Whitepaper 07. Bausteine. Franchise-Handbuch. DMS Dokumente Medien online. Teil 7. In Kooperation mit

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1 Whitepaper 07 Bausteine Franchise-Handbuch DMS Dokumente Medien online Teil 7 In Kooperation mit

2 Inhaltsverzeichnis 1 Handbücher / Dokumente Franchise-Handbuch managen und kultivieren Inhalte eines Franchise-Handbuchs Faktoren zur erfolgreichen Integration des Franchise-Handbuchs Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System 5 2 Anwendung in dem hyscore Franchise-Manager Was ist hyscore? hydms Das Modul zum Dokumenten-Management Funktionen im Überblick 8 assetpool GmbH info@assetpool.de 1

3 1 Handbücher / Dokumente Wie stelle ich Informationen, Dokumente und das Franchise-Handbuch den Partnern zur Verfügung? Wie kann ich nachvollziehen, ob Änderungen in Dokumenten oder im Handbuch von den Partnern gelesen bzw. zur Kenntnis genommen wurden? Wie kann man den Missbrauch von vertraulichen Dokumenten reduzieren? Und dies effektiv und effizient? 1.1 Franchise-Handbuch managen und kultivieren Für alle Franchise-Geber ist die Erstellung und Verwaltung eines Franchise- Handbuchs notwendig: In der Regel wird es als Loseblatt-Sammlung angelegt, mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt, ausgedruckt, in einem Ordner abgeheftet, Inhaltverzeichnis erstellt, Trennblätter und Ausdruck einsortiert und übergeben mit schriftlicher Empfangsbestätigung etc. Änderungen am Handbuch werden entweder postalisch oder als mit PDF-Dateien versandt. Eine Beschreibung, welche Blätter ergänzt werden müssen, gehört dazu. So hat man formal korrekt seine Pflichten als Franchise-Geber gegenüber seinen Franchise-Partnern erfüllt. Dabei führen die Erstellung des Handbuchs, die Aktualisierung und die Verteilung zu einem nicht unerheblichen Aufwand. Ob das Handbuch tatsächlich gelesen und die Inhalte gelebt bzw. die Änderungen wahrgenommen werden, lässt sich nicht einfach feststellen. Dazu sind weitere Controlling-Instrumente - wie Gespräche oder schriftliche Prüfungen -nötig. Dabei soll das Handbuch das gesamte Franchise-Konzept dokumentieren und eine Anleitung zur Führung des Betriebes und zur lokalen Marktbearbeitung bieten. Das Handbuch soll aber auch als Nachschlagewerk für die Praxis dienen. Letzteres funktioniert bei ausgedruckten Handbüchern - schon aus Geheimhaltungsgründen - eingeschränkt. Nachschlagewerke müssen greifbar sein. Und man muss einfach das Gesuchte finden können. Beides ist zumindest im Vergleich zu digitalen Dokumenten - in gedruckter Form sehr zeitaufwendig. Viele Handbücher haben den Umfang von mehreren Ordnern. Soll mit Hilfe des Handbuchs das Franchisekonzept gelebt und als Nachschlagewerk genutzt werden, sind andere neuere Wege zu gehen. Letztlich soll das Handbuch ja auch die Franchise-Zentrale entlasten. assetpool GmbH info@assetpool.de 2

4 1.2 Inhalte eines Franchise-Handbuchs Beschreibung des Franchisesystems (Unternehmen, Marketing, Franchisestrategie, etc.) Aufbau des Franchise-Betriebes (Standort, Ladenlokal, Einrichtung, Technik, etc.) Organisation des Franchise-Betriebes (Warenwirtschaft, Personal, Öffnungszeiten, etc.) Führung des Franchise-Betriebes (Einkauf / Verkauf, Werbung, PR, Controlling, etc.) Strategien und Hilfen zur lokalen Markteroberung Checklisten und Arbeitshilfen 1.3 Faktoren zur erfolgreichen Integration des Franchise-Handbuchs 1. Management Um Dokumente einfach erstellen, redigieren, verteilen, archivieren und versionisieren zu können, braucht man ein professionelles Instrument. Heute gibt es dazu schon eine Vielzahl von webbasierten Dokumenten-Management-Systemen, die diese Anforderungen erfüllen. Das heißt, dass die Dokumente online erstellt und bearbeitet werden. Über ein intelligentes Rechte-System können diese Dokumente den Partnern strukturiert und zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Alles ohne Papier, Ordner und Anweisungen. Solche Systeme sind in der Regel selbsterklärend und bedürfen nur einer kurzen Anleitung. Damit wird die gesamte Administration der Dokumente und des Handbuchs erheblich vereinfacht. 2. Wissen kultivieren Damit die Franchise-Partner die Inhalte wahrnehmen und umsetzen, reicht ein papierloses Handbuch allein nicht aus. Es muss spannend vielleicht sogar spielerisch - aufbereitet sein: Übersichtsgrafiken Einfacher Schreibstil Visualisierung komplexer Sachverhalte Strukturierter Aufbau Einbindung medialer Elemente (Grafiken, Video, Audio, Animationen etc.) Interessante Selbstkontroll-Tests / Quiz Checklisten / Anleitungen Vermeidung von Fülltexten u.s.w. Die Kernbotschaften müssen immer wieder passend wiederholt werden. Die Kultivierung der Handbuch-Inhalte bei den Franchise-Partnern ist eine wesentliche Aufgabe des Franchise-Gebers und sollte regelmäßig im System thematisiert werden. assetpool GmbH info@assetpool.de 3

5 3. Controlling Zusätzlich ist ein Controlling über das Nutzungsverhalten notwendig. Damit sind z.b. Auswertungen über das Öffnen aktualisierter Dokumente gemeint, Verweildauer in den Dokumenten, Nutzungshäufigkeit, beliebteste Dokumente etc. Diese Auswertungen sind hilfreich, um Stärken und Schwächen bei der Bereitstellung der Informationen zu erkennen. Bei haftungsrelevanten Informationen sollte es eine Art Quittierungsfunktion geben, die zeigt welche Franchise-Partner die Änderungen / Inhalte aktiv zur Kenntnis genommen haben. Solche Möglichkeiten bieten einige Dokumenten-Management- Lösungen standardmäßig an. 4. Kosten / Dokumenten-Management Wie immer - sollte der Nutzen höher sein als die Kosten für deren Bereitstellung. Nur ein Handbuch, mit dem die Franchise-Partner intensiv arbeiten, sollte sich ein Franchisesystem leisten können. Viele Systeme investieren viel Zeit und Geld in die Erstellung und wenig in die Kultivierung und Integration der Handbuch-Inhalte. assetpool GmbH info@assetpool.de 4

6 1.4 Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System Ein Dokumenten-Management-System ist - neben seiner originären Aufgabe auch ein wichtiges Instrument zur Kultivierung und Integration des Wissens. Nachfolgend sind die wesentlichen Anforderungen an ein Dokumenten- Management-System aufgeführt: webbasiert (via Internet oder VPN), damit jeder Mitarbeiter und Franchise- Partner einen einfachen Zugang besitzt mehrsprachig, damit die Lösung auch zukünftige Anforderungen erfüllt Management von gängigen Dateiformaten (Word, Excel, Power Point, TXT, RFT etc.) Management von Medien (Video, Audio, Grafik etc.) Versionsverwaltung der Dokumente Erstellung von HTML-Dokumente PDF Writer sollte integriert sein Schutz der Dokumente mit Wasserzeichen des Benutzers Strukturierte Darstellung der Dokumente Volltextsuche Gut strukturiertes Rechtesystem Benachrichtigungsfunktion der Dokumenten-Abonnenten via Quittierungsfunktion Multiupload-Funktion von bestehenden Dokumenten Auswertungsmöglichkeiten über Quittierungen, Nutzungsverhalten etc. assetpool GmbH info@assetpool.de 5

7 2 Anwendung in dem hyscore Franchise-Manager 2.1 Was ist hyscore? hyscore ist eine 100% webbasierte Lösung zum Franchise- und Filial-Management. Full-Service: Firewall, Backups, Support etc. Hosting von hyscore im Rechenzentrum von HOSTWAY.DE in Hannover. Keine Software zu installieren. Nur Internet-Zugang und Browser! Standard- Hardware kann genutzt werden Mobil mit beliebigem Smartphone/ iphone Checks durchführen, lesen u.v.a. Die Lösung wurde von dem Softwarehaus hyperspace GmbH erstellt. Die inhaltliche Ausgestaltung, Ideen und Konzeptionen zum Franchise-Management lieferten die assetpool GmbH und seine Kunden. Der hyscore Franchise Manager hilft bei der täglichen operativen Arbeit - unterstützt Prozesse und schafft Transparenz. Man behält in allen Lagen den Überblick über sein Franchise-System. Alle relevanten Informationen laufen digital und webbasiert zusammen in eine Lösung. Der hyscore Franchise Manager schafft Spielraum im Controlling und setzt Verwaltungsressourcen frei. Durch die webbasierte Anwendung können bestehende und neue Partner sehr einfach in das Franchise-System integriert werden. Darüber hinaus sind Softwareanschaffungen, Installationen oder extra Hardware nicht erforderlich. Durch das integrierte Dokumentenmanagement steht einer schnellen Multiplizierung des Franchise-Handbuchs und allen anderen Dokumenten und somit der Expansion nichts im Wege. Gleichzeitig werden die Verwaltungskosten reduziert und der Partnernutzen beim Suchen von Inhalten, Verlinkung von Texten, Bildern und Videos erhöht. Mit dem Franchise-Cockpit behalten Sie alle relevanten Daten je Betrieb im Überblick. Auswertungen, Ranking-Tabellen und andere Berichte erhalten sie auf Knopfdruck. erfolgt das gesamte Reporting aus einer Lösung standortbezogen mit vielen Auswertungsmöglichkeiten. assetpool GmbH info@assetpool.de 6

8 2.2 hydms Das Modul zum Dokumenten-Management Mit dem Modul hydms können Sie eine individuelle strukturierte Dokumentenverwaltung anlegen. So können Sie zum Beispiel Systemhandbücher, Muster-Vorlagen, Qualitätsmanagement-Formulare, Flyer etc. hinterlegen und mit Multimedia-Anwendungen kombiniert werden. Sie können Ton-Dateien, Videos, Präsentationen etc, einbinden und somit die Inhalte kurzweilig präsentieren. Die Dokumente können in verschiedenen Formaten (Word, PDF, Excel etc.) vorliegen. Aber auch HTML-Dokumente können direkt mit dem integrierten Editor erstellt und zu anderen Dokumenten oder externen Webseiten verlinkt werden. Abonnenten von bestimmten Dokumenten erhalten automatisch eine - Benachrichtigung bei neuen Versionen. Ein spezieller Report ermöglicht die Überwachung, wer welche Dokumente bestätigt zur Kenntnis genommen hat. assetpool GmbH 7

9 2.3 Funktionen im Überblick Alle Dokumente online stellen und archivieren (PDF, Word, Excel, PowerPoint, RFT, TXT, HTML etc.) Alle Medien verwalten (Flash, Wav, MP3, MP4, JPG, GIF, PNG etc.) Rechteverwaltung PDF-Erstellung mit Wasserzeichen Versionsverwaltung Lese-Kontrollfunktion / Quittierungsfunktion Komplett integrierbar ins Interessenten-Management Mehrsprachig Weitere Informationen finden Sie unter oder fordern Sie diese unter info@assetpool.de an. assetpool GmbH info@assetpool.de 8