Meisterplan hat uns die Augen für die Ressourcenengpässe geöffnet.

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1 ANWENDERBERICHT Meisterplan hat uns die Augen für die Ressourcenengpässe geöffnet. Dr. Felix Willing, CIO, Nordex SE

2 AUF EINEN BLICK Mit Meisterplan Engpässe frühzeitig erkennen und lösen 01 HERAUSFORDERUNG Mit mehr als Mitarbeitern und einer Gesamtleistung von rund 1,43 Milliarden Euro in 2013 zählt Nordex SE zu den TOP 10-Unternehmen im Windenergieanlagenbau. Durch eine steigende Anzahl an Projekten wuchs im Jahr 2013 die Notwendigkeit zur professionellen Steuerung von IT-Ressourcen und -Projekten. UNTERNEHMEN Branche: Anlagenbau 1985 gegründet Mitarbeiter 1,43 Mrd. Umsatz in LÖSUNG Im Rahmen der Evaluierung von Projektportfoliomanagement-Lösungen entschied sich das Team um Dr. Felix Willing, CIO der Nordex SE, für den Einsatz der Meisterplan -Lösung der Tübinger itdesign GmbH. Mit der interaktiven und leistungsfähigen PPM-Software konnte die IT aus ihren vorhandenen Daten schnell ein Projektportfolio erstellen und aus den Simulationen und Analysen die richtigen Projekt- und Ressourcen-Entscheidungen treffen. PROJEKTDATEN Verwaltung von 60 + Ressourcen in Meisterplan Schnittstellen zu MS Sharepoint und MS Excel Lizenz-Modell: On Premise 03 NUTZEN Das neue Werkzeug fügt sich sowohl in die IT - als auch in die Prozess- Landschaft ein. Es beantwortet für das Team um Dr. Willing schnell die wichtigsten Fragen: Wo sind die Engpässe im Projektportfolio und wie lassen sie sich auflösen? Für seine Organisation bringt es Dr. Willing auf den Punkt: Meisterplan öffnet die Augen. 02

3 HERAUSFORDERUNG Die richtigen Entscheidungen für das Projektportfolio treffen Seit 1985 ist Nordex SE einer der Pioniere in der Windenergienutzung. Die bald drei Jahrzehnte Erfahrung konnte das Unternehmen zuletzt gut ausspielen, als die Branche durch globale Entwicklungen und politische Vorgaben verstärkt unter Druck geriet. Umso wichtiger war und ist die klare Ausrichtung von Nordex: Anlagen zu entwickeln, die Strom zu den gleichen Kosten produzieren wie konventionelle Kraftwerke. DIE IT ALS SCHNITTSTELLE UND HERZ EINES INGENIEURSUNTERNEHMENS Auf dieses Ziel hat sich das Unternehmen in den vergangenen Jahren konsequent ausgerichtet. Dazu verabschiedete das Management ganze Strategie- und Maßnahmenbündel: Entwicklung neuer, günstigerer Anlagen und intelligenter Lösungen beispielsweise für windschwächere Gebiete; die Senkung der Produktkosten und der allgemeinen Betriebskosten, operative Exzellenzprogramme oder die Realisierung technischer Vorteile, die Alleinstellungsmerkmale gegenüber dem Wettbewerb versprechen. Der IT kommt bei Nordex in vielen der Maßnahmen- und Programmpaketen eine Schlüsselposition zu. Das Herz des Ingenieursunternehmens schlägt in der IT: Ambitionierte Unternehmensziele werden nur mit Hilfe maßgeschneiderter, intelligenter IT-Lösungen, reibungsloser Prozesse, transparenter Schnittstellen, einer zukunftssicheren IT und eines effizienten Projekt- und Projektportfoliomanagements erreicht. Wesentliche Bedeutung hat in einem solch perfekt orchestrierten Zusammenspiel das Projektportfoliomanagement (im Folgenden kurz: PPM): Hier entscheidet sich, welche der geplanten Projekte tatsächlich und mit welchem Aufwand durchgeführt werden. Es zeigt sich außerdem, ob die Gesamtheit der avisierten Projekte mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und in der vorgesehenen Zeit realisiert werden kann und ob beziehungsweise in welchem Umfang das Gesamtergebnis aller Projekte dazu beiträgt, die übergeordneten Ziele des Unternehmens zu erreichen. SO GEHT ERFOLG IM IT-PROJEKTMANAGEMENT: DIE RICHTIGEN PROJEKTE RICHTIG UMSETZEN Das Management, also die Planung und Kontrolle über das IT-Projektportfolio, übernimmt ein Project Management Office (PMO), das für diese Aufgaben spezielle Software-Lösungen einsetzt. Bei Nordex wird diese Rolle durch ein PPM-Gremium aus IT- Führungskräften wahrgenommen. Das Thema PPM steht seit 2012 weit oben auf der Agenda von Dr. Felix Willing, CIO der Nordex SE. Bis dahin wurde die Fülle der eingesteuerten IT-Projekte weder selektiert noch priorisiert, sondern mehr oder weniger ad hoc nach Bedarf der anfordernden Abteilungen umgesetzt. Dass wir mit einem solchen Vorgehen die Vorgaben der Holding zukünftig nicht mehr erreichen würden, war offensichtlich, beschreibt Dr. Willing die damalige Situation. Als einen wesentlichen Hebel haben wir das Projektportfoliomanagement identifiziert. Und dort zuerst angesetzt so Dr. Willing weiter. 03

4 Neben der großen Herausforderung, aus der Vielzahl an IT-Projekten ein stimmiges Projektportfolio zu erstellen, litt die IT unter Projekt-Personalengpässen trotz etabliertem Projektmanagement und verfügbarer, detaillierter Projektdaten. Es fehlte einfach ein Überblick über das Gesamtportfolio. Ressourcen konnten nicht optimal eingesetzt, Projekte nicht transparent geplant werden. Bei der Suche nach einer Lösung evaluierte das Team von Dr. Willing verschiedene Optionen, unter anderem den Einsatz komplexer, unternehmensweiter Projektmanagement-Software. Diese Lösung wurde jedoch aufgrund des damit verbundenen Aufwands nicht weiter verfolgt. Dr. Felix Willing begründet dies: Die gut durchdachten Ansätze scheiterten in der Praxis am hohen Aufwand, neue Projekte einzusteuern, an der heterogenen Qualität der Projektanträge oder an organisatorischen Details. Es blieb die Frage, wie der Übergang vom professionellen IT- Projektmanagement zu einem ebenso professionellen wie erfolgreichen Projektportfoliomanagement in der IT von Nordex gelingen könnte. Im Jahr 2013 wagte die Nordex IT einen zweiten Anlauf zur Beantwortung dieser Frage. 04

5 LÖSUNG Aus vielen Projekten ein stimmiges Portfolio erstellen In der IT wurde hierfür ein neuer Portfolio-Prozess definiert, der an einer entscheidenden Stelle durch die PPM-Lösung Meisterplan der Tübinger itdesign GmbH unterstützt wird. Der neue PPM-Prozess der Nordex IT umfasst heute nur noch wenige Schritte. Von besonderer Bedeutung für Nordex bei der Entscheidung für Meisterplan waren folgende drei Aspekte: 1. die einfache Datenübernahme aus verschiedenen Quellen, in diesem Fall MS Sharepoint und Excel, 2. die intuitiven Möglichkeiten zur Simulation unterschiedlichster Szenarien und 3. die aussagekräftigen, anschaulichen Management-Reports. Sie sind für die Entscheidungsgremien mit wenigen Klicks schnell erstellt. Abbildung: Portfolioplanungs-Prozess bei Nordex 05

6 Abbildung: Interaktive Portfolio- und Ressourcenplanung mit Meisterplan WIR VERSCHAFFEN UNS HEUTE BINNEN KÜRZESTER ZEIT EINEN ÜBERBLICK ÜBER UNSER GESAMTES PROJEKTPORTFOLIO UND DAS SOGAR INKLUSIVE INTERAKTIVER ANALYSE. Diese drei wesentlichen Funktionsbereiche der Meisterplan-Lösung wurden mit minimalem Implementierungsaufwand in die Nordex-Portfolioplanung integriert. Das importierte Projektportfolio wird entsprechend dem unternehmensspezifischen Ranking angezeigt. Ein transparentes und gewichtetes Projektportfolio der Nordex IT wurde auf diese Weise binnen kürzester Zeit angelegt. erhalten. Über die grafische Oberfläche können die Mitglieder des PPM-Gremiums mit wenigen Klicks selbst mögliche Umplanungen simulieren. Mit Hilfe von Szenarien lassen sich verschiedene Planungsvarianten vergleichen und sichern. Bereits während der Planung können Änderung auf die Projekte und Ressourcen interaktiv und im Detail nachvollzogen werden. SICHER, SCHNELL UND NACHVOLLZIEHBAR: DIE RICHTIGEN ENTSCHEIDUNGEN FÜR DAS PROJEKT- PORTFOLIO TREFFEN Meisterplan hilft den Entscheidern bei Nordex dabei, einen anschaulichen Überblick über sämtliche Projektaufwände und Auslastungen von zahlreichen Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zu Sind die Entscheidungen für den nächsten Planungsabschnitt getroffen, kann das Gremium diese sehr einfach in bestehende Reporting-Strukturen überführen oder mit Hilfe des integrierten Meisterplan-Reports kommunizieren. Ein Project Tracking aus ITO- und Projekt-Sicht bildet den Abschluss des neuen Portfolioplanungs-Prozesses. 06

7 NUTZEN Wir sind heute besser denn je gerüstet, um unseren Beitrag als IT zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten. PROJEKTPORTFOLIOMANAGEMENT MIT MEISTER- PLAN: SCHNELL. INTERAKTIV. AUSSAGEKRÄFTIG. AUF DEN PUNKT. Für Dr. Felix Willing ist Meisterplan die ideale Lösung für den Aufbau und Einsatz einer professionellen Projektportfolioplanung: Wir haben uns intensiv mit unterschiedlichsten Ansätzen und Konzepten für das PPM beschäftigt. Meisterplan hat uns sehr schnell überzeugt: In wenigen Wochen hatten wir dank dem schnellen Einstieg und der kurzen Implementierungszeit eine erste Projektportfolioplanung mit echten Daten aus unserem MS Sharepoint-System. Meisterplan lässt sich in den IT-Planungsprozess bei Nordex optimal einbinden. Die schnelle und effiziente Implementierung mit vergleichsweise geringen Aufwänden ist jedoch nur eines der wesentlichen Argumente. Entscheidend war für uns, dass wir dank Meisterplan leistungsfähige Werkzeuge für unsere Projektpriorisierung und -analyse an die Hand bekommen haben, so Dr. Willing weiter. Wir verschaffen uns heute binnen kürzester Zeit einen Überblick über unser gesamtes Projektportfolio und das sogar inklusive interaktiver Analyse! Die in einer IT-Abteilung oft komplexen Projektabhängigkeiten und Ressourcen-Restriktionen lassen sich mit einem Blick erkennen und wir erhalten Unterstützung bei der Analyse von Portfolio- Schwachstellen. Und last, but not least: Die Möglichkeit, verschiedene Priorisierungen und Szenarien zu simulieren, unterstützt uns bei der Diskussion von Planungsalternativen und der Kommunikation von Portfolio-Entscheidungen gegenüber dem Vorstand, fasst Dr. Willing seine Erfahrungen mit Meisterplan zusammen. Im Vergleich zum Stand noch vor einem Jahr hat sich die Situation aller Mitarbeiter in den IT-Projekten bei Nordex deutlich verbessert: Durch eine funktionierende Projektportfolioplanung werden Engpässe frühzeitig verhindert. Meine Mitarbeiter arbeiten weniger an ihren Belastungsgrenzen und wir sichern so die Projektergebnisse. Zusammengenommen sind wir heute besser denn je gerüstet, um unseren Beitrag als IT zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten. Das neue Werkzeug fügt sich sowohl in die IT als auch die Prozess-Landschaft problemlos ein. Meisterplan beantwortet schnell die wichtigsten Fragen: Wo sind die Engpässe im Projektportfolio und wie lassen sie sich auflösen? Dr. Felix Willing bringt es auf den Punkt: Meisterplan öffnet die Augen. 07

8 Dr. Felix Willing ist seit Januar 2012 CIO der Nordex SE in Hamburg. Seine berufliche Karriere begann der Chemiker mit einem Zusatzstudium BWL im Jahr 2001 als Berater bei der Trecon Managementberatung und wechselte 2003 als Leiter Organisation zu MEDION. Ende 2007 stieß er als IT-Verantwortlicher zur Siemens-Tochter Winergy AG. Im Zeitraum 2009 bis Ende 2011 war er schließlich als CIO der manroland AG tätig. ÜBER NORDEX Seit 1985 ist Nordex einer der Pioniere im Windenergieanlagenbau. Die Rostocker haben mit der Entwicklung immer größerer und wirtschaftlicherer Anlagen Maßstäbe gesetzt. Heute drehen sich in 34 Ländern mehr als Nordex-Windenergieanlagen mit einer Nennleistung von zusammen über Megawatt. Am Stammsitz der Nordex SE, einer Managementholding, in Rostock findet die konzernübergreifende Steuerung und Koordination der Tochtergesellschaften Nordex Energy GmbH und Nordex Energy B.V. statt. Mit mehr als Mitarbeitern und einer Gesamtleistung von rund 1,43 Milliarden Euro in 2013 zählt Nordex zu den Top 10 der Branche. Bildnachweise: Nordex SE ÜBER MEISTERPLAN Meisterplan ist eine Software für interaktives Projektportfolio-Management. Die Software befähigt das Management, komplexe Abhängigkeiten und Restriktionen zu verstehen. Die Entscheidungsqualität beim Priorisieren, Budgetieren und Planen der Ressourcen wird durch den Einsatz von Meisterplan wesentlich verbessert. ÜBER ITDESIGN Mehr als 15 Jahre Erfahrung im Projekt- und Portfoliomanagement stecken in Meisterplan. Hergestellt wird die Software von der itdesign GmbH. Langfristige und direkte Beziehungen zu zufriedenen Kunden belegen die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. i Weitere Informationen erhalten Sie auf Sind Sie bereit für mehr Transparenz im PPM? Rufen Sie uns an unter oder testen Sie Meisterplan 30 Tage kostenlos auf meisterplan.com. Meisterplan Ein Produkt der itdesign GmbH Karlstraße Tübingen Tel.: Fax: mail@meisterplan.com