Anleitung für Anwender einer swissdeczertifizierten

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1 Anleitung für einer swissdeczertifizierten Mit einer swissdec-zertifizierten können Sie Lohndaten rasch und unkompliziert übermitteln. Folgen Sie der Anleitung, es werden Ihnen dabei alle Schritte aufgezeigt. Zusätzlich ist in den beiden Spalten rechts ersichtlich, wer oder was vom jeweiligen Schritt betroffen ist: Sie als oder das ssystem. Vorbereitung 1. Erfassung der Grunddaten: Vor der elektronischen Übermittlung müssen die Empfängerdaten in der erfasst werden. Wo sind die Empfängerdaten vorzufinden? AHV/ALV Ausgleichskasse FAK Familienausgleichskasse Benötigt werden Ausgleichskasse-Nr., Mitglieder-Nr. Sie finden diese Die Nummern der Ausgleichskassen sind u.a. auf der Homepage Die Mitgliedernummern sind auf den Abrechnungen zu finden. UVG UVGZ KTG BVG Benötigt werden Sie finden diese Unfallversicherung Unfallversicherung-Zusatz Krankentaggeldversicherung Berufliche Vorsorge Versicherer-Nummer, Name und Adresse der Gesellschaft, Kunden- und Vertragsnummer Den Kunden wird von den Gesellschaften ein Versicherungsprofil Lohnstandard-CH (ELM) mit den Empfängerdaten zugestellt. BFS Benötigt werden Sie finden diese Bundesamt für Statistik Für das BFS müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die Datenerfassung benötigen Sie die Erläuterungen zum Fragenbogen Lohnstrukturerhebung. auf > Lohnstrukturerhebung STV Benötigt werden Sie finden diese Lohnausweis Für die Lohnausweise müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die korrekte Datenerfassung und Produktion der Lohnausweise benötigen Sie Ihre Spesenregelung und falls Sie eine Mitarbeiterbeteiligung kennen, die entsprechenden Angaben. in Ihren Unterlagen. STV Benötigt werden Sie finden diese Quellensteuer Benötigt werden: Die Quellensteuerkantone und die dazugehörenden Abrechnungsnummern. Mit ELM erfolgt die Abrechnung mit jedem Kanton separat. Eine Abrechnung für mehrere Kantone nur mit dem Sitzkanton ist nicht möglich. Sie finden diese: Telefonisch oder mittels bei der zuständigen Quellensteuerverwaltung erfragen. Aktualisiert: Seite 1 / 17

2 Beispiel eines Versicherungsprofils Voraussetzung für eine korrekte Abrechnung bei der Versicherung ist, dass die "Ab- und Höchstlöhne" korrekt erfasst worden sind. die Personengruppen und Kategorien vollständig abgebildet werden. alle Personen den richtigen Versicherungscode haben. Aktualisiert: Seite 2 / 17

3 Übermittlung 2. Es braucht kein Start-Login und keine Voranmeldung um die Lohndaten via swissdec zu übermitteln. 3. Die Internetadresse (URL) des swissdec-distributors wird in der Regel bereits durch den shersteller in der hinterlegt. 4. Die Lohndatenempfänger können in der selektiert werden. Beispiele der (UVG, UVGZ, KTG, Lohnausweis und Lohnstrukturerhebung BFS): 5. Auf «Senden» klicken und die Übermittlung starten. 6. Die zu übermittelnden Daten werden in ein standardisiertes Datenformat, ein sogenanntes XML, aufbereitet und digital signiert. 7. Die Erreichbarkeit des Distributors wird geprüft. Dieser Distributor wird von der Swisscom betrieben und dient ausschliesslich als Verteiler, ohne Lohndaten zu speichern. Das Verfahren erfüllt die strengen Anforderungen des Datenschutzes und besitzt das Datenschutzgütesiegel 8. Ist der Distributor aufnahmebereit, werden die Daten verschlüsselt übermittelt. 9. Der Distributor verteilt die Daten an die von Ihnen definierten Empfänger unter Einhaltung der Datenschutzauflagen. Somit wird garantiert, dass jeder Empfänger nur die für ihn bestimmten Daten erhält. 10. Sobald die Daten bei den Empfängern angekommen sind, wird dies quittiert und Sie erhalten umgehend elektronisch ein Login mit Passwort. Damit können Sie sich direkt in das System des jeweiligen Empfängers einloggen. 11. Nach dem Einloggen im System des Datenempfängers können Sie noch Ergänzungen vornehmen und die Daten dann definitiv freigeben die Arbeit ist erledigt. Aktualisiert: Seite 3 / 17

4 Beispiele der Datenempfängersysteme AHV/ALV / FAK Login Überprüfung Mitglied Empfangene Lohnmeldungen Aktualisiert: Seite 4 / 17

5 AHV/ALV/FAK Rekapitulation der gemeldeten Lohnsummen Bei einigen Ausgleichskassen können Sie die Daten mit einem File-Upload auf das Partnerweb der Ausgleichskasse laden. Es erfolgt eine Plausibilisierung der Daten. Nach erfolgreicher Übermittlung steht Ihnen eine Quittung zur Verfügung. Aktualisiert: Seite 5 / 17

6 UVG Suva Web-Applikation elohn: Login Suva Web-Applikation elohn: Übersicht Aktualisiert: Seite 6 / 17

7 UVG Suva Web-Applikation elohn: Ergänzungen Suva Web-Applikation elohn: Quittung und Freigabe Aktualisiert: Seite 7 / 17

8 UVG Suva Web-Applikation elohn: Ausdruck und Speicherung UVGZ Login Aktualisiert: Seite 8 / 17

9 UVGZ Zusammenfassung Ergänzungen Quittung Aktualisiert: Seite 9 / 17

10 KTG Login Zusammenfassung Ergänzungen Aktualisiert: Seite 10 / 17

11 KTG Quittung BVG Übermittelte Daten Gesamtmeldung Aktualisiert: Seite 11 / 17

12 BVG Ergänzungen Quittung Aktualisiert: Seite 12 / 17

13 BVG Übermittelter Vorabgleich Gesamtmeldung Resultat aus Datenabgleich Aktualisiert: Seite 13 / 17

14 BFS Login Übersicht und Freigabe STV Lohnausweis Durch Ihre Auswahl der Steuerverwaltungen als Empfänger (Ziff. 4), erhalten alle Kantone mit einer gesetzlichen Grundlage für die Lohnmeldepflicht die Lohnausweisdaten. Es können keine Ergänzungen vorgenommen werden und die Freigabe der Daten entfällt. In der elektronischen Quittung erhalten Sie die Anzahl der übermittelten Lohnausweise pro Kanton. Quellensteuer QST Die Quellensteuerabrechnung erfolgt monatlich. Durch Ihre Auswahl der Quellensteuerkantone als Empfänger erhalten diese die Abrechnung des aktuellen Monats. Es können keine Ergänzungen vorgenommen werden und die Freigabe der Daten entfällt. In der elektronischen Quittung erhalten Sie pro Kanton folgende Informationen zu Ihrer die Abrechnung: Total der Quellensteuer-Löhne, der Quellensteuer-Beiträge und der Kommissionen des aktuellen Monats Das Total der korrigierten QST-Löhne, QST-Beiträge und Kommission für jeden korrigierten Monat Das kumulierte Total der QST-Löhne, QST-Beträge und Kommissionen Aktualisiert: Seite 14 / 17

15 Kein Internetzugang Was ist wenn ich keinen Internetzugang auf dem Rechner habe, kann ich dann die Daten trotzdem übermitteln? Ja. In diesem Fall kann für die Übermittlung das Export/Import-Verfahren (EIV) angewendet werden. Bereiten Sie die Daten wie gewohnt in ihrem Lohnprogramm auf, wählen Sie das EIV-Verfahren und speichern Sie die zu übermittelnde Datei auf einen Datenträger z.b. mit einer CD oder einem USB-Speicherstick. An einem Computer, welcher am Internet angeschlossen ist, wählen Sie die Adresse des Distributors (www.swissdec.ch/support.htm) und lesen die zu sendende Datei auf Ihrem Datenträger aus. Die Übermittlung erfolgt ebenfalls verschlüsselt und der Distributor verteilt die Daten automatisch. Sie erhalten eine Quittung, loggen sich auf dem System des Datenempfängers ein und geben die Daten frei. Einschränkung für Version 4: Zurzeit kann mit dieser Anwendung nur die eigentliche Lohnmeldung übermittelt werden. Das Abholen von Prozessresultaten (Quittungen oder Korrekturen) ist nicht möglich. Einstieg Vorbereiten Aktualisiert: Seite 15 / 17

16 XML-File auswählen und Daten senden Antwort speichern Aktualisiert: Seite 16 / 17

17 Daten freigeben Erfolgreiche Datenfreigabe Aktualisiert: Seite 17 / 17

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