Einsatz des Haushaltsverrechnungssystems

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1 Einsatz des Haushaltsverrechnungssystems beim Land OÖ LRH / ST

2 Auskünfte Oberösterreichischer Landesrechnungshof A-4020 Linz, Promenade 31 Tel.: ( ) Fax: ( ) Impressum Herausgeber: Oberösterreichischer Landesrechnungshof A-4020 Linz, Promenade 31 Redaktion: Oberösterreichischer Landesrechnungshof Herausgegeben: Linz, im März 2016

3 INHALTSVERZEICHNIS Kurzfassung... 1 Prüfungsgegenstand... 7 Einführung des aktuellen Haushaltsverrechnungssystems... 8 Systemkonfiguration... 8 Zeitliche Übersicht der Einführung Benutzerübersicht Externe Beraterleistungen Entwicklung der Betriebskosten Vorsysteme Systemanalysen Durchführungsprozess bei Systementwicklungen Benutzerrechte und Rollenkonzept Datenanalyse Datenabzug Bewegungsdaten Geschäftspartner-Stammdaten Weiterentwicklung vor allem in Hinblick auf VRV Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence

4 Tabellen- und Abbildungsverzeichnis Tabelle 1: Betriebskosten Haushaltsverrechnungssystem Tabelle 2: Übersicht der abgestimmten RA-Teilbereiche Abbildung 1: Prüfungsgegenstand... 7 Abbildung 2: Übersicht Finanz- und Buchungskreise... 9 Abbildung 3: Einführung HV-System-Module im Zeitverlauf Abbildung 4: Ausgaben für Beraterleistungen Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence

5 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS/GLOSSAR B BEGL BW Buchungskreis-Schlüssel für Bruckner Universität Errichtungs- GmbH Business Warehouse C CATS CRM CS Zeiterfassung, Arbeitszeitblatt Kundenbeziehungsmanagement Kundendienst E ELAK ELSA ESS Elektronischer Akt Elektronische Rechnungsabwicklung in SAP inklusive ELAK- Anbindung Mitarbeiter-Selbstverwaltung F FI Finanzwesen H HR HV-System Personalmanagement Haushaltsverrechnungssystem I IPA Integrierte Personalverrechnung und Abrechnung des Landes OÖ J Java Repository Java Programmbibliothek Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence

6 L LIGO LRH Buchungskreis-Schlüssel für Landes-Immobiliengesellschaft Oberösterreichischer Landesrechnungshof P PA PS PSCD PT Personalmanagement Projektsystem Kassen- und Einnahmenmanagement Personalzeitwirtschaft R RM Elektronische Aktenverwaltung in SAP S SAP SEM SHV Anbieter von Unternehmenssoftware und allgemeine Produktbezeichnung Strategisches Unternehmensmanagement Sozialhilfeverband Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence

7 Einsatz des Haushaltsverrechnungssystems beim Land OÖ Geprüfte Stelle(n): Direktion Finanzen Abteilung Informationstechnologie Prüfungszeitraum: Rechtliche Grundlage: Initiativprüfung im Sinne des 4 Abs. 1 Z 1 in Verbindung mit 2 Abs. 1 Z 1 des Oö. LRHG 2013, LGBl. Nr. 62/2013 Prüfungsgegenstand und -ziel: Ziel der Prüfung war, die Funktionsweise des Haushaltsverrechnungssystems (HV-System) vor allem im Zuge des Prozesses der Erstellung des Rechnungsabschlusses des Landes OÖ zu analysieren. Prüfungsteam: Ing. Norbert Sterrer BA MPA (Prüfungsleiter), Pauline Gmeiner, Mag. Bernhard Mairleitner Das Prüfungsteam wurde von der Firma PwC Wirtschaftsprüfung GmbH bei der Aufbereitung und Analyse der Daten aus dem Haushaltsverrechnungssystem unterstützt. Prüfungsergebnis: Das vorläufige Ergebnis der Prüfung wurde der Direktion Finanzen und der Abteilung Informationstechnologie in der Schlussbesprechung am 22. Jänner 2016 zur Kenntnis gebracht. Legende: Nachstehend werden in der Regel punkteweise die Sachverhaltsdarstellung (Kennzeichnung mit 1 an der zweiten Stelle der Absatzbezeichnung), deren Beurteilung durch den LRH (Kennzeichnung mit 2), die Stellungnahme der überprüften Stelle (Kennzeichnung mit 3 und im Kursivdruck) sowie die allfällige Gegenäußerung des LRH (Kennzeichnung mit 4) aneinandergereiht. In Tabellen und Anlagen des Berichtes können bei der Summierung von gerundeten Beträgen und Prozentangaben durch die EDV-gestützte Verarbeitung der Daten rundungsbedingte Rechendifferenzen auftreten. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence

8 KURZFASSUNG (1) Haushaltsdaten sind nach den Anforderungen des Stabilitätspaktes zu veröffentlichen Der LRH analysierte die Funktionsweise des Haushaltsverrechnungssystems (HV-System) vor allem im Zuge des Prozesses der Erstellung des Rechnungsabschlusses des Landes OÖ. Das Land OÖ veröffentlicht im Internet seine Voranschläge und Rechnungsabschlüsse zum Haushalt. Die gewählten Formate ermöglichen jedoch keine Weiterverarbeitung, wie es im Stabilitätspakt 2012 gefordert wird. Der LRH empfiehlt daher, der im Stabilitätspakt 2012 geforderten Informationspflicht in entsprechender Form nachzukommen. (Berichtspunkt 2 VERBESSERUNGSVORSCHLAG I) (2) Gewachsene Strukturen überdenken und anpassen Das derzeit in Betrieb befindliche Haushaltsverrechnungssystem (HV- System) wurde ab 1998 installiert und über die Jahre weiterentwickelt und zu einem umfassenden System mit vielfältigen Anwendungsbereichen erweitert. Gerade bei der Einführung waren angesichts der Anforderungen des öffentlichen Haushaltswesens viele Ergänzungen des Systems notwendig; diese werden zum Teil auch heute noch verwendet. Die gewachsenen Strukturen und die damit einhergehende Komplexität des HV-Systems machen eine Evaluierung notwendig. (Berichtspunkt 5) (3) Notwendige Kostendämpfung für das Haushaltsverrechnungssystem Die Gesamtkosten für die Bereitstellung des HV-Systems liegen bei jährlich rd. 3,3 Mio. Euro. Die IT-Kosten stiegen in Teilbereichen deutlich an. Ursache war die verstärkte Nutzung durch das HV-System mit Auswirkungen auf den Ressourcenverbrauch (mehr Anteil an der Rechnernutzung, höherer Speicherbedarf der Datenbank; Steigerung der Hardware-/Datenbank-Kosten um rd. 16,3 Prozent). Das Land OÖ sollte Maßnahmen ergreifen, die der derzeitigen Kostensteigerung entgegenwirken. (Berichtspunkt 8 VERBESSERUNGSVOR- SCHLAG II) (4) Systemanalysen zeigen Verbesserungspotential Der LRH analysierte vor allem die Konfiguration des Systems und die Verwaltung der Benutzer. Die Vergabe von Rechten basiert auf definierten Rollen. In Kombination mit der Funktion in einer Organisationseinheit definieren die Rollen die jeweiligen Rechte für einen Benutzer. Der LRH wertete das System aus: für rd aktive Benutzer wurden rd Rollen vergeben. Die große Anzahl von Rollen macht deren Anwendung schwer überschaubar. Daher sollte das Land OÖ das Rollenkonzept und die Benutzerverwaltung analysieren, allenfalls neu Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 1

9 strukturieren und damit überschaubarer machen. (Berichtspunkt 13 VERBESSERUNGSVORSCHLAG III) (5) Direktion Finanzen sollte Vergabe der Systemberechtigungen steuern Die jeweiligen Dienststellenleiter beantragen bei der Abteilung IT Benutzerberechtigungen im HV-System. Bereichsübergreifende Berechtigungen werden von den betroffenen Dienststellenleitern genehmigt. Sonderrechte genehmigt die Direktion Finanzen. Diese Vorgehensweise orientiert sich an der Eigentümerschaft der Daten. Bei den Analysen stellte der LRH fest, dass Buchungsrechte im HV-System (für Debitoren, Kreditoren und Hauptbuch) an Mitarbeiter zum Teil frühzeitig vergeben wurden. Für den LRH greift für die Genehmigung von Berechtigungen die Eigentümerschaft der Daten im HV-System zu kurz. Für die Qualität des Gesamtsystems insbesondere des Rechnungsabschlusses ist die Direktion Finanzen verantwortlich. Sie sollte daher die mit der Ausübung einzelner für das Haushaltswesen des Landes relevanter Rollen verbundenen Risiken analysieren und entsprechende Anforderungen festlegen. Die Erfüllung der Vorgaben wäre auch zu überprüfen. (Berichtspunkt 14 VERBESSERUNGSVORSCHLAG IV) (6) Rechnungsabschluss aus Haushaltsverrechnungssystem richtig ableitbar Der LRH stimmte die Summen ausgewählter Teilbereiche des Rechnungsabschlusses mit den gebuchten Werten im HV-System ab. Dazu wertete er die aus dem HV-System abgezogenen Basisdaten aus und verglich diese mit den Ergebnissen aus dem gedruckten Rechnungsabschluss. Der LRH konnte in den überprüften Haushaltsbereichen die im Rechnungsabschluss 2014 angeführten Summen mit den vorhandenen Einzelbuchungen in Übereinstimmung bringen. (Berichtspunkt 19) Die Analysen zeigten jedoch Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich der Bearbeitungsqualität im HV-System. Der LRH wird die weitere Entwicklung in den Prüfungen der kommenden Rechnungsabschlüsse beobachten. (7) Pflege der Geschäftspartnerstammdaten kann verbessert werden Ein wesentliches Element für die Erfassung der Geschäftsfälle und die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs sind die Geschäftspartner-Stammdaten (Kreditoren, Debitoren). Derzeit werden rd Geschäftspartner im System geführt. Nach Einschätzung des LRH trägt die vorliegende hohe Zahl von Finanz- und Buchungskreisen zur Komplexität des HV-Systems bei. Die Anzahl der Finanz- und Buchungskreise sollte daher überdacht und vereinfacht werden. (Berichtspunkte 4 und 23) Die Anzahl der Personen, die zum Anlegen und Ändern von Geschäftspartnern berechtigt sind, ist sehr hoch. Durch die derzeit Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 2

10 geringen technischen Unterstützungsmöglichkeiten liegt es an der Einhaltung der organisatorischen Regelungen, einen einheitlichen, hohen Qualitätsstandard für die Geschäftspartnerstammdaten zu erreichen. Aus Sicht des LRH gelingt dies nicht immer im erforderlichen Ausmaß. Die Analyse ergab neben einer großen Zahl schlüssiger Ergebnisse einige Auffälligkeiten. Eine Vielzahl der erhobenen auffälligen Ergebnisse konnte plausibel erklärt werden. Eine nicht unerhebliche Anzahl bedarf aber einer genauen Klärung bzw. sind Fehleingaben. Zur Verbesserung der Qualität der Stammdaten sollte das Land OÖ organisatorische und technische Verbesserungen vornehmen. (Berichtspunkt 25 VERBESSERUNGS- VORSCHLAG V) (8) Neues Haushaltswesen wirft seinen Schatten voraus Das derzeitige HV-System ist auch auf Grund der gewachsenen Strukturen sehr komplex. Das bestehende HV-System sollte noch vor der Umsetzung der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) auf Basis der bisher gewonnenen Erfahrungen, des aktuellen Standes der Technik, künftiger Anforderungen und wirtschaftlicher Aspekte analysiert und ein entsprechendes Umsetzungskonzept erstellt werden. Der LRH sieht eine allfällige Umsetzung der VRV 2015 auf Basis des bestehenden HV-Systems kritisch. Er weist zudem darauf hin, dass der Softwarehersteller bei einem wesentlichen Modul des HV-Systems die Wartung aus derzeitiger Sicht 2025 einstellen wird. Der LRH empfiehlt, beim Betrieb und der Weiterentwicklung des HV- Systems Synergien aus der Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern und den landeseigenen Betrieben zu nutzen. (Berichtspunkt 26 VERBESSERUNGSVORSCHLAG VI) (9) Folgende Empfehlungen richtete der LRH an die geprüfte(n) Stelle(n): a) Das Land OÖ veröffentlicht im Internet seine Voranschläge und Rechnungsabschlüsse zum Haushalt. Die gewählten Formate ermöglichen jedoch keine Weiterverarbeitung. Das Land OÖ sollte daher der im Stabilitätspakt geforderten Informationspflicht in entsprechender Form nachkommen. (Berichtspunkt 2 VERBESSERUNGSVORSCHLAG I) b) Die derzeitige Gliederung des HV-Systems in eine hohe Zahl von Finanzund Buchungskreisen trägt zur Komplexität bei. Die Direktion Finanzen sollte prüfen, ob diese Gliederung in einem neuen HV-System aufrechterhalten werden muss. (Berichtspunkte 4 und 23) c) Vor künftigen Systemumstellungen sollte eine Evaluierung der Anpassungen und Individuallösungen durchgeführt und gegebenenfalls auf verfügbare Standardfunktionen umgestellt werden. (Berichtspunkt 5) Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 3

11 d) Das Land OÖ sollte Maßnahmen ergreifen, die der derzeitigen Kostensteigerung entgegenwirken. (Berichtspunkt 8 VERBESSERUNGS- VORSCHLAG II) e) Zukünftig wäre auf den allgemein üblichen Transportweg für Anpassungen und Updates Entwicklung Qualitätssicherung Produktion und Schulung umzustellen. (Berichtspunkt 11) f) Für alle Benutzer, die Wartungs- und Administrationsarbeiten durchführen können, wäre jedenfalls die Protokollierung der Aktivitäten einzurichten. (Berichtspunkt 12) g) Das Rollenkonzept und die Benutzerverwaltung im HV-System sollten analysiert, allenfalls neu strukturiert und damit überschaubarer gestaltet werden. (Berichtspunkt 13 VERBESSERUNGSVORSCHLAG III) h) Für die Qualität des Gesamtsystems insbesondere des Rechnungsabschlusses ist die Direktion Finanzen verantwortlich. Sie sollte daher die mit der Ausübung einzelner für das Haushaltswesen des Landes relevanter Rollen verbundenen Risiken analysieren und entsprechende Anforderungen festlegen. Die Erfüllung der Vorgaben wäre auch zu überprüfen. (Berichtspunkt 14 VERBESSERUNGS- VORSCHLAG IV) i) Die Anzahl der vergebenen Berechtigungen wäre nach eingehender Analyse auf den tatsächlichen Bedarf zu reduzieren. (Berichtspunkt 15) j) Bei künftigen Prüfungen werden Datenauszüge vermehrt angefordert. Die Abteilung IT sollte ein entsprechendes Werkzeug vorhalten, das die Informationen in geeigneter Form und Qualität für die laufenden Prüfungstätigkeiten der Kontrollinstanzen des Landes bereitstellt. Bei einer Neuaufstellung des Gesamtsystems sollte sie entsprechende Abfragemöglichkeiten gleich direkt im System implementieren. (Berichtspunkt 16) k) Es wäre verstärkt auf die korrekte Verbuchung von Geschäftsfällen zu achten. Dabei ist die Einhaltung von vorhandenen organisatorischen Vorschriften zu gewährleisten. Die vom System gebotenen Kontrollmöglichkeiten wären regelmäßig zu nutzen. (Berichtspunkt 17) l) Um eine möglichst hohe Aussagekraft auch von Zwischensummen bei den Transferleistungen zu erreichen, sollte die Qualität der Zuordnungen der Geschäftsfälle auf die Posten regelmäßig überprüft und verbessert werden. (Berichtspunkt 20) m) Es wären Maßnahmen zu setzen, um die Bearbeitungsqualität im HV- System zu vereinheitlichen und zu verbessern. Fehleingaben sollten nach Ansicht des LRH grundsätzlich nicht möglich sein. (Berichtspunkt 21) Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 4

12 n) Die Anzahl der Buchungen mit Kleinstbeträgen ist sehr hoch. Die Landesbuchhaltung sollte Strategien erarbeiten, um die Anzahl derartiger Buchungen zu verringern. (Berichtspunkt 22) o) Zur Verbesserung der Qualität der Geschäftspartner-Stammdaten sollte das Land OÖ organisatorische und technische Verbesserungen vornehmen. (Berichtspunkt 25 VERBESSERUNGSVORSCHLAG V) p) Das Logfile zu den Kreditoren- und Debitorenstammdatenänderungen ist aufgrund seiner Dimension nicht mehr gesamt auswertbar. Es ist ein Konzept zur Archivierung von älteren Einträgen notwendig. Aus Sicht des LRH ist eine regelmäßige Auswertung des Logfiles hinsichtlich Auffälligkeiten unumgänglich. (Berichtspunkt 25) q) Es ist unbedingt notwendig, vor der Umsetzung der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) das bestehende System auf Basis der bisher gewonnenen Erfahrungen, des aktuellen Standes der Technik, künftiger Anforderungen und wirtschaftlicher Aspekte zu analysieren und entsprechende Systementscheidungen zu treffen. Auch sollte das Land OÖ Synergien aus der Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern und den landeseigenen Betrieben nutzen. (Berichtspunkt 26 VERBESSERUNGSVORSCHLAG VI) (10) Im Sinne des 9 Abs. 2 Oö. LRHG empfiehlt der LRH dem Kontrollausschuss betreffend folgender Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge eine einmalige Folgeprüfung zu beschließen: I. Das Land OÖ veröffentlicht im Internet seine Voranschläge und Rechnungsabschlüsse zum Haushalt. Die gewählten Formate ermöglichen jedoch keine Weiterverarbeitung. Das Land OÖ sollte daher der im Stabilitätspakt geforderten Informationspflicht in entsprechender Form nachkommen. (Berichtspunkt 2; Umsetzung kurzfristig) II. III. Das Land OÖ sollte Maßnahmen ergreifen, die der derzeitigen Kostensteigerung im Betrieb des HV-Systems entgegenwirken. (Berichtspunkt 8; Umsetzung ab sofort) Das Rollenkonzept und die Benutzerverwaltung im HV-System sollten analysiert, allenfalls neu strukturiert und damit überschaubarer gestaltet werden. (Berichtspunkt 13; Umsetzung ab sofort) IV. Für die Qualität des Gesamtsystems insbesondere des Rechnungsabschlusses ist die Direktion Finanzen verantwortlich. Sie sollte daher die mit der Ausübung einzelner für das Haushaltswesen des Landes relevanter Rollen verbundenen Risiken analysieren und entsprechende Anforderungen festlegen. Die Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 5

13 Erfüllung der Vorgaben wäre auch zu überprüfen. (Berichtspunkt 14; Umsetzung ab sofort) V. Zur Verbesserung der Qualität der Geschäftspartner-Stammdaten sollte das Land OÖ organisatorische und technische Verbesserungen vornehmen. (Berichtspunkt 25; Umsetzung ab sofort) VI. Das Land OÖ sollte unbedingt vor der Umsetzung der Voranschlagsund Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) das bestehende HV-System auf Basis der bisher gewonnenen Erfahrungen, des aktuellen Standes der Technik, der künftigen Anforderungen und wirtschaftlichen Aspekte analysieren und dann erst die entsprechenden Systementscheidungen treffen. (Berichtspunkt 26; Umsetzung kurzfristig) Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 6

14 PRÜFUNGSGEGENSTAND 1.1. Ziel der Prüfung war, die Funktionsweise des Haushaltsverrechnungssystems (HV-System) bei der Erstellung des Rechnungsabschlusses des Landes OÖ zu analysieren. Der Prozess bis zur Veröffentlichung stellt sich in vereinfachter Form wie folgt dar: Abbildung 1: Prüfungsgegenstand Quelle: LRH-eigene Darstellung Nicht geprüft wurden die vorgelagerten Systeme, in denen haushaltsrelevante Informationen vorerfasst und in weiterer Folge in das HV-System übergeben werden Bei den Bewertungen der Prüfergebnisse orientierte sich der LRH unter anderem an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die auch das Land OÖ in seiner Haushaltsordnung in 54 Abs. 1 referenziert Das Land OÖ veröffentlicht im Internet seine Voranschläge und Rechnungsabschlüsse zum Haushalt in der Form, dass Abfragen aus einer Datenbank gemacht werden können und Dokumente in PDF zur Verfügung gestellt werden. Im Stabilitätspakt 2012 verpflichteten sich Länder und Gemeinden, ihre Haushaltsbeschlüsse in rechtlich verbindliche Form zu fassen und öffentlich kundzumachen. Voranschläge und Rechnungsabschlüsse müssen zeitnah zur Beschlussfassung in einer Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 7

15 Form im Internet verfügbar sein, die eine weitere Verwendung der Informationen (z. B. downloadbar, keine Bilder, keine PDF) erlaubt Die derzeit veröffentlichten Informationen ermöglichen keine maschinelle Weiterverarbeitung, wie sie im Stabilitätspakt 2012 gefordert wird. Das Land OÖ sollte der im Stabilitätspakt geforderten Informationspflicht in entsprechender Form nachkommen. EINFÜHRUNG DES AKTUELLEN HAUSHALTSVERRECHNUNGSSYSTEMS Systemkonfiguration 3.1. Als HV-System im Land OÖ wird aktuell eine Softwarelösung des Unternehmens SAP SE verwendet. Die Applikationsserver werden auf virtualisierten Windows-Systemen 2 betrieben. Als Datenbank kommt das Produkt DB2 Database Software auf einem Großrechnersystem zum Einsatz. Als HV-System wird SAP Enterprise-Resource-Planning 6.0 eingesetzt; 2013 erfolgte ein größeres Upgrade auf Enhancement Package 6. Patches und Security-Updates werden regelmäßig eingespielt. Das Land bewertet das HV-System als systemkritische Anwendung und betreibt es daher mit einer hohen Ausfallsicherheit. Entsprechende Sicherungskonzepte und Failover-Systeme 3 sind vorhanden Der Einsatz des HV-Systems mit der beschriebenen Datenbanksoftware auf dem Großrechner ist eine selten gewählte Kombination. Entsprechende Vergleiche anzustellen oder auf Erfahrungswerte zurückzugreifen, ist daher schwer möglich Das produktive HV-System beim Land OÖ (= Mandant 200) gliedert sich in folgende Finanz- und Buchungskreise: Vgl. dazu Art. 12 Abs. 1 Österreichischer Stabilitätspakt Bei virtuellen Systemen können ein oder mehrere unterschiedliche Server gleichzeitig auf einer Hardwareeinheit betrieben werden. Die Abteilung IT betreibt ein Ausweichrechenzentrum, in dem auch die Komponenten des HV- Systems gespiegelt werden. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 8

16 Abbildung 2: Übersicht Finanz- und Buchungskreise Quelle: LRH-eigene Darstellung auf Basis von Systemabfragen Der Rechnungsabschluss des Landes OÖ generiert sich größtenteils aus den Buchungen im Finanzkreis Land und seinen 16 Buchungskreisen. Die Gebarungen der Sozialhilfeverbände (SHV) werden im HV-System des Landes auf vertraglicher Basis mitbetreut und in eigenen Finanz- und Buchungskreisen abgebildet. Neben den SHV werden auch Betriebe wie z. B. die Landes-Immobilien GmbH, der Tiergesundheitsdienst oder die BEG Bruckner- Universität Errichtungs- und Betriebsgesellschaft mbh mit dem System abgerechnet. Zusätzlich zu den HV-Modulen enthält das System u. a. Module für die Zeitwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Immobilienverwaltung, Kostenrechnung und Logistik (siehe Abbildung 3) Aus Sicht des LRH ist fraglich, ob die komplexe Gliederung in die Buchungskreise für die Bezirkshauptmannschaften und für das Land noch zweckmäßig ist. Die Direktion Finanzen (FinD) sollte prüfen, ob diese Gliederung in einem neuen HV-System (auf Basis VRV 2015) aufrechterhalten werden muss. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 9

17 Zeitliche Übersicht der Einführung 5.1. Die Einführung des derzeitigen HV-Systems begann bereits 1998 mit dem Modul für die Kostenrechnung. Das System wurde in der Folge laufend ausgebaut. Ab 2008 wurden hauptsächlich neue Vorsysteme installiert bzw. bestehende Systeme modernisiert und weiter ausgerollt. Abbildung 3: Einführung HV-System-Module im Zeitverlauf Quelle: LRH-eigene Darstellung auf Basis von Informationen aus der Abteilung IT Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 10

18 5.2. Gemeinsam mit externen Beratern entwickelte das Land OÖ das eingesetzte HV-System im Laufe der Jahre hinsichtlich Funktionsumfang und Anzahl der eingesetzten Module weiter. Gerade bei seiner Einführung waren angesichts der Anforderungen des öffentlichen Haushaltswesens viele Ergänzungen des Systems notwendig. Diese werden zum Teil auch heute noch in dieser Form verwendet. Der LRH sieht es als notwendig an, dass vor künftigen Systemumstellungen eine Evaluierung der Anpassungen und Individuallösungen durchgeführt und gegebenenfalls auf verfügbare Standardfunktionen umgestellt wird. Damit kann der Aufwand bei künftigen Systemupgrades und bei der Wartung reduziert werden. Benutzerübersicht 6.1. Zum Zeitpunkt der Prüfung gab es rd Benutzer im HV-System. Rund von ihnen verwendeten das HV-System ausschließlich zur Zeit- und Leistungserfassung. Rund Benutzer nutzen das HV- System für weitergehende Aufgaben im Rechnungswesen des Landes Die hohe Anzahl und die Struktur der Benutzer spiegelt die weitgehend dezentralisierte Nutzung des HV-Systems wider. Dementsprechend ist es anspruchsvoll, einen hohen Qualitätsstandard im Rechnungswesen zu erreichen. U.a. ist dabei ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) von wesentlicher Bedeutung 4. Eine regelmäßige Überprüfung des IKS durch Kontrolltests trägt wiederum zu dessen besserer Wirksamkeit bei. Externe Beraterleistungen 7.1. Externe Berater begleiteten die Einführung und Erweiterung des HV- Systems. In der Abteilung IT fehlte es zu Beginn noch an ausreichendem Know-how bzw. Personalressourcen, um das System an die Anforderungen des öffentlichen Haushaltswesens anzupassen. 4 Vgl. dazu auch den Bericht über die durchgeführte IP Strategie zur Korruptionsbekämpfung in der oö. Landesverwaltung Berichtspunkt 10 Internes Kontrollsystem (Quelle: Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 11

19 Abbildung 4: Ausgaben für Beraterleistungen Quelle: LRH-eigene Darstellung auf Basis von Zahlen der IT 7.2. Wie aus der Grafik ersichtlich ist, reduzierten sich ab dem Jahr 2005 die Ausgaben für externe Berater wesentlich. Das ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Abteilung IT bis zu acht Personen für das HV- System einsetzt. Diese Gruppe entwickelt, betreut das System und passt es an die jeweiligen neuen Erfordernisse an. Entwicklung der Betriebskosten Die Bereitstellung des HV-Systems verursachte in den Abteilungen IT und Landesbuchhaltung in den Jahren 2013 bis 2015 folgende Betriebskosten: Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 12

20 Tabelle 1: Betriebskosten Haushaltsverrechnungssystem Kostenart Abteilung IT HV-System Lizenzen/-Patente/-Software , , ,24 HV-System Hardware-/Datenbank , , ,65 HV-System Personalkosten IT , , ,93 externe Beratungskosten HV-System , , ,70 Gesamt Abteilung IT , , ,52 Direktion Finanzen/Landesbuchhaltung HV-System Personalkosten Direktion Finanzen/Landesbuchhaltung Gesamt Direktion Finanzen/Landesbuchhaltung , , , , , ,37 Gesamtkosten HV-System , , ,89 Quelle: : LRH-eigene Darstellung auf Basis CO-Informationen aus IT und Landesbuchhaltung Die Gesamtkosten betrugen im Jahr rd. 3,3 Mio. Euro. Die IT- Kosten stiegen in Teilbereichen deutlich an. Ursache war die verstärkte Nutzung durch das HV-System mit Auswirkungen auf den Ressourcenverbrauch (mehr Anteil an der Rechnernutzung, höherer Speicherbedarf der Datenbank; Steigerung der Hardware-/Datenbank- Kosten um rd. 16,3 Prozent) Der LRH empfiehlt dem Land OÖ, Maßnahmen zu ergreifen, die dem weiteren Ansteigen der Kosten entgegenwirken. Zum Beispiel könnten Buchungsdaten verstärkt archiviert und damit teurer Speicherplatz eingespart werden. 5 Die Zahlen für 2015 wurden auf Basis der Ist-Werte bis inkl. 30. September 2015 für das restliche Jahr linear hochgerechnet. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 13

21 Vorsysteme 9.1. Belege können direkt im HV-System verbucht oder in vorgelagerten Informationssystemen erfasst werden. Diese Systeme kommunizieren zumeist über definierte Schnittstellen mit dem HV-System. Die Bandbreite dieser Vorsysteme reicht neben dem Förderkernstandard von einer Applikation zur Förderabwicklung für die Hochwasserhilfe alt bis zur vollautomatischen Abwicklung von Bestellung und Zahlung im Bereich der Salzsilos für den Winterdienst. Eine besondere Stellung nimmt die Software für die Integrierte Personalverrechnung und Abrechnung (IPA) ein. Die für das Haushaltswesen notwendigen Daten werden zu jeweils drei Terminen pro Monat von IPA in das HV-System übertragen. Die Personalverrechnung wird im Rahmen einer eigenen Initiativprüfung des LRH geprüft. Für die Vorerfassung von Belegen in speziellen Bereichen der Förderungen entwickelte die Abteilung IT eine Programmbibliothek 6 (Förderkern). Diese stellt grundlegende Funktionen für Fachanwendungen, einschließlich der Datenübergabe von der Fachanwendung an das HV-System, zur Verfügung. Dadurch sind alle Informationen, die Sachbearbeiter benötigen, auf einer Oberfläche verfügbar; sie müssen sich nicht mit jeder einzelnen Anwendung auseinandersetzen. Solche Fachanwendungen vereinen zumeist Funktionen aus dem HV-System, dem elektronischen Akt und der Aufgabenabwicklung Fachanwendungen 7 über eine vereinheitlichte Benutzeroberfläche verfügbar zu machen, ist für den LRH jedenfalls sinnvoll. Wichtig sind das reibungslose Zusammenspiel der unterschiedlichen Systeme und die entsprechenden Kontrollschritte. SYSTEMANALYSEN Im Zuge der Prüfung analysierte der LRH die Systemkonfiguration und Systemsicherheit im HV-System. Er besprach die zum Teil sicherheitsrelevanten Ergebnisse mit der Abteilung IT Der LRH anerkennt, dass die Abteilung IT bereits während der Prüfung einige Änderungen am Produktivsystem entsprechend seinen Empfehlungen durchführte. 6 7 Auf Basis der Programmiersprache JAVA. Die Fachanwendungen waren nicht Gegenstand dieser Prüfung. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 14

22 Durchführungsprozess bei Systementwicklungen Die Transportsteuerung definiert den Prozess, wie Software- Entwicklungen und Customizing-Einstellungen vom Entwicklungssystem in die Produktion übernommen werden. Der im System konfigurierte Transportweg funktioniert wie folgt: Entwicklungen werden vom Entwicklungssystem auf das Qualitätssicherungssystem transportiert, dort getestet und dann frei gegeben. Die Entwicklungen werden aber in der Folge mit einem Transportauftrag wieder direkt vom Entwicklungssystem auf das Produktionssystem und das Schulungssystem übernommen. Quelle: LRH-eigene Darstellung auf Basis von SAP Systeminformationen Die Abteilung IT erklärt den dargestellten Transportweg mit der gewachsenen Struktur des Systems. Aus Sicht des LRH birgt diese Konfiguration die Gefahr, dass trotz der Qualitätssicherung ungetestete Programmteile direkt in die Produktion eingespielt werden können. Er empfiehlt daher, zukünftig auf den allgemein üblichen Transportweg für Anpassungen und Updates Entwicklung Qualitätssicherung Produktion und Schulung umzustellen. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 15

23 Quelle: LRH-eigene Darstellung Benutzerrechte und Rollenkonzept Am Produktivsystem war am Beginn der Prüfung durch den LRH ein von mehreren Personen genutzter, nicht personifizierter User mit SAP_ALL -Rechten 8 angelegt. Darüber hinaus hatten Mitarbeiter der Abteilung IT persönlich diese SAP_ALL -Rechte. Dem gleichen Personenkreis waren weitere Spezialrechte zur Administration des Systems und der Datenbank eingeräumt. Die Abteilung IT teilte dazu mit, dass die Wartung der eingesetzten Systeme diese Berechtigungen verlangt. Bei einer Auswertung stellte der LRH fest, dass über einen längeren Zeitraum auch externe Berater im Produktivsystem änderungsberechtigt waren. Überdies wurde die Möglichkeit, die Aktivitäten der Benutzer zu protokollieren und damit nachvollziehbar zu machen, nicht genutzt Während der Prüfung des LRH veränderte die Abteilung IT die Nutzungsrechte dahingehend, dass sie den voll berechtigten, nicht personalisierten User für den Gebrauch durch die Mitarbeiter deaktivierte. Zur Wartung des Produktivsystems legte die Abteilung ausschließlich personalisierte Administrationsbenutzer mit Spezial- bzw. SAP_ALL - Rechten an. Der LRH begrüßt diese Umstellung, ist aber weiterhin der Ansicht, dass im Produktivsystem neben einem einzelnen Notfall-User keine weiteren Benutzer diese maximalen Rechte haben sollten. Für alle Benutzer, die Wartungs- und Administrationsarbeiten durchführen können, ist jedenfalls die Protokollierung der Aktivitäten einzurichten. 8 Dieses Sammelprofil enthält alle Berechtigungen, sodass ein Benutzer mit diesem Profil im HV- System alle Aufgaben durchführen kann. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 16

24 Externe Berater sollten im Produktivsystem grundsätzlich keine Berechtigungen haben Das vorgelegte Rollenkonzept für das HV-System besteht grundsätzlich aus zwei Ebenen, wobei der Produkt-Standard für Stamm- und abgeleitete Rollen eingesetzt wird. Die sogenannte A-Rolle (Stammrolle) umfasst die Berechtigung für eine bestimmte Funktion (Buchhalter, Kostenrechner usw.). Die zweite Ebene (B-Rolle) wird von der A-Rolle abgeleitet und ergänzt die spezifischen Berechtigungsausprägungen innerhalb der Organisationsstruktur des Landes (z. B. Buchungskreis, Finanzstelle). Effektiv vergeben werden die B-Rollen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Rollen für spezielle Berechtigungen. Die Auswertung des Systems zeigte für rd aktive Benutzer rd vergebene Rollen. In einem Beobachtungszeitraum von einem dreiviertel Jahr führte die Abteilung IT rd Änderungen bei Benutzerprofilen durch Dieses Konzept führt zu vielen unterschiedlichen Ausprägungen von Rollen, deren Anwendung aus Sicht des LRH schwer überschaubar ist. Daher sollte das Rollenkonzept und die Benutzerverwaltung analysiert, allenfalls neu strukturiert und damit überschaubarer gestaltet werden. Konkret sollte das Land Augenmerk auf folgende Punkte legen: Funktionstrennung, Umgang mit kritischen Systemberechtigungen (und deren Kombinationen), Notwendigkeit vergebener allgemeiner und spezieller Berechtigungen, Protokollierung und Überwachung von Benutzern und Erläuterung und Handhabung von Notfall-Benutzern Berechtigungen für die Benutzer werden von den jeweiligen Dienststellenleitern bei der Abteilung IT beantragt. Bewirtschafterübergreifende Berechtigungen müssen alle betroffenen Dienststellenleiter genehmigen; Sonderrechte genehmigt die FinD. Die Genehmigung orientiert sich nach Aussagen der Abteilung IT und der FinD an der Eigentümerschaft der Daten 9. Die Analysen des LRH zeigen, dass Buchungsrechte im HV-System (Debitoren, Kreditoren, Hauptbuch) auch an Ferialpraktikanten und neueingestellte Lehrlinge vergeben wurden Aus Sicht des LRH greift als Grundlage für die Genehmigung von Berechtigungen die Eigentümerschaft der Daten im HV-System zu kurz. Für die Qualität des Gesamtsystems insbesondere des Rechnungsabschlusses ist die FinD verantwortlich. Sie sollte daher die mit der Ausübung einzelner für das Haushaltswesen des Landes relevanter Rollen verbundenen Risiken analysieren und entsprechende Anforderungen festlegen. Die Erfüllung der Vorgaben wäre auch zu überprüfen. 9 Buchungsdaten, die von einer Abteilung erfasst werden, fallen in ihren Verantwortungsbereich. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 17

25 15.1. Der LRH analysierte die vergebenen Benutzerberechtigungen zur Stammdatenpflege 10 mit unterschiedlichen Abfragen. Die unterschiedlichen Abfragemöglichkeiten der Anlage- oder Änderungsrechte bspw. für Kreditoren, Debitoren oder Geschäftspartner führten zu abweichenden Ergebnissen. Auch die Benutzer von Vorsystemen können Stammdaten ändern und Geschäftsfälle erfassen Der LRH stellte fest, dass die Anzahl (vgl. Punkt 6) der für die Stammdatenpflege berechtigten Nutzer sehr hoch ist. Zudem zeigt die Analyse des Jahres 2014, dass ein beträchtlicher Anteil der Benutzer diese eingeräumten Rechte nicht verwendete. Die vergebenen Berechtigungen sollten nach eingehender Analyse auf den tatsächlichen Bedarf reduziert werden. Wie im Punkt 14 angeführt, sollte die FinD auf die Dienststellenleiter einwirken, Benutzerberechtigungen restriktiv zu vergeben. DATENANALYSE Datenabzug Für Prüfungshandlungen aller Kontrollinstanzen ist es erforderlich, unterschiedliche Daten direkt aus dem System zur Verfügung zu stellen. Da für die vom LRH geforderten Auswertungen kein geeignetes Werkzeug zur Verfügung stand, war die Erstellung der Datenauszüge mitunter aufwändig. Die von der Abteilung IT dem LRH gelieferten Dateien hatten im Detail teils unterschiedliche Strukturen und Formate, die nur nach einer weiteren Bearbeitung auswertbar waren Der LRH anerkennt die Bemühungen der Abteilung IT für die Bereitstellung der Daten. Bei künftigen Prüfungen insbesondere mit IT-gestützten Prüfungssystemen werden derartige Datenauszüge vermehrt erforderlich sein. Die Abteilung IT sollte ein entsprechendes Werkzeug vorhalten, das die Informationen in geeigneter Form und Qualität für die laufenden Prüfungstätigkeiten der Kontrollinstanzen des Landes bereitstellt. Bei einer Neuaufstellung des Gesamtsystems sollte sie entsprechende Abfragemöglichkeiten gleich direkt im System implementieren. Bewegungsdaten Das HV-System bietet eine Standardabfrage, die innerhalb eines Buchungskreises und Geschäftsjahres nach doppelten Buchungen (= gleicher Betrag und gleiches Belegdatum) sucht. Diese Abfrage im 10 Die Pflege von Stammdaten umfasst Anlegen, Ändern und Löschen von Geschäftspartnern. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 18

26 Zuge der Prüfung durch den LRH führte zu einer hohen Anzahl von Fällen, die überprüft werden müssen. Damit verbunden ist ein hoher Bearbeitungsaufwand bei der Plausibilisierung der angezeigten Ergebnisse. Bei dieser Abfrage war eine Doppelbuchung bei einem Kreditor festzustellen, die durch eine nicht mehr aktuelle Bankverbindung entstand. Den vom Kreditinstitut rückgeleiteten Geldbetrag vereinnahmte das Land auf einem Verwahrgeldkonto. Durch die zweite Zahlung auf das nunmehr richtige Bankkonto ergab sich auf dem Kreditorenkonto ein zu hohes Transaktionsvolumen Im oben beschriebenen Fall war nicht nachzuvollziehen, warum die Buchung nicht entsprechend den für Wiederanweisungen geltenden Regelungen durchgeführt wurde. Für den LRH zeigte sich, dass das IKS in diesem Fall nicht wirksam war. Der LRH empfiehlt, verstärkt auf die korrekte Verbuchung von Geschäftsfällen zu achten. Dabei ist die Einhaltung von vorhandenen organisatorischen Vorschriften zu gewährleisten. Die vom System gebotenen Kontrollmöglichkeiten sind regelmäßig zu nutzen Die Analyse der Belegnummern innerhalb von Buchungskreisen ergab keine Duplikate und eine geringe Anzahl von Lücken Die Lücken wurden von der IT mit Verbucher-Abbrüchen erklärt. Die Anzahl sieht der LRH als unproblematisch an Der LRH stimmte die Summen ausgewählter Teilbereiche des Rechnungsabschlusses mit den gebuchten Werten im HV-System ab. Dazu wertete er die aus dem HV-System abgezogenen Basisdaten aus und verglich diese mit den Ergebnissen aus dem gedruckten Rechnungsabschluss. Die folgende Auswahl der Teilbereiche traf der LRH, um ein möglichst breites Spektrum von Buchungsvarianten und Geschäftsfällen abzudecken: Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 19

27 Tabelle 2: Übersicht der abgestimmten RA-Teilbereiche Haushaltsbereich (RA 2014, laufendes Soll) 2/320215/8115/000 Oö. Landesmusikschulwerk, Schulgebühren 1/41923* (2 Voranschlagstellen) Oö. Chancengleichheitsgesetz, Wohnen 1/690105/7690/000 Fernpendlerbeihilfen, Beiträge an Einzelpersonen 1/78140* (10 Voranschlagstellen) Pakt für Arbeit u. Qualifizierung für OÖ 1/02050* (17 Voranschlagstellen) Informationstechnologie Summe in Euro Einnahmen/ Ausgaben Sachausgaben (Förderungen u. a.) FI und/oder PSCD , Einnahmen - PSCD , Ausgaben , Ausgaben , Ausgaben , Ausgaben Sachausgaben (keine Förd.) Beleganzahl Förderungsausgaben v. a. Förderungsausgaben Sachausgaben (keine Förd.) FI und PSCD PSCD PSCD Quelle: LRH-eigene Darstellung auf Basis vom RA und SAP-System FI Der LRH konnte in den überprüften Haushaltsbereichen die im Rechnungsabschluss 2014 angeführten Summen mit den vorhandenen Einzelbuchungen in Übereinstimmung bringen Die derzeit geltenden Haushaltsbestimmungen sehen vor, Transferleistungen bestimmten Posten (Konten) zuzuordnen. Eine Analyse von Belegen zeigte, dass diese Zuordnungen teilweise nicht stimmen. Dadurch werden einzelne Zwischensummen (z. B. betreffend die Zuordnung zum Bereich Gemeinde oder Gemeindeverbände) falsch dargestellt. Auf die Gesamtsummen hat dies jedoch keine Auswirkung. Die Landesbuchhaltung teilte dazu mit, dass sie die Transferzahlungen bei den nächsten Schwerpunktsetzungen hinsichtlich Prüfungen im Gebarungsvollzug thematisieren möchte Um eine möglichst hohe Aussagekraft auch von Zwischensummen bei den Transferleistungen zu erreichen, empfiehlt der LRH, die Zuordnungen der Geschäftsfälle auf die Posten regelmäßig zu überprüfen und deren Qualität zu verbessern Eine Auswertung von Belegdatum und Buchungsdatum 11 für das Geschäftsjahr 2014 ergab Folgendes: Von rd. 2,1 Mio. Belegen wurden Belege nach dem Belegdatum gebucht. Die durchschnittliche Differenz lag bei 140 Tagen. Die größte Abweichung trat bei einem Beleg aus dem Jahr 2000 auf, der 2014 gebucht wurde. 11 Buchungs- und Belegdatum werden von den Sachbearbeitern händisch eingegeben. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 20

28 Bei rund 1,3 Mio. Belegen entspricht das Buchungsdatum dem Belegdatum. Bei Belegen lag das Buchungsdatum vor dem Belegdatum. Die durchschnittliche Abweichung war in dieser Gruppe 19 Tage. Bei den größten Abweichungen zeigt das Belegdatum das Jahr Für die Belegerfassung 12 zeigte sich folgendes Bild: Bei rd Belegen lag die Belegerfassung vor dem Buchungsdatum. Die durchschnittliche Abweichung betrug neun Tage, der Höchstwert bei 42 Tagen. Bei rd. 1,16 Mio. Buchungen entspricht das Erfassungsdatum des Belegs dem Buchungsdatum. Bei rd Belegen lag das Erfassungsdatum nach dem Buchungsdatum. Dabei war die durchschnittliche Abweichung drei Tage, die höchste 376 Tage Für den LRH zeigt das Ergebnis dieser Auswertungen, dass die Bearbeitungsqualität (vor allem die Zeitnähe) bei der Verbuchung von Geschäftsfällen unterschiedlich und teilweise mangelhaft ist. Sie sollte vereinheitlicht und verbessert werden. Fehleingaben sollten nach Ansicht des LRH grundsätzlich nicht möglich sein und durch technische Maßnahmen verhindert werden Die Direktion Finanzen weist darauf hin, dass die Darstellung des Oö. Landesrechnungshofs keinesfalls so interpretiert werden kann, das Land Oberösterreich als pünktlichen Zahler in Frage zu stellen. Zu den Analysen wird angeführt, dass neben dem Beleg- und Erfassungsdatum im Rechnungswesen des Landes Oberösterreich in erster Linie das Buchungsdatum und das Fälligkeitsdatum relevant sind. Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass in der öffentlichen Verwaltung neben betriebswirtschaftlichen Vorgängen (Rechnungen im eigentlichen Sinn; Belegdatum = Rechnungsdatum) zum größten Teil Förderungen abgewickelt werden. Dabei hat das Belegdatum teilweise eine andere Bedeutung (z.b. langjährige Annuitätenzuschüsse; Belegdatum = erstmalige Förderbewilligung). Daher sind aus unserer Sicht diese größeren Differenzen zwischen Belegund Buchungsdatum keine Mängel. Bei einigen Geschäftsfällen (z.b. Vorlaufzeitraum, Bezüge/Pensionen, Dauer-Aufträge) ist die Erfassung vor dem in den Belegen angegebenen Buchungsdatum zur ordnungsgemäßen Abwicklung notwendig Der LRH stellt klar, dass sich seine Feststellungen nicht auf die Zahlungsmoral des Landes bezogen. 12 Das Datum der Belegerfassung wird automatisch durch das System vergeben. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 21

29 22.1. Eine Abfrage des LRH nach Belegen mit einem Buchungsbetrag kleiner einem Euro ergab mehr als Treffer für das Jahr Ein Großteil (rd. 75 Prozent) davon wird maschinell abgewickelt. Dies gilt beispielsweise auch für Überzahlungen um einen Cent bei Strafmandaten Die Anzahl der Buchungen mit Kleinstbeträgen ist aus Sicht des LRH sehr hoch. Die Landesbuchhaltung sollte Strategien erarbeiten, um die Anzahl derartiger Buchungen zu verringern. Auch wenn diese Buchungen weitgehend maschinell abgewickelt werden, verursachen sie Kosten Die Direktion Finanzen teilte mit, dass es sich dabei großteils um Vorgänge im Zusammenhang mit Vorräten, Steuern, Skontoverrechnung, WE/RE-Verrechnung, Kleindifferenzen aus Logistik, Lagerdifferenzen aus Wertberichtigung, Preisdifferenzen, Überzahlungen, buchungskreisübergreifende Buchungen etc. vorwiegend im Konnex mit der Materialwirtschaft handelt. Die restlichen Beträge leiten sich aus Klein- und Kleinstrechnungen aus dem laufenden Buchungsgeschehen ab. Diese Buchungen sind aus Sicht der Direktion Finanzen verrechnungstechnisch unabdingbar. Geschäftspartner-Stammdaten Ein wesentliches Element für die Erfassung der Geschäftsfälle und die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs sind die Geschäftspartner-Stammdaten (Kreditoren, Debitoren). Bis 2004 wurden Kreditoren und Debitoren getrennt verwaltet. Seit 2005 ist man auf ein Geschäftspartner-Modell mit Kreditor-/Debitor-Integration umgestiegen. Das bedeutet, dass ein angelegter Geschäftspartner automatisiert auf einen entsprechenden Kreditor und Debitor abgebildet wird. Dann erstellt das System den Kreditor und den Debitor in den Standard- Buchungskreisen. Die Geschäftspartner sind in unterschiedliche Nummernkreise gegliedert. Derzeit werden rd Geschäftspartner im System geführt Die Gliederung in die Buchungskreise und die Systemumstellung 2005 bedingte eine Vielzahl von zu pflegenden Datensätzen und eine Durchmischung von Alt- und Neubestand. Die hohe Anzahl und die gewachsene Struktur stellen generell hohe Anforderungen an die Pflege von Stammdaten. Aus Sicht des LRH trägt die vorliegende hohe Zahl von Finanz- und Buchungskreisen zur Komplexität des HV-Systems bei; das gesamte System sollte daher überdacht und vereinfacht werden Die Berechtigung zur Pflege der Geschäftspartner-Daten besitzen Benutzer von Vorsystemen und Benutzer des HV-Systems. Je nach technischer Abfrage innerhalb des HV-Systems ergibt sich eine 13 Kosten für das Bereitstellen des Systems, im Speziellen vor allem die Datenbank, siehe Punkt 8. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 22

30 unterschiedlich hohe Zahl an berechtigten Benutzern 14. In den Vorsystemen sind viele Sachbearbeiter berechtigt, Geschäftspartner anzulegen oder Änderungen durchzuführen. Als technische Hilfestellung werden in den Vorsystemen Abfragen, ob der Geschäftspartner bereits im HV-System existiert und die Übernahme von Daten aus dem Zentralen Melderegister des Bundesministeriums für Inneres angeboten. Zusätzlich gibt es organisatorische Richtlinien für die Pflege von Stammdaten Die Anzahl der Personen, die zum Anlegen und Ändern von Geschäftspartnern berechtigt sind, ist sehr hoch. Der LRH stellte fest, dass die technischen Unterstützungs- und Kontrollmöglichkeiten gering sind. Es liegt daher an der Einhaltung der organisatorischen Maßnahmen, einen einheitlichen hohen Qualitätsstandard für die Geschäftspartner- Stammdaten zu erreichen. Aus Sicht des LRH gelingt dies nicht im erforderlichen Ausmaß Der LRH analysierte die Geschäftspartner-Stammdaten hinsichtlich ihrer Qualität. Dabei achtete er besonders auf Adress- und Bankdaten sowie auf Doppeleingaben Die Analyse ergab neben einer großen Zahl schlüssiger Ergebnisse folgende Auffälligkeiten: Namensduplikate mit unterschiedlichen Adressen Geschäftspartner mit gleicher Bankverbindung Geschäftspartner ohne Rechtspersönlichkeit (z. B. kommunale Einrichtungen) mehr als 30 Millionen Einträge im Logfile seit 1998 Eine Vielzahl der erhobenen auffälligen Ergebnisse konnte plausibel erklärt werden. Eine nicht unerhebliche Anzahl bedarf aber einer genauen Klärung bzw. sind Fehleingaben. Zur Verbesserung der Qualität der Stammdaten sollte das Land OÖ organisatorische und technische Verbesserungen vornehmen. Konkret schlägt der LRH Folgendes vor: Bankverbindungen, die einem Geschäftspartner nicht eindeutig zuordenbar sind, sollten so erfasst werden, dass dies auch erkennbar und auswertbar ist. Kommunale Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit sollten grundsätzlich nicht als Geschäftspartner angelegt werden. Zur Validierung der Geschäftspartner-Stammdaten sollen stichprobenartig die Stammdaten mit dem Geschäftspartner überprüft werden. Diese Stichproben sollen sich vor allem auf Neuanlagen, Änderungen oder Wiederaufnahme von Zahlungen nach längerer Unterbrechung 14 Auf Grund der unterschiedlichen Berechtigungsgruppen, die für die Geschäftspartnerpflege herangezogen werden können, lagen zum Zeitpunkt der Prüfung keine Aufstellungen über die genaue Anzahl der berechtigten Nutzer vor. Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 23

31 fokussieren. Bei Unternehmen sind vor jeder Buchung die auf der Rechnung angegebenen Geschäftsdaten mit den gespeicherten Stammdaten zu vergleichen. Als technische Unterstützung und zur Vermeidung von Fehleingaben sind Anbindungen bzw. die automatisierte Datenübernahmen von bereits vorhandenen Registern (z.b.: Vereinsregister, Melderegister, Firmenbuch, Adressregister) vorzusehen; dies vor allem auch, weil beim Land OÖ unterschiedliche Systeme (ELAK) diese Informationen vorhalten müssen. Das Logfile ist aufgrund seiner Dimension nicht mehr gesamt auswertbar. Es ist ein Konzept zur Archivierung von älteren Einträgen notwendig. Aus Sicht des LRH ist eine regelmäßige Auswertung des Logfiles hinsichtlich Auffälligkeiten unumgänglich. Eine verstärkte Umstellung auf e-government-applikationen, bei denen die Geschäftspartner über Portalanwendungen die Kontrolle Ihrer Stammdaten vornehmen können, soll erfolgen. Die Wirksamkeit des IKS soll auf allen Organisationsebenen regelmäßig überprüft werden. WEITERENTWICKLUNG VOR ALLEM IN HINBLICK AUF VRV Das HV-System des Landes ist seit seiner Einführung 1998 kontinuierlich gewachsen. Dies einerseits durch die technische Weiterentwicklung des Produktes, andererseits aber auch durch Eigenentwicklungen des Landes und Entwicklungen von Systempartnern. Durch dieses kontinuierliche Wachstum erreichte die Komplexität des Systems ein hohes Ausmaß. Neben den bereits im Bericht erwähnten Beispielen zeigt sich dies unter anderem auch bei der derzeitigen Einführung der neuen Kassenabschluss-Auswertung. Diese ist bedeutend umfangreicher als erwartet Aus Sicht des LRH ist es unbedingt notwendig, vor der Umsetzung der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) das bestehende HV-System auf Basis der bisher gewonnenen Erfahrungen, des aktuellen Standes der Technik, der künftigen Anforderungen und wirtschaftlichen Aspekte zu analysieren und dann erst die entsprechenden Systementscheidungen zu treffen. Der LRH sieht eine mögliche Umsetzung der VRV 2015 auf Basis des bestehenden Systems kritisch. Er weist zudem darauf hin, dass der 15 Siehe dazu den Prüfbericht Rechnungsabschluss 2013 des Landes OÖ Link: Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 24

32 Softwarehersteller bei einem wesentlichen Modul des HV-Systems die Wartung aus derzeitiger Sicht 2025 einstellen wird 16. Der LRH empfiehlt dem Land überdies, Synergien aus der Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern, die im gleichen Zeitraum ihr Rechnungswesen entsprechend den Vorgaben der VRV 2015 umstellen müssen, zu nutzen. In gleicher Weise wäre zu prüfen, ob Synergien im Rechnungswesen mit IT-Applikationen landeseigener Betriebe bestehen. Deren Nutzung sollte in das künftige Konzept des HV-Systems einfließen. 2 Beilagen Linz, am 1. März 2016 Friedrich Pammer Direktor des Oö. Landesrechnungshofes 16 Modul Klassische Budgetierung Vorbild durch Qualität zertifiziert nach ISO 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence 25

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34 X Amt der OÖ. Landesregierung Direktion Finanzen 4021 Linz Landhausplatz 1 Geschäftszeichen: FinD /13-KÖ Oö. Landesrechnungshof Promenade Linz Bearbeiter/-in: Franz Königstorfer Tel: ( ) Fax: ( ) find.post@ooe.gv.at _ LRH-Prüfung "Einsatz des ERP Systems SAP im Haushaltswesen"; Stellungnahme zu Pkt. 21 der Besprechungsunterlage Sehr geehrte Damen und Herren! Linz, Wie bei der Schlussbesprechung zum Prüfbericht betreffend "Einsatz des ERP Systems SAP im Haushaltswesen" am 22. Jänner 2016 besprochen, wird von der Direktion Finanzen zu Pkt. 21 des Prüfberichtes nachstehende Stellungnahme übermittelt: Stellungnahme FinD: Die Direktion Finanzen weist darauf hin, dass die Darstellung des Oö. Landesrechnungshofs keinesfalls so interpretiert werden kann, das Land Oberösterreich als pünktlichen Zahler in Frage zu stellen. Zu den Analysen wird angeführt, dass neben dem Beleg- und Erfassungsdatum im Rechnungswesen des Landes Oberösterreich in erster Linie das Buchungsdatum und das Fälligkeitsdatum relevant sind. Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass in der öffentlichen Verwaltung neben betriebswirtschaftlichen Vorgängen (Rechnungen im eigentlichen Sinn; Belegdatum = Rechnungsdatum) zum größten Teil Förderungen abgewickelt werden. Dabei hat das Belegdatum teilweise eine andere Bedeutung (z.b. langjährige Annuitätenzuschüsse; Belegdatum = erstmalige Förderbewilligung). Daher sind aus unserer Sicht diese größeren Differenzen zwischen Beleg- und Buchungsdatum keine Mängel. Bei einigen Geschäftsfällen (z.b. Vorlaufzeitraum, Bezüge/Pensionen, Dauer-Aufträge) ist die Erfassung vor dem in den Belegen angegebenen Buchungsdatum zur ordnungsgemäßen Abwicklung notwendig. Mit freundlichen Grüßen Franz Königstorfer Hinweise: Dieses Dokument wurde amtssigniert. Informationen zur Prüfung der elektronischen Signatur und des Ausdrucks finden Sie unter: Wenn Sie mit uns schriftlich in Verbindung treten wollen, richten Sie Ihr Schreiben bitte an das Amt der OÖ. Landesregierung, Direktion Finanzen, Landhausplatz 1, 4021 Linz, und führen Sie das Geschäftszeichen dieses Schreibens an. DVR: Seite 1