E-Post Office Benutzerhilfe

Transkript

1 E-Post Office Benutzerhilfe Version V01.10 Ausgabe Oktober

2 Inhaltsverzeichnis 1 Dienstleistungsbeschreibung 3 2 Registrierung 4 3 E-Post Office im Portal Home (Startseite) E-Brief Ablage Ordnerstruktur in E-Post Office Antworten Weiterleiten Markierungen Bezahlen (Zahlungsauftragsübermittlung) Abo Bezahlen Einstellungen Empfangspräferenzen Benachrichtigung Angebote (Kampagnen) Kontoverbindungen Downloads Zugriffsrecht Berichte Quittungen Webseite Sicherheitseinstellungen Scanning-Abo 15 4 Unterschiede Web und mobile Applikationen 16 2

3 1 Dienstleistungsbeschreibung E-Post Office ist eine Internetplattform, über die Absender- und Empfängerkunden einfach und sicher kommunizieren können. Der Clou: Die Empfängerkunden wählen, wie sie ihre Post erhalten wollen. Physisch im Briefkasten, als IncaMail oder als digitalen E-Brief im E-Post-Office-Konto. Der Absender gibt seine Sendungen nur noch digital auf. Im Gegensatz zum klassischen erfolgt bei E-Post Office die Kommunikation gesichert innerhalb der Sicherheitsmechanismen von post.ch. Die Identität von Absender und Empfänger wird von der Post überprüft. Der Empfänger hat die Möglichkeit, die gesamte Verwaltung der Eingangspost über die Plattform abzuwickeln, um im End-to-End-Prozess Medienbrüche zu vermeiden und die Transparenz und Bequemlichkeit zu erhöhen. Alle relevanten Dokumente werden an einem sicheren Ort bei der Schweizerischen Post archiviert. Ein Single- Sign-on-Login ermöglicht einen geräte- und ortsunabhängigen Zugriff. E-Post Office steht dem Nutzer als Portallösung im Browser oder als mobile Applikation auf den Betriebssystemen Android und ios zur Verfügung. 3

4 2 Registrierung Die Nutzung des Onlinedienstes «E-Post Office» ist bis zu einem beanspruchten Datenvolumen von 5GB kostenlos. Damit Sie sich als Benutzer beim Onlinedienst «E-Post Office» registrieren können, benötigen Sie ein Benutzerkonto auf post.ch sowie eine verifizierte Domiziladresse in der Schweiz. Da Sie als Benutzer in E-Post Office von teilnehmenden Absendern unter anderem vertrauliche Dokumente empfangen können, muss im Rahmen der Registrierung zwingend das «Login in zwei Schritten» eingerichtet werden. Das «Login in zwei Schritten» ist eine Erweiterung zum einfachen Login. Als weiteres Sicherheitselement wird eine SMS mit einem individuellen Einmalcode auf Ihr Mobiltelefon verschickt. Zusätzlich zum Benutzernamen und Passwort geben Sie bei der Anmeldung auf E-Post Office diesen Code ein. Als Alternative zum SMS mit dem Sicherheits-Code kann die SuisseID genutzt werden für das Login über das Internet (nicht über die mobilen Applikationen). SuisseID ist eine digitale Identität, welche mit zusätzlicher Hardware sichergestellt wird. Mehr Informationen finden Sie unter Um die Registrierung abzuschliessen, wählen Sie Ihre persönliche -Adresse und akzeptieren die allgemeinen Geschäftsbedingungen von E-Post Office. Ihre -Adresse kann im E-Post Office Portal oder über ein externes -Programm (Outlook, Thunderbird, Smartphones usw.) verwaltet werden (siehe auch 3.3 ). 4

5 3 E-Post Office im Portal Im Navigationsmenu können Sie zwischen folgenden Teilbereichen des Onlinedienstes «E-Post Office» wechseln: Home (Startseite) E-Brief (Posteingang) Bezahlen Abo (Scanning-Abo) Einstellungen Die Funktionen die Ihnen in den Teilbereich zur Verfügung stehen, werden in den nachfolgenden Kapiteln genauer erklärt. 3.1 Home (Startseite) Unter Home sehen Sie in einer zusammenfassende Übersicht Ihrer neusten E-Brief-Sendungen und s, welche Sie von dort direkt aufrufen können. Sie gelangen anschliessend in den E-Brief- bzw. -Posteingang. 3.2 E-Brief Als Benutzer werden Ihnen im Posteingang E-Brief verschiedene Funktionalitäten angeboten, die nachfolgend beschrieben werden Abbildung 1 Posteingang E-Brief 1 Guthaben auf dem Benutzerkonto 2 Navigationsmenu 3 Systemordner (Entwürfe für E-Post-Office-Sendungen, Gesendete E-Post-Office-Sendungen, etc.) 4 Dokumentenliste und Funktionsmenu 5 Suchfunktion 5

6 Indem Sie eine Sendung in Ihrem Posteingang E-Brief öffnen, gelangen Sie in die Dokumentenansicht: Abbildung 2 Dokumentenansicht 1 Ablage mit persönlicher Ordnerstruktur (Kapitel 3.2.1) 2 Funktionsmenu (Kapitel ff.) 3 PDF-Ansicht im Vollbildmodus 4 Datei herunterladen Ablage Ordnerstruktur in E-Post Office Sie können in E-Post Office Ihre persönliche Ordnerstruktur erstellen und Dokumente in diese verschieben. Dokumente in der Ablagestruktur sind danach im Posteingang nicht mehr sichtbar. Mit dem Symbol (+) oder (-) lässt sich die Ablagestruktur auf- und zuklappen. Über «Bearbeiten» können Sie Ihre individuelle Ordnerstruktur anpassen. Durch das Klicken auf das Symbol «Herunterladen» können Sie einen Ordner inklusive Unterordner und darin enthaltene Dokumente lokal auf dem Rechner speichern. Bei E-Briefen wird nur das Hauptdokument heruntergeladen. Beilagen aus E-Briefen müssen manuell in der Dokumentenansicht heruntergeladen werden Antworten Antworten via E-Post Office ist eine kostenpflichtige Dienstleistung der Post CH AG. Beim Antworten via E-Post Office erfolgt die Übermittlung der Sendung innerhalb des gesicherten (nicht öffentlichen) Systems E-Post Office. Gemäss dem Prinzip von E-Post Office bestimmt der Empfänger der Sendung, ob er diese als digitalen E-Brief oder als physischen Brief erhalten möchte. Ist der Empfänger nicht E-Post-Office-Nutzer, wird die Sendung immer als Brief verschickt. Abhängig von der gewählten Empfangsvariante entstehen für Sie als Absender unterschiedliche Kosten. Hat der Empfänger die Empfangsart E-Brief (digital) eingestellt, kostet der Versand CHF 0.50 je Sendung. Hat der Empfänger die Empfangsart Brief (physisch) eingestellt, kostet Sie der Versand CHF 2.50 je Sendung. Die Kosten setzen sich beim Briefversand aus folgenden Punkten zusammen: Anzahl Seiten, Druck und Aufbereitung zum Versand, Frankierung und Versand. 6

7 3.2.3 Weiterleiten Weiterleiten via E-Post Office ist eine kostenpflichtige Dienstleistung der Post CH AG. Beim Weiterleiten via E-Post Office erfassen Sie als Benutzer zuerst die Adresse (PLZ Ort, Strasse, Hausnummer und Name) des Empfängers der Sendung. Das System sucht anschliessend den Empfänger in der Datenbank der Post. Wurde der Empfänger in der Datenbank gefunden, kann der Empfänger ausgewählt werden. Vor dem Versand prüft das System, ob der Empfänger E-Post-Office-Nutzer ist oder nicht und übermittelt die Sendung anschliessend gemäss dem Prinzip von E-Post Office Markierungen Als Benutzer können Sie Ihre Dokumente individuell markieren. Damit sind Dokumente zusammen mit der Suche schnell wieder auffindbar. Hierzu dient die Funktion «Markieren». Abbildung 3 Markierungsverwaltung «Rechnungen bezahlen» (Zahlungsauftragsübermittlung) «Rechnungen bezahlen» (Übermittlung eines Zahlungsauftrag an Ihre Bank) via E-Post Office ist eine kostenlose Dienstleistung der Post CH AG. E-Post Office bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale und auf Papier eingegangene Rechnungen über den Onlinedienst und via E-Post Office App zu bearbeiten und einen Zahlungsauftrag an ein gewünschtes Finanzinstitut zu übermitteln. Sie können für Rechnungen, die Sie direkt als Sendung in Ihren E-Brief-Posteingang erhalten, den Bezahlprozess starten oder alternativ selbst physische Rechnungen scannen bzw. via E-Post Office App fotografieren und diese in der Ablage hochladen. Durch das automatische Auslesen der Zahlungsdaten aus dem Einzahlungsschein wird das Übermitteln eines Zahlungsauftrags an das Finanzinstitut noch einfacher. Voraussetzung für die Nutzung von «Rechnungen bezahlen» ist, dass Sie beim Finanzinstitut einen E-Banking- Vertrag besitzen und die gewünschte Kontoverbindung in E-Post Office erfasst haben. Unter Einstellungen --> Kontoverbindungen können Sie Ihre Kontoverbindungen für die Nutzung der «Zahlungsauftragsübermittlung» verwalten. Sie können eine oder mehrere neue Kontoverbindungen für eine Vielzahl von Finanzinstituten erfassen. Eine Übersicht der unterstützten Finanzinstitute finden Sie unter: --> Anleitungen 7

8 Abbildung 4 Kontoverbindung erfassen Bei einigen Banken kann es notwendig sein, im E-Banking eine Funktion zu aktivieren, um die Übermittlung von ektronischen Zahlungsaufträgen zu erlauben. Sie können eine gewünschte Kontoverbindung als Standard definieren und erfasste Kontoverbindungen jederzeit bearbeiten oder löschen. Ein Zahlungsauftrag kann erstellt und an das entsprechende Finanzinstitut übermittelt werden, indem Sie ein oder mehrere Dokumente selektieren und den «Bezahlen»-Button wählen (siehe Abbildung 5). Anschliessend öffnet sich eine Maske mit einem Einzahlungsschein, wo Sie automatisch ausgelesenen Rechnungsinformationen auf Ihre Korrektheit prüfen und gegebenenfalls ergänzen können (siehe Abbildung 6). Abbildung 5 Ein oder mehrere Zahlungsaufträge erfassen 8

9 Abbildung 6 Zahlungsinformationen erfassen 1 Erfassen von Lastkonto, Ausführungsdatum und Buchungstext (optional) 2 Prüfen und ergänzen der Zahlungsinformationen im Einzahlungsschein 3 Wechseln des Einzahlungsscheintyps (roter oder oranger Einzahlungsschein) 4 Anzeige des Originaldokuments 5 Entfernen des Häkchens zum Speichern der erfassten Rechnungsdaten (falls die Zahlung nicht sofort übermittelt werden soll) 6 Übermitteln des Zahlungsauftrags an Finanzinstitut, für welches das Lastkonto erfasst wurde bzw. speichern des Zahlungsauftrages. Weiterführende Informationen und häufig gestellte Fragen «Rechnungen bezahlen» finden Sie unter: --> Anleitungen --> FAQ «Rechnungen bezahlen» 9

10 3.3 Im Teilbereich befindet sich der Posteingang für Sie können hier Ihre eingehenden Nachrichten einsehen und neue Nachrichten erstellen. Sie haben Zugriff auf die -Systemordner (Posteingang, Entwürfe, Gesendete und Papierkorb) sowie auf Ihre selber erstellten IMAP-Ordner. Nachfolgend finden Sie die notwendigen Angaben, um den IMAP-Zugang auf externe -Programme (Outlook, Thunderbird, Smartphones usw.) zu konfigurieren. Einstellungen für externe -Programme: Name: Vorname Nachname -Adresse: Kontotyp: IMAP SMTP-Authentisierung auswählen Posteingangsserver: imap.epost.ch Benutzername: Kennwort: Passwort* Posteingangsserver (IMAP): 993 Verschlüsselter Verbindungstyp: SSL Postausgangsserver: mail.epost.ch Benutzername: Kennwort: Passwort* Postausgangsserver (SMTP): 587 Verschlüsselter Verbindungstyp: TLS Stammordnerpfad: INBOX Weitere Konfigurationen für Ihre -Adresse können Sie in den Einstellungen unter dem Register vornehmen (siehe Kapitel 3.6.3). 3.4 Abo Das Scanning-Abo kann bei Bedarf über E-Post Office aktiviert werden. Mit dieser kostenpflichtigen Zusatzdienstleistung werden physische Briefe gescannt und können elektronisch verwaltet werden. Für die Nutzung sind eine Identifikation und eine Vollmacht nötig. Weitere Informationen finden Sie unter: epostoffice 10

11 3.5 Bezahlen Im Teilbereich Bezahlen können Sie in der Zahlungsliste alle Ihre Zahlungen einsehen und verwalten. Die Ausführung von Zahlungen ist auch via E-Post Office App möglich. Siehe auch Kapitel «Rechnungen bezahlen» (Zahlungsauftragsübermittlung) Abbildung 7 Zahlungsinformationen erfassen 1 Zahlungsliste mit einer Übersicht der Zahlungen 2 Filtern von Zahlungen nach Status 3 Status der Zahlungen aktualisieren 4 Eine oder mehrere Zahlungen vorbereiten und speichern 5 Eine oder mehrere Zahlungen vorbereiten und an Finanzinstitut übermitteln 3.6 Einstellungen Unter Einstellungen kann der Benutzer folgende Bereiche verwalten: Empfangspräferenzen Benachrichtigung Angebote (Kampagnen) Kontoverbindungen Downloads Zugriffsrecht Berichte Quittungen Webseite Sicherheitseinstellungen Scanning-Abo Die Auswahl erfolgt via Klick auf die jeweiligen Register. 11

12 3.6.1 Empfangspräferenzen Empfangspräferenzen (siehe Abbildung 8) können auf Kategorie- bzw. auf Absenderebene vergeben werden. Dabei können Sie zwischen den Empfangskanälen Brief, IncaMail und E-Brief auswählen. Ist die Checkbox mit einem Quadrat ausgefüllt, zeigt das, dass eine Kategorie verschiedene Empfangspräferenzen hat. Ist in der Checkbox ein Haken, ist die Kategorie vollständig ausgewählt und nur einer Präferenz zugeordnet. Bei neuen Absendern ist die Empfangspräferenz standardmässig auf E-Brief eingestellt. Falls Sie eine andere Empfangspräferenz für den Absender wünschen, können Sie die Ansicht wechseln und die Präferenz nach Absender anzeigen lassen Abbildung 8 Empfangspräferenzen 1 Empfangskanäle 2 Kategorie 3 Ansicht wechseln (nach Kategorie, Absender oder Gemischt) 4 IncaMail-Adresse verwalten Mit der Empfangspräferenz IncaMail haben Sie als Benutzer die Möglichkeit, Sendungen, die über E-Post-Office verschickt werden, als gesicherte zu erhalten. Hierbei wird der Dienst IncaMail der Schweizerischen Post verwendet. Möchten Sie die Empfangspräferenz IncaMail nutzen, können Sie unter «IncaMail-Adresse verwalten» eine -Adresse angeben. Diese -Adresse muss von Ihnen anschliessend als gültige -Adresse verifiziert werden. Hierfür verschickt das System E-Post Office ein entsprechendes Verifikations- . Solange unter «IncaMail-Adresse verwalten» keine -Adresse hinterlegt ist, kann IncaMail als Empfangspräferenz nicht ausgewählt werden. 12

13 3.6.2 Benachrichtigung Sie können auswählen, wie Sie über die Ankunft neuer Dokumente benachrichtigt werden möchten, indem Sie eine oder mehrere Checkbox(en) aktivieren. Zur Auswahl steht die bei Post.ch hinterlegte -Adresse, die als Standard- -Adresse für Benachrichtigungen verwendet wird. Möchten Sie eine alternative -Adresse als Benachrichtigungsadresse erfassen, kann dies direkt in E-Post Office erfolgen. Als weitere Alternative kann die Benachrichtigung auch per SMS an die bei Post.ch hinterlegte Mobilenummer erfolgen. Sie können wählen, ob Sie die Benachrichtigungen als einzelne Meldungen oder als Tagesbericht (Sammelbericht jeweils um 10:00 Uhr morgens) erhalten möchte. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Ihre -Benachrichtigung zu personalisieren, indem Sie die möglichen Optionen via Checkbox aktivieren und die Einstellungen abspeichern: 1. Direkter Link auf die neue Sendung 2. Betreff der Sendung 3. Kategorie der Sendung 4. Absender der Sendung Sie können in diesem Register zusätzlich den Newsletter nachträglich aktivieren. Eine Deaktivierung kann nur im Newsletter selbst erfolgen Die Verwaltung der bei der Registrierung ausgewählten -Adresse erfolgt im Register . Sie können eine automatische Weiterleitung erfassen, indem Sie eine -Adresse hinterlegen. Eingehende Nachrichten werden automatisch an die hinterlegte -Adresse weitergeleitet. Dabei kann festgelegt werden, ob eine Kopie im Posteingang behalten werden soll. Ohne diese Option wird die in E-Post Office nach der Weiterleitung gelöscht. Sie haben auch die Möglichkeit, eine automatische Antwort zu aktivieren. E-Post Office sendet die Antwort anschliessend an alle Personen, die Ihnen eine senden. Im Register kann zudem eine Signatur festgelegt werden. Die Signatur wird automatisch in jede gesendete Nachricht eingefügt. Zusätzlich können Sie in diesem Register ein neues Passwort festlegen oder Ihre -Adresse ändern. Das Passwort wird benötigt, wenn Sie via externes -Programm auf Ihr -Konto zugreifen möchten. Zum besseren Schutz vor Junk- s ist E-Post Office standardmässig so konfiguriert, dass das automatische Laden von externen Inhalten aus dem Internet blockiert ist. Sie können unter dem Register die Option aktivieren, um externe Inhalte automatisch zu laden, falls Bilder und andere Inhalte direkt angezeigt werden sollen Angebote (Kampagnen) Die Post und ihre Partner offerieren auf E-Post Office kostenlos verschiedene Spezialangebote. Sie können unter Angebote (Kampagnen) auswählen, von welchen Angeboten Sie profitieren möchte Kontoverbindungen Siehe Kapitel Bezahlen (Zahlungsauftragsübermittlung). 13

14 3.6.6 Downloads Unter dem Register Downloads steht die Open-Beta Version des SyncClients bereit. Mit dem SyncClient lassen sich die Dateien der Ablage in E-Post-Office mit einem Windows PC synchronisieren. Nachdem die Dateien synchronisiert wurden, stehen diese in E-Post Office zur Verfügung und Sie können auch von unterwegs z.b. über das Smartphone oder Tablet darauf zugreifen Zugriffsrecht Unter diesem Register sind alle erteilten und erhaltenen Zugriffsrechte ersichtlich. Sie können Ihre Dokumente mit anderen E-Post-Office-Nutzern teilen, indem Sie diesen die Berechtigung für den Zugriff auf alle oder einzelne Ablageordner erteilen. Eine erteilte Berechtigung kann jederzeit wieder entfernt werden Berichte Unter Berichte ist der Speicherverbrauch der vergangenen Monate für die einzelnen Bereiche von E-Post Office (E-Brief Systemordner, und E-Post Office Ablage) ersichtlich Quittungen Im Register Quittungen können Sie Quittungen verwalten. Diese können heruntergeladen und/oder gelöscht werden. Quittungen werden im Gegensatz zu Dokumenten, direkt gelöscht und nicht in den Papierkorb verschoben Webseite Unter Webseite können Sie auswählen, welche Seite nach Starten der Applikation angezeigt wird. Zur Auswahl stehen: Home, E-Brief Posteingang, Posteingang und Swiss Post Box. Meldungen, die Sie via Checkbox unterdrückt haben, können hier wieder angezeigt werden (z.b. Infoseite beim Antworten) Sicherheitseinstellungen Falls Sie beim Login in die mobilen Applikationen die Option «Angemeldet bleiben» gewählt haben oder den SyncClient nutzen, können Sie unter Sicherheitseinstellungen die lokalen Anmeldedaten zurücksetzen. Es wird empfohlen, die lokalen Anmeldedaten zurückzusetzen, falls Sie ein mobiles Gerät oder den Computer verloren haben oder diese entwendet wurden. 14

15 Scanning-Abo Kundenkonto Im Register Kundenkonto können Sie als Besitzer/Admin die Abos und deren Optionen verwalten und einstellen. Hier können Sie auch die Berechtigung für Ihre Benutzer verwalten und definieren, ob sie kostenpflichtige Optionen nutzen dürfen. Mein Benutzerkonto Hier können Sie die Einstellungen Ihres Benutzerkontos ändern. Dazu gehören die Zustelladresse für physische Sendungen wie auch der Autoscan, der bei Aktivierung für alle scanbaren Briefe nach Posteingang einen Scanbefehl erteilt. Empfänger Im Register Empfänger können Sie neue Empfänger anlegen, um weitere Personen, Abteilungen oder Firmen anzulegen. Umleitungen Um Ihre Briefe in das Scanningzentrum umzuleiten, können Sie hier eine kostenlose Postweiterleitung erfassen. Damit werden alle Briefe in das Scanningzentrum umgeleitet, wobei Pakete weiterhin an Ihre Domiziladresse zugestellt werden. Kreditkartenzahlungen Sind Zahlungen offen, können Sie diese von hier aus bequem begleichen. 15

16 4 Unterschiede Web und mobile Applikationen Funktionen Verfügbarkeit Bemerkungen Portal Mobile Applikation Registrierung Registrierungen für das Kundencenter von post.ch und E-Post Office können nur im Browser erfolgen und nicht direkt in der mobilen Applikation. Ablage und Systemordner Mobile Applikationen: Dokumente können für den Offlinezugriff gespeichert werden. Posteingang und Funktionen Ordnerverwaltung (Ablage) Portal: Ordner können inkl. Unterordner und deren Dokumenten als ZIP-File heruntergeladen werden. Markierungen verwalten Suchfunktion Empfangspräferenzen einstellen IncaMail-Adresse verwalten (Empfangspräferenzen) Benachrichtigungsverwaltung Mobile Applikationen: Die Empfangspräferenz IncaMail steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer seine hinterlegte IncaMail- verifiziert hat. Portal: Eine IncaMail-Adresse ( -Adresse) kann nur im Portal erfasst und verwaltet werden. Antworten/Weiterleiten Mobile Applikationen: Antworten und Weiterleiten via ist nur mit einer auf dem Gerät konfigurierten -Adresse möglich. -Funktion Mobile Applikationen: Ein vorkonfiguriertes -Profil kann beim erstmaligen Starten der Applikation auf dem Gerät installiert werden. Abo Mobile Applikationen: Einstellungen nur über Portal verfügbar. Rechnungen bezahlen 16

17 Post CH AG PostMail E-Post Wankdorfallee Bern Telefon kundendienst@post.ch (PM)