Richtlinie für die Erbringung von Benchmarking-Dienstleistungen

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1 Richtlinie für die Erbringung von Benchmarking-Dienstleistungen Stand: Juni 2016 I. Das Compliance-Programm des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. und seiner mehrheitlich beteiligten verbundenen Unternehmen Für den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. und seiner verbundenen Unternehmen ( BME ) ist die Einhaltung der geltenden Gesetze eine Selbstverständlichkeit. Vor diesem Hintergrund hat der BME ein Compliance-Programm eingeführt, das unter anderem die Befolgung der kartellrechtlichen Vorschriften sicherstellen soll. Die Befolgung der kartellrechtlichen Regeln dient dem Schutz des BME selbst, aber auch der Mitgliedsunternehmen sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BME und der Mitgliedsunternehmen. Verstöße gegen das Kartellrecht können von den zuständigen Kartellbehörden mit empfindlichen Geldbußen gegen Unternehmen, Mitarbeiter und Verbände geahndet werden. Teilweise drohen auch strafrechtliche Konsequenzen. Auch Schadensersatzklagen gegen Kartellanten sind mittlerweile an der Tagesordnung. Ziel des BME-Compliance-Programms ist es sicherzustellen, dass bei der Verbandsarbeit weder der BME noch die Mitgliedsunternehmen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegen das Kartellrecht verstoßen. Gegenstand der vorliegenden Leitlinien ist die kartellrechtskonforme Erbringung von Benchmarking-Dienstleistungen durch den BME. BME erbringt Benchmarking- Dienstleistungen in zweifacher Weise: Zum einen erstellt der BME öffentliche Benchmark- Produkte (Reports, Preisspiegel), die von jedem Interessierten gegen Entgelt erworben werden können. Zum anderen erstellt der BME gegen Entgelt auch individuelle Benchmark- Produkte. Diese Leitlinien für die Erbringung von Benchmarking-Dienstleistungen sind Teil des BME- Compliance Systems und stellen einen Mindeststandard dar. Sie werden laufend weiterentwickelt und angepasst. Anregungen von Mitgliedsunternehmen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nimmt die Rechtsabteilung des BME gern entgegen.

2 II. Kartellrechtlicher Hintergrund Benchmarking und Marktinformationssysteme sind für Unternehmen wichtige Instrumente. Sie können helfen, Unternehmen effizienter zu machen und sie können funktionsfähigen Wettbewerb durch Markttransparenz fördern. Sie können jedoch auch den Wettbewerb beschränken oder gar der Absicherung von Kartellvereinbarungen dienen und dann gegen das Kartellverbot verstoßen. Die Europäische Kommission und das Bundeskartellamt haben in ihrer Fallpraxis Kriterien für die Zulässigkeit von Benchmarking und Marktinformationssystemen entwickelt. 1. EU-Recht Die Europäische Kommission bestimmt die Zulässigkeit von Marktinformationssystemen im Wesentlichen anhand folgender Kriterien: Marktstruktur: Wettbewerbswidrige Wirkungen sind wahrscheinlicher je transparenter, konzentrierter, stabiler, symmetrischer und je weniger komplex ein Markt ist. Eigenschaften der ausgetauschten Informationen: Wettbewerbswidrige Wirkungen sind wahrscheinlicher je geschäftlich sensibler und strategischer die ausgetauschten Informationen sind. Als strategisch relevante Daten kommen z.b. Informationen zu Preisen, Kunden, Kosten, Mengen, Umsätzen, Verkaufszahlen, Kapazitäten, Qualität, Marketingplänen, Risiken, Investitionen, Technologien sowie FuE-Programmen und deren Ergebnisse in Betracht. Der Austausch aggregierter statistischer Daten ist grundsätzlich weniger bedenklich als der Austausch unternehmensindividueller Informationen. Wichtig hierbei ist, dass auch die ausgewerteten Daten keine Rückschlüsse auf das einzelne Unternehmen erlauben. Der gezielte Austausch individuell zuordenbarer Unternehmensdaten stellt grundsätzlich ein kartellrechtlich verbotenes Verhalten dar. Wettbewerbsbeschränkende Auswirkungen eines Informationsaustausches sind auch dann wahrscheinlicher, wenn die beteiligten Unternehmen einen hinreichend großen Teil des relevanten Marktes abdecken. Auch das Alter der Daten und der Zeitraum, auf den sie sich beziehen, sind bedeutsam. Hier wird zwischen aktuellen und historischen Daten unterschieden. Eine festgelegte Schwelle, ab der von historischen Daten ausgegangen werden kann, gibt es nicht. Jedoch gilt: Je älter desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit eines Kollusionsergebnisses. Zudem spielt die Häufigkeit des Informationsaustauschs eine Rolle. Je häufiger die Informationen ausgetauscht werden, umso größer ist die Gefahr eines Kollusionsergebnisses. 2/10

3 Auch der Austausch öffentlich bekannter Informationen verstößt nicht gegen die Wettbewerbsregeln. Informationen sind jedoch nur dann echte öffentliche Informationen, wenn ihre Beschaffung für Kunden und nicht am Austauschsystem beteiligte Unternehmen nicht teurer ist als für die am Informationsaustausch beteiligten Unternehmen. 2. Deutsches Recht Im deutschen Kartellrecht zeigt sich eine vergleichbare Rechtslage. So hat das Bundeskartellamt in seiner Praxis den regelmäßigen offenen Austausch über eine Vielzahl wettbewerbsrelevanter unternehmensinterner Daten (Preise, beabsichtigte Preiserhöhungen, Anlieferungsmengen, Stand der Verhandlungen mit Einzelhändlern sowie Vertriebs- und Umsatzkennzahlen und Produktneueinführungen) als kartellrechtwidrig eingestuft. Auch die monatliche Weitergabe von Absatzzahlen und Erlösen, basierend auf den Eingaben von mindestens fünf unabhängigen, also nicht konzernverbundenen, Unternehmen in aggregierter Form über einen Treuhänder stufte das Bundeskartellamt als unzulässig ein. Diese Vorgaben gelten jedenfalls bei Märkten für homogene Güter und im Bereich von Oligopolen, da diese ohnehin bereits eine große Transparenz hinsichtlich aktueller und potentieller Wettbewerber beinhalten. Generell unzulässig ist die Offenlegung von Einzelgeschäften oder solchen Geschäften, die deutliche Rückschlüsse auf solche zulassen. Im Jahr 2011 hat das Bundeskartellamt die Ergebnisse seiner Prüfung von Marktinformationssystemen im Rohmilchsektor als Ausgangsbasis für die übrigen im Markt vorhandenen Informationsaustauschsysteme bekannt gegeben. Danach führt die Veröffentlichung von identifizierenden markt- oder unternehmensbezogenen Daten, die relevante Wettbewerbsparameter abbilden, zu einer übermäßigen Markttransparenz, die den Wettbewerb übermäßig beschränkt. Sie fällt daher unter das Kartellverbot, es sei denn es handelt sich lediglich um historische Daten (Alter mind. 6 Monate). Nicht identifizierende Marktinformationssysteme begegnen demgegenüber keinen kartellrechtlichen Bedenken, wenn die gemeldeten Daten hinreichend aggregiert sind, d.h. nur Durchschnittswerte gemeldet werden und Rückschlüsse auf einzelne Geschäftsvorgänge bzw. Unternehmen ausgeschlossen sind. Dies ist für den Milchpreissektor jedenfalls dann anzunehmen, wenn mindestens fünf Molkereien gemeinsam ausgewiesen werden, von denen die größte nicht mehr als 33% gemessen an der Gesamtliefermenge der von der Stichprobe erfassten Molkereien haben darf und die beiden größten gemeinsam weniger als 60% gemessen an der Gesamtliefermenge der von der Stichprobe erfassten Molkereien aufweisen. 3. Zusammenfassung Die kartellrechtliche Zulässigkeit von Informationsaustauschsystemen bestimmt sich anhand einer Vielzahl von Kriterien. Ein besonders wichtiges Kriterium ist, dass kein Austausch individueller oder individualisierbarer Wettbewerbsparameter (Preise, Mengen, Bezugsquellen etc.) stattfindet. Es kommt stets auf den Einzelfall an. 3/10

4 Die folgenden Vorgaben dienen dazu, die kartellrechtlichen Risiken zu reduzieren. Sie können sie jedoch nicht vollständig ausschließen. Bei Bedenken hinsichtlich der Zulässigkeit eines Benchmark-Produkts im Einzelfall wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung des BME. III. Leitlinien für öffentliche Benchmark-Produkte Der BME erstellt öffentliche Benchmark-Produkte zu verschiedenen Themen in regelmäßigen Abständen. Sie können von jedem Interessierten gegen Entgelt gekauft werden. Die folgenden Vorgaben sind bei der Erstellung von öffentlichen Benchmark-Produkten einzuhalten: 1. Erstellung der Benchmark-Produkte Die Benchmark-Produkte werden ausschließlich vom Bereich Benchmark-Services erstellt. Der Bereich Benchmark-Services besteht ausschließlich aus Mitarbeitern des BME. Die Benchmark-Produkte werden alle 3 Monate oder im Zeitfenster von bis zu 24 Monate erstellt. 2. Märkte Wenn auf einem Markt (Einkaufs- oder Verkaufsmarkt) nur wenige wesentliche (fünf oder weniger) Wettbewerber tätig sind, muss die Zulässigkeit der Erstellung des Benchmark-Produkts vorab von der Rechtsabteilung des BME geprüft und freigegeben werden. 3. Teilnehmer BME Benchmark-Services lädt alle Mitgliedsunternehmen ein, an einem neu zu erstellendem Benchmark-Produkt teilzunehmen. Die Teilnahme steht auch Nicht- Mitgliedern offen. Die Teilnehmer erhalten keine Informationen über die anderen Teilnehmer oder über von diesen übermittelten Informationen. Die Teilnehmer werden darüber informiert, dass die Ergebnisse der Umfrage nur anonym und aggregiert veröffentlicht werden und dass dafür Informationen von mindestens 10 Teilnehmern pro Auswertungsgruppe vorhanden sein müssen. 4/10

5 4. Gestaltung der Fragebögen Die Fragebögen müssen so gestaltet sein, dass sie von vornherein Individualisierungen ausschließen. Dazu sind insbesondere folgende Maßnahmen zu ergreifen: Es werden nur Daten (z.b. Mengen, Preise, Prozesse) abgefragt, die für die Erstellung des jeweiligen Benchmark-Produkts erforderlich sind. Lieferanten-/Kundennamen, -adressen usw. werden nicht abgefragt. Es werden keine zukünftigen Daten/Informationen oder Prognosen abgefragt. Die Intervalle für Datenabfragen betragen mindestens 3 Monate. Umsatzklassen, Auswertungsgruppen usw. werden so gestaltet, dass keine Individualisierungen möglich sind. 5. Rückfragen durch BME Benchmark-Services oder von Teilnehmern BME Benchmark-Services stellt einem Teilnehmer nur Rückfragen bei Unklarheiten im Hinblick auf die von diesem Teilnehmer gelieferten Informationen. Es werden keine zusätzlichen Informationen abgefragt. Die Rückfragen müssen sich an die Vorgaben in Ziff. 4 halten. Rückfragen werden nur bilateral zwischen BME Benchmark-Services und dem jeweiligen Teilnehmer besprochen. Informationen über oder von anderen Teilnehmern werden nicht weitergegeben. 6. Vertraulichkeit Die Vertraulichkeit der von den Teilnehmern übermittelten Informationen muss sichergesellt werden. Dazu sind insbesondere folgende Maßnahmen zu ergreifen: Die von den Teilnehmern übermittelten Informationen werden auf einem speziellen Laufwerk gespeichert, auf das ausschließlich die Mitarbeiter von BME Benchmark- Services Zugriff haben. Die Informationen werden nicht an andere Unternehmen oder sonstige Dritte weitergegeben (Ausnahme externe Dienstleister s.u.). Die Informationen werden ausschließlich für die Zwecke der Erstellung der Benchmark- Produkte verwendet und nur in anonymisierter und hinreichend aggregierter Form veröffentlicht. Werden externe Dienstleister eingeschaltet, erhalten diese die von den Teilnehmern übermittelten Informationen nur in anonymisierter Form. Der BME schließt mit externen Dienstleistern geeignete Vertraulichkeitsvereinbarungen ab. 5/10

6 Auf den Fragebögen wird den Teilnehmern Geheimhaltung im o.g. Sinne zugesichert. 7. Auswertung und Darstellung der Informationen Es dürfen ausschließlich hinreichend aggregierte und anonymisierte Informationen veröffentlicht werden, die auch für Fachleute keine Rückschlüsse auf unternehmensindividuelle Informationen zulassen. Dazu sind insbesondere folgende Maßnahmen zu ergreifen: Die Auswertungsgruppen müssen so gestaltet werden, dass eine Individualisierung nicht möglich ist (Umsatzklassen, Branchen etc.). Pro Auswertungsgruppe müssen Informationen von mindestens 10 Teilnehmern vorhanden sein. Es dürfen nur Durchschnittswerte veröffentlicht werden. Es werden weder Maximalnoch Minimalwerte dargestellt, sondern lediglich der Durchschnitt einer Maximal- o- der Minimalgruppe (25% der Gesamtgruppe), die in der Regel jeweils aus mindestens 10 Unternehmen bestehen muss. Sollten weniger als 10 Datensätze vorhanden sein, muss die Zulässigkeit der Erstellung des Benchmarks mit der Rechtsabteilung abgestimmt werden. Das Mindestintervall für die Darstellung von Werten (z.b. Preisen) beträgt drei Monate. Bei der Erstellung der Methodik ist darauf zu achten, dass keine individuellen Daten veröffentlicht werden. Ergebnisse sollten klar und unmissverständlich dargestellt werden. Bei der Veröffentlichung von Prognosen muss die Quelle offengelegt werden und die kartellrechtliche Zulässigkeit muss vorab geprüft werden. Bei Zweifeln im Einzelfall, ob eine hinreichende Aggregation gegeben ist, muss die Rechtsabteilung eingeschaltet werden. 8. Veröffentlichung der Benchmark-Produkte Sowohl die Teilnehmer als auch andere Unternehmen können die Benchmark- Produkte gegen Entgelt erwerben. 9. Rückfragen der Teilnehmer zur Auswertung Rückfragen von Teilnehmern werden nur bilateral zwischen BME Benchmark-Services und dem jeweiligen Teilnehmer besprochen. Es werden nur Verständnisfragen beant- 6/10

7 wortet. Informationen über oder von anderen Teilnehmern werden nicht weitergegeben. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung des BME. IV. Leitlinien für individuelle Benchmark-Produkte Auf Wunsch von Mitgliedsunternehmen ( Auftraggeber ) erstellt der BME individuelle Benchmark-Produkte, d.h. einen Vergleich zwischen den Informationen des Auftraggebers und in der Datenbank des BME vorhandenen Vergleichsinformationen. Die folgenden Vorgaben sind bei der Erstellung von individuellen Benchmark-Produkten einzuhalten: 1. Erstellung der Benchmark-Produkte Die Benchmark-Produkte werden ausschließlich vom Bereich Benchmark-Services erstellt. Der Bereich Benchmark-Services besteht ausschließlich aus Mitarbeitern des BME. BME Benchmark-Services legt zusammen mit dem Auftraggeber den Gegenstand des Benchmark-Produkts fest. BME Benchmark-Services erstellt dann einen Vergleich zwischen den Informationen des Auftraggebers und den in der Datenbank vorhandenen Vergleichsinformationen anderer Unternehmen. Pro Auswertungsgruppe müssen Informationen von mindestens 10 Unternehmen vorhanden sein. 2. Märkte Wenn auf einem Markt (Einkaufs- oder Verkaufsmarkt) nur wenige wesentliche (fünf oder weniger) Wettbewerber tätig sind, muss die Zulässigkeit der Erstellung des Benchmark-Produkts vorab von der Rechtsabteilung des BME geprüft und freigegeben werden. 3. Vergleichsinformationen/ -unternehmen Der Auftraggeber erhält keine Informationen über die Vergleichsunternehmen oder über von diesen zur Verfügung gestellten Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen ermöglichen. 7/10

8 Der Auftraggeber wird darüber informiert, dass ihm Vergleichsdaten nur anonym und aggregiert zugänglich gemacht werden und dass dafür in der Regel mindestens Informationen von 10 Unternehmen pro Auswertungsgruppe vorhanden sein müssen. Die Auswertung ist vertraulich und kann ausschließlich für interne Zwecke genutzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig. 4. Gegenstand Der Gegenstand des individuellen Benchmark-Produkts muss so gestaltet werden, dass von vornherein Individualisierungen ausgeschlossen werden. Dazu sind insbesondere folgende Maßnahmen zu ergreifen: Lieferanten-/Kundennamen, -adressen etc. werden nicht abgefragt. Zukünftige Daten/Informationen oder Prognosen können nicht Gegenstand des individuellen Benchmark-Produkts sein. Die Intervalle für Vergleichsdaten betragen mindestens 3 Monate. Umsatzklassen, Auswertungsgruppen usw. werden so gestaltet, dass keine Individualisierungen möglich sind. 5. Rückfragen durch BME Benchmark-Services oder des Auftraggebers Rückfragen werden nur bilateral zwischen BME Benchmark-Services und dem Auftraggeber besprochen. Informationen über oder von Vergleichsunternehmen werden nicht weitergegeben. 6. Vertraulichkeit Die Vertraulichkeit der vom Auftraggeber übermittelten Daten sowie der Vergleichsdaten muss sichergesellt werden. Es gelten die für das öffentliche Benchmarking gemachten Vorgaben. 7. Auswertung und Darstellung der Daten Dem Auftraggeber dürfen ausschließlich hinreichend aggregierte und anonymisierte Daten zur Verfügung gestellt werden, die auch für Fachleute keine Rückschlüsse auf unternehmensindividuelle Informationen zulassen. Dazu sind insbesondere folgende Maßnahmen zu ergreifen: Die Auswertungsgruppen müssen so gestaltet werden, dass eine Individualisierung nicht möglich ist (Umsatzklassen, Branchen etc.). 8/10

9 Pro Auswertungsgruppe müssen Informationen von mindestens 10 Teilnehmern vorhanden sein. Es dürfen nur Durchschnittswerte veröffentlicht werden. Es werden weder Maximalnoch Minimalwerte dargestellt, sondern lediglich der Durchschnitt einer Maximal- o- der Minimalgruppe (25% der Gesamtgruppe), die jeweils aus mindestens 10 Unternehmen bestehen muss. Sollten weniger als 10 Datensätze vorhanden sein, muss die Zulässigkeit der Erstellung des Benchmarks mit der Rechtsabteilung abgestimmt werden. Das Mindestintervall für die Darstellung von Werten (z.b. Preisen) beträgt drei Monate. Bei der Erstellung der Methodik ist darauf zu achten, dass keine individuellen Daten veröffentlicht werden. Ergebnisse sollten klar und unmissverständlich dargestellt werden. Bei Zweifeln im Einzelfall, ob eine hinreichende Aggregation gegeben ist, muss die Rechtsabteilung eingeschaltet werden. 8. Veröffentlichung der Benchmark-Produkte Nur der Auftraggeber erhält das Benchmark-Produkt. 9. Rückfragen des Auftraggebers Rückfragen des Auftraggebers werden nur bilateral zwischen BME Benchmark-Services und dem Auftraggeber besprochen. Es werden nur Verständnisfragen beantwortet. Informationen über oder von anderen Vergleichsunternehmen werden nicht weitergegeben. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung des BME. V. Weitere Benchmark-Produkte Die Erstellung anderer Benchmark-Produkte, insbesondere individueller Benchmark- Produkte, wenn die Vergleichsinformationen nicht in der Datenbank vorhanden sind und individuell erhoben werden müssen oder wenn Informationen von weniger als 10 Unternehmen pro Auswertungsgruppe als Vergleich herangezogen werden sollen, müssen vor der Erstellung von der Rechtsabteilung des BME geprüft und freigegeben werden. 9/10

10 VI. Inkrafttreten Diese Richtlinie wurde vom geschäftsführenden Bundesvorstand und vom Bundesvorstand des BME in der Sitzung vom 21. Juni 2016 verabschiedet und tritt am 22. Juni 2016 in Kraft. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. Dr. Christoph Feldmann Hauptgeschäftsführer 10/10