E-Interview mit Dr. Ulrich Kampffmeyer Der Einfluss von Web 2.0 und anderen Treibern auf ECM

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1 E-Interview mit Dr. Ulrich Kampffmeyer Der Einfluss von Web 2.0 und anderen Treibern auf ECM Titel des Interviews: Name: Funktion/Bereich: Der Einfluss von Web 2.0 auf ECM Dr. Ulrich Kampffmeyer Vorstand Organisation: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, kaum eine Branche muss sich so sehr immer wieder neuen konzeptionellen, technologischen und juristischen Anforderungen und Innovationen wie die ECM-Branche stellen. Nicht immer stellt jedes neue Buzzword eine tatsächliche Basis für nachhaltige Inovation dar, aber vielfach müssen sich Anbieter wie auch Anwender doch auf Anpassungen einstellen. Aktuell ist der Trendbegriff Web 2.0 ein solcher Treiber, wobei hier auch zu klären ist, wie viel davon Substanz und wie viel Marketing ist. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen durch das folgende Interview mit dem Experten Dr. Ulrich Kampffmeyer die Gelegenheit bieten, einen Einblick in die neuesten Trends zu erhalten und sich selbst ein Bild zu machen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Dr. Kampffmeyer, Frage 1: Web 2.0 als Innovationstreiber Web 2.0 ist das neue Buzzword, das auch die ECM-Community herausfordert. Welche Relevanz hat das Thema Web 2.0 für ECM-Anbieter und Anwender wirklich? Antwort: Bei den Anwendern gewinnt der Einsatz von Funktionalität aus dem sogenannten Web-2.0-Umfeld an Bedeutung Wikis, Blogs, RSS und andere Techniken finden Einzug in die Unternehmen. Dies wird heute auch gern als Enterprise 2.0 bezeichnet, obwohl die technischen und funktionalen Aspekte nicht das Wesentliche ausmachen. Es geht um neue Formen des Informationsaustausches, der Wissensaufbereitung und der Nutzung von Information. Bei den ECM-Anbietern, die sich klassischerweise um das interne Informationsmanagement mit Dokumenten-, Workflow-, Enterprise-Content- und Archivmanagement gekümmert haben - um diese von den Web-2.0- Softwareanbietern mit Lösungen für das Internet-Umfeld einmal abzugrenzen lassen sich unterschiedliche Entwicklungen feststellen. Einige setzen auf Oberflächlichkeiten wie neue webbasierte Benutzeroberflächen und Bereitstellung von Funktionen wie Blogs und Wikis, ohne dass diese tief in das Produkt integriert werden. Mit den neuen Funktionen kommen aber auch neue Datentypen und neue Datenstrukturen die sich in herkömmlichen dokumenten- und prozess-orientierten Systemen schlecht verwalten lassen. Andere setzen auf Zusatzprodukte oder Zusatzmodule die wenig integriert sind und eigene Verwaltungskomponenten bedingen. Unter dem Schlagwort ECM 2.0 finden sich hier sehr unterschiedliche Ansätze. Seite 2

3 Frage 2: ECM 2.0 bei Anbietern und Anwendern Wie reagieren die ECM-Anbieter auf Web 2.0? Führt Web 2.0 zu ECM 2.0 oder können heutige ECM-Systeme den Anforderungen des Web 2.0 schon weitgehend begegnen? Inwieweit unterstützen sie den Nutzer als Autor und Community Manager? Inwiefern beeinflusst der Mitmach-Gedanke von Web 2.0 auch die interne Organisation des ECM bei den Anwendern? Müssen neue Prozesse und eine neue Unternehmenskultur angestrebt werden, damit ECM erfolgreich bleibt? Was bedeutet ECM 2.0 für den Endanwender? Antwort: Das Kürzel ECM 2.0 (oder Web 2.0 oder Enterprise 2.0 oder oder ) führen viele Anbieter auf den Lippen. Es sind aber eher die Anbieter von Web-Content- Management-Intranet-Portalen und von Collaborationswerkzeugen wie Microsoft mit Sharepoint oder IBM mit Quickr, die hier die Trends bestimmen. Mit ECM 2.0 hängen sich die traditionellen Dokumentenmanagement- und ECM-Anbieter nur an den laufenden Trend an. Sie gehören nicht zu innovativen Treibern sondern zu den rezipierenden Nachahmern. Viel interessanter ist die Entwicklung bei Anwenderunternehmen von groß bis klein. Hier werden einzelne Web-2.0-Funktionen bereits eingesetzt, speziell Wikis, interne Blogs, Diskussionsforen, Social Tagging und Favoriten, kontextbezogenes E-Learning, Web- Casts, personal Video Conferencing, RSS-Feeds und andere. Für den Einsatz gibt es verschiedene Beweggründe: Mit Foren, Abonnements-Services, Wikis, Blogs und anderen Collaborationswerkzeugen lässt sich so z.b. nachhaltig die Flut an internen s eindämmen. Ein wesentlicher Aspekt gegen die Informationsflut ist auch hier der Wandel von Push zu Pull, jeder kann sich bedarfsgerecht mit Information versorgen. Der von Ihnen angesprochene Mitmach-Gedanke ist hier ein wesentlicher Motor. Aber es gibt auch noch andere Aspekte. Wenn ein Unternehmen heute hochqualifizierte Mitarbeiter gewinnen und halten will, kann es diesen nicht diejenigen Technologien und Kommunikationsformen vorenthalten, die der Mitarbeiter privat nutzt - eine neue Generation kommt in die Unternehmen. Mit den immer schneller werdenden Veränderungen in den Märkten ist die Wettbewerbsfähigkeit nur aufrecht zu erhalten, wenn man sich moderne Informations- und Kommunikationstechnologien zu nutze macht. Ich kann aber nur wieder betonen Technologie ist hier der zweite Schritt. Es geht um Veränderungen Change Management ist hier das Stichwort. Veränderungen in der Unternehmenskultur und in den Prozessen. Der Einsatz von Web 2.0 Techniken kann auch zu Wildwuchs führen. Dies gilt einmal für die Bereitstellung redundanter konkurrierender Funktionalität, die zu einer weiteren Aufsplittung der Informationskanäle und Informationsbasen führt. Andererseits aber auch für die Arbeitsweise der Mitarbeiter selbst. Schließlich sollen diese bestimmte Aufgaben erledigen und sich nicht den ganzen Tag in irgendwelchen Blogs verlustieren. Seite 3

4 Frage 3: Medienverschmelzung und andere Innovationen Neben dem Web 2.0 wird auch die Medienverschmelzung schon lange als Innovationstreiber besprochen. Was sind die durch Medienverschmelzungen herbeigeführten Konsequenzen und Probleme für das ECM? Welche anderen Innovationen sind für das ECM der Zukunft relevant? Antwort Medienverschmelzung zielt als Begriff auf die Nutzung von Video, Sprache, Multimedia-Objekten und anderen Formen zusammen mit herkömmlichen Daten, Dokumenten und Content. Für die Systeme heißt dies sich auch mit unterschiedlichen Datenformaten, Streaming-Technologien und kombinierten, sehr heterogen strukturierten Informationsobjekten auseinanderzusetzen. Besonders die zeitpunktbeszogene Reproduktion von dynamischen, personalisierten Inhalten ist ein schwer lösbares Problem, das zu sehr großem zusätzlichem Speicherbedarf führen kann. Eines ist aber klar: Informations- und Telekommunikations-technologien verschmelzen immer mehr und dies macht auch vor den Unternehmen nicht halt. Eine Skype-Aufzeichnung über die Änderung eines Geschäftes ist ebenso wie ein unterschriebener Vertrag eine aufbewahrungspflichtige Record. Immer neue Funktionen kommen gerade bei mobilen Arbeitsgeräten und in der Kommunikation auf das Informationsmanagement zu. Da auch die Grenze zwischen strukturierten Daten und schwach oder unstrukturierten Dokumenten immer mehr verschwimmt, geht alles in einem allgemeinen Informationsmanagement auf. Hier müssen sich die Anbieter von ECM-Lösungen anpassen um den neuen Formen der Informationsnutzung wie auch den neuen Formaten wie reden hier nicht nur über Web 2.0 gerecht zu werden. Seite 4

5 Frage 4: Zukunft von ECM und der ECM-Branche Wo sehen Sie die Zukunft des Themas ECM und wie bewerten Sie die Zukunft des ECM- Marktes? Wie könnte die nationale und internationale Entwicklung aussehen? Welche Konsolidierungen sind absehbar? Sind neue Player auf dem ECM-Markt oder im Umfeld zu erwarten? Antwort Wie bereits angesprochen Enterprise Content Management hat von Anfang an ein wesentliches Ziel strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen. Ist dieses Ziel erreicht, hat sich ECM als Disziplin vielleicht schon überlebt. In SOA-Architekturen wird ECM-Funktionalität zu Diensten, die der Anwender vielleicht noch nicht einmal mehr sieht. An den Oberflächen werden noch Postkorbsysteme, virtuelle Akten und das Records Management übrigbleiben. Zunehmend werden sich die heute unter dem Dach von ECM zusammengefassten Komponenten wieder lösen und eigenständige Bereiche bilden: WCM, DAM, Collaboration und Web 2.0 werden in einem Bereich aufgehen; Workflow und Business Process Management spalten sich ab und integrieren sich mit Business Intelligence; Output-Management war nie wirklich in ECM integriert und wird eine eigenständige Branche bleiben; Records Management gewinnt an Bedeutung, gerade vor dem Hintergrund der Governance, Risk Management & Compliance Initiativen; das traditionelle Dokumentenmanagement wird standardmäßig in alle Office- und Kommunikationsplattformen integriert sein; auch die Preserve -Komponente wird sich als echte Langzeitarchivierung von ECM abnabeln. Der Bereich Document Related Technologies Technologien rund ums Dokument - wird im Gegensatz zu ECM überleben, weil es immer Technologien geben wird, die sich speziell mit den Anforderungen elektronischer Dokumente beschäftigen. Dies hat auch starke Auswirkungen auf den Anbietermarkt. Einerseits drängen Unternehmen aus anderen IT-Marktbereichen auf den Turf der ECM-Anbieter ERP-Anbieter wie SAP mit zahlreichen eigenen Funktionen wie auch mit Middlewareansätzen zur Anbindung von ECM- Services; Multifunktionsgeräteanbieter wie XEROX oder CANON, die auf diesem Kanal auch ihre eigene Dokumentenmanagementsoftware in die Unternehmen tragen; Speichersystemanbieter wie HDS, die im Rahmen des ILM-Gedanken ihre Hardware mit Archivsoftware bündeln, Collaboration-Anbieter wie IBM und Microsoft, die über Sharepoint und Notes-Ergänzungen ECM adressieren, ECM-SaaS-/ASP-Anbieter. Dienstleister wie IRON MOUNTAIN mit digitalen Outsourcing-Angeboten, usw. usw. Trotz Konsolidierung ist der Markt nicht übersichtlicher geworden. Mit dem immer breiter werdenden Anspruch von ECM verschwimmt das Profil an den Rändern. ECM wird zum Mainstream, zur Infrastruktur. Es ist keine exotische Nische mehr. Daher boomt auch der Markt - aber das Wachstum verteilt sich auf sehr viele und sehr unterschiedliche Anbieter. Für die bisherigen ECM-Spezialisten bleibt Seite 5

6 die Konzentration auf Branchen, auf spezifische Fachlösungen, die Bereitstellung spezialisierter Dienste und die Spezialgebiete von ECM, die auch weiterhin sichtbar bleiben werden. Auch werden sich weitere neue Anbieter in den Markt bewegen, die spezifische Probleme adressieren wie z.b. das -Management oder generell das Thema Compliance. Solche Anbieter kommen häufig aus dem Ausland, z.b. Amerika, zunehmend auch Europa und Fernost nach Deutschland- Jedoch wird sich kaum ein neuer Anbieter mit einer kompletten ECM-Suite positionieren. Hier haben sich die ganz großen, mit umfangreichen ECM- Füllhörnern zugekaufter, Produkte bereits weit vom Mittelfeld entfernt und Komplett-Angebote, wie sie z.b. der deutsche Mittelstand mit Firmen wie d.velop, Saperion, CEYONIQ, windream, Docuware, COI, ELO, EASY oder Optimal um nur einige exemplarisch zu nennen, vorzuweisen hat, lassen sich auch nicht ohne Weiteres aus dem Boden stampfen. Interessante Entwicklungen für die Zukunft werden die zunehmende Rolle von Open Source Software und das SaaS/ASP- Angebot im Umfeld von Enterprise Content Management werden. Und wenn keiner mehr von ECM Enterprise Content Management sprechen möchte, dann werden wir einfach das Akronym ECM für Enterprise Change Management nehmen damit sind wir auch wieder beim Eingangsthema der Auswirkungen von Web 2.0 auf die Anwenderunternehmen. Vielen Dank für das Interview! Seite 6