COMPLIANCE REPORT 2014.

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1 RWE AG COMPLIANCE REPORT UND ORIENTIERUNG GEBEN: COMPLIANCE

2 2 COMPLIANCE REPORT 2014 COMPLIANCE REPORT Tätigkeitsschwerpunkt der Compliance-Organisation bei RWE ist die Korruptionsprävention. Ziel ist es, korruptives Verhalten von Mitarbeitern oder Organen im RWE-Konzern zu verhindern. Das Handeln nach Recht und Gesetz gehört zum Selbstverständnis von RWE. Verstöße können dem Unternehmen wesentliche und schwerwiegende Reputationsschäden zufügen. Aus diesem Grund richtet RWE seine Aktivitäten und Geschäftsentscheidungen nach festgelegten Compliance-Vorgaben aus und toleriert weder Korruption noch andere Verstöße gegen diese. Die Bedeutung von Compliance bei RWE hat der Vorstandsvorsitzende der RWE AG, Herr Peter Terium, in einer Videobotschaft und einem Brief an alle Mitarbeiter hervorgehoben. Allen Mitarbeitern wird so verdeutlicht, dass RWE Fehlverhalten unter keinen Umständen duldet. Die stetige Verbesserung der Compliance-Organisation ist logische Konsequenz eines hohen Anspruchs an Integrität. Dementsprechend ist das Thema für RWE von großer Bedeutung. Im Rahmen des Compliance-Managements setzt RWE intern auf die Sensibilisierung aller Beschäftigten, um möglichen Verstößen vorzubeugen. Ein konzernweites Regelwerk, das regelmäßig überarbeitet wird, dient dabei als Orientierungsrahmen. Im Jahr 2005 hat RWE einen Verhaltenskodex erstellt, der allen Mitarbeitern an die Hand gegeben wird und ihnen mit den darin dargestellten Grundprinzipien Orientierung

3 3 COMPLIANCE REPORT 2014 gibt. Im Verhaltenskodex sind unter anderem die Einhaltung von nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften sowie Vorgaben für den fairen Umgang mit Marktteilnehmern und Wettbewerbern verbindlich verankert. Der Verhaltenskodex ist die Basis des gesamten Konzernregelwerks. Darüber hinaus existieren weitere konzernweit gültige Regelwerke, wie z. B. Richtlinien, die den Umgang mit Beratern, Geschäftspartnern und Amtsträgern sowie die Durchführung von Spenden und Sponsoringmaßnahmen regeln. Organisatorische Vorgaben wie das Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Berechtigungskonzepte und Genehmigungsregelungen unterstützen die Einhaltung der Richtlinien. Zur praktischen Wirksamkeit einer Compliance- Organisation gehört vor allem die Schaffung des Bewusstseins für kritische Sachverhalte im Arbeitsumfeld. Eine geeignete Kommunikation ist daher ganz maßgeblich für den Erfolg der Compliance-Organisation. RWE hat ein vielfältiges Angebot verschiedener Informationsmöglichkeiten, angefangen beim Intranet-Auftritt, über anlassbezogene Newsletter, Artikel in der Mitarbeiterzeitung, kompakte Informationsflyer bis hin zu Informationsveranstaltungen. Schließlich hat RWE ein umfangreiches risikobasiertes Schulungskonzept entwickelt, das den flächendeckenden Einsatz eines webbasierten Trainings sowie die Durchführung von Präsenzschulungen beinhaltet. Die Teilnahme für die Mitarbeiter ist verpflichtend. Auch der Vorstand ist in

4 4 COMPLIANCE REPORT 2014 dieses Schulungskonzept integriert wurden rund Mitarbeiter in Deutschland und rund Mitarbeiter in den weiteren Regionen, in denen RWE tätig ist, über Präsenzveranstaltungen zur Korruptionsprävention geschult. Korruptionsdelikten haftet stets der Ruch des Heimlichen an. Um compliance-sensible Vorgänge ggf. transparent zu machen, hat RWE im Jahr 2010 ein IT-Tool eingeführt, in welchem alle Spenden- und Sponsoringvorgänge, compliance-relevante Beraterverträge und Zuwendungen an Amtsträger ab einer bestimmten Höhe zu vermerken sind. Dieses Tool wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. An der Spitze der Compliance-Organisation steht der Chief Compliance Officer, der dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss der RWE AG regelmäßig über compliance-relevante Themen berichtet. Für alle relevanten Konzerngesellschaften sind Compliance-Beauftragte ernannt, die vor Ort die Betreuung von Compliance-Angelegenheiten übernehmen und eine einheitliche Umsetzung der konzernweiten Grundsätze in allen operativen Gesellschaften sicherstellen. Regelmäßig berichten sie darüber an den Chief Compliance Officer. Seit April 2014 ist die Compliance-Betreuung in Deutschland für einen großen Teil der Konzerngesellschaften zentral in einem Center of Expertise (CoE) bei der RWE Group Business Services GmbH gebündelt. Auch die Steuerung des Compliance-

5 5 COMPLIANCE REPORT 2014 Managements erfolgt aus dem CoE heraus. Durch die Bündelung und Zentralisierung wird eine weitere Qualitätsverbesserung der Compliance-Arbeit erzielt, da sich die Mitarbeiter des CoE ausschließlich Compliance-Themen widmen und einen engen Austausch pflegen können. Die sog. Governance- Verantwortung obliegt nach wie vor der RWE AG. Neben der Einrichtung und dem Aufbau dieses spezialisierten CoE haben wir im Sinne der ständigen Optimierung des Compliance Management Systems begonnen, auch in den ausländischen RWE-Gesellschaften die Compliance-Organisation unter Berücksichtigung länderspezifischer Besonderheiten zu optimieren. Dieses Projekt wird uns auch im Jahr 2015 begleiten. Es ist auch im Ausland das Ziel, Compliance-Know how so weit wie sinnvoll möglich in jedem Land zu bündeln. Regelmäßige, präventive Compliance-Audits wurden von der Konzernrevision durchgeführt. Hinweise auf Verstöße wurden überprüft und Abhilfemaßnahmen, soweit erforderlich, im Rahmen eines systematischen Follow-Up-Prozesses veranlasst. Hinweise auf etwaige Verstöße können Vorgesetzten oder Compliance-Beauftragten mitgeteilt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen externen Ansprechpartner zu kontaktieren. Als externer Ansprechpartner fungiert seit dem konzerneinheitlich die internationale Anwaltskanzlei

6 6 COMPLIANCE REPORT 2014 Simmons & Simmons, die teilweise von lokalen Kanzleien unterstützt Hinweise in den jeweiligen Landessprachen in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Polen, der Slowakei, der Tschechischen Republik und Ungarn entgegennimmt. Der externe Ansprechpartner steht nicht nur für Mitarbeiter zur Verfügung, sondern nimmt auch Hinweise von Unternehmensexternen, etwa Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern entgegen. Um eine unabhängige, externe Bewertung des Compliance-Systems im RWE-Konzern zu erhalten, hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG das Compliance Management System zur Antikorruption nach dem IDW Prüfungsstandard 980 geprüft. Die auf Angemessenheit und Wirksamkeitsprüfung ausgelegte Prüfung wurde Anfang 2014 erfolgreich abgeschlossen.

7 7 COMPLIANCE REPORT 2014

8 Compliance Konzern RWE Aktiengesellschaft Opernplatz Essen

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