Dienstplanung und Zeiterfassung

Transkript

1 Dienstplanung und Zeiterfassung Erfahrungen und Beispiele der AGAPLESION gag Steffen Büttner Betreuer Dienstplanprogramm AGAPLESION gag 8. Dezember

2 Guten Tag Name: Steffen Büttner B.A. im Unternehmen seit: 2008 Betreuer Dienstplanprogramm- und Personalinformationssysteme bisherige Projekte: u. a. Einführung Dienstplanprogramm/ Zeiterfassung in den Einrichtungen Darmstadt, Frankfurt, Hamburg, Ingelheim, Kassel, Stuttgart, Wuppertal. 8. Dezember

3 Agenda AGAPLESION gag Wo waren wir? Wo sind wir heute? Erfahrungen, Potenziale und Gefahren Fragen und Diskussion 8. Dezember

4 AGAPLESION gag in Zahlen Mitarbeiter 8 Ambulante Pflegedienste 25 Krankenhausstandorte 1 Akademie 4 Hospize über 1 Mrd. Umsatz 17 Med. Versorgungszentren Pflegeplätze 35 Wohn- und Pflegeeinrichtungen Betten 800 Betreute Wohnungen jährlich über 1 Mio. Patienten 8. Dezember

5 Wo waren wir? 8. Dezember

6 Ausgangslage 8. Dezember

7 Ausgangslage Planung im Papierformat Keine aktuellen Dienstpläne inkl. Zeit- und Urlaubskonten Ungenaue Umsetzung von Tarif- und Arbeitszeitbestimmungen sowie Planungsvorgaben Individuelle Planungsqualität Fehlende Abrechnungskompetenzen Hoher zeitlicher Aufwand 8. Dezember

8 Wo sind wir heute? 8. Dezember

9 Status Quo AGAPLESION-weite elektronische Dienstplanung/Arbeitszeiterfassung Umfangreiche Auswertungs- u. Analysemöglichkeiten Automatisierte Schnittstelle zum Abrechnungssystem LOGA Effizientere Planung durch Software-Unterstützung Förderung des papierlosen Arbeitens 8. Dezember

10 Einsatzbereiche Pflege/ Wohnbereiche Reinigung Ärztlicher Dienst Dienstplansoftware Küche und Speisenversorgung Verwaltung MAV/BR 8. Dezember

11 Nutzungsbreite Derzeit drei Varianten im Einsatz: Planung und Erfassung durch ernannte Personen (Delegiertenlösung) Planung durch ernannte Person und eigenständige Erfassung (Kombilösung) z.b. Nutzung eines sogenannten Mitarbeiterportals im Intranet Eigenständige Erfassung (Individuallösung) 8. Dezember

12 Erfahrungen, Potenziale & Gefahren 8. Dezember

13 Einführungslandkarte 2008 AGAPLESION Frankfurter Diakonie Kliniken 2010 AGAPLESION Zentrale Dienste 2010 AGAPLESION Elisabethenstift 2010 AGAPLESION Bethesda Klinik Ulm 2011 AGAPLESION Bethanien Krankenhaus Heidelberg 2011 AGAPLESION Seniorenzentren Wuppertal / Unna 2011 AGAPLESION Seniorenzentren Frankfurt 2012 AGAPLESION Diakonie Kliniken Kassel 2013 AGAPLESION Diakonieklinikum Hamburg 2013 AGAPLESION Bethesda Krankenhaus Wuppertal 2014 AGAPLESION Diakoniekrankenhaus Ingelheim 2015 AGAPLESION Evangelisches Krankenhaus Holzminden 2016 AGAPLESION Catering 2016 AGAPLESION Reinigung 8. Dezember

14 Systemvielfalt Unter anderem im Einsatz: Breitenbach Software Engineering Klages & Partner - Clinic Planner Geocon Software Time Office Never change a running System 8. Dezember

15 Integration Einflussfaktoren Unternehmensgröße Stichwort Wirtschaftlichkeit Eingesetzte Arbeitszeitmodelle Überprüfung gesetzlicher Verpflichtungen z.b. Einhaltung der tägl. maximalen Arbeitszeit/Ruhezeiten/Pausenzeiten Soziale Verpflichtungen 8. Dezember

16 Integration Erste Schritte/Ansätze Klärung grundsätzlicher Fragen: Wie lautet das angestrebte Ziel? Welche Ressourcen können eingesetzt werden? Wie ist die Ausgangslage? Welche Bereiche werden betroffen sein? etc. 8. Dezember

17 Integrationsfelder Organisationsstruktur Software Projekt Dienstplanungssoftware" Prozesse Mitarbeiter 8. Dezember

18 Integrationsfelder - Organisationsstruktur Welche Organisationsstruktur wird verwendet? Unterstützt die Struktur das angestrebte Projekt? Kann/Muss die Struktur angepasst werden? 8. Dezember

19 Integrationsfelder - Software Technische Ausstattung vorhanden? Wer betreibt die Software? Wer unterstützt bei Einführung/Systemupdates/Systemstörungen? Unterstützt die Software die Prozesse? 8. Dezember

20 Integrationsfelder - Prozesse Wie sind ihre bisherigen Prozesse im Bereich Dienstplan strukturiert? Welche Prozesse müssen überdacht werden? Wer ist an den Prozessen beteiligt? Wie lange dauert die Prozessumstellung? 8. Dezember

21 Integrationsfelder - Mitarbeiter Individuelle Bewertung der beteiligten Mitarbeiter Korrekte Einschätzung des Schulungsaufwandes Vermittlung des Projektziels 8. Dezember

22 Erfahrungen Softwarehersteller/Externe Beratung Dienstplanung kann jeder! fachspezifische vs. Basis-Software Softwareberatungen sind (oftmals) keine Arbeitszeitberatungen! Wohin entwickelt sich der Hersteller in den nächsten 10 Jahren? 8. Dezember

23 Erfahrungen - Entscheidung über Software Erstellung eines Kriterienkatalogs Unverzichtbare Funktionen Mögliche perspektivische Entwicklungen Externe Unterstützung etc. Wichtig: Gewichten Sie Ihre Kriterien! Involvieren Sie alle Beteiligten in das Auswahlverfahren Nutzen Sie zeitgemäße Entscheidungstheorien 8. Dezember

24 Erfahrungen Operatives Geschäft Benennung von Keyusern/Multiplikatoren/Dienstplanbeauftragten Schulen Sie Nutzer eigenständig Individuelle Beratungen (Service vor Ort) Wissensaustausch (Anwendernetzwerke, etc.) Dokumentation 8. Dezember

25 Erfahrungen Operatives Geschäft (Bsp.: AGAPLESION gag) AGAPLESION gag Betreuung Dienstplanprogramm/ Administration Einrichtungsebene Dienstplanbeauftragte Dienstplanungsebene Planer (z.b. Stationsleitung, Wohnbereichsleitung, Oberarzt) Genehmiger (z.b. Pflegedienstleitung, Abteilungsleitung) 8. Dezember

26 Gefahren/Erschwernisse Kollektive Gefahren Alte Unternehmenskultur Fehlender Motivationszwang für Veränderungen Wertesystem einzelner Mitarbeitergruppen/Vorgesetzten Individuelle Gefahren Angst vor Veränderungen Persönliche Defizite Theoretischen Gefahren Projektplanung am Reißbrett Softwareanbieter lösen nur bedingt hausinterne Probleme 8. Dezember

27 Ihre Zeit für weitere Fragen 8. Dezember

28 AGAPLESION Unsere Werte verbinden. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! AGAPLESION gemeinnützige Aktiengesellschaft, Ginnheimer Landstr. 94, Frankfurt am Main T (069) , F (069) steffen.buettner@agaplesion.de 8. Dezember