D O K U M E N T A T I O N HR-LOHN ELM ÜBERMITTLUNG. August 2012 / ZuerR / Version 3.00

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1 A B A C U S D O K U M E N T A T I O N HR-LOHN ELM ÜBERMITTLUNG August 2012 / ZuerR / Version 3.00 Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Insbesondere das Recht, die Unterlagen mittels irgendeines Mediums (grafisch, technisch, elektronisch und/oder digital, einschliesslich Fotokopie und downloading) ganz oder teilweise zu vervielfältigen, vorzutragen, zu verbreiten, zu bearbeiten, zu übersetzen, zu übertragen oder zu speichern, liegt ausschliesslich bei ABACUS Research AG. Jede Verwertung in den genannten oder in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen, namentlich jede kommerzielle Nutzung, bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung von ABACUS Research AG. Die gewerbsmässige Verletzung der Urheberrechte kann gemäss Art. 67 Abs. 2 URG bestraft werden. Copyright 2012 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Aktuelle Informationen Dokument swissdec Überblick der Übermittlungsverfahren Security Lohnmeldung erstellen Start der Übermittlung Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) Auswahl der Institutionen (3. Schritt) Aufbereiten der Daten (4. Schritt) Übersicht Übermittlungen bestätigen (5. Schritt) Übermittlung einrichten Interneteinstellungen Kommunikation testen Daten überprüfen Fehlermanagement Fehlermeldungsstufen Datenüberprüfung XSD - Dump-File Fragen & Antworten Showcase Empfangsbereite Showcase-Empfänger Vorabgleich - BVG Übermittlung im Abacus BVG - Lohnmeldung BVG Berechnung der neuen Jahreslöhne Übermittlung starten Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) Auswahl der Institutionen (3. Schritt) Aufbereiten der Daten (4. Schritt) Übermittlung bestätigen / freigeben (5. Schritt) Daten abholen (6. Schritt) Differenzen BVG-Lohnmeldung bearbeiten (7. Schritt)...28 Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite I

3 Überblick 1 1 Überblick Achtung Die Zertifizierung dauert aktuell noch an und sollte im August 2012 definitiv abgeschlossen werden. Erst mit der Erteilung des Zertifikates können Übermittlungen auf der neuen Plattform durchgeführt werden. Parallel zur Zertifizierung werden Themen wie Unternehmen, mehrere Versicherungen usw. getestet, die nicht Bestandteil der Zertifizierung sind. Viele kleine Fehler und Verbesserungen werden deshalb im Laufe des Sommers gelöst. In jedem Fall sollte der Servicepack / DVD vom Herbst 2012 installiert werden, bevor mit der neuen Plattform ELM 3.0 gearbeitet wird. 1.1 Aktuelle Informationen Mit der Version 2012 stellt ABACUS auf die ELM-Version 3.0 um. In diesem Zusammenhang wurde die gesamte Übermittlungsplattform im Programm 299 LOHNMELDUNG ERSTELLEN neu entwickelt. Folgende Funktionen wurden integriert Wizzard für Übermittlungen Prozessorientierte Abläufe (Schritt für Schritt / Übersicht nächster Arbeitsschritt) Visualisierung der Daten Neues, verbessertes Fehlermanagement Einfachere Einrichtung und Vorbereitung der Übermittlung Verschlüsselte Übermittlung 1.2 Dokument Diese Dokumentation soll Kunden und Vertriebspartner im Bereich der Übermittlung unterstützen. Das korrekte Einrichten der Versicherungen wird in diesem Dokument nicht behandelt. 1.3 swissdec Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Verein mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Know-how bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software-Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 2

4 Überblick Überblick der Übermittlungsverfahren Wenn alle Definitionen im System erfolgt sind und die Löhne verarbeitet wurden, sind die Daten grundsätzlich für die Übermittlung an die verschiedenen Institute bereit. Für das Übermitteln der Lohnausweisdaten muss zusätzlich das Programm L2971 LOHNAUSWEISE AUFBEREITEN durchgeführt werden. Um die Daten an die gewünschten Versicherungen/Behörden zu übermitteln, gibt es aktuell zwei verschiedene Verfahren. EINREICHEVERFAHREN Das Einreichen von Lohndaten via ELM kann zurzeit nur jährlich erfolgen. 1. Export/Import-Verfahren (EIV) Beim Export/Import-Verfahren wird pro Versicherung eine XML-Datei generiert. Die Daten werden dann mittels Datenträger oder über den elektronischen Weg an das entsprechende Institut übermittelt. Beispielsweise kann bei der AHV die Datei über ein Webportal den Ausgleichskassen übermittelt werden. Dieses Verfahren entspricht nicht der eigentlichen Idee von ELM, die Daten direkt aus dem System online als Gesamtpaket zu übermitteln, dient jedoch während den nächsten Jahren zur Überbrückung, bis alle Institute angeschlossen sind. Der Unterschied zur alten AHV-DTA- Schnittstelle ist die Struktur und Datenkontrolle gemäss dem ELM-Standard. PRO EMPFÄNGER (VERSICHERUNG/BEHÖRDE) WIRD EINE XML-DATEI GENERIERT Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 3

5 Überblick 1 2. Prozessintegriertes Verfahren Distributor (PIV) Die Daten werden aus der Lohnbuchhaltung in eine XML-Datei geschrieben, welche an einen zentralen Distributor gesendet wird. Der Distributor übernimmt dann die Verteilung an die entsprechenden Institute. Ein Internetanschluss am Arbeitsplatz des Lohnbuchhalters ist notwendig. Es besteht aber auch die Möglichkeit das ELM-File lokal zu speichern (EIV) und über einen Upload link auf den Server der Swissdec zu laden. ES WIRD EINE XML-DATEI FÜR ALLE EMPFÄNGER (VERSICHERUNGEN) AUFBEREITET UND AN DEN DISTRIBUTOR (VERTEILER) DIREKT ÜBERMITTELT DISTRIBUTOR (VERTEILER) Der Distributor hat die Aufgabe, die Daten in der XML-Datei für die einzelnen Institute herauszufiltern und an die verschiedenen Empfänger zu verteilen. Die Filterfunktion des Distributors stellt sicher, dass alle Empfänger nur die Daten erhalten, welche sie zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen. Die Filterung erfolgt automatisiert, wodurch Fehler aufgrund manueller Manipulation ausgeschlossen werden. Der Betrieb des Distributors hat jedoch keine Einflussmöglichkeit darauf, wer welche Daten erhält. 1.5 Security Die Übermittlung von persönlichen Lohndaten über das Web erfordert Massnahmen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die XML-Datei wird signiert und verschlüsselt. Damit ist gewährleistet, dass die Daten nach dem Export nicht auf einfache Art und Weise verändert werden können. Die Übermittlung über das Internet erfolgt über eine SSL-verschlüsselte Verbindung und die Daten werden beim Distributor nicht gespeichert. Die XML-Datei darf auf keinen Fall per übermittelt werden. Eine XML-Datei kann von jeder Person gelesen werden, da sie nicht verschlüsselt ist. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 4

6 Lohnmeldung erstellen 2 2 Lohnmeldung erstellen 2.1 Start der Übermittlung Nach dem Starten des Programm 299 LOHNMELDUNG ERSTELLEN wird die Übersicht angezeigt. Ohne Übermittlungen ist diese natürlich noch leer. Mit Ausführen (F2) wird die Übermittlung gestartet. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 5

7 Lohnmeldung erstellen Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) Im ersten Schritt werden die Übermittlungsart und der Übermittlungsweg ausgewählt. Jede Auswahl wird mit einem sprechenden Hilfetext erläutert. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 6

8 Lohnmeldung erstellen Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) Im zweiten Schritt wird das Periodendatum / Jahr ausgewählt. Falls Unternehmen aktiv sind erfolgt in bei diesem Schritt auch die Auswahl des Unternehmens. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 7

9 Lohnmeldung erstellen Auswahl der Institutionen (3. Schritt) Im dritten Schritt werden die Institutionen (Versicherungen, usw.) ausgewählt. Zusätzlich können noch einzelne, spezielle Einstellungen und Kommentare ausgewählt werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 8

10 Lohnmeldung erstellen 2 Feldbeschreibungen Bemerkungen Ersatzlieferung Für jede Institution steht ein Bemerkungsfeld zur Verfügung, in dem individuelle Informationen zur Datenlieferung mit gesendet werden können. Die gesendeten Daten waren unvollständig/verfrüht. Deshalb muss eine Ersatzlieferung durchgeführt werden. Es wird die ursprüngliche Übermittlung als Referenz ausgewählt. Achtung Scheinbar unterstützen nur wenige Institutionen diese Ersatzlieferung. Sicherheitshalber sollte beim Ersatzbedarf zuerst kurz mit der Versicherung Kontakt aufgenommen werden. Daten als Test markieren Kommentar Die Daten können auch testweise übermittelt werden. Ist dieser Switch aktiv, werden die gesendeten Daten mit einem "Testflag" versehen und von der Institution nicht produktiv verarbeitet, selbst dann nicht, wenn die Daten online bestätigt werden. Ein kurzer Gesamtkommentar für alle Institutionen der mit gesendet wird. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 9

11 Lohnmeldung erstellen Aufbereiten der Daten (4. Schritt) Im nächsten Schritt wird die Übermittlug gestartet. Der Übermittlungsprozess gliedert sich in 4 Abschnitte. Datenaufbereitung und Kontrolle (Fehler- und Warnmeldungen) Datenkontrolle mit technischer Vorlage XSD Übermittlung an Swissdec-Distributor Verteilung an Empfänger (Institutionen) Fehler und Warnungen In allen 4 Abschnitten können Fehler und Warnmeldungen entstehen. Diese müssen abgearbeitet werden. Die genaue Vorgehensweise bei Problemen wird im Kapitel "Fehlermanagement" detailliert behandelt. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 10

12 Lohnmeldung erstellen Übersicht Nach der Übermittlung steht man wieder auf der Übersicht. In dieser Übersicht werden alle Übermittlungen und Exporte dokumentiert. Dabei wird zwischen pendenten Läufen und erledigten Läufen unterschieden. Die nächsten Arbeitsschritte orientieren sich dabei an der Übermittlungsart. Übermittlungsart Online (PIV) In Datei (EIV) Die Übermittlungen müssen noch pro Institut gesichtet und bestätigt werden. Dieser Verarbeitungsschritt muss für jede Institution einzeln durchgeführt werden. Es müssen zwingend weitere Arbeitsschritte erfolgen! Da bei Dateiexporten keine Bestätigung möglich ist, wird der exportierte Lauf direkt mit dem Status "Exportiert" unter den erledigten Läufen geführt. Es sind keine weiteren Verarbeitungsschritte nötig. Bestätigung innerhalb 24 Stunden Wurde die Übermittlung online durchgeführt, müssen die Daten pro Institution innerhalb 24 Stunden gesichtet und bestätigt werden. Ansonsten werden die Daten beim Empfänger gelöscht! Die Lohnausweise im Kanton Bern und Waadt müssen aktuell nicht freigeben werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 11

13 Lohnmeldung erstellen 2 Weitere Verarbeitungsschritte Freigabe Mit einem Klick auf Freigabe wird automatisch das passende Login im Internet gestartet. Im Hintergrund wird bereits das UI von ABACUS geladen, mit dem der ABACUS-Lauf als freigegeben markiert werden kann. Information Ob eine Übermittlung bereits bestätigt wurde, kann nicht automatisch angezeigt werden. ELM ist noch nicht in der Lage, solche Informationen an das Ausgangssystem wie ABACUS zurückzuleiten. Verarbeitung abbrechen Die Übermittlung wird abgebrochen. Dieser Verarbeitungsschritt kann sowohl für eine Institution als auch die Gesamtübermittlung erfolgen. Informationen Infos anzeigen Unter "Infos anzeigen" finden sich viele wichtige, kleine Informationen wie die "Übermittlungsnummern", Login, Passwörter, Links, usw. die in einem Supportfall von Bedeutung sein können. Zusätzlich werden die Info-, Warn- und Fehlermeldungen von den Empfängern unter "Meldungen" aufgeführt. In der Übersicht wird mit dem Icon auf vorhandene Rückmeldungen der Empfänger hingewiesen. Diese können wie im Falle Lohnausweis Bern wie folgt lauten: 9999 ACCEPTANCE Die Freigabe mittels Browser entfällt! Details anzeigen Der Inhalt des XML wird mittels PDF visualisiert. Mit dieser Anzeige hat der Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt des XML zu überprüfen. Exportieren Das gesendete XML-File sowie das Antwortfile des Distributors können exportiert werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 12

14 Lohnmeldung erstellen Übermittlungen bestätigen (5. Schritt) Mit einem Klick auf Freigabe wird automatisch das passende Login im Internet gestartet. Nach der Anmeldung müssen die Daten kontrolliert und bestätigt werden. Die PDF Quittung muss anschliessend ausgedruckt und abgelegt werden. Quittung kontrollieren Die Lohnsumme muss mit dem jeweiligen Journal im ABACUS übereinstimmen. Wir empfehlen deshalb die Daten zu kontrollieren. Aus technischer Sicht dürfte es keine Differenzen geben. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 13

15 Übermittlung einrichten 3 3 Übermittlung einrichten Das Kapitel "Übermittlung einrichten" konzentriert sich auf die Kommunikation mit dem Distributor, dem Export des XML-Files und der Datenüberprüfung. Wie der Mandant zu konfigurieren und einzurichten ist, wird in einer separaten Dokumentation beschrieben und ist nicht Bestandteil dieser Wegleitung. 3.1 Interneteinstellungen Die zentralen Interneteinstellungen können ab der Version 3.0 direkt im Programm 299 LOHNMELDUNG ERSTELLEN aufgerufen werden. Für den Aufruf werden Administratorenrechte benötigt, weil die Interneteinstellungen für die gesamte ABACUS- Installation gelten. Internetverbindung testen Die meisten Kunden können die Einstellung auf "Direkte Verbindung ins Internet" stehen lassen. In jedem Fall sollte unbedingt der "Testbutton" angewählt werden. Mit diesem Test wird kontrolliert, ob ABACUS mit dem Internet kommunizieren kann. Ohne Internetverbindung kann weder der Kommunikationstest noch eine Übermittlung auf den Distributor (PIV) erfolgreich durchgeführt werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 14

16 Übermittlung einrichten Kommunikation testen Nach dem Einrichten der Internet-Verbindung muss die Kommunikation (Interoperability Test) mit dem Distributor überprüft werden. Dabei werden die Erreichbarkeit, die Zertifikate und die Systemparameter überprüft. Es muss die Meldung <Der Kommunikationstest wurde erfolgreich durchgeführt> erscheinen. Internetverbindung testen / Erreichbarkeit Distributor kontrollieren Bei Problemen sollte zuerst immer überprüft werden, ob die Internetverbindung von ABACUS ins Internet richtig eingerichtet wurde. Im zweiten Schritt muss der Benutzer die Verfügbarkeit des Distributors kontrollieren. Unter folgendem Link wird die Verfügbarkeit angezeigt: Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 15

17 Übermittlung einrichten Daten überprüfen Mit der Funktion "Daten überprüfen" wird die Vollständigkeit der Abrechnungsdaten, Versicherungsdaten und Mitarbeiterdaten für eine ELM-Übermittlung überprüft. Das anschliessende LOG muss durch den Benutzer abgearbeitet werden. Die gleichen Validierungen werden auch bei der effektiven ELM-Übermittlung nochmals kontrolliert. Es wird empfohlen die Datenüberprüfung nach der Einrichtung von ELM auszuführen und regelmässig im Herbst frühzeitig vor der Einlieferung der Jahresendmeldungen nochmals durch zu führen. Was wird kontrolliert? Alle aktivierten Institutionen und Versicherungen für ELM werden aufbereitet und kontrolliert. Wurde beispielsweise die Einreichung der LSE-Statistik nicht aktiviert, wird diese auch nicht kontrolliert. Das gleiche gilt für eine Unfallversicherung die nicht für ELM eingerichtet wurde. Wie lange dauert die Überprüfung? Der Zeitraum schwank von 30 Sekunden (Mustermandant 7777 mit 21 Mitarbeitern) bis mehreren Stunden, abhängig von Anzahl Mitarbeitern und Anzahl Versicherungen. Kurz warten... Zuerst wird die Firmenkonfiguration (Lohnarten, Steuerungen im 443), die Unternehmensdefinitionen (6312) und die Versicherungsdaten (443) kontrolliert. Dieser Vorgang dauert auch bei grossen Mandanten nur ein paar Sekunden und bricht bei Problemen ab. Erst wenn die Mitarbeiter aufgelistet werden beginnt die zeitaufwändige Sequenz. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 16

18 Fehlermanagement 4 4 Fehlermanagement In ELM 3.0 wurde sehr viel Zeit in das Fehlermanagement investiert. Für alle Felder im XML wurden systematisch Fehler, Warnungen und automatische Korrekturen integriert. Die ganzen Meldungen gliedern sich in Konfiguration, Unternehmen, Institution und Mitarbeiter. Damit wird ein effizientes Abarbeiten von Problemen ermöglicht. 4.1 Fehlermeldungsstufen Im Übermittlungsprotokoll ist detailliert ersichtlich in welchem Prozessabschnitt sich die Übermittlung befindet. Verarbeitungsstufe Vorgang Überprüfung ABACUS Datenaufbereitung Fehler und Warnmeldungen die vom Benutzer selbstständig abgearbeitet werden müssen. ABACUS Datenüberprüfung XSD Der Dateninhalt im XML wird mit der XSD- Vorlage validiert. Fehler in diesem Bereich dürfen nicht vorkommen und führen zu einem Fehlerprotokoll (Dump-File). Kontakt mit dem ABACUS-Support aufnehmen. DISTRIBUTOR / SWISSDEC Übermittlung Die Daten werden auf dem Server verarbeitet und an die verschiedenen Empfänger verteilt. Fehler in diesem Bereich kommen eher selten vor, weil die Empfangsbereitschaft des Distributors beim Start des Übermittlungsprozess zuerst überprüft wird. Die Zuständigkeit bei einem Supportfall ist unter folgendem Link zu überprüfen: EMPFÄNGER Übermittlung Die Daten werden beim Empfänger verarbeitet. Probleme in diesem Bereich sind mitunter die Schwierigsten, weil nicht immer alle Empfänger Online sind und die Zuständigkeit für den Supportfall nicht immer eindeutig ist. Die Zuständigkeit bei einem Supportfall ist unter folgendem Link zu überprüfen: Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 17

19 Fehlermanagement Datenüberprüfung XSD - Dump-File Grundsätzlich wurden hunderte von Kombinationen getestet und alle mit Fehler- und Warnmeldungen ausgestattet. Trotzdem ist es möglich, dass einzelne Kunden Datenbestände und Kombinationen haben, die so nicht erwartet werden. In diesem Fall wird bei der Validierung mit dem XSD (XML Schema Definition) ein "unerwarteter Fehler" ausgelöst. Als Folge will das Programm ein DUMP-File erstellen, in dem alle für den Fall relevanten Informationen gespeichert werden. Dieses File wird vom ABACUS-Support für die Problemlösung benötigt. 4.3 Fragen & Antworten Hier werden häufige Fragen und Antworten platziert. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 18

20 Showcase 5 5 Showcase Der Showcase bietet die Möglichkeit die Übermittlung zu simulieren und dient in erster Linie für Demonstrationen und Schulungen. Der Showcase kann grundsätzlich in jedem Mandanten verwendet werden. Wir empfehlen jedoch, den Showcase nur in Präsentationsmandanten wie dem Mandant 7777 einzusetzen. Server nicht immer empfangsbereit Beim Showcase handelt es sich um einen separaten Server mit eigener URL. Im Gegensatz zum Distributor ist dieser Server nicht immer Online und bei Problemen dauert die Reaktionszeit wesentlich länger. Es ist nur ein Demo-Server von der Firma IT-Serve! 5.1 Empfangsbereite Showcase-Empfänger Der Showcase AHV, FAK, UVG (nur SUVA), BFS und Lohnausweis BE werden direkt von den Versicherungen zur Verfügung gestellt. UVG, UVGZ, KTG und BVG werden durch die IT-Serve simuliert und erscheinen deshalb in einem einheitlichen Look und nicht mit den Originalinternetseiten. Die privaten Versicherungen haben aktuell kein Interesse an der Umsetzung des Showcase. Keine Identifikation Nötig Der Showcase benötigt keine korrekten Identifikationsdaten auf den verschiedenen Institutionen. Im aktuellen Mustermandant kann beispielsweise die UVG-Versicherung Mobiliar ohne weitere Anpassungen gesendet werden. Im Übermittlungsvorgang muss der Switch "Daten als Test markieren" nicht aktiviert werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 19

21 Vorabgleich - BVG 6 6 Vorabgleich - BVG Möglicherweise sind die Datenstände in der Lohnbuchhaltung und im System des BVG- Versicherers unterschiedlich. Ein BVG-Versicherer benötigt für den Berechnungslauf korrekte und vollständige Personendaten. Das Bereinigen von Differenzen erfordert oft separate Mutationen, welche in den Meldezeitpunkt fallen und damit zu unerwünschten Verzögerungen führen. Zur Optimierung der Datenqualität und um die Datenprüfung vom Meldezeitpunkt loszulösen, besteht die Möglichkeit eines Vorabgleich der Personenstammdaten. Grundsätze zum Vorabgleich Ein Vorabgleich der Daten ist jederzeit möglich Der Vorabgleich bewirkt beim Versicherer keine Mutationen Der Ablauf beim Vorabgleich ist dem der BVG-Lohnmeldung identisch. Für die Durchführung wird in der Lohnbuchhaltung eine separate Auswahl getroffen Beim Vorabgleich übermittelt das Unternehmen die BVG-relevanten Personenstammdaten. Nachdem der Versicherer die Personen identifiziert hat, kann sein Datenbestand abgerufen werden. Bei der BVG-Basis wird nur der Wert CHF 0.00 einzusetzen. Wenn sich das Unternehmen und der Versicherer auf das Führen von BVG-Codes geeinigt haben, dient der Vorabgleich zur Initialisierung der Lohnbuchhaltung (Import der BVG-Codes pro Person ins Lohnsystem) Die Completion (Freigabe) ist optional, der Default wert soll jedoch auf «Ja» = Completion (Freigabe) stehen Weitere Informationen und Quelle: Richtlinien für die Lohndatenverarbeitung ELM Übermittlung im Abacus Da der Ablauf des Vorabgleich mit dem BVG-Lohnmeldung identisch ist, wird der Ablauf im Kapitel BVG-Lohnmeldung beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass die BVG-Basis beim Vorabgleich nicht gerechnet werden muss, mit 0.00 übermittelt wird und folglich auch keine BVG-Beiträge empfangen werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 20

22 BVG - Lohnmeldung 7 7 BVG - Lohnmeldung Mit dieser Lösung können dem Versicherer anfangs Jahr die voraussichtlichen Jahreslöhne (BVG Basis pro Person) aus der Lohnbuchhaltung mit ELM gemeldet werden. Dieser ermittelt den BVG versicherten Verdienst (BVG-Lohn) und die Arbeitnehmer-Beiträge pro Person (die Arbeitgeberbeiträge sind optional). Die BVG-Beiträge werden elektronisch beim Versicherer abgerufen und in die Lohnbuchhaltung importiert. Die genauen Rahmenbedingungen und Informationen zur Berechnung können in den ELM- Richtlinien nachgeschlagen werden. Die Konfiguration der Berechnung und das Einrichten der BVG-Versicherung im Abacus werden in einer anderen Dokumentation beschrieben. 7.1 BVG Berechnung der neuen Jahreslöhne Im Programm 2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN wird die BVG-Basis für die Übermittlung berechnet. Die Basis dient als Grundlage für die weiteren Berechnungen des Versicherers. Im Reglement als jährlicher AHV-Lohn, AHV-Jahreslohn oder ähnlich bezeichnet. Der BVG-Lohn wird vom Versicherer selbst ermittelt und ist nicht Bestandteil der Berechnungen im ABACUS. Die berechnete Basis kann durch den Anwender geprüft und allenfalls manuell korrigiert werden. Speichern nicht vergessen. Für eine Berechnung müssen immer folgende Daten ausgewählt werden: Versicherungsvertrag / Datum / Unternehmen (sofern aktiv) Anschliessend kann mit dem Button Ausführen (Umschalt+F2) die Berechnung gestartet werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 21

23 BVG - Lohnmeldung 7 Funktionen Berechnung Mit dem Button Ausführen (Umschalt+F2) wird die Berechnung gestartet. Die Berechnungsformeln usw. werden im Konfigurationsdokument beschrieben. Information Eine erneute Berechnung mit dem gleichen Datum überschreibt alle Daten, auch die manuell angepassten Werte. BVG-Versicherung Datum Unternehmen Mitarbeiter Spalten / Filter Bearbeitete BVG- Basis Auswertung Es stehen alle Versicherungsverträge zur Auswahl, die im Programm 443 FIRMENKONFIGURATION für die Lohnmeldung eingerichtet wurden. Grundsätzlich findet die Berechnung immer per Anfang Jahr statt. Beispielsweise Das Datum muss identisch sein mit dem geplanten Übermittlungsdatum im Programm 299 LOHNMELDUNG erstellen. Die Berechnung findet immer pro Unternehmen statt. Ganz analog dem Übermittlungsprinzip (nur eine Firma). In der Übersicht werden auch im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter mit der BVG-Basis 0.00 angezeigt. Dies deshalb, weil diese Mitarbeiter genau so übermittelt werden müssen. Es können weitere Felder wie Versicherungscode usw. als Spalten in der Übersicht eingefügt werden. Zusätzlich stehen weitere Filter zur Verfügung, um einzelne Abteilungen und Mitarbeiter zu suchen. Es gibt immer einzelne, spezielle Fälle in denen die BVG-Basis nicht korrekt ermittelt werden kann. Für diese Personen gibt es die Möglichkeit die BVG-Basis anzupassen. Das Programm L2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN beinhaltet auch einen Report. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 22

24 BVG - Lohnmeldung Übermittlung starten Im Programm 299 LOHNMELDUNG ÜBERMITTELN wird mit dem Ausführen-Button (F2) der Wizzard für die Übermittlungen gestartet. 7.3 Einstellungen zur Übermittlung (1. Schritt) Es muss die Übermittlungsart BVG-Lohnmeldung ausgewählt werden. Nur Online (PIV) möglich Der BVG-Lohnmeldungsprozess kann ausschliesslich online (Internetverbindung zwingend) über den Distributor durchgeführt werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 23

25 BVG - Lohnmeldung Perioden- und Firmenauswahl (2. Schritt) Im zweiten Schritt muss das Meldungsdatum ausgewählt werden. Dieses Datum muss zwingend mit dem Datum aus dem Programm 2965 BVG-LOHNSUMME ERMITTELN übereinstimmen. Ansonsten wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Sind im Mandanten selbstständige, rechtliche Unternehmen aktiv, muss bei diesem Arbeitsschritt zusätzlich das Unternehmen (Firma) ausgewählt werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 24

26 BVG - Lohnmeldung Auswahl der Institutionen (3. Schritt) Im dritten Schritt werden die Institutionen (Versicherungen, usw.) ausgewählt. Es werden nur die BVG-Versicherungen aufgelistet, die im Programm 443 FIRMENKONFIGURATION für den BVG-Lohnmeldungsprozess eingerichtet wurden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 25

27 BVG - Lohnmeldung Aufbereiten der Daten (4. Schritt) Im nächsten Schritt wird die Übermittlug gestartet. Die Daten werden aufbereitet, als XML gespeichert, kontrolliert und wenn keine Fehler vorhanden sind direkt versendet. 7.7 Übermittlung bestätigen / freigeben (5. Schritt) Nach der erfolgreichen Übermittlung müssen die Daten noch pro Institut gesichtet und bestätigt werden. Das Detail der Übermittlung muss angewählt werden und mit einem Klick auf Freigabe wird automatisch das passende Login im Internet gestartet. Daten, die nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigt werden, müssen nochmals eingereicht werden. Keine Freigabe Wenn keine Freigabe erwünscht ist, muss dies vorgängig im Programm 443 FIRMENKONFIGURATION auf dem betreffenden Versicherungsvertrag deaktiviert werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 26

28 BVG - Lohnmeldung Daten abholen (6. Schritt) Nach der Freigabe können die Daten abgeholt werden. Dazu kann mit dem Button Status updaten bei der Institution nachgefragt werden, ob die Daten bereits zur Verfügung stehen. Die Verarbeitung bei der Versicherung kann ein paar Minuten bis 2 Tage dauern. Sobald die Daten abgeholt wurden ändert der Status der Übermittlung von Warte auf Antwort auf Bearbeitung notwendig. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 27

29 BVG - Lohnmeldung Differenzen BVG-Lohnmeldung bearbeiten (7. Schritt) Der BVG-Lohnmeldungsprozess beinhaltet neben den BVG-Beiträgen auch einen Vorabgleich. Es werden also auch Eintritte, Austritte, unterschiedliche Personaldaten und verschiedene BVG-Codes zwischen dem Personalstamm und der Versicherung verglichen. Diese allfälligen Differenzen müssen bearbeitet werden. Weitere Funktionen Bearbeiten Mit einem Klick auf den Button Bearbeiten startet das Vergleichsprogramm. Auswertung Mit dem Button Details anzeigen wird die Auswertungen zur BVG- Lohnmeldung gestartet. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 28

30 BVG - Lohnmeldung Ansicht Daten zum Abgleich 1 Übersicht Mitarbeiter Alle Mitarbeiter aus dem Vergleich werden aufgelistet. Die Mitarbeiter werden in 3 Gruppen unterschieden: Pendent - Es besteht eine Differenz, es muss eine Entscheidung gefällt werden Zu Verarbeiten - Entscheidung gefällt, die Daten müssen noch verarbeitet werden Erledigt - Alle Arbeiten sind erledigt oder es besteht keine Differenz 2 Filter Mit Filtern können die Mitarbeiter mit Differenzen besser angezeigt werden. 3 Differenz Wird links ein Mitarbeiter ausgewählt, wird rechts der Vergleich und alle Informationen des betreffenden Mitarbeiter zwischen Abacus und dem Versicherer angezeigt. 4 Vorgänge für Differenzen 5 Vorgänge für Mitarbeiter Es kann direkt im UI oder mit den Button entschieden werden, ob die Daten im ABACUS korrekt sind oder beim Versicherer. Speichern = Anpassungen auf dem Mitarbeiter speichern Verarbeiten = Mitarbeiter anwählen und Verarbeiten Änderungen ignorieren = Mitarbeiter anwählen und alle Differenzen ignorieren Alles zurücksetzen = Alle Entscheidungen zu den Differenzen zurücksetzen und die Bearbeitung neu starten. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 29

31 BVG - Lohnmeldung Differenzen bereinigen (Status Pendent) Prozess Das Differenzenbereinigungsprogramm basiert auf dem Prinzip, dass jede Meldung und Differenz zuerst gesichtet werden muss, bevor eine Verarbeitung stattfinden kann. Erst wenn alle Differenzen durch eine Entscheidung bereinigt sind und die Daten verarbeitet wurden, gilt die BVG- Lohnmeldung wie auch ein Vorabgleich als beendet. Status Massnahmen / Entscheidgungen Neuer Status Pendent Ignorieren Zur Verarbeitung Im Abacus korrekt Zur Verarbeitung Beim Versicherer korrekt Zur Verarbeitung Zur Verarbeitung Verarbeiten Erledigt Erledigt Report Einschränkun gen Alle Differenzen, Meldungen und auch die Entscheidungen können jederzeit im Report nachgeschaut werden. Deshalb kann ein Benutzer auch die Arbeitstechnik einsetzen, dass er immer alle Differenzen ignoriert und manuell mit dem Report den Problemen nachgeht. Es können nur Differenzen von identifizierten Personen im Bereich der Personalien und den BVG-Daten ins ABACUS übernommen werden. Differenzen im Bereich Ein-/Austritt, eine unbekannte Person usw. müssen immer manuell bereinigt werden. Eine automatische Übernahme ist zu kompliziert und EMA wird aktuell nicht unterstützt. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 30

32 BVG - Lohnmeldung Daten verarbeiten (Status Zu verarbeiten) Datenübernam e ins Abacus Die bereinigen Daten (Personalien / BVG-Codes) und die erhaltenen BVG- Beiträge müssen noch in den Personalstamm übergeben werden. Alle Mitarbeiter markieren und den Button "Verarbeiten" anwählen. Es kann ausgewählt werden, welche Daten per Datum in den Personalstamm übertragen werden. Differenzen die bis zu diesem Zeitpunkt nicht bearbeitet wurden, erhalten beim Verarbeiten automatisch den Status "Ignoriert". Beim Übermittlungsprozess Vorabgleich sind natürlich keine BVG- Beiträge enthalten und es werden deshalb auch keine BVG-Beiträge in den Personalstamm übergeben. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 31

33 BVG - Lohnmeldung Fertig (Status Erledigt) Erledigt Sobald alle Mitarbeiter verarbeitet wurden und den Status Erledigt haben, gilt die BVG-Lohnmeldung wie auch ein Vorabgleich als beendet. Die Übermittlung kann jederzeit unter Erledigt nochmals angeschaut werden. Mittels des Reports können auch die Daten und Entscheidungen wieder angezeigt werden. Einheitliches Lohnmeldeverfahren Seite 32