PDFCreator Dokumentation. Verwendung in der Universität Passau

Transkript

1 PDFCreator Verwendung in der Universität Passau Der PDFCreator bietet eine kostengünstige Möglichkeit PDF-Dokumente zu erstellen. Da es sich um eine OpenSource-Lösung handelt, die unter der GNU Public License steht, fallen beim Einsatz keine Gebühren an. PDF-Dokumente können auf zwei unterschiedliche Arten erzeugt werden. Zum einen lassen sich Postscript-Dateien, also Druckdateien eines postscriptfähigen Druckers, zu PDF-Dokumenten umwandeln. Ebenso einfach lassen sich PDF-Dokumente auch aus einer Anwendung wie z.b. einer Textverarbeitung herstellen, indem ein spezieller Druckertreiber verwendet wird, dessen Ausgabe auf kein physikalisches Gerät, sondern in eine formatierte Datei erfolgt. Im Folgenden wird beschrieben, wie sich der PDFCreator installieren bzw. starten lässt und wie er konfiguriert wird. Im Anschluss daran folgt eine Erläuterung zur Verwendung des PDFCreators. Installation Internetquellen Der PDFCreator ist eine OpenSource-Entwicklung, die bei SourceForge beheimatet ist. Die Projekt-Homepage findet sich unter Eine deutschsprachige Website der Entwickler findet man unter Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments ist die Version aktuell. Die vom Rechenzentrum der Universität Passau über den Novell Application Launcher bereitgestellte Version ist Installation aus Application Launcher (NAL) An der Universität Passau steht der PDFCreator (Version 0.6.0) über die Softwareverteilung im Novell-Netz (NAL) für alle Bereiche zur Verfügung und ist unter Windows 2000 Professional und Windows XP Professional getestet. Im Startmenü im Unterordner Tools kann die Applikation PDFCreator gestartet werden, die die benötigten Dateien auf den Rechner kopiert, notwendige Einstellungen und den PDF-Drucker im System registriert sowie den PrintMonitor startet. Nachdem die Applikation beim ersten Start installiert wurde, steht der PDFCreator ohne Neustart des Betriebssystems zur Verfügung. Man kann nun mit Hilfe des PrintMonitors oder aus einer Anwendung heraus PDF-Dokumente erzeugen, sofern diese das Windows-Drucksystem verwendet Christoph Metten,

2 Lokale Installation Bei Bedarf lässt sich der PDFCreator auch manuell installieren. Dies kann beispielsweise bei mobilen Rechnern oder bei PCs zu Hause der Fall sein. Im Download-Bereich des SourceForge-Pojektes befinden sich Windows-Setup-Dateien, die zum Installieren und Einrichten des Druckertreibers und der Programmdateien ausgeführt werden müssen. Unter den Mehrbenutzer-Systemen Windows NT, Windows 2000 Professional und Windows XP Professional werden hierzu Administrator-Rechte benötigt, da sonst der PDFCreator nur eingeschränkt benutzbar ist. Zur Installation wird der Setup-Assistent ausgeführt. In einem ersten Schritt sind die Lizenz- Vereinbarungen zu lesen und zu akzeptieren. Der vorgegebene Programmpfad kann in der Regel übernommen werden. Bei der Auswahl der Komponenten lässt sich angeben, ob nur die Programmdateien installiert werden oder ob auch der PDF-Druckertreiber zur Verfügung stehen soll. Daraufhin kann man noch einen Startmenü-Ordner auswählen. In einem weiteren Schritt lassen sich noch einige zusätzliche Aufgaben anwählen: Anlegen von Verknüpfungen auf dem Desktop bzw. in der Schnellstartleiste, die Dateiverknüpfung von Postscriptdateien (Endung.ps) mit dem PDFCreator, sowie die Installation des Ghostscript 8.0 Interpreters. Hierbei handelt es sich ebenfalls um ein OpenSource-Projekt zum Verarbeiten von Postscriptdaten. Nach dem Fertigstellen des Assistenten steht der PDFCreator zur Verfügung. Konfiguration Druckereigenschaften Der PDFCreator integriert sich in das Microsoft Windows Betriebssystem als spezieller Druckertreiber. Dies bedeutet, dass die Funktionalität zum Erstellen von PDF-Dokumenten allen Anwendungen zur Verfügung steht, die auf das Windows-Drucksystem zugreifen. Über das Drucker-Applet der Systemsteuerung ist der PDFCreator gleichwertig zu lokalen oder Netzwerkdruckern Christoph Metten,

3 In den Druckereigenschaften ( Eigenschaften im Kontextmenü) lassen sich, vergleichbar zu anderen Druckern, verschiedene geräte- und netzwerkspezifische Einstellungen treffen. Mittels des Schalters Druckeinstellungen in der Registerkarte Allgemein lassen sich die Ausrichtung ( Orientierung ) der Ausgabe (Hochoder Querformat), sowie über den Schalter Erweitert... Papiergrösse oder die Anzahl der Seiten pro Blatt vorgeben. Einstellungen, die über die Systemsteuerung verändert werden, gelten für alle Dokumente, die mit diesem Drucker ausgegeben werden. Speziell die Druckeinstellungen lassen sich für jedes Dokument vorübergehend setzen, dazu ist der Einstellungen - Dialog beim Ausdruck zu verwenden. PDF-Einstellungen Für die PDF-Ausgabe spezifische Einstellungen lassen sich über einen eigenen Dialog treffen. Diesen erreicht man im PrintMonitor (siehe unten) im Drucker -Menü über den Punkt Einstellungen, oder aber direkt über den Schalter Einstellungen beim Ausdruck auf den PDFCreator. Bei der Installation (sowohl manuell als auch über NAL) werden die Einstellungen mit sinnvollen Werten vorbelegt, die nur in seltenen Fällen verändert werden müssen. In der Rubrik Allgemeine Einstellungen lassen sich Autor-Name und der aktuelle Zeitpunkt für das Erstellungsdatum festlegen. Diese Werte werden standardmäßig aus der Laufzeitumgebung des Windows-Systems gelesen. Unter Schriftarten kann man die installierten Schriftarten darstellen lassen. Nicht alle dieser auf dem Computer verfügbaren Fonts stehen auch auf dem Rechner bereit, auf dem das Dokument gelesen oder gedruckt wird. Dies sollte bei der PDF-Erzeugung berücksichtigt werden, um ungewollte Darstellungseffekte zu vermeiden Christoph Metten,

4 Der AutoSave-Modus, der unter Automatisches Speichern konfiguriert wird, kann nützlich sein, wenn man Serien-Dokumente nach PDF konvertieren möchte. Als Ausgabeformat kann neben PDF auch PNG, JPEG, BMP, PCX und TIFF verwendet werden. Der Dateiname kann sich aus zwei Komponenten zusammensetzen. Vorgegeben ist Datum/Uhrzeit als erster Bestandteil und eine Liste von Dateinamen-Tokens (Autor, Computername, Datum/Uhrzeit, Dokumenttitel und Benutzername). Vervollständigt werden die Einstellungen durch Angabe des Zielverzeichnisses, standardmäßig der lokale Ordner Eigene Dateien. Die weiteren Einstellungen betreffen die unterstützten Daten- bzw. Dateiformate bei der Ausgabe. Das PDF-Format bietet sinngemäß die meisten Einstellmöglichkeiten. Im Register Allgemein kann die PDF-Version und damit die Kompatibilität zu Adobes Acrobat 3.0 (PDF- 1.2), 4.0 (PDF-1.3) und 5.0 (PDF-1.4) eingestellt werden. Zum Lesen derart erstellter Dokumente ist ein Reader mit mindestens einer Versionsnummer nötig, die dem Acrobat entspricht. Weitere Einstellungen betreffen das automatische Drehen von Ausgabeseiten, die Auflösung der Ausgabe, das Überdrucken sowie die Konversion der Daten in ASCII-Zeichensatz. Zur Größen-Reduzierung der Ausgabedatei lassen sich Text- und Bild-Objekte komprimieren, konfigurierbar im Register Komprimierung. Hierbei können Bilder verschiedener Bildquellen unterschiedlich behandelt werden. Neben verschiedenen Kompressionsstufen (JPEG-Hoch in 5 Stufen bis JPEG-Minimum, ZIP) lassen sich auch unterschiedliche Algorithmen (Bikubisch, Herunterrechnen mit und ohne Durchschnitt) sowie die Auflösung (in dpi) einstellen. Die verwendeten Schriftarten lassen sich in das Dokument einbetten. Dadurch bleiben Sonderzeichen oder außergewöhnliche Schriftarten auch dann erhalten, wenn diese auf einem anderen Computer nicht zur Verfügung stehen. Es lassen sich alle Schriftarten einbetten oder auch nur Teil davon, wenn das Auftreten einen vorzugebenden Prozentanteil unterschreitet Christoph Metten,

5 Die Farbeinstellungen in der Rubrik Farben verwalten das verwendete Farbmodell (RGB, CMYK, GrayScale) und bieten noch einige Einstellungen zur Konvertierung von CMYK nach RGB, zum Überdrucken, Transfer und für Halbtoninformationen. Die Registerkarte Sicherheit enthält in der verwendeten Version nur den Vermerk, dass diese Funktionalität noch nicht realisiert ist. Die Einstellungen für die Dateiformate PNG, JPEG, BMP, PCX und TIFF bieten die Festlegung der Auflösung in dpi, sowie der Farbtiefe von 2 Bit bis 32 Bit und einiger Fax-Formate. Beim JPEG-Format lässt sich zusätzlich noch die Qualitätsstufe in Prozent angeben. Verwendung des PDFCreator Drucken aus einer Anwendung Der PDFCreator ist unter Windows wie ein lokaler oder Netzwerkdrucker ansprechbar, lediglich mit dem Unterschied, dass das Dokument nicht an den physikalischen Drucker übergeben wird, sondern an den PDFCreator, der die Umwandlung und Ausgabe in eine Datei übernimmt. Nach dem Start des Ausdrucks auf den PDFCrator wird das Dokument vollständig an die Druckerwarteschlange (Spooler) übergeben. Je nach Umfang des Dokuments öffnet sich unter Umständen mit etwas Verzögerung das Programmfenster. Es erscheint der Dokumententitel, das Erstellungsdatum, sowie der Name des Autors. Diese Felder können auch angepasst werden, bei Datum können mit Hilfe des Schalter Jetzt Datum und Uhrzeit aktualisiert werden. Zu Überprüfungszwecken kann die Ausgabe nach der Umwandlung mit der Standardanwen-dung, in der Regel der Adobe Acrobat Reader, geöffnet werden. Der Schalter Warten stellt das Dokument in die Warteschlange, ohne die Umwandlung durchzuführen. Mit dem Schalter Einstellungen gelangt man zur PDF-Konfiguration (siehe oben). Mit dem Schalter wird das fertige PDF-Dokument direkt an ein Mailprogramm weitergeleitet, sofern dies über die MAPI-Schnittstelle konfiguriert ist. Nach Betätigen des Schalters Speichern erscheint ein Dialog Speichern unter, mit dem man Christoph Metten,

6 Zielverzeichnis und Dateinamen auswählen kann. Sollte ein PDF-Dokument gleichen Namens im gewählten Verzeichnis bereits existieren, so wird dies ohne weitere Vorwarnung überschrieben. Nach betätigen des Speichern -Schalters beginnt die Umwandlung. Nach Beendigung des Vorgangs wird das Dokument zur Kontrolle geöffnet, sofern dies vorher im Programmfenster ausgewählt war. Die Erstellung des PDF-Dokuments ist nun abgeschlossen. Umwandeln von Postscript-Dateien: PrintMonitor Eine einfache Methode, Postscript-Dateien in PDF-Dokumente umzuwandeln bietet der PrintMonitor. Je nach Art der Installation findet man ihn im Programm-Menü im Ordner PDFCreator unter gleichem Titel (lokale Installation) oder im Novell Application Launcher im Ordner Tools. Der PrintMonitor ist Drag-and-Dropfähig, das bedeutet, man kann aus dem Windows-Explorer per Maus Postscript-Dateien in das PDFCreator- Fenster ziehen und dort ablegen. Alternativ dazu gelangt man über das Dokument -Menü mit dem Punkt Hinzufügen in einen Datei-Auswahl- Dialog, über den man Postscript- Dateien (.ps) wählen kann. Nachdem die umzuwandelnde Postscript-Datei ausgewählt ist, öffnet sich das Programmfenster. Das weitere Verfahren (Schalter Speichern, Auswahl der Zieldatei und Umwandlung nach PDF) ist wie oben beschrieben Christoph Metten,