Drucksicherheit und Kosteneinsparungen in der Cloud

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1 Ubiquitech Sicheres Cloud Print Management Tomorrow s print solutions today Drucksicherheit und Kosteneinsparungen in der Cloud Multi-Vendor-Lösungen: HP Samsung Konica Minolta Ricoh Lexmark Xerox Kyocera Canon Brother Cloud Printing Drucken aus öffentlichen oder privaten Clouds Auch lokale Clouds Sicherheit und Compliance Sichere Cloud-Technologie schützt Ihren Druck Konformität zur DSGVO Flexibilität Indem sie überall im Unternehmen drucken können, werden die Benutzer flexibler Kosteneinsparungen Kontrolle von Druck- und Kopiervorgängen Support- und Wartungsaufwand wurde deutlich verringert

2 Sie möchten Ihre Druck-, Scan- und Kopieraufgaben verwalten? Die Cloud Print Management-Lösung von Ubiquitech bringt Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Follow-Me-Printing Pull-Printing-Lösung, Ihr Druck folgt Ihnen zum Drucker Ihrer Wahl Ein-Treiber-Lösung Ein einzelner Druckertreiber verwaltet alle Druckertypen, selbst für komplizierte Druckaufgaben wie Broschüren Sicheres Drucken Konformität (DSGVO), Vorschriften und Firmenrichtlinien Druckregeln Korrekte Verwendung von Farbe, Duplex und großen Druckaufträgen Einsparungen bei Papier, Toner und Strom Gesamtzahl der Drucker kann verringert werden Konsolidierung, keine Notwendigkeit für persönliche Drucker Statistik Business Intelligence Wer druckt und kopiert was, wann und wo? Einfache Verwaltung von Benutzern, Druckern, Druckertreibern und Druckerwarteschlangen Produkte VDMS Kleine, mittlere und große Kunden VDMS ist eine hochskalierbare, clusterfähige Druckmanagementlösung für Unternehmen jeder Größe, die sich durch Failover-Fähigkeiten, Lastenausgleich usw. auszeichnet. UBI Q ONE Firmenkunden UBI Q ONE wurde auf ein Höchstmaß an Leistung, Stabilität, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit ausgelegt und läuft als Cloud-Lösung auf Linux-Servern oder den Systemen IBM System Z und IBM Power. Einzigartige Ein-Treiber-Technologie von Ubiquitech Sie ermöglicht es UBI Q ONE, für alle Benutzer und alle Drucker den gleichen Druckertreiber zu verwenden. Auch fortgeschrittene Aktionen wie Broschürendruck, Lochen, Stapeln und Schachtauswahl werden gemeistert. Mobility Printing Add-on für alle Lösungen Mobility Printing ist eine vollintegrierte Option für die Druckmanagementlösungen von Ubiquitech. Mit Mobility Printing können Benutzer von jedem tragbaren oder mobilen Gerät (ios, Android oder Windows) drucken.

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4 Funktionsweise 1. Wenn ein Benutzer druckt, wird der Druckauftrag zum Ubiquitech-Server gesendet. 2. Jetzt kann der Benutzer einen beliebigen Drucker (Multifunktionsgerät) auswählen, sich authentifizieren (z. B. mit einer PIN über das Gerätedisplay und/oder mit einer ID-Karte) und der Auftrag wird ausgedruckt. Wenn der Drucker, den Sie üblicherweise nutzen, gerade nicht zur Verfügung steht oder für den Druckauftrag ungeeignet ist, können Sie einfach zu einem anderen Drucker gehen. 3. Jeder Druckauftrag wird auf dem Ubiquitech-Server protokolliert, sodass Sie Zugriff auf vollständige Statistiken zu Ihrer Druck- und Kopieraktivität haben. Dies kann zur Kontrolle Ihrer Ausdrucke oder zur kunden- oder projektbezogenen Rechnungsstellung genutzt werden. Herr Schmidt druckt mehrere Dokumente Druckauftrag 1 Großer Druckauftrag Die Dokumente gehen zu einem Server Am Display des Multifunktionsgeräts wählt er das Dokument aus Jetzt kann er die Drucke von jedem beliebigen Multifunktionsgerät/ Drucker abrufen Druckauftrag 3 Er hat ein großes Dokument und geht zu einem der schnellen Er identifiziert sich, indem er seine ID- Karte durchzieht Der Auftrag wird Herrn Schmidt umgehend bereitgestellt

5 Wichtigste Vorteile Das Cloud Print Management von Ubiquitech bietet Ihnen: Kosteneinsparungen Höchste Sicherheit für Drucke, Kopien und Scans Optimierte Druckprozesse Die Cloud-Lösung von Ubiquitech umfasst: Pull- und Push-Printing Sicheres Kopieren, Scannen und Faxen Nachverfolgung und Berichtserstellung Regelbasiertes Drucken LDAP-Integration Verschlüsselung (SSL/TLS und starke symmetrische AES-256-Chiffrierung) Failover Unbegrenzte Skalierbarkeit durch echtes Clustering Maßgeschneiderte Lösungen Erfassung von Druck- und Kopiertätigkeiten Um Ihre Druckkosten in den Griff zu bekommen, müssen Sie sich zunächst ein realistisches Bild von Ihren Druckund Kopieraktivitäten machen. Die integrierte Auftragserfassung bietet Ihnen genau das. Das verbesserte Bewusstsein für das Drucken und Kopieren führt zu einer verringerten Nutzung. Außerdem können Sie auf diese Weise Ihre Druckerflotte besser planen und optimieren (verkleinern). Authentifizierung spart Ausdrucke Die Benutzer erhalten am Druckerdisplay einen Überblick über die Druckaufträge und können alte oder doppelte Druckaufträge bzw. solche, die nicht mehr benötigt werden, löschen. Rechnungsstellung für Ausdrucke und Kopien Da alle Druck- und Kopieraufträge nachverfolgt und protokolliert werden, können Sie die erfassten Daten zur Abrechnung von Kunden und Projekten oder einfach zur Kostenaufteilung auf Abteilungsebene nutzen. Universitäten, Schulen und Bibliotheken benötigen häufig eine Zahlungslösung, bei der die Benutzer in einem Standard-Webshop ein Guthaben für Drucke und Kopien erwerben können. Bedarf an weniger und besseren Druckern Da das System Vertraulichkeit gewährleistet und Sie an jedem beliebigen Drucker drucken können, kommen Sie sehr wahrscheinlich mit weniger und kosteneffizienteren Druckern aus. Diese verfügen dann normalerweise auch über umfangreichere und bessere Funktionen als die kleineren, dezentralisierten Drucker. Einfachere Implementierung und Support Eine einfache Implementierung sorgt für geringe Gesamtkosten des Projekts. Bei Standard-Lösungen ist keine Installation auf den PCs der Benutzer erforderlich, sodass die Drucker nur am Server eingerichtet werden müssen.

6 Die eingebetteten Clients auf den Multifunktionsgeräten können über das Netzwerk verteilt werden. Die Server- Software selbst kann in nur wenigen Minuten installiert werden. Vertrauliches Drucken Sicheres Pull-Printing Beim Pull-Printing werden die gedruckten Dokumente direkt der richtigen Person bereitgestellt, nachdem sich diese mit ID-Karte oder PIN authentifiziert hat. Benutzerauthentifizierung Die Benutzer werden über eine bestehende LDAP-Datenbank, z. B. Active Directory, authentifiziert, sodass auf unsichere redundante Benutzerdaten verzichtet werden kann. Dies kann auch dazu genutzt werden, um Gruppen oder Einzelpersonen bestimmte Rechte oder Druckbegrenzungen zuzuweisen. Druckrichtlinien und -regeln können auf diese Weise ebenfalls durchgesetzt werden. Die Rechte lassen sich zudem konfigurieren, damit beispielsweise ein Assistent Ausdrucke für Sie abholen kann. 3 verschiedene Methoden Sie können die Vorteile des Druckmanagements mit 3 verschiedenen Einrichtungsmethoden für sich nutzen. Welche die für Sie passende ist, hängt von Ihrer Situation, Ihrem Budget und Ihren Anforderungen ab. 1. Push-Printing mit Auftragserfassung Bei dieser einfachen und kostengünstigen Lösung werden alle Druckaktivitäten nachverfolgt. Alle Druckaufträge werden zum Cloud-Server geleitet und direkt ohne Authentifizierung durch den Benutzer am Multifunktionsgerät ausgedruckt. So können Sie die Druckkosten kontrollieren mit Serverkonsolidierung in der Cloud, Stabilität/Verfügbarkeit sowie Nachverfolgbarkeit/Statistiken zu den Druckaktivitäten. Druckertreiber werden nur einmal auf dem Server installiert. Eine Installation auf den PCs ist nicht erforderlich. Das spart Installations- und Supportressourcen. Mit dieser Lösung benötigen Sie an den Druckern keine eingebetteten Clients, Kartenlesegeräte oder Terminals. Die Lösung ist mit jedem Netzwerkdrucker verwendbar, sie eignet sich also auch für einfache und ältere Drucker. 2. Release-All mit ID-Karten Bei der zweiten Methode, Release-All-Printing, werden häufig vorhandene ID-Karten verwendet, um Benutzer zu authentifizieren und Druckaufträge freizugeben. Das Drucken erfolgt vertraulich, da die Dokumente erst dann freigegeben (gedruckt) werden, wenn sich der Benutzer am Drucker ausgewiesen hat. Alle Aktivitäten werden aus Gründen der Sicherheit und Nachverfolgbarkeit erfasst. 3. Pull-Printing mit Clients auf Multifunktionsgeräten Das Pull-Printing mit der Benutzerschnittstelle am Display des Multifunktionsgeräts erlaubt Ihnen die Einrichtung einer umfassenden, hochwertigen und sicheren Druckmanagementlösung. Sie können Druckaufträge auswählen oder löschen, vertraulich drucken und vollständige Berichte zu den erfassten Aktivitäten erstellen. Gleichzeitig ist die Lösung weiterhin sehr einfach zu installieren und zu warten. Alle 3 Methoden beruhen auf der gleichen Technik. Sie sind lediglich Beispiele dafür, wie die Elemente im System je nach Situation und Anforderungen auf verschiedene Weise kombiniert werden können.

7 Wenn es auf Sicherheit ankommt Mit dem sicheren Druckmanagement verfügen Sie über mehrere einmalige Sicherheitsebenen. Sie können die folgende Übersicht als Checkliste für Ihre Überlegungen zur Drucksicherheit in Ihrer Organisation verwenden. Wie viel kostet Sie mangelhafte Sicherheit? Lohnt es sich, etwas dagegen zu unternehmen? 1. Sicheres Pull-Printing Beim Pull-Printing werden die gedruckten Dokumente direkt der richtigen Person bereitgestellt, die sich zunächst, beispielsweise mit ID-Karte oder PIN, authentifizieren muss. 2. Sichere Architektur Die Nutzung einer einzigartigen offenen Plattform im Kern der Druckmanagementanwendung sorgt für höchste Sicherheit. Viele Anwendungen in den Bereichen Gesundheitswesen, Verteidigung und Verwaltung verwenden für ein Höchstmaß an Datensicherheit Anwendungen auf der Grundlage offener Plattformen. 3. Druckerbereinigung Sofern es die Druckerhardware erlaubt, kann die Ubiquitech-Software sicherstellen, dass Druckdaten rückstandslos nach jedem Druckauftrag und Druckerneustart gelöscht werden. 4. Lassen Sie einen aktiven Drucker nie unbeaufsichtigt Sofern es die Druckerhardware erlaubt, kann die Ubiquitech-Software sicherstellen, dass die ID-Karte des Benutzers sich in bzw. auf dem Kartenlesegerät befinden muss, um die Daten auszudrucken. Wird die ID-Karte entfernt, wird der Druckauftrag sofort unterbrochen und alle Daten werden gelöscht. 5. Volle Verschlüsselung SSL/TLS-Verschlüsselung und eine starke symmetrische AES-256-Chiffrierung verhindern das Abfangen vertraulicher Informationen. 6. Spezielle Sicherheitsfeatures Für manche Organisationen, z. B. in den Bereichen Verteidigung, Finanzen und Gesundheit, sind diese Sicherheitsfeatures noch nicht genug. Sie brauchen mehr. Die hochflexible offene Plattformarchitektur ist so konzipiert, dass sie eine kundenspezifische Anpassung spezieller Sicherheitsfeatures erlaubt. Linux oder Windows in der Cloud Sie können je nach Anforderungen und Vorlieben zwischen einer Windows-Version und einer Open-Platform-Version (Linux) inklusive IBM System Z und IBM Power wählen. Zugriffsmethoden Beim Pull-Printing, Scannen und Kopieren müssen sich die Benutzer authentifizieren. Sie können hierfür zwischen verschiedenen Methoden wählen oder eine PIN mit einer ID-Karte zu einer Zwei-Faktor-Authentifizierung kombinieren.

8 Eingebettete Clients: Die Ubiquitech-Software ist im Display des Multifunktionsgeräts eingebettet. Sie authentifizieren sich mithilfe einer PIN oder eines Benutzernamens mit Passwort. So können Sie sich die Druckaufträge ansehen und diese löschen oder ausdrucken. An welchem Multifunktionsgerät in der Lösung Sie sich befinden, ist dabei egal. Wenn also ein Drucker nicht verfügbar ist, dann gehen Sie einfach zu einem anderen Gerät. Der Druckauftrag muss nicht erneut gesendet werden. Hardware-Terminals: Wenn Ihr Gerät über kein Display verfügt oder aus sonstigen Gründen nicht mit der Client-Software von Ubiquitech kompatibel ist, können Sie ein Display am Drucker befestigen und dieses als Benutzerschnittstelle nutzen. ID-Karten für Kartenlesegeräte: Als dritte Variante können Sie eine ID-Karte verwenden, um den Benutzer zu authentifizieren und alle Druckaufträge freizugeben. Dies ist die schnellste Authentifizierungsmethode für den Benutzer. Sie kann auch mit dem eingebetteten Client auf dem Display kombiniert werden. Es können viele verschiedene ID-Kartentypen verwendet werden. Oft wollen Organisationen für ihr Druckmanagement bereits vorhandene Karten verwenden, die beispielsweise für die Zugangskontrolle in das Gebäude genutzt werden. Das System für das sichere Cloud Print Management kann auch an unternehmensspezifische Karten angepasst werden. Wenn an Ihren Netzwerkdruckern kein USB-Anschluss mehr frei ist, können Sie ein Kartenlesegerät mit IP-Verbindung verwenden. Features und Optionen Sie können aus mehreren Features und Optionen wählen, um Ihre eigene sichere Cloud Print Management-Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Pull-Printing: Bei dieser Methode klickt der Benutzer auf Drucken, geht zu einem Drucker und authentifiziert sich. Hier kann er entscheiden, ob er den Druckauftrag löschen oder den Ausdruck freigeben möchte. Dank der Identifikation der Benutzer während des Drucks kann die Druckaktivität der einzelnen Benutzer und Gruppen für Compliance- und Statistikzwecke nachverfolgt werden. Push-Printing: Beim Push-Printing sendet der Arbeitsplatz des Benutzers den Druckauftrag an den Server, wo dieser (für die Compliance und Statistik) registriert und mit dem richtigen Treiber an den jeweiligen Drucker weitergeleitet wird, wo er direkt ausgedruckt werden kann. Nachverfolgung und Berichtserstellung: Diese zentrale Option erfasst alle Druck-, Kopier- und Scanaktivitäten und sorgt so für Sicherheit und Compliance (Nachverfolgbarkeit). Zudem ermöglicht sie Ihnen die statistische Erfassung und die Kontrolle der Druckkosten mithilfe angepasster Berichte. Sie dient auch als Grundlage für das Aufstellen und Einrichten von Grenzwerten, Regeln, der Rechnungsfunktion sowie der Direktzahlungsoption. Die Nachverfolgungsund Berichtserstellungsfunktionen sind stets aktiv, egal ob beim Kopieren, Scannen, Push- oder Pull-Printing. LDAP-Integration: Die Druckmanagementlösung kann Benutzer in ihrer eigenen Datenbank verwalten. Wenn die Benutzer allerdings bereits in einer LDAP-Datenbank, wie Active Directory oder Domino, registriert sind und verwaltet werden, ist es einfacher, diese Benutzerdatenbank in die Lösung zu integrieren. Mobility Printing: Wenn Sie mobil sein müssen und von Mobilgeräten, wie Smartphones, Tablets, ipads, iphones, Laptops usw. oder von Ihrem Homeoffice aus drucken möchten, können Sie unsere Mobility Printing-Lösung als

9 vollintegriertes Modul zusätzlich zur Ubiquitech-Lösung erwerben. Fragen Sie nach dem entsprechenden Produktblatt. SSL/TLS-Verschlüsselung: Die Verschlüsselung schützt den Netzwerkverkehr. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Passphrase: Verschlüsselung zwischen Arbeitsplatz und Drucker mit starker symmetrischer AES-256-Chiffrierung. Druckregeln: Mit dieser Option können Sie Regeln aufstellen, um bestimmte Druckrichtlinien mithilfe des Systems durchzusetzen, wie etwa das Drucken von s in Schwarzweiß oder einen zwangsweisen Duplex-Druck. So können Sie Regeln aufstellen, mit denen Sie Ihre Printtätigkeiten optimieren und Kosten sparen können. Abrechnung von Kunden: Sie können die Nachverfolgung von Druckaufträgen zur Erfassung abrechenbarer Drucke nutzen, die Sie dann Ihren Kunden in Rechnung stellen. Beim Drucken für einen Kunden oder ein Projekt müssen Sie lediglich den Kundencode und einen optionalen Betreffcode angeben und der Auftrag wird auf diesen Kunden gebucht. Nach Ablauf eines Zeitraums erhalten Sie eine vollständige Aktivitätsübersicht für diesen Kunden, die Sie für die Abrechnung für den Kunden oder das Projekt verwenden können. Zahlungslösung: Sie können Ihre Kosten auch decken, indem Sie die Benutzer Guthaben für Drucke und Kopien kaufen lassen. Die Benutzer gehen direkt in das Bezahlsystem und bezahlen mit Kreditkarte oder anderen Zahlungskarten, PayPal usw., die mit einem Finanzdienst in Ihrem Land verknüpft sind. Ubiquitech Print Monitor: Diese Software wird an der Arbeitsstation des Benutzers installiert, wenn besondere Funktionen vor dem Versenden von Druckaufträgen an die Cloud benötigt werden. Es stehen mehrere optionale Funktionen zur Verfügung: Anreize für das Drucken in Schwarzweiß und Duplex Sicheres Push-Printing bei ausgefallener Cloud-/Server-Verbindung Druckauftrag bleibt lokal, lediglich Metadaten werden an die Cloud übermittelt Nachverfolgen lokaler USB-Drucker Verwaltung mehrerer Benutzer an einer Arbeitsstation Eingabe von Kundencodes Failover-Server und Lastenausgleich

10 Resiliente Cloud-Lösung von Ubiquitech Failover Diese Lösungskonfiguration gewährleistet einen ununterbrochenen Betrieb und sichert Druckaufträge, wenn ein primärer Cloud-Server ausfällt. Die Druckaufträge werden von der Arbeitsstation des Benutzers über den Print Monitor von Ubiquitech versandt. So wird sichergestellt, dass die Druckaufträge umgehend vom Backup-Server ausgeführt werden, wenn der primäre Server ausfällt. Der Backup-Server übernimmt automatisch und die Drucker/Multifunktionsgeräte schalten selbsttätig auf den Backup-Server um. Die Umschaltung erfolgt nahtlos. Der Benutzer merkt hiervon nichts. Cluster-Druck Lastenausgleich und mehrere Clouds Mit dem Cluster-Druck von Ubiquitech kann in einen privaten Cluster gedruckt werden. Auf diese Weise können Lasten ausgeglichen und für einen sicheren Zugang von allen Standorten und Mobilgeräten in der Organisation bzw. im Unternehmen gesorgt werden, ganz egal mit welcher Cloud das jeweilige Netzwerk verbunden ist. Die Benutzer können ihre Druckaufträge an jedem Drucker/Multifunktionsgerät an einem beliebigen Standort innerhalb der Organisation anfordern und ausdrucken. Die Lösung wurde für minimalen Netzwerkverkehr konzipiert. Die Druckaufträge werden nur zwischen den Clouds versendet, wenn sie an einem anderen Standort als dem freigegeben werden, an dem Sie initiiert wurden. Alle Benutzer und Informationen zu den initiierten Druckaufträgen stehen im ganzen Cluster für alle Standorte und vernetzte Drucker/Multifunktionsgeräte zur Verfügung. Der Ubiquitech-Cluster ist eine sichere und praktische Methode, unbegrenzte Skalierbarkeit zusammen mit einer hohen Verfügbarkeit und Mobilität zu bieten. Maßgeschneiderte Lösungen Die Services lassen sich so kombinieren, dass sie perfekt an die Infrastruktur des Kunden, die verschiedenen Standorte und Netzwerkfähigkeiten angepasst sind. Auf diese Weise steht die Lösung den Benutzern jederzeit zur Verfügung.