Club-Excellence-Verfahren Lite Leitfaden für den Clubkoordinator

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1 Club-Excellence-Verfahren Lite Leitfaden für den Clubkoordinator

2 Sehr geehrte/r CEP-Clubkoordinator/in, Lions Clubs International freut sich, dass Ihr Club am Club Excellence-Verfahren (CEP) Lite teilnehmen wird. Beim CEP geht es um Ihren Club wie er dient, kommuniziert, wächst, seine Mitglieder erhält und Führungskräfte weiterbildet. CEP ist eine der am schnellsten wachsenden und wirkungsvollsten Initiativen, die LCI ergriffen hat. Als CEP-Clubkoordinator fallen Ihnen drei wichtige Verantwortungsbereiche zu: Vorbereitung Umsetzung Nachfassen Dieser Leitfaden wurde entwickelt, um Sie bei all diesen Aufgaben zu unterstützen. Er bietet Ihnen eine Einführung in CEP Lite, einen Überblick über die vier Workshop-Schritte und einen Aktivitätenleitfaden für jeden Schritt. Am Ende des Workshops füllen Sie das Workshop-Beurteilungsformular aus, das in Ihrem Arbeitsheft enthalten ist. Sobald LCI Ihre Workshop-Beurteilung erhält, wird Ihrem Club per Post ein CEP-Bannerabzeichen zugesandt. Vergessen Sie nicht, dass CEP ein Verfahren ist. Es endet nicht mit Abschluss des Workshops. Wenn Ihr Club die im CEP gesetzten Ziele erreicht, müssen Sie neue setzen. Falls Sie im Zuge der Analyse der Gemeindebedürfnisse nicht erfüllte Gemeindebedürfnisse feststellen, sollten Sie die Analyse periodisch erneut durchführen, um sicherzustellen, dass Sie ihre Bedürfnisse fortdauernd abdecken. Wenn Sie finden, dass CEP zur Steigerung der Mitgliederzufriedenheit beigetragen hat, führen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? noch einmal durch, um zu sehen, ob es tatsächlich Verbesserungen gab. Sie können CEP sogar jährlich in Ihrem Club durchführen, um sicherzustellen, dass Ihr Club auf dem richtigen Weg zu hervorragenden Leistungen bleibt. Wir bitten Sie, sich Zeit zu nehmen, diesen Leitfaden vor Beginn des Workshops genau durchzulesen. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren GMT- oder GLT-Koordinator, an ein Mitglied Ihres DG-Teams oder an die Abteilung Membership and New Club Development (Mitgliedschaft und Entwicklung neuer Clubs). Mit freundlichen Grüßen Abteilung Membership and New Club Development

3 CEP LITE - Leitfaden für den Clubkoordinator INHALTSVERZEICHNIS Programmüberblick...2 Verantwortungen des CEP-Clubkoordinators Vorbereitung Umsetzung Nachfassen CEP-Zeitplan...5 Schrittweise Programmübersicht...6 Schrittweiser Aktivitätenleitfaden Schritt: Warum sind wir hier? 2. Schritt: Was macht einen hervorragenden Club aus? 3. Schritt: Wie können wir unsere Bedürfnisse ermitteln? 4. Schritt: Was können wir als Nächstes tun? Workshop-Beurteilung für den CEP-Clubkoordinator Abschlussbericht und Antragsformularr für das Bannerabzeichen...35 Leitfaden für den Clubkoordinator 1

4 DAS CLUB-EXCELLENCE-VERFAHREN ÜBERSICHT Programmübersicht Das Club Excellence-Verfahren (CEP) ist ein Workshop-Programm, das der Optimierung der Mitgliedererfahrung und der Verbesserung kommunaler Hilfsdienste gewidmet ist. Ein CEP-Workshop kann in einem von zwei Formaten durchgeführt werden: CEP Lite oder CEP Pro. CEP Pro ist ein von einem Moderator geleiteter Workshop und CEP Lite ist ein selbstgeleiteter Workshop, bei dem ein Clubmitglied als Koordinator handelt. Bei beiden Formaten wird ein teilnehmender Club die Bedürfnisse seiner Gemeinde untersuchen, seine Mitgliedererfahrung analysieren, die Club- und LCI-Ressourcen identifizieren und Handlungspläne für die Zukunft entwickeln. Die in dieser Übersicht enthaltenen Informationen treffen sowohl auf das CEP Pro- als auch auf das CEP Lite-Format zu. Das Club Excellence-Verfahren ist ein vier Schritte umfassendes Verfahren, das in ein bis vier Sitzungen vermittelt werden kann. Jede Workshop-Sitzung kann bei einem Clubtreffen, während einer gemeinsamen Freizeit oder bei einer anderen Versammlung abgehalten werden. Die CEP-Teilnehmer werden mehrere Aktivitäten in einem Teilnehmerarbeitsheft ausfüllen, das von der LCI-Website heruntergeladen oder bei LCI bestellt werden kann. Clubs müssen im Rahmen von CEP die Analyse der Gemeindebedürfnisse und die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? durchführen. Der Koordinator oder Leiter des Workshops wird die Teilnehmer eventuell darum bitten, diese Aufgaben entweder vor, während oder nach einem geplanten Workshop-Schritt fertigzustellen. Im Folgenden finden Sie eine Kurzübersicht darüber, was Clubs bei einem CEP-Workshop erzielen werden. 1. Schritt: Warum sind wir hier? (45-60 Minuten) Würdigen Sie die Leistungen Ihrer Lions Besprechen Sie, was Ihr Club künftig erreichen könnte Stellen Sie die in der Gemeinde nicht erfüllten Bedürfnisse heraus Planen Sie die Durchführung einer Analyse der Gemeindebedürfnisse 2. Schritt: Was macht einen hervorragenden Club aus? (75-90 Minuten) Füllen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus Stellen Sie fest, welche Eigenschaften ein hervorragender Clubs besitzt Stellen Sie Hindernisse beim Erreichen hervorragender Clubleistung heraus Erörtern Sie, wie Sie die Effektivität Ihres Clubs verbessern können 3. Schritt: Wie können wir unsere Bedürfnisse ermitteln? (45-60 Minuten) Gehen Sie die Analyse der Gemeindebedürfnisse durch Gehen Sie die Ergebnisse der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? durch Stellen Sie Club- und LCI-Ressourcen für das Erreichen hervorragender Leistung heraus 4. Schritt: Was können wir als Nächstes tun? (45-60 Minuten) Setzen Sie Ziele für die Zukunft Erstellen Sie Handlungspläne, um Ihre Ziele zu erreichen 2 Club-Excellence-Verfahren Lite

5 VERANTWORTUNGEN DES CEP-CLUBKOORDINATORS Aufgaben 1. Gehen Sie das CEP Lite-Teilnehmerarbeitsheft vor dem Workshop durch, um sich mit der Leitung der Aktivitäten und Diskussionen vertraut zu machen. 2. Bestimmen Sie, ob Ihre Clubmitglieder die Aktivitäten im Arbeitsheft individuell, in Paaren oder als Gruppe (oder in einer Kombination von Formaten) vor oder während des Workshops durchführen sollen. Vorbereitung 3. Füllen Sie den CEP Lite-Plan für jeden Schritt aus. Sie können dies bei einem Clubtreffen mit Ihren Mitgliedern tun, um sicherzustellen, dass sie teilnehmen und Termine einhalten können. Wenn Sie den Workshop in einem Tag durchführen, müssen Clubmitglieder die Analyse der Gemeindebedürfnisse und die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? vor Beginn des Workshops durchführen. 4. Gehen Sie die schrittweise Übersicht durch, um sich näher mit den Workshop-Aufgaben und der Unterstützung von Ressourcen vertraut zu machen. 1. Betonen Sie den Clubmitgliedern gegenüber, dass CEP ein Verfahren ist. Handlungspläne werden im Workshop entwickelt und es sollte an ihnen gearbeitet werden, bis alle Ziele erreicht sind. Hervorragende Leistung setzt die laufende Beurteilung von Gemeindebedürfnissen, Clubzielen und Mitgliederzufriedenheit voraus. 2. Leiten Sie Ihren Club durch jeden der vier Workshop-Schritte. Leiten Sie die in den Teilnehmerarbeitsheften enthalten Aktivitäten. Mitglieder können die Aktivitäten individuell, in Paaren oder als Gruppe durchführen. Umsetzung (Sie finden Umsetzungstipps und Aufgaben in den Spalten jedes Schritts.) Hinweis: Um Ihre Mitglieder stark interessiert zu halten, sollten Sie versuchen, den Text nicht wörtlich zu lesen, wenn Sie ihn dem Club vortragen. Ermutigen Sie angeregte Diskussionen, indem Sie weiterführende Fragen stellen. 3. Geben Sie den Mitgliedern ausreichend Zeit zur Durchführung jeder Aktivität und besprechen Sie die Fragen und Antworten mit den anderen Mitgliedern. 4. Beobachten Sie Diskussionen zwischen Mitgliedern und achten Sie auf Körpersprache. Wortlose Hinweise sind ein wichtiger Indikator für die Einstellung und das Ausmaß des Interesses. Als CEP-Clubkoordinator ist es Ihre Aufgabe zu versuchen, alle Mitglieder in Aktivitäten und Diskussionen einzubeziehen sowie eventuell aufkommende Meinungsverschiedenheiten zu schlichten. 5. Fördern Sie die im Verlauf des Workshops erwähnten Hilfsmittel und Ressourcen. Erinnern Sie die Mitglieder auch daran, dass sie beim Club Excellence-Verfahren nicht allein sind. Mitglieder Ihres Distrikts, des globalen Mitgliedschafts-, globalen Führungsteams und das LCI-Personal können weitere Ressourcen und Unterstützung bieten, um dieses Verfahren erfolgreicher zu machen. 6. Stellen Sie sicher, dass der Workshop in vier Monaten oder weniger abgeschlossen wird, was die Durchführung von mindestens einem Schritt pro Monat voraussetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass sich diese Mitglieder Informationen aus jedem Schritt merken. Leitfaden für den Clubkoordinator 3

6 Aufgaben 1. Erinnern Sie Mitglieder daran, dass CEP nach Abschluss des Workshops nicht endet. Es ist die Aufgabe des Clubs, Ihre Handlungspläne umzusetzen, bis alle Ziele erreicht sind. 2. Senden Sie eine Kopie der Clubziele und Handlungspläne an Ihre GMT- und GLT-Distriktskoordinatoren. Sie können Ihnen Hilfestellung und zusätzliche Ressourcen bieten, die Ihrem Club beim Erreichen seiner Ziele helfen. Nach dem Workshop Nachfassen 3. Reichen Sie das Beurteilungsformular bei LCI ein, um das CEP- Bannerabzeichen für Ihren Club zu erhalten. Das Bannerabzeichen wird dem Clubsekretär bzw. Clubamtsträger an die bei LCI vorliegende Adresse zugesandt. 4. Sorgen Sie dafür, dass bei jedem Clubtreffen CEP- Fortschrittsberichte gegeben werden. 5. Halten Sie Ihre GMT- und GLT-Koordinatoren und das DG-Team über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden und berichten Sie alle sich stellenden Herausforderungen. 6. Melden Sie LCI Ihre Erfolge, indem Sie Ihre Erfolge der Mitgliedergewinnung auf der LCI-Website unter Mitgliedschaftskommunikation einreichen. 4 Club-Excellence-Verfahren Lite

7 CEP LITE-ZEITPLAN SCHRITT WORKSHOP-DATUM 1. Schritt: Warum sind wir hier? 2. Schritt: Was macht einen hervorragenden Club aus? 3. Schritt: Wie können wir unsere Bedürfnisse ermitteln? 4. Schritt: Was können wir als Nächstes tun? ANDERE WICHTIGE TERMINE AUFGABE STICHTAG Führen Sie die Analyse der Gemeindebedürfnisse durch (im 3. Schritt besprochen). Füllen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus (im 3. Schritt besprochen). Füllen Sie die Beurteilung des Workshops durch den Koordinator aus und senden Sie sie an LCI. (Befindet sich auf der Rückseite des Leitfadens und auf der LCI-Website.) Füllen Sie den Abschlussbericht und das Antragsformular für das Bannerabzeichen aus und reichen Sie diese Dokumente bei LCI ein. (Befinden sich auf der Rückseite des Leitfadens und auf der LCI-Website.) Senden Sie Kopien der Ziele und Handlungspläne an die GMT-GLT-Distriktskoordinatoren. (Vom CEP-Clubkoordinator nach Schritt 4 einzureichen.) Reichen Sie Ihre Erfolgsgeschichte zum CEP-Workshop ein. Gehen Sie zu und geben Sie im Suchfeld rechts oben auf der LCI-Website den Text Erfolgsgeschichten zur Mitgliedergewinnung einreichen ein. Leitfaden für den Clubkoordinator 5

8 SCHRITTWEISE WORKSHOP-ÜBERSICHT Workshop-Schritt Behandelte Hauptthemen Aufgaben des Clubkoordinators 1. Schritt (45-60 Minuten) 2. Schritt (75-90 Minuten) 3. Schritt (45-60 Minuten) 4. Schritt (45-60 Minuten) Analyse der Gemeindebedürfnisse Wie schneidet Ihr Club ab? Auswahl der Ressourcen Ermittlung von Zielen und Entwicklung von Handlungsplänen Stellen Sie fest, wie CEP dem Club nutzen kann Führen Sie die Teilnehmer in die Analyse der Gemeindebedürfnisse ein (falls diese nicht vor dem Workshop durchgeführt wurde) Ermitteln Sie die Gemeindebedürfnisse Ermitteln und besprechen Sie die Merkmale eines exzellenten Clubs Bestimmen Sie, welche dieser Eigenschaften in Ihrem Club existieren Besprechen Sie, was Ihren Club am Erreichen hervorragender Leistungen hindert Füllen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus (oder beauftragen Sie vor dem 3. Schritt jemanden mit ihrer Fertigstellung) Hinweis: Wenn Sie vorhaben, CEP an einem Tag abzuschließen, müssen die Teilnehmer dieanalyse der Gemeindebedürfnisse und die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab?, vor Beginn des Workshops durchführen. Andernfalls müssen beide vor dem 3. Schritt abgeschlossen werden. Überprüfen Sie die Ergebnisse deranalyse der Gemeindebedürfnisse und der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? Beurteilen Sie die Gemeindebedürfnisse und ehemalige/aktuelle Hilfsprojekte Stellen Sie die Clubstärken und verbesserungsbedürftigen Bereiche fest Finden Sie Ressourcen, die Ihnen das Erzielen von hervorragenden Leistungen ermöglichen Weisen Sie die Teilnehmer im Festlegen von Zielen und der Entwicklung von Handlungsplänen an Einigen Sie sich auf Handlungspläne Setzen Sie die Handlungspläne nach Abschluss des Workshops auf Clubebene um Hinweis: Verwenden Sie ein Flipchart, um Ihrem Club eine visuelle Gedächtnisstütze bezüglich des im Workshop besprochenen Inhalts zu geben. Hängen Sie im Zimmer Flipchart-Seiten mit Klebeband auf, damit Clubmitglieder nachprüfen können, was zuvor besprochen wurde. Empfohlene Materialien Flipchart Ständer Filzstifte Kugelschreiber Papier Computer/Projektor Mikrofon 6 Club-Excellence-Verfahren Lite

9 1. SCHRITT, ARBEITSBLATT: WARUM SIND WIR HIER? Ziele des 1. SCHRITTS: Bestimmen Sie, warum unser Club hier ist Sprechen Sie darüber, was wir erreichen können Diskutieren Sie die Bedürfnisse unserer Gemeinde und wie diese Bedürfnisse erfüllt werden können Übung 1: Bestimmen Sie, warum unser Club hier ist 1a. Besprechen Sie, warum wir hier sind Das Club Excellence-Verfahren ist dafür konzipiert, unserem Club das Erreichen seines echten Potenzials zu erleichtern, indem es die Erfahrung unserer Mitglieder verbessert und bessere Hilfsdienste für unsere Gemeinde ermöglicht. Es gibt viele Gründe, warum unser Club beschlossen hat, sich an dem Verfahren zu beteiligen. Überprüfen Sie einige der nachstehend angeführten häufigen Gründe und nehmen Sie dann Ihre eigenen in die Liste auf. Als Lions lernen und sich verbessern Unsere Gemeinde durch Hilfsdienste stärken Spaß haben Katastrophenhilfe leisten und Gemeindebedürfnisse abdecken Übung 1a Aufgabe des Hauptkoordinators: Clubmitglieder müssen verstehen, warum der Club an diesem Workshop teilnimmt. Sie müssen außerdem verstehen, dass sie einer von vielen Clubs sind, die am CEP teilnehmen. Koordinator-Tipp: Der Koordinator sollte während des Workshops in einem positiven und unterstützenden Ton sprechen sowie auf alle individuellen oder gruppenbezogenen Anliegen eingehen, die während des Workshops aufkommen. Wie also kann unser Club eine zufriedenere Mitgliedschaft und eine stärkere Gemeinde schaffen? Wir müssen damit beginnen, Fragen zu stellen, um herauszufinden, wie es als Club und Gemeinde um uns steht und was in Zukunft zur Verbesserung beider getan werden kann. 1b. Führen Sie Ziele und Erwartungen für CEP Lite an Was ist ein Ziel oder eine Erwartung, das/die Sie für das Club Excellence-Verfahren haben? Übung 1b: Aufgabe des Hauptkoordinators: Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Ziele bzw. Erwartungen für den CEP- Workshop aufzuführen: Koordinator-Tipp: Persönliche Ziele machen es einfacher voranzukommen. Dies trifft sowohl auf clubbezogene als auch auf andere Angelegenheiten zu. Leitfaden für den Clubkoordinator 7

10 Übungen 2a und 2b Aufgabe des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Teilnehmer anhand der nachstehenden Stimme zu-/stimme nicht zu-tabelle die Genauigkeit der Aussagen in 2a und 2b beurteilen Stimme nicht zu Stimme zu f f f f f f f f f f f f Übung 2: Sprechen Sie darüber, was wir erzielen können Übung 2a: Besprechen Sie, was unser Club erreicht hat und was in Zukunft getan werden kann Unsere Gemeinde hat viele Bedürfnisse und sie verlässt sich auf unsere Hilfe, unabgedeckte Bedürfnisse zu erfüllen. Es ist unabdingbar, dass wir uns unsere Hilfsprojekte näher ansehen und die Auswirkung von Mitgliedschaft auf unsere Fähigkeit, Hilfsdienste zu leisten und die Bedürfnisse der Gemeinde abzudecken, in Erwägung ziehen. Haben Sie Folgendes bemerkt: Einen Zuwachs an Hilfsdiensten, die Ihr Club leistet? Einen Mitgliederzuwachs in Ihrem Club? Anmerkungen: Koordinator-Tipp: Mitglieder sollten in Übung 2b einen direkten Zusammenhang zwischen der Mitgliederzufriedenheit und den geleisteten Hilfsdiensten sehen. Mitgliederzufriedenheit führt zu glücklicheren, vitaleren Clubs, die Mitglieder erhalten und neue Mitglieder einladen. Sowohl Zufriedenheit als auch Einladung neuer Mitglieder führt zu mehr Freiwilligen für Hilfsdienste. Übung 2b: Erwägen Sie, ob alle unsere Mitglieder sehr mit ihrer Lions-Erfahrung zufrieden sind. Würden mehr Mitglieder andere zum Beitreten einladen? Ja Nein Nicht sicher Würden Mitglieder öfter an Projekten und Treffen teilnehmen? Ja Nein Nicht sicher Würden Mitglieder eher Lions bleiben? Ja Nein Nicht sicher Anmerkungen: 8 Club-Excellence-Verfahren Lite

11 Übung 2c: Führen Sie 3-5 Hilfsprojekte auf, die unser Club im letzten Jahr durchgeführt hat: Übung 2d: Erwägen Sie nun, inwiefern unsere Hilfsprojekte anders wären, wenn unserem Club in diesem Jahr 10-20% mehr Mitglieder beitreten würden. Welche zusätzlichen Bedürfnisse könnten wir abdecken? Wie viel mehr Geld könnte der Club aufbringen? Übung 2c: Aufgabe des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Teilnehmer die im letzten Jahr durchgeführten Hilfsprojekte aufführen. Koordinator-Tipp: Würdigen Sie die Clubmitglieder für die Durchführung dieser Projekte. Übung 2d: Aufgabe des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Teilnehmer erwägen, was sie tun könnten, wenn der Club in diesem Jahr 10-20% mehr Mitgliederbeitritte hätte. Koordinator-Tipp: Durch Erwägung dieser Möglichkeiten können sich die Mitglieder die Zukunft ihres Lions Clubs vorstellen und dafür planen. Wie vielen zusätzlichen Menschen könnten wir helfen? Welche neuen Hilfsprojekte könnten wir aufgrund eines Zuwachses der Clubmitgliedschaft durchführen? Leitfaden für den Clubkoordinator 9

12 Übung 3: Besprechen Sie die Bedürfnisse der Gemeinde Übung 3a Aufgabe des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Teilnehmer unabgedeckte Gemeindebedürfnisse ermitteln und erkundigen Sie sich dann, wie sie von diesen Bedürfnissen wissen. Koordinator-Tipp: Indem Sie die Mitglieder bitten, unabgedeckte Bedürfnisse zu erwägen, zeigen Sie, dass in der Gemeinde große Bedürfnisse bestehen und ein Lions Club benötigt wird. Übung 3a: Feststellen der in unserer Gemeinde nicht abgedeckten Bedürfnisse Führen Sie 3 unabgedeckte Bedürfnisse auf, die Ihrer Meinung nach in unserer Gemeinde bestehen: Bedürfnis Nr. 1: Bedürfnis Nr. 2: Bedürfnis Nr. 3: Woher wissen Sie, dass diese Bedürfnisse existieren? (Haben Sie persönliche Kenntnisse? Haben Sie einen Artikel gelesen?) Übung 3b: Aufgabe des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Teilnehmer eine Analyse der Gemeindebedürfnisse durchführen, falls dies nicht bereits erfolgte. Koordinator-Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder ihre Aufgaben und Verantwortungen bei der Durchführung der Bedürfnisanalyse kennen und dass sie wissen, bis zu welchem Termin die Aktivität abgeschlossen sein muss. Legen Sie den Fälligkeitstermin im CEP Lite-Zeitplan fest und befolgen Sie die auf der folgenden Seite aufgeführten Schritte. Übung 3b: Durchführung einer Analyse der Gemeindebedürfnisse Eine der effektivsten Methoden, eine stärkere Präsenz in der Gemeinde aufzubauen und effektive Hilfsdienste zu leisten, besteht darin, Gemeindemitglieder zu fragen, was sie brauchen. Wir können dies erzielen, indem wir eine Analyse der Gemeindebedürfnisse durchführen. Die Analyse der Gemeindebedürfnisse wird eine wertvolle Ressource für unseren Club sein, weil: sie einen umfassenderen Einblick in die Gemeinde gibt, indem Antworten von verschiedenen Führungskräften aus der Gemeinde gesammelt werden; sie nicht nur fragt, was die Bedürfnisse der Gemeinde sind, sondern auch, wie diese Bedürfnisse laut Meinung der Befragten am besten abgedeckt werden können; sie fragt, ob es Lücken oder unnötige Doppelmaßnahmen bei den Hilfsdiensten gibt; sie uns eine bessere Beurteilung der von uns geleisteten Hilfsdienste ermöglicht; sie fragt, ob sich die Gemeinde der angebotenen Hilfsdienste bewusst ist; sie von unserem Club die Mitbeteiligung an der Planung und Analyse erfordert; 10 Club-Excellence-Verfahren Lite

13 Hinweis: Selbst wenn der Club bereits zuvor eine Analyse der Gemeindebedürfnisse durchgeführt hat, sollte dieses Hilfsmittel periodisch (alle 1 bis 3 Jahre) verwendet werden, um die Programme und Hilfsdienste, die Sie der örtlichen Gemeinde anbieten, zu beurteilen. Schritte zur Durchführung der Analyse der Gemeindebedürfnisse: Der Fragebogen für die Analyse der Gemeindebedürfnisse befindet sich in jedem CEP-Teilnehmerarbeitsheft. Der Fragebogen wird verwendet, wenn Sie sich mit der Führungskraft der Gemeinde treffen. Detaillierte Schritte für die Umsetzung der Beurteilung sind in der Analyse der Gemeindebedürfnisse enthalten, die grundlegenden Schritte sind jedoch unten aufgeführt: 1. Schritt: Legen Sie die Analyse der Gemeindebedürfnisse dem Vorstand zur Genehmigung vor. 2. Schritt: Ernennen Sie einen Ausschuss, der zur Durchführung der Analyse der Gemeindebedürfnisse Kontakt mit den Führungskräften der Gemeinde aufnimmt. 3. Schritt: Entwickeln Sie einen Fragebogen und ein Begleitschreiben. 4. Schritt: Entscheiden Sie sich, wen in der Gemeinde Sie kontaktieren möchten. 5. Schritt: Führen Sie unter den in der Gemeinde ausfindig gemachten Kontaktpersonen eine Umfrage durch. 6. Schritt: Analysieren Sie die Umfrageergebnisse (im 3. Schritt). 7. Schritt: Teilen Sie Ihrem Club die Ergebnisse mit (im 3. Schritt). 8. Schritt: Fassen Sie bei den Umfrageteilnehmern nach. Leitfaden für den Clubkoordinator 11

14 2. SCHRITT, ARBEITSBLATT: WAS MACHT EINEN HERVORRAGENDEN CLUB AUS? Ziele des 2. SCHRITTS: Füllen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus Stellen Sie fest, welche Eigenschaften ein hervorragender Clubs besitzt Ermitteln Sie die Hindernisse, die uns am Erzielen hervorragender Leistung hindern Besprechen Sie, wie Sie die Effektivität unseres Clubs verbessern können Aufgabe 1a des Hauptkoordinators: Teilnehmer sollten die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? ausfüllen. Diese Umfrage ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, etwas über die Erfahrungen der Mitglieder zu hören und zu lernen, und die Antworten können anonym gegeben werden. Koordinator-Tipp: Besprechen Sie, wie die Mitglieder die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? durchführen werden, falls dies nicht bereits geschehen ist. Werden die Mitglieder die Umfrage online oder im Papierformat machen? Falls auf Papier, wer erhält und summiert die Ergebnisse? Jedes Mitglied sollte dem Koordinator seine ausgefüllte Umfrage geben, damit die Ergebnisse ausgewertet werden können. Hilfe bei der Auswertung/Zusammenfassung der Ergebnisse finden Sie im Administrativen Leitfaden (ME-15). Die Analyse bzw. Auswertung der Ergebnisse ist wichtig. Es wird dem Club dabei helfen, auf die von den Mitgliedern ermittelten Bereiche einzugehen. Übung 1: Wie kann die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab unserem Club helfen? Übung 1a: Hören Sie Ihren Mitgliedern zu und füllen Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus Indem Sie sich mit der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? die Meinung unserer Mitglieder anhören, können dem Club neue Ideen gegeben und verbesserungsbedürftige Bereiche herausgestellt werden. Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, beim Ausfüllen der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? Feststellungen und Meinungen auszutauschen. Diese Umfrage ermöglicht es uns, unseren Club durch Hervorhebung unserer Stärken besser zu beurteilen und zu bestimmen, was an unserem Club verbessert werden muss. AUFGABENLISTE: FÜLLEN Sie die Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? aus. Sie werden die Ergebnisse im 3. Schritt des CEP Lite-Verfahrens auf Clubebene besprechen. 12 Club-Excellence-Verfahren Lite

15 Übung 2: Besprechen Sie die Eigenschaften eines hervorragenden Clubs Übung 2a: Was macht einen hervorragenden Club aus? Jeder Lion möchte, dass unser Club so stark und vital wie möglich ist. Wir möchten mit Hilfsdiensten etwas bewirken. Wir möchten in der Gemeinde für die gute Arbeit, die wir leisten, bekannt sein. Kurzum möchten wir zu einem hervorragenden Club gehören. Um hervorragende Leistungen zu erzielen, müssen wir sie zuerst definieren. Führen Sie fünf Eigenschaften auf, die Ihrer Meinung nach einen ausgezeichneten Club definieren: Aufgabe 2a des Hauptkoordinators: Bitten Sie die Teilnehmer, ihre persönlichen Ideen zu hervorragender Clubleistung aufzuschreiben. Vergleichen Sie diese persönlichen Ideen mit den von LCI in Übung 2 b. bereitgestellten Eigenschaften hervorragender Leistung. Eigenschaften hervorragender Leistung 1. Serviceorientiert 2. Gute Kommunikation 3. Solides Mitgliedschaftsprogramm 4. Mitgliedererhaltung 5. Effektive Führung und Clubverwaltung Übung 2b: Wie lässt sich ausgezeichnete Leistung definieren? Schreiben Sie die Eigenschaften hervorragender Clubs von LCI auf, die vom CEP-Koordinator des Clubs bereitgestellt werden. Geben Sie dann anhand der folgenden Skala an, ob unser Club Ihrer Meinung nach diese Eigenschaften besitzt Stimme nicht zu Stimme zu f f f f f f 2. f f f f f f 3. f f f f f f 4. f f f f f f 5. f f f f f f Leitfaden für den Clubkoordinator 13

16 Aufgabe 2c des Hauptkoordinators: Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Gedanken zur Bedeutung jeder Eigenschaft aufzuschreiben. Übung 2c: Sehen wir uns nun jede dieser Eigenschaften hervorragender Leistung an: Was bedeutet es Ihrer Meinung nach, serviceorientiert zu sein? Warum ist es wichtig, service-orientiert zu sein? Wie würden Sie gute Kommunikation definieren? Warum ist es wichtig für unseren Club, gute Kommunikation zu haben? 14 Club-Excellence-Verfahren Lite

17 Was bedeutet es Ihrer Meinung nach, ein starkes Mitgliederwachstumsprogramm zu haben? Warum ist es Ihrer Meinung nach wichtig, sich gegenwärtige Mitglieder zu erhalten? Welche Möglichkeiten haben wir, Mitglieder zu erhalten? Was bedeutet es, effektive Führungskräfteentwicklung und Clubverwaltung zu haben? Leitfaden für den Clubkoordinator 15

18 Übung 3: Feststellung unserer Stärken und der Hindernisse hervorragende Leistung zu erzielen Aufgabe 3a des Hauptkoordinators: Teilnehmer sollten bestimmen, wie ihr Club die Eigenschaften hervorragender Leistung derzeit erfüllt. Übung 3a: Was sind die Stärken unseres Clubs? Unser Club kann auf Vieles stolz sein. Wir sollten uns als Gruppe überlegen, welche Merkmale hervorragender Leistung wir am ehesten verkörpern und Beispiele geben. Koordinator-Tipp: Heben Sie auf jeden Fall die Stärken des Clubs hervor und gratulieren Sie Mitgliedern, wenn sie diese erreichen. Welche Eigenschaften hervorragender Leistung besitzt unser Club? Geben Sie ein Beispiel der Eigenschaft in unserem Club. Leisten guter Hilfsdienste Gute Kommunikation Schaffen eines soliden Mitgliedschaftsprogramms Erhalten von Mitgliedern Effektive Führungskräfteentwicklung und Clubverwaltung 16 Club-Excellence-Verfahren Lite

19 Übung 3b: Welche Hindernisse halten unseren Club vom Erreichen hervorragender Leistungen ab? Alle Clubs begegnen Hindernissen auf dem Weg zu hervorragender Leistung. Es ist wichtig, diese Herausforderungen zu erkennen, um Möglichkeiten zu deren Überwindung zu finden. Sie können als Gruppe eine Liste der Hindernisse zusammenstellen, die unseren Club am Erreichen hervorragender Leistung hindert. Was hindert uns am Erreichen jeder Eigenschaft? Beschreiben Sie das sich unserem Club stellende Hindernis. Aufgabe 3b des Hauptkoordinators: Die Teilnehmer sollten bestimmen, ob Hindernisse sie von hervorragender Leistung abhalten. Koordinator-Tipp: Betonen Sie, dass jedes Clubmitglied dem Club bei der Überwindung von Hindernissen helfen und diese Hindernisse in Stärken verwandeln kann. Leisten guter Hilfsdienste Gute Kommunikation Schaffen eines soliden Mitgliedschaftsprogramms Erhalten von Mitgliedern Effektive Führungskräfteentwicklung und Clubverwaltung. Leitfaden für den Clubkoordinator 17

20 Übung 4: Verbessern der Clubeffektivität Aufgabe 4a des Hauptkoordinators: Teilnehmer sollten kurz anmerken, wie sie die Eigenschaften hervorragender Leistung erzielen können. Koordinator-Tipp: Teilnehmer sollten die Übung 3 durchführen und das Gefühl haben, dass sie hervorragende Leistung erzielen und anstreben können. Es können positive Veränderungen zum Vorteil von Club und Mitgliedern erfolgen. Übung 4a: Wie kann ich die Effektivität meines Clubs verbessern? Jetzt, wo Sie einige Hindernisse beim Erreichen hervorragender Leistung festgestellt haben, sollten wir Möglichkeiten finden, sie als Club zu überwinden: Möglichkeiten zur Verbesserung von Hilfsprojekten: Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation: Möglichkeiten zur Verbesserung des Mitgliedschaftswachstumsprogramms: Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitgliedererhaltung: Möglichkeiten zur Verbesserung der Führungsentwicklung und Clubverwaltung: 18 Club-Excellence-Verfahren Lite

21 3. SCHRITT, ARBEITSBLATT: WIE KÖNNEN WIR UNSERE BEDÜRFNISSE ERMITTELN? Ziele des 3. SCHRITTS: Besprechung der Ergebnisse der Analyse der Gemeindebedürfnisse Besprechung der Ergebnisse der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? Mehr über verfügbare Ressourcen zum Erreichen hervorragender Leistung erfahren Übung 1: Besprechung der Aufgaben in den Schritten 1 und 2 Übung 1a: Besprechung der Eigenschaften hervorragender Leistung Bevor wir beginnen, wollen wir die fünf im 3. Schritt festgestellten Eigenschaften hervorragender Leistung besprechen: Serviceorientiert Gute Kommunikation Aufgabe 1a des Hauptkoordinators: Die Eigenschaften hervorragender Leistung besprechen. Zweck der Besprechung: Eine Besprechung ermöglicht den Teilnehmern, den Workshop mit einer klaren Vorstellung hervorragender Leistung und dem Wissen, wie man sie erreichen kann, zu verlassen. Starkes Mitgliedschaftsprogramm Erhaltung der Mitglieder Effektive Führungsentwicklung und Clubverwaltung Übung 1b: Besprechen der Ergebnisse der Analyse der Gemeindebedürfnisse Beantworten Sie nach Besprechung der Ergebnisse als Gruppe die folgenden Fragen: Welche Bedürfnisse mit hoher Priorität wurden bei der Analyse der Gemeindebedürfnisse festgestellt. Aufgabe 1b des Hauptkoordinators: Besprechen Sie die Ergebnisse der Analyse der Gemeindebedürfnisse. Sie können ein Clubmitglied bitten, die Bedürfnisse auf einem Flipchartständer oder Computer- Projektor aufzuzeichnen, damit alle Mitglieder sie sehen können. Zweck der Besprechung: Lions werden dank der in der Analyse der Gemeindebedürfnisse präsentierten Ideen in der Lage sein, den Gemeindebedürfnissen besser nachzukommen. Leitfaden für den Clubkoordinator 19

22 Gibt es unabgedeckte Bedürfnisse, denen unser Club nachkommen kann und möchte? Wurden irgendwelche unserer Clubprojekte als erfolgreich bezeichnet? Falls ja, worauf deutet dies hin? Was kann unser Club an den Projekten, an denen wir derzeit beteiligt sind, ändern, damit die Bedürfnisse der Gemeinde besser erfüllt werden? Koordinator-Tipp: Ihr Club sollte Bedürfnisse priorisieren. Aufgaben, die sofort erledigt werden und rasch Resultate erzielen können, sollten zuerst in Angriff genommen werden. Welchen Bedürfnissen mit hoher Priorität kann unser Club sofort nachkommen? Club-Excellence-Verfahren Lite

23 Übung 1c: Besprechen Sie die Ergebnisse der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? Beantworten Sie nach Besprechung der Ergebnisse als Gruppe die folgenden Fragen: Was sind 3 Dinge, die wir durch diese Umfrage über unseren Club in Erfahrung gebracht haben? Was haben die Mitglieder als Stärken unseres Clubs festgestellt? Aufgabe 1c des Hauptkoordinators: Besprechen Sie die Ergebnisse der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? Zweck der Besprechung: Lions werden eher in der Lage sein, die Bedürfnisse der Mitglieder abzudecken, indem sie die in der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? festgestellten Bedürfnisse überprüfen. Welche verbesserungsbedürftigen Bereiche hat die Umfrage ergeben? Welche Maßnahmen könnte unser Club ergreifen, um auf diese verbesserungsbedürftigen Bereiche einzugehen? Leitfaden für den Clubkoordinator 21

24 Übung 2: Mehr über Ressourcen zur Verbesserung der Effektivität Ihres Clubs erfahren Aufgabe 2a des Hauptkoordinators: Besprechen Sie, welche Ressourcen Ihr Club verwenden kann, um auf die Bedürfnisse der Mitglieder einzugehen. Übung 2a: Gehen Sie die Ressourcenliste für das Club- Excellence-Verfahren durch Diese Liste befindet sich im Abschnitt Teilnehmerressourcen hinten in diesem Arbeitsheft. Diese Liste gibt einen umfassenden Überblick über die LCI-Ressourcen, die Ihrem Club zur Verfügung stehen. Wählen Sie in der Ressourcenliste die eventuell zu verwendenden Ressourcen aus, indem Sie ein Häkchen ins Feld Auswahl setzen. Schreiben Sie alle Ressourcen auf, die Sie in der Ressourcenliste ausgewählt haben: Neben den LCI-Ressourcen sollten Sie auch erwägen, welche weiteren Club- oder Distriktsressourcen zur Verfügung stehen. Zu diesen örtlichen Ressourcen zählen u.a.: Publikationen auf Club- oder Distriktsebene für Lions oder Nicht-Lions Lions-Führungskräfte, wie z.b. Ihre GMT- und GLT-Distriktskoordinatoren Schreiben Sie beliebige Club- oder Distriktsressourcen auf, die unserem Club helfen könnten: 22 Club-Excellence-Verfahren Lite

25 Inwiefern ist es für unseren Club hilfreich zu wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen? AUFGABENLISTE: ERKUNDEN Sie verfügbare Ressourcen (Personen oder Materialien) Überlegen Sie sich, wie sie auf die in der Analyse der Gemeindebedürfnisse und der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? festgestellten Probleme eingehen können. BEWERTEN Sie die verfügbaren Ressourcen Bestimmen Sie, wie unser Club diese Ressourcen am besten nutzen kann. Hinweis: Wenden Sie sich an das Distrikt- Governorteam oder die GMT-GLT-Koordinatoren, um Hilfe beim Finden und Einsetzen von Ressourcen zu erhalten. Leitfaden für den Clubkoordinator 23

26 CLUB-EXCELLENCE-VERFAHREN RESSOURCENLISTE Die folgende Ressourcenliste wird für Clubs, die am Club-Excellence-Verfahren teilnehmen, nützlich sein. Jeder Abschnitt enthält eine Anzahl von Ressourcen, Beschreibungen und Tipps, um Online- Ressourcen auf der LCI-Website, ausfindig zu machen. Diese Ressourcen können Ihnen dabei helfen, auf die in der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? festgestellten Mängel einzugehen. Sie liefern Ihnen auch wertvolle Hilfsmittel, die Sie beim Erzielen der Clubziele und bei der Umsetzung der Handlungspläne im Rahmen von CEP unterstützen können. Denken Sie daran, dass diese wertvollen Ressourcen Sie und Ihren Club noch weit über das Club- Excellence-Verfahren hinaus unterstützen können. Sehen Sie die Liste gelegentlich auf neue Ideen durch oder wenn Ihr Club Hilfe benötigt. HILFREICHE TIPPS Hier sind einige der besten Praktiken, um sicherzustellen, dass Ihr Club auf höchster Ebene funktionsfähig ist: 1. Arbeiten Sie mit den Vorsitzenden Ihres Clubs zusammen. Jeder Club sollte jeweils einen Vorsitzenden für jede hilfsdienstbezogene Aktivität haben; einen Vorsitzenden für Mitgliederwachstum/-erhaltung; einen oder zwei Vorsitzende für Kommunikation (einen Public Relations-Vorsitzenden zur Kommunikation mit der nicht zu Lions gehörenden Gemeinde und einen Redakteur, der durch Rundschreiben mit den Clubmitgliedern kommuniziert); und einen Clubsekretär, der Austritte, Aufnahmen und andere Meldepflichten in Bezug auf den Club überwacht. 2. Überprüfen und übernehmen Sie noch mehr Mitgliedschaftsentwicklungsideen. Rufen Sie die Publikation 30 Marketing-Ideen auf, indem Sie den Code MK-97 in das Suchfeld rechts oben auf der Lions Clubs International Website ( eingeben. Lesen Sie mehr über die Anwerbung potenzieller Mitglieder durch Direktmarketing, persönliche Kontaktaufnahme und Marktforschung. Erfahren Sie, wie Sie eine Strategie zur Mitgliedereinladung erstellen können. 3. Stellen Sie einen Ordner für Ihren Club zusammen. Ein solcher Ordner kann sich als äußerst nützlich für Ihren Club erweisen. Mitglieder, die nach bestimmten Unterlagen suchen, können diese nachschlagen oder sie aus dem Ordner kopieren, anstatt online nachzusehen. Gehen Sie zur Erstellung eines Clubordners wie folgt vor: a. Sammeln Sie alle clubspezifischen Unterlagen, (Newsletters, Protokolle der Treffen, Kontaktinformationen der Amtsträger etc.). b. Kombinieren Sie clubspezifische Unterlagen mit LCI-Ressourcen. Zum Beispiel Informationen über Auszeichnungen, wie zum Beispiel der Flyer der Mitgliedschaftsschlüsselauszeichnung (ME-36) oder Programmkomponenten, wie das Familienmitgliedschafts-Bescheinigungsprogramm. c. Stecken Sie alle Unterlagen in durchsichtige Plastikhüllen und stellen Sie den Ordner zusammen. 24 Club-Excellence-Verfahren Lite

27 Auswahl ( ) MATERIALIEN FÜR HILFSPROJEKTE Ressource Beschreibungen Finden Sie die Ressource online (Geben Sie Schlüsselwörter in das Suchfeld aufder LCI-Website ein) Gemeindebedürfnisse Bewertung (MK-9) Umfrage zur Beurteilung der Gemeindebedürfnisse, Lösungen und aktuellen Clubhilfsdienste. Führen Sie diese alle 1 bis 3 Jahre durch. Schlüsselwort = MK9 Lions-Lernzentrum Kurs - Leisten gemeinnütziger Arbeit Ressourcen zur Erleichterung der Projektpriorisierung. Leitfaden zur Erstellung von Projektentwurf, Plan und Werbemethoden. Schlüsselwort = Lions- Lernzentrum g Wählen Sie den Kurs Leisten gemeinnütziger Dienste aus. Behandelt 7 Kategorien der von LCI angenommenen Hilfsdienstprogramme: Angenommene Hilfsdienstprogramme von Lions Clubs International (IAD 223) Gemeindedienst Diabetesaufklärung Umweltdienste Gehör- und Sprachaktionen sowie Gehörlosenfürsorge Internationale Beziehungen Gelegenheiten für Jugendliche Sehkrafterhaltung und Blindenfürsorge Schlüsselwort = IAD-223 Erfolgreiche Projekte planen: Leitfaden zur Entwicklung von Club-Projekten (TK-10) Schrittweise Anweisungen zur Umsetzung und Förderung von Hilfsdiensten Schlüsselwort = TK-10 Leitfaden für den Clubkoordinator 25

28 Auswahl ( ) KOMMUNIKATIONSMATERIALIEN Ressource Beschreibung Finden Sie die Ressource online (Geben Sie Schlüsselwörter in das Suchfeld unter ein) Lions-Lernzentrum-Kurs: Öffentlichkeitsarbeit Verfassen Sie eine kurze Präsentation, um mit Nicht-Lions über Ihren Club zu sprechen. Lernen Sie, wie man die Medien dazu bringt, über Ihre Veranstaltungen oder Ihre Mitglieder zu berichten. Schlüsselwort = Lions- Lernzentrum g Wählen Sie den Kurs Öffentlichkeitsarbeit aus. Muster für PR- Pressemitteilungen Wählen Sie Ihre Clubveranstaltung und die entsprechende Musterpressemitteilung aus und senden Sie sie an die Medien. Schlüsselwort = Musterpressemitteilungen Fernseh- und Radiowerbespots (Public Service Announcements - PSA) Zeigen Sie Video-Werbespots und teilen Sie Links mit den Lokalmedien. Schlüsselwort = Werbespots Zeitungsanzeigen Herunterladbare Zeitungsanzeigen für die Lokalmedien. Schlüsselwort = Anzeigen e-clubhouse Eine kostenlose Website-Vorlage, die Ihr Club zur Erstellung seiner eigenen Website verwenden kann Schlüsselwort = e-clubhouse 26 Club-Excellence-Verfahren Lite

29 Auswahl ( ) CLUBAUFBAUMATERIAL Ressource Beschreibung Finden Sie die Ressource online (Geben Sie Schlüsselwörter in das Suchfeld unter ein) Programm Wie schneidet Ihr Club ab? Der Clubfragebogen (ME-15b) ermöglicht Mitgliedern die Bewertung ihres Clubs in Bezug auf Treffen, Mitgliedschaft und Hilfsdienste. Der Administrative Leitfaden (ME-15) ermöglicht Clubs die Bewertung ihrer Mitgliederantworten. Schlüsselwort = ME-15 & ME-15B Das Lions-Programm zur Einführung neuer Mitglieder (ME-22) Einführungsunterlagen für neue Mitglieder. Schlüsselwort = ME-22 Lions- Orientierungsprogramm Leitfaden für das Willkommenheißen, die Orientierung und Mitbeteiligung aller neuen Clubmitglieder. Schlüsselwort = Mitgliederorientierung Das Lions-Mentoring- Programm Leitfaden für die Paarbildung von erfahrenen Lions und neuen Mitgliedern. Schlüsselwort = Mentoring-Programm Programm für Amtsträgereinsetzung Einführungsfeier für neue Amtsträger. Schlüsselwort = LE-1 MyLCI-Webseite Amtsträgerschulung zu: Aufnahme, Austritt, Überweisung und Wiederaufnahme eines Mitglieds. Überprüfung der Rechnungsstellung, Aktualisierung der Club- Kontaktinfos und Aufnahme von Familienmitgliedern in das Familienmitgliedschaftsprogramm. Drucken verschiedener Mitgliedschaftsberichte, die für Ihren Club nützlich sind. 1) Klicken Sie auf der LCI-Website (rechts oben auf jeder Website-Seite) auf Berichte einreichen. 2) Klicken Sie auf Anmeldung für Lions-Amtsträger. 3) Melden Sie sich an oder erstellen Sie eine Anmeldung und ein Kennwort, um die links aufgeführten Aktivitäten durchzuführen. Handbuch für Clubamtsträger (LA-15) Machen Sie sich mit den Verantwortungen der Clubamtsträger, des Vorstandes und des Ausschusses vertraut. Schlüsselwort = LA-15 Lions-Lernzentrum Bietet neuen und erfahrenen Clubamtsträgern Präsentationen zur Entwicklung von Fertigkeiten für Erfolge, von Wertschätzung der Mitgliedervielfalt über Leadership bis hin zur Zielsetzung. Schlüsselwort = Lions-Lernzentrum Leitfaden für MItgliederzufriedenheit (neu für April 2013) Leitfaden für die Anwerbung neuer Mitglieder und Zufriedenstellung gegenwärtiger Mitglieder mit ihrer Clubmitgliedschaft. Schlüsselwort = ME 301 Leitfaden für den Clubkoordinator 27

30 MATERIALIEN FÜR FÜHRUNGSENTWICKLUNG UND EFFEKTIVE CLUBVERWALTUNG Auswahl ( ) Ressource Beschreibung Finden Sie die Ressource online (Geben Sie Schlüsselwörter in das Suchfeld unter ein) Foren konstitutioneller Gebiete Nehmen Sie an Führungspräsentationen und Seminaren teil. Schlüsselwort = Lions Clubs International-Foren Lions-Lernzentrum Von der Wertschätzung der Mitgliedervielfalt über Leadership bis hin zur Zielsetzung bietet das Lions-Lernzentrum mehrere Präsentationen, die neuen und erfahrenen Clubamtsträgern dabei helfen sollen, Fähigkeiten, die für ihren Erfolg im Club wichtig sind, zu entwickeln. Schlüsselwort = Lions-Lernzentrum Präsentationen PowerPoint-Präsentationen zu den Themen Zielsetzung, Pflege neuer Clubs, Hilfsdienstprogramme, effektive Club- Mitgliedschaftsteams und mehr. Schlüsselwort = Präsentationen Seminare für Lions- Führungskräfte Erfahren Sie mehr über die Vielfältigkeit strukturierter Lernmöglichkeiten durch Seminare für Führungskräfte. 1) Klicken Sie auf die Registerkarte Mitgliederzentrum auf der Homepage der LCI-Website 2) Klicken Sie auf Führungsfertigkeiten entwickeln. 3) Wählen Sie Programme für Führungsweiterbildung. Programm für Amtsträgereinsetzung Führen Sie Amtsträger schon bald nach ihrer Ernennung in ihr Amt ein. Schlüsselwort = LE-1 MyLCI-Webseite (Siehe Beschreibung für MyLCI im Abschnitt Clubaufbaumaterialien der Ressourcenliste.) (Siehe MyLCI im Abschnitt Clubaufbaumaterialien der Ressourcenliste.) Handbuch für Clubamtsträger (LA-15) Machen Sie sich mit den Verantwortungen der Clubamtsträger, des Vorstandes und des Ausschusses vertraut. Schlüsselwort = LA-15 Lions-Lernzentrum Bietet neuen und erfahrenen Clubamtsträgern Präsentationen zur Entwicklung von Fertigkeiten für Erfolge, von Wertschätzung der Mitgliedervielfalt über Leadership bis hin zur Zielsetzung. 1) Klicken Sie auf der Homepage der LCI-Website auf die Registerkarte Mitgliederzentrum. 2) Wählen Sie Führungsweiterbildung. 3) Klicken Sie auf Lions-Lernzentrum. 28 Club-Excellence-Verfahren Lite

31 4. SCHRITT, ARBEITSBLATT: WAS SOLLTEN WIR ALS NÄCHSTES TUN? Ziele des 4. SCHRITTS: Ziele setzen Handlungspläne ausarbeiten Das Gelernte anwenden Übung 1: Ziele für unseren Club setzen Übung 1a: Zielsetzung überprüfen Zielsetzungen sind der erste Schritt bei der Erstellung eines Handlungsplans. Die Ziele sollten sich auf die fünf Eigenschaften hervorragender Leistung beziehen und auf unserer Analyse der Gemeindebedürfnisse, den Ergebnissen der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? und auf den in Schritt 3 des Workshops ermittelten Ressourcen basieren. Idealerweise sollte jedes Ziel ein SCHLAUES Ziel sein. Ein SCHLAUES Ziel hat folgende Eigenschaften: - spezifisch - messbar - ausführbar - realistisch - zeitbezogen Aufgabe 1a des Hauptkoordinators: Besprechen Sie die Zielsetzung und die unten genannten SCHLAUEN Beispielziele mit den Teilnehmern: Koordinator-Tipp: Ziele, die spezifisch, messbar, durchführbar, realistisch und zeitbezogen sind, werden eher erreicht als Ziele ohne diese Eigenschaften. Durch SCHLAUE Zielsetzung stellen wir sicher, dass unsere Clubziele klar, konkret und erreichbar sind. Hier sind einige Beispiele für SCHLAUE Ziele, die auf die fünf Eigenschaften hervorragender Leistung bezogen sind, um die Entwicklung unserer eigenen Ziele zu unterstützen: Hilfsdienste Führen Sie im Juni ein neues Hilfsprojekt für Jugendliche durch. Kommunikation Erstellen und verteilen Sie bis zum 1. Mai des Jahres Pressemitteilungen über drei Clubveranstaltungen. Mitgliederzufriedenheit Sprechen Sie bis zum Ende des Jahres ehemalige Mitglieder der letzten fünf Jahre an, um herauszufinden, warum sie aus dem Club ausgetreten sind. Koordinator-Tipp: Die Ziele links sind Beispiele für SCHLAUE Ziele. Ihr Club kann sie beliebig verwenden, ändern oder basierend auf dem im CEP-Workshop Gelernten andere Ziele setzen. Mitgliederwachstumsprogramm Werben Sie bis zum 15. April fünf neue Mitglieder an. Führungsentwicklung und Clubverwaltung Bereiten Sie für jedes Clubtreffen in diesem Jahr eine Tagesordnung vor und schulen Sie neue Clubamtsträger, bevor sie ihr Amt antreten. Leitfaden für den Clubkoordinator 29

32 Aufgabe 1b des Hauptkoordinators: Lassen Sie Teilnehmer Ziele setzen, die auf die in Schritt 1 und 2 gefundenen verbesserungsbedürftigen Bereiche eingehen. Übung 1b: Festlegung von Zielen für jeden verbesserungsbedürftigen Bereich, der im Rahmen der Analyse der Gemeindebedürfnisse und der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? ermittelt wurde. Erstellen Sie eine Zielaussage für jeden verbesserungsbedürftigen Bereich, den wir im Rahmen der Analyse der Gemeindebedürfnisse und der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? ermittelt haben. Verbesserungsbedürftiger Bereich (aus dem 3. Schritt) Zielaussage Koordinator-Tipp: Clubmitglieder sollten gemeinsam die gesetzten Ziele priorisieren. Welche Ziele können zuerst abgeschlossen werden? Welche führen aller Wahrscheinlichkeit nach am schnellsten zum Erfolg? Wenn Mitglieder ein schnelles Erreichen eines Ziels sehen können, wird es einfacher für sie sein Fortschritte zu machen und andere Ziele zu erreichen. Jetzt, wo wir eine Aufgabenliste mit Zielen haben, müssen wir uns überlegen, wie wir sie priorisieren möchten. Welche sind am wichtigsten? Welche sind die dringendsten? Welche Ziele sind am einfachsten erreichbar? Durch Erstellung eines Handlungsplans haben wir eine bessere Vorstellung der Voraussetzungen für das Erreichen jedes Ziels. 30 Club-Excellence-Verfahren Lite

33 Übung 2: Erstellung eines Handlungsplans für jedes unserer Clubziele Übung 2a: Erstellung von Handlungsplänen für jedes in Übung 1b ermittelte Ziel. Die Erstellung eines Handlungsplans ermöglicht uns, zu bestimmen, wer was tun wird und wann und wie es durchgeführt wird. Sobald ein Handlungsplan ausgearbeitet ist, haben wir eindeutige Schritte für das Erreichen unserer Ziele sowie ein effektives Hilfsmittel für das Mitverfolgen unseres Fortschritts und das Erkennen, wann unsere Ziele erreicht wurden. Aufgabe 2a des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Mitglieder die nachstehende Vorlage des Handlungsplans durchgehen und basierend auf den in Übung 1b gesetzten Zielen Handlungspläne erstellen. Um unseren Club beim Erreichen seiner Ziele zu unterstützen, erstellen wir nun einen Handlungsplan für jedes in Übung 1 gesetzte Ziel. Im Planungsformular unten wurde ein Beispiel gegeben. CEP-HANDLUNGSPLAN Was? Wer? Ressourcen? Wann? Ergebnisse? Werben Sie 5 neue Mitglieder an Alle Lions Broschüren- und Plakate zum Verteilen 15. April Lassen Sie 5 Personen ihre Antragsformulare einreichen Leitfaden für den Clubkoordinator 31

34 Aufgabe 3a des Hauptkoordinators: Lassen Sie die Mitglieder als Club entscheiden, welche Ziele und entsprechenden Handlungspläne sie fertigstellen können. Koordinator-Tipp: Ziele und Handlungspläne können im Laufe des Jahres abgewandelt werden. Mitglieder sollten ihre erreichten Ziele mitverfolgen. Sie können auch ihre GMT/GLT-Koordinatoren, DG-Teams, andere Lions und LCI bei der Umsetzung von Zielen um Hilfe bitten. Übung 3: Durchführung der vereinbarten Handlungspläne Übung 3a: Entscheiden Sie als Club, welche Ziele und entsprechenden Handlungspläne wir durchführen möchten. Das ist der letzte Schritt im Club Excellence-Verfahren. Es wird Zeit, das Gelernte anzuwenden und unsere vereinbarten Ziele und Handlungspläne abzuschließen. Hierzu müssen wir zuerst Folgendes tun: Als Club entscheiden, welche Ziele und entsprechenden Handlungspläne wir abschließen können. Wenn wir nicht in der Lage sind, uns in diesem Workshop auf alle Ziele und Handlungspläne zu einigen, müssen wir evenuell bei unserem nächsten Clubtreffen darauf eingehen. Unsere Handlungspläne priorisieren, um unserem Club eine klare Richtung zu weisen. Wenn wir unsere Ziele erreichen, wird unsere Gemeinde stärker, unsere Mitglieder werden zufriedener und unser Club wird dem Erreichen hervorragender Leistung näher kommen. Vergessen Sie nicht, dass dieser Workshop nur der Beginn eines Verfahrens ist. Es ist unsere Verantwortung, sicherzustellen, dass das Verfahren durch Erreichen der gesetzten Zielen und tägliches Streben nach hervorragender Leistung fortgesetzt wird. AUFGABENLISTE: AUSFÜLLEN der CEP-Teilnehmerumfrage und Rückgabe an Ihren Workshop-Koordinator. UMSETZEN unserer Handlungspläne, um die Clubziele zu erreichen BEREITSTELLUNG der Ziele und Handlungspläne an unseren CEP-Clubkoordinator und die GMT-GLT- Distriktskoordinatoren. Bitten Sie bei Bedarf um Unterstützung. VERWENDUNG von Club-, Distrikt- und LCI-Ressourcen zum Erreichen unserer Ziele. ABÄNDERUNG unserer Ziele, falls notwendig. HÄUFIGE Bezugnahme auf die Analyse der Gemeindebedürfnisse und die Ergebnisse der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? ERNEUTE DURCHFÜHRUNG der Umfrage Wie schneidet Ihr Club ab? nach sechs Monaten zur wiederholten Beurteilung der Mitgliederzufriedenheit. DURCHFÜHRUNG der Analyse der Gemeindebedürfnisse in regelmäßigen Abständen (alle ein bis drei Jahre) zur Feststellung, ob sich die Bedürfnisse der Gemeinde geändert haben. 32 Club-Excellence-Verfahren Lite