MacKonto Buchführungskurs Handbuch

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1 MacKonto Buchführungskurs Handbuch Seite 1 von 97

2 MacKonto: Handbuch mit Buchhaltungskurs als Tutorial - Irrtum und Auslassung sind vorbehalten. Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt. Aktuelle Informationen finden Sie bei dem Bundesfinanzministerium in den BMF-Schreiben. Die beschriebenen Buchungen sind Einzelbeispiele und stellen keine Steuerberatung dar. Die msuberlin GmbH, im Folgenden msuberlin, übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der verfügbaren Informationen. Haftungsansprüche gegen msuberlin, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der verfügbaren Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens msuberlin kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Bei direkten oder indirekten Verweisen auf fremde Internetseiten ("Links"), die außerhalb des Verantwortungsbereiches von msuberlin liegen, würde eine Haftungsverpflichtung ausschließlich in dem Fall in Kraft treten, in dem msuberlin von den Inhalten Kenntnis hat und es ihm technisch möglich und zumutbar wäre, die Nutzung im Falle rechtswidriger Inhalte zu verhindern. Unsere Geschäfts- bzw. Lizenzbedingungen finden Sie in jedem Programm. Wählen Sie in der Menuleiste Service den Menüpunkt Registrieren aus. Es erscheint der Lizenzvertrag mit weiteren Hinweisen. Anschrift msuberlin GmbH Sybelstr Berlin USt-IdNr.: DE HRB B AG Berlin-Charlottenburg Gerichtsstand & Sitz Berlin Geschäftsführer: Christian Sander Aufträge und Lieferungen erfolgen nur nach unseren Geschäfts-, Lizenz- und Lieferbedingungen. Telefon Fax Support phone +49 (0) fax +49 (0) helpdesk +49 (0) mail info@msu.de Helpdesk Support Montag bis Donnerstag von h h und h h Freitag h Öffnungszeiten Montag bis Freitag von h h Vorführungen, Beratungen, Schulungen, Seminare und Besprechungen nach Vereinbarung. Seite 2 von 97

3 Liebe Anwenderin, lieber Anwender, herzlich Willkommen zu MacKonto, der leicht handhabaren Buchführung für den Macintosh. Sie entschieden sich für eine bewährte und ausgereifte Software für das Management, die Analyse und die Kontrolle Ihrer Finanzen. Wir danken Ihnen für den Kauf und wünschen Ihnen Spaß und Erfolg beim Einsatz der Software. Die Installation sowie die Einrichtung Ihrer Datendatei (Buchungsdatei) lernen Sie im Handbuch Installation kennen. Mit Hilfe von MacKonto kontrollieren Sie Ihre die Zahlungsflüsse und organisieren Ihre Buchhaltung. Wegen der sich ständig ändernden Gesetzeslage weisen wir daraufhin, dass Sie sich in den Fragen der Steuersätze, der aktuellen Tabellen und Umrechnungen bitte stets mit Ihrem Steuerberater oder der Veranlagung Ihres Finanzamtes in Verbindung setzen. Wir verweisen darauf, dass die Beispiele und Muster der Veranschaulichung dienen und daher bei der Anwendung für Ihre Firma angepasst werden. Seite 3 von 97

4 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Was ist Buchführung? Einnahmen- / Überschussrechnung (EÜR) Gesetzliche Grundlagen Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) Belege Konten Was ist ein Konto? Kontoarten Kontenplan, Kontenklassen, Kontengruppen Die Kontenliste Konten und Steuern Anlegen von Konten Geschäftskonten Ausgabekonto Anlegen Einnahmekonto anlegen Umsatzsteuerkonten Vorsteuer-Konto Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt (Konto 1780) Einfuhrumsatzsteuer anlegen (Konto 1588) Finanzkonten Kassenkonten Bankkonten und Kreditlimit Anfangsbestände in den Finanzkonten Konten duplizieren 33 Wertvolle Hilfen beim Buchen Suchen und Finden von Konten Auswahl der Konten Anzeigenauswahl nach Konto- und Listenarten Kontoauszug Auswertungen Das Journal Konteneinstellungen Steuern 44 Erste Schritte beim Buchen Die Buchungsdatei Der erste Beleg wird gebucht: Ausgaben aus der Kasse werden gebucht Übersicht über die Buchungen in den Kontoauszügen: im Journal Buchen von Einnahmen Eine Rechnung wird bezahlt Buchen Assistent Umsatzsteuern Assistent Offene Posten Assistent Reisekosten Assistent Steuern 62 Seite 4 von 97

5 Buchungsvorlagen Wertvolle Hilfen beim Buchen Finden eines Kontos Abfrage des Finanzstatus (Kassenstand) Buchungsvorlagen Schnelle Eingabe des Datums 68 ELSTER ab Version X Steuernummer eintragen USt.-Voranmeldung Zeitraum für die USt.-Voranmeldung festlegen ELSTER USt. an das Finanzamt Übertragen Kontrolle der ELSTER Übertagungen 78 Anlagen - AfA Abschreibungen - Einführung Das Problem der Abnutzung Die Erfassung des Abschreibungsbetrages Gesetzliche Grundlagen Der Ausgangswert Die Nutzungsdauer Arten der Abschreibung Lineare Abschreibung Der Erinnerungswert Geometrisch-Degressive Abschreibung Wechsel der Abschreibungsmethode Abschreibung nach der Leistungsabgabe Abschreibungen für außergewöhnliche Abnutzung Das Anlagenverzeichnis Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter Die Umsatzsteuer Abschreiben zum Jahresende Erfassen eines Inventargutes Wie finde ich in msuprodukten die Abschreibung? Erinnerungswert ausbuchen Anwendungsbeispiel Abschreibung erfassen und verbuchen Wie kann ich Abschreibungsbuchungen kontrollieren? 92 Anhang Anlage EÜR (amtlicher Vordruck) Zufluss- und Abflussprinzip Amtlicher Vordruck zur Gewinnermittlung - Anlage EÜR Offene Rechnungen & Offene Posten Erfassung der offenen Rechnungen: Assistent Offene Rechnungen Wiederholende Offene Rechnungen Wiederholende Steuerzahlungen 97 Seite 5 von 97

6 Einleitung In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns mit den Grundlagen. - Zuerst beantworten wir die Frage: Was ist Buchführung?. - Dann finden Sie die aktuellen Regelungen wann Sie die Einnahme-Überschussrechnung durchführen dürfen. - Eine Übersicht über die gesetzlichen Grundlagen - In den Grundsätzen ordentlicher Buchführung werden die absoluten Do s und Don ts erklärt. - Ein Überblick über Belege und Belegbearbeitung rundet dieses Kapitel ab. 1.1 Was ist Buchführung? Die Buchführung ist ein Teil des Rechnungswesens. Sie dient zum einen als Grundlage für die Besteuerung und bildet des Weiteren ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung und -steuerung, da Veränderungen der Geschäftsvorgänge festgehalten werden und so analysiert werden können. Das regelmäßige, ordentliche Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle wird als Buchführung bezeichnet. Sie ist eine Zeitrechnung, die alle Wertbewegungen des Unternehmens für ein Geschäftsjahr festhält. Das lückenlose Erfassen (Buchen) dieser Änderungen sichert die Übersicht über das Unternehmen. Jeder Geschäftsvorgang verändert das Vermögen Ihres Unternehmens. Wenn Sie zum Beispiel ein Regal für ihre Akten kaufen und bar bezahlen, haben Sie zum Einen weniger Geld in der Kasse, d.h. Ihre liquiden Mittel haben abgenommen, während Sie auf der anderen Seite dieses neu erworbene Regal nun nutzen, d.h. Ihre Betriebsausstattung hat zugenommen. Neben dem Unternehmen sind auch Dritte - wie z.b. das Finanzamt, Ihre Bank - an einer genauen Aufzeichnung aller Vorgänge interessiert. Die Buchführung sichert den jederzeitigen Überblick zu der Ertragslage des Unternehmens sowie über den Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten. Damit kann sie als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten dienen oder sie wird bei Kreditgewährungen der Banken zugrunde gelegt. Zu den Geschäftsvorgängen zählen u.a. - Warenein- und -Verkäufe, - Zahlungen von Löhnen und sonstigen Abgaben, - Anschaffungen im Betriebsvermögen. Sobald Sie Rechnungen an Kunden stellen, die auf Ziel betzahlt werden, wird es wichtig, die Zahlungseingänge zu überwachen. Hierzu dient die Offene-Posten-Verwaltung. 1.2 Einnahmen- / Überschussrechnung (EÜR) Die Einnahmen-Überschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Buchführung für Selbständige. Sie dient zum Einen der Erfassung der Gewinne und zum Anderen der Berechnung der Umsatzsteuer. Für Selbständige genügt eine EÜR und im Jahr 2007 benötigen Sie keine doppelte Buchführung, wenn alle folgenden Bedingungen gem. 141 AO erfüllt sind. - Sie sind kein Vollkaufmann, und - Ihr Umsatz liegt unter ,--! pro Jahr, und - Sie erwirtschaften einen Gewinn von weniger als ,--! pro Jahr. - Weitere Vorschriften finden Sie in den 140 bis 148 AO, den 4 bis 7 EStG, der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) und den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR). Seite 6 von 97

7 Von den oben genannten Richtlinien gibt es zahlreiche Ausnahmen! Außerdem werden diese Voraussetzungen regelmäßig vom Gesetzgeber geändert. Klären Sie deshalb mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt, ob eine EÜR ausreicht oder ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. 1.3 Gesetzliche Grundlagen Sie sind vom Gesetz zur Buchhaltung verpflichtet. Die entsprechenden Gesetze schreiben nicht bis ins Einzelne vor, wie Sie Ihre Bücher zu führen haben. Ihnen bleiben viele Gestaltungsmöglichkeiten. Die wichtigsten Vorschriften sind: - im Handelsgesetzbuch (HGB), - der Abgabenordnung (AO), - im Einkommenssteuergesetz (EStG), - im Körperschaftssteuergesetz (KStG), - im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie - dem Gewerbesteuergesetz (GewStG) aufgeführt. Sie werden im Laufe dieses Handbuches bei den entsprechenden Themen behandelt. Im Handels- und Steuerrecht wird immer wieder auf die Grundsätze ordentlicher Buchführung Bezug genommen. Diese Grundsätze werden im folgenden Abschnitt behandelt. Seite 7 von 97

8 Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) Die GoB sind allgemeine Grundsätze, innerhalb derer die Buchführung an die wirtschaftlichen Entwicklungen und Veränderungen angepasst werden kann. Im Handels- und Steuerrecht wird immer wieder auf die GoB verwiesen, ohne dass sie dort genau definiert werden. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom richtet sich der Inhalt der GoB nach dem, was das allgemeine Bewußtsein der anständigen und ordentlichen Kaufmannsschaft darunter versteht. Die Buchführung sei dann ordnungsgemäß, wenn sie den durchschnittlichen Anforderungen an die Redlichkeit und Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes genüge. Quellen, in denen auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eingegangen wird, sind die Richtlinien zur Organisation der Buchführung von 1937, der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie von 1949 und die Grundsätze des Rechnungswesens von Der wichtigste Grundsatz lautet: - Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über sie Lage des Unternehmens bieten kann ( 238, Abs. 1, HGB). Weitere wichtige Punkte zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sind: - Buchführung muss klar und übersichtlich sein, - Buchung nur nach Belegen (Keine Buchung ohne Beleg!), - Zeitnahe Buchung, - Chronologische Buchung, - Die Bücher sollen mit fortlaufenden Zahlen versehen sein, - Buchführung und Bilanzierung in Inlandswährung, - Verwendung einer lebenden Sprache, - Systematische Belegablage, - Kontenplan nach Kontenrahmen, - Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden, - Aufbewahrungsfristen für Belege und Geschäftsbriefe: 10 Jahre, - Aufbewahrungsfristen für Inventare und Jahresabschlüsse: 10 Jahre, - Verbot der Nichtaufzeichnung von Geschäftsvorfällen, - Verbot der Aufzeichnung von fiktiven Geschäftsvorfällen, - Verbot falscher Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Seite 8 von 97

9 Belege Ein Beleg ist das Schriftstück, aus dem sich der zu buchende Geschäftsvorfall ergibt. Belege dienen als Beweismittel für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung. Deshalb lautet ein wichtiger Grundsatz der GoB: Keine Buchung ohne Beleg! Aufgaben von Belegen Stellen Sie einem Kunden eine Rechnung aus, so ist diese ein Beleg. In der Praxis gibt es zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg. Belege halten unabhängig von Ort und Zeit den tatsächlichen Geschäftsvollzug fest. Sie bilden damit das Bindeglied zwischen den Geschäftsvorfällen und der Buchhaltung, indem sie das vollständige Erfassen von Geschäftsvorfällen sichern und die Kontrolle von Vorgängen ermöglichen. Üblicherweise wird zwischen folgenden Belegarten unterschieden: - Fremdbelege, - Eigenbelege - Notbelege Fremdbelege Fremdbelege werden außerhalb des buchführenden Unternehmens erstellt. Zu ihnen gehören Eingangsrechnungen (z.b. für Warenlieferungen), Bankauszüge, Zahlkarten, Gutschriften, Quittungen. Eigenbelege Eigenbelege werden vom Betrieb erstellt. Dies umfaßt u.a. - Kopien von Ausgangsrechnungen, - Abschriften über erteilte Gutschriften, - Quittungskopien über Zahlungseingänge. Notbelege Liegen für bestimmte Vorgänge keine Belege vor (z.b. Privatentnahmen), werden sie ersatzweise erstellt (Notbelege). Erfassungsdatum von Belegen Als Erfassungsdatum der Buchführung gilt grundsätzlich das Ausstellungsdatum des Belegs. Seite 9 von 97

10 Belegbearbeitung Damit die Belegbearbeitung möglichst zügig und fehlerfrei durchgeführt werden kann, können die folgenden Schritte eingehalten werden: Die Belege werden auf ihre Richtigkeit hin überprüft und nach ihrer Art (Kasse, Bank 1, Bank 2) sortiert. Es empfiehlt sich für Kassen und Banken eigene Aktenordner anzulegen, in denen nur die Kontoauszüge und die zugehörigen Belege abgelegt werden. Die Belege werden verbucht. Die Belege werden systematisch abgelegt und 10 Jahre aufbewahrt. Eine bestimmte Systematik ist nicht vorgegeben. So führen Sie ein Kassenbuch optimal: Zum Monats- oder Tagesabschluss wird das Kassenbuch ausgedruckt. Anschließend werden die Belege auf richtige Reihenfolge, Beträge, Konten usw. überprüft. Bei Fehlern werden die Buchungen korrigiert, ggf. wird das Kassenbuch nochmals ausgedruckt. Abschließend werden die Belegnummern auf den Belegen vergeben. Heften Sie die Belege ab. Ganz unten der erste Beleg, darüber der zweite Beleg, usw. Heften Sie den ersten Ausdruck des Kassenbuches über die Belege. Legen Sie den zweiten Ausdruck des Kassenbuches in einem eignen Ordner mit dem Namen Bücher ab. So führen Sie Ihre Bankbücher optimal_ Zum Monats- oder Tagesabschluss wird das Bankbuch ausgedruckt. Dies ist eine Option und dient der eigenen Kontrolle beim Suchen und Finden der Belege. Anschließend werden die Belege auf richtige Reihenfolge und Beträge überprüft. Bei Fehlern werden die Buchungen korrigiert, ggf. wird das Bankbuch nochmals ausgedruckt. Die Belegnummern brauchen nicht auf den Belegen vergeben zu werden, da diese bereits auf dem gedruckten Kontoauszug vorhanden sind. Heften Sie die Belege ab. Ganz unten der erste Beleg, darüber der zweite Beleg, usw. Heften Sie den Kontoauszug über die Belege. Heften Sie den Ausdruck des Bankbuches über den Kontoauszug. Legen Sie den zweiten Ausdruck des Bankbuches in einem eigenen Ordner mit dem Namen Bücher ab. Aufbewahrungsfrist 10 Jahre Belege müssen zwingend 10 Jahre aufbewahrt werden - sonst drohen Geldbußen, Schätzungen usw. dies ist unbedingt notwendig, da Betriebsprüfungen auch noch nach 10 Jahren durchgeführt werden.,belege und Buchführungsunterlagen werden 10 Jahre aufbewahrt. Aufbewahrungsfrist 10 Jahre heißt: am 1. Januar 2007 können die Unterlagen aus den Jahren 1996 und früher vernichtet werden: - Bücher und Aufzeichnungen, - Inventare, - Jahresabschlüsse, - Bilanzen und die zu deren Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z.b. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses), - Lageberichte, - Buchungsbelege. Seite 10 von 97

11 Konten Konten sind neben Belegen und Buchungen ein Grundelement der Buchführung. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Grundlagen kennen. 2.1 Was ist ein Konto? Ein Konto können Sie sich als Ordner vorstellen, in dem Belege eines Kostenbereiches (z.b. Wareneinkauf) gesammelt und verbucht werden. In der betrieblichen Praxis gibt es viele verschiedene Kontotypen, wie Bestandskonten, Erfolgskonten oder Schuldkonten. Diese Unterteilung der Konten ist sehr kompliziert und für die Arbeit eines Selbständigen nicht notwendig. In den msuanwendungen für die EÜR wird daher nur zwischen Geschäftskonten, Umsatzsteuerkonten und Finanzkonten unterschieden. Auf die meisten Waren, die Sie kaufen, müssen Sie Umsatzsteuer bezahlen. Der Preis, den Sie bezahlen, setzt sich aus dem Nettobetrag der Ware und der Umsatzsteuer zusammen. Netto Geschäftskonto!100,00 + Umsatzsteuer Umsatzsteuerkonto! 19,00 = Brutto oder Rechnungsendbetrag Finanzkonto!119,00 Diese Dreiteilung schafft Übersicht in Ihrer Buchhaltung. Ein Beispiel verdeutlicht diese Aufteilung: Buchen einer Einnahme Sie haben Regale über netto! 500,-- verkauft. Zuzüglich 19% Mehrwertsteuer lautet der Rechnungsendbetrag! 595,--. Ihr Kunde hat bar bezahlt. Der Nettobetrag wird einem Geschäftskonto zugewiesen, in diesem Fall dem Konto Erlöse 19%. Die Umsatzsteuer wird dem Umsatzsteuerkonto für 19% zugewiesen. Der Bruttobetrag entspricht dem tatsächlichen Geldfluss. Er wird der Kasse zugeordnet. Bisher wurden Beträge und Konten betrachtet. Zusätzlich ist zwischen Ausgaben und Einnahmen zu unterscheiden. Für Ihre Buchführung sind fünf Bereiche interessant: Nettoeinnahmen, das sind die Nettobeträge, die Sie einnehmen, Nettoausgaben, das sind die Nettobeträge die Sie ausgeben. Umsatzsteuereinnahmen, das ist die Umsatzsteuer, die Ihre Kunden an Sie zahlen. Sie geben Ihre Umsatzsteuereinnahmen an das Finanzamt weiter. Vorsteuerzahlungen, das ist die Umsatzsteuer, die Sie beim Einkauf bezahlen. Sie werden vom Finanzamt erstattet. Die Bruttobeträge für Ihre Kassen- bzw. Bankbücher. Diese fünf Bereiche Ihrer Buchführung werden von der Einnahme-Überschussrechnung verwaltet. Ein zweites Beispiel zeigt das Buchen einer Ausgabe: Seite 11 von 97

12 Buchen einer Ausgabe Sie haben Toner im Wert von netto 50,-! gekauft. Zuzüglich 19 % Vorsteuer lautet der Rechnungsendbetrag 59,50!. Sie haben das Geld von Ihrem Bankkonto überwiesen. Der Nettobetrag wird auf das Geschäftskonto Bürobedarf 4930 gebucht. Die Vorsteuer auf das Konto Vorsteuerkonto 19% 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% gebucht. Der Bruttobetrag wird auf das Bankkonto Bank gebucht. Wie Sie sehen werden auf den Konten Ihre Einnahmen und Ausgaben verbucht. Auf jedem Konto wird ein bestimmter Bereich abgerechnet. Z.B. das Konto 19 % Vorsteuer enthält alle Vorsteuerzahlungen von 19 %, das Konto Bürobedarf enthält alle Ausgaben für Bürobedarf. Das Buchhaltungsmodul unterscheidet zwischen: Finanzkonten: diese geben einen Überblick über Ihren Finanzstatus (Kasse, Bank(en), Kreditkarte(n). Über die Finanzkonten werden die Bruttobeträge verbucht. Geschäftskonten sind meist Ihre Einnahme- und Ausgabekonten (Fahrzeuge, Provisionserlöse, Warenverkäufe, Honorare). Über die Geschäftskonten werden Nettobeträge verbucht und die Belege den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet. Umsatzsteuerkonten dienen dem Buchen von Umsatzsteuern (Umsatzsteuer, Vorsteuer). Neutrale Konten sind besondere Geschäftskonten und dienen dem Erfassen von Geldbewegungen. Die Liste aller Konten heißt Kontenrahmen und kann frei gestaltet werden, um Ihre Flexibilität zu erhalten. Dem Buchhaltungsmodul ist ein Standardkontenrahmen beigelegt, mit dem Sie sofort arbeiten können. Ein Konto wird durch eine eindeutige Nummer und einem eindeutigen Namen bezeichnet: Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Erlöse 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung USt. 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Kasse. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Bürobedarf. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung VorSt. 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Bank. Seite 12 von 97

13 Kontoarten Sie haben nun die drei Kontoarten kennengelernt: Geschäftskonten, Umsatzsteuerkonten, Finanzkonten. Im Folgenden betrachten wir sie ein wenig genauer. Geschäftskonten Auf den Geschäftskonten werden Ihre Geschäftsvorfälle erfasst, und die Nettobeträge verbucht. Dies sind entweder Ausgaben oder Einnahmen. Die Buchungen auf diesen Konten bestimmen Ihr zu versteuerndes Einkommen: Einnahmen erhöhen es, Ausgaben verringern es. MacKonto bzw. Ihre Buchhaltungsmodule verfügt über zwei Arten von Geschäftskonten: Einnahmenkonten und Ausgabenkonten. Umsatzsteuerkonten Wenn Sie etwas kaufen oder verkaufen, müssen Sie in der Regel Umsatzsteuer bezahlen. Auf einem Umsatzsteuerkonto wird die Umsatzsteuer verbucht. Umsatzsteuer nehmen Sie ein, wenn Sie Waren verkaufen und diese Steuer muss an das Finanzamt abgeführt werden. Vorsteuer zahlen Sie beim Kauf von Waren und Leistungen. Diese Steuer wird vom Finanzamt erstattet. MacKonto, bzw.ihre Buchhaltungsmodule verfügen über drei Arten von Umsatzsteuerkonten: Umsatzsteuerkonten für Umsatzsteuereinnahmen Vorsteuerkonten für Vorsteuerzahlungen und Vorsteuerkonten für pauschale Vorsteuern. Finanzkonten Auf den Finanzkonten werden die geflossenen Geldbeträge (die Bruttobeträge) verbucht. Finanzkonten sind Ihre Bankkonten (z.b. beim Postgiroamt) und Ihre Kasse(n) sowie auch Ihre Kreditkarte(n). In Ihrem Buchhaltungsmodul können Sie beliebig viele Finanzkonten für Ihre Kassen, Banken und Kreditkarten anlegen. Neutrale Konten Neutrale Konten sind besondere Geschäftskonten, die bei der Gewinnermittlung NICHT berücksichtigt werden, denn manchmal ist es sinnvoll, Zahlungen oder Kontostände zu erfassen, die keine Erhöhung oder Verminderung Ihrer Einnahmen oder Ausgaben darstellen. Für diese besonderen Fälle können Sie Neutrale Konten anlegen. Buchungen auf einem neutralen Geschäftskonto bleiben in der EÜR unberücksichtigt. Neutrale Konten verwenden Sie z.b. für Anfangsbestände, Geldbewegungen, Privateinlagen oder -entnahmen, Gelder, die Sie für Dritte einnehmen (z.b. Lottogelder, die an die Lottozentrale abgeliefert werden). WICHTIG: Alle Nettobeträge auf einem neutralen Geschäftskonto werden bei der Gewinnermittlung (EÜR) nicht berücksichtigt. Im Kontoauszug und in den Saldenlisten werden trotzdem die Bestände angezeigt. Die Umsatzsteuerbeträge werden bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Salden der Finanzkonten werden um den Bruttobetrag verändert. Seite 13 von 97

14 Beispiel: Kauf eines PKW s für ,-!: Da der PKW abgeschrieben wird (siehe Kapitel Abschreibungen) wird der Nettobetrag in Höhe von ,--! nicht gewinnmindernd. Er wird daher auf ein neutrales Geschäftskonto gebucht. Die Vorsteuer wird jedoch im Jahr der Anschaffung wirksam und auf das Konto für 19 % Vorsteuer gebucht. Auch Ihr Finanzstatus verändert sich, da nach der Überweisung auch Ihr Kontostand um ,--! gesunken ist. 2.3 Kontenplan, Kontenklassen, Kontengruppen Der Kontenplan ist die Auflistung aller Konten. Durch einen Kontenplan werden die Konten nach einem bestimmten System geordnet. Ein Grundsatz der GoB fordert daher einen Kontenplan. Der Kontenplan wird auch Kontenrahmen genannt und kann frei definiert werden. Er heißt in den msuanwendungen Kontenliste. Kontenklassen Jedem Konto ist eine Kontonummer zugewiesen. Die erste Ziffer eines Kontos wird auch Kontenklasse genannt. Daher gibt es insgesamt 10 verschiedene Kontenklassen von der Kontenklasse 0 bis zur Kontenklasse 9. Da es viele verschiedene Geschäftsvorfälle gibt, gibt es auch zahlreiche Konten. Daher ist es wichtig den Kontenplan zu gliedern: Die Abschreibungskonten (0400) sind der Kontenklasse 0 zugeteilt. Die Kasse (Kontonummer 1000) ist der Kontenklasse 1 zugeteilt. Die Umsatzsteuer 19 % (Kontonummer 1776) ist der Kontenklasse 1 zugeteilt. Das Konto 3400 (Wareneinkauf 16 %) ist der Kontenklasse 3 zugeteilt. Das Konto 4930 (Bürobedarf) ist der Kontenklasse 4 zugeteilt. Das Konto 8410 (Erlöse 19 %) ist der Kontenklasse 8 zugeteilt. Seite 14 von 97

15 Kontengruppen Bei vierstelligen Kontonummern können also bis zu hundert Konten einer Kontenklasse zugeordnet werden. Um hier eine feinere Gliederung zu erhalten werden Kontengruppen gebildet. So werden z. B. in der Kontenklasse 4 die Kontengruppen: - 41 Personalaufwendungen - 42 Raumkosten - 43 Betriebliche Steuern, Versicherungen, Beiträge - 45 Fahrzeugkosten, - 46 Reise-, Werbe- Bewirtungskosten usw. gebildet. Der Kontenrahmen ist nach dem Zehnersystem in Kontenklassen gegliedert. Die erste Stelle gibt die Kontenklasse an. Die zweite Stelle gibt die Kontengruppe an. Innerhalb der Kontengruppen kann in Kontenarten (Untergruppen) unterteilt werden. Seite 15 von 97

16 Die Kontenliste Die Kontenliste ist die Liste aller Konten. Hier werden die Beträge der Konten summiert. Mit Hilfe der Funktionen in den Menüs Auswahl und Buchhaltung können Sie die Konten - einblenden und - ausblenden sowie - sortieren. Für die Analyse werden die Salden: - des aktuellen Wirtschaftsjahres - des Vorjahres sowie - des vorletzten Jahres angezeigt. Neben der Anzeige aller Konten wird im Auswahlmenü unterschieden zwischen der Anzeige von: - aktiven Konten auf denen Sie in den letzten Jahren buchten, - aktiven und inaktiven Konten (alle Konten, die in der Kontenliste enthalten sind), - Konten für den amtlichen Vordruck EÜR, - Geschäftskonten, auf denen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben buchten, - Finanzkonten für Ihre Kasse, Banken oder Kreditkarten sowie - Umsatzsteuerkonten. Seite 16 von 97

17 Kontengruppen Kontoauszüge Auf einem Kontoauszug werden alle Buchungen zu einem Konto angezeigt: Auf den Geschäftskonten werden die Nettobeträge angezeigt. Auf einem Umsatzsteuerkonto werden die Umsatzsteuern und Vorsteuern angezeigt. Auf einem Finanzkonto werden die Bruttobeträge angezeigt. Wenn Sie z.b. Ihr Kassenbuch einsehen möchten, das ist der Kontoauszug des Finanzkontos Kasse, klicken Sie in der Kontenliste doppelt auf das Konto Kasse. 2.5 Konten und Steuern Die Nettobeträge werden auf Geschäftskonten gebucht und für die EÜR ausgewertet. Ausnahme: Buchungen auf neutralen Geschäftskonten werden nicht ausgewertet. Die Umsatzsteuerbeträge werden für die EÜR sowie die USt.-Voranmeldung ausgewertet. Die Bruttobeträge werden für die Berechnung Ihrer Liquidität ausgewertet. Seite 17 von 97

18 Anlegen von Konten Die Kontenklassen und Kontengruppen können Sie anzeigen. Die Beschriftungen können Sie ändern. Wählen Sie in der Kontenliste im Menü Ablage den Menüeintrag Kontenklassen aus, um den Eingabedialog für die Kontenklasse anzuzeigen. Die Beschriftungen für einen Kontenplan nach SKR 03 werden vorgeschlagen. Ändern Sie in den Zeilen 0 bis 9 die vorgeschlagenen Einträge, um die Namen der Kontenklassen anzupassen. Setzen Sie das Ankreuzfeld In Kontenliste anzeigen wenn die Kontenklassen zusätzlich mit den Summen- und Salden in Ihrer Kontenliste angezeigt werden sollen. Seite 18 von 97

19 In den vorherigen Kapiteln lernten Sie schon die Konten kennen. Dabei arbeiteten Sie mit verschiedenen Kontengruppen: Geschäftskonten (Einnahmen, Ausgaben), es werden die Nettobeträge verbucht. Umsatzsteuerkonten (USt., VoSt.), es werden die Umsatzsteuern verbucht. Finanzkonten (Kassen, Banken, Kreditkarten), es werden die Bruttobeträge verbucht. Neutrale Konten (Geldtransite, Saldenvorträge), es werden die Nettobeträge verbucht. Im Dialog Neues Konto können Sie Geschäftskonten, USt.-Konten und Finanzkonten anlegen. Wählen Sie im Menü Ablage den Menüpunkt Neues Konto aus. Sie können ein vorhandenes Konto bearbeiten, indem Sie es in der Kontenliste mit einem Klick markieren und aus dem Menü Ablage den Eintrag Öffnen auswählen. 3.1 Geschäftskonten Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Wählen Sie in der Ablage Neues Konto aus oder betätigen Sie Apfel N. Die Eingabemaske Konten wird geöffnet. Wählen Sie Geschäftskonto durch Anklicken des Radiobuttons aus. Im oberen Teil können Sie die Kontonummer und den Kontonamen eingeben. Bestimmen Sie die Kontoart (Einnahme oder Ausgabe). - Sollen Buchungen auf diesem Konto in der EÜR nicht ausgewertet werden, kreuzen Sie Neutrales Konto an. Sie können ein Geschäftskonto mit einem Umsatzsteuer-Konto sowie einem Finanzkonto verknüpfen. Wählen Sie während des Buchens ein Geschäftskonto aus, schlägt das Buchhaltungsmodul die verknüpften Konten vor. Seite 19 von 97

20 Ausgabekonto Anlegen Kontoart: Geschäftskonto: Der Radiobutton ist grau, da die Art nicht geändert werden kann. Nummer: Nummer des Kontos Bürobedarf. Name: Bezeichnung des Kontos. Buchen als: Ausgabe, da die Kosten Ausgaben sind. USt.-Konto: Verknüpfung mit dem Umsatzsteuerkonto (hier Vorsteuer 19 % - Konto 1576). - Das Umsatzsteuerkonto kann beim Buchen geändert werden. Finanzkonto: Verknüpfung mit dem Finanzkonto (hier Bank - Konto 1200). - Das Finanzkonto kann beim Buchen geändert werden. Kurzform: Optional, um diesem Konto eine Firma zuzuordnen. Kennung / Land: Optional, um diesem Konto ein Land zuzuordnen. Einkunftsart: Verknüpfung mit der Einkunftsart. - Die Einkunftsart kann beim Buchen geändert werden. Notiz: Hinweis- und Notizfeld Inaktiv: Ankreuzfeld, damit das Konto in der Kontenliste nicht mehr angezeigt wird. Erfaßt: Datum, an dem das Konto angelegt wurde. Geändert: Datum, an dem das Konto zuletzt geändert wurde. Betreut durch: Kurzzeichen, desjenigen, der das Konto angelegt hat. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 20 von 97

21 Beispiel Fahrgelder buchen: Konto Fremdfahrzeugkosten Auf diesem Konto werden in der Regel Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln gebucht. Die häufigste Auswahl für diese Buchungen ist die Vorsteuer in Höhe von 7% und das Finanzkonto Kasse. Wenn Sie diese Vorgaben mit einem Konto verknüpfen, werden sie beim Buchen für dieses Konto vorgeschlagen. Möchten Sie auf ein anderes Finanzkonto buchen (z.b. Bank anstatt Kasse), ändern Sie einfach das Finanzkonto. Folgende Kontoeinstellungen dürfen nicht mehr verändert werden sobald auf einem Konto gebucht wurde: Kontoname, Kontoart, Kontonummer und Buchen als. Beispiel Bürobedarf buchen: Konto Bürobedarf Auf diesem Konto werden in der Regel Büromaterialien gebucht. Die standardmäßigen Voreinstellungen für diesen Buchungsvorgang sind das Umsatzsteuerkonto VorSt 19% und das Finanzkonto Kasse, da diese Kleinbeträge häufig bar bezahlt werden. Falls Sie das Büromaterial per EC-Karte bezahlen, wählen Sie beim Buchen als Finanzkonto anstatt der Kasse Ihre Bank aus. Seite 21 von 97

22 Einnahmekonto anlegen Wechseln Sie in die Kontenliste. Wählen Sie im oberen Menü Ablage den Menüpunkt Neues Konto aus. In der linken Spalte wird Geschäftskonto vorgeschlagen. - Die Taste ist grau anstatt grün, damit Sie erkennen, dass die Kontoart Umsatzsteuer ausgewählt wurde. Als Einnahmekonto betrachten wir im Beispiel das Konto Erlöse 19 %. Kontoart: Geschäftskonto: Der Radiobutton ist grau, da die Art nicht geändert werden kann. Nummer: Ist die Kontonummer, z.b.: 8410 (Erlöse 19 %). Name: Ist der Name zu diesem Konto, z.b. Erlöse 19 %. Buchen als: Einnahme, da die Erlöse Einnahme sind. USt.-Konto: Verknüpfung mit dem Umsatzsteuerkonto (hier Umsatzsteuer 19 % - Konto 1776). - Das Umsatzsteuerkonto kann beim Buchen geändert werden. Finanzkonto: Verknüpfung mit dem Finanzkonto (hier Bank - Konto 1200). - Das Finanzkonto kann beim Buchen geändert werden. Kurzform: Optional, um diesem Konto eine Firma zuzuordnen. Kennung / Land: Optional, um diesem Konto ein Land zuzuordnen. Einkunftsart: Verknüpfung mit der Einkunftsart. - Die Einkunftsart kann beim Buchen geändert werden. Notiz: Hinweis- und Notizfeld Inaktiv: Ankreuzfeld, damit das Konto in der Kontenliste nicht mehr angezeigt wird. Erfaßt: Datum, an dem das Konto angelegt wurde. Geändert: Datum, an dem das Konto zuletzt geändert wurde. Betreut durch: Kurzzeichen, desjenigen, der das Konto angelegt hat. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 22 von 97

23 Beispiel Honorare / Erlöse buchen: Konto Erlöse 19% Auf diesem Konto werden in der Regel Einnahmen/Erlöse gebucht. Die standardmäßigen Voreinstellungen für diesen Buchungsvorgang sind das Umsatzsteuerkonto USt 19% und das Finanzkonto Bank, da die Erlöse in der Regel überwiesen werden. Falls Ihre Erlöse bar bezahlt werden, wählen Sie beim Buchen als Finanzkonto Ihre Kasse aus. Seite 23 von 97

24 Umsatzsteuerkonten Die Umsatzsteuerkonten berechnen die Vorsteuern und die Umsatzsteuern. Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Wählen in dem linken Reiter USt.-Konto aus, um die Kontengruppe festzulegen oder zu ändern. Die Taste wurde grau, damit Sie erkennen das die Kontoart Umsatzsteuer ausgewählt wurde. - Im Beispiel betrachten wir das Konto 1776 (Umsatzsteuer 19 %). Kontoart: Umsatzsteuer. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Nummer: Wert: 1776 (Nummer des Kontos Umsatzsteuer 19 %). Name: Bezeichnung des Kontos. USt.-Schlüssel: Nummer des Umsatzsteuerschlüssels. Steuersatz: Wert des Steuersatzes (hier 19 %). Notiz: Hinweis- und Notizfeld Art: Umsatzsteuerkonto, da für Erlöse Umsatzsteuer abgeführt wird. Zeile UST. Voranmeldung: Hier Zeile 81 zum Übermitteln der Umsatzsteuer an das Finanzamt via ELSTER. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 24 von 97

25 Vorsteuer-Konto Die Konten dieser Gruppe dienen dem Berechnen der Vorsteuern und der Umsatzsteuern. Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Klicken Sie die linke Taste USt.-Konto an, um die Kontengruppe festzulegen oder zu ändern. Wählen Sie in dem Radiobutton Vorsteuer aus. - Im Beispiel betrachten wir das Konto 1576 (Vorsteuer 19 %). Kontoart: USt-Konto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Radiobutton: Vorsteuer, da für Ausgaben Vorsteuer gezogen wird. Nummer: Nummer des Kontos Vorsteuer 19 %. Name: Bezeichnung des Kontos. Steuersatz: Wert des Steuersatzes (hier 19 %). Notiz: Hinweis- und Notizfeld Zeile UST. Voranmeldung: Hier Zeile 66 zum Übermitteln der Vorsteuer an das Finanzamt via ELSTER. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 25 von 97

26 Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt (Konto 1780) Die Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt buchen Sie auf dem Konto 1780 (USt. Vorauszahlungen). Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Sie Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Wählen Sie in der linken Spalte USt.-Konto aus, um die Kontengruppe für die Umsatzsteuern zu ändern. Im Beispiel betrachten wir das Konto 1780 (USt.-Vorauszahlungen). Kontoart: Radiobutton: Nummer: Name: Steuersatz: Notiz: Abbrechen: OK: USt-Konto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Vorsteuer. Nummer des Kontos 1780 (USt.-Vorauszahlungen). Bezeichnung des Kontos: USt.-Vorauszahlungen. Ankreuzfeld ohne Automatik, da nicht der Prozentsatz, sondern der Betrag, gebucht wird. Hinweis- und Notizfeld Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. TIPP: Das Buchen mit dem Steuerassistenten wird in dem Handbuch: Buchen - Steuern Meldungen Bescheide erläutert. Seite 26 von 97

27 Einfuhrumsatzsteuer anlegen (Konto 1588) Die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) ist eine Steuer, die bei der Einfuhr von Waren aus Drittländern in die Bundesrepublik Deutschland erhoben wird. Die Höhe der Einfuhrumsatzsteuer errechnet aus dem Wert der Ware inkl. Transportkosten in der EG: - zuzüglich Zoll. - zuzüglich Abschöpfungen, - zuzüglich Verbrauchsteuern, Die Bemessungsgrundlage für die Einfuhrumsatzsteuer; multipliziert mit dem Steuersatz der Bundesrepublik Deutschland (z. Zt. 19 % oder 7%) ist die Einfuhrumsatzsteuer. Diese ist im Rahmen der Umsatzsteuererklärung als Vorsteuer abziehbar. Beispiel: Sie erwerben Bücher aus einem Nicht EG-Land im Wert von 2.500,00 EUR und melden dies bei der Zollstelle zur Überführung in den freien Verkehr an. Es wird nun Zoll in Höhe von 500,00 EUR erhoben (Bücher sind keine Marktordnungsware, daher wird keine Abschöpfung und Verbrauchsteuer erhoben). Im Wert von 2.500,00 EUR sind 900,00 EUR Frachtkosten bis zum Empfänger enthalten, von denen 400 EUR auf die EG entfallen. Berechnung des EUSt-Wertes (EUR): 2.500, ,00 - (900,00-400,--) = 2.500,00 (Rechnungsbetrag incl. ausländischer Fracht) + Zoll + Frachtkosten in der EU). Berechnung der EUSt (EUR): 2.500,00 EUR * 0,07 = 175,00 EUR (für Bücher gilt der ermäßigte Mehrwertsteuersatz 7 %). Es entsteht also eine Einfuhrumsatzsteuer in Höhe von 175,00!. Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Sie Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Wählen in der linken Spalte USt.-Konto aus, um die Kontengruppe für die Umsatzsteuern zu ändern. Wählen Sie den Radiobutton Vorsteuer aus. Die Taste wird grau. Tragen Sie im Feld Nummer den Wert 1588 ein. Tragen Sie im Feld Name den Kontennamen Bezahlte EUSt. ein. Wählen Sie im Feld Steuersatz den Radiobutton Ohne Automatik aus. Tragen Sie im Feld USt.-Zeile den Wert 62 ein, damit die Einfuhrumsatzsteuer via ELSTER an das Finanzamt übertragen wird. Seite 27 von 97

28 Als Standardkonto im SKR03 Kontenrahmen wird die Einfuhrumsatzsteuer auf das Vorsteuerkonto 1588 verbucht und mit der Umsatzsteuerkennziffer 62 an das Finanzamt übermittelt. Kontoart: Art: Nummer: Name: Steuersatz: USt. Zeile: Notiz: Abbrechen: OK: USt-Konto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Vorsteuer. Nummer des Kontos 1588 (Bezahlte EUSt.). Bezeichnung des Kontos: Bezahlte EUSt. Ankreuzfeld ohne Automatik, da nicht der Prozentsatz, sondern der Betrag. gebucht wird. Wert 62 für die Übermittlung an das Finanzamt via ELSTER. Hinweis- und Notizfeld Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 28 von 97

29 Finanzkonten Auf den Finanzkonten werden die geflossenen Geldbeträge (die Bruttobeträge) verbucht. Finanzkonten sind Ihre Bankkonten (z.b. beim Postgiroamt) und Ihre Kasse(n) sowie auch Ihre Kreditkarte(n). In Ihrem Buchhaltungsmodul können Sie beliebig viele Finanzkonten für Ihre Kassen, Banken und Kreditkarten anlegen. Zum Auswählen der Finanzkonten sowie zum Anzeigen der Summen und Salden, wechseln Sie in die Kontenliste und wählen in der oberen Menüleiste Auswahl den Eintrag Finanzkonten aus. Finanzkonten werden nach Kassen und Bankkonten unterschieden. Sie finden diese in der Kontenklasse 1. Zum Auswählen der Finanzkonten sowie zum Anzeigen der Summen und Salden, wechseln Sie in die Kontenliste und wählen in der oberen Menüleiste Auswahl den Eintrag Finanzkonten aus. 3.9 Kassenkonten Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Klicken Sie auf den Reiter Finanzkonto, um die Kontengruppe zu ändern. Kontoart: Finanzkonto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Radiobutton Art: Kasse. Nummer: Nummer des Kontos Kasse Name: Bezeichnung des Kontos (Kasse). Nummerierung: entfällt, da die Kasse am xx bei 1 beginnt und die Nummern automatisch vergeben werden. Notiz: Hinweis- und Notizfeld. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück Seite 29 von 97

30 Bankkonten und Kreditlimit Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Klicken Sie auf den Reiter Finanzkonto, um die Kontengruppe zu ändern. Kontoart: Finanzkonto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Radiobutton Art: Bank Nummer: Nummer des Kontos Bank Name: Bezeichnung des Kontos (Bank oder der genaue Name Ihrer Hausbank). Nummerierung: Forlaufende Nummer, wenn mit fortlaufender Nummer gebucht wird. Auszug: wenn nach der Auszugsnummer gebucht wird. Auszug, Blatt: wenn nach der Auszugsnummer und dem Blatt gebucht wird. Auszug, Blatt, Position: wenn nach der Auszugsnummer,Blatt, Position gebucht wird. BLZ: Bankleitzahl der Bank Bank Name: Name der Bank Kto.-Nr: Kontonummer der Bankverbindung. Name Firma: Name des Kontoinhabers. Kreditlimit: Tragen Sie den Wert ein, mit dem Sie dieses Konto überziehen können (Ihre Kreditlinie). Notiz: Hinweis- und Notizfeld. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Kreditlimit: Dieses Feld ist mit der Liquiditätsberechnung in den Kennzahlen verknüpft, damit Sie den Überblick über Ihre flüssigen Mittel behalten. Seite 30 von 97

31 Anfangsbestände in den Finanzkonten Saldenvorträge für die Finanzkonten werden auf dem Konto 9000 Saldovortrag gebucht. Dies sind die Saldenvorträge für das neue Geschäftsjahr. Sie buchen auf diesem Konto die Anfangsbestände für Ihre: - Kasse(n), - Bank(en) und - Kreditkarte(n). Die Anfangsbestände werden mit jedem neuen Geschäftsjahr für die Finanzkonten auf 0,-- Euro gesetzt. In den Kassenkonten wird die Nummerierung für die erste Buchung zum eines neuen Geschäftsjahres auf 1 gesetzt, da das Kassenbuch neu mit 1 beginnt. In den Bankkonten wird die Nummerierung auf Auszug 0, Blatt 0, Position 0 gesetzt, da auch Ihre Bank in der Regel mit dem Kontoauszug 1 zum neu beginnt. Das Konto Saldovortrag ist ein neutrales Geschäftskonto. Als Kontoart stellen Sie Einnahme ein. Es wird in der Regel zum eines jeden Geschäftsjahres bebucht. Kontoart: Radiobutton: Name: Buchung: USt.-Konto: Finanzkonto: Kurzform: Kennung / Land: Einkunftsart: Notiz: Buchung: Abbrechen: OK: Geschäftskonto. Die Taste wird grau, der Radiobutton ist mit einem Punkt markiert. Geschäftskonto Bezeichnung des Kontos. Einnahme. Ohne USt., da die Vorträge keine Umsatzsteuer enthalten. Ohne Fnz.-Konto, da Sie dieses beim Buchen manuell auswählen. Optional, um diesem Konto eine Firma zuzuordnen. Optional, um diesem Konto ein Land zuzuordnen. Zuordnen der Einkunftsart. Hinweis- und Notizfeld Einnahme- / Kostenkonto. Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 31 von 97

32 Konten duplizieren Mit der Funktion Duplizieren legen Sie Konten sehr schnell an. Wählen Sie in der Kontenliste ein Konto aus und und markieren dieses Konto mit einem Klick. Wählen Sie aus dem Menü Ablage den Eintrag Duplizieren. Ein Dialog erscheint, in dem Sie Kontonummer und Kontobezeichnung eingeben. Die übrigen Daten werden aus der Vorlage eingesetzt. Seite 32 von 97

33 Wertvolle Hilfen beim Buchen Wertvolle Hilfen beim Buchen 4. Suchen und Finden von Konten Sie finden die Konten in der Kontenliste in zwei Menüs: - in der oberen Menüleiste wählen Sie den Menüpunkt Auswahl aus, - im Auswahldialog (links oben) wählen Sie die Konten nach Konten- oder Listenarten aus. 4.1 Auswahl der Konten Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Menüpunkt Auswahl aus, um die Suchmöglichkeiten anzuzeigen: Alle Konten: zeigt alle Konten der Kontenliste an. Aktive Konten: zeigt alle bebuchten Konten an. EÜR Konten: zeigt die Konten der Anlage EUR an. Markierte auswählen: wählt die markierten Konten aus und zeigt diese in der Kontenliste an. Unmarkierte auswählen: wählt die unmarkierten Konten aus und zeigt diese in der Kontenliste an. Letzte Auswahl: zeigt die vorherige Auswahl der Konten an. Letztes Konto: zeigt das zuletzt angelegte Konto an. Geschäftskonten: zeigt alle Geschäftskonten an. Forderungen: zeigt alle Forderungenkonten an. Verbindlichkeiten: zeigt alle Verbindlichkeitenkonten an. Umsatzsteuerkonten: zeigt alle Umsatzsteuerkonten an. Finanzkontenkonten: zeigt alle Finanzkontenkonten an. Suchen... (Apfel F) öffnet den Dialog Suche Konten. - Fa. Kurzform... (Apfel G) zeigt alle Konten zu einer Firma an (beginnt mit). - Kontonummer zeigt alle Konten zu einer Zahl an (beginnt mit). Seite 33 von 97

34 Wertvolle Hilfen beim Buchen Kontoname (Apfel H) zeigt alle Konten zu einem Kontonamen an (beginnt mit). - Vorlagen (Apfel I) zeigt alle Konten an, zu denen in dem Konto das Ankreuzfeld Vorlage gesetzt wurde. - Sucheditor... öffnet den großen Suchen Dialog. 4.2 Anzeigenauswahl nach Konto- und Listenarten Die Anzeigenauswahl finden Sie in der Kontenliste links oben. Sie ist ein POPUP Menü, in dem Sie die Kontenlistensortierung sowie die Kontenarten auswählen. Summen & Salden... Anzeige mit den Summen und Salden Seite 34 von 97

35 Wertvolle Hilfen beim Buchen Saldenliste... zeigt die Konten mit den Salden für das aktuelle Geschäftsjahr sowie für die vorherigen Jahre an. Seite 35 von 97

36 Wertvolle Hilfen beim Buchen Geschäftskonten:... zeigt die Geschäftskonten ohne Finanz-, Umsatzsteuer-, Forderungs- und Verbindlichkeitenkonten an. Die Liste enthält: - die Kontoart (Geschäftskonto), - die Zeile für die Anlage EÜR, - das zugeordnete (am häufigsten verwendete) Finanzkonto, - das zugeordnete Umsatzsteuerkonto sowie - die Einnahmespalte und Ausgabenspalte. Seite 36 von 97

37 Wertvolle Hilfen beim Buchen Kontoauszug Ein Kontoauszug ist die Liste aller Buchungen auf einem Konto. Kontoauszüge gibt es für - die Kasse und - die Banken, aber auch für - die einzelnen Geschäftskonten (z.b. das Konto 3000 zeigt den Kontoauszug für die Wareneinkäufe an). Sie können einen Kontoauszug durch Anklicken der Taste Auszug in der unteren Menüleiste anzeigen. Es öffnet sich ein neues Fenster zu dem ausgewählten und geöffneten Fenster. Die Beträge der Buchungen werden summiert. Wie im Journal können Sie den Monatsbereich und das Jahr der angezeigten Buchungen durch Betätigen der Abwärtspfeile auswählen. Aus dem Kontoauszug heraus können Sie Buchungen stornieren, löschen (vom Gesetzgeber verboten) oder bearbeiten. Seite 37 von 97

38 Wertvolle Hilfen beim Buchen Auswertungen Einmal erfasste Informationen und Daten (z.b.: Rechnungen, Buchungen...) werden schnell und sicher in gewünschter Form als Liste oder Grafik dargestellt. Sie erhalten schnell und sicher Informationen über den Stand Ihres Unternehmens, über Kundengruppen, Artikel & Leistungen... Es gibt 2 Arten von Auswertungen: Feste Auswertungen Freie, variable Auswertungen (Berichte). Lesen Sie bitte das Handbuch zu den Berichten. Auswertungen der Buchungen Auswertungen dienen dem Berechnen von: - allen Kunden & Lieferanten - oder einer beliebigen Auswahl der Kunden & Lieferanten, - oder den Buchungen in der Kontenliste oder im Journal. Bilden Sie zuerst eine Auswahl: z.b. Alle Kunden oder alle Rechnungen oder alle Buchungen oder eine Auswahl nach Datum entweder in der Kontenliste oder im Journal. Wo finde ich Auswertungen in der Buchhaltung? In der Buchhaltung haben Sie mehrere Möglichkeiten der Auswertungen: - in der Kontenliste, - in dem Journal, - in den Konten der Kontenliste. Seite 38 von 97

39 Wertvolle Hilfen beim Buchen Auswertungen in der Kontenliste Ausgewertet werden im Anwendungsbeispiel alle Buchungen. Im Beispiel werten wir die Buchungen in der Kontenliste aus: Öffnen Sie das Modul Buchhaltung Es erscheint die Kontenliste Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Eintrag Buchhaltung Wählen Sie den Menüpunkt Auswertungen aus. Es erscheint eine Liste mit den Umsätzen zu den Buchungen aller Konten. Im oberen Bereich stellen Sie das Auswertungsjahr ein. Klicken Sie in den Aufwärts- oder Abwärtspfeil neben der Jahreszahl. In dem Dialog daneben wechseln Sie zwischen - Brutto, - Netto und - USt. durch Anklicken des Abwärtspfeiles. Es erscheint die Liste der ausgewerteten Buchungen. Quartal: zeigt die Auswertungen nach den Quartalen an. Diagramm: ermöglicht die grafische Darstellung. Drucken: druckt diese Auswertung (Stellen Sie das Papierformat auf waagerecht ein!), Fertig: wechselt zurück in das Modul Kontenliste. Seite 39 von 97

40 Wertvolle Hilfen beim Buchen Grafische Auswertungen - Diagramm Öffnen Sie das Modul Buchhaltung. Es erscheint die Kontenliste. Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Eintrag Buchhaltung aus. Wählen Sie den Menüpunkt Auswertungen. Es erscheint eine Liste mit den Umsätzen zu den Buchungen aller Konten. Klicken Sie in der unteren Menüleiste die Taste Diagramm an, um die grafischen Auswertungen zu starten. Seite 40 von 97

41 Wertvolle Hilfen beim Buchen Kennzahlen Ausgewertet werden im Anwendungsbeispiel alle Buchungen Im Beispiel werten wir die Buchungen in der Kontenliste aus: Öffnen Sie das Modul Buchhaltung. Es erscheint die Kontenliste. Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Eintrag Buchhaltung aus. Wählen Sie den Menüpunkt Kennzahlen aus. Es erscheint eine Liste mit den Kennzahlen zu den Buchungen aller Konten. Seite 41 von 97