Anleitung zur Einreichung der Distriktziele und -Handlungspläne

Transkript

1 In der Zeit von November 2016 bis 30. April 2017 werden die 1. Vize-Distrikt-Governor/Distrikt-Governor- Elect (1.VDG/DGE): Distriktziele und -Handlungspläne erstellen o Der 1. VDG/DGE erstellt und verfeinert Distrikt-Ziele und -Handlungspläne bezüglich Mitgliedschafts- und Führungskräfteentwicklung durch Erledigung der eigenständigen DGE- Vorbereitungsaufgaben, Teilnahme an der DGE-Multidistriktschulung und dem GMT/GLT Area Training und durch Zusammenarbeit mit dem derzeitigen Distrikt-Governor-Team (einschließlich des jeweiligen GMT-/GLT-Multidistriktkoordinators, sofern es diesen gibt, und des GMT/GLT Area Leaders oder Special Area Advisors). Die endgültigen Ziele und Handlungspläne bei LCI einreichen o Wenn die Ziele und Handlungspläne endgültig festgelegt sind, reichen die 1. VDG/DGE die Distriktziele und -Handlungspläne auf der Webseite für die Distriktziele 2017/2018 bei LCI ein. (Die Webseite wird nach dem 15. Januar 2017 abrufbar sein.) Bestätigungen anfordern o Der 1. VDG/DGE wird elektronische Bestätigungen vom zweiten Vize-Distrikt-Governor, dem jeweiligen GMT-/GLT-Multidistriktkoordinator, sofern es diesen gibt, und dem GMT/GLT Area Leader oder Special Area Advisor anfordern. Bestätigungen werden über die Webseite Distriktziele 2017/2018 eingereicht. Die Distriktziele und Handlungspläne bzgl. Mitgliedschafts- und Führungskräfteentwicklung sowie die Bestätigungen sind bis 30. April 2017 fällig. Bevor Sie Ihre Ziele und Handlungspläne einreichen, vergewissern Sie sich, dass Sie die folgenden Unterlagen haben. 1. Ausgefüllte Vorlage für SMART-Ziele und Handlungspläne für jedes Distriktziel und jeden Handlungsplan bzgl. Mitgliedschafts- und Führungskräfteentwicklung. 2. Arbeitsblatt für die Planung der Mitgliedschaftsziele des Distrikts. 3. Ihre LCI-Mitgliedsnummer. Der 1. VDG/DGE muss seine Mitgliedsnummer eingeben, um die Ziele und Handlungspläne des Distrikts einreichen zu können. Falls Sie Ihre LCI-Mitgliedsnummer nicht wissen, wenden Sie sich bitte an Ihren Clubsekretär oder den DGE-Seminar-Gruppenleiter. 1

2 Einreichungsverfahren für die Ziele und Handlungspläne bzgl. Führungskräfte- und Mitgliedschaftsentwicklung Hinweis: Alle Beispielbilder in dieser Anleitung sind auf Englisch. Die Webseiten Distriktziele 2017/2018 stehen in den jeweiligen Lions-Sprachen zur Verfügung. Beginnen Sie, indem Sie die Webseite Distriktziele 2017/2018 öffnen. Klicken Sie auf den Link Neue Ziele einreichen für die Ziele und Handlungspläne, die Sie einreichen möchten Führungskräfteentwicklung oder Mitgliedschaftsentwicklung. Geben Sie die LCI-Mitgliedsnummer und den auf dem Formular enthaltenen Sicherheitscode ein. Der Sicherheitscode ändert sich jedes Mal, wenn Sie die Seite öffnen. Bitte geben den Code, so wie er auf Ihrer Webseite erscheint, ein. Klicken Sie auf Weiter. Sollte das System Ihre LCI-Mitgliedsnummer nicht akzeptieren, wenden Sie sich bitte entweder an die Mitarbeiter zur Unterstützung des GMTs oder an die Mitarbeiter zur Unterstützung des GLTs. 2

3 Das Zieleinreichungsformular für Mitgliedschaftsentwicklung bzw. Führungskräfteentwicklung öffnet sich. Bitte überprüfen Sie, ob Ihr Name und der Name Ihres Distrikts richtig angezeigt werden. Sind diese Angaben falsch, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter zur Unterstützung des GMTs oder die Mitarbeiter zur Unterstützung des GLTs. Eingabe der Distriktziele und -Handlungspläne bzgl. Führungskräfteentwicklung 1) Geben Sie die erste Zielaussage ein. (Abschnitt 1 auf der Vorlage für SMART- Ziele und Handlungspläne) 2) Geben Sie Ihren Handlungsplan für die Zielaussage ein. (Abschnitt 2 auf der Vorlage für SMART-Ziele und Handlungspläne) a. Geben Sie den ersten auf Ihrem Handlungsplan aufgeführten Handlungsschritt ein. b. Geben Sie die für diesen Handlungsschritt zuständige Person ein? c. Um weitere Handlungsschritte einzugeben, klicken Sie auf den Link Geben Sie weitere Handlungsschritte und die dafür zuständigen Personen ein. Zusätzliche Felder erscheinen. Bis zu 10 unterschiedliche Handlungsschritte und die dafür zuständigen Personen können eingetragen werden. 3) Nachdem alle Handlungsschritte eingetragen wurden, geben Sie den Termin, der für das Erreichen dieses Ziels gesetzt wurde, ein. 4) Erklären Sie, wie wir wissen werden, dass dieses Ziel erreicht wurde. 5) Um weitere Ziele und Handlungspläne einzugeben, klicken Sie auf den Link Geben Sie weitere Distriktziele und - Handlungspläne bzgl. Führungskräfteentwicklung ein und wiederholen Sie die obigen Schritte. Auf dem Formular können bis zu 10 Ziele und Handlungspläne eingetragen werden. 6) Wenn Sie das letzte Distriktziel und den letzten Handlungsplan eingetragen haben, klicken Sie auf Einreichen. 3

4 Eingabe der Distriktziele und -Handlungspläne bzgl. Mitgliedschaftsentwicklung 1) Beziehen Sie sich auf Ihr für 2017/18 ausgefülltes Arbeitsblatt für die Planung der Mitgliedschaftsziele sowie Ihre Vorlagen für SMART-Ziele und Handlungspläne. Geben Sie die Quartalsziele Ihres Distrikts für das Einladen zur Erweiterung unseres Wirkungsbereichs ein und verwenden Sie die Tab-Taste auf Ihrer Tastatur, um zum nächsten Eingabefeld zu wechseln. Die Zielaussage Ihres Distrikts für das Einladen zur Erweiterung unseres Wirkungsbereichs ermittelt automatisch die jährliche Gesamtzahl. 2) Geben Sie Ihren Handlungsplan für die Zielaussage ein. (Abschnitt 2 auf der Vorlage für SMART-Ziele und Handlungspläne) a. Geben Sie den ersten auf Ihrem Handlungsplan aufgeführten Handlungsschritt ein. b. Geben Sie die für diesen Handlungsschritt zuständige Person ein? c. Um weitere Handlungsschritte einzugeben, klicken Sie auf den Link Geben Sie weitere Handlungsschritte und die dafür zuständigen Personen ein. Zusätzliche Felder erscheinen. Bis zu 10 unterschiedliche Handlungsschritte und die dafür zuständigen Personen können eingetragen werden. 3) Nachdem alle Handlungsschritte eingetragen wurden, geben Sie den Termin, der für das Erreichen dieses Ziels gesetzt wurde, ein. 4) Erklären Sie, wie wir wissen werden, dass dieses Ziel erreicht wurde. 5) Eine Zusammenfassung der jährlichen Mitgliedschaftsziele wird basierend auf den in Ihrer Zielaussage übermittelten Daten automatisch angezeigt. 6) Klicken Sie auf Weiter, um das Ziel für das Einladen zur Erweiterung unseres Wirkungsbereichs zu speichern. Sie werden automatisch auf die Seite Ziel für neue Clubs weitergeleitet. 7) Wiederholen Sie die obigen Schritte, um das Ziel für neue Clubs, das Ziel für den prozentualen Anteil weiblicher Mitglieder und das Ziel für die Mitgliederbindung einzugeben. 8) Wenn Sie das letzte Distriktziel und den letzten Handlungsplan eingetragen haben, klicken Sie auf Einreichen. 4

5 Weitere Ziele und Handlungspläne ändern oder eingeben Sie können auf der Webseite Distriktziele 2017/2018 bestehende Ziele und Handlungspläne ändern und/oder weitere Ziele und Handlungspläne eingeben. Klicken Sie auf den Link Weitere Ziele ändern oder eingeben. Geben Sie die LCI-Mitgliedsnummer und den auf dem Formular enthaltenen Sicherheitscode ein. Der Sicherheitscode ändert sich jedes Mal, wenn Sie die Seite öffnen. Bitte geben den Code, so wie er auf Ihrer Webseite erscheint, ein. Klicken Sie auf Weiter. Sollte das System Ihre LCI-Mitgliedsnummer nicht akzeptieren, wenden Sie sich bitte entweder an die Mitarbeiter zur Unterstützung des GMTs oder an die Mitarbeiter zur Unterstützung des GLTs. Alle zuvor eingereichten Ziele und Handlungspläne erscheinen automatisch. Ändern Sie die bestehenden Ziele und Handlungspläne nach Bedarf. 5

6 HINWEIS: Um weitere Ziele und Handlungspläne bzgl. Führungskräfteentwicklung einzugeben, scrollen Sie auf der Webseite Führungskräfteentwicklung ganz nach unten und klicken Sie auf den Link Geben Sie weitere Distriktziele und -Handlungspläne bzgl. Führungskräfteentwicklung ein. Klicken Sie auf Einreichen, wenn Sie fertig sind. Den Bestätigungsstatus der eingereichten Ziele und Handlungspläne anzeigen, ausdrucken oder abfragen Klicken Sie auf der Webseite Distriktziele 2017/2018 auf den Link Ziele anzeigen oder ausdrucken. Wählen Sie das konstitutionelle Gebiet, den Multidistrikt/Einzeldistrikt und den Distrikt in den Drop-down-Feldern aus und geben Sie den Sicherheitscode ein. Der Sicherheitscode ändert sich jedes Mal, wenn Sie die Seite öffnen. Bitte geben den Code, so wie er auf Ihrer Webseite erscheint, ein. Klicken Sie auf Weiter. 6

7 Der Status der Ziele und Handlungspläne bezüglich Führungskräfte- und Mitgliedschaftsentwicklung werden für Ihren Distrikt auf einer neuen Seite angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen/Drucken. Eine neue Seite mit einer druckbaren Version der Distriktziele und -Handlungspläne bzgl. Führungskräfte- oder Mitgliedschaftsentwicklung öffnet sich. Klicken Sie auf Drucken, um die Ziele und Handlungspläne auszudrucken. Kontaktieren Sie die Lions-Führungskräfte, deren Genehmigungen erforderlich sind und beantragen Sie die Bestätigung der Distriktziele und -Handlungspläne*. Ziele bzgl. Führungskräfteentwicklung: Zweiter Vize-Distrikt-Governor GLT-Multidistriktkoordinator (sofern vorhanden) GLT Area Leader oder Special Area Advisor Ziele bzgl. Mitgliedschaftsentwicklung: Zweiter Vize-Distrikt-Governor GMT-Multidistriktkoordinator (sofern vorhanden) GMT Area Leader oder Special Area Advisor *Die Bestätigung der Distriktziele und -Handlungspläne durch den entsprechenden GLT-/GMT- Distriktkoordinator wird empfohlen, ist für die Genehmigung des Status der Ziele und Handlungspläne jedoch nicht erforderlich. Erinnerung: Wenn ein 1. VDG/DGE ein neues Ziel eingibt oder bestehende Ziele ändert, müssen die neuen bzw. geänderten Ziele und Handlungspläne vom zweiten Vize-Distrikt-Governor, dem jeweiligen GMT/GLT- Multidistriktkoordinator, sofern es diesen gibt, und dem GMT/GLT Area Leader oder Special Area Advisor bestätigt bzw. neu bestätigt werden*. Haben Sie Fragen? Mehr Informationen finden Sie in den FAQs zum Zieleinreichungs- und Bestätigungsverfahren und in der Anleitung zur Zielbestätigung auf der Webseite Distriktziele 2017/2018 oder kontaktieren Sie die Mitarbeiter zur Unterstützung des GMTs oder die Mitarbeiter zur Unterstützung des GLTs. 7