zum 1. Januar 2004 die Verwaltungen Landkreis Kassel, Bad Sooden-Allendorf, Eschwege, Hessisch Lichtenau, Büdingen, Kirtorf und Pfungstadt auf das neue Finanzwesen umgestellt. Somit arbeiten ab dem 1. Januar 2004 insgesamt 11 Kommunen aus Hessen im Bereich der Kameralistik produktiv und ausschließlich mit newsystem kommunal. Im Rahmen der Einführung waren in unterschiedlichen Kombinationen die Verfahrensteile Haushaltsplan, Kasse, Steuern und Abgaben, Anlagenbuchhaltung und Kosten-/Leistungsrechnung in den Praxisbetrieb umzusetzen. Von unseren Mitarbeitern wurden die Kunden nicht nur in den für sie erforderlichen Verfahrensteilen geschult, sondern auch umfangreich vor Ort beraten und unterstützt, um das Verfahren auf die Bedürfnisse eines jeden Kunden individuell einzustellen. 18

23 Gegen Ende des Jahres wurde eine interne bereichsübergreifende Reorganisation vorbereitet und durchgeführt, die die Zusammenführung aller fachlichen Ressourcen des Produktbereiches Finanzwesen im Unternehmensbereich Kunden- und Produktmanagement zum Ziel hatte. Darüber hinaus wurden im Hinblick auf kommende Umstellungsprojekte weitere personelle Verstärkungen vorgenommen. Damit ist der Unternehmensverbund nun optimal darauf eingestellt, zunehmend höhere Zahlen von Kunden auf das neue Produkt umzustellen und im Produktivbetrieb zu unterstützen. Im Fachbereich Consulting egovernment wurden 2003 mehrere Projekte durchgeführt. Eine große Aufgabe lag dabei in der Projektierung der anstehenden Fusion der Zulassungsstellen des Landkreises und der Stadt Kassel. Die vom Fachbereich zu leistende Projektorganisation und -unterstützung beinhaltete die Konzeption des Netzes, die komplette Digitalisierung aller bestehenden Kfz- Vorgänge, den Einsatz von zwei Kassenautomaten und einer modernen Aufrufanlage. Die eigentliche Kernaufgabe bestand jedoch in der Veränderung der Arbeitsabläufe in den Zulassungsstellen. Hier werden jetzt, noch während die Kundin/der Kunde bedient wird, bereits alle Unterlagen digitalisiert und in einem elektronischen Archiv revisionssicher abgelegt. Es ist auch der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verdanken, dass die Zulassungsstellen ab 1. Juli 2003 mit vier Standorten produktiv arbeiten und das Projekt somit erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Das Projekt Informationsmanagement einer hessischen Großstadt wurde im Juni 2003 gestartet und dauert derzeit noch an. Der Unternehmensverbund KGRZ/ekom21 GmbH übernahm die Projektkoordination. Ziel ist dabei die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit strukturierten Workflow- Komponenten im Bereich der Personalsachbearbeitung unter Einbindung des Personalinformationsund -abrechnungssystems LOGA. Das Dokumentenmanagementsystem soll stufenweise in der gesamten Verwaltung eingeführt werden. Hier wird als Ablagestruktur der für die komunalen Bediensteten anzupassende hessische Aktenplan zum Tragen kommen. Für einen Kunden aus dem Bereich der Wohnungswirtschaft wurde ein Projekt durchgeführt, das die Digitalisierung der gesamten Mieterakten und Mietobjekte zum Gegenstand hatte. Insgesamt wurden fast Vorgänge digitalisiert. Für 2004 steht ein Folgeprojekt an, in dem es um die Realisierung eines Workflows im Bereich Rechnungswesen geht. 19

24 Betriebliche Kennzahlen Operatives Gesamtergebnis 2003 Das Gesamtergebnis aus der operativen Geschäftstätigkeit des Unternehmensverbundes KGRZ/ekom21 GmbH beträgt: ,58 Euro 1. Operative Gesamterträge Die operativen Gesamterträge belaufen sich auf: ,26 Euro Umsätze aus Datenverarbeitungsleistungen 55% ,75 Euro Umsätze aus Datenfernübertragungen 8% ,21 Euro 8% Umsätze aus Vertrieb von Handelswaren 17% ,03 Euro Sonstige Umsatzerlöse 11% ,57 Euro 55% 17% Sonstige betriebliche Erträge 9% ,30 Euro 9% 11% 20

25 2. Operativer Gesamtaufwand Der operative Gesamtaufwand beträgt insgesamt ,28 Euro 5% Materialaufwand 23% ,08 Euro Personalaufwand 39% ,74 Euro 39% 33% Abschreibungen 5% ,12 Euro Sonstige betriebliche Aufwendungen 33% ,34 Euro 23% 3. Personal Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmensverbund (aktiv Beschäftigte) Die Anzahl der aktiven Beschäftigten (ohne Beurlaubungen und Freistellung in Altersteilzeit) beträgt im Unternehmensverbund 414 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. KGRZ Kassel 143 KIV in Hessen 255 ekom21 GmbH 16 21

26 Gremien und Organe im Unternehmensverbund KIV in Hessen Verbandsvorstand Erster Kreisbeigeordneter Bertram Huke Wetteraukreis Vorsitzender Bürgermeister Reinhold Ruhr Michelstadt Stellvertreter Finanzausschuss Geschäftsführender Direktor Karl-Christian Schelzke Hessischer Städte- und Gemeindebund Vorsitzender Direktor Gerrit Kaiser Hessischer Landkreistag Stellvertreter Geschäftsführender Direktor Dieter Schlempp Hessischer Städtetag Stellvertreter Verbandsversammlung Stadtverordneter Uwe Becker Frankfurt am Main Vorsitzender Bürgermeister Werner Old Lützelbach Stellvertreter Bürgermeister Hermann Steubing Mittenaar Stellvertreter Geschäftsführer Direktor Manfred Mutz KGRZ Kassel Verbandsvorstand Bürgermeister Eckhard Bräutigam Bad Emstal Vorsitzender Landrat Dieter Brosey Werra-Meißner-Kreis Stellvertreter Verbandsversammlung Landrat Roland Hühn Landkreis Hersfeld-Rotenburg Vorsitzender bis Bürgermeister Günter Burghard Kaufungen Stellvertreter Geschäftsführer Direktor Bertram Hilgen ekom21 GmbH Aufsichtsrat Bürgermeister Oswin Veith Butzbach Vorsitzender Bürgermeister Eckhard Bräutigam Bad Emstal Stellvertreter Gesellschafterversammlung Erster Kreisbeigeordneter Bertram Huke Wetteraukreis Bürgermeister Eckhard Bräutigam Bad Emstal Geschäftsführer Bertram Hilgen Manfred Mutz 22

27 Kommunales Gebietsrechenzentrum Kassel Knorrstraße Kassel Telefon Telefax Internet Kommunale Informationsverarbeitung in Hessen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon Telefax Internet KIV ekom21 GmbH Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon Telefax Internet