Ergebnis der Anforderungsanalyse zur Einführung mobiler Softwarelösungen in KMU

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1 Büro für ARBEITS- und ORGANISATIONSPSYCHOLOGIE GmbH Ergebnis der Anforderungsanalyse zur Einführung mobiler Softwarelösungen in KMU Hintergrund: Hier wurde der Geschäftsführer eines kleinen Berliner Ladens bei der Auswahl eines passenden Kassensystems unterstützt. Ziele der Software-Einführung waren die Verbesserung und Erleichterung der Kassier- und Berichtsprozesse. 1. Allgemeine Informationen Unternehmen Art des Unternehmens Gesamtanzahl der Mitarbeiter Tätigkeitsgruppen (Gesch.f., Service, etc.) T1: Geschäftsführer (GF) Delikatessengeschäft Einzelhandel T2: Service 1 Mitarbeiter_in (Funktion) GF Datum Beschreibung des Tätigkeitsbereich GF Ziel der Stelle Führung des Geschäfts Warenauswahl, -bestellung Verkauf Buchhaltung Wie viele Personen sind diesem Tätigkeitsbereich zugeordnet? 1

2 2. Bestandsaufnahme regulärer Arbeitsaufgaben: Welche Aufgaben gilt es zu erledigen, die durch die künftige Software unterstützt werden sollen? Welche einzelnen Arbeitsschritte sind dazu nötig? Mit welchen Arbeitsmitteln und unter welchen Bedingungen finden diese Arbeitsschritte statt? Arbeitsaufgaben Welche Aufgaben erledigen Sie in Bezug auf das zukünftige Anwendungsfeld der Software? Aufgabe 1: Kassieren Arbeitsschritte (Tätigkeiten) Welche einzelnen Arbeitsschritte sind für die Erledigung der links genannten Aufgabe nötig? Benötigte Arbeitsmittel Welche Arbeitsmittel nutzen Sie aktuell dafür? (Software, Hardware, Geräte, sonstige Hilfsmittel) Nutzungskontext/Arbeitsbedingungen In welchem Kontext findet die Aufgabenausführung statt? (räumliche Gegebenheiten, sozialer Kontext, Zeitbeschränkungen, etc.) Teilaufgabe 1: Kassieren in Bar 1. Errechnen des Zahlungsbetrages (Summe der Einzelpreise) 2. Entgegennehmen des Bargelds 3. Errechnen des Wechselgeldes 4. Bonausdruck auf Wunsch des Kunden 1. Taschenrechner, Registrierkasse 2. Kassenschublade in der Kasse 3. Ohne Hilfsmittel (im Kopf) 4. Kasse Tresen im Verkaufsraum Anwesenheit von Kunden / Gästen 5. (Quittung ausstellen sehr selten) 5. Quittungsblock und Stift 2

3 Arbeitsaufgaben Welche Aufgaben erledigen Sie in Bezug auf das zukünftige Anwendungsfeld der Software? Aufgabe 1: Kassieren Arbeitsschritte (Tätigkeiten) Welche einzelnen Arbeitsschritte sind für die Erledigung der links genannten Aufgabe nötig? Benötigte Arbeitsmittel Welche Arbeitsmittel nutzen Sie aktuell dafür? (Software, Hardware, Geräte, sonstige Hilfsmittel) Nutzungskontext/Arbeitsbedingungen In welchem Kontext findet die Aufgabenausführung statt? (räumliche Gegebenheiten, sozialer Kontext, Zeitbeschränkungen, etc.) Teilaufgabe 2: Kassieren mit Karte 1. Errechnen des Zahlungsbetrages (Summe der Einzelpreise) 2. Auswählen der Kartenzahlungs- App im Smartphone 3. Anschließen des Kartenlesegerätes an Smartphone 4. Eingeben des Zahlungsbetrages in die App 5. Auswahl der Kartenart in der App 6. Einlesen der Karte 7. Zahlungsbestätigung an Kunden senden (per , nur auf Wunsch) 1. Taschenrechner 2. Smartphone (privat) + App zur Kartenzahlung 3. Smartphone + Kartenlesegerät 4. Smartphone + App 5. Smartphone + App 6. Smartphone + App +Kartenlesegerät 7. Smartphone + App Tresen im Verkaufsraum Anwesenheit von Kunden / Gästen Ca Kunden pro Tag wünschen Kartenzahlung 3

4 Arbeitsaufgaben Welche Aufgaben erledigen Sie in Bezug auf das zukünftige Anwendungsfeld der Software? Aufgabe 2: Tagesabschluss Arbeitsschritte (Tätigkeiten) Welche einzelnen Arbeitsschritte sind für die Erledigung der links genannten Aufgabe nötig? Benötigte Arbeitsmittel Welche Arbeitsmittel nutzen Sie aktuell dafür? (Software, Hardware, Geräte, sonstige Hilfsmittel) Nutzungskontext/Arbeitsbedingungen In welchem Kontext findet die Aufgabenausführung statt? (räumliche Gegebenheiten, sozialer Kontext, Zeitbeschränkungen, etc.) Teilaufgaben: 1 Abschluss für Barzahlungen 1. Taste für Tagesabschluss an der Kasse drücken 2. Kasse druckt Bon mit allen Bareinnahmen des Tages 3. Übertragung der Tageseinnahmen in das Kassenbuch 1. Kasse + Bonpapier 2. Kasse+ Bonpapier 3. Kassenbuch (Papier) und Stift 1. Tresen im Verkaufsraum, ohne Kunden/Gäste 3. Hinterraum 2 Abschluss für Kartenzahlungen 1. Berichtsfunktion in Kartenzahlungs-App anwählen 2. Tagesbericht für Kartenzahlung anzeigen 3. Übertragung der Tageseinnahmen in das Kassenbuch 1. Smartphone + App 2. Smartphone + App 3. Kassenbuch + Stift Hinterraum 4

5 4. Beschreibung des technischen IST-Zustandes Beschreibung der EDV-Landschaft, in die das neue System / Software eingebettet werden soll und mit denen die neue Software kompatibel sein muss. Ist-Zustand der EDV-Struktur Netzwerke Hardware Betriebssysteme Internetzugang, W-Lan Registrierkasse Taschenrechner Smartphone Kartenlesegerät ios Windows Anwendungsprogramme Kartenlese-App Excel Schnittstellen Smartphone zu Kartenlesegerät Unterschiede EDV-Ausstattung zwischen Niederlassungen Beschaffungsjahr der vorhandenen EDV-Systeme Sonstiges Betroffene Geschäftsprozesse Beschreibung der Geschäftsprozesse, die von der EDV-Einführung betroffen sind. Betroffene Geschäftsprozesse (s. Aufgabenanalyse) Kassieren Erstellung von Umsatzberichten (Tagesabschluss) 5

6 5. Anforderungen an das zu realisierende System In diesem Abschnitt wird definiert, was das neue System bieten muss, um die Anforderungen der Nutzer/innen, der Nutzungssituation sowie der Aufgaben zu erfüllen. 5.1 Zielgruppe / Nutzer Auflistung der Zielgruppen (intern / extern) bzw. der Nutzer des neuen Systems. Zielgruppe(n) / Nutzer intern Geschäftsführer und Servicekraft Zielgruppe(n) / Nutzer extern Kunden bei Zahlung mit Karte Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig mit dem System arbeiten sollen Funktionen des neuen Systems Beschreibung der grundlegenden Funktionen des Systems, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Durchführung von Fachaufgaben betraut sind, zur Verfügung stehen sollen. (Was muss die Software in fachlicher Hinsicht leisten?) Grundlegende Funktionen Eingabe von einzelnen Produktpreisen und Berechnung des Gesamtbetrages für einen Kunden Berechnung des Wechselgeldes Möglichkeit zum Kassieren in bar, mit Karte und mit Gutscheinen Tagesabschluss und Monatsabschluss Mittelfristige Planungen und Wünsche für die Zukunft Eventuell Nutzung des Systems in einem weiteren Laden, falls eine Expansion des Geschäfts erfolgt 6

7 5.3 Daten im neuen System Auflistung der Informationen und Daten, die gespeichert werden sollen. Daten Umsatzzahlen gesamt sowie für Bar- und Kartenzahlung separat (Tages- und Monatsabschluss) Einzelne Rechnungen je Kunde 5.4 Ausgaben Auflistung der Informationen, die die Software bereitstellen soll. Beschreibung der Adressatengruppe (an wen?), der Form (elektronisch, in Papierform ) und der Häufigkeit (wie oft?). Nennung weiterer Erfordernisse zur flexiblen Beschaffung von Informationen (z.b. Datenbankabfragen nach Bedarf?). Ausgaben Rechnung (Bon) an Kunden, elektronisch per oder auf Kundenwunsch in Papierform, ca. 40 mal täglich Umsatzberichte an Geschäftsführer, elektronisch, einmal täglich Umsatzberichte an Steuerberater, elektronisch, einmal pro Monat 7

8 5.5 Systemtechnische Anforderungen Auflistung technischer Gegebenheiten, mit denen das neue System kompatibel sein muss. Listen Sie andere Anwendungen, auf mit denen die neue Software Daten austauschen muss (Name, Format, Häufigkeit, Menge). Geben Sie an, welche Anforderungen an die Hardware gestellt werden. Dies ist besonders bei mobilen IT-Geräten relevant. Systemtechnische Software-Anforderungen (z.b. Kompatibilitäten) Kompatibilität mit ios und Android Software-Schnittstellen Datenausgabe in Excel-fähigem Format Systemtechnische Hardware-Anforderungen (z.b. Gewicht, Akkulaufzeit, Displaygröße, Eingabemethode) Großes Display Touch-Bedienung bevorzugt Diebstahlsicherung Hardware-Schnittstellen Smartphone bzw. Tablet und Kartenlesegerät 8

9 5.6 Anforderungen der Nutzer Wünsche der späteren Nutzer an das System. Gibt es spezielle Bedürfnisse oder Einschränkungen auf Seiten der Nutzer, die bei der Softwareanschaffung berücksichtigt werden müssen? Wenn ja, was folgt daraus? Anforderungen / Wünsche der Nutzer Bedienung soll so einfach wie möglich sein System soll keine extra Schulung erfordern Informationen sollen besonders groß darstellbar sein (einer der künftigen Anwender hat eine Sehschwäche) 9

10 5.7 Weitere Anforderungen Ergänzende Anforderungen im Hinblick auf: Sicherheit, Datenschutz, Nutzerkonten Datensicherheit bei Kartenzahlung muss gewährleistet sein Kapazität, Verfügbarkeit, Schnelligkeit Administration, Wartung, technischer Support Telefonischer Support in deutscher Sprache sollte bei Problemen sofort erreichbar sein Vertragsbedingungen, Kosten, Laufzeit Keine monatlichen Fixkosten Erweiterbarkeit, Anpassbarkeit an Veränderungen 10

11 6 Ermittlung und Gewichtung der Auswahlkriterien Software- bzw. System-Kriterien Ausschlussgrenze (K.O.-Kriterium) Gewichtung Kompatibilität mit ios und Android Wenn Software nicht für alle Systeme geeignet ist 30 Anbindung an vorhandenes Kartenlesegerät Wenn Kompatibilität nicht gegeben ist 5 Möglichkeit zur Größeneinstellung der Darstellung Schrift zu klein und nicht vergrößerbar 20 Ausgabe der Bericht in Excel-fähigem Format Wenn Möglichkeit nicht gegeben ist 20 Anbieter-Kriterien Ausschlussgrenze Gewichtung Deutschsprachiger Support unmittelbar erreichbar Nur fremdsprachiger Support Support braucht länger als 24 Stunden 5 Keine monatlichen Gebühren Monatliche Gebühren von mehr als 20 Euro 20 11