Compliance- Richtlinie

Transkript

1 Compliance- Richtlinie Kartell- und Wettbewerbsrecht Inhaltsverantwortlich/Ersteller

2 Inhalt 1. Ziel und Zweck Ziel Zweck Geltungsbereich, Funktionen/Managementebenen Geltungsbereich Eingebundene Funktionen/Managementebenen Kategorie Vorgehensweise, Beschreibung, Definition Verbot wettbewerbswidriger Absprachen mit Mitbewerbern Verbot unzulässiger Bindung von Lieferanten und Nachunternehmern Mitarbeit in Interessensverbänden und Vereinen Kartellrechtliche Zulässigkeit der Gründung einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE) Umgang mit wettbewerbsrelevanten Informationen Messbarkeit, Bewertung Messbarkeit Bewertung Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Sanktionen Zuständigkeiten Dokumentation Mitgeltende Unterlagen, Hilfsmittel, IMS-Bezug Legende, Abkürzungen Anlagen... 8 Seite 2 von 8

3 1. Ziel und Zweck 1.1 Ziel PORR setzt sich durch wettbewerbsfähige Preise, hervorragende Leistungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter und die damit verbundene hohe Qualität auf dem Markt durch und duldet nicht, dass der Wettbewerb durch rechtswidrige Handlungen beeinträchtigt oder verzerrt wird. Diese Compliance-Richtlinie (RL) hat zum Ziel, die Mitarbeiter des PORR-Konzerns, inklusive Tochter- und Beteiligungsgesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung (PORR), über die bestehenden kartell- und wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen zu informieren und Verstöße gegen diese Bestimmungen zu vermeiden. 1.2 Zweck Diese RL konkretisiert Punkt 3 des Ethik-Kodex von PORR sowie die kartell- und wettbewerbs-rechtlichen Bestimmungen und ist eine Anleitung für alle Mitarbeiter von PORR zur Einhaltung dieser Bestimmungen. 2. Geltungsbereich, Funktionen/Managementebenen 2.1 Geltungsbereich Diese RL gilt für den gesamten PORR-Konzern inklusive Tochter- und Beteiligungsgesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung. 2.2 Eingebundene Funktionen/Managementebenen In die Umsetzung der RL sind verantwortlich eingebunden: das SSC Recht als inhaltverantwortliche Abteilung (IV) die Abteilung Risikomanagement und Compliance die in der RL angesprochenen Organisationseinheiten alle Mitarbeiter von PORR der Vorstand 2.3 Kategorie Diese RL ist eine Dienstanweisung. 3. Vorgehensweise, Beschreibung, Definition 3.1 Verbot wettbewerbswidriger Absprachen mit Mitbewerbern Absprachen und abgestimmte Verhaltensweisen mit dritten Unternehmen, insbesondere Mitbewerbern, die eine Einschränkung des Wettbewerbs bewirken oder bezwecken, sind verboten und werden von PORR nicht toleriert. Wettbewerbswidrige Absprachen sind unter anderem schriftliche Vereinbarungen, Seite 3 von 8

4 formlose (auch mündliche) Vereinbarungen, sonstige abgestimmte Verhaltensweisen, mit dritten Unternehmen (insb. Mitbewerbern, aber auch Lieferanten oder Kunden), wenn das Ziel oder die faktische Wirkung die Einschränkung des Wettbewerbs ist. Verboten sind insbesondere Absprachen über den Preis (zb Angebots-, Wiederverkaufspreise), Absprachen über die Aufteilung eines Marktes, Absprachen über Konditionen gegenüber dritten Unternehmen, Absprachen, einen Dritten nicht zu beliefern oder keine Leistungen anzubieten, sowie jede andere Absprache, die den Wettbewerb einschränkt oder dies bezweckt bzw. faktisch bewirkt. Der Abschluss einer solchen Absprache ist ein Compliance-Verstoß. Dem Abschluss einer solchen Vereinbarung ist die sonstige abgestimmte Verhaltensweise gleichgestellt, wenn diese das Ziel oder die faktische Wirkung hat, den Wettbewerb einzuschränken. Alle Mitarbeiter von PORR haben bei Kontakten mit Wettbewerbern und sonstigen dritten Unternehmen ihr Verhalten sorgfältig zu wählen. Schon der Anschein von wettbewerbswidrigem Verhalten ist zu vermeiden. 3.2 Verbot unzulässiger Bindung von Lieferanten und Nachunternehmern Absprachen mit Lieferanten und Nachunternehmern mit dem Ziel oder der faktischen Wirkung, den Wettbewerb einzuschränken, sind verboten. Verboten sind insbesondere die Vereinbarung, welche Preise der Lieferant oder Nachunternehmer einem dritten Unternehmen, insbesondere Mitbewerber, anbietet, die Vereinbarung, welche wettbewerbsrechtlichen Konditionen der Lieferant oder Nachunternehmer einem dritten Unternehmen gewährt. Der Abschluss einer solchen Vereinbarung ist ein Compliance-Verstoß. Folgende Vereinbarungen dürfen erst nach positiver Prüfung durch das SSC Recht abgeschlossen werden: Vereinbarung mit Bestpreis-Klauseln, in denen die besten Konditionen im Vergleich zu den Mitbewerbern zugesagt werden, Vereinbarung, die Lieferanten oder Nachunternehmer zur exklusiven Kooperation verpflichtet. Alle Mitarbeiter von PORR haben bei Kontakten mit Lieferanten und Nachunternehmern ihr Verhalten sorgfältig zu wählen. Schon der Anschein von wettbewerbswidrigem Verhalten ist zu vermeiden. 3.3 Mitarbeit in Interessensverbänden und Vereinen PORR hat ein Interesse, sich an der Gestaltung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu beteiligen. In diesem Zusammenhang sind Mitarbeiter von PORR in Interessensvertretungen und Vereinen, gemeinsam mit Vertretern anderer Unternehmen, mit denen PORR teilweise in Wettbewerb steht, tätig. Seite 4 von 8

5 Um den Verdacht wettbewerbswidriger Absprachen oder Verhaltensweisen im Rahmen dieser Tätigkeit zu vermeiden, ist darauf zu achten, dass bei Sitzungen eine eindeutig formulierte und kartellrechtsneutrale Tagesordnung vorliegt und die Ergebnisse in einem Protokoll festgehalten werden. Sollten kartellrechtlich Bedenken auftauchen: distanzieren Sie sich von der Absprache oder Verhaltensweise und sorgen Sie für die Protokollierung Ihrer Bedenken, verlassen Sie umgehend und nachweislich die Sitzung, lassen Sie die Uhrzeit, zu der Sie die Sitzung verlassen protokollieren, informieren Sie umgehend ihren Vorgesetzten und den zuständigen Compliance Officer (CO). 3.4 Kartellrechtliche Zulässigkeit der Gründung einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE) Die Gründung einer ARGE bzw. eines Joint Ventures oder Konsortiums, kann den Wettbewerb einschränken, da sie den Kreis der Mitbewerber bei einem Projekt reduziert. Dennoch ist die Gründung einer ARGE zulässig, wenn auf PORR (als Unternehmensgruppe) eines der folgenden Kriterien zutrifft: PORR kann alleine die Eignungskriterien der Ausschreibung nicht erfüllen, PORR kann die mit dem Auftrag verbundenen Risiken nicht alleine tragen und würde daher alleine kein Angebot legen, PORR hat ohne Gründung der ARGE nicht die technische oder wirtschaftliche Kapazität, den Auftrag auszuführen, PORR kann erst durch die ARGE-Bildung ein erfolgversprechendes Angebot abgeben und damit die Zuschlagschancen erhöhen. Voraussetzung für die Bildung einer zulässigen ARGE ist, dass dieselben Vorteile nicht durch die Beschäftigung von Nachunternehmern oder sonstigen Konzernunternehmen erreicht werden können und der Wettbewerb durch die Bildung der ARGE nur auf das zur Erreichung der genannten Kriterien notwendige Maß eingeschränkt wird. Bei der Beurteilung, ob die konzernweiten Kapazitäten ausreichen, ist ein technisch und kaufmännisch vernünftiger Maßstab anzulegen. Dabei ist auch der Umstand zu berücksichtigen, dass bei mehreren Angeboten die Kapazitäten ausreichen müssen, um im Auftragsfall jedes Projekt, dass man angeboten hat, auch auszuführen, wobei im Einzelfall zu beachten ist, dass der Einsatz von Subunternehmern vertraglich oder gesetzlich beschränkt sein kann. Auch ist zu berücksichtigen, ob für ein Projekt eigens angeschafftes Gerät bei anderen Projekten ebenfalls verwendet werden kann bzw. falls dies nicht der Fall ist, ob das Gerät bei diesem Projekt zur Gänze abgeschrieben werden kann. Vor Gründung einer ARGE ist vom Projektverantwortlichen zu prüfen, ob die ARGE kartellrechtlich zulässig ist. Dazu ist die Checkliste für die kartellrechtliche Einschätzung von Arbeitsgemeinschaften zu verwenden. Diese Checkliste ist im IMS abrufbar. Die ausgefüllte und unterschriebene Checkliste ist 10 Jahre nach Liquidation der ARGE aufzubewahren. Bei Unsicherheiten ist SSC Recht miteinzubeziehen. Die Gründung einer ARGE (Bietergemeinschaft) ohne diese Prüfung ist ein Compliance-Verstoß. Seite 5 von 8

6 3.5 Umgang mit wettbewerbsrelevanten Informationen Wettbewerbsrelevante Informationen dürfen grundsätzlich nicht an Dritte außerhalb PORR weitergegeben werden. Wettbewerbsrelevante Informationen sind solche, deren Kenntnis andere Marktteilnehmer in die Lage versetzen, den Wettbewerb auf einem bestimmten Markt oder bei einem bestimmten Projekt besser einschätzen zu können und so Unsicherheiten reduziert, da bei deren Weitergabe die Wettbewerbsbehörde annehmen könnte, dass dieser Informationsaustausch der Abstimmung von Verhaltensweisen dient. Wettbewerbsrelevante Informationen sind insbesondere: Preise, Daten der Kalkulationen z.b. Zuschläge, Gewinnmargen, zur Verfügung stehende Kapazitäten und Ressourcen, Kosten, die Absicht bei einer Ausschreibung ein Angebot zu legen oder dies nicht zu tun, strategische Entscheidungen, wie beispielsweise der Eintritt in einen Markt oder der Rückzug aus einem Markt, geplante Investitionen. Ausgenommen hiervon sind Informationen zu deren Veröffentlichung PORR aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet ist oder sonstige Presseaussendungen des Unternehmens. Weiters nicht umfasst ist die Weitergabe solcher Informationen an Personen, die standesrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind oder eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung unterfertigt haben, soweit die Weitergabe dieser Informationen notwendig und im geschäftlichen Interesse von PORR ist. bzw. von Informationen, die zum Zeitpunkt der Weitergabe bereits öffentlich zugänglich sind. Die unzulässige Weitergabe von wettbewerbsrelevanten Informationen ist ein Compliance-Verstoß. Mitarbeiter von PORR dürfen nicht versuchen solche wettbewerbsrelevanten Informationen über Mitbewerber aus nicht öffentlichen Quellen zu erhalten. Sollte dies dennoch zufällig geschehen, ist hiervon der CO zu informieren. Die unzulässige Erlangung von wettbewerbsrelevanten Informationen ist ein Compliance-Verstoß. 4. Messbarkeit, Bewertung 4.1 Messbarkeit Die Wirksamkeit dieser RL wird aufgrund der versuchten und vollendeten Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Bestimmungen durch Mitarbeiter von PORR gemessen. 4.2 Bewertung Die Bewertung erfolgt im Rahmen der jährlichen Compliance-Risiko-Bewertung gemäß Punkt 4 Handbuch Compliance Management System. Seite 6 von 8

7 5. Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten 5.1 Risikobeurteilung Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Bestimmungen stellen ein sehr hohes Risiko für PORR und den Mitarbeiter dar. Die Folgen von Verstößen können unter anderem sein: bis zu mehrjährigen Haftstrafen (bei "Submissionskartell" in Vergabeverfahren), Geldstrafen, Geldbußen bis zu 10% des Konzernumsatzes, Sperre bei öffentlichen Vergabeverfahren, Reputationsverlust, zivilrechtliche Schadenersatzansprüche. 5.2 Kontrollaktivitäten Von sämtlichen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie bei Verdacht oder Kenntnis eines Verstoßes gegen diese RL, ihren jeweiligen Vorgesetzten oder den zuständigen CO informieren. Auf die entsprechenden Regelungen in Punkt 8 Handbuch Compliance Management System wird verwiesen. Für die systematische Kontrolle der Einhaltung dieser RL ist sowohl die Konzernrevision im Zuge ihrer Prüfungstätigkeit als auch die Abteilung Risikomanagement und Compliance zuständig. Auf die entsprechenden Regelungen in Punkt 7 und 9 Handbuch Compliance Management System wird verwiesen. Die Kartellbehörden sind befugt, bei begründetem Verdacht Durchsuchungen der Geschäftsräumlichkeiten des Unternehmens durchzuführen, gegebenenfalls auch bei betroffenen Mitarbeitern zu Hause. Auf die RL Verhalten bei Hausdurchsuchungen wird verwiesen 5.3 Sanktionen Mitarbeiter, die gegen diese RL verstoßen, werden von PORR zur Verantwortung gezogen. Dies schließt auch disziplinarische und arbeitsrechtliche Maßnahmen bis zur Entlassung ein. Auf die entsprechenden Regelungen in Punkt 10 Handbuch Compliance Management System wird verwiesen. Soweit PORR durch einen Verstoß gegen diese RL ein Schaden entsteht, behält sich PORR einen Regressanspruch gegen den betreffenden Mitarbeiter vor. 6. Zuständigkeiten Für die fachliche Richtigkeit dieser RL ist SSC Recht zuständig. Die sonstigen Zuständigkeiten ergeben sich aus Punkt 2.2: eingebundene Organisationseinheiten Punkt 3.3: Überprüfung der kartellrechtlichen Zulässigkeit der Gründung einer ARGE Punkt 5.2: Kontrollaktivitäten Seite 7 von 8

8 7. Dokumentation Die Dokumentationspflichten ergeben sich aus: Punkt 3.3: Tagesordnung und Protokollierung bei Interessensvertretungen und Vereinen Punkt 3.4: Checkliste für die kartellrechtliche Einschätzung von Arbeitsgemeinschaften 8. Mitgeltende Unterlagen, Hilfsmittel, IMS-Bezug Ethik-Kodex Handbuch Compliance Management System RL Verhalten bei Hausdurchsuchungen 9. Legende, Abkürzungen Arbeitsgemeinschaft (ARGE) Compliance Officer (CO) Compliance-Richtlinie (RL) PORR-Konzern inklusive Tochter- und Beteiligungsgesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung (PORR) 10. Anlagen AN01 Checkliste für die kartellrechtliche Einschätzung von Arbeitsgemeinschaften Seite 8 von 8