IT Management. Wissen was läuft. Software Management Lizenzmanagement IT Asset Management Business Prozesse. Fact Sheet

Transkript

1 Fact Sheet IT Management Wissen was läuft Software Management Lizenzmanagement IT Asset Management Business Prozesse product brands of brainwaregroup

2 2

3 Wissen entscheidet Exaktes Wissen und die Fähigkeit zur Kontrolle entscheiden über den Erfolg. Sind die Fachabteilungen, das Controlling und das Management über die aktuellen Fakten zuverlässig informiert, sind Entscheidungen und Aktionen klar nachvollziehbar und optimal abgestimmt. Speziell in Zeiten schnell wachsender virtueller Infrastrukturen und Clouds sind in der internen Betriebsorganisation unzählige Details zu beachten. Klare Strukturierung, Konzentration auf das Wesentliche, eine saubere Priorisierung und schliesslich Automatismen für die auszuführenden Aktionen bringen die entscheidenden Vorteile. Die Columbus- und Spider Produktgruppen der brainwaregroup liefern hierzu alle Komponenten: Die im Unternehmen existierenden Verträge präsentiert Spider Contract übersichtlich und schnell mit allen relevanten Fakten. Spider Asset kennt alle technischen, organisatorischen und kaufmännischen Details über die installierte IT-Welt. Spider Licence analysiert zuverlässig die genutzten Software Lizenzen. Die vielfältigen Columbus Module schliesslich, erlauben durch hochentwickelte Automatismen die schnelle und kostengünstige Installation sowie die Wartung technischer Plattformen. Sie liefern die aktuellen IST-Zustände an die Spider Produkte zurück und erkennen Veränderungen mit organisatorischer oder finanzieller Relevanz sofort. Letztlich muss alles zusammen passen: Der IST-Zustand des IT-Betriebes mit den bereits abgeschlossenen Verträgen für Anschaffung, Dienstleistung und Lizenz. Aber auch verbindliche Service Level Agreements müssen harmonieren. Kann alles miteinander verbunden werden, ist der Vorteil offensichtlich. Umfassendes Wissen und Kontrolle. Integration und Verfügbarkeit Wissen entfaltet seine Macht, wenn es am Ort der Entscheidung verfügbar ist. Kontrolle ist gegeben, wenn verschiedene Personen in der Lage sind, notwendige Aktionen schnell und in hoher Qualität nachvollziehbar auszuführen. Die Fakten über den internen Betrieb und die vertraglichen Bindungen werden an vielen Stellen und in unterschiedlicher Form benötigt. Denn stets aktuelle Daten, für den jeweiligen Aufgabenschwerpunkt eines Mitarbeiters optimal aufbereitet, verbessern seine Entscheidungsqualität und vermitteln Sicherheit. Massgeschneiderte Berichte, automatische Benachrichtigungen per über bevorstehende Termine und schlanke Anbindung an bereits existierende Systeme im Unternehmen (wie das ERP, eine CMDB oder ein Servicedesk) vervollkommnen das Konzept effektiven Wissensmanagements. Wissen, was läuft. Die Vorteile im Überblick Jederzeit aktuelle Informationen über das Vertragswesen, das IT-Management und die Softwarelizenzierung. Volle Kontrolle über IST-Zustände der Geräte, automatisierte Installation von Betriebssystem, Software und Sicherheitsupdates. Soll-IST Abgleich im Asset- und Lizenzmanagement. Alle Produkte greifen nahtlos ineinander, sind aber auch getrennt einsetzbar ganz nach Bedarf. Problemlose Anbindung an bestehende Systeme verringert den alltäglichen Wartungsaufwand. Verfügbarkeit an jedem berechtigten Arbeitsplatz sorgt für gelenkten Informationsaustausch. Tagesaktuelle Reports und Integration mit den gängigen Analysewerkzeugen sorgen für optimalen Informationsfluss: So knapp wie möglich, so detailliert wie nötig. 3

4 4

5 Produktübersicht Columbus Software Management Mit Columbus steht ein robustes System zur Erfassung, Verwaltung und Wartung aller Hard- und Softwarekomponenten der Informationstechnologie eines Unternehmens bereit. Das System beinhaltet mehrere frei kombinierbare Module, die alleine oder in Kombination mit bereits bestehenden Fremdprodukten den täglichen IT Betrieb und die Umsetzung von Rollouts automatisieren. >> Seite 6 Spider Licence Alle Softwarelizenzen sowie die aktuellen Daten über tatsächlich installierte und genutzte Software hält der Software Lizenzmanager vor. Spider Licence sammelt die Daten aus dem Inventory System, analysiert sie optional mit dem Software Identification Service und vergleicht sie mit der aktuellen vertraglichen Lizenzierung. Frei konfigurierbare Lizenzregeln erlauben die Abbildung komplexer Vereinbarungen wie z.b. in Datacenter, Cloud und Virtualisierung. >> Seite 8 Spider Asset Tagesaktuelle Fakten zur installierten Hard- und Software sammelt die Configuration Management Database (CMDB) Spider Asset. Das auf dem anerkannten ITIL Standard basierende Produkt verwaltet neben den technischen auch die kaufmännischen und organisatorischen Daten. Standort, Kostenstellenbelastung, Abteilungszugehörigkeit sind nur einige der verfügbaren Details. Die Integration mit Spider Licence führt zu Synergien: Der regelmässige Software/Hardware Scan kann für beide Produkte benutzt werden. Die Anbindung zu Spider Contract (siehe separate Broschüre) hilft, beispielsweise SLAs und Leasingverträge zu optimieren. >> Seite 10 Spider Purchase Produktkataloge, Anforderungen, Bestellungen und die dazugehörigen Prozesse und Genehmigungsverfahren bildet Spider Purchase ab. Als ideale Erweiterung für Spider Asset oder auch als eigenständiges Modul. >> Seite 12 Spider Incident Die Verwaltung und Verarbeitung von Anfragen jeglicher Art gehört zu den zentralen Aufgaben der IT. Spider Incident erleichtert diese Aufgabe mit seinen integrierten SLA und Prioritätenmonitor und erlaubt somit ein perfektes Arbeiten im Team. Die transparente Anbindung an Columbus Inventory und Spider Asset stellt die aktuellsten Daten aus den betroffenen Systemen zur Verfügung. Spider Change Ob Massenoperationen in Form einer Schnittstelle zu Fremdsystemen oder die Bereitstellung einer einfach bedienbaren Web-Plattform zur Verarbeitung von Einzelaufträgen in den Produkten der brainwaregroup mit Spider Change ist die Aufgabe schnell und transparent lösbar. 5

6 Software Management mit Columbus Automatismen verbessern Qualität und Servicelevel Die täglichen Anforderungen an den IT Betrieb steigen laufend Virtualisierung, Cloud Services, mobile Endgeräte und die Verschmelzung von IT mit klassischer Infrastruktur wie Telefonie und Gebäudesteuerung verlangen immer breiteres Wissen von den einzelnen Mitarbeitern der IT. 80 bis 200 Softwareprodukte auf einem einzigen Arbeitsplatzcomputer sind keine Seltenheit. Grössere Firmen nutzen oftmals 500 oder mehr Produkte in verschiedenen Sprachen und Versionen. Treiber, Komponenten, Tools und Weblinks haben jeweils eigene Anforderungen an die Konfiguration und das Zusammenspiel mit der Umgebung und anderen Produkten. Kein Wunder also, dass die manuelle Installation und Konfiguration eines Rechners in der Regel rund 6 Stunden erfordert. Diese Vielfalt ist Ursache für hohe Supportaufwände, uneinheitliche Konfiguration und damit Sicherheitsprobleme. Nicht zuletzt gefährdet sich das Unternehmen mit unklarer Softwarelizensierung. Doch mit durchgehender Automatisierung von Installation und Wartung befreit sich der einzelne Servicemitarbeiter vom Druck, unzählige Parameter und Strategien im Kopf zu behalten. Standardisierung und Automatisierung als Ausweg aus dem Dschungel der Vielfalt. Das Columbus Software Management System verfolgt genau dieses Ziel. Ob Installation des Betriebssystems, die Verteilung der neuesten Microsoft Office Version oder die Sicherstellung von Sicherheitsrichtlinien auf einem Server. Mit Columbus muss der betreffende Mitarbeiter nur noch wissen, welche Aufgabe für welche Geräte ansteht. Er erledigt diese schnell und einfach über die gemeinsame Management Konsole. Die detaillierte Security und die durchgehende Strukturierung der Daten stellt sicher, dass nur berechtigte Aktionen durchgeführt werden auf Gerätegruppen oder gar individuelle Geräte bezogen. Die Integration des Columbus Systems mit den Spider Produkten garantiert, dass alle Zustandsänderungen automatisch an das Asset- oder Lizenzmanagement weitergegeben werden und die involvierten Personen so von diesen Prozessen entlastet werden. Alltägliche IT-Arbeiten sind nicht mehr an Detailkenntnisse und Präsenz von Spezialisten gebunden Reaktionszeiten und Ausführungszeiten verbessern sich, die Standardisierung ist sichergestellt und die Endkunden-Zufriedenheit steigt. Die Columbus Management Console ist das zentrale Verwaltungsinstrument für die Konfiguration und Verwaltung sämtlicher Funktionen. Die Konsole dient auch zur Anzeige und Auswertung der gesammelten Inventardaten. 6

7 Einige betriebliche Szenarien Komplexität im Betrieb Viele Manager unterschätzen die Komplexität in Betrieb und Support. Hunderte Treiber, Software und Tools sowie unzählige Weblinks jede dieser Komponenten hat Anforderungen an die Konfiguration und das Zusammenspiel mit der Umgebung und anderen Produkten. Ein einzelner Mitarbeiter kann diese Vielfalt kaum effektiv beherrschen, der effiziente Support leidet. Und die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass jede Installation die gleichen Standards umsetzt. Das erhöht die Supportaufwände, riskiert die Zufriedenheit der Endkunden und stellt die Sicherheit der Firma in Frage. Migration und Rollout Migration bestehender Geräte oder auch Rollout neuer Geräte bedingen in der Regel eine unwillkommenen Arbeitsunterbrechung für den betroffenen Benutzer. Um diese Zeit möglichst kurz zu halten und den Aufwand planbar zu gestalten sollten alle Arbeitsschritte automatisch ablaufen. Nur eine Minute reicht, um an der Columbus Konsole einen neuen Rechner zu definieren, inklusive Betriebssystemauswahl und Bestimmung der zu installierenden Software. Alles weitere läuft vollautomatisch ab ohne Besuch des Gerätes vor Ort. Ob nur einige wenige oder gleich hunderte Geräte parallel: Columbus passt die Verarbeitung den Möglichkeiten Ihres Netzes an. Support Alle einem Computer zugeordnete Software ist an der Columbus Management Konsole oder im Spider Change in einer übersichtlichen Liste ersichtlich. Die Reparatur einer einzelnen Software oder gar eines kompletten Computers kann in Sekunden angestossen werden sofort oder zeitgesteuert je nach Bedürfnissen des Endbenutzers. Damit können anstehende Supportaufgaben tagsüber für die Nachtstunden angestossen werden wie zum Beispiel die Neuinstallation eines Server Systems. Für die Benutzerunterstützung bei Bedienungsproblemen oder bei kleinen Sonderanpassungen an einem Rechner verbindet sich der Service Desk über Columbus RemotelyAnywhere und übernimmt den Bildschirm des entfernten Rechners. Damit auch hier die Sicherheit gewährleistet bleibt werden solche Verbindungen optional als Video aufgezeichnet. Inventarisierung Welche Geräte sind im Einsatz, wie sind diese ausgerüstet, welche Software ist installiert und wer nutzt diese wie oft? Fragen, die mit fortschreitender Virtualisierung und Cloud-Diensten immer schwieriger zu beantworten sind. Um Support und Budgetierung für die nächste Migration und Compliance zu Lizenz- und Leasingverträgen sicherzustellen ist ein detailliertes Inventar zwingende Voraussetzung. Columbus Inventory sammelt hunderte von Hardware Parametern und erkennt jede Software inklusive Version und Sprache. Auch diese Daten sind natürlich automatisch in Spider Asset, Spider Licence oder am Servicedesk verfügbar und ermöglichen sofortige Soll-/Ist-Abgleiche. Sicherheit Sicherheit beginnt nicht bei der Wahl des Virenscanners, sondern bereits bei der Standardisierung von Versionsstand und Konfiguration der eingesetzten Software. Auch die aktuellen Security Patches der Hersteller müssen geprüft und zeitnah verteilt werden. Columbus SWDeploy installiert Software automatisch in einer definierten Konfiguration. Columbus PatchDeploy analysiert alle gefundene Software von Microsoft und anderen Herstellern mit seiner Patchdatenbank und meldet fehlende Security Patches. Die Freigabe zur Installation kann je nach Wunsch manuell oder automatisch erfolgen und stellt einen klar definierten Sicherheitsstandard für alle Geräte sicher. 7

8 Lizenzmanagement mit Spider Licence Immer optimal lizenziert Bei jedem Arbeitsplatz ist Software im Einsatz. Welche davon ist lizenziert, welche nicht? Wie wurde lizenziert? Welche Upgrades sind möglich? Wer zahlt dafür? Diese Fragen kann ein strukturiertes Lizenzmanagement souverän beantworten. Als Stand-Alone Lösung oder in Verbindung mit Spider Asset bildet Spider Licence die Software Bestände und Nutzung für unterschiedlichste Geräte ab. Spider Licence «kennt» die Lizenzmetriken aller wichtigen Produkte und berechnet aus der Softwarenutzung den Lizenzverbrauch. Über einen Vergleich mit dem erfassten Lizenzbestand wird eine Über- oder Unterlizenzierung leicht erkannt. Aber Spider Licence kann noch mehr. Bei Neubeschaffungen werden Upgrademöglichkeiten erkannt, da ein umfassender Softwarekatalog integriert ist. Als Datenquelle für die IST-Zustände auf den Rechnern können Columbus Inventory aber auch andere gängige Inventory Lösungen oder hauseigene CMDBs eingesetzt werden. Flexibilität ist uns wichtig. Aussagefähige Berichte des Lizenzmanagements informieren über Arbeitsplätze mit nicht lizenzierter Software, als auch über die Auslastung der Lizenzverträge und sind so die entscheidende Grundlage für Software Audits. Lizenzmanagement ist sowohl für mittlere und grosse Unternehmen wichtig, die Ihre Software-Nutzungsrechte sicher verwalten wollen. Das Lizenzmanagement Spider Licence lässt sich leicht in eine bestehende Architektur integrieren. Die Integration des Lizenzmanagements mit dem IT-Management Spider Asset optimiert die Softwareverwaltung und erweitert sie um das Konfigurationsmanagement. Die Kombination des Lizenzmanagements mit dem Vertragsmanagement Spider Contract optimiert die Software- Beschaffung. Aktives Lizenzmanagement spart Kosten. Grafische Auswertung mit Microsoft Excel 8

9 Hier wird der Lizenzierungsstand für ein Produkt detailliert aufgeschlüsselt. Hier steht, woran man eine Installation dieses Pakets erkennen kann. Der Compliance Report liefert alle Daten in der Übersicht und im Detail. Features im Überblick Spider Licence analysiert die über das Inventory im ge samten Unternehmen ermittelten Softwareinstallationen. Integriertes Management für alle Softwarelizenzen Alle Lizenzformen sind verfügbar: z.b. Einzellizenz, Volumenlizenz, Unternehmenslizenz. Gängige Lizenzmetriken werden abgebildet. Upgradepfade werden souverän dargestellt. Automatischer Abgleich zwischen Soll und Ist Übersichtliche Reports 9

10 IT Asset Management mit Spider Asset Was müssen IT-Manager wissen? Reparaturen müssen nicht bezahlt werden, wenn zu jedem Gerät Garantieinformationen bereitstehen. Die Kostenrechnung wird unanfechtbar, wenn sie auf nachweisbaren Fakten basiert. Serviceanfragen werden schneller beantwortet, wenn aktuelle Konfigurationsdaten sofort bereitstehen. Rollouts und Budgets sind verlässlicher planbar, wenn Anschaffungsdaten, Preise und Nutzung für die bestehenden Anlagen bekannt sind. Verlässliche Informationen über alle im Unternehmen installierten Rechner, deren Konfiguration, Benutzer, Kosten und Auslastung, an einer einzigen Stelle zusammengefasst das ist Spider Asset. Der IT-Asset Manager sammelt die Fakten aus verschiedenen Quellen. Aus dem Inventory (Columbus Inventory aber auch z.b. Microsoft SCCM, IBM Tivoli) stammen die aktuellen, technischen Konfigurationen. Sie werden ergänzt durch Nutzerdaten, die zum Beispiel aus der digitalen Nutzerverwaltung (etwa Active Directory) aktualisiert wurden. Kostenstellenbelastungen und kaufmännische Bewertung stammen aus dem Buchhaltungssystem. Alle Daten sind hierarchisch organisiert: So werden selbst beim Austausch mehrerer Komponenten eines Servers oder eines Arbeitsplatzes keine Zusammenhänge verändert. Im Alltagsbetrieb stehen alle Fakten direkt an der webbasierten Oberfläche bereit vor Ort während des Service oder während eines Rollout. Oder zentral in der Fachabteilung, wenn Fakten für Reports oder Entscheidungen zusammengestellt werden. Welche Kostenstelle wird durch diesen Arbeitsplatz belastet? Wie ist dieser Computer konfiguriert? Hier stehen die Hardwaredaten. Alle Daten zu einem Arbeitsplatz sind auf einen Blick verfügbar. 10

11 Nutzen für jede Abteilung Ständig ändert sich die von der IT-Abteilung betreute Welt: Hardware veraltet und wird ausgewechselt, Software erscheint in neuen Versionen. Geräte werden getauscht, repariert oder verschrottet. Das alles kostet Geld. Spider Asset hilft, die Kosten im Griff zu behalten. Nicht nur bei den Standardaufgaben im Betriebsalltag, sondern auch bei den regelmässig wiederkehrenden Herausforderungen. Rollout Jedes Upgrade verlangt sorgfältige Planung und damit detailliertes Wissen über den momentanen Zustand der betreuten Geräte und deren Konfiguration. Mit den Daten aus Spider Asset wird ein Rollout zuverlässig ge plant und durchgeführt. Das Produkt vereinfacht die Identifizierung der auszutauschenden Geräte, informiert über Softwarestände und ermittelt, welche Geräte auf die neue Version aufgerüstet werden können. So wird bereits im Vorfeld der Rollout transparent und planbar. Selbst der Fortschritt kann verfolgt werden. Wird ein Rechner aufgerüstet, ändert sich ein optionaler Parameter und dokumentiert so die erbrachte Leistung. Kapazitätsplanung Konkretes Wissen über die im Unternehmen verfügbare Rechen- und Speicherkapazität hilft, mittel- und langfristig zu planen. Detaillierte Informationen über installierte Rechnermodelle, Prozessor- und Arbeitsspeicherausstattung sind die Voraussetzung, zukünftige Anforderungen durch rechtzeitige Massnahmen kostenoptimiert erfüllen zu können. Leistungskontrolle Wie oft pro Monat wurden Rechner getauscht? Wie viel Zeit verstreicht zwischen einer Anfrage und ihrer Erledigung? Werden Servicezusagen eingehalten? Spider Asset beantwortet diese Fragen zuverlässig. Soll-Definition Jede installierte Software verursacht Lizenzkosten ob das Programm nun genutzt wird oder nicht. Mit einer Soll-Vorgabe wird die nutzbare Softwareausstattung eines Arbeitsplatzes festgelegt und regelmässig mit den tatsächlich auf dem Rechner vorgefundenen Paketen verglichen. Überflüssige Software wird erkannt und bei Bedarf deinstalliert. Reduzierte Lizenzkosten und optimierter Betrieb werden so sichergestellt. Automatische Inventur Über das unternehmensweite Inventory liest Spider Asset regelmässig Hard- und Softwaredaten ein. Im Unterschied zu gängigen Inventory-Tools hält Spider auch historische Daten vor und filtert aus dem oft zu detaillierten Datenstrom die relevanten Informationen heraus. Damit gleicht sich der Datenbestand in Spider automatisch mit der Realität ab ungenutzte oder nicht identifizierbare bzw. nicht zuordenbare Hardware wird zuverlässig erkannt. Helpdesk Trifft eine telefonische Anfrage im Helpdesk ein, sind die Angaben zur Konfiguration oft spärlich. Spider Asset ermittelt in kurzer Zeit, an welchen Geräten ein Mitarbeiter arbeitet, welcher Arbeitsplatz betroffen ist. Sofort sind alle Konfigurationsdaten bekannt. Der Helpdesk-Mitarbeiter kann unmittelbar eingreifen und protokolliert seine Änderungen. Controlling Die Kosten eines Arbeitsplatzes setzen sich aus vielen Einzelposten zusammen. Anschaffungspreis, Installationskosten, Betreuungsaufwand sowie anteilige Infrastrukturkosten sind nur einige Faktoren. Spider Asset unterstützt eine effektive Kostenverfolgung und Zuteilung. Aussagekräftige Berichte informieren zu jedem Zeitpunkt, welche Aufwände wann erbracht wurden, welche Kostenstellen zugeordnet wurden. Für viele Unternehmen ist Spider Asset als ITIL-basierte CMDB mit seinem praxisnahen und flexiblen Datenmodell, seinen effektiven Verfahren und seiner umfassenden Verfügbarkeit zum zentralen Informationspool geworden. Wer auch immer im Unternehmen Daten über die verfügbare Informationstechnologie benötigt Spider Asset kennt die richtigen Antworten. 11

12 Bestellprozesse mit Spider Purchase Die Genehmigung und Bestellung von Hard- und Software sowie Serviceleistungen, als Einzelpositionen oder kombiniertes Paket, erleichtert das Modul Spider Purchase. Mit seinen flexiblen Workflows, den vorbereiteten Warenkörben und der integrierten Budgetverwaltung ist der Einsatz dieser Erweiterung für Spider Asset und Spider Licence im IT-Beschaffungswesen sehr sinnvoll. Wurde eine Anforderung erfasst, wird sie automatisch in den Genehmigungsworkflow geleitet. Erst nach erfolgreichem Abschluss erhält der Einkauf die Bestellung. Durch die vorbereiteten Warenkörbe und Leistungspakete ergibt sich eine spürbare Straffung und Harmonisierung in der IT. Die integrierte Budgetierung hilft entscheidend, den vorgegebenen Rahmen pro Abteilung einzuhalten. Die Anbindung an ein Shop-System und an das interne ERP-Werkzeug erhöhen die Leistung zusätzlich. Das integrierte Reporting informiert jederzeit über den Stand der offenen Anforderungen und Bestellungen und macht Aussagen über die zu erwartenden Mittelflüsse. Das erhöht die Planungssicherheit und verbessert den Service im Unternehmen. Computer, Peripheriegeräte, Software, Zubehör und Dienst- leistungen werden einzeln oder in Kombinationen abgebildet, Stücklisten sind darstellbar. Einzelne Produkte können bei unterschiedlichen Lieferanten geordert werden. Eine Anbindung an das SAP-System (Modul MM) ermöglicht das automatische Generieren von Bestellungen und damit den reibungslosen Übergang in die vorhandene ERP-Welt. Als Ergänzung zu Spider Asset und Spider Licence eingesetzt, unterstützt die Software ganze Prozessketten von der Soll-Definition über die Planung, technische und kaufmännische Freigabe, Bestellung bis zur Verbuchung der gelieferten Assets. Auch Stand-Alone kommt man mit Spider Purchase zum Ziel. Produktauswahl und Bestellprozess laufen strukturierter und damit auch schneller. Eine Konsolidierung der genutzten IT- Produkte ergibt sich durch die Kataloge von alleine. Im Lizenzmanagement liegen die Vorteile auf der Hand: Softwarebestellungen werden gegen den Softwarepool geprüft. Nur wenn keine Lizenzen mehr frei sind, wird neu bestellt. Softwareauswahl aus dem rollenspezifischen Katalog das Layout ist schnell an die eigene Corporate Identity anpassbar. 12

13 Erweiterungen und Services Software Identification Services Ein Lizenzmanagement System ist einerseits darauf angewiesen, dass Software inklusive Version, Sprache usw. zuverlässig auf den Geräten erkannt wird und andererseits, dass die käuflichen Software Artikel in ihren Stückelungen und Lizenzmetriken oder auch deren SKU Nummer bekannt sind. Nur so können die Daten zu einer Auswertung der Lizenz Compliance zusammengeführt werden. Die eigenständige Pflege solcher Daten ist aufwändig und fehleranfällig die Halbwertszeit zur Nutzung ist kurz. Im Rahmen der Software Identification Services liefert brainwaregroup regelmässige Updates dieser Daten und reduziert so den beim Kunden anfallenden Aufwand erheblich. Dies garantiert eine zuverlässige Lizenzierung. Spider Cost Management IT-Leistungsverrechnung steigert die Transparenz und führt zu bewusstem Umgang mit Investitionen. IT gibt es nicht um - sonst. Investitionen und Betrieb kosten Geld. Spider Cost Management verfolgt die Kosten und verteilt sie nachvollziehbar auf die richtigen Konten. IT-Leistungen zu verrechnen generiert Transparenz und Nachvollziehbarkeit, wenn die Verrechnung auf Fakten basiert. Spider Cost Management unterstützt Unternehmen bei diesem Prozess. Das Produkt nutzt Informationen, welche in benachbarten Spider Applikationen gemanagt werden. Die Leistungsverrechnung wird strukturiert erledigt. Die Anpassbarkeit ermöglicht den Einsatz in unterschiedlichen Situationen. Verbuchungen in ERP-Systemen können automatisch erfolgen. Kostentransparenz und Nachvollziehbarkeit entstehen. Columbus PatchDeploy Services Der PatchDeploy Service stellt in Verbindung mit dem Modul Columbus PatchDeploy die laufende Aktualisierung neu erschienener Security und Software Patches sicher. Die Vielzahl unterschiedlicher Softwarehersteller macht es für den Einzelnen fast unmöglich, laufend zu prüfen, welche Updates erschienen sind. brainwaregroup beschäftigt im Rahmen des PatchDeploy Services ein Team von Mitarbeitern in Europa und Asien, welches diese Arbeit für Sie erledigt und die Installation dieser Patches sogar testet. Als Resultat erhalten Sie eine Notifikation neu erschienener Patches und wählen nur noch aus welche Sie möchten der Rest geschieht automatisch. 13

14 14

15 Reporting Richtig berichtet Umfangreiche Datensammlungen müssen für die Darstellung sauber aufbereitet werden. Mit den integrierten Generatoren und den vordefinierten Berichten ist das kein Problem. Im Lieferumfang enthalten ist eine sinnvolle Zusammenstellung gängiger Übersichten. Selbstverständlich kann die Sammlung jederzeit erweitert werden. Bei Bedarf stellt sich der Anwender seine eigenen Auswertungen zusammen. Der eingebaute Generator kombiniert alle Daten, wendet Filter und Sortierungen an. Das Ergebnis ist ein individueller, wiederverwendbarer Bericht, der bei Bedarf in Auswertungsprogramme wie Microsoft Excel übertragen werden kann. Die direkte Anbindung an Tabellenkalkulationen eröffnet zusätzliche Analysetiefen. Auch komplexe Berechnungen werden im gewohnten Umfeld erledigt, durch einen Tastendruck werden die zugrunde liegenden Daten aktualisiert. Integration Immer in Verbindung Je umfangreicher eine Datensammlung ist, desto schwieriger ist es, sie aktuell zu halten. Meist stehen die in brainwaregroup Produkten gesammelten Daten auch in anderen Systemen zur Verfügung. Aber erst die zentrale, geordnete Zusammenführung macht sie nutzbar. Sollen viele verschiedene Datenquellen benutzt werden, ist eine ausgefeilte Strategie sinnvoll, um manuelle Eingaben möglichst zu vermeiden. Denn nicht nur die Erstbetankung ist auf Fremddaten angewiesen. Auch im alltäglichen Betrieb sollen die vorgehaltenen Daten kontinuierlich mit denen anderer Systeme abgeglichen werden. Mit der Spider-Technologie sind Fremdsysteme schnell und komfortabel anbindbar. Sei es, dass Kostenstellendaten aus SAP, Mitarbeiterdaten aus dem Active Directory oder aktuelle Betriebsdaten aus dem Inventory-System eingespeist werden sollen Spider kann eine Vielzahl von Fremddaten lesen. Für die elementaren Datenimporte und Aktualisierungen existiert eine zentrale XML-Schnittstelle, die nahezu alle Informationen einlesen kann. Das Quellsystem, also SAP, Active Directory oder ein anderes, im Unternehmen eingeführtes System, stellt die Informationen in diesem mittlerweile als Industriestandard akzeptierten Format bereit. Auch die Datenfülle aus dem Inventory- System hierzu zählen Columbus Inventory, Microsoft SMS, IBM Tivoli oder Altiris werden über einen intelligenten, ebenfalls XML basierten Importer angeschlossen. So stehen in Spider Asset tagesaktuelle Informationen über den Betrieb zur Verfügung. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Datenströme sind klar darstellbar. Bei Störungen stehen aussagefähige Informationen unmittelbar und übersichtlich bereit. 15

16 16

17 Konfigurierbarkeit Flexibilität als Standard Die in den Spider-Produkten enthaltenen Objekte und die dazugehörigen Darstellungen am Bildschirm sind in weiten Grenzen frei definierbar. So kann jede Mitarbeitergruppe das sehen und bearbeiten, was für ihren Job angemessen ist in optimaler Darstellung. Damit sowohl das Datenmodell als auch die Bildschirmdarstellung jederzeit erweitert werden kann, wurde ein spezielles Konfigurationsmodell entwickelt. Daher kann der Administrator mit den mitgelieferten Tools sogar in den laufenden Betrieb eingreifen und Änderungen vornehmen, welche sofort aktiv werden. Die Einrichtung des Datenmodells erfolgt während der Einführungsphase. Ergänzungen können beispielsweise während eines Projekts sinnvoll werden. Die Anpassung der Oberfläche an die speziellen Bedürfnisse einzelner Benutzergruppen macht Spider Produkte besonders benutzerfreundlich: Jede der acht Bildschirmzonen kann individuell Daten zeigen und gruppieren, so dass auch bei umfangreichen Anforderungen der Überblick nicht verloren geht. Mobilität Überall informiert Vollen Zugriff auf alle in den Spider Produkten vorgehaltenen Informationen oder Verteilung einer Software auch abseits des Arbeitsplatzes. Das ermöglicht der mobile Zugang zu Spider und dem Produkt Spider Change. Praktisch alle Funktionen sind bei hoher Sicherheit auch auf modernen, internetfähigen Handys verfügbar. Während einer Verhandlung können fragliche Vertragsdetails souverän abgefragt werden. Ob es nun um die Konditionen des Mantelvertrages geht, die Auslastung der aktuellen Lizenzen oder die Prüfung, ob eine Verteilung am Wochenende fehlerlos durchgelaufen ist die Antwort ist nur wenige Klicks entfernt. Beim Kundenbesuch entstehen Unklarheiten zu den Lieferkonditionen? Schnell liefert Spider Contract sowohl die Vertragseckdaten als auch die Dokumente im Original. Die Fragen können sofort geklärt werden. Alle vorgenommenen Änderungen an der Konfiguration sind releasefest. Das heisst nach einem Update bleiben die individuellen Anpassungen unverändert erhalten. 17

18 Bausteine für ihren Erfolg Contract Contract Management IT Management SW Management IT Management Contract Contract Management IT Management SW Management Vertragsmanagement Columbus Inventory Hardware- & Software Inventory Columbus PowerManagement Zentralisiertes Energiemanagement Columbus OSDeploy Installation von Betriebssystemen Columbus SWDeploy Verteilung von Software Columbus Imaging Harddisk Imaging und Backup Columbus PatchDeploy Verteilung von Security Patches Columbus RemotelyAnywhere Fernwartung und Support Columbus DataBackup Datenbackup für mobile Anwender Columbus Replication Datenreplikation und Synchronisation Spider Asset IT Assetmanagement Spider Licence Software Lizenzmanagement Spider Purchase Anforderung, Genehmigung, Warenprozess Spider Cost Management IT Leistungsverrechnung Spider Incident Helpdesk und Ticketingprozess Spider Change IT Change Mangement Prozesse Spider Contract for IT Vertragsmanagement für IT Spider Documents Dokumenten Management für Spider Produkte Spider Contract Enterprise Contract Management mit allen Optionen Spider Contract Professional Jederzeit erweiterbar Spider Contract Plus Out-of-the-box, schneller Einstieg Software Identification Services Software Produktkatalog und Erkennung PatchDeploy Services Microsoft and 3rd Party Security Patches Alle Produkte der Spider und Columbus Produktfamilie bauen auf der gleichen Technologie auf. Der Spider Application Server und der Columbus Management Server garantieren optimales Zusammenspiel, beste Konfigurierbarkeit und die Einhaltung anerkannter Standards. Auch wenn man mit nur einem Produkt einsteigt, bleibt der Weg zur Gesamtlösung offen. 18

19 Vertragsmanagement Fakten statt Akten Spider Contract bringt Licht ins Dunkel der Vertragsdetails: Das Vertragsmanagement speichert hierzu die Kerndaten zu nahezu jedem Vertragstyp zentral, gleichgültig, ob es sich etwa um einen Kauf-, Miet-, Leasing-, Dienstleistungs- oder Outsourcingvertrag handelt. Der Vorteil ist offensichtlich: Durch die Konzentration auf das Wesentliche werden An fragen und Auswertungen ef fek tiver, Details stehen über die angehängten, eingescann ten Dokumente bereit. Durch die nahtlose Integration in das Spider IT Management erhöht Spider Contract den Nutzen weiter. Be sonders die Informationsverarbeitung kennt zunehmend komplexere Verträge. Die Anzahl der für einen bestimmten Arbeitsplatz zutreffenden Vereinbarungen nimmt dramatisch zu. Die benutzte Web-Technologie macht die gesammelten Daten unternehmensweit verfügbar. Beim Vertragsmana gement besonders wichtig ist der Schutz vor unerlaubtem Zugriff auf die Daten. Eine eingebaute Nutzerverwaltung kanalisiert den Datenzugriff, so dass keine Informationen in unbefugte Hände gelangen. Spider Contract kennt die Antwort auf typische Anfragen: Kann ein neues Handy bestellt werden? Muss der Vertrag noch dieses Quartal gekündigt werden, um eine Verlängerung zu vermeiden? Welche Zahlungen sind fällig? Bei kritischen Verträgen sorgt eine vorsorgliche, automatisch generierte für die rechtzeitige Information des Entscheiders. Werden Verträge den be troffenen Dingen zugeordnet, lassen sie sich beide leich ter verwalten. So gehören et wa zu einer Niederlassung Mietverträge, Versicherungspolicen und mehrere Dienst leistungsverträge. Bei einem Umzug müssen alle rechtzeitig angepasst werden. Daher können in Spider Contract Verträge beliebigen Objekten zugeordnet werden: Einem Projekt, einem Kunden, einem Frachtschiff oder einem Zentralrechner. Mit Spider Contract finden Sie so alle Verträge. Schnell und sicher.

20 Global denken lokal handeln Die brainwaregroup ist in der Schweiz und Deutschland beheimatet, in Europa und der Welt zu Hause. Das inhabergeführte Unternehmen expandierte schon früh in Länder wie Japan und Südafrika um die rasante Globalisierung der Kunden zu begleiten. Diese kommen aus Industrie und Handel, aus der Finanzwirtschaft oder auch dem öffentlichen Bereich und agieren sowohl lokal als auch international. Als starker Partner mit internationalen Kontakten und lokalem Fokus bietet die brainwaregroup in Produkten und Beratung Kompetenz im IT Management, von der Softwareverteilung bis zum Asset Management und dem Lizenzmanagement aber auch im Vertragsmanagement. Immer machen wir Wissen für Fachabteilung und Management verfügbar, damit Entscheidungen nachhaltig mit Fakten und Aktionen unterlegt werden können. Germany / Austria Spider LCM GmbH Hamburg / Germany Asia Brainware Japan, Inc. Tokyo / Japan Headquarter Brainware Solutions AG Zug / Switzerland Africa Columbus Technologies SA Pretoria / South Africa Alle in dieser Broschüre genannten Produkte sind Marken oder eingetragenen Marken der jeweiligen Firmen soweit es sich bei den Produkten nicht um Marken oder eingetragene Marken der brainwaregroup handelt. Switzerland/Headquarter Brainware Solutions AG Sumpfstrasse 15 CH-6300 Zug Tel sales.ch@brainwaregroup.com Germany/Austria Spider LCM GmbH Paul-Dessau-Strasse 8 DE Hamburg Tel sales.de@brainwaregroup.com Asia Brainware Japan, Inc. Anzen Building Residence Motoakasaka, Minato-ku, Tokyo , Japan Tel sales.jp@brainwaregroup.com Africa Columbus Technologies SA (Pty) LTD Corporate Corner, Block 8 5 Marco Polo street, Highveld 0169, Centurion, Gauteng, South Africa Tel sales.sa@brainwaregroup.com brainwaregroup Alle Rechte vorbehalten