FAQ zur neuen Träger- und Maßnahmenzulassung in der Arbeitsförderung

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1 Inhalt 1 Welche neuen Anforderungen ergeben sich aus dem Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt und der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) für die Träger? Welche Träger im Paritätischen sind von den neuen Regelungen betroffen? Welche Fristen sind zu beachten? Was müssen Träger jetzt schon zum geklärt haben, was hat etwas Zeit? Mein Jobcenter verlangt, dass ich schon jetzt eine Trägerzulassung vorlege. Was kann ich tun? Was muss für den neuen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein beachtet werden? Wie läuft das Verfahren der Trägerzulassung ab? Zu welchem Fachbereich ordne ich meinen Träger ein? Ist eine nachträgliche Erweiterung der Zulassung in Bezug auf Fachbereiche oder Standorte nach AZAV möglich? Mit welchen Kosten muss ich für die Trägerzulassung rechnen? Wie läuft das Verfahren der Maßnahmenzulassung ab? Wann sind die Maßnahmenkosten im Rahmen der Zulassung angemessen? Wann ist die Maßnahmedauer bei einer Berufsausbildung bzw. Umschulung in einen anerkannten Beruf angemessen? Wie kann die Überschreitung der Maßnahmekosten begründet werden? Welchen zeitlichen Vorlauf muss man einplanen, um eine Maßnahmenzulassung erhalten zu können? Mit welchen Kosten muss ich für die Maßnahmenzulassung rechnen? Wie lange gelten die Träger- und die Maßnahmenzulassungen? Wie finde ich die richtige fachkundige Stelle? Was ist mit dem geforderten System zur Sicherung der Qualität gemeint? Mein Träger ist in unterschiedlichen Bereichen der sozialen Arbeit tätig, für die je spezifische Qualitätsanforderungen gelten - was ist zu beachten, wenn jetzt zusätzlich die Anforderungen aus der Arbeitsförderung hinzukommen? Wie kann ein Träger sich gegen Entscheidungen der fachkundigen Stellen im Rahmen der Träger- bzw. Maßnahmenzulassung wenden? Welche Unterstützung kann ich vom Paritätischen, meinem Spitzenverband erhalten? Wo gibt es von offizieller Seite Informationen?

2 FAQ zur neuen Träger- und Maßnahmenzulassung in der Arbeitsförderung 1 Welche neuen Anforderungen ergeben sich aus dem Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt und der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) für die Träger? Grundsätzlich müssen alle Träger, die im Bereich der Arbeitsförderung tätig sind, eine Trägerzulassung haben (gem. 176 ff. SGB III und 2 der AZAV) Zusätzlich müssen sog. Gutscheinmaßnahmen (Bildungs-, Aktivierungs- oder Vermittlungsgutscheine) zugelassen werden (=Maßnahmezulassung). Das Erfordernis, Maßnahmen der Fort- und Weiterbildung zuzulassen, gilt weiter. Die Zulassung wird nach einer externen Begutachtung durch eine sog. fachkundige Stelle (FKS) erteilt und zeitlich befristet. Im Mittelpunkt der Begutachtung stehen die Gewährleistung der finanziellen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Trägers, die Fähigkeit des Trägers, die Eingliederung der Teilnehmenden nach 178 Nr. 2 SGB III zu unterstützen, die Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung der Leitung, Lehr- und Fachkräfte, die eine erfolgreiche Durchführung der Maßnahme erwarten lässt, ein System zur Sicherung der Qualität nach 178 Nr. 4 SGB III, das die Qualität der Leistungen gewährleistet und kontinuierlich verbessert. 2 Welche Träger im Paritätischen sind von den neuen Regelungen betroffen? Welche Fristen sind zu beachten? Alle Träger, die Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem SGB III und II durchführen, bedürfen ab dem einer Trägerzulassung. Das schließt auch Träger, die allgemeine und besondere Leistungen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben gem. 112 ff. SGB III erbringen, wie z. B. die Werkstätten für behinderte Menschen ( 136 SGB IX) oder Einrichtungen der beruflichen Rehabilitation ( 35 SGB IX), ein. Zu beachten ist außerdem, dass auch von den Trägern der Arbeitsförderung zur Kofinanzierung eingesetzte Instrumente der Arbeitsförderung (etwa in Kombination mit Landes- oder Bundesprogrammen) von der Träger- bzw. Maßnahmenzulassung erfasst sind. Bereits ab dem ist eine Träger- und Maßnahmenzulassung für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung ( 81 ff. SGB III) und für solche Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung ( 45 SGB III), die mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein gefördert werden, erforderlich. Vergabemaßnahmen und die Unterstützung der Vermittlung in 2

3 versicherungspflichtige Beschäftigung nach 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB III sind von der Maßnahmezulassung nicht betroffen. Besonderes gilt für Träger, die über eine Zulassung gem. Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung AZWV verfügen. Ihre Zulassung nach AZWV ist der Zulassung nach AZAV gleichgestellt. Die Zulassung gilt für alle Fachbereiche (mit Ausnahme der privaten Arbeitsvermittlung). Erst mit Ablauf des alten Zertifikates ist eine Zulassung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung - AZAV neu zu beantragen. Besonderes Augenmerk gilt der Beteiligung von Trägern an Ausschreibungen der Bundesagentur für Arbeit bzw. Jobcenter ab Die Träger haben sicherzustellen, dass sie ab Beginn der zugeschlagenen Maßnahme über eine entsprechende Trägerzulassung verfügen. Dabei muss die Trägerzulassung den Fachbereich umfassen, zu dem auch die Maßnahme gehört, die der Träger nach Zuschlagserteilung umsetzen will. Verfügt ein Träger bereits über eine Trägerzulassung nach AZAV für einen bestimmten Ort und Fachbereich, benötigt aber für die Beteiligung an einem Ausschreibungsverfahren für die Maßnahmendurchführung an einem anderen Ort bzw. in einem anderen Fachbereich eine neue Zulassung, muss er die Erweiterung bei der fachkundigen Stelle beantragen (s. Frage. 8). Träger sind außerdem gefordert auf eine ausreichend lange Laufzeit ihrer Trägerzertifikate zu achten, die den Maßnahmenzeitraum abdeckt. Für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft ist eine Trägerzulassung erforderlich. Sofern ein Träger Maßnahmen gem. 112 ff SGB III und 16 SGB II für behinderte Menschen zur Förderung der Teilhabe am Arbeitsleben erbringt (um Erwerbsfähigkeit zu erhalten, zu verbessern, herzustellen oder wiederherzustellen und ihre Teilhabe am Arbeitsleben zu sichern) muss er als Träger nach AZAV zugelassen sein. Bei den Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, die i.d.r. gem. 176 Abs. 2 SGB III zugelassen werden müssten, können die Jobcenter durch Vergaberecht Träger mit der Durchführung beauftragen, sofern die Anforderungen des 180 SGB III erfüllt sind und eine entsprechende Maßnahme örtlich nicht verfügbar ist oder die Eignung und persönliche Verhältnisse der Menschen mit Behinderung dies erfordern (vgl. 16 (3a) SGB II). Bei Menschen, die das Persönliche Budget in Anspruch nehmen, ist zu beachten, dass ggf. die Leistung nur bei einem zugelassenen Träger bzw. in einer zugelassenen Maßnahme einzukaufen ist, sofern dies in der Zielvereinbarung vereinbart wurde (Marktbeschränkung). Nicht erforderlich ist die Trägerzulassung für spezielle Arbeitsförderinstrumente des SGB II: die Leistungen zur Eingliederung von Selbständigen ( 16 c SGB II) die Arbeitsgelegenheiten ( 16 d SGB II) die Förderung von Arbeitsverhältnissen ( 16 e SGB II) und die freie Förderung ( 16 f SGB II). 3

4 Von der Trägerzulassung ausgenommen sind weiterhin Arbeitgeber, die ausschließlich betriebliche Maßnahmen oder betriebliche Teile von Maßnahmen durchführen. Von den Anforderungen der Trägerzulassung ebenfalls nicht erfasst sind auch solche Maßnahmen der Arbeitsförderung, die nicht von Trägern erbracht werden, dazu zählen z. B. die Eingliederungszuschüsse an Arbeitgeber oder die Bezuschussung von Bewerbungskosten (etwa über das Vermittlungsbudget gem. 44 SGB III). 3 Was müssen Träger jetzt schon zum geklärt haben, was hat etwas Zeit? Träger, die sich in der Fort- und Weiterbildung engagieren wollen oder Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein anbieten wollen und nicht bereits über eine Zulassung nach der AZWV verfügen, benötigen ab sofort eine Zulassung nach der neuen AZAV. Für alle anderen Maßnahmen der Arbeitsförderung, die von Trägern angeboten werden, ist eine Trägerzulassung zwar erst ab dem erforderlich, jedoch ist für das Zulassungsverfahren ein gewisser zeitlicher Vorlauf nötig. 4 Mein Jobcenter verlangt, dass ich schon jetzt eine Trägerzulassung vorlege. Was kann ich tun? Eine sofortige Trägerzulassung ist nach den gesetzlichen Bestimmungen nur dann erforderlich, wenn von Trägern Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen bzw. Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit einem Aktivierungsund Vermittlungsgutschein umgesetzt werden, siehe auch unter 2. Für Vergabemaßnahmen gelten Übergangsvorschriften ( 443 SGB III), nach denen die Trägerzulassung erst ab dem notwendig ist. Die Übergangsregelungen hat der Gesetzgeber geschaffen, damit alle Anbieter von Arbeitsmarktdienstleistungen sich frühzeitig auf die neue Rechtslage einstellen und rechtzeitig eine Zulassung beantragen können. Die Bundesagentur für Arbeit hat ihre fachlichen Hinweise für die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei Trägern gem. 45 SGB III i.v.m. 16 SGB II noch einmal überarbeitet, um explizit auf die Gültigkeit der o.g. Übergangsregelung hinzuweisen. Diese fachlichen Hinweise der BA im Bereich des SGB II gelten unmittelbar für die Jobcenter, die als gemeinsame Einrichtungen geführt werden. Die Optionskommunen sind daran nicht gebunden, orientieren sich aber häufig daran. 4

5 5 Was muss für den neuen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein beachtet werden? Der Zugang zu den Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung kann grundsätzlich alternativ zur Zuweisung in eine Vergabemaßnahme auch in Form eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheins erfolgen. Bei der Ausgabe von Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheinen richten sich die Jobcenter, die als gemeinsame Einrichtungen geführt werden, nach den sog. Fachlichen Hinweisen der BA zu den Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung gem. 45 SGB III i.v.m. 16 SGB II. Die Ausgabe des Gutscheins soll laut gesetzlichen Vorschriften von den persönlichen Verhältnissen des Arbeitslosen und dem örtlichen Maßnahmenangebot abhängig gemacht werden. Mit den fachlichen Hinweisen wird jetzt die Empfehlung ausgesprochen, an Jugendliche mit schwerwiegenden Hemmnissen und an Leistungsberechtigte in komplexen Profillagen keinen Gutschein auszugeben, sondern das Vergabeverfahren zu nutzen. Im Hinblick auf Arbeitslose mit komplexen Profillagen wird auf die Möglichkeit hingewiesen, diese Maßnahmen untereinander oder aber auch mit einer Arbeitsgelegenheit ( 16 d SGB II) zu kombinieren. Die Kombination kann so erfolgen, dass z. B. tageweise Bausteine (Ein Tag Arbeitsgelegenheit, ein anderer Tag Aktivierung) oder parallele Angebote (an einem Tag beide Elemente) absolviert werden. Die Kombination ist bei einem oder unterschiedlichen Trägern möglich. Bei der Kombination der Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit Arbeitsgelegenheiten müssen die Anforderungen des Vergaberechts und des Zulassungsverfahrens eingehalten werden (damit ist eine Kombination von AGH mit Gutscheinmaßnahmen gem. 45 SGB III faktisch ausgeschlossen). 6 Wie läuft das Verfahren der Trägerzulassung ab? Das Zulassungsverfahren ist in 181 SGB III sowie im 5 der AZAV näher beschrieben. Die Zulassung erfolgt ortsbezogen (z. B. Berlin) und für alle Standorte sowie für bestimmte definierte Fachbereiche. Nähere Informationen zu den Fachbereichen s. Pkt. 7. Üblicherweise ist von folgendem Ablauf auszugehen (vgl. Abb. 1): Schritte 1-3. Der Träger prüft, welche Anforderungen zu erfüllen sind, informiert sich über die internen und externen Kosten und trifft die Entscheidung über die Zulassung. Die Anforderungen sind u.a. in der AZAV, im SGB III 176 ff. und in den aktuellen Empfehlung des Anerkennungsbeirates zu finden. Hierzu kann auch der Paritätische Qualitäts-Check PQ-Sys AZAV genutzt werden. Die Wahl der richtigen fachkundigen Stelle (FKS) spielt hier eine wichtige Rolle (s. Tipps für die Auswahl und Sonderkonditionen für die Mitgliedsorganisationen des Paritätischen unter Wie finde ich die richtige fachkundige Stelle?) Schritt 4: Der Träger setzt die Anforderungen um und erstellt u.a. die Dokumentation zur Zulassung inkl. zum Qualitätsmanagementsystem. Schritt 5: Der Träger wählt eine fachkundige Stelle, unter dem Aspekt einer langfristig angelegten Zusammenarbeit, aus und schließt mit ihr einen Vertrag ab. Eine rechtzeitige Abstimmung mit der ausgewählten fachkundigen Stelle bzgl. z. B. 5

6 der Dauer des Verfahrens ist zu beachten. Das Angebot wird i.d.r. für 5 Jahre unterbreitet. Schritt 6: Der Träger reicht seine schriftlichen Antragsunterlagen bei der fachkundigen Stelle ein. Die Dokumentation zur Zulassung und zum System zur Sicherung der Qualität wird nach Aufforderung vorgelegt. Die FKS prüft die Antragsunterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Es findet ein Audit (=Begutachtung) vor Ort beim Träger statt. Der Auditor/Begutachter erstellt einen Bericht und empfiehlt der fachkundigen Stelle die Trägerzulassung. Diese prüft den Auditbericht. Beim positiven Ergebnis wird das Zertifikat i.d.r. für die Dauer von fünf Jahren ausgestellt und dem Träger mit der Rechnung und dem Auditbericht zugesandt. Sofern beim Audit Abweichungen festgestellt wurden, kann der/die Auditor/-in bzw. die FKS mit dem Träger einmal bis zu 3 Monate Zeit für die Umsetzung der Nachbesserungen vereinbaren. Die FKS ist verpflichtet, die Zulassung zu entziehen, wenn der Träger die rechtlichen Anforderungen innerhalb der Frist nicht erfüllt hat. Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich nicht nur aus der AZAV sondern auch u.u. aus den Vorschriften zum Arbeits-, Daten-, Umweltschutz, der Arbeitsstättenverordnung, den Hygienevorschriften, der Werkstättenverordnung etc. Nach der Trägerzertifizierung kann anschließend eine Maßnahmenzulassung durchgeführt werden (vgl. Frage: Wie läuft das Verfahren der Maßnahmenzulassung ab?) Schritt 7: In jährlichen Abständen innerhalb der Zulassungsdauer werden sog. Überwachungsaudits (zeitlich geringere Vor-Ort-Begutachtungen) durch die FKS durchgeführt. Der Träger ist verpflichtet, Änderungen der FKS mitzuteilen, insbesondere in Bezug auf die Standorte, Fachbereiche und die Durchführung der Maßnahme (vgl. Frage: Ist eine nachträgliche Erweiterung der Zulassung in Bezug auf Fachbereiche oder Standorte nach AZAV möglich?) Schritt 8: Vor dem Ablauf des Zertifikates soll der Träger rechtzeitig entscheiden, ob eine weitere Zulassung angestrebt wird. Abb. 1 Ablauf der Zulassung nach AZAV 6

7 7 Zu welchem Fachbereich ordne ich meinen Träger ein? Die Zulassung erfolgt ortsbezogen (z. B. Berlin) und für sechs definierte Fachbereiche (vgl. 5 AZAV). Die jeweiligen Fachbereiche (hier auch mit den durch die fachkundigen Stellen verwendeten Abkürzungen) sind: Aktivierung und Wiedereingliederung (AbE) Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung gem. 45 SGB III Abs. 1 S. 1 Nummer 1-5 SGB III, was beinhaltet: die Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt; die Feststellung, Beseitigung oder Verringerung von Vermittlungshemmnissen; die Vermittlung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung; die Heranführung an eine selbständige Tätigkeit; der die Stabilisierung der Beschäftigungsaufnahme. Vermittlungstätigkeiten (VM) die erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung in sozialversicherungspflichtige Beschäftigung gem. 45 Abs. 4 S. 3 SGB III Berufswahl und -ausbildung (BuB) Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung nach dem Dritten Abschnitt des Dritten Kapitels des Dritten Sozialgesetzbuch: Berufsorientierungsmaßnahmen gem. 48 SGB III Berufseinstiegsbegleitung gem. 49 SGB III Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen gem. 51 SGB III Vorbereitung auf einen Hauptschulabschluss im Rahmen einer Berufsvorbereitenden Maßnahme gem. 53 SGB III Einstiegsqualifizierung gem. 54 a SGB III Ausbildungsbegleitende Hilfen gem. 75 SGB III Außerbetriebliche Berufsausbildung gem. 76 SGB III Berufliche Weiterbildung (FbW) Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des dritten Kapitels des SGB III: Maßnahmen der Beruflichen Weiterbildung gem. 81 ff SGB III Transferleistungen (TL) Transferleistungen nach den 100 und 111 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch d.h. Transfermaßnahmen und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Zahlung von Transferkurzarbeitergeld Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen (MbM) Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben nach dem Siebten Abschnitt des Dritten Kapitels SGB III: Dazu zählen unter anderem: die Reha-Ausbildungen für behinderte Menschen gem. 117 ff. SGB III Begleitete Betriebliche Ausbildungen gem. 117 ff. SGB III 7

8 Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen gem. 51 ff. SGB III sowie rehaspezifische Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen gem. 115 ff. SGB III das Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich in Werkstätten für Menschen mit Behinderungen gem. 117 ff. SGB III Diagnose der Arbeitsmarktfähigkeit besonders betroffener behinderter Menschen (DIA-AM) gem. 33 SGB IX die individuelle betriebliche Qualifizierung im Rahmen der unterstützten Beschäftigung 38 a SGB IX 8 Ist eine nachträgliche Erweiterung der Zulassung in Bezug auf Fachbereiche oder Standorte nach AZAV möglich? Erweiterungen zur Trägerzulassung, z. B. um unselbständige Zweigstellen, Schulungsorte, Fachbereiche können im Rahmen der Laufzeit der Trägerzulassung zu den jährlich stattfindenden Vort-Ort-Audits bzw. Begutachtungen, aber auch unterjährig beantragt werden. Für die angestrebte Erweiterung erstellt die fachkundige Stelle ein Erweiterungsangebot. Der Prozess hängt in der Praxis u.a. auch von der Verfügbarkeit des Auditors bzw. Begutachters ab, in der Regel max. 4 Wochen. Der Träger sollte möglichst mehrere Änderungen zusammenfassen, dann können diese Änderungen in einem Verfahren behandelt und die Aufwendungen reduziert werden. 9 Mit welchen Kosten muss ich für die Trägerzulassung rechnen? Die Kosten der Trägerzulassung sind durch die fachkundige Stelle gem. dem 177 SGB III Abs. 2 Pkt. 9 anhand eines transparenten und dokumentierten Verfahrens für die Abrechnung des Aufwands der Prüfung von Trägern und Maßnahmen zu ermitteln. Einfluss auf die Kosten haben u.a.: die Zahl der direkt in der Arbeitsförderung tätigen Beschäftigten und indirekt Beschäftigten (z. B. Geschäftsführung, Verwaltung, QM-Beauftragte), umgerechnet auf Vollzeitstellen die Zahl der Standorte, einschließlich der unselbständigen Zweigstellen 1 i.d.r. die Zahl der einbezogenen Fachbereiche 1 das Vorhandensein eines zertifizierten oder ankerkannten QM-Systems. Die fachkundigen Stellen sind verpflichtet, die vorhandenen Zertifikate oder Anerkennungen ganz oder teilweise zu berücksichtigen (s. SGB III, 181 (4) und Begründung zu AZAV 2 Absatz 4 und 6). Dadurch können nach 1 In Bezug auf die Entscheidung, ob es sich um Standorte bzw. unselbständige Zweigstellen oder um mehrere eigenständige Träger handelt, entscheidet das Kriterium der juristischen Person. Bei dem Vorliegen des Kriteriums juristische Person ist von der Eigenständigkeit des Trägers auszugehen. Bei einer Einrichtung, die keine eigenständige juristische Person ist und über einen zentralen Standort gesteuert wird, kann die FKS sog. Stichprobeverfahren anwenden. 2 bei z.b. Well Done keine Auswirkung, sofern dadurch die Anzahl der zu berücksichtigten Mitarbeiter/- innen gleich bleibt. 8

9 Aussagen einiger kooperierenden fachkundigen Stellen bis zu 30% des Auditaufwandes reduziert werden. 2 sofern eine gleichzeitige Begutachtung des QM-Systems (z. B. nach ISO 9001) mit der AZAV-Trägerzulassung stattfindet, können Kostenreduzierungen durch sog. Kombi-Audit erzielt werden. Kostenbeispiel (ohne Gewähr): Die Trägerzulassung z. B. für einen kleinen Träger bis 10 Vollzeitstellen, an einem Standort und mit einem Fachbereich kostet: im ersten Jahr ca Euro für die Erstzulassung, jährlich fallen für die Überwachung ca Euro an. Zzgl. MwSt. Die Reiseaufwendungen und ggf. weitere Nebenkosten (z. B. für Nachbegutachtung oder für weitere Zertifikate) sind als Pauschalen oder als Aufwendungen nach tatsächlichem Aufwand im Angebot der fachkundigen Stelle zusätzlich aufgeführt. 10 Wie läuft das Verfahren der Maßnahmenzulassung ab? Für die Maßnahmenzulassung sind die gesetzlichen Bestimmungen der 176, sowie 3, 4 und 5 AZAV einschlägig. Bereits zum müssen zusätzlich zur Trägerzulassung auch sog. Gutscheinmaßnahmen durch die fachkundigen Stellen zugelassen werden, die zum Ziel haben: Aktivierung und berufliche Eingliederung berufliche Weiterbildung. Zwingende Voraussetzung für die Maßnahmezulassung ist die vorherige Trägerzulassung. Dabei ist zu beachten, dass die Trägerzulassung und die Maßnahmezulassung ggf. auch in einem Verfahren nacheinander umgesetzt werden können. Es besteht auch die Möglichkeit, Träger- und Maßnahmezulassung bei unterschiedlichen fachkundigen Stellen vornehmen zu lassen. 3 Die fachkundige Stelle entscheidet, ob eine Maßnahmezulassung anhand der Dokumentenprüfung oder in Verbindung mit einer Vor-Ort-Prüfung ablaufen kann. Die fachkundige Stelle prüft bei der Maßnahmezulassung u.a.: Aussichten auf Erfolg (Inhalte, Methoden, Lehrgangsorganisation) Zweckmäßigkeit (Berücksichtigung der Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt) angemessene Teilnahmebedingungen (Räume, personelle und technische Ausstattung, Einhaltung der Gesetze, z. B. Arbeits-, Brand-, Datenschutz) 3 Well Done 3 Vgl. 182 Abs. (2) SGB III und 9

10 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (angemessene Kosten und Dauer s. unten). Bei mehreren Maßnahmen kann die Zulassung auf Antrag des Trägers auf Basis einer Referenzwahl (Stichprobe) erfolgen (vgl. Frage 11). Es besteht auch die Möglichkeit, Maßnahmebausteine zuzulassen 4. Für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung gelten ergänzenden Anforderungen (vgl. AZAV 4 und 180 SGB III). So müssen in der Maßnahme z.b. überwiegend berufsbezogene Inhalte vermittelt werden. 5 (vgl. auch Frage: Welchen zeitlichen Vorlauf muss man einplanen, um eine Maßnahmenzulassung erhalten zu können? ) 11 Wann sind die Maßnahmenkosten im Rahmen der Zulassung angemessen? Für die Maßnahmenzulassung (sowohl in der Fort- und Weiterbildung als auch für die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung) hat die fachkundige Stelle u.a. die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit jeder Maßnahme zu prüfen. Dazu muss sie u.a. die Maßnahmenkonzeption und die Kalkulation der Maßnahme prüfen. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) veröffentlicht jährlich die durchschnittlichen Kostensätze für die Weiterbildung- und Aktivierungs-/Eingliederungsmaßnahmen (BDKS) im Internet: Bundesdurchschnittskostensätze berufliche Weiterbildung Durchschnittskosten Vergabemaßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung Die Kosten einer Maßnahme sind angemessen, sofern sie: sachgerecht ermittelt worden sind und sie die für das jeweilige Maßnahmeziel von der Bundesagentur jährlich ermittelten durchschnittlichen Kostensätze nicht unverhältnismäßig übersteigen. Sofern die Maßnahmekosten unverhältnismäßig überschritten werden, leitet die fachkundige Stelle den Vorgang an die BA zur Einholung der Zustimmung (Einzelprüfung, keine Referenzwahl möglich s. Pkt. 10 und 15). Die Entscheidung leitet dann die fachkundige Stelle an den Träger weiter. Die BA hat für das Verfahren zur Ablehnung bzw. Zustimmung von Maßnahmen über dem Bundesdurchschnittskostensatz (BDKS) eine eigene Projektgruppe bei der BA-Zentrale eingerichtet. Direkte Verhandlungen mit Trägern soll es nicht geben. 4 Vgl. 3 Abs. (3) AZAV 5 D.h. über 50% der Maßnahmezeit. 10

11 12 Wann ist die Maßnahmedauer bei einer Berufsausbildung bzw. Umschulung in einen anerkannten Beruf angemessen? Die angemessene Dauer ist vorhanden, sofern die Ausbildung um 1/3 im Vergleich zu regelhaften Ausbildungsdauer verkürzt ist. Sollte dies aufgrund der Vorschriften nicht möglich sein, muss vor dem Anfang der Maßnahme die Finanzierung für die ganze Ausbildungsdauer gesichert sein. 6 Die Zulassungsdauer für Maßnahmen beträgt i.d.r. höchstens drei Jahre (in Ausnahmefällen 5 Jahre). 13 Wie kann die Überschreitung der Maßnahmekosten begründet werden? Die Abweichungen von den Bundesdurchschnittskosten müssen nachvollziehbar begründet werden. Eine Überschreitung der Kosten kann begründet werden u.a. durch: eine besonders hohe Arbeitsmarkteffizienz, erkennbar an einer überdurchschnittlichen Wiedereingliederung der Teilnehmenden auf dem Arbeitsmarkt notwendige überdurchschnittlich technische oder personelle Ausstattung weitere Besonderheiten und inhaltliche Qualität der Maßnahme, z. B. Deckung des (regionalen) Fachkräftebedarfes für die Aktivierung von Langzeitarbeitslosen, sollen Maßnahmen gefördert werden, die nach inhaltlicher Ausgestaltung und Dauer den erhöhten Stabilisierungs- und Unterstützungsbedarf der Arbeitslosen berücksichtigen ( 45 (1). 14 Welchen zeitlichen Vorlauf muss man einplanen, um eine Maßnahmenzulassung erhalten zu können? Unter der Voraussetzung einer vorhandenen Trägerzulassung, muss mit einem Vorlauf von circa sechs Wochen gerechnet werden, sofern alle erforderlichen Angaben, Nachweise und Dokumentationen zu der zu beantragenden Maßnahme nachvollziehbar vorliegen. Wesentliche Schritte im Zulassungsverfahren sind u.a.: Angebotsanfrage bei der FKS (FKS = fachkundige Stelle) Einreichung der Maßnahmen-Meldeliste zum Antrag auf Zulassung bzw. Änderung von Maßnahmen nach 3 und 4 AZAV mit Angaben zu den zu prüfenden Maßnahmen bzw. Modulen durch den Träger Erstellung des Angebots mit kalkulierten Prüfaufwand durch FKS Annahme des Angebots durch den Träger Erstellung der Dokumentation zu jeder Maßnahme bzw. zu den von der FKS ausgewählten Referenzen durch den Träger Prüfung der Maßnahmen durch den von der FKS beauftragten Auditor/-in ggf. Beibringung weiterer Belege und Nachweise durch den Träger 6 Vgl. 180 Abs. (4), SGB 3 11

12 Erstellung des Berichts zur Maßnahmeprüfung durch den/die Auditor/-in und im positiven Fall Empfehlung zur Zulassung Vetoprüfung des Berichts zur Maßnahmeprüfung durch die FKS Erstellung und Zusendung des Zertifikats 15 Mit welchen Kosten muss ich für die Maßnahmenzulassung rechnen? Für die Maßnahmezulassung ist ein Angebot von einer fachkundigen Stelle einzuholen. Die Kalkulation einer Maßnahmeprüfung erfolgt durch die fachkundige Stelle aufwandsbezogen. Der kalkulierte Aufwand ist abhängig u.a. von der Anzahl der zur Prüfung eingereichten Maßnahmen bzw. Bausteine und deren Komplexität. Darüber hinaus gehende auditrelevante Mehraufwendungen können Aufschläge für Vor-Ort-Prüfungen, abweichende Gruppengrößen, Trägerzulassung bei einer anderen fachkundigen Stelle, Abweichung vom BDKS sein. Deshalb können für die Prüfung einer Maßnahme 150 bis ca. 800 veranschlagt werden (ohne Gewähr). Sollen mehrere Maßnahmen zugelassen werden, ist eine Kosten reduzierende Referenzprüfung (Stichprobenprüfung) möglich 7. Die Referenzauswahl ist nur zulässig, sofern die Maßnahmekosten nicht die veröffentlichten Durchschnittskostensätze der BA gem. SGB III / AZAV 5 (3) übersteigen (vgl. Frage 11) und die Ziele der Maßnahme/n der AZAV nachweislich entsprechen. Die Höhe der Stichprobe in Bezug auf Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung ist in den Empfehlungen des Anerkennungsbeirates näher beschrieben (vgl. Empfehlung zu 9 Abs. 2 AZWV) Durch das Erfordernis der Maßnahmezulassung nach 45 SGB III (Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung) und momentan noch fehlenden Empfehlungen des Beirates ist das Verfahren zur Bestimmung der Stichprobengröße für die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei den fachkundigen Stellen individuell zu erfragen. Sollten eine oder mehrere Maßnahmen eines Maßnahmepaketes über den Bundesdurchschnittskostensätzen liegen, kann der Antrag zweigeteilt werden: Der Antrag wird geteilt in einen Antrag mit Einhaltung der Grenze Bundesdurchschnittskostensätze und einen Antrag mit Überschreitung der Bundesdurchschnittskostensätze. Damit reduziert sich der Prüfaufwand für diejenigen Maßnahmen, bei denen die Bundesdurchschnittskostensätze eingehalten werden. 16 Wie lange gelten die Träger- und die Maßnahmenzulassungen? Die Trägerzulassung wird üblicherweise für die Dauer von fünf Jahren erteilt. Die Zulassung von Maßnahmen gilt i. d. R. drei Jahre. Eine Zulassung auf längstens fünf Jahre kann erfolgen, wenn die Ziele der Maßnahme/n langfristig mit den Entwicklungen am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt konform sind. 7 Vgl. 181 Abs. (3) SGB III und 5 Abs. (3) AZAV und Empfehlungen des Beirates zu AZAV zu 9 Abs. 2 12

13 17 Wie finde ich die richtige fachkundige Stelle? Die Bundesagentur für Arbeit hat auf ihrer Homepage eine Liste der akkreditierten fachkundigen Stellen veröffentlicht (Stand FKS), siehe unter: Träger und fachkundige Stellen schließen einen privatrechtlichen Vertrag. Darin sind auch alle Rechte- und Pflichten der Vertragspartner (AGB) geregelt, z. B. Möglichkeiten für Beschwerden oder Kündigungsfristen. Tipps für die Auswahl der fachkundigen Stelle: bei anderen Trägern nach Erfahrungen fragen bei fachkundigen Stellen nach Referenzen fragen Angebote von mehreren fachkundigen Stellen für den gesamten Zulassungszeitraum einholen, v. a. um Preise zu erfragen (Komplettpreise inklusive Nebenkosten wie Reisekosten, Spesen, MwSt und Gebühren abfragen; darauf achten, ob Preise für Zertifikate beinhalten, Erstzertifzierung + die Überwachungsaudits in je 12 Monaten sowie ggf. Rezertifizierung anfordern). Nach Möglichkeit sollten Antragsunterlagen bereits bei der Angebotseinholung abgefragt werden. Auditor/in bzw. Begutachter/-in aus der Region zur Reduzierung der Reiseaufwendungen anfordern ggf. ein kostenloses Informationsgespräch mit dem Auditor vereinbaren. Achtung: Der Paritätische hat Rahmenverträge mit ausgewählten fachkundigen Stellen geschlossen, wodurch Sonderkonditionen für die Mitgliedsorganisationen erhältlich sind. Mit Verweis auf die Rahmenverträge mit dem Paritätischen können diese eingeholt werden bei: Certqua Well Done procumcert ZertSozial (per noch im Akkreditierungsverfahren) DQS (nur in Kombination mit der Zertifizierung eines QM-Systems) 18 Was ist mit dem geforderten System zur Sicherung der Qualität gemeint? Die Träger sind verpflichtet, ein System zur Sicherung der Qualität anzuwenden, das durch zielgerichete und systematische Verfahren und Maßnahmen die Qualität der Leistungen gewährleistet und kontinuierlich verbessert. Die einzelnen Anforderungen sind in 2 Abs. 4 AZAV geregelt. Sofern diese Anforderungen erfüllt sind, muss kein gesondertes QM-System, z. B. nach DIN EN ISO 9001, nachgewiesen werden. Liegt ein anerkanntes QM-System 13

14 aber sowieso schon vor, kann die fachkundige Stelle das berücksichtigen. Damit sollen Doppelprüfungen vermieden und Zulassungskosten gesenkt werden. Dier Paritätische und seine Tochtergesellschaft PQ GmbH- Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management betreiben seit vielen Jahren ein Paritätisches Qualitätssystem PQ-Sys. Viele Träger haben eine Zertifizierung in dem System erhalten. Das System wurde auch durch zahlreiche Kosten- und Leistungsträger anerkannt. Die PQ hat ein Qualitäts-Check AZAV erstellt, der alle aktuellen Anforderungen aus dem SGB III, der AZAV und den Empfehlungen des Anerkennungsbeirates berücksichtigt. Er kann als Grundlage der internen Vorbereitung auf die Träger- und /oder Maßnahmezulassung genutzt werden. Mehr Informationen und Preise erhalten Sie unter: 19 Mein Träger ist in unterschiedlichen Bereichen der sozialen Arbeit tätig, für die je spezifische Qualitätsanforderungen gelten - was ist zu beachten, wenn jetzt zusätzlich die Anforderungen aus der Arbeitsförderung hinzukommen? Grundsätzlich gilt: Die Qualitätsanforderungen in der Arbeitsförderung machen die Qualitätsanforderungen, die sich auf anderer rechtlicher Grundlage, wie z. B. dem SGB VIII oder SGB IX, ergeben nicht obsolet, sondern sie kommen hinzu. Gemäß 181 Abs. 4 S. 2 SGB III soll die fachkundige Stellen bei der Trägerzulassung Zertifikate und Anerkennungen unabhängiger Stellen, die in einem dem Zulassungsverfahren entsprechenden Verfahren erteilt worden sind, ganz oder teilweise berücksichtigen. D.h. für Rehabilitationsträger sind nach dem SGB IX erteilte Zertifikate und Anerkennungen im Zulassungsverfahren als Nachweis für ein Qualitätsmanagementsystem durch die fachkundige Stelle heranzuziehen. Nach Auffassung des Paritätischen obliegt es dem Beirat gem. 182 SGB III, dessen Aufgabe es ist Empfehlungen für die Verfahren der Zulassung von Trägern und Maßnahmen auszusprechen, entsprechende Hinweise auch an der Schnittstelle zu den Prüfergebnissen anderer Instanzen angrenzender Rechtsgebiete auszusprechen. 20 Wie kann ein Träger sich gegen Entscheidungen der fachkundigen Stellen im Rahmen der Träger- bzw. Maßnahmenzulassung wenden? Jede fachkundige Stelle verfügt über AGB, in denen auch in der Regel Einspruchsverfahren und Beschwerdemanagement beschrieben sind. Daher gilt, dies vor dem Vertragsabschluss zu lesen bzw. sich zu informieren. Unabhängig davon geht der Paritätische davon aus, dass die Träger Rechtsschutz wie bei einem Verwaltungsakt einer staatlichen Behörde haben, d.h. gegen Entscheidungen der fachkundigen Stellen im Rahmen der Träger- und Maßnahmenzulassung binnen vier Wochen Widerspruch einlegen können. 14

15 21 Welche Unterstützung kann ich vom Paritätischen, meinem Spitzenverband erhalten? Informationen und Beratung gibt es zuallererst von dem Landesverband, in dem Sie Mitglied sind. Die PQ GmbH Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management bietet Schulungen und Beratungen zur Umsetzung der Anforderungen der AZAV an. Ein Schwerpunkt bildet dabei die AZAV - Schulung im Paritätischen Qualitätssystem PQ- Sys. Nähere Informationen unter Der Paritätische Landesverband Nordrhein-Westfalen bietet für seine Mitglieder Schulungen im Rahmen der Qualitätsgemeinschaft an. Diese FAQ-Liste wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Fragen, die noch zu beantworten sind, können eingereicht werden unter p.qualitaet@paritaet.org. 22 Wo gibt es von offizieller Seite Informationen? Die Bundesagentur für Arbeit hat auf ihrer Homepage die BDKS, die Liste der fachkundigen Stellen, allgemeine Informationen, Gesetzesmaterialien, Verordnungstexte und fachliche Hinweise zusammengestellt, siehe unter erkennung-und-zulassung/anerkennung-und-zulassung-nav.html Fragen zur Träger- und Maßnahmenzulassung können außerdem an die fachkundigen Stellen gerichtet werden. Berlin, den Tina Hofmann, Referentin für Arbeitsmarkt- und Sozialpolitik im Paritätischen Gesamtverband Kirsten Rudolph, Referentin in der PQ GmbH Bogumila Szyja, Geschäftsführerin der PQ GmbH 15