Einsparungspotentiale im Veranstaltungmanagement richtig nutzen ein Ausflug in die Kettenhotellerie & Revenue Abteilungen

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Dorothea Beyer
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1 Einsparungspotentiale im Veranstaltungmanagement richtig nutzen ein Ausflug in die Kettenhotellerie & Revenue Abteilungen

2 Strong partnership through strong values & 2

3 3

4 Establish clear, compelling positioning for each Brand Powerful Portfolio of Global Brands Luxury Upper Upscale Upscale Upper Midscale Midscale Economy Limited Service Select Service Full Service 4

Upper Upscale Upscale Upper Midscale Midscale

5 A Global Footprint Hotels in Operation & Contracted Pipeline Americas 670 Western Europe 285 Middle East & Africa 88 Eastern Europe & Russia 107 Asia Pacific Global = ca 1,320 Hotels, 213,000 Rooms 2012 Rezidor = ca 440 Hotels, 96,000 Rooms 5

Eastern Europe & Russia 107 Asia Pacific 173 2012 Global = ca

6 Think Planet together for a green future Think Planet ist das ehrgeizige Projekt von Rezidor mit dem Ziel, den Energieverbrauch in 5 Jahren um 25% zu reduzieren. = =

7 CLUB CARLSON FOR PLANNERS Meetings Minus Carbon 7

8 Was machen wir ANDERS? Club Carlson for Planners unterstützt internationale Projekte, indem alle Emissionen aus Meetings und Veranstaltugnen durch verschiedene Aktionen ausgeglichen werden: Windenergie Projekte in Indien (Verified Carbon Standard) Erneuerbare Energien reduzieren den Ausstoß von Treibhausgasen Kenya Tree Planting Pro 1 Tonne CO 2 wird 1 Baum gepflanzt 8

Meetings und Veranstaltugnen durch verschiedene Aktionen ausgeglichen werden: Windenergie

9 9

10 Kaufst Du noch oder planst Du schon?

11 Veranstaltungseinkauf FRÜHER Hotel 1 3 Tage / 5 Tage Kunde 4 Hotels 4 Destinationen gleiche VA Hotel 2 6 Tage / 8 Tage Hotel 3 2 Tage / 4 Tage Hotel 4 10 Tage / 2 Tage

12 Veranstaltungseinkauf HEUTE Online Einkaufstool Kunde 4 Hotels 4 Destinationen gleiche VA Hotel

13 Zentraler Veranstaltungseinkauf WARUM? Komprimiertes Angebot aller Hotels an den Kunden zeitgleich und übersichtlich ASO / GSO Kunde an VA Group Desk 4 Hotels 4 Destinationen, einmaliger Aufwand Group Desk an 4 Hotels in 4 Destinationen zeitgleich

und übersichtlich ASO / GSO Kunde an VA Group Desk 4 Hotels 4

14 Zentraler Veranstaltungseinkauf WARUM? (Fortsetzung) Einsparungspotentiale nutzen!

15 Vorteile VA Planer Alle Brands, alle Hotels, alle Länder, alle USPs One Stop Shopping Koordination aller Anfragen Qualitätsstandards, Deadlines, Leadtimes, Statistiken Berücksichtigung spez. Vertragsbedingungen oder Ausschreibungsinhalte Zentraler Ansprechpartner bei Hotel & pot. MICE Portal mit breitem Fachwissen

16 W I N - W I N F Ü R A L L E! 16

17 Veranstaltungsarten Definiere die Möglichkeiten

18 Veranstaltungsarten - Übersicht Tagesveranstaltung keine Zimmer, Gruppengröße flexible, Standard bis anspruchsvolle Technik, Destination lokal, Zeitraum flexibel, Gruppenräume) Reihenseminar gleiche + kleine Gruppengröße max. 20 Personen, gleicher Ablauf, Standardtechnik, 1-2 Tage Dauer, Destination DE) Veranstaltung I Gruppe Personen, wechselnde Destinationen + Ablauf, Dauer 1-3 Tage, anspruchsvolle Technik, Gruppenräume

19 Veranstaltungsarten Übersicht (Fortsetzung) Veranstaltung II Gruppe Personen, wechselnde Destinationen + Ablauf, Dauer 1-3 Tage, anspruchsvolle Technik, Gruppenräume, Abendveranstaltung Großveranstaltung Gruppe über 100 Personen, wechselnde Destinationen + Ablauf, Dauer bis zu 4 Tagen, anspruchsvolle Technik, Gruppenräume, Abendveranstaltung, Rahmenprogramm Konferenz, Automotive- oder Produkt - Präsentation

Großveranstaltung Gruppe über 100 Personen, wechselnde Destinationen + Ablauf, Dauer bis zu 4 Tagen,

20 Klare Definition IHRER Veranstaltung um Einsparungspotentiale zu erkennen 20

21 Lead Management der Hotels Der Weg zu einer kostengünstigen Veranstaltung

22 Lead Management Kriterien & Aspekte Buchungszeitraum Veranstaltungsart Veranstaltungsdauer Veranstaltungsinhalt (Gruppenräume etc.)

23 Lead Management Buchungszeiträume SAISON Hochsaison Messezeit Nebensaison KRITERIEN stark frequentierte Zeiten außerhalb von Ferien, Feiertagen, Messezeiten Wochentage Di Do bekannte Messezeiten gemäß Messeplan Konferenzräume gute Verfügbarkeit buchungsschwache Zeiten wie Ferien und Feiertagen Wochentage Fr So Tage vor und nach Feiertagen

24 Lead Management Veranstaltungsart Was mag das Hotel am Liebsten? Je nach Größe des Hotels, VA I oder II Alle Veranstaltung die auf Leistungsportfolio des Hotels zugreifen Anreise Sonntags, Abreise Mittwoch Angemessenes Verhältnis Gruppenräume Festkontingente Depositzahlung 100% Kein kurzfristiges Storno, nach Vertragsabschluss gar kein Storno Upgrade nur gegen Gebühr

25 Lead Management Veranstaltungsdauer Optimales Yielding für ein Hotel mit 428 Zimmern Einzelübernachtung 35% 1,8 Tage Veranstaltungsgäste 40% 2,2 Tage Retail Gäste 10% 2 Tage Crews 10% 1 Tage Leisure Gäste 5% 2 Tage

26 Lead Management Veranstaltungsdauer Statement Große Anzahl der Zimmer und entsprechender Wochentag (Anreise Dienstag) kann die Belegung des Hotels negativ beeinträchtigen.

27 Lead Management Tipps & Tricks Statements Steuerung im VA-Bereich auf Partnerhotels Langfristige Planung Flexible Planung (Wochentage / Nebensaison) Seminarreihen entweder beginnend So-Di oder zu platzieren in Hotels mit höherem Anteil an Tagunskapazitäten Seminarreihen + VA I kurzfristig anfragen Ab VA II langfristig anfragen

28 Einsparungspotentiale bereits bei Anfrage nutzen 28

29 Kochst Du noch oder schlemmst Du schon?

30 F&B Konzepte Weg vom Standard hin zu ausgefallenen Konzepten NICHT kostenintensiv, aber ausgefallen Anpassung an Veranstaltungsthemen möglich Empfehlungen - Fragen Sie den Küchenchef Kostenoptimierung durch Flexibilität

31 F&B Konzepte (Fortsetzung) Statement Saisonale Gerichte sind langweilig, hat jeder Es muss nicht immer Spargel mit Schinken sein. Auch hier sind außergewöhnliche Ideen umsetzbar und nach Beratung mit dem Küchenchef werden Sie feststellen, dass auch hier Kreativität machbar ist. Zudem ist dies eine kostengünstige Variante.

32 F&B Konzepte (Fortsetzung) Statement Speisen nach Wahl des Küchenchefs hier werden doch nur die Reste verwertet Vertrauen Sie unserem Küchenchef er ist der Fachmann. Dies ist eine gleichwertige und günstigere Alternative, da eine kostensparende Vorplanung möglich.

33 F&B Konzepte (Fortsetzung) Statement Working Lunch was ist das? Ich habe Angst, dass meine Gäste nicht satt werden Eine kostengünstigere Variante zum schweren Mittagsbuffet. Vermeiden Sie das Nachmittagstief Ihrer Teilnehmer nach schwerem und fetten Essen.

34 F&B Konzepte (Fortsetzung) Statement Probieren Sie beispielsweise das BRAIN FOOD in den Radisson Blu Hotels... Von Chefs und Nahrungsmittelwissenschaftlern ausgwählte Speisen und Getränke halten den Blutzuckerspiegel auf einem ausgewogenen Niveau ein hohes Konzentrationslevel der Tagungsteilnehmer ist das Resultat!

35 F&B Konzepte (Fortsetzung) Weitere Tipps für Einsparungen Inhalte der Kaffeepausen reduzieren Nachtzuschläge im Vertrag kontrollieren / auf Pauschalbetrag umstellen Digestifregelung im Vorfeld klären Bei Weinen beraten lassen Hotel vorab über Budget informieren

36 TagstDu noch odersparstdu schon? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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