LSV+-Einstellungen in der ABACUS-Software

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1 LSV+-Einstellungen in der ABACUS-Software Das Lastschriftverfahren (LSV) der Schweizer Banken wurde überarbeitet, um Abläufe zu vereinfachen. Daraus sollen Kosteneinsparungen für alle Beteiligten resultieren. Die wichtigste Neuerung besteht darin, dass ein LSV-Ersteller von seinem Finanzinstitut eine detaillierte Gutschriftsdatei in elektronischer Form zurückerhält, die sich in der Debitorenbuchhaltung automatisch verarbeiten lässt. Beim bisherigen LSV-System wurde nach der Einlieferung der gesamte Betrag einem Begünstigten gutgeschrieben. Da konnte es durchaus vorkommen, dass einige Beträge nachträglich wieder abgebucht werden mussten, weil zum Beispiel eine Unterdeckung auf dem Konto des Zahlungspflichtigen bestand oder einzelne im LSV-Lauf mitgelieferte Stammdaten falsch waren. Solche Rückzüge müssen aber in der Buchhaltung korrekt behandelt werden. Dazu wurde der Buchhaltungsabteilung vom Finanzinstitut ein Dokument zur Verfügung gestellt, aufgrund dessen die notwendige Korrektur manuell vorgenommen werden konnte. Neuerungen bei LSV+ im Überblick Im neuen LSV-System LSV+ genannt wurden insbesondere die folgenden Anpassungen vorgenommen: Jeder einzelne Einzug muss vom erstellenden System in unserem Falle von der Debitorenbuchhaltung eine eindeutige Referenznummer erhalten. Diese Referenz wird an alle involvierten Systeme weitergeleitet. Alle erfolgreich eingezogenen Positionen werden vom Finanzinstitut in einer elektronischen Datei an den Aussteller der LSV+-Datei zurückgemeldet. Nicht erfolgreich eingezogene Positionen können nach einer Karenzzeit von rund fünf Tagen in einem neuen Lauf wieder eingezogen oder alternativ über das normale Mahnverfahren der Debitorenbuchhaltung gemahnt werden. LSV ohne Widerspruchmöglichkeit wurde abgeschafft. Der Kunde, dem via Lastschriftverfahren Rechnungsbeträge belastet werden, hat 30 Tage nach schriftlicher Avisierung durch die Bank Zeit, Einspruch zu erheben. Die Einlieferung von LSV+-Dateien via Disketten ist nicht mehr möglich. Wie bereits vom Datenträgeraustausch mit DTA-Dateien bekannt, können jetzt auch die LSV+-Dateien bei einigen Finanzinstituten direkt eingeliefert werden. Für die restlichen steht weiterhin die Telekurs als Einlieferungsstelle zur Verfügung. Terminplan der Finanzinstitute Da der Wechsel von LSV zu LSV+ einen grossen Einfluss auf die Grosssysteme der Banken hat und auch die Buchhaltungsprogramme der Unternehmen davon betroffen sind, wurde folgender Terminplan für den Übergang auf LSV+ aufgestellt: November 2005: Offizieller Start von LSV+ Ab Oktober 2006: Nur noch LSV+ Bis Oktober 2006: Einlieferung alter LSV-Dateien Dieser Terminplan für die Umstellung auf LSV+ ist sowohl für die Finanzinstitute wie auch für die Softwarehersteller sehr knapp. Änderungen in der ABACUS-Software LSV+ wird als eigene neue Belastungsart geführt. Nur so ist es für den Anwender möglich, selber zu bestimmen, ab wann er LSV+ einsetzen möchte. So steht auch die Möglichkeit offen, zuerst nur mit einigen Kunden LSV+ zu testen. Verfasser: Debitoren-Team Seite: 1/6

2 Hinweis Für LSV+ gibt es zwei Formate für die Rückmeldung: IBAN oder ESR. ABACUS kann bis auf weiteres nur mit dem ESR-Format arbeiten. Debitoren In den Debitoren wurden folgende Programme verändert oder neu erstellt: Programm 11 BELEGE BUCHEN Es ist nicht mehr möglich, einen Belastungsweg und ein ESR-Verfahren im selben Beleg zu speichern. Intern wird bei LSV+ die Referenzzeile verwendet. Programm 221 VESR-DISKETTE SICHTEN/EINLESEN In diesem Programm können auch die LSV+-Rückmeldungsfiles im ESR-Format eingelesen werden. Wird ein LSV+-Rückmeldungsfile verarbeitet, wird bei den enthaltenen Belegen der OP ausgebucht und die Position im LSV+-Belastungslauf als erledigt markiert. Programm 222 VESR-VERARBEITUNGEN DRUCKEN In diesem Programm wurde auch LSV+ integriert. Programm 224 VESR-LAUF STORNIEREN In diesem Programm wurde auch LSV+ integriert. Somit können LSV+-Gutschriftsverarbeitungen wieder storniert werden. Programm 231 BELASTUNGSLÄUFE ERSTELLEN Die Testläufe wurden um das Verfahren LSV+ erweitert. Programm 232 BELASTUNGSLÄUFE BEARBEITEN Im Belastungslauf gibt es einen neuen Status P. Dieser Status wird bei Belegen gesetzt, die bereits in einem früheren Lauf belastet wurden, für welche aber nie eine Rückmeldung für die Gutschrift einging. Ist die Belastung vor mehr als 5 Tagen erfolgt, wird der Beleg nochmals provisorisch in den neuen Belastungslauf aufgenommen. Arbeitsablauf bei Belegen mit Status P Positionen mit dem Status P können bearbeitet werden. Nun muss der Anwender entscheiden, was mit diesem Einzug geschehen soll: - Beleg nochmals belasten - Beleg nicht mehr belasten und mahnen - Beleg aus Lauf entfernen und beim nächsten Lauf berücksichtigen Mit <Enter> (oder Doppelmausklick) kann dieser Einzug bearbeitet werden. 1. Provisorische Position bearbeiten Der Anwender muss entscheiden, ob der Beleg nochmals eingezogen werden soll. Bei Ja wird der Beleg mit dem Status offen gekennzeichnet. Verfasser: Debitoren-Team Seite: 2/6

3 2. Provisorische Belege nicht nochmals belasten Soll der Beleg gemahnt werden, muss dieser Dialog mit Ja bestätigt werden. Bei Nein wird die Position aus dem Belastungslauf gelöscht und beim nächsten Lauf nochmals berücksichtigt. 3. Provisorische Positionen fürs Mahnen vorbereiten Damit der Beleg beim Mahnlauf berücksichtigt wird, muss der Anwender den Belastungslauf entfernen. Zudem kann noch das ESR- und Mahnverfahren übersteuert werden. Programm 2345 LSV+-EINZUGSDATEIEN ERSTELLEN Dieses Programm ist neu. Nun werden die Daten aus dem Belastungslauf ins Electronic Banking übergeben. Dabei wird zusätzlich geprüft, ob die betroffene Firmenzahlstelle eine IBAN-Nummer als Kontonummer enthält und ob die Bankadresse zur IBAN-Nummer passt. Wenn es eine Fehlermeldung gibt, erscheint der Lauf in der Tabelle der nicht korrekt verarbeiteten Läufe (im unteren Drittel des Programms). Diese Läufe können storniert, danach im Programm 232 BELASTUNGSLÄUFE BEARBEITEN korrigiert und nochmals ans EB übergeben werden. Hinweis Sollten die Daten ans Electronic Banking übergeben worden sein, besteht für den Anwender immer noch die Möglichkeit, den Belastungslauf aus dem EB zu stornieren und somit in den Debitoren wieder bearbeitbar zu machen. Programm 2346 LSV+ DATEIEN ERSTELLEN Nachdem Bewegungen aus dem Programm 2345 übertragen wurden, steht in diesem Programm der Auftrag zum Versand/Export bereit. Der Anwender kann diesen nun selektieren und senden. Ist keine EB-Lizenz vorhanden, kann nur ein LSV+-File erstellt werden. Dieses muss danach z.b. mit einem Internetbanking-Tool an das entsprechende Institut gesendet werden. Verfasser: Debitoren-Team Seite: 3/6

4 Mit der Funktion Löschen wird der Auftrag aus dem Electronic Banking gelöscht und in den Debitoren sind die Einträge wieder bearbeitbar (Programm 232). Wird ein gesendeter oder exportierter Auftrag zurückgesetzt, erstellt das EB eine Kopie des Auftrages, setzt diesen in den Status storniert und öffnet den Originalauftrag wieder. Dieser kann dann nochmals gesendet/exportiert oder gelöscht werden. Programm 31 KUNDENSTAMM Bei den Belastungsarten kann neu auch LSV+ selektiert werden. Programm 411 FIRMENSTAMM Mit <Shift+F9> kann ein Globalmutationsprogramm für bestehende LSV-Einträge gestartet werden. Dabei können alle LSV- in LSV+-Einträge umgewandelt werden. Auch können alle LSV+ in LSV geändert werden. Die Selektionsmöglichkeit der Kunden hilft, nur vereinzelte Einträge zu mutieren. Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN Im Firmenzahlstellenprogramm muss bei LSV+ die gewünschte Referenznummer hinterlegt werden. Sobald die gewünschte Definition gewählt wurde, muss in der Bankkontonummer unbedingt die korrekte IBAN-Nummer erfasst werden, ansonsten lässt sich die Mutation nicht speichern. Programm 4184 LSV-TEILNEHMERNUMMERN Für LSV+ muss eine ESR-Referenznummer erstellt werden. Diese Referenznummer wird in diesem Programm erfasst. Es funktioniert wie das ESR-Teilnehmernummernprogramm. Beim Schreiben der Referenznummer muss das Feld Belastungslauf und Belegnummer übernommen werden. Diese Referenznummer wird bei der Gutschriftanzeige benötigt, um den richtigen Beleg auszugleichen. Beim Lesen sollte die ganze Referenznummer geprüft werden. Verfasser: Debitoren-Team Seite: 4/6

5 Ablauf bei LSV+ Wird ein neuer LSV+-Belastungslauf erstellt, sieht der Ablauf so aus: 1. Lauf aufbereiten Alle offenen und fälligigen Belge mit einem Belastungsweg werden gesammelt Beleg in anderem Lauf? Da bei LSV+ die Einzugspositionen nicht automatisch als bezahlt markiert werden, kann es vorkommen, dass ein Beleg bereits in einem früheren Lauf eingezogen wurde, aber noch keine Gutschriftsanzeige dafür eingetroffen ist. nein 2 ja 3. Wurde der Lauf definitiv erstellt? Wenn der Beleg in einem anderen Belastungslauf gefunden wird, müss geprüft werden, ob dieser Belastungslauf abgeschlossen wurde und die Einzugsdatei definitiv erstellt wurde. Wenn die Einzugsdatei exportiert wurde, nehmen wir an, dass sie auch an das entsprechende Finanzinstitut eingereicht wurde. Wenn die Datei jedoch noch nicht erstellt wurde, geben wir eine Meldung aus, dass einige Belege sich immer noch in einem nicht verarbeiteten Lauf befinden. Die Belege werden ignoriert. 3 ja nein Nicht disponieren 4. Einzugsfrist abgelaufen? Bei den Belegen, die definitiv eingezogen wurden, wird nur geprüft, ob die Gutschriftsanzeige hätte erfolgt sein sollen (Zeitfenster 5 Tage). Wenn nein, wird der Beleg für den neuen Lauf ignoriert. Wenn die Gutschriftsmeldung jedoch bereits eingetroffen hätte sein sollen, geben wir wieder eine Warung aus und nehmen den Beleg in den neuen Lauf. Er erhält jedoch den Status "P". Diese Positionen müssen danach im Bearbeitungsprogramm geprüft werden. 4 ja nein Nicht disponieren 5. Belastungslauf speichern Belastungslauf wird erstellt! 5 6. Belastungslauf bearbeiten Alle mit Status "P" bearbeiten. Es gibt folgende Möglichkeiten: - Der Beleg wird nochmals belastet - Der Beleg wird nicht belastet und frei zur Mahnung gegeben. - Die Positionen können auch gelöscht werden. Dann erscheinen sie im nächsten Abrechnungslauf wieder Einzugsdatei erstellen Einzugsdatei wird definitiv erstellt. Die Positionen "warten" auf die Gutschriftsmeldung 7 8. Gutschriftsfile verarbeiten Gutschriftsfile im ESR-Format wird eingelesen. Die Offen Posten werden ausgeglichen und im Belastungslauf werden diese als erledigt markiert (und können so nicht mehr eingezogen werden). 8 Ende Verfasser: Debitoren-Team Seite: 5/6

6 Checkliste für LSV+ einrichten Beschreibung Neue Verträge mit dem Finanzinstitut abschliessen. Wichtig: Nur ESR-Typ 3- Format ist möglich. ESR-Referenz und Teilnehmernummer erfassen (Programm 4184 LSV- TEILNEHMERNUMMERN). Firmenzahlstelle mit LSV+-Definition verbinden (Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN). IBAN in Kontonummer bei Firmenzahlstelle erfassen (Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN). Belastungsweg der Kunden von LSV auf LSV+ ändern. Dies kann einzeln (Programm 31 ) oder mit dem Globalmutationsprogramm im Firmenstamm durchgeführt werden (Programm 411 FIRMENSTAMM). Ev. Testlauf mit Fr. 1. durchführen (Programm 231 BELASTUNGSLÄUFE ERSTELLEN). Neuen EB-Kommunikationsvertrag anfordern (mit LSV+-Einlieferung) und im Electronic Banking einlesen (nur wenn EB-Lizenz vorhanden ist). OK? Verfasser: Debitoren-Team Seite: 6/6